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AC12 Bien accueillir les nouveaux agents

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AC12 Bien accueillir les nouveaux agents

  1. 1. Bien accueillir les nouveaux agents Baptiste Camilleri, responsable communication - Ville de Saint-Paul-Trois-Châteaux Claude Harter, responsable com’interne - Ville & Eurométropole de Strasbourg
  2. 2. Le processus d’accueil (« onboarding ») Qu’est-ce que c’est ? Un parcours d’intégration qui débute dès le recrutement et qui se poursuit au-delà de la prise de fonction. Un moment marquant de la vie en collectivité. Une rencontre, des échanges, une manière de tisser des liens, au-delà des métiers, des catégories statutaires, de son service et de ses missions… La construction d’une culture collective partagée. Le partage d’informations, de repères, d’orientations, de sens… Une manière efficace de fidéliser les agents. Une contribution forte à l’image de la marque employeur.
  3. 3. Pourquoi (bien) accueillir ses nouveaux agents ? …et faire de l’accueil un moment inoubliable Conforter. Orienter. Faciliter. Informer. Acculturer. Sociabiliser. Fidéliser.
  4. 4. Les outils indispensables Le livret d’accueil Donnez les informations essentielles avant même l’arrivée des nouveaux arrivants. Garantissez l’accès à l’information utile. Informez, même en cas de confinement et/ou d’absence de journée d’accueil dédiée. Les paroles s’envolent, les écrits restent.
  5. 5. guide d’accueil de la Ville et de l’Eurométropole de Strasbourg
  6. 6. Carnet de bord Saint- Paul-Trois-Châteaux
  7. 7. Vidéos d’accueil Saint- Paul-Trois-Châteaux
  8. 8. Les outils indispensables L’accueil du premier jour Anticipez les conditions d’installation. (bureau, mobilier, matériel informatique et téléphonique, EPI…). Personnalisez / humanisez l’accueil ! Faites en sorte que la personne accueillie se sente la bienvenue. Présentez-la à votre équipe. Soyez à l’écoute pour régler rapidement les problèmes (organisationnels, matériels…).
  9. 9. Les outils indispensables Le kit d’accueil pour les managers / les responsables de service Donnez des outils (a minima une checklist) aux managers pour faciliter l’accueil. Définissez les bases communes pour un accueil de qualité dans tous les services. Adaptez-vous aux différentes catégories d’agents (bureau / terrain, différents sites, différentes organisation du temps de travail…).
  10. 10. Guide d’accueil Saint- Paul-Trois-Châteaux
  11. 11. Les outils indispensables Les journées d’accueil des nouveaux arrivants Créez un rituel, un rite de passage. Témoignez de l’attention, de la reconnaissance. Soyez des architectes sociaux. Organisez la rencontre avec la DG et les élu·es. Partagez la culture de votre collectivité, développez le sentiment d’appartenance. Donnez des repères, expliquez les orientations. Profitez de ce moment pour tisser un lien de confiance entre la com’interne et les agents. Marquez les esprits.
  12. 12. Cultivez la culture de l’accueil !
  13. 13. Chouchoutez les nouveaux !
  14. 14. Faites découvrir les coulisses de vos services !
  15. 15. Des idées d’actions complémentaires Selon vos moyens, vos besoins et la culture de votre collectivité… Mettez en place du tutorat. Proposez un rapport d’étonnement au bout de quelques semaines. Présentez les nouveaux et les nouvelles collègues dans le magazine interne / ou sur l’intranet. Complétez l’annuaire interne (annuaire collaboratif…). Créez une rubrique « Nouveau / Nouvelle » sur votre intranet. Organisez des temps d’accueil spécifiques pour certaines catégories de collègues : encadrants, apprentis… Organisez des journées (ou rencontres) pour les « anciens nouveaux » arrivants au bout de X années ?
  16. 16. Mettez en place du tutorat !
  17. 17. Présentez-vous sur un annuaire collaboratif !
  18. 18. Dispositif de parrainage Saint-Paul-Trois-Châteaux
  19. 19. Quel pourrait-être le parcours idéal ? …à vous de compléter ! Avant le recrutement : soignez les offres d’emploi, la présentation de la collectivité… Entre le recrutement et la prise de fonction : gardez le contact. Assurez l’accueil du premier jour (N+1, collègues directs, lieu de travail, dotation matérielle, etc.). Organisez des journées d’accueil des nouveaux arrivants. Assurez le suivi (tutorat, par ex). Proposez des journées des « anciens nouveaux » arrivants au bout de X années…
