Formation msproject pro 2013

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Formation msproject pro 2013

  1. 1. Formation Microsoft Project 2007
  2. 2. Objectif de la formation Traduire un projet sur MS Project qui est un logiciel de modélisation de projet (et non pas un logiciel de gestion de projet). Il vous permettra de suivre le projet au cours des différentes phases en utilisant les fonctionnalités de planification, de contrôle et de création de rapports de Microsoft Project
  3. 3. PLAN  Objectif de la formation  Introduction à la gestion des projets  Fonctionnalités principales : Présentation de l’écran de travail de MS Project  Présentation du projet pédagogique : Construction d’un parcours de golf  Définition du calendrier de travail  Planification des tâches  Planification des ressources  Planification des coûts  Optimisation du projet  Suivi de projet  Rapports et Impression  Exporter et importer des données
  4. 4. Cycle de vie d'un projet Identification Planification Mise en forme informatisée Pilotage informatisé Terminaison
  5. 5. Introduction à la gestion de projet La gestion de projet consiste à :  planifier,  coordonner,  diriger et  surtout contrôler Besoin de déployer des méthodes et des outils spécifiques Il n’existe pas une façon unique pour gérer un projet.
  6. 6. Les méthodes de gestion de projet permettent d'optimiser :  Les délais  Les coûts  La qualité du résultat Qualité DélaisCoûts Introduction à la gestion de projet
  7. 7. Diagramme de Gantt Réseau PERT Chemin critique OUTILS
  8. 8. Définition Projet : Démarche spécifique qui permet de structurer méthodiquement et progressivement une réalité à venir. Il est déterminé par ces quatre éléments:  Il répond à un besoin exprimé  Il a un début et une fin  Il a un budget défini  Il utilise des ressources identifiées Tâche : Travail qui comprend un début et une fin. L’achèvement d’une tâche est nécessaire à l’achèvement d’un projet. Les projets sont composé de tâches. Une tâche qui a une durée nulle s’appelle Jalon
  9. 9. Ressource : Élément nécessaire à l’accomplissement des tâches (humaine / matérielle / financière) Échéance Date cible à laquelle vous voulez qu'une tâche soit terminée. Type de tâche Il existe trois types de tâches : capacité fixe, travail fixe et durée fixe. Prévisions pilotées par l'effort Méthode de prévision par défaut dans Microsoft Project. La durée d'une tâche se réduit ou s'allonge au fur et à mesure que des ressources sont ajoutées ou supprimées de la tâche, tandis que l'effort nécessaire à l'exécution de la tâche reste inchangé.
  10. 10. Contrainte Restriction définie par rapport à la date de début ou de fin d'une tâche. Type de contrainte Restriction sur la date de début ou de fin permise pour la tâche. Les types de contraintes sont les suivants : • Le Plus Tard Possible • Dès Que Possible • Fin Au Plus Tôt Le • Fin Au Plus Tard Le • Doit Finir Le   • Doit Commencer Le • Début Au Plus Tôt Le • Début Au Plus Tard Le
  11. 11. Présentation de de MS Project
  12. 12. MS Project 2013 est proposé en plusieurs versions : • Microsoft Project Standard Planning et gestion mono-multiprojets. Gestion des ressources et suivi non automatisés et sans workflow (validation). • Microsoft Project Pro se connecte à MS Project Server. Sinon, outre quelques subtilités mineures, mêmes possibilités que MS Project Standard • Microsoft Project Server Utilisé pour le suivi de projet, la gestion des ressources, structure hiérarchisée du travail (rôles prédéfinis) et intégration d'un workflow (validations), Il faut MS Project Pro pour faire de la planification des projets.
