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18 et 19 mars 2024 • PARIS
Rencontres nationales de la communication interne
Impliquer les agents
dans les événements
internes
Agnès Raynal
Chargée de communication interne
Département de Maine-et-Loire
a.raynal@maine-et-loire.fr
#cominterne
Le Département de Maine-et-Loire : qui sommes-nous ?
• Une collectivité de 2 800 agents
• Une soixantaine de sites principaux sur un territoire de 7 100 km2
• Environ 100 métiers différents
Et la communication interne ?
• Un service de quatre personnes + une apprentie
1 cheffe de service + 3 chargés de com
• Rattaché à la direction générale et à une direction générale adjointe
Ressources
Trois événements principaux dans l’année
 La cérémonie des vœux au personnel en janvier
800 participants, 15 000 € de budget (coût du traiteur pris en charge par le Cabinet)
 La cérémonie des médailles du travail
150 à 200 participants, budget com interne 2000 € mais ne concerne que les cadeaux et animations
éventuelles
 Le pique-nique des agents en septembre
300 participants, 4 000 € de budget (boissons et desserts offerts par le Cabinet)
Notre fonctionnement
• Un binôme volontaire gère l’organisation d’un événement (tournant) ;
• Nos contraintes : vaste territoire, budget restreint (50 000 € annuel), disparités des métiers, des
lieux de travail et des horaires ;
• Le process de validation : cheffe de service, DGA, DGS (le cabinet pour date et lieu).
Impliquer les agents…
quelle drôle d’idée !
(ils n’ont pas que ça à faire
quand même)
A votre avis, pour quelle raison avons-nous
choisi d’impliquer davantage nos collègues
dans l’organisation de nos événements ?
Réponse A : pour faire des économies, ça coûte moins
cher d’utiliser des collègues que de payer un presta pour
les animations
Réponse B : parce qu’un collègue proposait un atelier
jonglage et que ça fait des années que j’avais envie
d’essayer
Réponse C : Parce que cela répond à nos objectifs de
créer du lien et de la convivialité
Objectifs et stratégie de communication interne
- Contexte post-covid et déploiement plus vaste du télétravail, besoin de se
retrouver ;
- Production d’un projet stratégique de communication interne validé par la DG ;
- Réaffirmation de nos objectifs de convivialité, créer du lien, valoriser nos
collègues.
La participation devient notre ADN
Transition amorcée en 2022 :
- des supports print davantage participatifs (et ça marche !) ;
- un renouveau de notre réseau des correspondants de communication interne et
de leurs missions (consultation, évaluation) ;
- Une réflexion menée sur nos trois événements internes principaux.
Des événements un peu « ronronnants »
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• Proposer plus systématiquement des animations
• Thématiser les événements
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2023)
Pilotage d’avion
ou couronnes de fleurs ?
(Le saviez-vous ? Le Maine-et-Loire a
d’incroyables talents !)
L’événement
Le pique-nique départemental des agents
• Quand ? En juin jusqu’en 2021. Mi-septembre depuis 2022.
Sur la pause déjeuner (12h-14h) ;
• Où ? À Angers et dans un second lieu, en extérieur ;
• Qui ? Environ 300 participants ;
• Quoi ? Chacun vient avec son pique-nique, boissons et desserts sont offerts par la
collectivité. Ambiance musicale ;
• Combien ? Environ 4 000 € de budget.
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• Quoi ? Des ateliers participatifs animés par les agents ;
• Comment ? Ils organisent leurs animations, nous fournissons le matériel ;
• Quand ? Dans le prolongement du pique-nique (13h30-15h)
• Combien ? Quelques centaines d’euros
Parmi ces propositions, quel atelier
n’a pas fait partie des animations
proposées par nos collègues (attention
il y a un piège)
Réponse A : Un atelier montgolfière
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La mise en œuvre
En juin-juillet (oui c’est très tard !) : déploiement d’une campagne de
communication avec appel à volontaires :
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Le jour J
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• Accueil VIP ;
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• Suscite la curiosité et les échanges ;
• Fait découvrir nos collègues sous un
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• Valorisation sur le plan personnel.
