Dt imex america_2014

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Dt imex america_2014

  1. 1. -1- uide Salon IMEX America October 14-16, 2014 DOSSIER TECHNIQUE CONTACT Anne-Sophie Rabreaud Manager - Meeting & Incentive Department Atout France USA Tel: 1-212-745-0961 anne-sophie.rabreaud@atout-france.fr ATOUT FRANCE ETATS-UNIS
  2. 2. -2- SOMMAIRE 1- POURQUOI PARTICIPER? p.3 - Un salon qui a fait ses preuves - Les chiffres-clefs du salon - Des hosted buyers ciblés - Des partenariats clefs - Las Vegas, une destination attractive - Le Pavillon France en 2013 2- INFORMATIONS SUR LE SALON p.7 - Organisateur - Renseignements pratiques - Programme éducationnel en marge du salon 3- PAVILLON FRANCE p.9 - Un emplacement central - Nombre de modules disponibles - Animations - Communication 4- INFORMATIONS PRATIQUES p.16 - Transport aérien Air France - Hébergement sur place - Documentation 5- COUTS DE PARTICIPATION p.18 - Tarifs - Le coût inclut - Inscriptions - Modalités d’annulation
  3. 3. -3- 1- POURQUOI PARTICIPER? UN SALON QUI A FAIT SES PREUVES Après 3 éditions à Las Vegas, IMEX America est reconnu par toute l’industrie comme étant le salon incontournable sur le continent Nord-Américain.* Selon une étude effectuée auprès de 1,000 hosted buyers ayant participé à l’édition 2012, $3.3 milliards de chiffres d’affaires ont été générés ou espérés au cours du salon, soit 17.5% de plus que l’année précédente. * Sources : DCI – Winning strategies, Meetings & Conventions LES CHIFFRES-CLEFS DU SALON EN 2013  9 684 participants au total  Augmentation de 16.5% du nombre de participants au total (par rapport à 2012)  2 691 hosted buyers provenant de 40 pays  50 000 rendez-vous préprogrammés (augmentation de 27% par rapport à 2012)  9 500 buyers ayant participé aux rendez-vous de groupe  28 900 m² de surface totale d’exposition  2 694 exposants en provenance de 150 pays soit une augmentation de 12% par  Représentant majoritairement des destinations (67%) ou des chaines hôtelières (20%)  200 événements organisés par les exposants
  4. 4. -4- DES HOSTED BUYERS CIBLES En 2013, 2,691 hosted buyers en provenance de 40 pays ont participé à IMEX America, soit 12% de plus qu’en 2012 dont: Hosted Buyers By Destination - Top Ten Countries U.S. 72% Canada 5.5% UK 4.5% Brazil 4% China 2.5% Germany 2% Mexico 1.5% India 1.5% Australia 1% Argentina 1% Other 4.5% Des statistiques plus détaillées sur le profil des participants à l’édition 2013 d’IMEX America sont disponibles ici.
  5. 5. -5- DES PARTENARIATS CLEFS Outre la bonne réputation de son équivalent à Francfort, le succès d’IMEX America est également dû aux partenariats clefs avec toutes les associations leaders dans l’industrie, telles que : - MPI, principal fournisseur de programmes éducationnels et partenaire stratégique exclusif - SITE - DMAI (sponsor officiel du salon) - PCMA, ICCA, ASAE, ACTE, etc IMEX s’est également associé aux organisations leaders dans l’industrie, telles que CNTV Cvent, Experient, GES, HCIBS, Meet Green - Official Sustainability Consultant, Show Gear, etc. LAS VEGAS, UNE DESTINATION ATTRACTIVE Las Vegas est la 8ème destination la plus visitée aux Etats-Unis. Son offre en termes d’hôtels, de restaurants, de spectacles et casinos rendent la destination très attractive. Quelques chiffres* : - 380,000 employés dans l’industrie touristique - 22,027 meetings, conventions et programmes incentives organisés par an, pour des groupes de 10 à 100 000 personnes; - + de 10.6 million sqft (environ 1,06 million m2) d’espace d’exposition, incluant 3 des plus grands centres de congrès du pays: - the Las Vegas Convention Center: 2.2 million sqft (200 000 m2) - the Sands Expo and Convention Center: 1,8 million sqft (180 000 m2) - the Mandalay Bay Convention Center: 1.7 million sqft (170 000 m2) En 2013: - 45 milliards $ dépensés par les touristes en 2013 - 39,668,221 touristes accueillis en 2013 - 150,593 chambres d’hôtels disponibles - Taux d’occupation moyen de 84.3% - 5,107,416 personnes venues assister à des meetings / conventions *Source: Las Vegas Convention and Visitor Authority
  6. 6. -6- LE PAVILLON FRANCE EN 2013 Chiffres-clés - 1 stand de 150 m² d’exposition, soit une augmentation de 10% par rapport à 2012 - 26 partenaires français - 381 rendez-vous préprogrammés - 16 présentations de groupe avec en moyenne 14 Hosted Buyers par groupe soit 224 Hosted Buyers - Au total + de 500 personnes sont venues visiter le Pavillon France, tous ces contacts ont été envoyés aux prestataires français présents.
