Mettre en place sa stratégie et son plan de communication interne

Rencontres nationales de la communication interne • 23 et 24 juin 2021 • Paris
Mettre en place sa
stratégie et son plan
de communication
interne
Corinne da Costa
Fondatrice et dirigeante
C de l’Ecoute et du Conseil
corinne@ecoute-et-conseil.fr
#cominterne

4 étapes pour définir sa
stratégie et construire
puis décliner le plan de
communication interne

1- Etat des lieux et audit de votre communication interne
Une étape clé pour identifier vos points forts et cerner les axes
d’amélioration. Quelques questions à se poser :
• Quel est le contexte ? (nouveau mandat, nouvelle équipe...)
• Quelles sont les attentes de vos parties prenantes en terme de communication ? (par exemple celles proches de l’Hôtel de
Ville ou l’Interco se sentent-elles mieux informées que des agents disséminés sur le territoire ou avec des lieux de travail
différents...)
• Quels sont les outils existants pour quel type de communication ? (descendante / ascendante / conduite du changement /
communication de crise / communication transversale)
• Pour qui et comment ont-ils été conçus ?
• Prennent-ils en compte la diversité des cibles ? (par exemple, les agents ayant une difficulté avec l’écrit Vs les cadres, ceux
ne disposant pas d’ordinateur posté et n’ayant pas accès à des outils de messagerie durant leurs heures de travail, les
nouveaux arrivants, les agents proches de la retraite...)

1- Etat des lieux et audit de votre communication interne
Boîte à outils pour réaliser cet audit
• Questionnement du personnel, mise en place d’un réseau de correspondants
• Etudes qualitatives par Focus-Groups
• Groupes de discussion par services et entretiens avec les Directions : RH, Services, communication externe...
• Boîte à idées...
=> L’objectif est de parvenir à identifier les forces et faiblesses de chacun des outils existants, voire les attentes non
encore comblées.

2- Définition des objectifs
Les plus classiques
• « Mieux » informer (RH / projets / décisions ...)
• Initier ou renforcer le sentiment d’appartenance, développer une culture commune
• Décloisonner les services
• Sensibilisation et prévention de conduites à risques
• ...

2- Définition des objectifs
Points de vigilance
• Informer et impliquer toutes les parties prenantes de votre
organisation dans cette stratégie.
• Prendre en compte les retours et attentes des employés de
façon récurrente, voire continue.
• Assurez-vous que tous les employés comprennent ces
nouvelle procédures et le rôle qu'ils ont à jouer. Une
communication interne peut accroître l'engagement des
agents, seulement si les agents comprennent parfaitement le
fonctionnement, la direction prise et les enjeux.
Un objectif, c’est SMART
• Spécifique :> une action, un objectif.
• Mesurable :> un objectif, un indicateur de résultats
• Atteignable :> des objectifs ambitieux mais accessibles.
quelles sont les étapes à franchir ?
• Réaliste :> Pose la question des moyens
(hommes, finances, matériel, temps...)
• Temporel :> un objectif, une date
(évalué à l’échéance, points intermédiaires)

3- Mise en place de ce nouveau plan
• Partagez les informations, les connaissances et les ressources à l’ensemble des collaborateurs (Intranet,
affichage...). Mettez à jour régulièrement.
• Echangez régulièrement avec vos agents et recueillez leurs feed-backs
• Organisez des réunions d’étape en plaçant les objectifs au premier plan pour que chacun soit au courant des
projets.

4- Evaluez, analysez, ajustez
• Avez-vous atteint vos objectifs ?
• Quelles sont les différences entre le point de départ et la situation actuelle ?
• Les objectifs sont-ils réalisables ou des ajustements sont-ils nécessaires ?
=> Modifiez votre stratégie de communication interne en fonction des éléments cités ci-dessus, si
nécessaire.
=> N’oubliez pas de prendre en compte les retours de vos agents et d’y donner suite.

