Conférence HOP | Renforcer la proximité : la com interne sur le terrain

18 ET 19 MARS 2024 • PARIS
17e Rencontres nationales de la communication interne
Renforcer la proximité:
La com interne sur le terrain
Animée par
Didier Rigaud-Dubaa, maître de conférences à l’université
Bordeaux Montaigne
#cominterne
HOP
CONFÉRENCE

17e Rencontres nationales de la communication interne • 18 et 19 mars 2024 • Paris
Renforcer la proximité : la com interne sur le terrain
Cinq expériences décryptées de manière concise pour faire le tour des bonnes idées !
• Le nouveau projet d’administration du département du Val-de-Marne
• Les jeudis de la com de la ville de Saint-Marcellin
• Les démos de midi de la ville d’Angers
• Les 30 ans de La Rochelle université
• La campagne de sensibilisation contre le sexisme au travail de Mulhouse agglo

Et toi, t’en penses quoi ?
Vers un nouveau projet
d’administration
Donatienne GIRAL
Responsable du service communication interne
Département du Val-de-Marne
www.linkedin.com/in/donatienne-giral
donatienne.giral@valdemarne.fr
#cominterne

§ Département du Val-de-Marne = 8 000 agents
§ Notre projet d’administration :
§ C’est un projet qui est spécifique à notre collectivité.
§ Construit à partir des idées des agents.
§ Qui contient les valeurs de notre service public départemental.
§ Qui contient les actions qui seront mises en place par les directions/services.
§ Qui concerne principalement l’organisation de la collectivité.
§ Qui sera déployé jusqu’à la fin du mandat (jusqu’en 2028).

§ Phase 1 (2022) :
Concertation > que chaque agent exprime ses idées.
§ Phase 2 (2023) :
Restitution > de la concertation à la formalisation du projet
d’administration.
§ Phase 3 (2024) :
Déploiement > qu’en est-il des actions déployées ?

§ Équipe projet (5 personnes) :
§ direction générale (1) ;
§ direction de l’évaluation, des méthodes et de l’organisation (3) ;
§ service communication interne (1).
§ Budget (phase 1 à phase 3) :
§ 18 800€

§ Contexte et enjeu
§ Renouvellement politique, suite aux élections de juin 2021.
§ Faire émerger de nouvelles idées et proposer un cadre aux actions qui seront
déployées par les directions jusqu’en 2028, date de la fin du mandat.
§ Objectifs de communication
§ Expliquer ce qu’est un projet d’administration.
§ Encourager la participation de tous les agents.
§ Cibles
§ Tous les agents du Département.

§ Une concertation ouverte à tous
Agents de catégorie C, B et A, titulaires, stagiaires, contractuels, non encadrants et
encadrants (du management de proximité au top management).
§ Modalités de mobilisation des agents
§ Séminaire d’encadrement (7 avril 2022) et mémo encadrant.
§ Conférence visio « À table ! » ouverte à tous (19 avril 2022).
§ 23 ateliers de concertation (13 en sites déconcentrés, 6 en sites centraux, 4 en
distanciel).
§ Enquête en ligne et plateforme de concertation.
§ Fiches propositions.
§ E-mail dédié : projetadministration@valdemarne.fr

Journal interne // Dossier Affiche

Courrier/fiche de paie Fiche proposition

Focus sur la phase 1 : résultats constatés
§ Toutes les catégories et directions représentées.
§ 6 400 propositions formulées (tous supports confondus).
§ + de 2 000 répondants à l’enquête en ligne.
§ 633 participants aux ateliers organisés par l’équipe projet.
§ Une vingtaine de concertations organisées librement par les
encadrants dans les services et directions.

Les points d’attention
§ Actions chronophages.
§ Diversifier au maximum les modalités de concertation et
n’oublier aucun agent.
§ Communiquer tout au long du projet.
§ Importance du portage du projet par la direction générale.

Ils nous accompagnent toute l’année
Merci pour votre attention
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#cominterne

Les jeudis de la com’
Valérie Treilleford
Directrice de la communication
valerie.treilleford@saint-marcellin.fr
#cominterne

§ DIAGNOSTIC
La commune ne disposant pas d’intranet ou de magazine interne, il
est difficile de transmettre des informations aux agents.
Pour améliorer la circulation de l’information, nous avons mis en
place une rencontre bimensuelle avec des référents de la com’
volontaires : les jeudis de la com’.
§ OBJECTIFS
> Fluidifier l’information entre les services.
> Créer un groupe d’ambassadeurs de la com’.
> Favoriser l’engagement des agents.
§ CIBLES
Les agents de la ville et cible spécifique : les agents d’accueil.

