Klee Group / Spark Archives - Gel des documents & e-discovery - comment archiver pour maîtriser vos risques

Gel des documents &
e-discovery :
comment archiver
pour maîtriser vos
risques ?

Lionel Husson
Responsable Pôle
Spark Archives
Klee Group
© 2012 Klee Group Documation 2012

Klee Group :
présentation


Chiffres clés

1987
Création :

Employés : 350

CA 2010 : 37 M€
Clients actifs : +500
Pays équipés: 35

Une présence internationale
Klee Studio Klee Group Klee Performance Klee Group Italy
Klee Group UK Milano
Le Mans Le Plessis-Robinson Issy-les-Moulineaux
London

Klee Group Spain
Madrid

Klee Group USA
San Francisco

Bureaux Partenaires

Paris - Londres - Madrid Chili – Inde - Russie –
Milan – San José Pologne - Turquie

Klee Group et les archives

Editeur de SPARK Archives, depuis 20 ans

Un savoir-faire reconnu dans la gestion des archives physiques et
électroniques, comme en témoignent nos références

Membre de l’A.A.F., de l’Aproged et de la Fedisa

Des équipes pluridisciplinaires couvrent l’intégralité des besoins :

Conseil (consultants avec de fortes compétences métier &
systèmes d’informations), Etude d’adéquation, Paramétrage,
développements spécifiques (interfaces avec le SI)
Reprise de données, Formations, accompagnement au
changement
Maintenance, Possibilité d’hébergement de la solution


Clients SPARK Archives


Gel & E-discovery :
Introduction


De quoi parle-t-on ?

Les procédures de recherche dans les
données des entreprises se multiplient,
notamment du fait des recherches de
preuves.
Sans organisation ni contrôle, l'archivage de
vos documents physiques ou électroniques
non maitrisé engendre des risques pour votre
organisation.
Comment déterminer les informations en votre
possession afin de limiter au strict nécessaire
leur communication ?


Définitions

E-discovery : processus dans lequel les
données électroniques sont recherchées avec
l'intention de les utiliser comme preuve dans
une affaire civile ou criminelle, un audit.

Gel des documents : suspension temporaire
de leur destruction

La prise en compte du gel des documents et de la mise
en œuvre du e-discovery sont indispensables dans
votre politique d'archivage.

E-discovery


Pourquoi le e-discovery

Initialisée en 2000, la valeur juridique de l’écrit
numérique s’est depuis renforcée (signature
électronique, facture électronique, DMP,
Marchés publics, recommandé électronique,
bulletins de paye…)
L’information engageante au format
électronique se multiplie :
Nombre de courriels
Echanges dématérialisés : factures, relevés…
La puissance et la vitesse des recherches
électroniques croît de manière exponentielle


E-discovery : quel risque ?

L’e-discovery peut être effectué hors
connexion sur un ordinateur particulier ou par
parcours d’un réseau.
Sans connaissance et identification des
documents concernés, risque fort de présence
de documents « dangereux » qui n’ont pas été
détruits à l’issue de leur période de
conservation obligatoire
Savoir détruire : processus et technique de
destruction


Exemple…

Goldman Sachs / Fabrice Tourre / 3 janvier 2007

"Tu devrais jeter un oeil à cet article [du Financial
Times, NDLR]... Très perspicace... Effet de levier
financier de plus en plus fort, l'édifice entier
risque de s'effondrer à tout moment... Seul
survivant potentiel, le fabuleux Fab ( [...])debout au
milieu de toutes ces transactions complexes, à
fort effet de levier, exotiques, qu'il a créées
sans forcément comprendre toutes les
implications de ces monstruosités !!! …


E-discovery : plus d’informations

Voir aussi la CNIL : Délibération n° 2009-474
du 23 juillet 2009 portant recommandation en
matière de transfert de données à caractère
personnel dans le cadre de procédures
judiciaires américaines dite de « Discovery »


E-discovery : résumé

+ =
Masse Outil de Information
d’informations recherche transparente


Le gel des
documents


Gel des documents

Les gels de destruction suspendent
temporairement la destruction de certains
documents. Le but est de s’assurer que les
documents archivés susceptibles d’être
produits comme preuve dans une procédure
juridique ne sont pas détruits simplement en
application d’une règle existante.
Gel des documents : la communication
Reprise du délai de conservation


Faire face


Comment s’organiser

Recenser & classer
Plan de classement

Conserver
politique d’archivage

Accéder à l’information
droits d’accès


Plan de classement


Politique d’archivage :
conservation & stockage


Accès à l’information


SPARK Archives :
Présentation


Plate-forme d’archivage d’entreprise

Spark Archives vous offre un véritable service de plateforme métier pour l’archivage
d’entreprise :

Référentiel extensible d’archives hybrides
Indépendance entre politique de conservation et politique de stockage

Politique de conservation
Référentiel
d’archives hybrides
Politique de stockage

Applicatifs ERP, GED, Applications Métier

Une couverture fonctionnelle complète

Fonctions d’archivage
Description Traitement
Versement Recherche Communication
des archives du sort final

Pilotage & Traçabilité

Droits d’accès Thésaurus,
Plan de classement, Espaces de stockage
aux archives Typologie
Règles de conservation Physiques & électroniques
et aux modules documentaire

Administration

Respect des normes en vigueur

SPARK Archives respecte les normes en vigueur dans le domaine
documentaire, dans toutes les dimensions qui le composent :

ISO 15489 sur le cycle de vie d’une archive.
le modèle fonctionnel OAIS.

