Support cours : Rédigez vos emails professionnels

Formation Rédiger votre email formel
Agnès Spaëth
ACOATAXA
Présentation générale

➢ Intitulé de la formation : Rédiger votre email formel
Cette formation en ligne s’adresse à toutes celles et ceux qui souhaitent acquérir les
connaissances nécessaires à la rédaction d’un email formel respectant les règles en
usage.
Bienvenue dans cette formation !

Présentation formatrice
➢ Encadrement pédagogique : Agnès Spaëth - ACOATAXA
Formatrice pour adultes depuis une quinzaine d’années, j’ai
accompagné des publics très variés, essentiellement en entreprise
mais également dans des établissements d’enseignement supérieur
pour adultes en alternance.
Je suis également formatrice e-learning depuis 2014.
Coach professionnel certifié, j’accompagne les personnes et les
organisations pour les aider à mieux vivre le changement au sein de
l’entreprise (prise de poste, résolution de conflits, prévention des
risques psycho-sociaux, etc.)

Le plan de la formation
Quoi ?
➢ Eléments indispensables
➢ Aspects formels
➢ Ponctuation et orthographe
Qui / à qui ?
➢ Les champs « Destinataire », « Cc », « Cci »
➢ Formules de politesse
➢ Coordonnées
Comment ?
➢ Email ou téléphone ?
➢ Au service d’une bonne communication
➢ Les erreurs à éviter

Prérequis
➢ Prérequis : savoir lire et écrire en français

Public concerné
➢ Public concerné : toute personne souhaitant acquérir des connaissances
concernant les règles de rédaction d’un email.

Objectifs visés
➢ Objectifs visés : à l’issue de la formation, l’apprenant sera capable
de :
▪ Maîtriser les règles formelles de rédaction d’un email
▪ Mettre en œuvre un bon usage des différents champs d’adressage
▪ Utiliser les ressorts d’une communication écrite efficace
▪ Éviter les erreurs les plus communes liées à l’usage de l’email

Agnès Spaëth
ACOATAXA
Les règles d’or
Principes fondamentaux

Les règles d’adressage
Chronologiquement, l’adressage intervient en premier; différents champs sont à remplir avec des
adresses électroniques :
- Champ « À » : destinataire principal du message (si possible, une seule personne), pour action
- Champ « Cc » (copie carbone) : destinataires en copie, qui ont besoin d’être informés mais pas
obligatoirement d’agir ni de donner suite (attention à ne pas surcharger inutilement les boîtes mail de
vos collègues)
Un troisième champ est à utiliser avec précaution : « Cci » (copie carbone invisible) : elle permet de
mettre un destinataire en copie sans que les autres destinataires en soient informés -> problèmes de
confidentialité et incident si la personne fait « Répondre à tous » !

Le titre et les « descripteurs »
Le titre doit donner envie de lire votre mail : il doit être concis et clair.
Il doit résumer le contenu de manière explicite : par exemple « Retard de livraison palettes société
Xxxx » et pas « Souci » ou « Problème », qui ne permettra pas de retrouver facilement votre mail. Encore
pire, le mail sans titre !
Un titre par sujet, et donc… un mail par sujet !
Les descripteurs sont des mentions qui donnent des indications à votre interlocuteur :
- pour action
- pour information (abrégée en français en PI et de l’anglais en FYI)
- urgent
- important
- etc.

Les formules de politesse
Que ce soit pour commencer ou pour conclure un email, les formules de politesse sont étroitement liées
au niveau de familiarité que l’on a avec le destinataire…
Niveau de familiarité Formules de début Formules de fin
Formel (supérieur
hiérarchique, prospect)
Cher Monsieur, chère
Madame
Monsieur, Madame +
patronyme
Monsieur, Madame +
fonction
Salutations distinguées
Sincères salutations
Sincèrement
Neutre (collègue, client) Bonjour Monsieur,
Madame + patronyme
Bonjour + prénom si
relation habituelle
Cordialement
Bien cordialement
Meilleures salutations
Bien à vous
Amical Bonjour + prénom A bientôt
Bien amicalement

Le corps du message
Quelques règles à suivre :
• Privilégier la concision : 3 paragraphes doivent suffire à exprimer votre message. Si ce n’est pas
possible, joindre un compte-rendu ou un mémo
• Utiliser une expression de qualité, simple et claire : tout le monde doit pouvoir comprendre – cela
n’empêche pas les nuances
• Soigner la forme : politesse, pas de ton directif ou brutal, n’écrivez pas ce que vous ne diriez pas
• Pas de mots entiers en majuscules : cela signifie que vous criez !

