document concernant le workflow en format PowerPoint

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2. Introduction:
I- Présentation de l’outil Workflow:
A- Historique:
B- Définition:
C- types
E- Le moteur de Workflow:
F-Exemples de logiciels Workflow
G- Les domaines de l’entreprise intéressés par une application de workflow:
H- Les grandes fonctions d’une application workflow :
I - Avantages et inconvénients :
II- La conduite d’un projet de workflow:
A- les étapes de conduite d’un projet workflow.
B- La modélisation d’un projet Workflow:
III- Exemples d’entreprises adoptant le workflow comme outil de travail :
Conclusion :
Webographie:
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3. I- Présentation de l’outil Workflow:
L'industrie de l'imagerie électronique et de la gestion de la production
assistée par ordinateur a été la première à réclamer une technologie qui
permette l’automatisation des procédures de travail, jusqu’alors réalisées à
la main.
À partir de l’année 1975 et jusqu’à 1985, la nouvelle technologie
dite de WorkFlow a connu un essor important en mettant en place un
système capable d’automatiser au mieux les flux de travail.
Or, le regain d’intérêt pour le génie logiciel au début des années
1990 a permis de relancer les recherches concernant les systèmes
WorkFlow afin de mettre en place des systèmes plus simples à utiliser.
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4. La mondialisation et L’environnement économique actuel
impose aux entreprises surtout celles de dimension
internationale de réduire au maximum les coûts inutiles.
Le développement des démarches de réorganisation de
processus est une réponse adaptée à la recherche d’optimisation
des processus. Elle peut se traduire par l’utilisation d’une
solution logicielle appropriée, comme un Workflow. Cette
dernière permet d’être un support à une nouvelle organisation.
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5. On appelle « Workflow » traduisez littéralement « flux de travail » et
en français par « gestion électronique des processus métier ». la modélisation
et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et des
différents acteurs impliqués dans la réalisation d'un processus métier (aussi
appelé processus opérationnel ou bien procédure d’entreprise).
Un processus métier représente les interactions sous forme
d'échange d'informations entre divers acteurs tels que :
- des humains,
- des applications ou services,
- des processus tiers.
De façon pratique, un Workflow peut décrire :
- le circuit de validation,
- les tâches à accomplir entre les différents acteurs d'un
processus,
- les délais à respecter,
- les modes de validation…
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6. Le Workflow sait ainsi décomposer les cas en tâches et affecter chaque
tâche à un acteur selon les règles de gestion en vigueur, et en suite fournir à chacun
des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche.
Le Workflow permet de savoir aussi à tout moment où en est un
document, donc Il permet une surveillance centralisée, parfois mal ressentie par les
personnels concernées.
Pour un processus de publication en ligne par exemple, il s'agit de la
modélisation des tâches de l'ensemble de la chaîne éditoriale, de la
proposition du rédacteur à la validation par le responsable de publication :
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9. Les étapes de traitement d’une déclaration d’accident automobile par une
compagnie d’assurance se présentent comme suit :
Au service courrier, la lettre En fonction de l’adresse
et la déclaration sont numérisées où est visible la voiture
En parallèle l’état des accidentée, le liquidateur
et un dossier déclaration
cotisations de l’assuré Sélectionne un expert,
accident est crée avec un numéro
est vérifié. et prépare une lettre
de référence, tandis qu’un courrier
accusant réception de la de mission pour celui-ci.
déclaration est crée
automatiquement et est envoyé
par la poste.
Dès réparation, l’assuré
Le liquidateur, dès réception fait parvenir la facture
L’expert évalue les dégâts du rapport d’expertise, notifie du garagiste à la
du véhicule et transmet par courrier l’accord compagnie qui effectue
son expertise au liquidateur. de la compagnie pour réparer. le remboursement
en émettant un chèque
et la lettre
d’accompagnement.
Le cas est enfin
Si l’assuré est dans son droit,
complètement traité,
le liquidateur se fait rembourser
après un délais de quelques
par la compagnie adverse
semaines, il peut être
(selon un mécanisme de compensation).
transmis aux archives.
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10. Dans ce processus administratif il y a :
Plusieurs acteurs : Plusieurs tâches : Plusieurs documents :
l’assuré, le service la déclaration , la lettre de
saisie de la déclaration, mission de l’expert, le
courrier, le liquidateur, nomination de l’expert,
l’expert , le garagiste. rapport d’expertise, la
notification de l’assuré,
paiement de l’assuré, facture du garage et le
notification de la compagnie paiement final.
adverse et enfin archivage des
données du cas.
