Le projet de modernisation de l'intranet de Grand Chambéry vise à créer un outil numérique intégrant les besoins des agents, en facilitant l'accès à l'information et en améliorant la communication interne. Cela inclut une conception centrée sur l'utilisateur, la formation des agents et une approche agile pour le développement de l'outil. Des retours d'expérience des agents seront collectés pour continuer à optimiser cet intranet nomade, accessible sur divers appareils.

1. 6 ET 7 AVRIL 2023 • PARIS
16e Rencontres nationales de la communication interne
Le Fil,
l’intranet nomade
de Grand Chambéry
Nadège Jeandet
Chargée de mission direction générale et communication
interne
Grand Chambéry
nadege.jeandet@grandchambery.fr
#cominterne

2. Carte d’identité de Grand Chambéry
Ici : votre texte Communauté d’agglomération
38 communes
+ de 140 000 habitants
+ de 500 agents
12 directions
Des missions qui agissent pour le quotidien des
habitants : eau/assainissement, gestion des
déchets, mobilité, grands équipements…
Des métiers divers : administratif, technique,
de bureau, d’exploitation, de terrain
9 sites géographiques différents

3. Gestion de projet

4. Contexte général
- Un intranet vieillissant + de 10 ans
- De + en + de dématérialisation
dans les procédures, les actions
- Des agents qu’il faut aider à
intégrer le numérique dans
l’exercice de leurs missions
- Une DSIN mutualisée
- Un projet multi-collectivités - Grand
Chambéry, Ville de Chambéry,
CCAS de Chambéry

5. Enjeux du projet
- Créer une expérience positive autour de l’Intranet : adopter
une vision « usages » dans la conception de l'Intranet
- Accompagner les agents au changement en leur permettant de
s’approprier les outils numériques,
- Faire de l’intranet le portail unique pour l’accès aux applications
métiers
- Réduire le temps de recherche d’informations
- Favoriser la transmission de l’information

6. Objectifs stratégiques
- Créer un outil référent de communication interne, d'information
et de services au service des agents
- Faciliter l’appropriation de l’outil numérique en mettant en place
des Intranets corrélés aux besoins des agents
- Contribuer au développement d’une culture d’entreprise
(marque employeur)
- Développer la transversalité inter-direction et inter-collectivité à
travers le partage d’informations.

7. Objectifs opérationnels
- Faciliter la connexion : connexion automatique SSO sur le
réseau
- Proposer des fonctionnalités avec une ergonomie renforcée
- Connecter les outils supports à l’intranet : SIRH, l’Active
Directory, l’Open data
- Favoriser l’accès aux autres applications
- Intranet nativement optimisé pour les smartphones.

8. Profils utilisateurs
- Grand Chambéry, Le Fil : 470 agents dont 350
informatisés
- Ville de Chambéry , LE CLIC :1400 agents dont 700 informatisés
- Centre Communal d'Action Sociale, CCAS BONJOUR : 350 agents dont 120 informatisés et 75 sur
smartphone
- Agent informatisé non mobile et mobile : PC fixe/Portable avec accès VPN
- Agent sur le terrain : smartphone professionnel
- Agent non informatisé
- Agent travaillant pour les 2 collectivités (Ville/Agglo, Ville/CCAS)
- Nouvel arrivant

9. Un outil co-construit en mode Agile
Si les 3 entités ont un socle technique et ergonomique commun,
les aspects graphiques, fonctionnels et le contenu sont
différents.
Pour Grand Chambéry, démarrage du travail par un sondage
auprès des 380 agents (35% de réponses) pour
1. faire un état des lieux sur les points positifs et négatifs de
l’intranet 2020-2021, les souhaits pour l’intranet de demain.
2. trouver les participants à l’élaboration du nouvel intranet
3. trouver des contributeurs

11. Les attentes principales du futur intranet
- 91 % un outil d’information
- 58% un outil de travail
- 44% un outil de partage

12. Support de consultation : le souhait des agents
97% 66% 11%

13. Les besoins et les plus souhaités
Les besoins Les plus

14. Démarche projet : méthodologie hybride
Groupe projet
- Définition des besoins
- Des profils utilisateurs
- Arborescence
- Priorisation des besoins
- Zoning
- Maquette graphique
- Spécifications fonctionnelles
Groupes de travail internes
- Définition des besoins :
les essentiels, les souhaits
- Arborescence
- Priorisation des besoins
- Zoning
- Maquette graphique
- Bêta-testeurs

15. Outil de co-construction - mural

16. Arborescence

17. Travail du zoning

18. Le Fil,
nouvelle formule

19. Un intranet nomade

20. Accessible partout et par tous
Accessible pour tous
- Accès à tous les agents depuis n’importe quel navigateur:
https://lefil.grandchambery.fr
- Tous les agents ont reçu ou reçoivent une identité numérique
Accessible en mobilité
- Connexion aussi bien au bureau qu’en mobilité depuis le
domicile de l’agent par exemple
- Connexion sur un ordinateur ou un smartphone…

21. Communication et
animation éditoriale

22. Communication autour de la sortie
En amont de la sortie
- communication via le journal interne et le précédent intranet
pour tenir informé les agents
Ouverture du nouvel intranet : 2 février 2022
Annonce
- via un mailing à l’ensemble des agents (possibilité de
remontées de remarques via un formulaire)
- Flyer promo agrafé avec les bulletins de paie de janvier
- Mug, cadeau des vœux aux agents, promouvant Le Fil
Une vidéo de présentation