La signature automatique
Dans un contexte professionnel, elle peut être très utile; elle contient :
• Pas plus de deux couleurs, une police et deux tailles de police
• Identité : nom, prénom, fonction et nom de l’entreprise
• Coordonnées : téléphone, email, adresse, numéro de TVA si pertinent, site web
• Logo
Elle a plusieurs fonctions : rappeler votre identité complète, donner des moyens complémentaires de
vous joindre, véhiculer l’image de votre société, séduire votre destinataire…

L’envoi de pièces jointes
Les pièces jointes permettent d’enrichir votre message avec des éléments factuels : photos, textes,
feuilles de calcul, etc. Dans la plupart des clients de messagerie, on joint des documents en cliquant sur
une icône de ce type :
Pour les pièces jointes trop volumineuses, pensez à les compresser ou à les transférer via des outils de
transfert sur internet (certains sont gratuits).

Agnès Spaëth
ACOATAXA
Les erreurs à éviter
Principes fondamentaux

Avoir une adresse mail fantaisiste
Votre adresse mail donne une première impression de vous à votre interlocuteur : autant qu’elle ait l’air
professionnelle ou au moins, sobre.
Sur les messageries gratuites, nom + prénom ou prénom + nom suivi du nom de client de messagerie.
Pour les adresses professionnelles, mêmes règles avec le nom du site internet de la société à la fin de
l’adresse.
Eviter à tout prix les petits noms drôles : « kikilolodu74 » ne donnera pas de vous une bonne image !

Oublier l’objet du mail
Envoyer un mail sans objet a plusieurs conséquences :
- Agacer votre destinataire qui peut décider de ne pas l’ouvrir
- Compromettre vos chances et celles de votre interlocuteur de retrouver facilement ce mail, puisque la
recherche ne pourra pas se faire sur le titre
- Donner de vous l’image de quelqu’un de peu consciencieux : d’une manière générale, mettez-vous
systématiquement à la place de l’autre et traitez-le comme vous aimeriez l’être…

Faire des erreurs sur les noms propres, les dates, etc.
Relisez-vous autant de fois que nécessaire pour éliminer les erreurs qui pourraient se glisser dans votre
mail :
• l’orthographe du nom de votre interlocuteur (cela vexe n’importe qui)
• une erreur sur son sexe (attention aux prénoms mixtes)
• une adresse défectueuse
• une date incorrecte
• etc.
Vérifiez toutes les informations importantes avant envoi.

Ne pas soigner la forme
Quelques erreurs à éviter :
• Abuser du « Répondre à tous » et noyer vos interlocuteurs sous des torrents de mails qui ne les
concernent que peu ou pas du tout
• S’exprimer de manière négligée (langage SMS, abréviations, erreurs d’orthographe)
• Abuser des smileys et des gifs : ils sont à réserver aux interlocuteurs que vous connaissez très bien

Faire des erreurs de communication
Parfois la forme est correcte mais le contexte de la communication n’est pas adapté :
• Ne pas attendre une réponse immédiate : le téléphone est là en cas de demande urgente
• Ne pas envoyer de mail professionnel le week-end
• Ne pas écrire sous le coup d’une émotion forte comme la colère (« flame mail ») : on ne peut pas
rattraper un mail déjà envoyé !
• Manquer de réserve en parlant de quelqu’un d’autre, transférer un mail sans autorisation, etc.

Agnès Spaëth
ACOATAXA
Quelques modèles
Cas pratiques

Demande de rendez-vous

Demande de stage

Email de candidature spontanée

Email de prospection commerciale

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