Ce document explique pourquoi et comment les PME peuvent optimiser leur process Propositions Commerciales sur la base de principes simples, et gagner ainsi plus d'affaires Ce document est inspiré d'une série d'articles publiés par Carl Dickson, CEO de Captureplanning.com

1. REDEFINISSEZ VOTRE PROCESS
PROPOSITIONS COMMERCIALES
Pour Gagner plus d’affaires
www.proposal-mgt.com
SEPTEMBRE 2013
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2. INTRODUCTION
• Quand les rédacteurs d’une proposition commerciale rencontrent un
problème, très souvent ils tentent de modifier le process de réponse pour
résoudre ce problème
• Si le problème persiste, on entend souvent l’une de ces deux affirmations:
 Les échecs sont dus aux individus, non au process
 Le process n’apporte pas de valeur, de bons commerciaux suffisent
• Ces affirmations sont à l’origine de nombreux échecs, et empêchent certaines
entreprises de réaliser que leur process Propositions Commerciales est à
l’origine de leurs difficultés
• Si votre process ne vous aide pas à progresser, il est sans doute temps de le
modifier pour prendre en compte vos besoins réels
• Quelle que soit la taille de votre PME, vous pouvez définir ou améliorer votre
process Propositions Commerciales en fonction de principes simples
Ce document est inspiré d’une série d’articles publiés par Carl Dickson, CEO de Capture
Planning.com
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3. ECHECS SONT DUS AUX
INDIVIDUS, NON AU PROCESS
LES
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4. Cette affirmation a des conséquences sur les
équipes et limite la croissance de l’entreprise
Fort impact sur la
motivation des
équipes
Elle interdit de
s’interroger sur
l’efficacité du process
Propositions
Commerciales
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5. Certaines entreprises pensent avoir un
process, alors qu’elles n’ont que des “façons de
faire”
Si
• Votre process n’est pas
documenté et utilisé par tous
• Vous pouvez faire aussi bien sans
suivre le process
• Votre process ne permet pas de
suivre les progrès, valider les
résultats, définir la qualité,
prévoir et résoudre les
problèmes…
Vous n’avez sans doute pas
de véritable process
Propositions Commerciales
• Vous appliquez sûrement des
bonnes pratiques, mais bonnes
pratiques et process sont deux
choses différentes
• Avoir un bon process n’implique pas
forcément que vous appliquez des
bonnes pratiques
• Appliquer des bonnes pratiques
• n’implique pas que vous disposez
d’un bon process
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6. Certaines entreprises continuent à appliquer
des éléments du process qui ont prouvé leur
inefficacité
Visez plutôt le zéro défaut dès
Exemple des revues de
proposition
•
•
•
•
•
•
Difficiles à positionner dans un
emploi du temps déjà très chargé
Faible apport de valeur (contrôle
qualité et non aide au gain de
l’affaire)
Absence de leadership
Conduisent souvent à une remise en
cause de la stratégie de réponse
Divergences sur l’objectif de la revue
Incompréhension des attentes vis-àvis des participants…
la conception
• Définissez en amont la qualité attendue
• Priorisez les éléments à valider:
1.
2.
•
•
•
Conformité
Positionnement par rapport aux critères
d’évaluation du client
3. Intégration de la stratégie de réponse
4. Présentation, visuels, graphiques…
5. Grammaire, orthographe…
6. Style
Définissez sous quelle forme (réunions, check
list, email, approbation…) les éléments doivent
être validés
Définissez qui dirige le process et qui doit y
participer
Définissez le planning des revues
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7. PROCESS N’APPORTE PAS DE
VALEUR,
LE
DE BONS
COMMERCIAUX
SUFFISENT
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8. Un bon process Business Development est un
avantage concurrentiel
Le process Business
Development permet
de transformer une
information en
avantage
concurrentiel
Sans process
documenté et partagé,
le taux de succès se
dégrade avec la
croissance de
l’entreprise
8