  13. 13. Etendu d’application de chacun de ces produits  Outil de pilotage de projet autonome (monoposte): Microsoft Office Project Standard (Ou Microsoft Office Project Professionnel)Solution EPM: Entreprise Project Management Microsoft Office Project Professionnel Microsoft Office Project Server Microsoft Office PWA
  14. 14. Les principales fonctionnalités de Ms Project : 1. Modélisation de projets 2. Plannings 3. Affectation et suivi du travail des ressources (à ne pas confondre avec la gestion des ressources) 4. Création des rapports dynamiques et des vues personnalisées
  15. 15. Présentation de l’écran de travail de MS Project command e Le diagramme de Gantt La liste des tâches Barre de saisie La barre d'outil accès rapide
  16. 16. Ateliers  Modélisation d’un Projet dans MS Project 2013
  17. 17. Projet pédagogique : Construction d’un parcours de Golf
  18. 18. Atelier 1 : Définition du calendrier de travail Atelier 2 : Planification des tâches Atelier 3 : Planification des ressources Atelier 4 : Planification des coûts Atelier 5 : Optimisation du projet Atelier 6 : Suivi du projet Atelier 7 : Rapport et impression Atelier 8 : Exporter et importer des données Organisation des travaux d’application
  19. 19. Ateliers 1 Objectif : Définition du calendrier de travail Présenter brièvement l’environnement de Ms Project et définir le calendrier de base et les temps de travail Exercice 1 : Calendrier de base Exercice 2 : Modification du temps de travail Durée de l’atelier : 20 mn
  20. 20. Ateliers 2 Objectif : Planification des tâches Identifier le projet, saisir les tâches et les durées, hiérarchiser les tâches et bâtir la planification. Exercice 1 : Définition du projet Exercice 2 : Définition des périodes ouvrées du projet Durée de l’atelier : 90 mn Exercice 4 : Organisation des tâches en phases Exercice 5 : Planification des tâches Exercice 3 : Saisie des tâches Exercice 6 : Suppression d’un lien Exercice 7 : Contraintes des tâches Exercice 8 : Echéance Exercice 9 : Tâche périodique
  21. 21. Ateliers 3 Objectifs : Planification des ressources - Saisir, affecter et modifier les ressources. - Créer le calendrier des ressources. Exercice 1 : Saisie des ressources Exercice 2 : Calendrier des ressources Durée de l’atelier : 50 mn Exercice 4 : Modification des ressources Exercice 5 : Visualisation graphique Exercice 3 : Affectation des ressources
  22. 22. Ateliers 4 Objectif : Planification des coûts Définir les coûts des tâches et ressources. Exercice 1 : Affectation des coûts Exercice 2 : Visualisation des coûts Durée de l’atelier : 30 mn Exercice 3 : Autres visualisations
  23. 23. Ateliers 5 Objectif : Optimisation du projet Revoir la planification pour d’éventuelles corrections et une meilleur répartition des ressources et leurs charges . Exercice 1 : Méthode du chemin critique Exercice 2 : Gestion des surcharges de ressources Durée de l’atelier : 60 mn Exercice 4 : Audit Lissage Exercice 5 : Audit Nivellement Exercice 3 : Audit Ms Project Exercice 6 : Audit des coûts
  24. 24. Ateliers 6 Objectifs : Suivi du projet Piloter le projet pendant sa phase de réalisation. Exercice 1 : Sauvegarde de la planification initiale Exercice 2 : Mise à jour des réalisations Durée de l’atelier : 80 mn Exercice 4 : Mise à jour manuelle Exercice 5 : Mise à jour automatique Exercice 3 : Mise à jour par la barre d’outils suivi Exercice 6 : Mise à jour par le travail Exercice 7 : Suivi des coûts Exercice 8 : Audit des coûts
  25. 25. Ateliers 7 Objectif : Rapport et impression Mettre en forme et éditer les données pour faciliter la communication avec les collaborateurs. Exercice 1 : Rapports prédéfinis Exercice 2 : Rapports personnalisés Durée de l’atelier : 40 mn Exercice 4 : Mise à jour manuelle Exercice 3 : Mise en page et impression
  26. 26. Ateliers 8 Objectif : Export et import des données Transférer les données en vue de mieux les exploiter. Exercice 1 : Exporter un projet vers Excel Exercice 2 : Exporter des données sélectives vers Excel Durée de l’atelier : 40 mn Exercice 4 : Importer un projet de Excel Exercice 3 : Lier ou incorporer des données Excel
  27. 27. Travail = Unités x Durée Champ modifié Capacité fixe Travail fixe Durée fixe Travail Durée Durée Unités Durée Travail Unités Travail Unités Durée Durée Travail
  28. 28. Marge totale :inf((Fin_Tard – Fin_tôt);(Début_Tard – Début_Tôt)) Marge libre : inf((Début_Tôt – Fin_tôt);(Début_Tard –Fin_Tard))
  29. 29. MS-PROJECT Séance 07 MS Project-Complément
  30. 30. Évaluation des prévisions Type de tâche - Introduction  Le type de tâche est directement lié à la quantité de ressources nécessaire pour compléter celle-ci. Il existe trois types de tâche :  tâche à capacité fixe (fixed units)  tâche à travail fixe (fixed work)  tâche à durée fixe (fixed duration) :
  31. 31. Calcul de la durée dans MSProject Durée = travail / ressources (capacité) Duration = work / units  Durée: nombre d’heures totales pour compléter la tâche  Travail: nombre d’heures travaillées par chaque ressource (travail total: nombres d’heures travaillées par l’ensemble des ressources affectées à la tâche)  Ressource (capacité): % d’allocation des ressources
  32. 32. Évaluation des prévisions Type de tâche - Définition  tâche à capacité fixe (fixed units) :  c’est le type de tâche par défaut. Si vous ajoutez des ressources, la durée s’ajustera en conséquence. (Si on augmente le nombre de ressources, la durée diminue)  tâche à travail fixe (fixed work) :  c’est un type de tâche ou l’effort des ressources est fixé de façon constante. Si vous ajoutez du temps à la durée de la tâche, la quantité de ressource s’ajustera. (Le nombre d’heures travaillées par chaque ressource est fixé. Si on augmente la durée de la tâche, les unités des ressources diminuent.)  tâche à durée fixe (fixed duration) :  la durée de la tâche restera au niveau fixé. Le logiciel ajustera la répartition des ressources. (Si on augmente le nombre de ressource, les unités de ressources diminuent.) Source : LALONDE & ST-PIERRE. Microsoft Project 2002, Éditions M.-F.