Merci pour votre attention
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#cominterne
Corinne da Costa, fondatrice et dirigeante - Cde l’Ecoute et du Conseil - corinne@ecoute-et-conseil.fr

Retour d’expérience
Stratégie et plan de
communication interne
à la ville de Tours
23 ET 24 JUIN 2021 • PARIS
Jean Breillat, responsable de la communication interne de
la ville de Tours et Tours Métropole Val-de-Loire
#cominterne
Crédit photo : S.Prima

I. Le contexte et les enjeux

Conforter l’action autour de grands axes stratégiques
Il s’agit à la fois de conforter et d’éclairer les actions de la cellule
communication interne de la collectivité, en la replaçant dans un cadre
pluriannuel d’actions hiérarchisées et planifiées, autour des axes
stratégiques traduisant les grandes orientations politiques.

Assurer une cohérence globale et pérenne
Ce plan de communication assurera la cohérence globale et pérenne
de la stratégie engagée, c’est-à-dire des actions menées et
susceptibles d’être évaluées, réorientées, en vue d’atteindre des
objectifs assignés.

Répondre à de multiples enjeux
D’un point de vue général, les objectifs sont de faire de la communication
interne un levier de compréhension et d’appropriation, de reconnaissance,
de cohésion, de fierté collective….
Les enjeux étant à la fois informationnels, d’influence, identitaires,
opérationnels, la communication devant à la fois être descendante
(« Top down »), ascendante (« Botton up ») et transversale…

Il s’agit ainsi d’informer, valoriser, fédérer,
consulter, impliquer les agents…,
en contribuant au « climat social » de la collectivité…

II. Les orientations stratégiques

Principe de base
La communication interne doit traduire les grands axes
des politiques publiques / de gouvernance mis en œuvre.

Orientations stratégiques
• Réaffirmation de la proximité, du dialogue, de l’écoute et de
l’échange (participation/consultation des agents) ;
• Attention pour le bien-être au travail et la qualité de vie au travail ;
• Sensibilisation environnementale et au-delà, attachement à la « dimension
développement durable » dans toutes ses dimensions : lutte contre
discriminations (inclusion des personnes en situation de handicap, égalité
hommes/femmes…),
• Prise en compte du développement du télétravail et la « digitalisation » qui
l’accompagne, comme de la problématique des cibles éloignés/invisibles…

III. Rappel et recommandations

Positionnement
Mais il convient d’assurer clairement une distinction entre communication
interne et externe, les missions respectives étant complémentaires (angles
éditoriaux différents), avec le souci d’une cohérence globale dans les prises de
parole…
Donc ce plan stratégique est aussi la traduction des orientations de la Direction
générales des services. Il devra à ce titre s’attacher à impliquer au maximum
les agents, avec une prise en considération en amont de l’action, de leurs
attentes.

Priorité
La priorité est de permettre au personnel de « se retrouver »,
se reconnaitre, de s’identifier, au travers des divers supports.

Calendrier
Ce plan stratégique s’inscrit dans une perspective trisannuelle
(2021/2022/2023), pour un déploiement progressif, selon
moyens/priorisation.

Axe stratégique 1
Objectif : Renforcer le dialogue et l’interactivité
Mise en œuvre : 2021 / 2022

Les moyens
• « Focus groupe » ou entretiens avec agents, pour assurer en
préalable une prise en compte des attentes des agents, des services.
• Mise en place d’une boîte à idées ou espace de consultation sur
intranet
• Valorisation, animation et dynamisation d’un réseau de
correspondants / référents communication interne
• Multiplication des jeux concours sur intranet + dotations ponctuelles
de places culture/sports pour les agents…

Axe stratégique 2
Objectif : Renforcer la cohésion interne, le lien, le
sentiment d’appartenance et la fierté collective
Mise en œuvre : 2022

Les moyens
• Favoriser l’intégration des nouveaux recrutés + « parcours »
nouvel arrivant…
• Proposer des occasions d’échanges, de partage…créatrices de
liens (soirée festive, « cafés com »…)
• Nouvelle rubrique « mouvements de personnel » dans le magazine
« Empreintes »