9. Un process utile et efficace aide l’entreprise à
progresser
Attentes du Business
Development vis-à-vis
du process
 Augmenter le taux de succès
 Faciliter la prise de décision et
l’allocation des ressources
 Assurer la qualité et la conformité
 Permettre un « départ lancé »
Assurer la liaison entre
Business Development
et Proposition
Commerciale
•
•
•
Positionnement de la proposition
commerciale: conclusion du process
de vente
Objectif de la phase pré-proposition:
maximiser les chances de succès
Pour atteindre ces objectifs, il faut
définir les éléments permettant de
gagner, et organiser la phase préproposition pour délivrer ces
éléments
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10. Sans process documenté et partagé, le taux de
succès se dégrade avec la croissance de
l’entreprise
Comment sortir du
« piège du
développement »
Création de « silos » de
pratiques individuelles
•
•
•
•
Toute modification du process peut
impacter le taux de croissance
Impossibilité de diffuser des process
qui n’ont pas été documentés
Coûts de formation ou
d’implémentation d’un process unique
Risque accru avec le développement
de nouvelles entités, différentes
localisations, diversification marchés…
Deux approches possibles,
nécessitant avant toute action de
documenter le process
1.
2.
Imposer un process commun et
centralisé, mais risque de résistances
(mandat impératif de la direction
générale)
Associer les entités à la définition du
process, permettant l’identification de
best practices, prise en compte des
spécificités locales…
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11. PROCESS NE VOUS AIDE
PAS À PROGRESSER…
SI VOTRE
C’EST PEUT ETRE
L’OCCASION DE LE
MODIFIER
11

12. Le process Propositions Commerciales doit
répondre à vos besoins réels:
1. Collecter l’information et
l’évaluer
2. Transformer l’information en
éléments utiles pour la
proposition
3. Séquencer et planifier les
tâches
4. « Aligner » l’équipe de
réponse
5. Comprendre les besoins
du client pour proposer la
bonne solution
6. Définir et mesurer la
qualité
7. Planifier et mesurer
l’avancement
8. Collecter des métriques
pour évaluer les chances
de succès
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13. Repensez votre process en tenant compte de
ses objectifs
Principaux objectifs
du process
 Structurer la phase préproposition
 Définir l’information pour gagner
 Définir et valider la qualité de la
proposition
 Mesurer les progrès
 Eviter les erreurs
 Atténuer les risques
 Permettre de gérer tous types
d’opportunité commerciale
Attributs d’un « bon »
process
 Documenté et suivi par tous
 Universel
 Adaptable et flexible, selon
l’entreprise
 Accélère la production
 Permet la prise de décisions sur la
base de documents
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14. SI VOTRE
PROCESS NE FONCTIONNE PAS…
INUTILE DE BLAMER LES
COLLABORATEURS OU DE
CASSER VOTRE PROCESS
…
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15. REDEFINISSEZ ET AMELIOREZ
VOTRE PROCESS
EN FONCTION DE
PRINCIPES

16. Les PME sont conscientes qu’elles ont besoin
d’un process Propositions Commerciales
efficace
Freins
• Ressources limitées: rôles
multiples dans l’entreprise et
sur la réponse
• Temps limité: un process long
n’est pas envisageable, en
raison des rôles multiples, du
démarrage tardif de la réponse
• Budget limité, en interne et
externe
Approche
Redéfinir/Construire et améliorer le
process au fil du temps et de vos
succès, en fonction de principes et
non d’étapes
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17. Principes de base du process Propositions
Commerciales
Principes
Conseils
• Définir les rôles et les
attentes
• Gérer l’information
• Suivre l’avancement
• Définir la qualité et comment
l’obtenir
• Evaluer la qualité
• Mieux prendre en compte les
attentes et besoins des
clients et des collaborateurs
• Rédiger des instructions pour les
rédacteurs et les évaluateurs internes
• Démarrer avec une Matrice de Conformité
pour planifier le contenu, évoluer vers un
Plan de Réponse plus détaillé
• Ne pas compliquer pas les choses: oublier le
langage « process » trop formel, les détails
superflus, utiliser plutôt des check-lists, des
exemples, donner des suggestions….
• Faire porter l’effort sur la proposition, pas
sur le process: sauter les étapes si elles ne
sont pas nécessaires
• Mettre la barre un peu plus haut après
chaque proposition gagnante
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18. LA
FOLIE:
FAIRE TOUJOURS LA
MEME CHOSE ET DE S’ATTENDRE A
UN RESULTAT DIFFERENT. »
« C’EST DE
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19. Stéphane LOHSE
Bid & Proposal Management Services Consultant
s.lohse@proposal-mgt.com
http://fr.linkedin.com/in/stephanelohse
http://www.proposal-mgt.com
https://twitter.com/ProposalMgt
Stéphane a plus de 20 ans d’expérience dans les domaines de l’Intelligence Economique, de la Gestion des
Connaissances et du Bid Management. Sa carrière lui a donné l’occasion de piloter et d’optimiser le process de
réponse à appel d’offres de l’un des leaders mondiaux des services informatiques, du conseil et de l’outsourcing,
dans des secteurs tels que les services financiers, l’industrie ou le transport.
Il accompagne des entreprises souhaitant mettre en place un process Business Development & Propositions
Commerciales professionnel pour augmenter le taux de succès et de réduire le coût d’élaboration des
propositions commerciales.
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Octobre 2013
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