  7. 7. -7- 2- INFORMATIONS SUR LE SALON 2014 ORGANISATEUR DU SALON IMEX, Regent Exhibitions Site Web: www.imexamerica.com RENSEIGNEMENTS PRATIQUES - Dates du salon : du mardi 14 au jeudi 16 octobre 2014 - Lieu : The Sands Expo at The Venetian/Palazzo Hotel, Las Vegas - Horaires du salon: - Mardi 14 octobre : 10.00 am - 5.30 pm - Mercredi 15 octobre : 10.00 am - 5.30 pm - Jeudi 16 octobre : 10.00 am - 4.30 pm PROGRAMME EDUCATIONNEL EN MARGE DU SALON Vous pouvez visualiser l’ensemble du programme en cliquant ici Mardi 14 Octobre Time Seminar Title 10:30am-11:00am Confident Condition: How to Be Consistently Cool, Calm and In Control 12:00pm-12:30pm Stop Hunger Now and Provide a Powerful CSR Program 12:30pm-1:00pm Customer-Centric Data, Big Loyalty 1:30pm- 2:00pm Haness the Force- To Go Where Few Have Gone Before 3:30pm-4:00pm Using Data to Drive Decision Making for Meetings
  8. 8. -8- Mercredi 15 Octobre Time Seminar Title 11:00am-11:30am Sustainability: Value By Design 11:30am-12:00pm The Seven Deadly Sins of Managing People 12:00pm-12:30pm Social to Go: When Social Meets Mobile 12:00pm-12:30pm Sustainability Teams - Collaboration and Innovation 12:30pm-1:00pm Inside the Multi-Generational Reward Experience 12:45pm-1:15pm Not in My Hotel: Why You Need to Know About Human Trafficking 1:30pm-2:00pm No Longer Optional: CSR and the Meeting Sector 1:30pm-2:00pm Twelve Biggest Mistakes to Avoid When Owning a Business 2:30pm-3:00pm Convention Center Sustainability: Are You Leading or Lagging? 3:30pm-4:00pm Introduction to QR Codes and NFC for Events and Meetings Jeudi 16 Octobre Time Seminar Title 11:30am-12:00pm Stop Talking Trash, Show Me Results 11:30am-12:00pm VAT to Charge or Reverse Charge? 12:30pm-1:00pm Collaborating With Event Partners 1:30pm - 2:00pm My Meeting Smells Better Than Your Meeting 2:00pm-2:30pm How to be Social at an Event 2:30pm-3:00pm Event ROI 3:30pm-4:00pm Build an Award Winning Event Marketing Campaign For Your Event
  9. 9. -9- 3-PAVILLON FRANCE EN 2014 UN EMPLACEMENT CENTRAL La France conservera l’emplacement stratégique dont elle bénéficiait en 2013, à l’entrée du salon. Le Pavillon France sera ouvert sur les 4 côtés, permettant à chaque exposant d’avoir une visibilité directe sur une allée. Vous trouverez ci-après une vue générale de l’espace France [visuels non contractuels] pour l’édition 2014 et qui reprend les éléments clefs des éditions précédentes: - Des couleurs lumineuses, dynamiques et visibles de loin - Un espace bar - Un espace dédié aux présentations faites aux hosted buyers
  10. 10. -10- CARACTERISTIQUES DU PAVILLON FRANCE: - Un Pavillon de 130 m2 - Un espace ouvert sur les 4 côtés - Une signalétique suspendue qui permettra d’identifier clairement le Pavillon France de loin et des 4 côtés, notamment grâce aux visuels représentatifs de la destination - Des modules spacieux - Un espace accueil et bar d’un côté - Un espace dédié aux présentations de groupes de l’autre côté
  11. 11. -11- NOMBRE DE MODULES DISPONIBLES - 18 modules comprenant:  Une table  Un casier fermant à clef  4 chaises - 1 signalétique individuelle comprenant :  Un visuel format portrait  Le nom de l’exposant  Une carte de France pour situer l’exposant - 1 planning de rendez-vous pré-programmés - 1 entrée catalogue Affichage exposant Une photo -format portrait- par exposant identique pour le recto et le verso est à envoyer avant le 15 juin via le formulaire d’inscription. En cas de partage de module, une seule photo sera acceptée. Visuels de l’espace France en 2013 Attention! Dans un souci d’homogénéité, il est rigoureusement interdit de modifier l’aspect des modules ou de coller des autocollants sur les bandeaux d’identification. L’utilisation de stands parapluie ou nappes n’est pas autorisée. L’emploi d’un mobilier différent de celui fourni par notre décorateur n’est pas admis.
