Bien accueillir ses nouveaux agents, c’est contribuer à une meilleure intégration au sein de leur établissement, de leur service mais aussi à leur fidélisation.

1. Bien accueillir
les nouveaux agents
Baptiste Camilleri, responsable communication -
Ville de Saint-Paul-Trois-Châteaux
Claude Harter, responsable com’interne -
Ville & Eurométropole de Strasbourg

2. Le processus d’accueil (« onboarding »)
Qu’est-ce que c’est ?
Un parcours d’intégration qui débute dès le recrutement et qui se poursuit
au-delà de la prise de fonction.
Un moment marquant de la vie en collectivité.
Une rencontre, des échanges, une manière de tisser des liens, au-delà des
métiers, des catégories statutaires, de son service et de ses missions…
La construction d’une culture collective partagée.
Le partage d’informations, de repères, d’orientations, de sens…
Une manière efficace de fidéliser les agents.
Une contribution forte à l’image de la marque employeur.

3. Pourquoi (bien) accueillir ses nouveaux agents ?
…et faire de l’accueil un moment inoubliable
Conforter.
Orienter.
Faciliter.
Informer.
Acculturer.
Sociabiliser.
Fidéliser.

4. Les outils indispensables
Le livret d’accueil
Donnez les informations essentielles avant même l’arrivée des nouveaux
arrivants.
Garantissez l’accès à l’information utile.
Informez, même en cas de confinement et/ou d’absence de journée
d’accueil dédiée.
Les paroles s’envolent, les écrits restent.

5. guide d’accueil de la Ville
et de l’Eurométropole de
Strasbourg

6. Carnet de bord Saint-
Paul-Trois-Châteaux

7. Vidéos d’accueil Saint-
Paul-Trois-Châteaux

8. Les outils indispensables
L’accueil du premier jour
Anticipez les conditions d’installation.
(bureau, mobilier, matériel informatique et téléphonique, EPI…).
Personnalisez / humanisez l’accueil !
Faites en sorte que la personne accueillie se sente la bienvenue.
Présentez-la à votre équipe.
Soyez à l’écoute pour régler rapidement les problèmes
(organisationnels, matériels…).

9. Les outils indispensables
Le kit d’accueil pour les managers / les responsables de service
Donnez des outils (a minima une checklist) aux managers pour
faciliter l’accueil.
Définissez les bases communes pour un accueil de qualité
dans tous les services.
Adaptez-vous aux différentes catégories d’agents
(bureau / terrain, différents sites, différentes organisation du temps de
travail…).

10. Guide d’accueil Saint-
Paul-Trois-Châteaux

11. Les outils indispensables
Les journées d’accueil des nouveaux arrivants
Créez un rituel, un rite de passage.
Témoignez de l’attention, de la reconnaissance.
Soyez des architectes sociaux.
Organisez la rencontre avec la DG et les élu·es.
Partagez la culture de votre collectivité, développez le sentiment d’appartenance.
Donnez des repères, expliquez les orientations.
Profitez de ce moment pour tisser un lien de confiance entre la com’interne et les agents.
Marquez les esprits.

12. Cultivez la culture de
l’accueil !

13. Chouchoutez
les nouveaux !

14. Faites découvrir les
coulisses de vos services !

15. Des idées d’actions complémentaires
Selon vos moyens, vos besoins et la culture de votre collectivité…
Mettez en place du tutorat.
Proposez un rapport d’étonnement au bout de quelques semaines.
Présentez les nouveaux et les nouvelles collègues dans le magazine
interne / ou sur l’intranet.
Complétez l’annuaire interne (annuaire collaboratif…).
Créez une rubrique « Nouveau / Nouvelle » sur votre intranet.
Organisez des temps d’accueil spécifiques pour certaines catégories
de collègues : encadrants, apprentis…
Organisez des journées (ou rencontres) pour les « anciens nouveaux »
arrivants au bout de X années ?

16. Mettez en place du
tutorat !

17. Présentez-vous sur un
annuaire collaboratif !

18. Dispositif de parrainage
Saint-Paul-Trois-Châteaux

19. Quel pourrait-être le parcours idéal ?
…à vous de compléter !
Avant le recrutement : soignez les offres d’emploi, la présentation de la
collectivité…
Entre le recrutement et la prise de fonction : gardez le contact.
Assurez l’accueil du premier jour (N+1, collègues directs, lieu de travail,
dotation matérielle, etc.).
Organisez des journées d’accueil des nouveaux arrivants.
Assurez le suivi (tutorat, par ex).
Proposez des journées des « anciens nouveaux » arrivants au bout de X
années…

23. PARCOURS D’ACCUEIL
DES NOUVEAUX AGENTS
20 Septembre 2019

24. Le Projet
PARCOURS D’ACCUEIL DES
DES NOUVEAUX AGENTS

25. La mise en place d’une stratégie d’accueil et
d’intégration a généralement un impact
important sur :
▪ La durée d’emploi,
▪ L’engagement de l’agent au sein d’une
collectivité,
▪ La mobilisation et l’adhésion de l’agent
La ville souhaite améliorer sa
politique d’accueil vis-à-vis
des nouveaux agents.
Le Projet
PARCOURS D’ACCUEIL DES NOUVEAUX AGENTS

