CARRA Projet Rise Renouvellement et intégration des systèmes essentiels Le traitement des demandes Des délais inacceptables L’information aux participants Insuffisante L’accroissement de la demande D’ici 2010, 35 % Des systèmes informatiques Cloisonnés et vétustes 28 systèmes entre 15 et 30 ans – La vision La prestation de services centrée sur le client et des processus intégrés Un portrait global du client Service à la clientèle multicanaux dont accès à des services (PÉS) Traitement automatisé des demandes « régulières », diminution de l’intervention des agents – Les résultats attendus Des données de participation 6 mois après la fin de l’année Une réponse aux communications écrites : 20 jours ouvrables Un relevé annuel de participation incluant remboursement des cotisations versées en trop – Les résultats attendus Le traitement des demandes de services (rentes, rachats, remboursements, etc.) 20 jours ouvrables Des informations sur la participation disponibles en ligne

1. Le 17 octobre 2006
Doris Tessier
Direction de la refonte des opérations
1
PROJET RISE
Renouvellement et intégration des
systèmes essentiels
Présentation
au déjeuner-conférence
du P.M.I. Lévis Québec

2. DRO2
Problématique
Le traitement des demandes
Des délais inacceptables
L’information aux participants
Insuffisante
L’accroissement de la demande
D’ici 2010, 35 %
Des systèmes informatiques
Cloisonnés et vétustes
28 systèmes entre 15 et 30 ans

3. DRO3
Plan d’affaires – La vision
La prestation de services centrée sur le
client et des processus intégrés
Un portrait global du client
Service à la clientèle multicanaux dont
accès à des services (PÉS)
Traitement automatisé des demandes
« régulières », diminution de l’intervention
des agents

4. DRO4
Plan d’affaires – Les résultats attendus
Des données de participation 6 mois après
la fin de l’année
Une réponse aux communications écrites :
20 jours ouvrables
Un relevé annuel de participation incluant
remboursement des cotisations versées en
trop

5. DRO5
Plan d’affaires – Les résultats attendus
Le traitement des demandes de services
(rentes, rachats, remboursements, etc.)
20 jours ouvrables
Des informations sur la participation
disponibles en ligne

6. DRO6
Travaux préparatoires - Données
Accélérer la consolidation des données
Analyser l’ensemble des données
Corriger les incohérences
Élaborer les règles de conversion et créer
les dépôts transitoires

7. DRO7
Le projet RISE
Envergure 50 M$
Plus de 1 000 biens livrables
Acquérir un ensemble de composantes
administratives et logicielles

8. DRO8
Le projet RISE (suite)
La cueillette des données de participation
Le traitement des demandes (rachats, rentes,
remboursements, etc.)
La gestion de la comptabilité spécifique aux
régimes
Le paiement des prestations
Le suivi des demandes et vision globale du
dossier

9. DRO9
Le projet RISE (suite)
Intégrer trois progiciels pour constituer une
solution intégrée permettant les échanges
multicanaux dont la PÉS
Faire évoluer les outils et les moyens mis à
la disposition des employeurs
Procéder à la validation et à la conversion
des données

10. DRO10
Le projet RISE (suite)
Faire évoluer les processus de travail
Réaliser les activités de gestion du
changement, de formation et de
communication visant l’ensemble des
employés (300 à 500), les employeurs et
les clientèles
Donc des activités d’architecture, de
réalisation, de mise en production

11. DRO11
Projet RISE - Technologie
SOLUTION RISE
Logiciel
de gestion
de la relation
clients (CRM)
Logiciel
de gestion
de régimes
de retraite
Logiciel
financier
La solution RISE est constituée des logiciels
commerciaux suivants :
Virtuo (Comptable)
Ariel (Gestion des régimes de retraite)
Siebel (CRM)
Elle s’intègre dans les infrastructures mise
en place par le projet RITBC

12. DRO12
Projet RISE - Calendrier
Architecture et analyse des écarts
Septembre 2005 à juin 2006
Réalisation
Juin 2006 à mai 2008
Essais d’acceptation
Mai 2008 à novembre 2008
Conversion
Décembre 2008
Mise en production
Janvier 2009

13. DRO13
La préparation
Expérience du projet D.E.
La préparation de l’appel d’offres
L’implication des parties négociantes
L’implication d’un actuaire externe
L’implication d’un conseiller juridique
Un comité de sélection de 7 membres

14. DRO14
La constitution de l’équipe interne
Directrice de projet + utilisateur
Privilégier les ressources internes, plus de
30 (équilibre entre interne et externe)
Ressources internes fortes
Équipe multidisplinaire
Ressources internes dégagées à temps
plein
Appel à tous (volontariat)

15. DRO15
Bureau de projet
Spécialistes en gestion de projet « pratico-
pratiques »
Planification pour suivre fournisseur +
interne
Suivi rigoureux mensuel
Connaissance du contenu (conseil)
Connaissance du contrat
Habileté en gestion de contrat

16. DRO16
Liens avec les autres projets
RISE évolue dans le PGI – 5 projets
RITBC (refonte des infrastructure
technologique de base et commune)
Numérisation
Site informationnel
Amélioration des services de renseignement

17. DRO17
Liens avec les autres projets (suite)
Comité directeur PGI
Comité de suivi opérationnel
Comité de coordination RITBC/RISE
Responsabilité fonctionnelle pour la
conversion
Responsabilité fonctionnelle pour
correction des incohérences
Coordination pour la gestion du
changement – ensemble des projets

18. DRO18
Particularités contractuelles
Mécanisme d’escalade pour la gestion des
différends allant jusqu’à l’arbitrage
Période de garantie 18 mois
Support à l’évolution et à l’exploitation
24 mois + transfert de connaissance
1 intégrateur – 3 progiciels

19. DRO19
Particularités reddition de compte
Différents comités internes
Conseil du Trésor
Comités de retraite

20. DRO20
Ce qui va bien
Appui du comité directeur
Appui du président
Crédibilité auprès du Conseil du trésor
Crédibilité auprès des parties négociantes
Travail d’équipe fournisseur et ressources
internes

21. DRO21
Ce qui va bien (suite)
Motivation de l’équipe, esprit d’équipe
Volonté de tous de livrer dans les délais,
les coûts
Respect actuel des échéanciers

22. DRO22
Les difficultés
+ d’un an pour lancer appel d’offres
S’entendre sur les critères de sélection
Gérer un comité de sélection de 7
Justification du choix
Arrimage avec projet RITBC

23. DRO23
Les difficultés (suite)
Ressources disponibles (incohérences +
remplacement des départs)
S’entendre sur la notion d’écarts
Négocier les écarts

24. DRO24
Constat
Compréhension commune

25. Le 17 octobre 2006
Doris Tessier
Direction de la refonte des opérations
25
PROJET RISE
Renouvellement et intégration des
systèmes essentiels
Conclusion

26. Le 17 octobre 2006
Doris Tessier
Direction de la refonte des opérations
26
PROJET RISE
Renouvellement et intégration des
systèmes essentiels
Merci de votre attention !