Gestion documentaire AFNOR

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La gestion documentaire est définie selon la norme AFNOR comme un processus qualité qui définit les règles du cycle de vie des documents (nommage, stockage, archives) afin d’optimiser le management de son organisation.

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Gestion documentaire AFNOR

  1. 1. Août 2014 – Hélène Marmelo Gestion Documentaire @HeleneMarmelo
  2. 2. Gestion Documentaire La gestion documentaire est définie selon la norme AFNOR comme un processus qualité qui définit les règles du cycle de vie des documents (nommage, stockage, archives) afin d’optimiser le management de son organisation.
  3. 3. Le cycle de vie des documents Utiles à des fins de management À détruire A conserver  archivage règlementaire,… Devenus inutiles à des fins de management
  4. 4. Comment est rangée votre documentation numérique? ou  Sans règle, une logique de départ STRUCTUREE ne tient pas dans le temps et devient vite FOUILLIS Structurée Fouillis
  5. 5. Comment mettre de l’ordre dans ma documentation numérique? Le fouillis est générateur de stress et fait perdre du temps !
  6. 6. Respecter certaines règles ! Gestion Documentaire Cycle de vie Trier Archiver Nommer Structurer Centraliser Partager Respecter Améliorer
  7. 7.  Pour pouvoir être conservée, toute information doit être stockée sous forme de fichier sur un support physique. La mémoire vive de l'ordinateur ne permet pas de conserver l'information !  Pour faciliter l’exploitation et la recherche de ces fichiers, quel soit votre espace de stockage : Espaces de stockage Clé USBOrdinateur Disque dur externe Les espaces en ligne cloud comme :  les règles sont les mêmes !!!! ……..
  8. 8. Trier l’existant et archiver  Créez un répertoire «atraiter »  Faites glisser TOUS vos documents dedans  Quand vous en avez besoin, allez chercher le document qui est dans votre répertoire « atraiter »  Déplacez le (ne le copiez pas!) à l’endroit, nouvellement créé avec un nom qui respecte les règles de nommage fixées dans votre organisation.  Au bout de quelque temps votre répertoire sera rempli de vieilleries dont vous pouvez constater que vous n’avez pas l’usage  Archivez-les, jetez-les , comme vous voulez.  Créer un répertoire «99-archives »  Déplacez y tous vos documents qui ne sont plus de référence mais dont vous voulez garder l’historique
  9. 9. Une arborescence logique et maîtrisée  Avant d’enregistrer des fichiers ou des documents, il convient de préparer un réceptacle structuré dans lequel on pourra facilement chercher et retrouver ses documents  Votre espace de stockage est comme une grande armoire, contenant des tiroirs, lesquels peuvent aussi contenir des sous-tiroirs, etc….  Nous les appelons des dossiers, sous-dossiers…
  10. 10. Arborescence et répertoires Ne pas créer plus de 3 niveaux de répertoires 00-Clic-en-berry  01-Clients  elmondo  Clooney  Zapata  02-Finances  01-Comptabilité  01-Achats  02-Ventes  03-Banques On ne devrait jamais dépasser un total de 10 dossiers par niveau, sous peine d’avoir plus tard à perdre du temps pour retrouver ses données !  Ne voir que maximum 10 dossiers permet de gagner du temps et de mémoriser ses dossiers. N2 N1 N3 N2 N1
  11. 11. Nommer les répertoires Choisir un nom clair et représentatif du contenu.  Cela paraît une évidence, mais les termes choisis pour nommer les dossiers doivent correspondre aux fichiers qui y résideront… dans le cas contraire, attendez-vous à perdre beaucoup de temps lorsque vous devrez retrouver un document. Si vous souhaitez avoir toujours le même ordre de tri à l’affichage de vos dossiers ou sous-dossiers, il faudra les numéroter de 00 à 99…  les plus petits étant ceux que vous utilisez le plus fréquemment dans le cas contraire, ils seront par défaut triés et affichés par ordre alphabétique. Le nombre maximum de caractères autorisé par Windows pour composer votre arborescence de la racine au nom du fichier est limité à 255 caractères.
  12. 12. Nommer les documents Ne pas mettre d’espace, pas de ponctuation, pas de caractères spécifiques ni accentués  Les caractères spéciaux comme , ; . : ! ? / " # [ ] > < % * @ = & ^ ( ) ‘’ « ? / ! % $ ö â ) @ è ê ä ç etc.… sont prohibés, ils ne sont pas compris par Windows. Utiliser un tiret ou tiret bas (underscore _) pour séparer les mots. Utiliser un nombre constant de caractères pour les chiffres en insérant un "0" placé au début afin de faciliter le classement et donner un ordre logique à l'affichage. Choisir un nom de fichier significatif mais court.  penser aux autres personnes qui auront accès au fichier ou à vous dans quelques années
  13. 13. Le classement chiffré et daté Pour le classement Chiffré  utiliser un nombre constant de chiffres (2 caractères) Pour le classement Daté  adopter les formats date AAAAMMJJ (20140316) ou AAAA_MM_JJ (2014_03_16), compatibles ISO 8601 Norme internationale très utilisée en informatique pour la puissance des algorithmes de recherche Emplacement de la date: il s'agit de décider pour chaque série de documents s'il est plus judicieux, pour des raisons pratiques, de placer la date en début du nom de fichier ou à la fin, juste avant le statut du document
  14. 14. Le classement fonctionnel Pour le classement Fonctionnel  utiliser un préfixe significatif (2 à 3 caractères) • FAC : Facture • CLI : Client • DEV : Devis • TDB : Tableau de bord • MOD : Modèle • PR : Procédure • LST : Liste • ETU : Etudes • CDC : Cahier des charges • PRJ : Projet • CTR: Contrat • CR : Compte Rendu • ODJ : Ordre du jour • …….
  15. 15. Le statut des documents  Le statut c’est la qualification de l'état de finalisation du document, de travail, provisoire, en cours, ou de référence, validé. Mentionner le statut du document dans le nom du fichier, ajouter un numéro de version, ou un datage, pour éviter de créer deux fichiers différents ayant le même nom. Le statut doit être la dernière information avant l'extension du fichier (.pdf, .doc, .jpg par ex).  P ou (en cours) pour un document de travail ou provisoire  V ou (AAAAMMJJ) pour une version définitive de référence  Pour les documents de travail, penser à sauvegarder des versions intermédiaires à fréquence régulière: par exemple chaque fin de mois
  16. 16. Centraliser – Partager  Ecrire les règles de votre organisation qui doivent être applicables et connues de tous (centraliser et stocker ces règles) comme vos autres documents.  Communiquer et expliquer les règles  Définir des modèles de documents (rapports, compte-rendu, . . .)
  17. 17. Respecter - Améliorer Désigner un superviseur responsable du maintien des règles. Etendre les règles à toutes les fonctions, auditer, mesurer.
  18. 18. Fin Merci de votre attention @HeleneMarmelo

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