Fiche outil n°6 le RAP

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Outil didactique relatif au rapport annuel de performance du cadre harmonisé des finances publiques de l'UEMOA.

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Fiche outil n°6 le RAP

  1. 1. 1 Le Pôle « Stratégie de Développement et Finances Publiques » – Fiche outil n°6 « Rapport Annuel de Performance »KKA - LePôle «Stratégiede Développement et FinancesPubliques»–Ficheoutil «Document de Programmation Budgétaire et Économique Pluriannuel » CONTEXTE Le nouveau cadre harmonisé des finances publiques de l’UEMOA et, en particulier, la directive n°06/2009/CM/UEMOA portant lois de finances précisent, notamment en son article 52, les principaux instruments de programmation pluriannuelle que les États membres de l’UEMOA devront mettre en place d’ici le 31 décembre 2016. Le RAP s’inscrit, à la fois, dans le processus de renforcement du système de gestion des finances publique basé sur les trois objectifs budgétaires : (i) la discipline budgétaire globale, (ii) l’allocation stratégique des ressources et (ii) la prestation efficiente des services publics1 et dans la recherche de la performance. DEFINITION : Le Rapport Annuel de Performance (RAP) Le Rapport Annuel de Performance est un rapport de performance élaboré en fin de gestion par les ministères et les institutions constitutionnelles (sous programmes) et il doit impérativement accompagner la loi de règlement de l’année n-1. Le RAP est le pendant du PAP au niveau ministériel. Les articles 4.7 et 4.10 de la directive relative au code de transparence et les articles 49, 50 et 51 de la directive portant lois de finances constitue le cadre juridique du RAP. La directive n°06/2009/CM/UEMOA portant lois de finances, dès l’ Art. 12 § 5, impose au Gouvernement de produire certains documents annexés aux lois de règlement dont notamment le RAP et les documents comptables issus de la comptabilité budgétaire et de la comptabilité générale et les annexes relatives aux crédits et aux recettes. Le RAP permet ainsi d’améliorer les informations transmises au Parlement. Ce nouveau document améliore le contrôle du Parlement sur l’exécution de la loi de finances. Le RAP a deux fonctions :  au sein de l’exécutif, il permet de tirer les leçons de l’exécution du budget.  annexé au projet de loi de règlement, il répond aux obligations de redevabilité, l’exécutif rendant compte et rendant des comptes sur les résultats atteints en matière de performance. Le RAP suit une présentation analogue à celle du PAP, en se concentrant sur la présentation des résultats obtenus, leur explication, et leur évaluation. Il décrit les activités conduites au cours de l’année sous revue, comme un rapport d’activité classique, puis il présente les résultats en matière de performance, sur la base du suivi des indicateurs figurant dans le PAP et éventuellement d’autres éléments, et les interprète. 1 Cf. Cadre de mesure de la performance de la gestion des finances publiques. Secrétariat du PEFA, 2005. Fiche Outil du Pôle n°6 Les innovations du cadre harmonisé des finances publiques de l’UEMOA Le Rapport Annuel de Performance (RAP) _ _ _ _ _ _ _ _ _
  2. 2. 2 Le Pôle « Stratégie de Développement et Finances Publiques » – Fiche outil n°6 « Rapport Annuel de Performance »KKA - LePôle «Stratégiede Développement et FinancesPubliques»–Ficheoutil «Document de Programmation Budgétaire et Économique Pluriannuel » L’ÉLABORATION DU RAP Mise en place d’un système de suivi-évaluation des PAP (projet annuel de performance, [Cf. fiche outil n°5 – Le PAP]) dans les ministères Le dispositif d’un système de suivi-évaluation pour le DPPD-PAP est indispensable pour tous les ministères et institutions constitutionnelles. Le dispositif de suivi-évaluation doitinclure :  un comité de suivi-évaluation.  une cellule opérationnelle de suivi-évaluation.  des points focaux au niveau des structures opérationnelles.  la production de rapport trimestriel/semestriel.  la production de rapport annuel de performance à soumettre à la signature du ministre de tutelle. Elaboration d’un plan de travail annuel Un plan de travail (PTA) est un ensemble systématique d’activités mises en œuvre pour concrétiser une action. Le PTA est un « instrument » qui permet d’ordonner et de systématiser l’information s’avérant significative pour mettre en œuvre un programme. Le PTA permet de rapprocher et faire correspondre les ressources humaines, financières, matérielles et technologiques disponibles pour la mise en œuvre des programmes ministériels. Le PTA est un instrument de planification. Il définit un chronogramme de mise en œuvre des différentes activités pour atteindre les résultats attendus du programme et il doit faire apparaître les responsables et délimiter les objectifs. Le PTA permet de suivre, de tracer, de contrôler et évaluer la mise en œuvre des activités et actions des programmes. C’est un instrument de veille permettant d’introduire des mesures correctives pour garantir l’atteinte des résultats prédéfinis. Le plan de travail est valable pour une période de temps (durée) donnée. Ainsi, les actions et activités proposées doivent être mises en place au cours d’un certain délai et les objectifs doivent être satisfaits avant une date limite. Une fois un plan de travail conclu (il peut être mensuel ou annuel, par exemple), il est remplacé par un autre (un nouveau plan). Un plan de travail est indispensable avant de commencer tous travaux. Exemple de plan de travail Responsable du Programme X Partenaires associés dans les actions communes Description de l’objectif que vous avez l’intention de réaliser. Par objectifs, il convient d’entendre le résultat souhaité ou nécessaire qui doit être obtenu dans un délai donné. Les objectifs se composent des bénéfices qu’un programme espère obtenir par suite du temps consacré et de l’effort consenti pour réaliser un certain nombre d’activités clés. RÉSULTATS ESCOMPTÉS OBJECTIF ANNUEL/ ÉLÉMENTS LIVRABLES ACTIVITÉS PRÉVUES CALENDRIER CONTRIBUTIONS /BUDGET PRÉVUS T1 T2 T3 T4 TOTAL: Étape 1 Étape 2