  12. 12. -12- L’espace réserve La réserve commune est implantée au centre du Pavillon France, donc à proximité immédiate des modules. De plus, afin de pouvoir y déposer ses effets personnels, chaque exposant dispose d’un casier avec clef. N.B: Atout France n’est pas responsable des effets personnels laissés dans les casiers individuels. Badges d’accès au salon Les cartes d’entrées du salon devront être retirées sur place la veille de l’ouverture du salon lors de la mise en place des stands. Catalogue Pour paraitre dans le catalogue du salon, merci de remplir le formulaire d’inscription avant le 15 juin 2014. Ce document est nécessaire pour nous permettre d’enregistrer tous les exposants du Pavillon France sur le site d’IMEX auquel les Hosted Buyers pourront accéder afin de prendre des rendez-vous individuels. Un code d’accès et un mot de passe -qui vous seront communiqués ultérieurement- vous permettront de vous connecter au site web afin de gérer le profil de votre société.
  13. 13. -13- ANIMATIONS et COMMUNICATION Afin de dynamiser l’espace France et d’attirer les hosted buyers sur le Pavillon, diverses animations seront mises en place : - Animation le mardi en fin de journée sur le salon à partir de 15h30 - Animation dans le cadre de l’European Party le mercredi (à l’instar de 2013) - Bar : café, thé, viennoiseries, amuse bouche selon le thème des animations… - Distribution de goodies France (stickers, pins…) - Des présentations dynamiques faites aux groupes d’hosted buyers Afin d’accroitre votre visibilité, vous avez la possibilité de sponsoriser l’une des animations ou offrir des cadeaux promotionnels qui seront distribués sur le salon. Pour plus de renseignements, merci de contacter : anne-sophie.rabreaud@atout-france.fr Animation sponsorisée par Chantilly, édition 2013 1- Sponsorisez les présentations destinées aux hosted buyers En 2013, 224 hosted buyers répartis en 16 groupes (14 personnes par groupe en moyenne) ont assisté à des présentations France. Cette année, profitez de l’opportunité pour présenter vos produits / services à une clientèle captive et intéressée par la destination. Durée: 15 minutes dédiées à votre destination précédées de 5 minutes de présenta- tion par Atout France. Format: Vidéo ou présentation (powerpoint, prezi, etc). A déterminer Cible: Hosted buyers qui assistent aux présentations de groupe Nombre : Environ 15 personnes Tarif: $ 400 HT pour 1 présentation auprès de 15 hosted buyers environ (15 min) $ 700 HT pour 2 présentations Hosted Buyers (30 min) $ 900 HT pour 3 présentations Hosted Buyers (45 min)
  14. 14. -14- Attention ! Atout France ne peut garantir le nombre exact de personnes assistant aux présentations et ne peut être tenu responsable si certains hosted buyers appartenant à un groupe ne se présentent pas. Les horaires de présentations aux groupes seront bloqués sur votre planning de rendez-vous individuels. Présentations de Marseille et Lyon, édition 2013 2- Participez au diner France A l’instar de 2013, Atout France a l’intention d’organiser un diner France avec un groupe d’hosted buyers (environ 30 pax). Durée: Environ 2h30 Lieu : A déterminer - restaurant français à Las Vegas Format: Diner assis. Changement de place entre chaque plat pour vous permettre de discuter avec un maximum de clients. Cible: Hosted Buyers. Profil des clients à confirmer (en 2013, l’accent était mis sur les associations) Nombre : Environ 30 hosted buyers 10 prestataires français maximum Tarif: $ 500 HT pour la participation d’une personne au diner