En termes de description documentaire :
ISAD(G) et DTD EAD
ISAAR(CPF) et DTD EAD

En matière d’archivage électronique:
NF Z42-013
Moreq 2


Spark Archives : un référentiel des archives de
l’entreprise …

Portail d’accès web à l’ensemble des archives :
Solution HYBRIDE : Physiques & électroniques
Accessible à tous Accès via un moteur de recherche ‘à la Google’
Simplicité d’utilisation : zéro formation, grâce une ergonomie efficace
Fonctionnement multi-sociétés, multi-sites, multilingue

Fort niveau de paramétrage du référentiel:
Métadonnées administrables et extensibles
Evolutif
Ajout de nouveaux formulaires de saisie d’archives
Evolution des règles de conservation

Connecteurs applicatifs pour la capture automatique des
documents & méta-données
Communicant GED (Documentum, SharePoint ,…), ERP(SAP, PeopleSoft,..)
Messageries (Exchange, Lotus), applications métier…
Intégration annuaire(s) d’entreprise : LDAP, SSO


Politique de conservation

Règles de conservation des archives, par périmètre d’application
Global, par entité juridique, par service, …
Gestion du sort final
Gel / dégel d’archives (Litigation Hold, Discovery)
Gestion des durées de vie des supports (D.U.T.)

Plan de classement, évolutif, administrable par société
Gestion automatique ou manuelle des documents selon le mode de versement

Services de conversion en formats pérennes
PDF/A, PNG, MPEG, EML, Icalendar
Services de renfort de la valeur probante :
Signature électronique (XAdES) Authenticité
Chiffrement (XMLEnc) Intégrité (calcul d’empreintes,
déduplication)
Horodatage (RFC 3161) Traçabilité

Politique de stockage

Basée sur la notion de magasin
Capacité de stockage : Ml, Go
Périmètre d’utilisation : entité juridique / service propriétaire
Mesure du taux d’occupation :espace disponible / occupé / réservé

Une gestion unifiée des
espaces de stockage

Magasins physiques Magasins électroniques
Description arborescente (bâtiment, Chaque magasin est configuré sur un
salle, épi, travée, tablette,…) support physique (File System, SAN,
Par entité juridique / site physique / site NAS, Coffre-fort électronique, …).
tiers archiveur Chaque support physique peut-être
Algorithme d’attribution d’emplacements interne ou externe (cas d’un tiers-archiveur
optimisant l’espace occupé externe)


Sécurité & traçabilité

Gestion fine des droits d’accès et de la confidentialité des archives
Mécanisme d’Audit Trail, gardant la trace de toutes les opérations effectuées sur les données

Identification Dispose d’un accès sécurisé
Profil
Authentification via LDAP
Caractéristiques Profil
Identité • Nom
• Nom • Description
• Prénom
Connexion sécurisée Niveau d’habilitation
• Login
• Mot de passe

Description métier
Contexte Profils standards
organisationnel • Gestionnaire métier • Responsable Centre
• Demandeur d’archives
• Archiviste • Administrateur
Contexte d’utilisation
• Service de rattachement
• Fonction


Réversibilité

Restitution des métadonnées et des documents archivés
Restitution de l’audit trail
Fonctions d’export via des formats standard
Exports XML EAD
Exports au format SEDA


Reprise des données existantes

Facilitée via l’utilisation de formats pivots et de l’outil d’aide au redressement
des données :

Données
Client Klee
existantes ----------
Formats ---------- Injection
----------
Base de Derniers
pivots en base
---------- reprise Contrôles
Extraction & ---------- Outil de
Conversion ---------- contrôle ----------
CSV
---------- ---------- ----------
----------
----------
X
----------
----------
----------
X
----------
----------
----------
---------- ----------

Corrections
des rejets

Base de
recette


Architecture technique

Accessible via un navigateur Internet (zéro déploiement)
Architecture 3-tiers, reposant sur des standards du marché : Java, Oracle
Solution scalable pour un déploiement à grande échelle
Solution ouverte et interopérable : WebServices, REST

Connecteurs :
GED : Documentum, SharePoint ,…,
ERP : SAP, PeopleSoft,..
Messageries : Exchange, Lotus
Intégration annuaire(s) d’entreprise : LDAP, SSO

Compatibles avec les principales infrastructures de stockage :
SAN, HSM
Connecteur EMC Centera, Hitachi HCP
Coffre-fort électronique (internalisé ou externalisé)


En savoir plus …

Merci de votre attention
Retrouvez-nous sur le stand B15


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