28mai09 csa internet

Club Stratégies Achat

Interventions sur les procédures d’achats
publics et privées

Club Stratégie Achat
2ème Convention d’Affaires du Réseau Régional des Pépinières d’Entreprises
28 mai 2009


Interventions sur les procédures
d’achats publics et privées

2ème Convention d’Affaires
du Réseau Régional des Pépinières d’Entreprises

LES ACHATS: UN VECTEUR MAJEUR POUR L’ENTREPRISE
PROFIT, CROISSANCE et PERFORMANCE!

Achats Entreprises Privées

Yvon LAPORTE,
membre associé CSA
12 ans d’expérience dans l’achat international
du secteur automobile (CONTINENTAL)

Présentation 28 mai 2009 – Convention d’affaires réseau régional des pépinières d’entreprises

LES ACHATS: UN VECTEUR MAJEUR POUR L’ENTREPRISE
PROFIT, CROISSANCE et PERFORMANCE!

Reactivité
Flexibilité
Gain de parts de marchés Innovation
et de nouveaux marchés
Support client mondial
Influence sur la strategie

DES IMPACTS MAJEURS

Forte Contribution au Impact Image et
Résultat Financier Performance

Le plus grand contributeur au C.A. Qualité et Fiabilité élevées
Objectifs de productivité Livraison dans les délais
Faibles coûts de non conformité Technos à l’état de l’art
Sourcing dans pays à faible coût Processus à l’état de l’art

FOURNISSEURS
FOURNISSEURS LA PLUS IMPORTANTE RESSOURCE DU CLIENT
LA PLUS IMPORTANTE RESSOURCE DU CLIENT
LES ACHATS DOIVENT GERER EFFICACEMENT CETTE RESSOURCE
LES ACHATS DOIVENT GERER EFFICACEMENT CETTE RESSOURCE


MISSION DE L’ACHETEUR

APPORTER LA MEILLEURE PERFORMANCE POSSIBLE A L’ENTREPRISE EN:

Réduisant au mieux le Coût Total
Réduisant au mieux le Coût Total Diminuant autant que possible
Diminuant autant que possible
d’Acquisition / Utilisation
d’Acquisition / Utilisation les risques associés
les risques associés
(pour la matière, les composants, les
(pour la matière, les composants, les (délai de livraison, quantité, qualité,
(délai de livraison, quantité, qualité,
marchandises, les services, les
marchandises, les services, les performance, support technique…)
performance, support technique…)
investissements….)
investissements….)

Réduire les prix peut conduire parfois à accroître les risques

Les Achats doivent en permanence optimiser et gérer ces 2 enjeux

Les Prix sont généralement le point de focalisation des Acheteurs
mais pas toujours, d’autres points de focalisation peuvent être :
•les délais très courts,
•la réactivité et la flexibilité des fournisseurs,
•un très haut niveau de qualité,
•la recherche de Fournisseurs innovants….


MISSION DE L’ACHETEUR

Surveiller les opportunités qu'offre le marché fournisseur

Stimuler la concurrence

Agir vis-à-vis des fournisseurs dans la transparence, l'éthique et l'égalité
de traitement.

Obtenir les propositions de variantes des fournisseurs susceptibles
d'améliorer l’Achat (coûts, la qualité, délai, service…)

Négocier les propositions des fournisseurs en s'assurant de la qualité
technique des offres et de façon à les amener à leur meilleur potentiel
technico-économique et à la meilleure adéquation avec le besoin.