  15. 15. -15- COMMUNICATION L’ensemble des partenaires présents sur le Pavillon France bénéficiera de la communication faite par Atout France auprès des hosted buyers, notamment via : - Insertion d’articles dans les enewsletters tourisme d’affaires et sur les pages de meeting.rendezvousenfrance.com des bureaux Atout France à l’étranger (11 marchés prioritaires du Cluster). - Envoi de communiqués de presse aux principaux médias tourisme d’affaires - Communication sur LinkedIn sur le groupe « France Meetings & Conventions » et sur la page société « Atout France US ». Si vous souhaitez valoriser votre offre, merci de nous faire parvenir vos communiqués de presse -en anglais et en format Word- avant le 30 août. Atout France se réserve le droit de sélectionner l’information pertinente pour le marché.
  16. 16. -16- 4- INFORMATIONS PRATIQUES TRANSPORT AERIEN AIR FRANCE (à la charge des participants) Air France accorde à Atout France les tarifs spéciaux suivants : PARIS / SALT LAKE CITY / LAS VEGAS Aller-Retour PARIS / MINNEAPOLIS / LAS VEGAS Aller-Retour Tarif: à partir de 1070 euros + frais de service 60.00 euros. Billet modifiable avec réajustement éventuel et remboursable. Les tarifs Atout France sont sujet à augmentation suivant les disponibilités sur les vols. Il sera demandé à la réservation les éléments de passeport : numéro/lieu d'émission / fin de validité / nationalité/ date de naissance ainsi que pour tous passagers voyageant à destination des Etats-Unis de se connecter sur le site payant de l'ESTA pour obtenir son autorisation de voyage électronique https://esta.cbp.dhs.gov/esta/ Si vous souhaitez utiliser Air France, nous vous demandons de bien vouloir : - Effectuer vous-même et sans tarder vos réservations (pas de places préalablement bloquées) auprès du Plateau Orsay Affaires :  Par e-mail : mail.firm.orsay3.fr@airfrance.fr  Par tél. 01 43 17 21 14, ou fax 01 43 17 20 66 Ce Plateau est le seul habilité à réserver et à émettre les billets à tarifs spéciaux Atout France, via la fiche de transport que vous devez leur faire parvenir, copie Atout France par mail ou fax dans les meilleurs délais. Atout France donnera l’accord à Air France pour les changements de noms : aucun changement ne sera accepté à moins de huit jours avant le départ. - Effectuer le règlement de votre titre de transport, par carte bancaire uniquement. Attention! Lorsque vous appellerez le plateau d'Affaires Orsay pour réserver votre voyage, une date limite d'émission du billet vous sera donnée simultanément et un récapitulatif reprenant ces informations vous sera adressé par e-mail. Le tarif communiqué sera valable jusqu'à cette limite (la facturation pro forma est donc abandonnée). En conséquence les billets devront donc être émis et réglés avant la date annoncée.
  17. 17. -17- HEBERGEMENT IMEX America propose des tarifs préférentiels au Venetian / Palazzo Hotel : - $219 + $20 resort fee + 12% state taxes, soit $274.85 si vous réservez avant le 8 août, puis $249 + $20 resort fee+ 12% state taxes, soit $301.28 - Vous trouverez plus de détails en cliquant ici DOCUMENTATION Nous vous conseillons de réduire au maximum le nombre de brochures que vous apporterez sur le salon et de privilégier des supports électroniques (présentations sur tablettes, clefs USB…) ou, mieux encore, d’envoyer vos informations en suivi après l’événement (format que les visiteurs préfèrent de plus en plus). Sachez toutefois que les goodies utiles ou originaux sont toujours appréciés. Nous vous recommandons d’emmener avec vous vos brochures ou bien de les faire livrer à votre hôtel directement. A noter : la documentation restante ne sera pas récupérée en fin de salon.
