Conférence de Miguel Membrado lors du salon Intranet & RSE 2015 - Présentation de la méthodologie Get Collaboration Done! (tm) permettant l'adoption réelle de comportements collaboratifs et la conduite du changement lors de déploiements de solution comme Google Apps ou Office 365. Retour d'expérience chez Solvay.

1. Non, les formations ne suffisent pas à faire
adopter une plateforme collaborative :
enseignements terrain de déploiements de
transformation des usages
Atelier Kimind - Salon Intranet & RSE 2015

2. Collaboration Sociale
● Garantir l’adoption des
pratiques de travail
collaboratif (toutes solutions)
Transformation numérique
● Accroître la performance des
individus et des organisations
Ville intelligente
● Simplifier la relation citoyen
et son écosystème
Experts du cloud
● Migration, déploiement et
formations autour d’Office 365
et de Yammer
Conduite du changement
● Méthodologie pragmatique et
agile dédiée aux utilisateurs
Solution complète
● Solution intégrée et clé en
main prenant tous vos besoins
en compte
Notre promesse : 20 à 25% de gains de productivité

3. Grande expérience des pratiques collaboratives
● 15 années de retours d’expérience dans
la transformation des pratiques de
travail collaboratifs
o Mayetic (2000-2005)
 14.000 organizations, 250.000 users, 90 pays
o Kimind/Cloudlivia (2007-present)
 +100 clients, +60.000 utilisateurs

4. Deux suites Collaboratives majeures du marché
● Google GMail
● Google Drive
● Google Docs
● Google Sites
● Google+
● Outlook Web Apps
● OneDrive for Business
● Office online
● SharePoint online
● Yammer
Enjeu : Appropriation > Adoption > Transformation des pratiques de travail
Objectif : Meilleure performance de travail individuel et collectif (efficacité + productivité)
Seule une “transformation” réelle permet d’atteindre l’objectif de performance

5. ● Les formations aux outils ne sont pas efficaces
● L’effort pour apprendre un nouvel outil est trop élevé et
s’accompagne d’une sensation de risque d’échec
● Les utilisateurs préfèrent rester dans leur zone de confort pour
délivrer leur travail au quotidien
● S’il n’y a pas de motivation immédiate et individuelle, il n’y a
pas d’effort fourni
● L’intérêt collectif n’est pas pris en compte comme objectif
premier du changement
Quelques constats terrain

6. ● Les utilisateurs doivent constater les bénéfices
pour eux-même, dans leur travail quotidien
La transformation doit se faire
à travers les processus métier
La dissémination de l’usage doit se faire
à travers l’adoption par les pairs
Notre proposition de valeur
1
2

7. Approche conduite du changement classique
Communication
Formations outil
Accès à une plate-forme d’e-learning
Mise en pratique par les utilisateurs eux-mêmes
Courbe d’adoption dans le temps

8. Méthode Get Collaboration Done!(™) de Kimind
Communication Projet
Accès à une plate-forme d’e-learning
Use Cases
métiers
Formation Business
Cases métiers
Amorçage Groupe
d’utilisateurs pilote
Accès aux Best Practices métier
Transformation
Complète
Courbe d’adoption dans le temps
déclic

9. Approche Virale
Transformation globale
Propulsion
2 Interviews13

10. Approche métier d’amorçage
1 2 3 4 5 6
T0 T+1 T+2 T+5 T+6

11. Approches (Métier + Viral) = Transformation
● Combiner une approche métier et une approche virale de
dissémination est le facteur clé de succès pour garantir une
transformation globale des pratiques de travail
o les utilisateurs apprennent à travers la transformation de leurs processus de
travail quotidien, minute après minute
o les utilisateurs impliqués dans les processus transformés apprennent par
imprégnation et peuvent reproduire les transformations pour leurs propres
besoins
o les success stories sont remontées par les utilisateurs eux-mêmes et participent à
la dissémination virale avec beaucoup plus d’impact

12. Retour d’expérience
Groupe Solvay - Engineering Plastics

13. Phase d’amorçage
● Business unit répartie sur trois continents
● 5 mois de travail
● 25 personnes interviewées
● 15 use cases génériques et 73 business cases
● 22 groupes de travail = pilote d’amorçage de 100 personnes
o formation aux business cases par groupe, coaching, support, animation, suivi
o mise en production immédiate des processus et suivi pendant deux mois pleins
● Quelques métriques
o 95% sont convaincus que les outils les aideront dans leurs tâches quotidiennes
o 71% sont convaincus qu’ils seront plus productifs
o multiplication par 10 du nombre de documents partagés
● Gain de productivité exprimé : jusqu’à ½ journée par semaine
● Transformation globale initiée
● Réplication sur autres business units avec transfert de compétence

14. Socio-metriques par profils utilisateurs
+87%-37%
+22%
-12%

15. Gains reconnus
● Qualité
o plus de contrôle
o meilleure responsabilisation
o plus de visibilité
o moins de traçage
o plus de collaboration
o hiérarchie moins pesante
● Quantité
o “½ journée gagnée par semaine”
 =42mn/jour
o “plusieurs mminutes/j économisées”
 ̴10mn/day
o plus de productivité et d’efficacité
o cycles de décision plus rapide
Exemple de ROI extrapolé sur 400 employés

16. Quelques verbatims
“J’ai gagné ½ journée par semaine de temps de travail”
“Je gagne quelques dizaines de minutes par jour
à ne plus faire d’uploads/downloads de fichiers”
“Je me sens responsabilisée”
“La traçabilité des modifications libère de la pression hiérarchique”
“j’ai réduit de manière drastique le nombre d’emails et de
versions de fichiers échangés pour collecter les données
de mes quinze collaborateurs de par le monde”
“Je dirais que je gagne au moins 10% de mon
temps que je peux réinvestir ailleurs”

17. Questions ?
pour me contacter :
Miguel Membrado
Expert Social Collaboration & Digital Transformation
membrado@kimind.com
06 30 75 19 33
http://www.kimind.fr