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• Bilan avec les animateurs d’atelier (et remerciements : important !)
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• Implication de notre réseau des correspondants de com interne
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À votre avis, sur quelle thématique
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Réponse C : L’évolution des droits de mutation à
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départementales évidemment, ça intéresse tout le
monde !
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• En 2024, la thématique sport autour des JO
est plébiscitée ;
• Nous disposons d’un vivier d’agents sportifs
 Soutenus financièrement par le Département car sportifs
de haut niveau
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• On crée notre Team agents ;
• On concocte un programme d’animations sportives (ou
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temps du midi (course à pied, vélo, méditation, autre) sur
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dit non  alors on fera des combats de sumos  ;
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proposer une plateforme de pronostics en ligne
Pourquoi c’est une idée qui déchire ?
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• On met en place des relais dans nos territoires ;
• On s’adresse aussi à ceux qui aiment bof le sport (au hasard, moi !) ;
• On crée de l’émulation, de l’engagement autour d’un événement
national fédérateur ;
• On rigole !!
• On répond complètement à nos objectifs de com interne (engagement,
valorisation, convivialité, implication des agents) ;
• Et tout ça, c’est bon pour la santé (prévention, bouger, abdo-rigolade,
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Mais attention à ne pas trop
s’emballer non plus
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• Question de la gestion et la
surveillance du matériel sportif
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Ce qu’il faut retenir de tout ça :
• Les hobbies et passions personnelles : une bonne porte
d’entrée pour impliquer les agents ;
• La plupart du temps, on trouve des volontaires pour
s’impliquer sur des temps de convivialité ;
• Etre toujours vigilant à ne pas « accaparer » l’agent en dehors
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D2. Impliquer les agents dans les événements internes

  • 1. 18 et 19 mars 2024 • PARIS Rencontres nationales de la communication interne Impliquer les agents dans les événements internes Agnès Raynal Chargée de communication interne Département de Maine-et-Loire a.raynal@maine-et-loire.fr #cominterne
  • 2. Le Département de Maine-et-Loire : qui sommes-nous ? • Une collectivité de 2 800 agents • Une soixantaine de sites principaux sur un territoire de 7 100 km2 • Environ 100 métiers différents Et la communication interne ? • Un service de quatre personnes + une apprentie 1 cheffe de service + 3 chargés de com • Rattaché à la direction générale et à une direction générale adjointe Ressources
  • 3. Trois événements principaux dans l’année  La cérémonie des vœux au personnel en janvier 800 participants, 15 000 € de budget (coût du traiteur pris en charge par le Cabinet)  La cérémonie des médailles du travail 150 à 200 participants, budget com interne 2000 € mais ne concerne que les cadeaux et animations éventuelles  Le pique-nique des agents en septembre 300 participants, 4 000 € de budget (boissons et desserts offerts par le Cabinet) Notre fonctionnement • Un binôme volontaire gère l’organisation d’un événement (tournant) ; • Nos contraintes : vaste territoire, budget restreint (50 000 € annuel), disparités des métiers, des lieux de travail et des horaires ; • Le process de validation : cheffe de service, DGA, DGS (le cabinet pour date et lieu).