  33. 33. Évaluation des prévisions Exemples - Situation de départ Situation de départ : •le type de tâche est déjà à capacité fixe
  34. 34. Évaluation des prévisions Exemple 1 - Tâche à capacité (unités) fixe Modification 1 : •augmentation de la durée de la tâche 2 de 4 h à 6 h Résultat : •la durée de la tâche est augmentée de 2 h •les ressources R2 et R3 ont maintenant 6 h de travail sur la tâche 2 augmentation de la durée de la tâche 2 de 4 h à 6 h la durée de la tâche est augmentée de 2 h
  35. 35. Évaluation des prévisions Exemple 1 - Tâche à capacité fixe (suite) les ressources R2 et R3 ont maintenant 6 h de travail sur la tâche 2 Explication •Données initiales : •Durée: 4h •Unités de ressources: 100% •Nombre de ressources: 2 •Travail total: 4h x 200% = 8h •Modification 1 •Durée = 6h  Travail total= 6h x 200% = 12h
  36. 36. Évaluation des prévisions Exemple 2 - Tâche à capacité fixe Modification 2 : •augmentation du nombre de ressources sur la tâche 2 •ajout de la ressource R4 avec une disponibilité de 100% Résultat : •la durée de la tâche 2 est diminuée de 1.33 h (4 h - 2.67 h = 1.33 h) •les ressources R2, R3 et R4 ont maintenant 2.67 h de travail sur la tâche 2 la durée de la tâche 2 est diminuée de 1.33 h ajout de la ressource R4 avec une disponibilité de 100%
  37. 37. Évaluation des prévisions Exemple 2 - Tâche à capacité fixe (suite) les ressources R2, R3 et R4 ont maintenant chacune 2,67h de travail sur la tâche 2 calcul du résultat •départ : 4 h pour 200% de ressources •calcul 1 : •combien de temps pour 100% de ressources? •pour 100% de ressource, la durée sera de 4 × 200% = 8 h •calcul 2 : •combien de temps pour 300% de ressources? •pour 300% de ressource, la durée sera de 8 / 300% = 2.67 h Explication •Données initiales : •Durée: 4h •Unités de ressources: 100% •Nombre de ressources: 2 •Travail total: 4h x 200% = 8h •Modification 2 •Nombre de ressources: 3  Durée = 8h / 300% = 2,67
  38. 38. Évaluation des prévisions Exemple 3 - Tâche à travail fixe Modification 3 : •modification du type de tâche à tâche à travail fixe (fixed work) •augmentation de la durée de la tâche 2 de 4 h à 6 h Résultat : •la durée de la tâche est augmentée de 2 h •l’utilisation des ressources R2 et R3 est modifié à 67% sur la tâche 2 augmentation de la durée de la tâche 2 de 4h à 6h l’utilisation des ressources R2 et R3 est modifié à 67%
  39. 39. Évaluation des prévisions Exemple 3 - Tâche à travail fixe (suite) les ressources R2 et R3 ont maintenant 4 h de travail sur la tâche 2 calcul du résultat •départ : 4 h pour 200% de ressources •calcul 1 : •combien de temps pour 100% de ressource? •pour 100% de ressource, la durée de départ est de 4 × 200% = 8 h •calcul 2 : •quel sera le % si 2 ressources travaillant 4 h (tâche à travail fixe) doivent effectuer une tâche d’une durée de 6 heures (12 h au total)? (elles ont toujours chacune 4h de travail à faire mais ont maintenant chacune 6h de temps disponible) •pour 200% de ressource, la durée sera de 8 / 12 = 66.67% Explication •Données initiales : •Durée: 4h •Unités de ressources: 100% •Nombre de ressources: 2 •Travail total: 4h x 200% = 8h •Modification 1 •Durée: 6h •Travail par ressource: 4h Unités de ressources: 4h / 6h = 0,67 (elles ont toujours 8h de travail total à faire (tâche à travail fixe) mais ont maintenant chacune 6h de temps disponible (12h au total) L’unité de ressource = 8h / 12h = 66,67%)
