En prenant comme étude de cas, le secteur de la construction immobilière, ce document déroule les étapes méthodologiques d'un projet de dématérialisation des processus métiers.

1. Ourouk au service de la gestion
de l’information pour transformer
les processus métier
L’exemple de la construction immobilière
Février 2016
5 RUE AMBROISE THOMAS
75009 PARIS
www.ourouk.fr
TÉL : 01 44 82 09 99
ourouk@ourouk.fr
SARL AU CAPITAL DE 1 000 000 €
RCS B 387472160 - APE 7022Z
AGRÉMENT FORMATION : 11753245175

2. Ourouk – Transformation des processus métier – Immobilier – Février 2016
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Pourquoi ?
La gestion documentaire est présente au sein de grand nombre de processus métier. Son
optimisation est une source de gains de productivité, de diminution du risque d’erreur de
gestion et de valorisation de contenus techniques et commerciaux .
Prendre en compte et maîtriser ces aspects permet de :
 Capitaliser les savoir-faire
 Gagner en efficacité
 Respecter les obligations réglementaires, qualité et métier de plus en plus nombreuses (ISO 9001, marchés
publics…)
Cette approche opérationnelle peut devenir le levier d’amélioration des processus métier
 Harmoniser les pratiques : par exemple capitalisation autour d’un dossier unique de projet
 Eviter la dispersion des documents : versions, drafts…
 Améliorer les relations avec les partenaires et sous-traitants (entreprise étendue)
 Faciliter la transmission de l’information de référence entre les différentes équipes et au cours des différentes
étapes d’un projet

3. Ourouk – Transformation des processus métier – Immobilier – Février 2016
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Comment ?
Transformer les pratiques documentaires au sein d’une organisation suppose l’adhésion de
collaborateurs parfois très autonomes :
 Il faut définir avec eux les pratiques cibles car ils sont soucieux de maîtriser leurs outils de travail ( chefs de
projet, ingénieurs, techniciens, commerciaux, assistantes…)
 Les inscrire dans des processus transverses ne doit pas faire perdre l’ergonomie de la bureautique.
 Il est indispensable de communiquer sur les risques associés à la prolifération documentaire et aux pertes de
savoir faire associés.
Les multiples scénarios d’organisation (partenariats, sous-traitance) sont compatibles avec
ces projets.
La gestion documentaire doit s’inscrire dans le système d’information de l’entreprise,
intégré avec les bases de données existantes.
Un déploiement progressif est possible et compatible avec une vision cible cohérente :
c’est l’apport d’une gestion en mode programme d’accompagner ce déploiement progressif.

4. Ourouk – Transformation des processus métier – Immobilier – Février 2016
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Une gestion en mode programme apporte
dynamisme, cohérence et modularité.
Le mode programme
 favorise une approche plus industrielle de la gestion des grands dossiers sans enfermer les métiers dans des
carcans.
 distingue des plateformes techniques (convergence) et des templates d’usage (ajustement aux besoins).
 apporte de la gouvernance transverse de l’information qui se décline en règles facilitant les usages
quotidiens.
Le mode programme induit la création d’une équipe pluridisciplinaire qui anime au
quotidien la construction de la transversalité.
Un déploiement par vagues respecte les priorités et les capacités d’investissement.
Les premières réalisations induisent une dynamique vertueuse pour entrainer l’ensemble
des métiers.
OUROUK se propose de vous assister dans cette démarche :
 Nous connaissons les problématiques de la gestion documentaire dans les secteurs les plus variés
(construction, immobilier, pharmacie, centrale d’achat, construction navale, établissement scientifique et
technique,...) sur les processus métier et les processus support
 Nous avons l’expérience du pilotage de programme de gestion de contenus.
 Notre culture participative et l’implication de nos consultants seniors vous garantissent la prise en compte de
la culture de votre organisation et des spécificités de votre secteur.