IDENTIFIER l’ORGANISATION ACHAT DU SITE

Direction GENERALE

Direction ACHATS

Acheteurs Acheteurs Acheteurs Développement Qualité
Projet Familles “Produits” Fournisseur Fournisseur

Site A

Site B

Site C


IDENTIFIER L’ORGANISATION ACHAT

Décentralisée Décentralisée avec
coordination centrale
•Actions et négociations sont menées
•Actions et négociations sont menées •Effet moyen de globalisation
•Effet moyen de globalisation
indépendamment
indépendamment •Négociations centrales en adéquation
•Négociations centrales en adéquation
•Plus proche des clients internes et des
•Plus proche des clients internes et des avec les besoins locaux
avec les besoins locaux
décisions
décisions •Globalisation moyenne en face du marché
•Globalisation moyenne en face du marché
•Orientation vers les besoins locaux
•Orientation vers les besoins locaux •Risque de re-négociations locales
•Risque de re-négociations locales
•Négociations locales. Pas d’effet de volumes,
•Négociations locales. Pas d’effet de volumes,
pas d’échanges expériences et capitalisation
pas d’échanges expériences et capitalisation

Décentralisée avec Entièrement centralisé
coordination
•Peu de globalisation
•Peu de globalisation •Une seule voix en face des fournisseurs
•Une seule voix en face des fournisseurs
•Négociations possibles mais sites
•Négociations possibles mais sites
autonomes dans leur décision
autonomes dans leur décision •Négociations centrales
•Négociations centrales
•Plus près des clients internes
•Plus près des clients internes •Approvisionnements locaux
•Approvisionnements locaux
•Partage d’informations et expérience
•Partage d’informations et expérience •Bonne globalisation en face du marché
•Bonne globalisation en face du marché
•Peu d’effet de volumes avec une seule voix
•Peu d’effet de volumes avec une seule voix •Eloignement des clients
•Eloignement des clients
face aux fournisseurs
face aux fournisseurs
•Pas d’obligation de coopérer •Les contraintes locales peuvent être ignorées
•Les contraintes locales peuvent être ignorées
•Pas d’obligation de coopérer


LES DIFFERENTS PROCESSUS D’ACHAT

Sourcing Procurement administration

Intelli Adm et
Processus Sélection Evaluation
Strategie Politique gence Evaluation Gestion
AO de Négociation Contrat Production Livraison et
de éco et proposition fournisseur des
de réponse Dévelopmt
sourcing sourcing veille avenants


PROCESSUS CONSULTATION / OFFRES : POINTS MAJEURS

OBJET Description fonctionnelle du besoin (description de l’offre)
et de l’environnement (produit, prestation)

REFERENTIEL DOCUMENTS CDC, plans, Normes, Règlementations etc.
CGA (Cond. Générales Achat), Questionnaires (qualité, achat)

Durée de vie de l’affaire y compris les aspects “après-vente”
Date limite de réponse, de décision
PLANNING, DELAIS Etapes clé intermédiaires et délivrables correspondants
Réserves si définition “insuffisante” ou dépendance,
Pénalités de retard, etc.

Quantité suivant les périodes/années, quantité ferme ou prévisionnelle,
VOLUMES capacité de production, flexibilité, etc.

OBJECTIFS Qualité, réactivité/flexibilité, productivité

Modalités et régles de qualification, de contrôle à la réception. Moyens et
QUALIFICATION RECETTES processus de mesure, niveau de refus
par critère, défauts acceptables, etc.

SOUS TRAITANCE Autorisée ou non, qualification des S/T


PROCESSUS CONSULTATION / OFFRES : POINTS MAJEURS

Prix: modalités de révision, impact volume/quantité, impact devises
Conditions de paiement , Incoterms
PRIX
Modalités de paiement et de propriété des développements, des outillages,
Paiement de frais et charges spécifiques

Attribution Propriété intellectuelle, utilisation de brevets, règles (accord) de
CONFIDENTIALITE confidentialité...

Points spécifiques tels que:
DIVERS - intégration dans équipe projet client
- spécifications d’emballage et transport,
- modalités livraison (juste à temps, stock de consignation)

CONTRAT Départ, durée, fin , tacite reconduction, modalités de résiliation, etc.