  3. 3. 3 Le Pôle « Stratégie de Développement et Finances Publiques » – Fiche outil n°6 « Rapport Annuel de Performance »KKA - LePôle «Stratégiede Développement et FinancesPubliques»–Ficheoutil «Document de Programmation Budgétaire et Économique Pluriannuel » Les plans de travail (ou plans d’activités) permettent de programmer les activités d’une unité ou entité et d’encadrer l’exécution d’un programme. Ils sont le plus souvent annuels. Ces plans doivent comporter le chronogramme des activités prévues, des indicateurs de performance déclinés de ceux du programme et des indicateurs de moyens et produits reflétant les dispositions opérationnelles et permettant de suivre l’avancement des activités. Ces indicateurs, ou certains de ces indicateurs, peuvent être présentés dans un tableau de bord. Les plans de travail sont développés à divers niveaux de gestion, en particulier par les unités de base sous la supervision des responsables du premier niveau de mise en œuvre opérationnelle du programme ou d’un niveau intermédiaire. Ces plans de travail et les tableaux de bord peuvent d’ailleurs être développés en cascade, comme illustré par le diagramme ci-dessous pour les tableaux de bord. Les objectifs du programme sont alors déclinés et traduits en objectifs opérationnels à chaque niveau de gestion du programme, tandis que les plans de travail préparés par une unité administrative ou un projet sont examinés et consolidés par le niveau supérieur de gestion du programme. Des projets de plans de travail sont préparés avec la demande budgétaire de l’unité concernée pour appuyer cette demande. Toutefois, ils doivent impérativement être mis à jour une fois les arbitrages budgétaires effectués. Ces plans de travail ou d’activités doivent être cohérents avec le budget alloué à l’organisation concernée. Ils comportent des prévisions budgétaires, mais le degré de détail de ces prévisions doit être apprécié en fonction des dispositions en matière de suivi financier. Rien ne sert de détailler excessivement des budgets d’activités s’il s’avère impossible de les suivre. Pour certaines activités d’une unité administrative, il est préférable de porter les efforts sur le suivi d’indicateurs physiques que d’effectuer des répartitions arbitraires des dépenses réalisées par cette unité administrative entre ces activités. Les plans de travail sont complétés par des plans de passation des marchés et une programmation des besoins de trésorerie conforme au budget. En somme, le PTA est à la fois un bilan stratégique et une présentation détaillée des objectifs atteints et des résultats obtenus de chaque programme  bilan stratégique de chaque programme : c’est l’évaluation de la mise en œuvre du plan d’action, c'est-à-dire des principales activités de chaque programme ;  présentation des objectifs atteints et des résultats obtenus : présenter chaque objectif et chacun des indicateurs qui lui sont rattachés ;  analyse et justification des écarts par rapport aux prévisions. Le tableau de bord Le tableau de bord est un outil de pilotage et de lecture synthétique, globale et rapide. Le tableau de bord a vocation à aider les responsables à prendre des décisions. Il présente des indicateurs financiers et non financiers. Il permet à un responsable de connaître l’état d’avancement de la mise en œuvre des activités dont il a la charge et pour lequel il s’est engagé à atteindre un ou plusieurs objectifs annuels. Le tableau de bord repose sur des jugements managériaux ayant trait à la pertinence stratégique des indicateurs (liaison cause-effet avec les objectifs stratégiques), leur pertinence opérationnelle (validité pour " mesurer " un type précis d'action) et leur efficacité cognitive. Le tableau de bord permet de suivre « pas à pas » les réalisations et à effectuer les adaptations nécessaires au fur et à mesure des événements ou à introduire des mesures correctives. Le tableau de bord est centré sur : (i) les points-clés dans la réalisation des objectifs; (ii) les points critiques (par exemple les goulets d’étranglement) susceptibles de freiner ou de perturber l’activité et, par-là, la réalisation des objectifs ; (iii) l’état des leviers de commande disponibles pour, éventuellement, réorienter l’action ou faire face à une situation particulière. Il doit être produit et révisé à un rythme régulier. Le tableau de bord peut être construit en cascade. A chaque niveau de gestion du programme (par exemple, le responsable de programme, une direction régionale, une école) il est défini des objectifs, des activités et des indicateurs de suivi. Chaque entité établit son propre tableau de bord. Il est suggéré de mettre en place des tableaux de bord dits prospectifs ou équilibrés (balanced scorebaoard) qui appuient la recherche de la performance sur quatre piliers : (i) la gestion des ressources financières ; (ii) la relation au citoyen ; (iii) l’amélioration des processus internes ; (iv) l’apprentissage organisationnel et la gestion des ressources humaines. Étape 3
