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6 ET 7 AVRIL 2023 • PARIS
16e Rencontres nationales de la communication interne
Le Fil,
l’intranet nomade
de Grand Chambéry
Nadège Jeandet
Chargée de mission direction générale et communication
interne
Grand Chambéry
nadege.jeandet@grandchambery.fr
#cominterne
Carte d’identité de Grand Chambéry
Ici : votre texte Communauté d’agglomération
38 communes
+ de 140 000 habitants
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12 directions
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Enjeux du projet
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informatisés
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Pour Grand Chambéry, démarrage du travail par un sondage
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Refondre son intranet

  • 1. 6 ET 7 AVRIL 2023 • PARIS 16e Rencontres nationales de la communication interne Le Fil, l’intranet nomade de Grand Chambéry Nadège Jeandet Chargée de mission direction générale et communication interne Grand Chambéry nadege.jeandet@grandchambery.fr #cominterne
  • 2. Carte d’identité de Grand Chambéry Ici : votre texte Communauté d’agglomération 38 communes + de 140 000 habitants + de 500 agents 12 directions Des missions qui agissent pour le quotidien des habitants : eau/assainissement, gestion des déchets, mobilité, grands équipements… Des métiers divers : administratif, technique, de bureau, d’exploitation, de terrain 9 sites géographiques différents
  • 4. Contexte général - Un intranet vieillissant + de 10 ans - De + en + de dématérialisation dans les procédures, les actions - Des agents qu’il faut aider à intégrer le numérique dans l’exercice de leurs missions - Une DSIN mutualisée - Un projet multi-collectivités - Grand Chambéry, Ville de Chambéry, CCAS de Chambéry
  • 5. Enjeux du projet - Créer une expérience positive autour de l’Intranet : adopter une vision « usages » dans la conception de l'Intranet - Accompagner les agents au changement en leur permettant de s’approprier les outils numériques, - Faire de l’intranet le portail unique pour l’accès aux applications métiers - Réduire le temps de recherche d’informations - Favoriser la transmission de l’information
  • 6. Objectifs stratégiques - Créer un outil référent de communication interne, d'information et de services au service des agents - Faciliter l’appropriation de l’outil numérique en mettant en place des Intranets corrélés aux besoins des agents - Contribuer au développement d’une culture d’entreprise (marque employeur) - Développer la transversalité inter-direction et inter-collectivité à travers le partage d’informations.
  • 7. Objectifs opérationnels - Faciliter la connexion : connexion automatique SSO sur le réseau - Proposer des fonctionnalités avec une ergonomie renforcée - Connecter les outils supports à l’intranet : SIRH, l’Active Directory, l’Open data - Favoriser l’accès aux autres applications - Intranet nativement optimisé pour les smartphones.
  • 8. Profils utilisateurs - Grand Chambéry, Le Fil : 470 agents dont 350 informatisés - Ville de Chambéry , LE CLIC :1400 agents dont 700 informatisés - Centre Communal d'Action Sociale, CCAS BONJOUR : 350 agents dont 120 informatisés et 75 sur smartphone - Agent informatisé non mobile et mobile : PC fixe/Portable avec accès VPN - Agent sur le terrain : smartphone professionnel - Agent non informatisé - Agent travaillant pour les 2 collectivités (Ville/Agglo, Ville/CCAS) - Nouvel arrivant
  • 9. Un outil co-construit en mode Agile Si les 3 entités ont un socle technique et ergonomique commun, les aspects graphiques, fonctionnels et le contenu sont différents. Pour Grand Chambéry, démarrage du travail par un sondage auprès des 380 agents (35% de réponses) pour 1. faire un état des lieux sur les points positifs et négatifs de l’intranet 2020-2021, les souhaits pour l’intranet de demain. 2. trouver les participants à l’élaboration du nouvel intranet 3. trouver des contributeurs
  • 11. Les attentes principales du futur intranet - 91 % un outil d’information - 58% un outil de travail - 44% un outil de partage
  • 12. Support de consultation : le souhait des agents 97% 66% 11%
  • 13. Les besoins et les plus souhaités Les besoins Les plus
  • 14. Démarche projet : méthodologie hybride Groupe projet - Définition des besoins - Des profils utilisateurs - Arborescence - Priorisation des besoins - Zoning - Maquette graphique - Spécifications fonctionnelles Groupes de travail internes - Définition des besoins : les essentiels, les souhaits - Arborescence - Priorisation des besoins - Zoning - Maquette graphique - Bêta-testeurs
  • 20. Accessible partout et par tous Accessible pour tous - Accès à tous les agents depuis n’importe quel navigateur: https://lefil.grandchambery.fr - Tous les agents ont reçu ou reçoivent une identité numérique Accessible en mobilité - Connexion aussi bien au bureau qu’en mobilité depuis le domicile de l’agent par exemple - Connexion sur un ordinateur ou un smartphone…
  • 22. Communication autour de la sortie En amont de la sortie - communication via le journal interne et le précédent intranet pour tenir informé les agents Ouverture du nouvel intranet : 2 février 2022 Annonce - via un mailing à l’ensemble des agents (possibilité de remontées de remarques via un formulaire) - Flyer promo agrafé avec les bulletins de paie de janvier - Mug, cadeau des vœux aux agents, promouvant Le Fil Une vidéo de présentation
  • 24. Animation éditoriale Intranet précédent - Peu de contributeurs formés au back office - Utilisation en mode gedothèque - Pas de gestion éditoriale des actualités, très peu d’information sur la vie des services. - Des actualités tournées RH uniquement - Des offres d’emploi interne