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11. Ä partir de ces informations Une application de workflow se charge dès la
création du cas :
De prendre en compte la finalité
de l’entreprise (rembourser les
dépenses occasionnées par
Créer les tâches à exécuter
un accident) depuis sa
au fur et à mesure de
sollicitation (par la déclaration)
l’avancement du cas.
jusqu’à sa bonne fin
(le débit du chèque).
D’assister les acteurs dans
la réalisation de chaque tâche
De les attribuer aux acteurs
(en créant automatiquement
en fonction des règles
la lettre d’accusé de réception
de l’organisation.
par exemple)
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12. Dans les applications de workflow, on distingue classiquement quatre
catégories:
Le workflow de production : (aussi appelé workflow procédural ou workflow
directif), Il correspond à la gestion des processus de base de l’entreprise.
Le workflow administratif: Il correspond à tout ce qui est routage de
formulaires, basé en général sur une infrastructure de messagerie.
Le workflow ad-hoc : Ce type de workflow est utilisé pour la gestion des
procédures non déterminées ou mouvantes.
Le workflow coopératif: Il gère des procédures évoluant assez fréquemment et
liées à un groupe de travail restreint dans l’entreprise.
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13. Le moteur de workflow est le dispositif logiciel permettant d'exécuter
une ou plusieurs définitions de workflow. Par abus de langage, on peut
appeler ce dispositif logiciel tout simplement "workflow".
Le moteur de workflow est l'outil permettant de modéliser et
d'automatiser les processus métiers de l'entreprise. Là on peut parler plus
spécifiquement du Workflow en tant qu’objet pouvant être décrit par un
langage descriptif dans un fichier informatique, qu’une application adaptée
peut alors interpréter et exécuter. Ainsi on peut automatiser un processus
de travail.
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14. Voici un tableau qui synthétise les différents logiciels du Workflow parmis
qu’ils existent :
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15. Logiciels fabricants Avantage spécifique
COSA (Software- Chaque procédure peut être divisée en segments comprenant diverses
Workflow Ley) activités.
Ensemble (FileNet) Une procédure comprenant 5 activités peut être définie en 5 à 10
minutes.
FlowMark (IBM) ce logiciel offre des possibilités de structuration pour données
illimitées.
OPEN/ (Eastman ce produit est plus adapté aux grandes installations de plusieurs
Worflow Software) centaines de travailleurs.
Visual (FileNet) Son véritable atout est son outil orienté objet pour la définition de
Workflo procédures.
Staffware (Staffware) ce logiciel a pour particularité de permettre l'utilisation de terminaux
en plus de Windows, des Macs ou de Java.
TeamWARE (TeamWARE ce logiciel offre d'importantes possibilités en matière de dynamisme,
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Flow Group) et permet de définir sans délai des procédures qui peuvent

16. Avec le GraphEditor, les utilisateurs d’un projet peuvent définir de nouvelles activités,
effacer des activités existantes, définir l’interconnexion entre les activités, obtenir des
informations du projet, visualiser l’exécution des activités…
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17. Créer un nouveau projet par importation des procédés existants.
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18. Obtenir la liste d’usuraires d’un projet ainsi que les rôles de chaque utilisateur.
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19. Description basique des différents projets existants dans le système.
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20. Visualisation des activités qui composent un projet et des relations entre celles-ci.
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21. Administrer la liste des utilisateurs qui participent à la définition et
exécution d’un projet.
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22. Présente l’ Activité susceptible d’être exécuté.
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24. Il y a plusieurs domaines dans l’entreprise qui peuvent être intéressés par une
application workflow dont on peut citer:
_ l’organisation,
_la collaboration,
_la production,
_la gestion des ressources humaines,
_La gestion de relation client…
Le workflow est Adapté de plus en plus aux procédures bien définies à savoir:
Traitement des demandes de congé ou de mutation,
des lettres de réclamation des clients,
préparation du budget annuel,
préparation des instructions de demande de crédit,
Préparation des contrats avec les fournisseurs et partenaires…
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25. Fourniture des interfaces d’administration : le workflow permet à l’administrateur
de l’application de gérer les descriptions de l’organisation, attribuer les droits aux
participants, et produire les statistiques d’exploitation.
Une représentation complète de l’organisation comprenant : les groupes, les
acteurs, les rôles des acteurs dans l’organisation.
Un outil d’analyse et de simulation des procédures avant leur mise en
exploitation
Planification des tâches
Affectation de chaque tâche à l’acteur qui doit l’accomplir .
Tenir à jour pour chaque utilisateur une liste de tâches à accomplir .
Intégrateur au service de l’utilisateur : il rend les informations et documents utiles
à chaque tâche accessibles immédiatement par simple sélection des icônes qui les
représentent à l’écran,
Notification des retards à l’administrateur : car le workflow définit des contraintes
de durée pour chaque tâche et procédure et à la création d’une procédure, des
échéances sont arrêtées.
