Comment impliquer une diversité d’agents dans la mise en place et l’animation de dispositifs événementiels qui font sens ? Quels types d’actions mettre en place pour s’adresser aussi aux personnels dont les missions et les agendas ne sont pas toujours en phase avec les habitudes des agents administratifs ? Avec : • Agnès Raynal, chargée de communication interne du département de Maine-et-Loire

1. 18 et 19 mars 2024 • PARIS
Rencontres nationales de la communication interne
Impliquer les agents
dans les événements
internes
Agnès Raynal
Chargée de communication interne
Département de Maine-et-Loire
a.raynal@maine-et-loire.fr
#cominterne

2. Le Département de Maine-et-Loire : qui sommes-nous ?
• Une collectivité de 2 800 agents
• Une soixantaine de sites principaux sur un territoire de 7 100 km2
• Environ 100 métiers différents
Et la communication interne ?
• Un service de quatre personnes + une apprentie
1 cheffe de service + 3 chargés de com
• Rattaché à la direction générale et à une direction générale adjointe
Ressources

3. Trois événements principaux dans l’année
 La cérémonie des vœux au personnel en janvier
800 participants, 15 000 € de budget (coût du traiteur pris en charge par le Cabinet)
 La cérémonie des médailles du travail
150 à 200 participants, budget com interne 2000 € mais ne concerne que les cadeaux et animations
éventuelles
 Le pique-nique des agents en septembre
300 participants, 4 000 € de budget (boissons et desserts offerts par le Cabinet)
Notre fonctionnement
• Un binôme volontaire gère l’organisation d’un événement (tournant) ;
• Nos contraintes : vaste territoire, budget restreint (50 000 € annuel), disparités des métiers, des
lieux de travail et des horaires ;
• Le process de validation : cheffe de service, DGA, DGS (le cabinet pour date et lieu).

4. Impliquer les agents…
quelle drôle d’idée !
(ils n’ont pas que ça à faire
quand même)

5. A votre avis, pour quelle raison avons-nous
choisi d’impliquer davantage nos collègues
dans l’organisation de nos événements ?
Réponse A : pour faire des économies, ça coûte moins
cher d’utiliser des collègues que de payer un presta pour
les animations
Réponse B : parce qu’un collègue proposait un atelier
jonglage et que ça fait des années que j’avais envie
d’essayer
Réponse C : Parce que cela répond à nos objectifs de
créer du lien et de la convivialité

6. Objectifs et stratégie de communication interne
- Contexte post-covid et déploiement plus vaste du télétravail, besoin de se
retrouver ;
- Production d’un projet stratégique de communication interne validé par la DG ;
- Réaffirmation de nos objectifs de convivialité, créer du lien, valoriser nos
collègues.
La participation devient notre ADN
Transition amorcée en 2022 :
- des supports print davantage participatifs (et ça marche !) ;
- un renouveau de notre réseau des correspondants de communication interne et
de leurs missions (consultation, évaluation) ;
- Une réflexion menée sur nos trois événements internes principaux.

7. Des événements un peu « ronronnants »
- Nos trois événements principaux fonctionnent bien ;
- Formules similaires d’une année sur l’autre ;
- Une envie du service de leur redonner un nouveau souffle ;
- Des premières suggestions :
• Proposer plus systématiquement des animations
• Thématiser les événements
• Faire participer les agents (en amont, le jour J, après)
Un premier événement test : le pique nique des agents (septembre
2023)

8. Pilotage d’avion
ou couronnes de fleurs ?
(Le saviez-vous ? Le Maine-et-Loire a
d’incroyables talents !)

9. L’événement
Le pique-nique départemental des agents
• Quand ? En juin jusqu’en 2021. Mi-septembre depuis 2022.
Sur la pause déjeuner (12h-14h) ;
• Où ? À Angers et dans un second lieu, en extérieur ;
• Qui ? Environ 300 participants ;
• Quoi ? Chacun vient avec son pique-nique, boissons et desserts sont offerts par la
collectivité. Ambiance musicale ;
• Combien ? Environ 4 000 € de budget.
Notre proposition participative
Mettre en place un « Forum des talents » pour l’édition 2023 :
• Quoi ? Des ateliers participatifs animés par les agents ;
• Comment ? Ils organisent leurs animations, nous fournissons le matériel ;
• Quand ? Dans le prolongement du pique-nique (13h30-15h)
• Combien ? Quelques centaines d’euros

10. Parmi ces propositions, quel atelier
n’a pas fait partie des animations
proposées par nos collègues (attention
il y a un piège)
Réponse A : Un atelier montgolfière
Réponse B : Un atelier aviation
Réponse C : Un atelier parapente

11. La mise en œuvre
En juin-juillet (oui c’est très tard !) : déploiement d’une campagne de
communication avec appel à volontaires :
• Lettre interne, intranet
• Affichage (impression/diff maison), quelques flyer pour le jour J
Fin août : briefing des participants, point logistique
• Une dizaine d’agents volontaires
• Besoins matériels, logistiques, installation
• Ateliers proposés : couture, radio, origami, couronne de fleurs,
lecture/écriture, improvisation théâtrale
• Sur le deuxième lieu : visites nature dans un espace naturel sensible

12. Le jour J
On déroule le tapis rouge :
moteur, action !
(le presque Festival de Cannes)

13. On joue à fond notre thématique
• Accueil VIP ;
• Tapis rouge, photocall, paparazzi
et faux reporter ;
• Exposition « métiers » proposée.
Le Forum des talents
• Suscite la curiosité et les échanges ;
• Fait découvrir nos collègues sous un
autre jour ;
• Valorisation sur le plan personnel.

