Présenté par Tony Gilbert (MACIF) et Jerome Vaucelle (Mutavie) à Agile en Seine le 20 septembre 2023 Retour d’expérience sur la mise en place d’un budget participatif, afin de répondre à des problématiques de priorisation au niveau d’un portefeuille de projets : ce que nous avons fait ; le résultat obtenu ; ce qu’on en retient ;

1. 19 & 20 septembre 2023 - Paris, Niort
PARTICIPATORY BUDGETING
dans un comité
de direction métier
MACIF
Tony GILBERT
Jérôme VAUCELLE

2. PLATINUM SPONSOR
GOLD SPONSOR
SILVER SPONSOR
PARTENAIRE

3. 3

5. SOMMAIRE
Nos problématiques / besoins
de départ
Ce que nous avons fait
Le résultat obtenu
La séance de Participatory
Budgeting : Ce qu’on en retient,
retire …
1 an plus tard, premier bilan
5
01 -
02 -
03 -
04 -
05 -
Agile en Seine 2023
Tony

6. 6
Préambule
Agile en Seine 2023

7. 7
Qui sommes-nous ?
Jérôme VAUCELLE
Responsable pilotage projets
et PMO
MACIF
Direction Finance Epargne
Tony GILBERT
Consultant interne
Conseil et appui à la direction
MACIF
Direction Stratégie et Performance
Tony
Agile en Seine 2023

8. Nos problématiques /
besoins de départ
8
01
Agile en Seine 2023

9. ➔ Un nombre de projets
trop conséquent par
rapport au budget
alloué.
Des choix, des renoncements,
pour l’année à venir.
9
Nos problématiques / besoins
Ce qu’on a cherché à résoudre
➔ Un besoin
d’alignement clair et
une adhésion aux
choix
d’investissement au
plus haut niveau.
Former un collectif qui propose
quelque chose, plutôt qu’une
collection d’individus qui,
chacun, impose quelque chose.
➔ Avoir des budgets
plus réalistes et plus
réalisables
Prise en compte de la capacité à
faire ;
Tendre vers une réduction du
risque de surcharge des équipes IT
/ Métiers,
une meilleure prédictibilité des
plans ;
9
01
Jérôme
Agile en Seine 2023

10. 02
Ce que nous avons
fait
10
Agile en Seine 2023

11. 11
Pour répondre à nos besoins
Issu du Lean Portfolio Management
Un Participatory Budgeting,
un QUOI ?
0
2
Tony
Agile en Seine 2023

12. ● En “politique”, au
niveau des
régions, des
collectivités
et même dans des
programmes de
campagne
électorale.
Un Budget Participatif : c’est nouveau ? pas vraiment
0
2
● Dans les créations
de concepts /
produits / services :
issu de la méthode
“Buy a feature”
● Au niveau du
portefeuille
entreprise,
pour prioriser les
choix
d’investissements
dans les initiatives :
Le Participatory
Budgeting
12
Tony
Agile en Seine 2023

13. Pour notre contexte : la préparation (mai-juin 2022) du plan projet 2023
0
2
● Ateliers métier pour la préparation du plan projet 2023
● Pendant 2 mois, des ateliers de 2h par semaine pour se synchroniser, se préparer.
● Des fiches projets à remplir et à afficher.
● Une répétition dans la salle.
13
Jérôme
Agile en Seine 2023

14. ● Définir un Budget global 2023 IT/MOA/Stratégique
● Lister les sujets à adresser : 41 lignes projets
■ -9 Projets Stratégiques
■ -6 Projets Réglementaires/Conformité
■ -17 Projets d’amélioration continue (+Techniques/Innovation)
■ -7 Enveloppes
● Estimer les coûts prévisionnels de chaque sujet
● Répartir le budget 2023 pour travailler sur les sujets “phares”
■ -Investissements (59% du Budget) : Instruction des sujets stratégiques
■ -Réserve amélioration continue (20% du Budget)
■ -Sanctuarisation des enveloppes (21% du Budget): Instruction d’enveloppes MCO
(Maintien en Condition Opérationnelle) / Réglementaires éditiques en mode quick win,
sujets récurrents
● Rappeler les adhérences et pré-requis
■ -Adhérences avec le programme de refonte de SI structurant
■ -Jalons releases 2023
■ -Capacité à faire métier
14
En pratique : le contexte Business
0
2
Jérôme
Agile en Seine 2023

