Introduction to (digital) Project Management for multimedia students in Gobelins (Paris, France) This is the 3/5 support document.

1. INTRODUCTION A LA GESTION DE PROJET (3/5)

2. Séances planifiées : - Mercredi 16/12 - Vendredi 22/01 - Vendredi 05/02 - Lundi 15/03 - Mercredi 31/03

3. SYNTHESE du cours précédent

8. Le plan de charge : SYNTHESE : dimensionner sur le projet

11. des questions ?

13. DIMENSIONNER le projet

14. LE PLAN de charge

25. FORMALISER un devis

26. En avant-vente : l’estimation budgétaire Permet de présenter le travail proposé par l’agence et le valoriser selon des hypothèses. En démarrage de projet : le budget descriptif Permet d’acter la relation commerciale entre un client et son prestataire autour d’un périmètre (et/ou d’une enveloppe budgétaire) défini. Estimation budgétaire & Budget descriptif

27. Le document est identique mais la méthode d’estimation peut ne pas être la même. Estimation budgétaire & Budget descriptif

28. En avant-vente : Si vous connaissez l’enveloppe budgétaire globale, il vaut mieux raisonner en pourcentage car le périmètre n’est pas clairement défini. Exemple : - 20 % du budget pour la Conception - 35% du budget pour la Production hors contenus - 10% du budget pour les Contenus - 15% du budget pour le Suivi de projet - 20% du budget pour les Tests et la Recette Estimation budgétaire & Budget descriptif La ventilation dépend du type de projet et de sa problématique

29. En avant-vente : Si vous connaissez l’enveloppe budgétaire globale, il vaut mieux raisonner en pourcentage car le périmètre n’est pas clairement défini. Avantages: rapide à faire, enveloppe budgétaire respectée Inconvénient : nécessite de l’expérience Estimation budgétaire & Budget descriptif

30. En démarrage de projet : Dès que le périmètre se précise, il vaut mieux lister les tâches / les prestations et estimer le temps nécessaire pour chacune d’entre-elles. Exemple : - concept graphique = 24h de DA - déclinaison de 10 templates = 40h de webdesigner - etc… Estimation budgétaire & Budget descriptif

31. En démarrage de projet : Dès que le périmètre se précise, il vaut mieux lister les tâches / les prestations et estimer le temps nécessaire pour chacune d’entre-elles. Avantages : précision, permet de verrouiller le périmètre Inconvénients : impact négatif sur l’enveloppe budgétaire, plus long à définir Estimation budgétaire & Budget descriptif

35. Le devis a été validé, le projet a démarré. Il faut maintenant suivre son avancement. Il faut PILOTER LE PROJET.

36. PILOTER le projet

37. SUIVRE l’avancement

40. Suivre l’avancement des heures Le principe : Le document se base sur le plan de charge car il doit reprendre toutes les tâches détaillées et les charges associées. Chaque tâche du projet est listée par le chef de projet et les éléments suivants doivent être renseignés :

42. Suivre l’avancement des heures A partir de ces 3 données, on peut calculer le % d’avancement très précis du projet. Avancement (en %) = temps passé / temps initial Et on peut voir si le projet est en avance ou en retard : Avancement théorique vs Avancement réel

45. Suivre l’avancement des heures C’est la justesse de cette réévaluation du RAF qui va faire Que le document de « follow up » sera utile au projet, et on pourra ainsi comparer l’avancement réel VS l’avancement théorique. Sans document de suivi des heures, difficile de dire avec exactitude où en est le projet, sur quelle tâche / partie l’équipe est en avance, en retard, combien d’heures de travail il reste à produire... Vous pouvez vous fier à votre expérience mais cela ne suffira certainement pas (sauf pour les petits projets)

52. Le principe : Document plutôt utilisé en amont (cadrage et/ou conception), lorsque beaucoup de questions sont encore ouvertes et que des réponses structurantes doivent être apportées. Toutes ces questions sont listées dans ce document et sont abordées par le Chef de Projet à chaque meeting / workshop avec le client. L’objectif est de ne pas laisser des questions sans réponse pour qualifier au mieux le périmètre du projet. Suivre l’avancement des points en suspens

54. L’en-tête comprend un tableau récapitulatif qui dénombre les points ( ouverts / fermés / à problème ) et les croise avec la criticité ( low, mid, high, very high ) Suivre l’avancement des points en suspens

58. Le principe : Ce document est à la fois une « todo list » : telle personne doit faire cela pour telle date… … et il est à la fois un peu « l’historique » du projet car il contient toutes les informations structurantes : - les décisions majeures qui ont été prises (par qui, à quelle date…) - les événements (positifs ou négatifs) qui ont eu un impact sur le projet - les problèmes importants que l’équipe projet rencontre Suivre l’avancement des tâches

60. Quelques conseils : - Laissez le document avec les TIDE au statut « en cours » ou « a faire » visibles par défaut - Utilisez des couleurs pour les statuts (rouge, orange, vert, gris…) - Filtrer le document par « société » pour que le client voit surtout ce dont il a la charge ;-) - Si les dates prévisionnelles ne sont jamais tenues, conservez les dates antérieures pour bien montrer les différents décalages. Suivre l’avancement des tâches

65. Le récap dans son en-tête propose un statut précis sur tous ces éléments. Le suivi de production se met en place juste avant le démarrage de la phase de production , une fois que tous les éléments à produire ont bien été identifiés (nombres de pages à designer, à intégrer, nombre d’animations à produire...) Suivre l’avancement de la prod.

76. des questions ?