GARANTIE Durée, conditions d’applications

ASSURANCES Quels types, garanties, couverture

JURIDICTION Lieu, langue, modalités d’arbitrage et référentiels


LES DOCUMENTS d’ACHAT

Commandes
Demande Demande Contrats
Réception Facture
d’Investissement d’Achats Conditions de
Paiement

Commande =
seul document d’engagement
(avec le Contrat)

Processus de Validation à chaque étape Levée des
réserves
Management Finance Achats Divers si nécessaire

Utilisateur/ Comptabilité
Technicien/Utilisateur Acheteur
Fournisseur Fournisseurs


PROCESSUS DE CHOIX DU FOURNISSEUR

Un processus de décision transfonctionnel

Evaluation Qualité*
Evaluation Qualité*
Stratégie Achats
Stratégie Achats
Evaluation Appros*
Evaluation Appros*

Evaluation Achats*
Evaluation Achats*
Coût Total d’acquisition
Coût Total d’acquisition
Evaluation Technique*
Evaluation Technique*

Statut marché
Statut marché
(mondial)
(mondial)

Evaluation des
Evaluation des
Fournisseurs
Fournisseurs
Statut Technologie
Statut Technologie
“Roadmap”
“Roadmap”

Analyse contraintes
Analyse contraintes
Clients
Evaluation des risques Clients
Evaluation des risques
Pérennité Fournisseurs, Techniques...
Pérennité Fournisseurs, Techniques...
* Générale et spécifique à l’Affaire concernée


PROCESSUS EVALUATION & SUIVI PERFORMANCE
FOURNISSEURS

OBJECTIF PROCESSUS : Améliorer de façon continue la performance des Fournisseurs
pour sélectionner et ne travailler qu’avec les meilleurs (Best in Class)!

Processus structuré et transfonctionnel (Technique, Appros, Qualité, Achats)
piloté par les Achats

CRITERES (Exemples)
QUALITE ACHATS
- Performance qualité livraisons - Performance coût total
- Système assurance qualité - Mesures de réduction de coût
- Accords et engagements qualité - Réalisation demandes stratégiques
- Coopération et service - Coopération et service

CLASSIFICATION

TECHNIQUE Résultats LOGISTIQUE/APPROS
- Performance technologique - Respect des délais de livraison
- Réalisation des demandes - Strategie et systèmes
- Correspondance avec notre logistiques du Fournisseur
stratégie technologie - Coopération et service
- Coopération et service - Protection de l’environnement


PROCESSUS EVALUATION & SUIVI PERFORMANCE
FOURNISSEURS

(exemple)

Catégorie Score Total Classification Action

A >75 Préféré

B 60-74 Acceptable Plan d’action requis
C 40-59 Limité 1an pour passer cat.B
Plan d’action impératif

D <40 Dessourcé


PROCESSUS GESTION DU PANEL FOURNISSEUR

• Application de stratégies d’achats par famille technologique

• Concentration des achats auprès d’un nombre réduit de
fournisseurs (le panel), robustes, fiables et compétitifs

• Mise en concurrence des fournisseurs

• Recherche permanente de sources innovantes et performantes

• Plans de progrès de performance (qualité, ponctualité,
réactivité, productivité... ) chez les fournisseurs


PROCESSUS GESTION DU PANEL FOURNISSEUR

Achats publics

Véronique CASAGRANDE,
Acheteur marchés publics – Chambre de
Commerce et d’Industrie de Toulouse


COMMANDE PUBLIQUE

Les 3 grands principes de la commande publique
(article 1er du Code des Marchés Publics) :

Liberté d’accès à la commande publique

Egalité de traitement des candidats

Transparence des procédures


COMMANDE PUBLIQUE

Ces principes permettent d’assurer :

L’efficacité de la commande publique

La bonne utilisation des deniers publics


PRINCIPES DE LA COMMANDE PUBLIQUE

Ces principes exigent :

Une définition préalable des besoins
Une gestion prévisionnelle des achats
Le choix de la meilleure procédure
Le respect des obligations de publicité et de mise en
concurrence
Le choix de l’offre économiquement la plus
avantageuse


CODE DES MARCHES PUBLICS

Le Code des Marchés Publics distingue deux types de personnes
publiques pour les besoins en matière de fournitures, de services et
de travaux :

Les pouvoirs adjudicateurs :
l’Etat et ses établissements publics autres que ceux ayant un
caractère industriel et commercial
les collectivités territoriales et leurs établissements publics