MODALITÉS DE MOBILISATION DES AGENTS
Avril 2022 : création d’une fiche de mission « référent
de la com’ ».
Mai 2022 : lancement d’un appel à candidatures pour
être référent com’. Relais auprès des cadres pour
motiver la participation des agents dans chaque
direction.

Comment a été mené le projet ?
LES GRANDES ÉTAPES
- Septembre 2022 : création du visuel et mise en place
des jeudis de la com’.
- Novembre-décembre 2022 : suggestions des référents
com’ (notamment les agents d’accueil) pour améliorer le
futur site Internet.
- Janvier 2023 : test en avant-première du nouveau site
internet.
- Depuis le printemps 2023 : les jeudis de la com hors
les murs, nouveaux référents com’.
ÉQUIPE PROJET
Les 2 agents du service communication.

Comment a été mené le projet ?
LES SUPPORTS DE COMMUNICATION
Á chaque rencontre un agenda des événements de la quinzaine est
réalisé. Il est ensuite diffusé par les référents dans les services. Les
nouvelles réalisations du service com sont également présentées.
MOYENS ALLOUÉS
0 € (sauf parfois du café et des gâteaux).

Les résultats constatés
Ce qui marche et pourquoi ?
- Connaître les événements, les travaux, découvrir les actions de médiation culturelle
ou l’activité du service financier, être au courant des mouvements du personnel… et
savoir ce que fait le service com, voilà tout ce qui est abordé en 1 heure tous les 15
jours lors des « jeudis de la com ».
- Les jeudis de la com’ sont à l’origine de l’envoi systématique par mail des documents
de communication à tous les agents et aux élus du conseil municipal.
Les facteurs clés du succès
Une rencontre conviviale, sur la base du volontariat qui apporte des informations
concrètes aux agents. Les référents découvrent « en avant-première » les créations
du service communication, les nouveautés des services. Chaque référent devient
acteur de la communication.
Cette instance a été citée dans une enquête réalisée par le conseil de développement
de Saint-Marcellin Vercors Isère communauté comme étant un bon moyen
d’information des agents d’accueil.

Les perspectives d’amélioration
Axes d’évolution
§ Rappel régulier du rôle du référent de la
com’ et notamment de la nécessité de bien
transmettre les informations dans son
service.
§ Augmentation du nombre de référents com’

Lucie GUÉRIN
Chargée de communication interne
Ville d'Angers – Angers Loire Métropole
lucie.guerin@ville.angers.fr
#cominterne
Visite de chantier – mai 2022

Les Démos de midi, depuis 2008
Deux grands objectifs
§ Managérial : décloisonner, créer du lien, faciliter
l’interconnaissance entre les agents, encourager
l’échange direct de terrain
§ Informationnel : actualité des services,
découverte des métiers, visites de sites, de
chantiers...
Notre cible
§ Les 4500 agents de la Ville, du CCAS et d’Angers
Loire Métropole
Archives vivantes
janvier 2023

Les Démos de midi, comment ?
Point de départ
§ L’écoute terrain des collègues
§ Le constat de temps disponible entre 12 et 14 h pour une partie d’entre eux
è Lancement d’un temps de Com’ interne « utile »,
sur la pause méridienne et ouvert à tous
Assemblées - février 2024

Quand ?
§ 2 dates par mois
§ Entre 12 h 30 et 13 h 30
Où ?
§ Partout, sur les équipements et lieux de travail
Sur le territoire de la Ville ou de l’Agglomération
Quel format ?
§ Découverte de métiers ou de services
§ Des visites de sites, d’équipements ou de chantiers
§ Des formes participatives : jeux, ateliers...
§ Des immersions dans les coulisses d’un événement
Atelier floral - mai 2009

Par qui ?
§ Un(e) référent(e) Com’ interne
§ Un service de la Ville, de l’Agglomération ou du
CCAS
è Co-construction pour chaque rendez-vous
Quelle communication ?
§ Un programme trimestriel papier et intranet
§ Des inscriptions via intranet ou par téléphone
§ Un retour dans le journal interne
§ Un article intranet avec photos

Avec quels moyens ?
Une mobilisation variable
§ 2 à 10 personnes pour la préparation
§ 8 à 60 participants selon les jauges proposées
Un budget « raisonnable »
§ Une formule sandwich + dessert
§ 5,50 € TTC
§ Environ 3000 € par an
Une logistique simple
§ Des déplacements pour récupérer, acheminer et
assurer la distribution des sandwiches
§ Aider les services dans l’installation Système d’information
géographique (SIG)
Mars 2023