24. Animation éditoriale
Intranet précédent
- Peu de contributeurs formés au back office
- Utilisation en mode gedothèque
- Pas de gestion éditoriale des actualités, très peu d’information
sur la vie des services.
- Des actualités tournées RH uniquement
- Des offres d’emploi interne

25. Animation éditoriale
Ligne éditoriale actuelle
- Privilégier un contenu avec des infos pratiques pour les agents
-> démarches RH par exemple, procédures, modèles de document….
- Expliquer les missions et la vie des services par de l’actu, pas
de page de présentation de chaque direction
- Une actualisation régulière de la page d’accueil
- Ecriture simple et pédagogique
- Place importante à l’image -> appui sur la photothèque

26. Animation éditoriale
En page de Une :
- Module « A la Une » : actualité chaude des services, des temps forts
de la vie de la collectivité, infos pratiques.
- Module « Zoom sur » : actualité plus « froide » avec un traitement
plus approfondi sur une compétence, une mission, un projet d’un
service, une réorganisation…
- Bloc agenda « prochain rendez-vous » : publication des dates des
instances communautaires et paritaires, des événements organisés par
Grand Chambéry ou des événements où l’agglo participe.
=> Rédaction et gestion éditoriale par chargée de com interne
essentiellement

27. Animation éditoriale
Quelques chiffres depuis l’ouverture :
- + de 100 actualités publiées,
- + de 90 agendas,
- 8 « zoom sur ».
- 8 « newsletters » diffusées entre mai et
janvier
- 10 Quiz, moyenne de 50 participants
Lien entre journal interne et l’intranet

28. Contribution
Contributeurs limités liés à leurs domaines d’activités
- 25 contributeurs identifiés : DRH, Finances, achats et marchés
publics, direction générale, direction de l’eau et de
l’assainissement
Formation des contributeurs
- En présentiel et en groupe par le prestataire sur l’outil
- En visio interne sur une formule de 30 minutes sur des sujets
précis et pas plus de 2 personnes

29. Lien RH - intranet
- Volonté que les agents pour toutes leurs démarches liées aux RH
utilisent le Fil
- Création d’un formulaire contact RH pour faciliter la communication et
la transmission de pièces
- Recensement de tous les formulaires RH présents sur l’ancien
intranet : travail de refonte et d’optimisation de certains (1 formulaire au
lieu de 4), création des PDF en version modifiable
Organigramme et annuaire
- Impact sur un process qui concerne RH et DSI avec la place d’un
nouveau process pour gérer les arrivants-partants : 132 demandes
entre mai et décembre 2022
- Campagnes photos pour l’annuaire avec le photographe interne

30. Accompagnement des
agents éloignés du
numérique

31. Objectifs
- Accompagner la prise en main des principaux services et outils
numériques de Grand Chambéry
- Accompagner le déploiement des services numériques par de
l’humain
- Engager une démarche d’e-inclusion, transmettre et acquérir
les compétences numériques
- Vulgariser les enjeux numériques par l’adoption des usages

32. Accompagnement des agents éloignés du numérique
1. Une assistance téléphonique
externalisée
2. Kit de bienvenue numérique

33. Kit de bienvenue numérique
- Croisement des dispositifs et opportunité de financement :
Fonds "transformation numérique des collectivités territoriales »
de France Relance
- Objectifs :
- Accompagner les agents qui n’ont pas d’ordinateur et à qui
la DSIN à créer une identité numérique
- Informer les nouveaux arrivants des outils numériques
disponibles dans la collectivité
- Créer des outils de médiation pour aider les agents dans
l’appropriation des services dématérialisés

34. Kit de bienvenue numérique
- Des fiches didactiques sur les outils numériques transversaux:
l’intranet, la messagerie, e-congés, réservation de ressources,
l’assistance informatique
- Co-conception en interne : chef de projet Intranet, chargée de
com’ interne, resp. service médiation numérique et innovation,
conseiller numérique
- Relecture pour vérification de la compréhension des fiches
auprès de différents agents dont certains moins habitués au
numérique
- Réalisation, graphisme externe

37. Un sondage après 1 an
d’utilisation

38. Sondage proposé en ligne
- 98 réponses soit près de 20 % d’agents qui ont répondu
- Enquête sur l’utilisation
- Objectifs :
- Connaître le niveau d’utilisation du Fil
- Déterminer s’ils rencontrent des difficultés
- Connaître ce que les agents recherchent
- Remonter de souhait d’améliorations

39. Fréquentation
- 49% des répondants y vont plusieurs fois par
semaines
- 39,6 % plusieurs fois par mois
- 18,4 % plusieurs fois par semaine

40. Difficultés de navigation
- 65,3 % des répondants : non
- 30,6 % parfois
Outils de consultation
- 98 % utilisent un ordinateur
Lieu de consultation
- 98 % au bureau et 42,9 % en télétravail

41. Les raisons de l’utilisation du Fil
- + de 50% de réponses
- Annuaire
- Suivi de l’actualité de la collectivité
- Accès aux applications métiers
- Téléchargement de modèles de formulaire
- + de 30% de réponses
- Etre au courant des arrivées, des départs, des mobilités
internes
- Accéder aux procédures (règlement intérieur, déplacements)
- Consulter l’organigramme et les offres d’emplois proposées

42. Et après

43. L’accompagnement des agents :
- Distribution du kit de bienvenue numérique et ateliers de
formation sur les outils
- Réflexion sur des permanences physiques
L’évolution technique
- Test d’une solution de notification/push d’actu sur les ordi et
smartphone des collègues
- Améliorer la gestion de l’annuaire/organigramme
- Signature électronique des formulaires (signature SSO) mais
impact sur les procédures métiers

44. Ils nous accompagnent toute l’année :
Merci pour votre attention
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