  40. 40. Évaluation des prévisions Exemple 4 - Tâche à travail fixe Modification 4 : •augmentation du nombre de ressources sur la tâche 2 •ajout de la ressource R4 (l’ordinateur fixe lui-même la disponibilité) Résultat : •la durée de la tâche 2 est diminuée de 1.33 h (4 h - 2.67 h = 1.33 h) •les ressources R2, R3 et R4 ont maintenant 2.67 h de travail sur la tâche 2 la durée de la tâche 2 est diminuée de 1.33 h ajout de la ressource R4 avec une disponibilité de 100%
  41. 41. Évaluation des prévisions Exemple 4 - Tâche à travail fixe (suite) les ressources R2, R3 et R4 ont maintenant 2.67 h de travail sur la tâche 2 calcul du résultat •départ : 4 h pour 200% de ressources •calcul 1 : •combien de temps pour 100% de ressources? •pour 100% de ressource, la durée sera de 4h × 200% = 8 h •calcul 2 : •combien de temps pour 300% de ressources? •pour 300% de ressource, la durée sera de 8 / 300% = 2.67 h Explication •Données initiales : •Durée: 4h •Unités de ressources: 100% •Nombre de ressources: 2 •Travail total: 4h x 200% = 8h •Modification 2 •Nombre de ressources: 3 Travail par ressource: 8h / 3 ressources = 2,67h
  42. 42. Évaluation des prévisions Exemple 5 - Tâche à durée fixe Modification 5 : •modification du type de tâche à tâche à durée fixe (fixed duration) •augmentation de la durée de la tâche 2 de 4 h à 6 h Résultat : •la durée de la tâche est augmentée de 2 h augmentation de la durée de la tâche 2 de 4h à 6 h l’utilisation des les ressources R2 et R3 est modifié à 100%
  43. 43. Évaluation des prévisions Exemple 5 - Tâche à durée fixe (suite) les ressources R2 et R3 ont maintenant 6h de travail sur la tâche 2 Aucun calcul n ’est associé à cette valeur de 6 h. C’est tout simplement que chaque ressource doit faire 6h de travail si elle fonctionne à un taux d’utilisation de 100% Aucun calcul n ’est associé à cette valeur de 6h. C’est tout simplement que chaque ressource fera 6h de travail si son unité est de 100%
  44. 44. Évaluation des prévisions Exemple 6 - Tâche à durée fixe Modification 6 : •augmentation du nombre de ressources sur la tâche 2 •ajout de la ressource R4 (l’ordinateur fixe lui-même la disponibilité) Résultat : •la durée de la tâche 2 est toujours de 4 heures •les ressources R2, R3 et R4 ont maintenant 4 h de travail sur la tâche 2 la durée de la tâche 2 est fixée à 4 h ajout de la ressource R4 avec une disponibilité de 66.7%% L’ajout de la ressource R4 modifie les unités de toutes les ressources à 66,7%
  45. 45. Évaluation des prévisions Exemple 6 - Tâche à durée fixe (suite) les ressources R2, R3 et R4 ont maintenant 2.67 h de travail sur la tâche 2 calcul du résultat •départ : 4 h pour 200% de ressources •calcul 1 : •combien de temps pour 100% de ressources? •pour 100% de ressource, la durée sera de 4 × 200% = 8 h •calcul 2 : •combien de taux d’utilisation (%) de ressources pour accomplir 8 heures de travail avec 3 ressources? •le temps de travail pour une ressource est de 8 heures / 3 = 2.67 h •donc le taux d’utilisation d’une ressource est de 2.6666 h / 4h = 66.7% Explication •Données initiales : •Durée: 4h •Unités de ressources: 100% •Nombre de ressources: 2 •Travail total: 4h x 200% = 8h •Modification 2 •Nombre de ressources: 3 Travail par ressource: 8h / 3 ressources = 2,67h Unités de ressources = 2,67h / 4h = 66,7%

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