  • 25. Animation éditoriale Ligne éditoriale actuelle - Privilégier un contenu avec des infos pratiques pour les agents -> démarches RH par exemple, procédures, modèles de document…. - Expliquer les missions et la vie des services par de l’actu, pas de page de présentation de chaque direction - Une actualisation régulière de la page d’accueil - Ecriture simple et pédagogique - Place importante à l’image -> appui sur la photothèque
  • 26. Animation éditoriale En page de Une : - Module « A la Une » : actualité chaude des services, des temps forts de la vie de la collectivité, infos pratiques. - Module « Zoom sur » : actualité plus « froide » avec un traitement plus approfondi sur une compétence, une mission, un projet d’un service, une réorganisation… - Bloc agenda « prochain rendez-vous » : publication des dates des instances communautaires et paritaires, des événements organisés par Grand Chambéry ou des événements où l’agglo participe. => Rédaction et gestion éditoriale par chargée de com interne essentiellement
  • 27. Animation éditoriale Quelques chiffres depuis l’ouverture : - + de 100 actualités publiées, - + de 90 agendas, - 8 « zoom sur ». - 8 « newsletters » diffusées entre mai et janvier - 10 Quiz, moyenne de 50 participants Lien entre journal interne et l’intranet
  • 28. Contribution Contributeurs limités liés à leurs domaines d’activités - 25 contributeurs identifiés : DRH, Finances, achats et marchés publics, direction générale, direction de l’eau et de l’assainissement Formation des contributeurs - En présentiel et en groupe par le prestataire sur l’outil - En visio interne sur une formule de 30 minutes sur des sujets précis et pas plus de 2 personnes
  • 29. Lien RH - intranet - Volonté que les agents pour toutes leurs démarches liées aux RH utilisent le Fil - Création d’un formulaire contact RH pour faciliter la communication et la transmission de pièces - Recensement de tous les formulaires RH présents sur l’ancien intranet : travail de refonte et d’optimisation de certains (1 formulaire au lieu de 4), création des PDF en version modifiable Organigramme et annuaire - Impact sur un process qui concerne RH et DSI avec la place d’un nouveau process pour gérer les arrivants-partants : 132 demandes entre mai et décembre 2022 - Campagnes photos pour l’annuaire avec le photographe interne
  • 31. Objectifs - Accompagner la prise en main des principaux services et outils numériques de Grand Chambéry - Accompagner le déploiement des services numériques par de l’humain - Engager une démarche d’e-inclusion, transmettre et acquérir les compétences numériques - Vulgariser les enjeux numériques par l’adoption des usages
  • 32. Accompagnement des agents éloignés du numérique 1. Une assistance téléphonique externalisée 2. Kit de bienvenue numérique
  • 33. Kit de bienvenue numérique - Croisement des dispositifs et opportunité de financement : Fonds "transformation numérique des collectivités territoriales » de France Relance - Objectifs : - Accompagner les agents qui n’ont pas d’ordinateur et à qui la DSIN à créer une identité numérique - Informer les nouveaux arrivants des outils numériques disponibles dans la collectivité - Créer des outils de médiation pour aider les agents dans l’appropriation des services dématérialisés
  • 34. Kit de bienvenue numérique - Des fiches didactiques sur les outils numériques transversaux: l’intranet, la messagerie, e-congés, réservation de ressources, l’assistance informatique - Co-conception en interne : chef de projet Intranet, chargée de com’ interne, resp. service médiation numérique et innovation, conseiller numérique - Relecture pour vérification de la compréhension des fiches auprès de différents agents dont certains moins habitués au numérique - Réalisation, graphisme externe
  • 37. Un sondage après 1 an d’utilisation
  • 38. Sondage proposé en ligne - 98 réponses soit près de 20 % d’agents qui ont répondu - Enquête sur l’utilisation - Objectifs : - Connaître le niveau d’utilisation du Fil - Déterminer s’ils rencontrent des difficultés - Connaître ce que les agents recherchent - Remonter de souhait d’améliorations
  • 39. Fréquentation - 49% des répondants y vont plusieurs fois par semaines - 39,6 % plusieurs fois par mois - 18,4 % plusieurs fois par semaine
  • 40. Difficultés de navigation - 65,3 % des répondants : non - 30,6 % parfois Outils de consultation - 98 % utilisent un ordinateur Lieu de consultation - 98 % au bureau et 42,9 % en télétravail
  • 41. Les raisons de l’utilisation du Fil - + de 50% de réponses - Annuaire - Suivi de l’actualité de la collectivité - Accès aux applications métiers - Téléchargement de modèles de formulaire - + de 30% de réponses - Etre au courant des arrivées, des départs, des mobilités internes - Accéder aux procédures (règlement intérieur, déplacements) - Consulter l’organigramme et les offres d’emplois proposées
  • 43. L’accompagnement des agents : - Distribution du kit de bienvenue numérique et ateliers de formation sur les outils - Réflexion sur des permanences physiques L’évolution technique - Test d’une solution de notification/push d’actu sur les ordi et smartphone des collègues - Améliorer la gestion de l’annuaire/organigramme - Signature électronique des formulaires (signature SSO) mais impact sur les procédures métiers
  • 44. Ils nous accompagnent toute l’année : Merci pour votre attention RESTEZ CONNECTÉS ET RETROUVEZ LES PRÉSENTATIONS SUR CAP-COM.ORG #cominterne