  18. 18. -18- 5- COUTS DE PARTICIPATION TARIFS Vous trouverez ci-après les tarifs et conditions d’inscriptions pour participer à IMEX America. Tarif membre CTA Non-membre CTA Module - classique - 1 société - partagé entre 2 sociétés* $ 8,950 HT $ 4,875 HT $ 10,290 HT $ 5,605 HT Visibilité additionnelle - 1 Présentation Hosted Buyers (15 min) - 2 Présentations Hosted Buyers (30 min) - 3 Présentations Hosted Buyers (45 min) - Participation diner Hosted Buyers (environ 30 clients) $ 400 HT $ 700 HT $ 900 HT $ 500 HT $ 460 HT $ 805 HT $ 1,035 HT $ 575 HT Bénéficiez de -10% sur le tarif du module si vous participez à French Affairs (cible loisirs – TO) qui aura lieu du 18 au 20 octobre à Las Vegas. Contact : nathalie.poto@atout- france.fr * Module partagé Deux sociétés sont autorisées à partager le même module. Il appartient néanmoins aux exposants qui souhaitent partager un module de trouver “leur binôme”. Atout France n’acceptera pas d’inscription pour un demi-module seul. RAPPEL: Vous devez être membre d’Atout France pour exposer sur le Pavillon France. Pour plus d’informations sur l’adhésion au GIE, merci de contacter : catherine.chabrier@atout- france.fr. Les adhérents membres du Cluster Tourisme d’Affaires bénéficient d’un tarif privilégié. Pour toute information sur le Cluster Tourisme d’Affaires, merci de contacter directement : clemence.baret@atout-france.fr Nous demandons aux agences présentes d’être immatriculées au registre des opérateurs de voyages et de séjours en accord avec l’article L. 211-3 du code du tourisme (merci de nous communiquer votre numéro). Les hôtels doivent être classés “nouvelles normes” Atout France ou bien être en procédure de classement. Pour plus d'informations, merci de consulter notre site.
  19. 19. -19- LE COÛT INCLUT Pour le Module classique  Un module sur le Pavillon France  2 plannings de rendez-vous Pour le Module partagé  Un module partagé avec un autre prestataire (il vous appartient de trouver ce prestataire)  1 planning de rendez-vous Pour tous les exposants  L’accès aux animations  L’accès à l’espace bar  La possibilité de parler en direct aux hosted buyers venus pour la présentation France  La mise en avant de votre société dans la communication d’Atout France en amont (enews…) et sur place (présentations aux hosted buyers)  Le fichier des hosted buyers venus sur le Pavillon France après le salon (en 2013 : + de 500 contacts) Exposer sur le Pavillon France, c’est profiter de : - Un emplacement-clef au cœur de la zone Europe - Une signalétique individuelle avec des visuels - Rencontres avec les groupes d’hosted buyers qui assistent aux présentations France - L’espace bar et les animations mis en place - La communication faite par Atout France - Vos produits/services sont associés à l’image France
  20. 20. -20- INSCRIPTIONS Afin de valider votre inscription, nous vous demandons, avant le 15 juin 2014, de : - retourner le bon de commande signé avec versement de l’acompte dû à l’inscription. - compléter le formulaire d’inscription en ligne Les inscriptions se feront dans la limite des places disponibles (18 modules) avec une priorité d’attribution aux membres du CTA (Cluster Tourisme d’Affaires). Seuls seront pris en considération les bulletins d’inscription des adhérents : - A jour de leur cotisation Atout France - Accompagnés du chèque d’acompte requis ou de la notification du versement bancaire MODALITES D’ANNULATION Selon les délais, des frais d’annulation resteront à la charge de l’exposant: - 90 jours avant la manifestation: 60% du total - 60 jours avant la manifestation: 100% du total Chaque exposant doit impérativement s’inscrire lui-même en complétant le formulaire d’inscription en ligne. Merci de nous indiquer sur votre inscription avec quel partenaire vous partagez le module. Attention! L'encaissement de votre chèque d'acompte ne constitue pas une confirmation d'inscription. Merci de vous assurer que nous avons bien reçu votre inscription par email à: anne-sophie.rabreaud@atout-france.fr, ou par téléphone au 001-212-745-0961

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