  • 4. Impliquer les agents… quelle drôle d’idée ! (ils n’ont pas que ça à faire quand même)
  • 5. A votre avis, pour quelle raison avons-nous choisi d’impliquer davantage nos collègues dans l’organisation de nos événements ? Réponse A : pour faire des économies, ça coûte moins cher d’utiliser des collègues que de payer un presta pour les animations Réponse B : parce qu’un collègue proposait un atelier jonglage et que ça fait des années que j’avais envie d’essayer Réponse C : Parce que cela répond à nos objectifs de créer du lien et de la convivialité
  • 6. Objectifs et stratégie de communication interne - Contexte post-covid et déploiement plus vaste du télétravail, besoin de se retrouver ; - Production d’un projet stratégique de communication interne validé par la DG ; - Réaffirmation de nos objectifs de convivialité, créer du lien, valoriser nos collègues. La participation devient notre ADN Transition amorcée en 2022 : - des supports print davantage participatifs (et ça marche !) ; - un renouveau de notre réseau des correspondants de communication interne et de leurs missions (consultation, évaluation) ; - Une réflexion menée sur nos trois événements internes principaux.
  • 7. Des événements un peu « ronronnants » - Nos trois événements principaux fonctionnent bien ; - Formules similaires d’une année sur l’autre ; - Une envie du service de leur redonner un nouveau souffle ; - Des premières suggestions : • Proposer plus systématiquement des animations • Thématiser les événements • Faire participer les agents (en amont, le jour J, après) Un premier événement test : le pique nique des agents (septembre 2023)
  • 8. Pilotage d’avion ou couronnes de fleurs ? (Le saviez-vous ? Le Maine-et-Loire a d’incroyables talents !)
  • 9. L’événement Le pique-nique départemental des agents • Quand ? En juin jusqu’en 2021. Mi-septembre depuis 2022. Sur la pause déjeuner (12h-14h) ; • Où ? À Angers et dans un second lieu, en extérieur ; • Qui ? Environ 300 participants ; • Quoi ? Chacun vient avec son pique-nique, boissons et desserts sont offerts par la collectivité. Ambiance musicale ; • Combien ? Environ 4 000 € de budget. Notre proposition participative Mettre en place un « Forum des talents » pour l’édition 2023 : • Quoi ? Des ateliers participatifs animés par les agents ; • Comment ? Ils organisent leurs animations, nous fournissons le matériel ; • Quand ? Dans le prolongement du pique-nique (13h30-15h) • Combien ? Quelques centaines d’euros
  • 10. Parmi ces propositions, quel atelier n’a pas fait partie des animations proposées par nos collègues (attention il y a un piège) Réponse A : Un atelier montgolfière Réponse B : Un atelier aviation Réponse C : Un atelier parapente
  • 11. La mise en œuvre En juin-juillet (oui c’est très tard !) : déploiement d’une campagne de communication avec appel à volontaires : • Lettre interne, intranet • Affichage (impression/diff maison), quelques flyer pour le jour J Fin août : briefing des participants, point logistique • Une dizaine d’agents volontaires • Besoins matériels, logistiques, installation • Ateliers proposés : couture, radio, origami, couronne de fleurs, lecture/écriture, improvisation théâtrale • Sur le deuxième lieu : visites nature dans un espace naturel sensible
  • 12. Le jour J On déroule le tapis rouge : moteur, action ! (le presque Festival de Cannes)
  • 13. On joue à fond notre thématique • Accueil VIP ; • Tapis rouge, photocall, paparazzi et faux reporter ; • Exposition « métiers » proposée. Le Forum des talents • Suscite la curiosité et les échanges ; • Fait découvrir nos collègues sous un autre jour ; • Valorisation sur le plan personnel.
  • 14. Ça a marché ! • La convivialité, le lien, le buffet ; • L’animation impro « Festival de Cannes » (participation des agents) ; • Les ateliers : une cinquantaine de participants, une bonne ambiance. Une première expérience encourageante. Il reste du boulot : • L’anticipation de l’organisation ; • Les impondérables : la météo (report de la date) et son impact sur la fréquentation et les ateliers participatifs ; • Les horaires du Forum (hors pause méridienne) ; • La participation de collègues éloignés et/ou tenus par des obligations d’accueil ; • Sortir de la centralisation (animations principales à Angers) ; • Nos outils d’évaluation.