26. ▪ Informer au mieux les agents en fonction de leurs
besoins dès leur arrivée : présentation de la
collectivité, ses services, fonctionnement interne…
▪ Favoriser l’intégration des nouveaux agents
▪ Transmettre et faire adhérer aux valeurs et
missions de la collectivité
▪ Assurer la même qualité d’accueil quel que soit le
service concerné
PARCOURS D’ACCUEIL DES NOUVEAUX AGENTS
Objectifs

27. ▪ Organisation la ville :
processus formalisé et
évaluation
▪ Professionnels RH :
préparation, démarches
administratives…
▪ Inter-services : services
support, sécurité, pôle
technique, informatique
PARCOURS D’ACCUEIL DES NOUVEAUX AGENTS
Les acteurs de l’intégration
▪ Managers : coaching,
supervision, point
d’étape…
▪ Equipe : collègues dans le
service, environnement…
▪ Pairs : tuilage, parrainage
Super timide !!

28. Convivial
participatif
et
pêchu
Parti pris
On met la gomme !!

29. Un accueil
personnalisé
PARCOURS D’ACCUEIL
DES NOUVEAUX AGENTS

30. ▪ Préparer l’arrivée en amont
✓ Contacter l’agent une semaine avant sa venue
✓ Préparer le poste de travail
✓ Prévenir de sa venue en interne et /ou en externe
▪ Accueil personnalisé le jour J
✓ Accueil par le chef de service
✓ Remise d’un kit d’accueil : guide, Mag interne, MAG
externe, doc RH, agenda ….
✓ Visite de la mairie etc
PARCOURS D’ACCUEIL DES NOUVEAUX AGENTS
Un parcours d’accueil
personnalisé

31. .
Sur la base du volontariat, le nouvel agent pourra
être parrainé par un autre agent de la collectivité,
afin de le guider dans son intégration durant
les 15 premiers jours.
PARCOURS D’ACCUEIL DES NOUVEAUX AGENTS
Parrainage du nouvel agent

32. ▪ Accueillir le nouvel agent le jour J
▪ Transmettre les valeurs de la collectivité
▪ Présentation de la collectivité
▪ Etre joignable durant 15 jours pour toute demande
de renseignements
PARCOURS D’ACCUEIL DES NOUVEAUX AGENTS
Parrain: son rôle

33. ▪ Principe du volontariat
▪ Le parrain s’engage à respecter des valeurs
▪ Recrutement du parrain par la direction générale
▪ Une demi-journée de récupération en contrepartie
▪ Système de parrainage par pôle de direction
PARCOURS D’ACCUEIL DES NOUVEAUX AGENTS
Parrain: les conditions

34. Une fois par an, l’ensemble des nouveaux
arrivants, la direction générale - élus, les RH, les
parrains et le service communication seront conviés
à un pique-nique début Juin.
PARCOURS D’ACCUEIL DES NOUVEAUX AGENTS
Un pique-nique
Objectifs : Accueillir,partager,évaluer

35. Les outils
proposés
PARCOURS D’ACCUEIL
NOUVEAUX AGENTS

36. ▪ Un carnet de bord
✓ Prendre connaissance du fonctionnement de la collectivité et de
sa culture
✓ Se repérer plus facilement au sein de la structure
✓ S’approprier la réglementation et les valeurs la collectivité
PARCOURS D’ACCUEIL DES NOUVEAUX AGENTS
Les outils proposés

37. PARCOURS D’ACCUEIL DES NOUVEAUX AGENTS
Les outils proposés
▪ 3 vidéos et une démarche participative
✓ Casting réalisé
✓ Participation active des services au tournage

38. ▪ VIDÉO 1 : Présentation de la collectivité, de la ville…
PARCOURS D’ACCUEIL DES NOUVEAUX AGENTS
Les outils proposés
« Avec la talentueuse
participation
de Thomas Lyvinec »

39. ▪ VIDÉO 2 : conditions de travail, service RH
PARCOURS D’ACCUEIL DES NOUVEAUX AGENTS
« Les agents du service Rh
Jouent le jeu ! »
Les outils proposés

40. Les outils proposés
▪ Vidéo 3 : Présentation des services ressources et pratiques au quotidien
PARCOURS D’ACCUEIL DES NOUVEAUX AGENTS
« Heu…
J’ai un problème avec Ciril,
je fais quoi ?»

41. ▪ Le P’ti guide pour les responsables des services
✓ Ckeck list de ce qu’il faut faire pour bien
accueillir le nouvel agent
✓ Assurer le même niveau d’accueil d’un service à
l’autre
✓ Créer du lien inter-service
PARCOURS D’ACCUEIL DES NOUVEAUX AGENTS
Les outils proposés

42. Merci de votre attention
A Bientôt !!