15 ans de Démos, c’est
§ 150 offres proposées
§ 300 rendez-vous
§ 4 500 participants
§ 100 % des directions mobilisées
è Une offre qui séduit toujours et sans cesse renouvelée
Visite de chantier
Septembre 2022

Les facteurs clefs du succès
§ Diversité des offres
§ Simplicité du format
§ Soutien organisationnel et logistique par la Com’ interne
§ Des agents acteurs, avec le sentiment d’être VIP et ambassadeurs
§ Convivialité de l’événement
Des métiers et des arbres
Juin 2023

On peut encore faire mieux !
§ Une offre complémentaire pour les agents
travaillant le midi
§ Proposer des formats plus participatifs
§ Sensibiliser davantage les collègues masculins
(80% des participant(e)s sont des femmes et seulement
20% des hommes)
§ Des Démos se créent au sein des directions
pour leurs agents : Bâtiments, Parcs et Jardins,
CCAS, Eau et Assainissement... Et c’est tant
mieux !
Les sous-sols des eaux pluviales
Septembre 2009

« 30 ans de l’Université :
à vos actions »
France-Alexya Malle
Chargée de communication interne
La Rochelle Université
france-alexya.malle@univ-lr.fr
#cominterne

Pose de la 1re pierre de l’Université le 22 mai 1992 – Création définitive de l’Université le 20 janvier 1993
La Rochelle
Université

• Co-construire un programme festif pour les 30 ans de l’Université
visant à mesurer le chemin parcouru, à rendre hommage, à offrir des temps de convivialité ou
encore à renforcer la notoriété de l’établissement
• Favoriser le sentiment d’appartenance
de la communauté universitaire en l’impliquant dès le début dans la démarche
• Fédérer l’ensemble de la communauté universitaire,
toutes directions ou composantes confondues, autour d’un projet commun : les 30 ans
Cible interne
Communauté universitaire :
membres du personnel
administratif, présidence,
enseignants, chercheurs,
enseignants-chercheurs,
étudiants et associations
étudiantes
Les objectifs de la démarche

Les contours de la démarche
Septembre à novembre 2022
Lancement de l’appel à projets
« 30 ans de l’Université : à vos actions »
30 000 €
pour aider à financer 15 à 20 projets ou
événements organisés par le personnel
ou la communauté étudiante
Tout type d’action s’inscrivant dans le cadre de la célébration des 30 ans
> actions déjà existantes avec une coloration « 30 ans de l’Université »
> ou bien nouveaux projets à déployer spécifiquement pour les 30 ans
En lien avec la formation, la recherche, l’international, la vie de campus, le DDRS, etc.
Règlement et formulaires
en ligne et papier pour le dépôt des projets
Sélection par un jury en décembre
composé de la présidence et de
représentants du personnel, des élus et
des étudiants (9 personnes)

Les outils pour mobiliser
Réalisation d’un
visuel en interne
et de ses déclinaisons
Publications sur
les réseaux sociaux
Facebook et Instagram
Création de
pages web dédiées
Intranet et site institutionnel
Envoi d’une
newsletter spécifique
Ajout au
dossier
de presse
de rentrée
Brèves
dans la
newsletter
interne
Ajout dans les agendas et
sur l’environnement
numérique de travail

Les outils pour mobiliser
Présentation de la démarche sur le terrain
Assemblée générale du personnel du 3 octobre 2022 Journée d’accueil des nouveaux membres du
personnel le 13 octobre 2022
Présentation aux associations étudiantes lors de
l’inauguration de « La Pointe des Assos »
Rappel du dispositif dans
les instances : réunion de
direction (7 septembre
2022), commission de la
recherche (13 septembre
2022), réunion des cadres
(14 septembre 2022),
conseil d’administration (19
septembre 2022)
Réunions des référents
communication (28 juin
2022), des référents
développement durable
(29 septembre 2022) et des
référents laboratoires
Rendez-vous
avec les
associations
étudiantes
(octobre à
novembre 2022)

Les résultats de la démarche
29 projets déposés
> 19 par les membres du personnel
> 10 par la communauté étudiante
18 projets sélectionnés
13 projets réalisés en 2023
SEPTEMBRE À NOVEMBRE 2022 DÉCEMBRE 2022 JANVIER À DÉCEMBRE 2023
> Intégration de ces projets au programme global
> Soutien financier de l’Université
> Remise d’un kit de communication et accompagnement
dans la mise en œuvre
> Valorisation des lauréats et des projets
Un accompagnement tout au long de l’année
Retrouvez la vidéo
du 30e anniversaire de
l’Université sur sa
chaine Youtube

