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Le 17 octobre 2006
Doris Tessier
Direction de la refonte des opérations
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systèmes essentiels
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2006-10-17 Doris Tessier CARRA Projet Rise Renouvellement et intégration des systèmes essentiels

  • 1. Le 17 octobre 2006 Doris Tessier Direction de la refonte des opérations 1 PROJET RISE Renouvellement et intégration des systèmes essentiels Présentation au déjeuner-conférence du P.M.I. Lévis Québec
  • 2. DRO2 Problématique Le traitement des demandes Des délais inacceptables L’information aux participants Insuffisante L’accroissement de la demande D’ici 2010, 35 % Des systèmes informatiques Cloisonnés et vétustes 28 systèmes entre 15 et 30 ans
  • 3. DRO3 Plan d’affaires – La vision La prestation de services centrée sur le client et des processus intégrés Un portrait global du client Service à la clientèle multicanaux dont accès à des services (PÉS) Traitement automatisé des demandes « régulières », diminution de l’intervention des agents
  • 4. DRO4 Plan d’affaires – Les résultats attendus Des données de participation 6 mois après la fin de l’année Une réponse aux communications écrites : 20 jours ouvrables Un relevé annuel de participation incluant remboursement des cotisations versées en trop
  • 5. DRO5 Plan d’affaires – Les résultats attendus Le traitement des demandes de services (rentes, rachats, remboursements, etc.) 20 jours ouvrables Des informations sur la participation disponibles en ligne
  • 6. DRO6 Travaux préparatoires - Données Accélérer la consolidation des données Analyser l’ensemble des données Corriger les incohérences Élaborer les règles de conversion et créer les dépôts transitoires
  • 7. DRO7 Le projet RISE Envergure 50 M$ Plus de 1 000 biens livrables Acquérir un ensemble de composantes administratives et logicielles
  • 8. DRO8 Le projet RISE (suite) La cueillette des données de participation Le traitement des demandes (rachats, rentes, remboursements, etc.) La gestion de la comptabilité spécifique aux régimes Le paiement des prestations Le suivi des demandes et vision globale du dossier
  • 9. DRO9 Le projet RISE (suite) Intégrer trois progiciels pour constituer une solution intégrée permettant les échanges multicanaux dont la PÉS Faire évoluer les outils et les moyens mis à la disposition des employeurs Procéder à la validation et à la conversion des données
  • 10. DRO10 Le projet RISE (suite) Faire évoluer les processus de travail Réaliser les activités de gestion du changement, de formation et de communication visant l’ensemble des employés (300 à 500), les employeurs et les clientèles Donc des activités d’architecture, de réalisation, de mise en production
  • 11. DRO11 Projet RISE - Technologie SOLUTION RISE Logiciel de gestion de la relation clients (CRM) Logiciel de gestion de régimes de retraite Logiciel financier La solution RISE est constituée des logiciels commerciaux suivants : Virtuo (Comptable) Ariel (Gestion des régimes de retraite) Siebel (CRM) Elle s’intègre dans les infrastructures mise en place par le projet RITBC
  • 12. DRO12 Projet RISE - Calendrier Architecture et analyse des écarts Septembre 2005 à juin 2006 Réalisation Juin 2006 à mai 2008 Essais d’acceptation Mai 2008 à novembre 2008 Conversion Décembre 2008 Mise en production Janvier 2009
  • 13. DRO13 La préparation Expérience du projet D.E. La préparation de l’appel d’offres L’implication des parties négociantes L’implication d’un actuaire externe L’implication d’un conseiller juridique Un comité de sélection de 7 membres
  • 14. DRO14 La constitution de l’équipe interne Directrice de projet + utilisateur Privilégier les ressources internes, plus de 30 (équilibre entre interne et externe) Ressources internes fortes Équipe multidisplinaire Ressources internes dégagées à temps plein Appel à tous (volontariat)
  • 15. DRO15 Bureau de projet Spécialistes en gestion de projet « pratico- pratiques » Planification pour suivre fournisseur + interne Suivi rigoureux mensuel Connaissance du contenu (conseil) Connaissance du contrat Habileté en gestion de contrat
  • 16. DRO16 Liens avec les autres projets RISE évolue dans le PGI – 5 projets RITBC (refonte des infrastructure technologique de base et commune) Numérisation Site informationnel Amélioration des services de renseignement
  • 17. DRO17 Liens avec les autres projets (suite) Comité directeur PGI Comité de suivi opérationnel Comité de coordination RITBC/RISE Responsabilité fonctionnelle pour la conversion Responsabilité fonctionnelle pour correction des incohérences Coordination pour la gestion du changement – ensemble des projets
  • 18. DRO18 Particularités contractuelles Mécanisme d’escalade pour la gestion des différends allant jusqu’à l’arbitrage Période de garantie 18 mois Support à l’évolution et à l’exploitation 24 mois + transfert de connaissance 1 intégrateur – 3 progiciels
  • 19. DRO19 Particularités reddition de compte Différents comités internes Conseil du Trésor Comités de retraite
  • 20. DRO20 Ce qui va bien Appui du comité directeur Appui du président Crédibilité auprès du Conseil du trésor Crédibilité auprès des parties négociantes Travail d’équipe fournisseur et ressources internes
  • 21. DRO21 Ce qui va bien (suite) Motivation de l’équipe, esprit d’équipe Volonté de tous de livrer dans les délais, les coûts Respect actuel des échéanciers
  • 22. DRO22 Les difficultés + d’un an pour lancer appel d’offres S’entendre sur les critères de sélection Gérer un comité de sélection de 7 Justification du choix Arrimage avec projet RITBC
  • 23. DRO23 Les difficultés (suite) Ressources disponibles (incohérences + remplacement des départs) S’entendre sur la notion d’écarts Négocier les écarts
  • 25. Le 17 octobre 2006 Doris Tessier Direction de la refonte des opérations 25 PROJET RISE Renouvellement et intégration des systèmes essentiels Conclusion
  • 26. Le 17 octobre 2006 Doris Tessier Direction de la refonte des opérations 26 PROJET RISE Renouvellement et intégration des systèmes essentiels Merci de votre attention !