  20. 20. PARCOURS D’ACCUEIL DES NOUVEAUX AGENTS 20 Septembre 2019
  21. 21. Le Projet PARCOURS D’ACCUEIL DES DES NOUVEAUX AGENTS
  22. 22. La mise en place d’une stratégie d’accueil et d’intégration a généralement un impact important sur : ▪ La durée d’emploi, ▪ L’engagement de l’agent au sein d’une collectivité, ▪ La mobilisation et l’adhésion de l’agent La ville souhaite améliorer sa politique d’accueil vis-à-vis des nouveaux agents. Le Projet PARCOURS D’ACCUEIL DES NOUVEAUX AGENTS
  23. 23. ▪ Informer au mieux les agents en fonction de leurs besoins dès leur arrivée : présentation de la collectivité, ses services, fonctionnement interne… ▪ Favoriser l’intégration des nouveaux agents ▪ Transmettre et faire adhérer aux valeurs et missions de la collectivité ▪ Assurer la même qualité d’accueil quel que soit le service concerné PARCOURS D’ACCUEIL DES NOUVEAUX AGENTS Objectifs
  24. 24. ▪ Organisation la ville : processus formalisé et évaluation ▪ Professionnels RH : préparation, démarches administratives… ▪ Inter-services : services support, sécurité, pôle technique, informatique PARCOURS D’ACCUEIL DES NOUVEAUX AGENTS Les acteurs de l’intégration ▪ Managers : coaching, supervision, point d’étape… ▪ Equipe : collègues dans le service, environnement… ▪ Pairs : tuilage, parrainage Super timide !!
  25. 25. Convivial participatif et pêchu Parti pris On met la gomme !!
  26. 26. Un accueil personnalisé PARCOURS D’ACCUEIL DES NOUVEAUX AGENTS
  27. 27. ▪ Préparer l’arrivée en amont ✓ Contacter l’agent une semaine avant sa venue ✓ Préparer le poste de travail ✓ Prévenir de sa venue en interne et /ou en externe ▪ Accueil personnalisé le jour J ✓ Accueil par le chef de service ✓ Remise d’un kit d’accueil : guide, Mag interne, MAG externe, doc RH, agenda …. ✓ Visite de la mairie etc PARCOURS D’ACCUEIL DES NOUVEAUX AGENTS Un parcours d’accueil personnalisé
  28. 28. . Sur la base du volontariat, le nouvel agent pourra être parrainé par un autre agent de la collectivité, afin de le guider dans son intégration durant les 15 premiers jours. PARCOURS D’ACCUEIL DES NOUVEAUX AGENTS Parrainage du nouvel agent
  29. 29. ▪ Accueillir le nouvel agent le jour J ▪ Transmettre les valeurs de la collectivité ▪ Présentation de la collectivité ▪ Etre joignable durant 15 jours pour toute demande de renseignements PARCOURS D’ACCUEIL DES NOUVEAUX AGENTS Parrain: son rôle
  30. 30. ▪ Principe du volontariat ▪ Le parrain s’engage à respecter des valeurs ▪ Recrutement du parrain par la direction générale ▪ Une demi-journée de récupération en contrepartie ▪ Système de parrainage par pôle de direction PARCOURS D’ACCUEIL DES NOUVEAUX AGENTS Parrain: les conditions
  31. 31. Une fois par an, l’ensemble des nouveaux arrivants, la direction générale - élus, les RH, les parrains et le service communication seront conviés à un pique-nique début Juin. PARCOURS D’ACCUEIL DES NOUVEAUX AGENTS Un pique-nique Objectifs : Accueillir,partager,évaluer
  32. 32. Les outils proposés PARCOURS D’ACCUEIL NOUVEAUX AGENTS
  33. 33. ▪ Un carnet de bord ✓ Prendre connaissance du fonctionnement de la collectivité et de sa culture ✓ Se repérer plus facilement au sein de la structure ✓ S’approprier la réglementation et les valeurs la collectivité PARCOURS D’ACCUEIL DES NOUVEAUX AGENTS Les outils proposés
  34. 34. PARCOURS D’ACCUEIL DES NOUVEAUX AGENTS Les outils proposés ▪ 3 vidéos et une démarche participative ✓ Casting réalisé ✓ Participation active des services au tournage
  35. 35. ▪ VIDÉO 1 : Présentation de la collectivité, de la ville… PARCOURS D’ACCUEIL DES NOUVEAUX AGENTS Les outils proposés « Avec la talentueuse participation de Thomas Lyvinec »
  36. 36. ▪ VIDÉO 2 : conditions de travail, service RH PARCOURS D’ACCUEIL DES NOUVEAUX AGENTS « Les agents du service Rh Jouent le jeu ! » Les outils proposés
  37. 37. Les outils proposés ▪ Vidéo 3 : Présentation des services ressources et pratiques au quotidien PARCOURS D’ACCUEIL DES NOUVEAUX AGENTS « Heu… J’ai un problème avec Ciril, je fais quoi ?»
  38. 38. ▪ Le P’ti guide pour les responsables des services ✓ Ckeck list de ce qu’il faut faire pour bien accueillir le nouvel agent ✓ Assurer le même niveau d’accueil d’un service à l’autre ✓ Créer du lien inter-service PARCOURS D’ACCUEIL DES NOUVEAUX AGENTS Les outils proposés
  39. 39. Merci de votre attention A Bientôt !!

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