Brève présentation des fonctions principales d'un système d'information notamment les bibliothèques

1. La chaîne documentaire
‫السلسلة‬
‫الوثائقيىة‬
Dr Hakim Benoumelghar
Enseignant/chercheur à Université Mouloud Mammeri de Tizi-
Ouzou
Web: hbenoumelghar.jimdofree.com
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2. Les opérations documentaires
(La chaîne documentaire)
Les fonctions documentaires se succèdent dans un
ordre déterminé et semblable quelque soit le système
documentaire.
Ces fonctions sont appelées chaîne documentaire.
Les éléments de cette chaîne sont les diverses
opérations nécessaires à la mise en œuvre des
systèmes documentaires représentées dans le schéma
suivant.
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3. COLLECTE TRAITEMENT DIFFUSION
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4. 1. La collecte : Premier maillon de la chaîne, la collecte des
documents et la fonction première dans toutes les unités
documentaires.
Note: Pour une collecte efficace des documents dans les bibliothèques
nationales. Le dépôt légal est institué dans divers pays du monde.
Certains types de documents appelés littérature grise (qui
comprend les rapports de recherches de laboratoires ou
d’instituts, les thèses, les prépublications, les communications
de congrès) sont difficiles à acquérir du fait de leur diffusion
restreinte (elle échappe au circuit de l’édition classique), mais
rendus disponibles, depuis des années déjà, après l’obligation
instituée de leur dépôt sur les plateformes de libre accès,
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5. Un autre type de document (documents électroniques)
diffusés sur le web ne sont pas disponibles en
permanence
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6. LE TRAITEMENT DE L’INFORMATION
• Cette fonction représente l’ensemble des
opérations effectuées pour la transformation
ou mise en forme, la mise en mémoire et la
restitution selon les besoins des informations
contenues dans les documents collecté.
• Le traitement des documents comprend deux
phases principales: la description et l’analyse.
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7. a) La description: La description des documents est une opération essentielle
du contrôle bibliographique. Celui-ci se définit comme l’ensemble des
opérations par lesquelles l’information bibliographique est organisée et
structurée selon des normes établies, la rendant ainsi facilement identifiable
et disponible.
Pour chaque document une notice bibliographique est créée qui lui servira
de substitut et permettra de l’identifier.
Cette notice comprend une description formelle plus ou moins détaillée ainsi
qu’une représentation du contenu thématique du document , sous forme
d’indice de classification et de descripteur de sujet par exemple.
Normes: Règles de catalogage anglo-américaines (RCAA, AACR)
Description bibliographique internationale normalisée (ISBD)
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8. b) L’analyse documentaire: C’est une opération ou un ensemble d’opérations
visant à représenter le contenu d’un document sous une forme différente de
sa forme originelle afin d’en faciliter la consultation ou le repérage dans un
stade ultérieur.
L’analyse documentaire est une opération intellectuelle, plus ou moins
compliquée selon son degré d’élaboration et de finesse, qui donne
naissance à un document secondaire (secondaire par rapport à
l’information appelée document primaire)
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9. La plus connue de ces méthodes et l’établissement de résumés
(abstracts). Le résumés est la représentation condensée de l’information
contenu dans un document. Il est de longueur variable suivant le niveau
de l’analyse, la longueur des documents.
Types de résumés:
•Suivant leur longueur
-résumés signalétiques (quelques lignes)
-résumés analytiques (plusieurs dizaines de lignes)
-résumés critiques (plusieurs pages)
•Suivant leur origine
-résumés d’auteurs (rédigés par la personne ayant écrit le document)
-résumé rédigés par les analystes professionnels
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10. Une autre méthode largement utilisée est l’indexation
L’indexation est l’expression plus ou moins condensée des
caractéristiques d’un document dans les termes d’un langage
documentaire qui est fortement restreint au langage naturel.
Cette fonction est nécessaire et détermine les données ou critères à
mémoriser et sur lesquels les opérations de recherche s’effectueront.
Lors de l’indexation, il s’agit de dégager les concepts du texte du
document et de les exprimer à l’aide des termes du langage retenu: mots
clés, descripteurs ou indices d’une classification.
L’analyse documentaire peut être complétée par d’autres opérations
comme la traduction du titre ou du texte.
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11. La recherche dans un système documentaire
repose sur la conformité entre les
caractéristiques de la question et les
caractéristiques des documents mémorisés.
Les réponses obtenues ne sont jamais
idéales. Donc un système documentaire se
définit par les taux de bruit, de silence et de
pertinence.
NOTIONS DE
SILENCES ET DE BRUIT
DANS UN SYSTÈME DOCUMENTAIRE
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12. Le bruit est le taux de documents parasites ne répondant pas à
la question posée et sélectionnés lors de l’interrogation à la suite
essentiellement de combinaisons accidentelles de
caractéristiques ou de confusions de sens sur les termes de
caractérisation.
Le silence est le taux de documents pertinents répondant à une
question, existant dans la mémoire et non sélectionnés lors de
l’interrogation.
Enfin, la pertinence est le taux de documents retrouvés lors des
opérations de sélection et répondant à la question du
demandeur par rapport au nombre total de documents
retrouvés
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13. La dernière fonction dans la chaîne documentaire est la diffusion des
informations recueillies et traitées dans le cadre des divers systèmes
documentaires. Il y a deux types de diffusion des informations:
1) La diffusion générale: Elle a pour objectif une redistribution globale de
l’information à l’ensemble des personnes intéressées au système.
Formes diverses: bulletins des sommaires (périodiques), des résumés,
des indexes, des bulletins bibliographiques, catalogue en ligne.
2) La diffusion sélective: C’est un suivante redistribution partielle de
l’information son contenu, à des personnes ou des groupes de personnes
touchées selon l’intérêt porté à certains types d’informations (profils
d’intérêt, veille informationnelle, veille stratégique)
LA DIFFUSION DES INFORMATION
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