  4. 4. 4 Le Pôle « Stratégie de Développement et Finances Publiques » – Fiche outil n°6 « Rapport Annuel de Performance »KKA - LePôle «Stratégiede Développement et FinancesPubliques»–Ficheoutil «Document de Programmation Budgétaire et Économique Pluriannuel » Principaux éléments d’un tableau de bord Un tableau de bord comprend :  le titre, le champ couvert, la période, le destinataire, l’émetteur, l’unité responsable du suivi, les sources, la date ;  des indicateurs de performance relatifs aux objectifs mesurés pour la période considérée et accompagnés de pictogrammes servant de «clignotants» ;  un graphique montrant l’évolution de l’activité, du taux d’engagement des crédits, des moyens utilisés, et comparant cette évolution avec le cheminement théorique ou bien avec l’évolution constatée durant l’année de référence ;  des illustrations, graphes, éventuellement ;  un commentaire sur la situation, l’atteinte des objectifs, les écarts éventuels entre les cibles et les réalisations, les menaces, les mesures correctrices à envisager s’il y a lieu. Le rapport annuel de performance De même que pour les PAP, il est souhaitable de consolider les RAP des programmes d’un ministère en un RAP ministériel. Ce RAP ministériel consolidé devrait comprendre une partie introductive présentant au niveau du ministère :  Un résumé de l’activité du ministère au cours de l’année, soulignant les faits marquants et les résultats les plus importants survenus au cours de l’année.  L’évolution des indicateurs socio-économiques finaux présentés dans le PAP.  Un résumé de l’exécution budgétaire comparant les prévisions et réalisations par programme. Le contenu du RAP est fortement lié à celui du PAP quant aux informations qu’il doit contenir :  La présentation de chacune des actions et de chacun des projets prévus par le programme, des coûts associés, des objectifs poursuivis, des résultats obtenus et attendus pour les années à venir mesurés par des indicateurs de performance ;  La répartition prévisionnelle des emplois rémunérés par l’Etat et la justification des variations par rapport à la situation existante ;  L’échéancier des crédits de paiement (CP) associés aux autorisations d’engagement (AE) ;  La justification de l’évolution des crédits par rapport aux dépenses effectives de l’année antérieure. Ensuite le RAP ministériel devrait présenter, par programme, l’exécution, les réalisations du PAP :  un bilan du programme, qui est le pendant de la présentation stratégique et de la description du programme. Ce bilan vise à expliquer le déroulement des activités du programme et à situer ces activités par rapport aux principaux axes stratégiques.  les réalisations par objectif et indicateur. Les résultats en matière de performance doivent être comparés aux prévisions du PAP. Les écarts par rapport aux cibles fixées dans le PAP doivent être expliqués. Lorsque pertinents, les résultats sont désagrégés par régions, bénéficiaires ou opérateurs du programme Étape 4
  5. 5. 5 Le Pôle « Stratégie de Développement et Finances Publiques » – Fiche outil n°6 « Rapport Annuel de Performance »KKA - LePôle «Stratégiede Développement et FinancesPubliques»–Ficheoutil «Document de Programmation Budgétaire et Économique Pluriannuel » Exemple de plan d’un RAP2 Les RAP des programmes du ministère XX I. Présentation générale des RAP du Ministère XX A. Résumé des missions du ministère (≈1à 2 pages) B. Présentation du contexte général économique et/ou budgétaire d’exécution des programmes (≈ 2 pages) C. Résumé de l’exécution budgétaire du ministère (≈ 2 pages) II. Les rapports annuels de performance des programmes A. Performance du programme 1 : Administration générale 1. Contexte d’exécution du programme 1 : administration générale 2. Rappel des objectifs de performance (PAP) : prévisions 3. Évolution des indicateurs de performance : Réalisations 4. Analyse détaillée et explication des résultats 5. Exécution financière par action (sous-programme) 6. Exécution des autorisations d’engagement 7. Exécution des prévisions d’effectifs B. Performance du programme 2 : XXX : 1. Contexte d’exécution du programme 2 : XXX 2. Rappel des objectifs de performance (PAP) : prévisions 3. Évolution des indicateurs de performance : Réalisations 4. Analyse détaillée et explication des résultats 5. Exécution financière par action/sous-programme 6. Exécution des autorisations d’engagement 7. Exécution des prévisions d’effectifs C. Performance du programme 3 : XXX :  Etc… Annexes : toute annexe jugée utile relative notamment aux investissements ! 2 (Cf. « Guide méthodologique sur la programmation budgétaire pluriannuelle des dépenses », Ministère de l’Économie et des Finances, Mali, Juillet 2011) et « Cadre des dépenses à moyen terme et suivi de la performance : guide méthodologique, version finale », Côte d’Ivoire, Septembre 2011.