14. Ça a marché !
• La convivialité, le lien, le buffet ;
• L’animation impro « Festival de Cannes » (participation des agents) ;
• Les ateliers : une cinquantaine de participants, une bonne ambiance. Une première
expérience encourageante.
Il reste du boulot :
• L’anticipation de l’organisation ;
• Les impondérables : la météo (report de la date) et son impact sur la fréquentation
et les ateliers participatifs ;
• Les horaires du Forum (hors pause méridienne) ;
• La participation de collègues éloignés et/ou tenus par des obligations d’accueil ;
• Sortir de la centralisation (animations principales à Angers) ;
• Nos outils d’évaluation.

15. Battre le fer tant qu’il est chaud :
• Bilan avec les équipes logistiques : date, lieu, organisation,
• Bilan avec les animateurs d’atelier (et remerciements : important !)
ils ont adoré l’expérience, ils sont d’accords pour réitérer
• Implication de notre réseau des correspondants de com interne
dans le bilan.
Leur suggestion ? Créer davantage d’émulation autour de
l’événement (challenge d’équipe, etc.) pour davantage de participation.

16. Et maintenant, on
transforme l’essai
(subtile métaphore sportive faisant office de
transition bien trouvée pour vous parler de
notre prochaine série d’événements associant
les agents)

17. À votre avis, sur quelle thématique
avons-nous choisi d’associer les agents
en 2024 ?
Réponse A : La protection de l’environnement
évidemment, ça intéresse tout le monde !
Réponse B : Les jeux Olympiques et paralympiques
évidemment, ça intéresse tout le monde !
Réponse C : L’évolution des droits de mutation à
titre onéreux et ses conséquences sur les finances
départementales évidemment, ça intéresse tout le
monde !

18. Vous aviez deviné ?
Eh oui, nous sommes très originaux !
• En 2024, la thématique sport autour des JO
est plébiscitée ;
• Nous disposons d’un vivier d’agents sportifs
 Soutenus financièrement par le Département car sportifs
de haut niveau
 Connus de nous pour leur passion personnelle
• Il ne nous reste plus qu’à les « utiliser » (par
amour du service public et du sport bien sûr !)

19. Le concept, cette fois-ci
• On crée notre Team agents ;
• On concocte un programme d’animations sportives (ou
pas) entre juin et septembre 2024 ;
 Notre Team agents animera des sessions sport sur le
temps du midi (course à pied, vélo, méditation, autre) sur
plusieurs sites départementaux

20. Mais ce n’est pas tout !
• On propose des challenges marrants via notre intranet ;
• On fait tourner des kits sportifs, des jeux dans les services ;
• On organise des tournois de pétanque ;
• Je voulais organiser des courses de chaise de bureau mais on m’a
dit non  alors on fera des combats de sumos  ;
• On réfléchit à diffuser certaines épreuves des JO sur nos sites
départementaux ;
• On envisage (mais c’est pas validé pour des raisons de budget) de
proposer une plateforme de pronostics en ligne

21. Pourquoi c’est une idée qui déchire ?
• Les agents sportifs sont ultras motivés ;
• On met en place des relais dans nos territoires ;
• On s’adresse aussi à ceux qui aiment bof le sport (au hasard, moi !) ;
• On crée de l’émulation, de l’engagement autour d’un événement
national fédérateur ;
• On rigole !!
• On répond complètement à nos objectifs de com interne (engagement,
valorisation, convivialité, implication des agents) ;
• Et tout ça, c’est bon pour la santé (prévention, bouger, abdo-rigolade,
etc.).

22. Mais attention à ne pas trop
s’emballer non plus
• Gestion logistique pas simple (lieux,
matériel)
• Période des congés d’été
• Question de la gestion et la
surveillance du matériel sportif
• Les sessions sportives rencontreront-
elles leur public ?

23. Ce qu’il faut retenir de tout ça :
• Les hobbies et passions personnelles : une bonne porte
d’entrée pour impliquer les agents ;
• La plupart du temps, on trouve des volontaires pour
s’impliquer sur des temps de convivialité ;
• Etre toujours vigilant à ne pas « accaparer » l’agent en dehors
de sa mission principale ;
• On peut se débrouiller pour mettre en œuvre des activités
sympas avec peu de moyens ;
• Par contre cela demande du temps, une bonne organisation,
un soutien de la hiérarchie, un esprit d’équipe.

24. On s’en reparle l’an prochain après
l’expérience menée sur le sport ?

25. Ils nous accompagnent toute l’année :
Merci pour votre attention
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