Les événements colorés « 30 ans »
Cérémonie de remise
des diplômes de doctorat
Projet : Inviter des docteur·es issu·es des
promotions antérieures à intervenir au cours
de la cérémonie et convier les financeurs et
financeuses des contrats de thèse
Green Party 2023
Projet : Proposer des animations spécifiques
aux 30 ans lors de l'événement : une boutique
éphémère et un gâteau d’anniversaire
Festival EU-CONEXUS
Projet : Créer avec une artiste et les membres
de l’Université Européenne une œuvre
participative, pérenne, représentative d’EU-
CONEXUS et de sa thématique : le littoral
urbain durable et intelligent
Journée portes ouvertes
Projet : Fournir un textile "La Rochelle
Université" aux membres de la communauté
mobilisés lors de cette journée
Festival du Film [Pas Trop] Scientifique
Projet : Consacrer une nuit aux films du festival,
avec la diffusion de 15 films sélectionnés parmi
ceux réalisés depuis la création de l'événement
Les nouveaux événements
Le marathon de la géographie
Projet : Proposer une 10aine de modules en 30
heures autour de la géographie (cours,
conférences, ateliers, dégustations, pauses
culturelles, activités nocturnes)
30 années de doctorat
Projet : Diffuser une campagne d’affichage
présentant 30 docteur·es, doctorantes et
doctorants de l'Université
La régate des IUT
Projet : Confectionner un immense drapeau
"30 ans" pour l'utiliser lors de la course en
régate
Exposition de portraits d'étudiant·es
"engagé·es"
Projet : Diffuser à La Rochelle et à l’Université
une série de portraits d’étudiantes et d’étudiants
engagés dans différents domaines
Cleanwalk : 30 ans, 30 km pour la planète
Projet : Organiser en plusieurs temps une
collecte de déchets sur 30 km du littoral, avec
diverses animations
Projet de recherche-création théâtrale
Projet : Produire le spectacle "représenter
l’agglomération de La Rochelle en 2040 " sur le
territoire. Tourner et monter un film
documentaire autour du processus de recherche-
création.
Les Ruchelaises, récolte spéciale 30 ans
Projet : Créer un miel spécial "30 ans" et
proposer à la communauté de participer aux
étapes du processus de récolte
En roue libre
Projet : Proposer à la communauté étudiante une
course d’orientation avec des énigmes sur la ville
de La Rochelle, l'Université et ses 30 ans, le
développement durable et la mobilité
Par un·e étudiant·e ou une asso étudiante
Par un ou des personnels
Les 13 projets
réalisés

Le bilan de la démarche
Bilan satisfaisant pour l’Université
> Mobiliser davantage la communauté de la recherche en allant directement à sa rencontre dans les laboratoires
ou sur les événements
> Mettre encore plus en valeur les lauréats avec des capsules vidéo par exemple
> Réussir à se libérer plus de temps pour le suivi des projets
> Mobilisation relativement bonne de la communauté universitaire
> Diversité des projets permettant à la fois de valoriser la recherche
à l’Université, de souligner le fort engagement Développement Durable
et Responsabilité Sociétale (DDRS), de mettre en lumière certaines
formations ou encore de revenir sur l’histoire de La Rochelle Université
> Projets s’adressant à des cibles variées permettant de donner de la
visibilité à l’Université et de nouer des liens avec des
associations/entreprises du territoire
Axes d’amélioration

SEXISTE
OU PAS SEXISTE ?
Pauline Moussalli
Responsable Communication interne Ville de Mulhouse
#cominterne

Faire tomber le tabou du sexisme au travail
en permettant le dialogue en interne
§ Donner des outils pour libérer et accompagner la parole des
agents
§ Déployer le jeu sérieux Sexisme sans façon, créé par l’Agence
nationale pour l’amélioration des conditions de travail (ANACT)

Un déploiement progressif
1. Campagne d’affichage

2. Animation ludique autour du jeu

3. Conférence-stand up sur le sexisme au travail

Les résultats constatés
Un campagne qui fait parler d’elle
§ Un sujet ouvert (et pas refermé), affiches présentes partout,
très bonne adhésion
§ Un jeu qui se déploie dans tous les services
§ Un intérêt quand même très féminin…

Les perspectives d’amélioration
En terme d’égalité femmes-hommes, rien
n’est jamais terminé !
Défi : mobiliser davantage les hommes…

Ils nous accompagnent toute l’année :
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