5. Ourouk – Construction - Immobilier
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Une gestion en mode programme apporte
transversalité des processus et
convergence des solutions
Le mode programme coordonne les acteurs et utilise
plusieurs leviers pour favoriser la convergence
Vision cible
 Des processus transverses mais sur un périmètre
maîtrisable
 Des étapes intermédiaires à moyen terme
 De l’impact organisationnel
Management du programme
 Pilotage haut niveau d’un programme pluriannuel
 Pilotage local des projets
 Equipe programme multi-disciplinaire (métiers &
supports)
 Charte de la gouvernance de l’information
 Mutualisation des moyens communs
Convergence des solutions
 Mettre en situation les acteurs via des POC pour
faciliter l’adhésion
 Valoriser les initiatives locales comme pilotes
 Mutualiser les fonctions indépendantes du métier
(GED, CMS, signature électronique, archivage, etc.)
Une palette de leviers pour transformer les
pratiques
Management de l’information
 Référentiels
 Modèles d’usage
 Management de la gestion des droits
 Règles de gouvernance
Nouveaux rôles
 Document controller
 Knowledge manager
 Records Manager/archiviste électronique
 Architecte ECM
Technologies de l’information
 Convergence GED et CMS
 Convergence GED et plateforme d’archivage
 Portail métier/portail Programmes
 Moteur de recherche transverse

6. Ourouk – Construction - Immobilier
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L’adhésion des utilisateurs
Classer des documents ou des
mails par un simple geste (drag &
drop)
Rechercher intuitivement
Des templates par usage prêts à
l’emploi
Co rédaction synchrone et gestion
de versions fluides
Accéder à des contenus via un
portail unique…
La maîtrise de l’information
Le diable est dans les détails
Des plans de classement intuitifs
Des règles de nommage des
contenus
La gestion sécurisée des versions
de référence
La gestion mutualisée des
groupes de droit
…
La réussite des projets passe par un ensemble de fonctionnalités et de règles
de gouvernance qui garantissent l’adhésion des utilisateurs et la maîtrise de
l’information.

7. Ourouk – Construction - Immobilier
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Une illustration : la gestion documentaire
au service de la promotion immobilière

8. Ourouk – Construction - Immobilier
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Plusieurs domaines, métiers et support,
de transformation.
Objectifs
Gérer l’ensemble de la
documentation préparatoire d’un
projet (études, analyses,
devis…)
Respecter les contraintes
réglementaires
Sécurisation des documents
Capitalisation de l’information
Objectifs
Gestion du dossier de
construction (documents, plans,
maquettes)
Respect des contraintes
réglementaires (HSE,…)
Identification des documents
constitutifs du DOE
Sécurisation des documents
Objectifs
Gestion des dossiers de
consultation - appels d’offres –
négociation (Construction –
Travaux publics)
Gestion de la promotion –
Relation acquéreurs (Habitat –
Immobilier d’entreprise)
Sécurisation des documents
Etudes Construction Commercial
Objectifs
Respect des procédures
Référentiel normatif et
réglementaire
Du pull au push
Qualité des référentiels
Leviers
Processus validation / signature
numérique
Intégration AQ et processus
métier
Objectifs
Partage de la connaissance des
programmes immobiliers
Partage de l’information et des
savoir-faire technologiques
Constitution du patrimoine
informationnel de l’entreprise
Leviers
Communautés de pratiques
Portail collaboratif transverse des
« Programmes »
Objectifs
Respect des obligations
légales & réglementaires
Sécurisation des documents à
valeur probatoire
Allègement de l’exploitation
Leviers
Politique d’archivage
Plateforme
hybride(numérique/papier)
transverse
Compétence archivistique
Assurance Qualité Capitalisation Archivage
Métiers
Support
SAV
Gestion de l’information
Objectifs
Maitrise du document de référence
Gestion de référentiels
Contrôle de complétude des dossiers
Garantie du respect des obligations
réglementaires
Harmonisation des pratiques pour
favoriser le partage et l’accès à
l’information
Maîtrise des droits d’accès
Leviers
Politique de gouvernance de l’information
(sécurité , confidentialité, conformité et
pérennité)
Bonnes pratiques documentaires
Templates
Implication des usagers et rôle des
assistantes
Objectifs
Capture Système d’archivage
Respecter les obligations
légales et réglementaires
Sécurisation des documents
Leviers
• Outil de gestion et de partage de la documentation intégré dans le SI
• Template de documents
• Bonnes pratiques documentaires
• Référentiel normatif et partage de savoir-faire

