Présentation sur le déploiement d'une solution de Gestion Electronique de Documents par l'intégrateur Sollan à la Direction des Services de Navigation Aérienne.
SOLLAN / La GED 3.0 : Quand le cloud et les réseaux sociaux bouleversent la g...
Déploiement d'une solution de GED (Gestion Electronique de Documents) et conduite du changement à la DSNA
1. Déploiement d'une
solution de GED (Gestion
Electronique de Documents)
et conduite du changement
Thomas DECHILLY - SOLLAN
Jean-Marc BITTOUN – DSNA
Le 20 octobre 2009
2. Agenda
Sommaire
Introduction
•
Présentation Sollan
•
Thomas Dechilly, Sollan
Principaux enjeux
Principales réponses fonctionnelles
Conduite du changement
•
Jean-Marc Bittoun, DSNA
GEODe: une GED basée sur Alfresco
•
•
•
Thomas Dechilly, Sollan
Présentation du contexte Projet
DSNA/GEODe
•
Bruno Barret, Sollan
Jean-Marc Bittoun, DSNA
Questions / Réponses
8. Les missions de la DSNA
Assurer le service du contrôle aérien
•
•
En adéquation avec la réglementation européenne
Avec des objectifs en matière de sécurité, de qualité et de
respect de l’environnement très fort
Assurer le développement et la maintenance de ses
systèmes techniques opérationnels
Participer activement aux programmes européens
majeurs
11. Les entités de la DSNA
DSNA
DO
DTI
CESNAC
5 CRNA
SIA
15 SNA
12. La gestion des documents
La DSNA dispose d’un nombre important de bases
documentaires et d’outils, plus ou moins hermétiques,
et surtout incohérents
•
•
•
Au niveau DSNA: Intranet DO, Portail DO, Intranet
DGAC, Bases LOTUS…
Au niveau des entités: applications GED (rare),
répertoires réseaux (90%), Bases LOTUS, Portails
Intranet locaux
Au niveau des agents eux-mêmes: répertoires de travail
sur le disque dur local ou sur son espace réseau.
13. Les constats
L’accessibilité est médiocre
Les bases ne sont pas tenues à jour (cohérence):
•
•
•
Des médias inadaptés pour
•
•
beaucoup de doublons,
documents périmés,
jusqu’à 80% de documents impropres
gérer correctement les documents (conception,
validation, mise à jour et surtout archivage),
partager, diffuser facilement les documents.
Peu de documents archivés
14. GEODe - une GED pour la
DSNA
Le but du projet GEODe est de mettre en œuvre
•
•
un outil de GED
• Application GEODe
une organisation adéquate pour maîtriser nos documents
• Procédure de maîtrise documentaire
15. Une GED pour la DSNA
DSNA/EC
DO/EC
DTI
GEODe
5 CRNA
CESNAC
SIA
DOM-TOM
11 SNA
16. Ce que va apporter GEODe
Avec la rationalisation des outils (70%), une amélioration
considérable de l’accessibilité des documents
Maîtrise des documents sur l’ensemble du cycle de vie
Une meilleure diffusion des référentiels national/locaux
• Textes règlementaires,
• Procédures et consignes nationales,
• Procédures locales d’exploitation (manuel du contrôleur)
La collaboration entre les différentes entités
• Facilité le partage de documents dans le cadre des
projet et programmes et projets
• Accès direct à la documentation des systèmes
techniques opérationnels
17. Quels documents dans
GEODe?
GEODe sera en mesure de gérer les documents:
• Applicables,
• Frappés d’une notion de validité,
• Partagés (publiés, diffusés, mis à la disposition
de…),
• Non confidentiel.
Mais GEODe n’abritera pas:
• Les documents confidentiels
• Les documents personnels,
• Les documents ne rentrant dans aucune des
catégories explicitées ci-dessus.
18. Enjeux
Assurer la maîtrise documentaire tout en adressant
les spécificités locales
• Plan de classement / orientation des utilisateurs
• Règles communes pour un plan de classement unique
• Prise en charge des plans de classement locaux compatibles aux
usages documentaires spécifiques
• Navigation transversale « par catégories » afin d’offrir un accès aux
organisations spécifiques
• Accueil personnalisé pour les utilisateurs afin d’éviter la désorientation
• Processus documentaires
• Procédure unique de gestion documentaire
• Prise en compte des exceptions afin d’adapter cette procédure aux
besoins spécifiques
• Production documentaire normalisée
• Permettre à chaque entité/service de définir ses propres modèles
documentaires tout en appliquant les règles stabilisées
19. Alfresco
Besoin: un socle « GED » flexible afin de profiter des
mécanismes établis de la Gestion Electronique des
Documents:
•
•
•
•
•
Référencement, organisation, gestion des droits
Partage, gestion des versions
Recherche sur métadonnées ou plein texte
Moteur de processus documentaires (workflow)
Protocoles variés et unifiés pour accéder au référentiel
(Web, Cifs, WebDAV, FTP…)
• Personnalisation des IHM et règles de fonctionnement pour
l’adapter aux besoins métier.
