Les consultants, peut-être même plus que les autres professions, connaissent une pression constante sur les délais. Quelques techniques et bonnes pratiques en matière de gestion du temps peuvent vous aider à faire face à la pression.

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Boostez votre efficacité personnelle
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2. Introduction
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3. Comme dans de nombreux métiers, mais peut-être encore plus qu'ailleurs, la
pression sur les délais est constante et intense dans le domaine du conseil
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Engagements pris vis-à-vis du client,
lui-même engagé vis-à-vis de son
management
Contraintes de
profitabilité (‘le
temps c’est de
l’argent’)
Nécessité de
concilier les travaux
pour les clients et les
taches ‘internes’

4. Il est communément admis qu’une bonne gestion de son temps vient avec
l’alignement des 3 catégories de tâches effectuées durant une journée de travail …
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Ce que l’on me
demande de faire
Ce que
j’aime faire
Ce qui est
important
Perte Sacrifice
Electron libre
Alignement des
3 catégories
Temps de se
recentrer sur ce qui
est important?
Avez-vous
choisi la bonne
voie?
Voulez-vous preparer ‘demain’ au detriment
d’’aujourd’hui’?
Cette condition, si elle est nécessaire, est
malheureusement loin d'être suffisante
et il n'est pas rare de voir les consultants
travailler plus de 60 heures par semaine

5. La gestion du temps reste un défi majeur dans le monde du conseil et le vieil adage
'qui va loin ménage sa monture' demeure sage au 21° siècle
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Les cabinets ont intérêt à retenir les consultants avec 3-5
ans d'expérience puisqu'ils offrent le meilleur rapport
coût / taux de facturation.
Or c'est plus difficile à faire lorsque ces derniers, épuisés,
quittent le cabinet après 2 voire 3 ans
Les clients ont tout intérêt à avoir en face d'eux des
personnes en pleine possession de leurs moyens, qui
réfléchissent avec recul et opèrent avec un niveau de
stress acceptable.
Or, cela devient de plus en plus difficile à mesure que les
horaires s’accumulent.
Les consultants eux-mêmes ont tout intérêt,
personnellement mais également professionnellement,
parce que c'est bon notamment pour conserver leur
engagement et leur motivation à un niveau élevé, à
réussir à maintenir un bon équilibre entre horaires de
travail et vie privée

6. Cette convergence d'intérêt n'empêche malheureusement pas des comportements à
tout le moins excessifs, pour ne pas dire aberrants | les clients
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… ou qui tiennent 5 à 6h de réunions
tous les jours pour revenir
constamment sur l'approche, ne
laissant que la nuit à l'équipe de
conseil pour la mettre en œuvre,
sachant que le lendemain les priorités
et les orientations auront changé
Des clients qui organisent des points
d'avancement le vendredi de 20h à
22h, suivis d'un autre le lundi matin
à 8h pour voir comment les choses
ont avancé pendant le week-end,
durant lequel les équipes, avec leur
accord, n'ont pas travaillé …

7. Cette convergence d'intérêt n'empêche malheureusement pas des comportements à
tout le moins excessifs, pour ne pas dire aberrant | les associés ou les cabinets
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Des associés qui s'engagent à livrer des
études ou des documents gratuitement
au client sur des sujets très éloignés des
compétences habituelles du cabinet, en
allouant sur le sujet un stagiaire sommé
de se débrouiller tout seul

8. Cette convergence d'intérêt n'empêche malheureusement pas des comportements à
tout le moins excessifs, pour ne pas dire aberrants | les consultants eux-mêmes
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… des consultants qui partent
tard parce que ça fait bien et
que décidément la blague 'j'ai
pris mon après-midi, je pars à
18h' est un indémodable
Des managers qui imposent des
horaires démentiels aux équipes en
leur interdisant de quitter les locaux
du client avant eux mais qui passent
2 à 3 heures par jour à régler des
problèmes personnels …

9. La procrastination guettant chacun d’entre nous, optimiser son efficacité personnelle
est une nécessité
Pour
accomplir
plus de
choses dans
un même
temps
Pour
accomplir
la même
quantité de
travail plus
rapidement
Pour
accomplir
plus de
choses plus
rapidement
Cela passe en premier lieu par une meilleure
gestion du temps, au niveau individuel
comme au niveau de l'équipe.
Phase 1
Diagnostic
Phase 2
Actions
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10. Améliorer son efficacité au
niveau individuel
Diagnostic
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11. Améliorer sa gestion du temps implique une nécessaire phase d’analyse et de
diagnostic
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Collecter les temps
réels (sur une
semaine)
02
Comparer ‘théorie’
et ‘réel’03
Etablir une grille de
temps ‘théorique’01
Définissez votre
schéma cible04
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12. ▪ Training
▪ Contrôle
▪ Evaluation
▪ …
Tâches spécifiques à votre
descriptif de poste
▪ Meetings
▪ E-mail & coups de fil
▪ Conversations
▪ …
Votre organisation personnelle
▪ Lunch & pauses café
▪ Affaires personnelles
▪ …
Etablissez une grille de temps ‘théorique’ en incluant systématiquement les tâches et
contraintes personnelles, afin d’avoir une vision exhaustive
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Perso
Environ
ment
Equipe
Tâches
perso
# heures par jour
ou semaine
# heures par jour
ou semaine
# heures par jour
ou semaine
# heures par jour
ou semaine
Il est nécessaire de
fixer le total par jour
ou par semaine à un
niveau acceptable
pour vous, compte
tenu de vos
contraintes
personnelles et de ce
que vous jugez
adapté pour
ménager votre
équilibre et votre
santé
Total