9. Ourouk – Construction - Immobilier
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Un dossier de construction
Contexte
 Au sein d’un grand groupe français leader mondial du BTP
 Forte présence à l’international
 Plus de 80% de son chiffre d’affaires dans le BTP (bâtiments publics et
privés, infrastructures de transport…)
 Plusieurs services intervenant tout au long du cycle de vie du Dossier de
construction
Problématiques
 Respecter les exigences légales & réglementaires
 Assurer un suivi des dossiers au quotidien
 Développer la transversalité et améliorer la transmission de l’information
entre les différentes phases du projet
 Favoriser le partage entre collaborateurs (siège, régions, étranger mais
aussi avec les chantiers)
 Garantir l’accès aux documents courants dans leur dernière version, en
accord avec la politique des droits d’accès et en fonction de l’avancée du
programme
Démarche et réalisations
 Définition du cycle de vie du Dossier de construction
 Partage d’une vision cible entre les acteurs des différentes phases
 Modélisation du process de contribution des métiers à l’alimentation du
dossier tout au long de son cycle de vie y compris dans les étapes de
transmission d’information entre les différentes phases du projet.
 La cible : conception d’un système d’information mettant à disposition
l’environnement nécessaire à la gestion du dossier depuis la phase projet
jusqu’à son archivage (GED, archivage..).
 Mise en place de bonnes pratiques documentaires et d’archivage
(politique d’archivage, plan de classement, modèle de description des
données)
 L’accompagnement de notre cabinet , avec une équipe
pluridisciplinaire, a :
 Favorisé les échanges et le travail collaboratif
 Transformé les idées en réalisations
 Mobilisé largement les acteurs Métiers, la Qualité et la DSI.
Un exemple de réalisation
Phase
commerciale
Phase
Travaux
Phase SAV
Cycle de vie du
Dossier de construction

10. Ourouk – Construction - Immobilier
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Un dossier de promotion immobilière
Contexte
 Au sein d’un grand groupe bancaire international, dont le secteur immobilier
du groupe est le fruit de fusions et de rachats
 20 programmes immobiliers courants par an (Ile-de-France)
 Plusieurs services/métiers intervenant sur les dossiers de construction
 Déménagement planifié à échéance du semestre
Problématiques
 Respecter les exigences réglementaires
 Assurer un suivi des dossiers au quotidien
 Harmoniser les règles de gestion (classement, nommage…)
 Garantir l’accès aux documents courants dans leur dernière version, en
accord avec la politique des droits d’accès et en fonction de l’avancée du
programme
 Dématérialiser les dossiers papier des programmes en cours
 Préparer le versement de la GED vers l’archivage électronique
 Tenir les délais en vue du déménagement
Démarche et réalisations
 Un pilote sur les programmes vivants et ceux en phase de prospection
 Pilotage du chantier Dématérialisation des dossiers papier
 La cible : une GED transverse qui intègre la gestion de données de
référence et les référentiels documentaires
 Mise en place de bonnes pratiques documentaires
 Accompagnement du changement au quotidien
 Des gains de productivité et une sécurisation des dossiers
 Passage à la GED sans rupture d’activité
 L’accompagnement de notre cabinet , avec une équipe
pluridisciplinaire, a :
 Favorisé les échanges et le travail collaboratif de l’ensemble des métiers
 Mobilisé largement le métier, la Qualité et la DSI.
 Maîtrisé les délais pour un déménagement serein
Un exemple de réalisation
Phase
Etudes
Phase
Travaux
Phase
Promotion
Archives Physiques/numériques