22. Classement et orientation
Environnement personnalisé « Entité, Service»
• Charte graphique intégrée
• Raccourcis personnalisés par rapport à l’annuaire
d’entreprise
• Accès direct à « son entité, son service »
– Sur la base d’un plan de classement
reprenant l’organisation de la DSNA en
entités / services
• Espaces et mécanismes unifiés pour la
« publication » des documents
• Délégation de la gestion fonctionnelle par entité
• La gestion et l’animation de menus
complémentaires
• La diffusion de « news » spécifiques à
l’actualités du référentiel documentaire
• Personnalisation de modèles documentaires
• Ajustement de processus documentaires
récurrents
23. Navigation transversale
Jeux de catégories unifiées
• Indexation automatique de certains documents
• Indexation document par document
Outil de navigation par « catégories »
• Définition de filtres personnalisés
24. Processus documentaires
assistées
Une procédure documentaire maîtrisée:
•
•
•
•
•
Capacité de définir des processus « par
défaut » applicables dans certains
contextes du plan de classement
•
•
Relecture
Vérification
Approbation
Publication
Diffusion
Délégation de la définition des processus
Simplifier l’intervention des utilisateurs
« ponctuels »
Gestion fine de l’avancement
•
•
•
Notification pour chaque étape
Tableaux de bord pour le suivi
Action de réassignation, annulation
25. Production documentaire assistée
Production documentaire assistée
• Création dynamique de documents
à partir de la sélection d’un modèle
• Les modèles peuvent être définis à
différents niveaux hiérarchiques et
sont applicables par les entités et
services qui dépendent de ces
niveaux
• Chaque entité peut enrichir sa liste
de modèle et a la main sur la
présentation graphique des
formulaires de saisie présentés aux
utilisateurs
• La fusion de données métiers est
assurée automatiquement par le
générateur (numéro chrono,
identifiant de service, autres valeurs
invariantes de l’organisation)
26. La démarche
Mise en œuvre progressive, site par site:
• planning fonction des impératifs et de la maturité de l’entité
Le groupe projet GEODe assurera:
• les formations des différents acteurs
• une assistance sur site sur la phase de démarrage
• le support et le suivi à distance sur les phases suivantes
Le projet sera piloté localement dans les centres
27. Le déploiement
Le déploiement se fera en trois phases
• Phase P1
• Mise en service de l’Espace de publication
• Phase P2
• Gestion progressive des documents avec GEODe
• Au rythme de la mise à jour des référentiels locaux
• Puis avec les autres documents qui partagé
quotidiennement
• Phase P3 Archivage (plus tard)
29. Le projet
Déploiement des échelons centraux DSNA et DO
• Démarrage le 4 avril 2009
• Mise en service fin novembre 2009
Les autres sites
• La Direction de la Technique et de l’Innovation --> fin
2010
• Pour les entités de la Direction des Opérations
• À partir de janvier 2010
• SNA/NE (Strasbourg)
• CRNA/O (Brest)
• CRNA/SE (Aix-en-Provence)
30. Le déploiement
Mettre en service une GED est finalement peu
compliqué
La faire accepter par ses utilisateurs est en règle
générale assez difficile, parfois cauchemardesque
• La GED révolutionne les usages courants en matière de
gestion documentaire
• L’être humain, et plus particulièrement les gaulois que
nous sommes, sont culturellement réfractaires au
changement
31. Le déploiement
Pour minimiser les risques d’échec
• Mettre en œuvre un outil fonctionnel, intuitif et convivial
• Assurer la promotion de l’outil auprès des agents
• Minimiser l’ampleur des changements en
• Adaptant au mieux l’outil aux usages courants
• Sensibilisant les agent sur les bénéfices apportés par
l’outil
• Se préparant au mieux à son arrivée
32. Le plan de communication
Volet majeur de la conduite du changement, il
permettra de:
• toucher l’ensemble des acteurs, décideurs et utilisateurs,
avec des messages consistants et organisés dans le
temps,
• créer les conditions de l’appropriation,
• aider les utilisateurs à dépasser leur résistance
« naturelle » au changement,
• transférer les compétences pour conduire le changement
« de l’intérieur ».
33. Les pilotes de projets locaux
Référents
●
●
SMQS « moteurs »
Autres personnes impliquées dans
le management intermédiaire et
moteur (chef de div, sub ou cellule
doc)
En amont du déploiement de GEODe, il :
• assurera la coordination avec le chef de projet national,
• pilotera la conduite du changement de l'intérieur en assurant la
promotion du projet et de l'outil,
• pilotera les tâches préalables au déploiement
34. Les actions de
communications
Organisation d'un séminaire
La tournée du groupe projet dans les centres
Interventions au sein de groupes de travail
Mise en œuvre d'un portail intranet
Les bulletin Info-GEODe
Les articles de presse
35. Le bilan
La GED est une nécessité pour la DSNA
• Audit de certification ISO en avril 2009
• 4 écarts mineurs dont 3 concerne la gestion
documentaire
• Audit de suivi courant mars 2010
La « mayonnaise a pris », GEODe est attendu
• Particulièrement dans les centres opérationnels
• Moins vrai au sein des échelons centraux
Nous sommes attendu au tournant, il ne faudra pas
décevoir