Enregistrement pour chaque cas et chaque tâche de l’acteur exécutant et les
dates et heures de création, activation, et fin.
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26. Amélioration de la productivité : gains de productivité réalisés par une
application de workflow sont de 20 à 50% sur la part des tâches qu’elle
automatise .
Temps de réponse réduit : la réduction du temps de réponse entre la prise en
compte de l’événement déclencheur d’un cas et son traitement complet est une
des caractéristiques essentielles des applications de workflow.
L’exemple suivant permet de présenter les gains que permet de réaliser
une application de workflow en matière de temps de réalisation des tâches et
de respect des délais par les participants:
Information claire sur l’état d’avancement : l’application de workflow permet de
renseigner avec précision sur l’état d’un cas.
Sécurité accrue : avec une application de workflow, c’est le système qui
affecte les tâches aux participants..
Maîtrise de la qualité et des coûts : une application de workflow enregistre
systématiquement le journal de tous les événements qu’elle contrôle, avec la date et
l’heure, la procédure et la tâche concernée et le participant actif. Des outils de
traitement de ce journal fournissent des rapports de synthèse sur les coûts et délais
de traitement des tâches et des procédures.
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27. Inadapté si l’on n’est pas dans un contexte « procédural ».
Analyse longue et difficile :car la création d'un Workflow nécessite une analyse du
projet. Cette analyse est souvent longue et difficile.
Contraintes imposées par le logiciel : L'utilisation d'un Workflow nécessite que tous
les participants à un projet saisissent leur état d'avancement dans chacune des
tâches qu'ils ont à effectuer. Ceci est très lourd et souvent les utilisateurs n'en voit
pas la nécessité. Ils ne le font donc pas régulièrement et parfois ne le font pas du
tout.
Lors de l’utilisation de l’application, les utilisateurs peuvent rencontrer différents
problèmes liés à leur matériel ou à un dysfonctionnement du workflow. Il est donc
nécessaire de mettre en place un système d’assistance et de résolution de
problèmes. (par exemple, des problèmes d’impression des documents du workflow à
partir du navigateur web, ou bien des indisponibilités réseau.)
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28. Un projet de workflow ressemble pour une part à un projet d’informatique.
Il suppose une analyse détaillée des procédures à prendre en compte et implique
parfois des développements qui font appel aux techniques de programmation les
plus traditionnelles.
Il ressemble aussi à un projet bureautique avec une importance toute
particulière à donner aux aspects installation du réseau et des stations, formation
des utilisateurs et organisation du travail en fonction du nouvel outil.
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29. Analyse du procédé (Détection, Analyse et Développement des procédures…)
Définition du procédé (modélisation, conception des procédures…)
Service d’exécution du Workflow (Configuration de l’installation, Installation stations et réseau,
Formation ,Monitorat des utilisateurs ,Administration du système, contrôle du procédé…)
Outils et applications (Interaction avec les utilisateurs
et les applications).
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31. L’entreprise Lu France filiale du groupe DANONE et leader européen sur
les marchés des biscuits céréaliers, de la panification, de la pâtisserie élaborée
ainsi que celui des barres céréalières) a mis en place un workflow pour la
gestion des lancements de lots promotionnels. Il s’agit d’une activité participant
à la stratégie commerciale de l’entreprise qui s’insère dans la production
routinière. Les résultats obtenus ont été comparés aux objectifs visés. Le
premier process du workflow implémenté a été un succès. Il a permis la
construction de tableaux de bord et la mise en place d’une procédure clairement
définie pour gérer la validation des nouveaux lots.
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32. Les moteurs de workflow utilisent les techniques les plus
modernes (réseaux, base de donnée, bureautique, interfaces
homme machine, technologies objet) tout en exploitant au mieux
les applications existantes pour faire à l’entreprise un bon en
avant dans l’exploitation des outils modernes de traitement de
l’information au profit d’une meilleure productivité et d’une qualité
de service accrue. Ces retours ne se matérialiseront pourtant
que si tout l’effort de préparation est correctement orienté pour
tenir compte des objectifs de l’entreprise et si la conduite du
projet est centrée sur le suivi des progrès et leur recentrage sur
les cibles critiques.
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33. http ://www.wfmc.org/.
www.lotus.com/world/france.nsf/aui/MDIA-4RREBG, 2000.
www.w4global.com/.
www.lotus.com/world/france.nsf
www.Workflow&Bonita.comAccueil.htm
www.wikipédia.org
www.commentcamarche.fr
www.abclexique.com
www.Supinfo .com.
www.journaldunet.com
www. PROFESSIONNELLE DES SYSTEMES INFORMATIQUES ET LOGICI.
Htm
www.wngs.com/downloads/wf_prod_entr.pdf. 33

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