Les moyens
• Proposer des visites ponctuelles de sites, d’équipements ou de
chantiers ; découverte en primeur, coulisses…
• Impulser des campagnes de communication valorisant les agents
(campagne agents, concours photos + exposition photos « nos agents
ont du talent »…).
• Confirmer la place du concours photos des agents et ses
prolongements (exposition, recueil mémoire…)
• Proposer régulièrement des vidéos sur intranet mettant en scène et
en situation les agents
• Mettre en ligne de tutos/conseils d’agents (échanges
d’expériences) ou coup de cœur d’un agent à partager sur intranet…
• Expérimenter des témoignages audio (Podcasts) sur intranet…

Axe stratégique 3
Objectif : Se rapprocher des agents éloignés des
outils classiques de com interne ou
géographiquement éloignés, voire des agents du
CCAS…

Les moyens
• Installation d’écrans dans sites extérieurs, pour diffusion messages
intranet et infos services.
• Mise en œuvre d’une messagerie automatisée sur mobiles
(situations d’urgence, maintien contact…)
• Assurer des visites régulières sur sites au-devant des agents
(reportages photos…)

Axe stratégique 4
Objectif : Favoriser l’information de proximité
et la compréhension des enjeux municipaux
(en renforçant aussi le dialogue élus / agents)

Les moyens
• Renforcer l’information sur les grands projets et orientations des
politiques publiques à travers le magazine
• Créer une rubrique « grands projets et chantiers » sur intranet…

Axe stratégique 5
Objectif : Renforcer l’articulation com interne
et externe
Mise en œuvre : 2021

Les moyens
• Instaurer un dialogue régulier entre les services, au-delà du
comité éditorial du magazine
• Renforcer la compréhension des enjeux des politiques
publiques déployées : création d’une newsletter trimestrielle +
diffusion feuilles de paie (focus sur initiatives/projets/agendas…)
• Participation/implication ponctuelle d’un agent de la
Direction de la communication externe aux campagnes de
communication interne ou événements fédérateurs (ex Tour de
France en 2021)

Axe stratégique 6
Objectif : Contribuer à la sensibilisation autour des
enjeux sociétaux (développement durable, …)

Les moyens
• Développer une sensibilisation sur des thématiques d’inclusion,
d’éco-responsabilité, l’égalité hommes/femmes…
• Continuer à impulser des campagnes d’intérêt général (santé,
qualité de vie au travail, alimentation…) + nouvelle campagnes qualité
alimentaire
• Contribuer à renforcer le bien-être des agents au travail (ateliers,
semaine bien-être… )

Axe stratégique 7
Objectif : Accompagner la gouvernance de la
collectivité (appui au management / RH, etc.)

Les moyens
• Epauler le DRH sur les problématiques stratégiques…
• Diffuser les informations RH auprès de l'ensemble de la ligne
managériale
• Communiquer sur les bonnes pratiques managériales et les
expériences innovantes
• Accompagner les managers dans la mise en œuvre des
politiques RH par la diffusion d'informations permettant leur
application

Evaluation
Ce plan stratégique fera l’objet d’une évaluation annuelle,
afin d’en mesurer l’efficacité et d’en assurer les
amendements / correctifs nécessaires…

IV. Exemple de mise en application
Crédit photo : S.Prima

L’exemple du Tour de France 2021
Comment traduire plusieurs axes stratégiques en
exploitant au mieux l’événement ?
Implication ; fierté ; appartenance ; mutualisation / synergie com
interne / com externe ; mutualisation compétences Ville/Métropole ;
promotion environnementale / pratique vélo / éco-responsabilité…

Renforcer l’interactivité et le dialogue
Jeu concours sur intranet ; recueil de témoignages ;
appel à contribution de photos…

Renforcer la cohésion interne / le sentiment
d’appartenance, de fierté collective
Valorisation des agents / compétences mobilisées :
magazine, intranet, diaporama, vidéo, exposition (à venir)…
Places dévolues aux agents dans le village départ

Favoriser compréhension enjeux / mise en
perspective politiques publiques / contribuer à la
sensibilisation à des enjeux sociétaux
Promotion de la pratique vélo ;
Remise d’un vélo à un agent (jeu concours) avec
contenu/discours adapté ;
Focus accueil personnes en situation de handicap…

Renforcer l’articulation com interne / com externe
Création d’une newsletter, d’une expo, d’un livret mémoire
(photos/témoignages), d’une vidéo « en coulisses »…, co-
construits (retour sur événement)

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