  • 15. Battre le fer tant qu’il est chaud : • Bilan avec les équipes logistiques : date, lieu, organisation, • Bilan avec les animateurs d’atelier (et remerciements : important !) ils ont adoré l’expérience, ils sont d’accords pour réitérer • Implication de notre réseau des correspondants de com interne dans le bilan. Leur suggestion ? Créer davantage d’émulation autour de l’événement (challenge d’équipe, etc.) pour davantage de participation.
  • 16. Et maintenant, on transforme l’essai (subtile métaphore sportive faisant office de transition bien trouvée pour vous parler de notre prochaine série d’événements associant les agents)
  • 17. À votre avis, sur quelle thématique avons-nous choisi d’associer les agents en 2024 ? Réponse A : La protection de l’environnement évidemment, ça intéresse tout le monde ! Réponse B : Les jeux Olympiques et paralympiques évidemment, ça intéresse tout le monde ! Réponse C : L’évolution des droits de mutation à titre onéreux et ses conséquences sur les finances départementales évidemment, ça intéresse tout le monde !
  • 18. Vous aviez deviné ? Eh oui, nous sommes très originaux ! • En 2024, la thématique sport autour des JO est plébiscitée ; • Nous disposons d’un vivier d’agents sportifs  Soutenus financièrement par le Département car sportifs de haut niveau  Connus de nous pour leur passion personnelle • Il ne nous reste plus qu’à les « utiliser » (par amour du service public et du sport bien sûr !)
  • 19. Le concept, cette fois-ci • On crée notre Team agents ; • On concocte un programme d’animations sportives (ou pas) entre juin et septembre 2024 ;  Notre Team agents animera des sessions sport sur le temps du midi (course à pied, vélo, méditation, autre) sur plusieurs sites départementaux
  • 20. Mais ce n’est pas tout ! • On propose des challenges marrants via notre intranet ; • On fait tourner des kits sportifs, des jeux dans les services ; • On organise des tournois de pétanque ; • Je voulais organiser des courses de chaise de bureau mais on m’a dit non  alors on fera des combats de sumos  ; • On réfléchit à diffuser certaines épreuves des JO sur nos sites départementaux ; • On envisage (mais c’est pas validé pour des raisons de budget) de proposer une plateforme de pronostics en ligne
  • 21. Pourquoi c’est une idée qui déchire ? • Les agents sportifs sont ultras motivés ; • On met en place des relais dans nos territoires ; • On s’adresse aussi à ceux qui aiment bof le sport (au hasard, moi !) ; • On crée de l’émulation, de l’engagement autour d’un événement national fédérateur ; • On rigole !! • On répond complètement à nos objectifs de com interne (engagement, valorisation, convivialité, implication des agents) ; • Et tout ça, c’est bon pour la santé (prévention, bouger, abdo-rigolade, etc.).
  • 22. Mais attention à ne pas trop s’emballer non plus • Gestion logistique pas simple (lieux, matériel) • Période des congés d’été • Question de la gestion et la surveillance du matériel sportif • Les sessions sportives rencontreront- elles leur public ?
  • 23. Ce qu’il faut retenir de tout ça : • Les hobbies et passions personnelles : une bonne porte d’entrée pour impliquer les agents ; • La plupart du temps, on trouve des volontaires pour s’impliquer sur des temps de convivialité ; • Etre toujours vigilant à ne pas « accaparer » l’agent en dehors de sa mission principale ; • On peut se débrouiller pour mettre en œuvre des activités sympas avec peu de moyens ; • Par contre cela demande du temps, une bonne organisation, un soutien de la hiérarchie, un esprit d’équipe.
  • 24. On s’en reparle l’an prochain après l’expérience menée sur le sport ?
  • 25. Ils nous accompagnent toute l’année : Merci pour votre attention RESTEZ CONNECTÉS ET RETROUVEZ LES PRÉSENTATIONS SUR CAP-COM.ORG #cominterne