Les entités adjudicatrices sont des pouvoirs adjudicateurs lorsqu’ils
agissent en tant qu’opérateurs de réseaux (eau, électricité, gaz,
transports, services postaux)


CODE DES MARCHES PUBLICS

Deux types de procédure, « Adaptée » ou « Formalisée »,
en fonction des seuils différents et selon :

La personne publique
Le type d’achat

Procédure Adaptée (MAPA) Procédure Formalisée

Fournitures et services

Administrations Etatiques de 0 à 133 000 € > à 133 000 €
Collectivités territoriales de 0 à 206 000 € > à 206 000 €
Entités adjudicatrices de 0 à 412 000 € > à 412 000 €

Travaux

Pour toutes les personnes de 0 à 5 150 000 € > à 5 150 000 €
publiques


PROCEDURES MARCHES PUBLICS

LES DIFFERENTES PROCEDURES : la Procédure Adaptée

Lorsque le marché se situe en dessous des seuils des procédures
formalisées, la personne publique utilisera la procédure adaptée.

C’est une procédure plus allégée, où la négociation est possible (elle
permettra ainsi d’adapter l’offre à la demande)


PROCEDURES MARCHES PUBLICS

LES DIFFERENTES PROCEDURES : la Procédure Formalisée

A.O.O ou A.O.R (Appel d’Offre Ouvert ou Restreint) :
l’Acheteur Public choisit l’attributaire sur la base de critères objectifs clairement
définis dans les documents de la consultation
Pas de négociation possible avec les candidats

Marché Négocié :
Négociation (encadrée) au cours de laquelle l’Acheteur Public négocie les
conditions du marché sans en changer l’objet, avec un ou plusieurs opérateurs
économiques

Dialogue Compétitif :
l’Acheteur Public conduit un dialogue avec les candidats admis à y participer
en vue de définir ou de développer une ou plusieurs solutions
de nature à répondre à ses besoins
et sur la base de laquelle les participants aux dialogue
seront invités à remettre une offre.


NEGOCIATION FOURNISSEUR MARCHES PUBLICS

LA NEGOCIATION

La négociation, lorsqu’elle est possible, est très encadrée ;
elle permet uniquement d’adapter l’offre à la demande

Les modifications seront substantielles
Les candidats sont traités de la même manière (durée,
informations, délai de remise nouvelle offre…)
La confidentialité est respectée
Les points traités sont le prix, le délai, la qualité, la quantité, les
garanties
Les critères de jugement des offres énoncées dans la
consultation ne changent pas


PROCEDURES DE CONSULTATION

LE DOSSIER DE CONSULTATION : les documents constitutifs

Les documents règlementaires :
Ces documents sont utilisés lors de la passation des marchés ; ils servent au
respect des principes de la base de la règlementation :

l’Avis de Publicité

le Règlement de la Consultation :document qui détermine les conditions
de la consultation, qui donne les indications nécessaires aux candidats qui
remettent une candidature et une offre (critères de jugement, date de remise
des offres…)

le Rapport de Présentation




Les documents généraux (non fournis)

le Code des Marchés Publics

le CCAG (Cahier des Clauses Administratives Générales) :
4 catégories : travaux, fournitures courantes et services, prestations
intellectuelles, marchés industriels

le CCTG (Cahier des Clauses Techniques Générales)




Les documents particuliers

le CCAP (Cahier des Clauses Administratives Particulières) qui fixe les
dispositions propres à chaque marché

le CCTP (Cahier des Clauses Techniques Particulières) qui définit
précisément le besoin et les prescriptions techniques

l’Acte d’Engagement ou DC8 : document signé dans lequel le candidat
s’engage sur les conditions du marché (prix, délai…). Cette pièce est
également signée par la personne publique