  6. 6. 6 Le Pôle « Stratégie de Développement et Finances Publiques » – Fiche outil n°6 « Rapport Annuel de Performance »KKA - LePôle «Stratégiede Développement et FinancesPubliques»–Ficheoutil «Document de Programmation Budgétaire et Économique Pluriannuel »  Site de l’UEMOA : www.uemoa.int  Les guides didactiques des finances publiques : http://www.uemoa.int/Pages/PUBLICATIONS/finances_publiques.aspx  Le site du Pôle : www.le-pole.org o Note du Pôle n°5 (mai 2010) : Gestion des politiques publiques et programmation budgétaire en Afrique de l'Ouest et du Centre. o Note du Pôle n°4 (mai 2010) : Cadres de dépenses à moyen terme et budgets-programmes dans les pays de l'UEMOA : développement prématuré ou potentiel inexploité ? o Note n°3 (novembre 2009) : Les implications de l'approche programme pour la formulation des politiques sectorielles au Burkina Faso. o Note du Pôle n°2 (novembre 2009) : La rénovation des procédures budgétaires en zone UEMOA : Analyse des objectifs et des impacts de la réforme de la Directive relative aux Lois de Finances. o Fiche outil n°3 : le document de programmation budgétaire et économique pluriannuelle (DPBEP). o Fiche outil n°4 : Le document de programmation des dépenses pluriannuelles (DPPD). o Fiche outil n°5 : Le Projet Annuel de performance (PAP).  « Guide méthodologique sur la programmation budgétaire pluriannuelle des dépenses », Ministère de l’Économie et des Finances, Mali, Juillet 2011.  « La démarche de performance : Stratégie, objectifs, indicateurs - Guide méthodologique pour l’application de la loi organique relative aux lois de finances du 1er août 2001 » – Ministère de l’Economie, des Finances et de l’Industrie, Paris - Juin 2004. http://www.performance- publique.budget.gouv.fr/fileadmin/medias/documents/ressources/guides/guide_performance.pdf  « Guide Méthodologique du suivi de la performance – Maroc », Préparé par : Gérald Collange, Pierre Demangel, Robert Poinsard, Novembre 2006. http://www1.worldbank.org/publicsector/civilservice/frenchadmin/Guide4_RPK.pdf  « Cadre des dépenses à moyen terme et suivi de la performance : guide méthodologique, version finale », Pierre Demangel & Daniel Tommasi, Ministère des finances & ECO, septembre 2011.  « Les budgets nationaux au service du développement et de la réduction de la pauvreté, référence méthodologique », Mohamed Moindzé, Edition Herman, Janvier 2012, 218 p.  « Gestion des dépenses publiques dans les pays en développement : Un outil au service du financement des politiques publiques : Quelques exemples dérivés du modèle français », Daniel Tommasi, Collection A Savoir n°2, AFD, août 2010, 218p. et voir aussi : http://recherche.afd.fr.  Bourguignon A., Malleret V., Norreklit H. : Balanced Scorecard versus French tableau de bord. Les cahiers de recherche du groupe HEC, Paris, 2001.  Fernandez A., Les nouveaux tableaux de bord des managers, Editions Eyrolles, Paris, 6ème édition, 2013.  Gibert P., Tableau de bord pour les organisations publiques, Editions Dunod, Collection Management public, Paris, 2009. Contacts : Khadidja Kadri khadidja.kadri@hotmail.fr Pour en savoir
  7. 7. 7 Le Pôle « Stratégie de Développement et Finances Publiques » – Fiche outil n°6 « Rapport Annuel de Performance »KKA - LePôle «Stratégiede Développement et FinancesPubliques»–Ficheoutil «Document de Programmation Budgétaire et Économique Pluriannuel »

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