13. Collectez les temps réellement passés, en essayant de vous souvenir, heure par
heure, de vos activités pour chaque jour de la semaine
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8:00 à
11:00
11:00 à
14:00
14:00 à
17:00
17:00 à
20:00
Day 1
Description DuréeCatégorie
Procédez à cet exercice durant une
période assez longue (1 à 2 semaines) et
représentative de vos activités habituelles

14. Comparez théorie et réalité afin de determiner si des actions correctrices doivent
être entreprises
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Total réel inférieur à votre
limite mais la répartition
du temps n’est pas ce que
vous attendiez
Les proportions par
catégorie sont respectées
mais le total est nettement
supérieur à votre limite
Total et répartition ne sont
pas du tout ce que vous
attendiez
Total réel et répartition
sont conformes à ce que
vous attendiez
Prenez des actions pour
améliorer votre efficacité
personnelle via une large
palette de techniques

15. Améliorer son efficacité au
niveau individuel
Actions
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16. Fixez vos objectifs d’amélioration et boostez votre efficacité en combinant 3
techniques
Répartir mieux votre temps
Faire les choses plus
efficacement
Suivre votre temps
1
2
3
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17. Faire les choses plus vite et plus efficacement
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Développez votre vitesse
de lecture* et de frappe
et utilisez au maximum
des templates
Utilisez un système
rigoureux de classement
des objets et des
documents pour les
retrouver rapidement
Tirez profit de tous les
temps morts
(déplacements, attente)
pour lire ou revoir des
documents non
confidentiels
Soyez toujours préparés
pour faire les choses
bien du premier coup
*http://fourhourworkweek.com/2009/07/30/speed-reading-and-accelerated-learning/

18. Choisir consciemment et volontairement ce qui vaut le coup d’être fait, dans
quel ordre et en combien de temps
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Allouez un ordre de priorité
chaque tâche et décidez
comment vous allez les
traiter pour maximiser le
travail accompli
Outil: matrice d’Eisenhower
Notez toutes les taches que
vous devez exécuter et
catégorisez-les
Outil: matrice
d’Eisenhower
03
Catégorisez les tâches
Priorisez les tâches
Sur la base de la liste de
taches priorisées,
établissez un planning
(quotidien & plus long
terme)
Outils: to do list &
workplan
Etablissez un planning
En gardant en mémoire
que le but n’est pas tant
de lister les taches que de
les accomplir
effectivement
0
2
01

19. Noter toutes les taches que vous devez exécuter et les catégoriser
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Ui UI
ui uI
Notez vos tâches du jour sur des
post-it
Ventilez vos taches en 4
catégories:
▪ U: urgent
▪ u: non urgent
▪ I: important
▪ i: non important
Essayez de vous limiter à 8
tâches par catégorie: avant d’en
ajouter une nouvelle, effectuez
une tâche importante d’abord.
U: urgent
Tâches à effectuer rapidement car
un engagement a été pris
u: non urgent
Tâches sans contraintes de temps
(du moins dans l’immédiat)
I: important
Tâches à fort enjeu (positif si
effectuées, négatif sinon)
i: non important
Tâches à enjeu faible (en positif ou
en négatif)
Eisenhower matrix

20. Allouer un ordre de priorité chaque tâche et décider comment vous allez les
traiter pour maximiser le travail accompli
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1
2
3
5
4
Ui UI
ui uI
Je délègue
Je retarde
Je fais si j’ai le temps et
l’envie
J’abandonne
Je retarde
Je délègue
Je fais si j’ai le temps et
l’envie
Je fais
Je me fais aider
J’améliore mon efficacité
Je plannifie
Je commence ASAP
Je délègue
J’améliore mon efficacité
Je délègue

21. Sur la base de la liste priorisée, établir chaque jour un planning quotidien (ou
to do list)
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UI
uI
Ui
ui
# de priorité
Description
Durée
Total
Date
Pour cela il faut que vous développiez
votre capacité à estimer le temps que
vous prend chaque tâche (au démarrage,
vous pouvez prendre un coefficient de
sécurité)

22. En commençant par les ‘gros morceaux’ et en rajoutant les autres éléments
élaborer une trajectoire à plus long terme, qui alimente au fur et à mesure le
planning quotidien
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Activité 1
Activité 2
Activité 3
Activité 1
Activité 2
Activité 3
Liste de tâches Workplan
To do list quotidienne
La plupart des techniques
permettant d’améliorer la gestion
du temps ont été
‘institutionnalisées’ dans les outils
de project management

23. A intervalle régulier, assurez-vous que vous avez effectivement fait ce qui était
prévu et si ce n’est pas le cas, prenez les mesures de correction qui s’imposent
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# Tâche Catégorie Criticité Deadline Statut Commentaire
001 Assignment A En cours
002 Fait
003
Pas
commencé
004 En attente
Haute Moyenne Basse

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Consultorama