Les documents particuliers
le Bordereau de Prix pour des marchés à bons de commandes avec prix*

la Décomposition du Prix Global et Forfaitaire pour des marchés à prix
forfaitaires*

le Devis Quantitatif Estimatif pour des marchés à bons de commande
permettant à l’Acheteur de comparer ses prix* sur la base d’estimatif

divers documents comme des plans, schémas…

*Prix exprimés en € HT


LES OBLIGATIONS DE L’ACHETEUR PUBLIC

Sous peine de sanction, l’Acheteur Public ne peut pas :

Faire de préférence locale,

Orienter le cahier des charges pour permettre à une seule
entreprise de répondre

Favoriser un candidat par rapport à un autre


LES OBLIGATIONS DE L’ACHETEUR PUBLIC

L’Acheteur Public doit :

Respecter les procédures internes et les règles du Code
des Marchés Publics
Respecter des seuils selon les types d’achat,
Respecter des délais (parfois longs)
Emettre des avis de publicité (BOAMP, JAL, site de
dématérialisation, site Internet de l’entité publique)
Fixer des critères de sélection de jugement par écrit
Faire un rapport d’analyse des candidatures et des offres


QUELQUES POINTS IMPORTANTS

Les marchés ou accords-cadres d’un montant ≥ 20 000 € HT sont
passés sous forme écrite

Tout marché ou accord-cadre est notifié à l’attributaire retenu

Tout marché ou accord-cadre est notifié avant le début de
l’exécution du marché

L’attributaire d’un marché peut demander une avance de 20%
du montant total pour un marché supérieur à 50 000 € HT
et dont le délai d’exécution est supérieur à 2 mois
(Attention : elle doit être mentionnée dans l’Acte d’Engagement)


QUELQUES POINTS IMPORTANTS

Les délais globaux de paiement :

Etat et Etablissements Publics
30 jours :
- 35 jours au 01/01/2010
- 30 jours au 01/07/2010

Collectivités Territoriales
40 jours

Etablissements Publics de Santé
50 jours

Tout marché ou accord-cadre peut comporter des éléments à caractère social
ou environnemental avec objectifs de développement durable



CONSEILS et RECOMMANDATIONS

Richard GABRY,
Responsable du Service Achats & Commande
Publique - TISSEO


PHASE SOURCING

SE FAIRE CONNAITRE

Etre visible sur des supports de communication (Internet, etc.)

Identifier les bons interlocuteurs (quel est le processus
décisionnaire)

Savoir « vendre » son activité, ses points forts

Etre à l’écoute des informations reçues (rebondir sur les points clés)

Démontrer ses avantages
concurrentiels(innovation/différenciation)

Comprendre la Politique Achat de l’entreprise donneur d’ordre

Connaître le processus d’homologation de l’entreprise


PHASE SOURCING

SE FAIRE REFERENCER

Les solutions online (consulter les sites internet – répondre aux
questionnaires en ligne)

Les questionnaires d’audit fournisseur

L’éthique des achats – confidentialité

Présenter ses références clients ou détailler son CV

Etre fournisseur de second rang

La notion de fournisseur « préféré »

Les accords-cadres


PHASE PROCUREMENT

LES APPELS D’OFFRE PRIVES

Etablir une offre claire et précise

Répondre aux questions posées de façon structurée (une question
égale une réponse)

Eviter les documents standards qui présentent des réponses à
identifier

Savoir proposer des plans de progrès continus (évolutions en
cours ou démarches initiées)

Détailler son offre de prix (être compétitif dès la première offre)

Mesurer le temps à allouer : répondre à l’appel d’offre et aux
questions posées, être présent aux négociations, etc.


PHASE PROCUREMENT

LES MARCHES PUBLICS

Comprendre les Avis d’Appel Public à Concurrence (quelle procédure,
etc.)
Savoir se regrouper pour répondre aux besoins exprimés
Savoir identifier les critères de sélection des candidatures
Joindre l’ensemble des documents demandés (attention au minimum de
capacité)
Renseigner la totalité des bordereaux de prix
Mettre en avant les réponses sur les éléments qui seront évalués dans
la notation
Respecter les délais de réponse
Demander les raisons d’un éventuel rejet de l’offre
(améliorer les prochaines réponses)


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