15. Pour notre contexte : la jour J (22 juin 2022)
0
2
et concrètement :
● Présentation d’un pitch de quelques minutes par
sujets, on dispose la fiche projet plastifiée sur la table
(Un temps moyen à passer par sujet)
● Chaque participant a la même somme de départ et
affecte un degré d’investissement par sujet.
● Nous avions 3 fourchettes financières :
■ Entre 30 et 100K€
■ Entre 100 et 300K€
■ Plus de 300K€
● Mise à jour visible et en direct du fichier, du sujet pour
savoir si le projet est financé :
■ Insuffisamment
■ Au minimum
■ Au complet
Sur-financé
15
AGENDA
10 min : Introduction / Objectifs de la séance
10 min : Contexte business
35 min : Introduction (3 parties) & brief projets
10 min : Présentation de ce qu’on va faire par l’exemple
10 min : Pause
80 min : FORUM
10 min : Présentation du résultat
10 min : R.O.T.I. & feedback participants
5 min : Prochaines étapes
Tony
Agile en Seine 2023

16. 16
Investissements souhaités : avant
0
3
Tony
Agile en Seine 2023

17. 17
Le résultat obtenu
03
Aquilité 2023

18. Avant Après
Budget
Individuel
Investissements
en Live
18
0
3
Jérôme
Agile en Seine 2023

19. Quelques photos
A l’écoute des
pitchs de
présentation
des sujets
Brainstorming
Investissements
retenus
19
0
3
Jérôme
Agile en Seine 2023

20. 20
Investissements souhaités : après
0
3
-En vert foncé, les sujets avec un financement complet
-En vert clair, ceux dont le financement n'est pas complet et pour lesquels on
va donc travailler en mode "MVP"
-En orange, ceux pour lesquels nous nous nous limiterons à une étude
-En jaune, ceux qui passent en BaU
-En rouge, ceux que nous ne ferons pas en 2023
Jérôme
Agile en Seine 2023

21. Mise en avant des écarts de
perception stratégique
Alignement quasi-
total de tout le codir
Atelier très bien mené:
plus efficace que les
réunions qu'on a sur les
plans 21
VERBATIMS
0
3
Tony
Agile en Seine 2023

22. R.O.T.I
1) Inutile : j’ai perdu mon temps en venant
2) Utile : la rencontre était utile mais j’ai quand même perdu un peu de temps en étant
présent.
3) Juste moyenne : je n’ai pas perdu mon temps mais je n’ai pas trouvé un véritable
intérêt à venir.
4) Bonne : c’était plutôt pas mal, je ne suis pas venu perdre mon temps en venant bien
au contraire.
5) Excellent : c’était un grand moment et j’aurais clairement regretté de ne pas avoir
participé.
Sur 8 Participants:
6 notes de 5/5
2 notes de 4/5
22
0
3
Tony
Agile en Seine 2023

23. 23
La séance de
Participatory Budgeting :
Ce qu’on en retient
04
Agile en Seine 2023

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Ce qu’on en retient
Atelier efficace et utile, avec, au préalable, beaucoup de préparation :
- Nécessité d’élaborer des fiches projet complètes, claires.. Beaucoup
de parties prenantes à impliquer pour avoir les éléments au plus
juste.
- Importance du pitch de chaque projet (Transversalité de la
connaissance)
- Élaboration de l’acculturation, sensibilisation des participants pour
s’assurer qu’ils viennent, (intérêt de la séance, objectifs, …) On n’en fait
jamais assez
- Mise en place de la logistique (salle, billets physiques, fiches projets
plastifiées, une répétition), le temps étant suffisamment contraint
04
Tony
Agile en Seine 2023

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Ce qu’on en retient / retire
L’exercice est vertueux :
- Aucun projet finançable par une seule personne : ce qui conduisait forcément
à la discussion d’alignement
- Des projets parfois intégralement financés par des acteurs non parties
prenantes
- Affirmation d’un collectif partageant l’importance relative des sujets, pas
juste par rapport au “business” de chacun
- Mise en lumière des quelques écarts de perception stratégique
- Une notion budgétaire prétexte à une discussion d'alignement
- Des billets physiques rendant la démarche plus concrète, tangible
04
Tony
Agile en Seine 2023

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Ce qu’on en retient / retire
Les axes d’amélioration / remarques / interrogations :
- La bienveillance affichée des acteurs a influé sur le résultat positif.
Comment celà se passerait dans un contexte moins favorable ?
- Anticiper et fiabiliser la fourchette budgétaire
- S’assurer que le résultat ne soit pas challengé / remis en cause ensuite !
- Le nom de la réunion “Participatory Budgeting”, de plus, en Anglais, n’était
pas clairement pas vendeur
04
Tony
Agile en Seine 2023

27. 27
Un an plus tard…
Le Bilan
05
Agile en Seine 2023

28. 28
Les réussites…
● Un plan projet 2023 validé et partagé
🡺 Une feuille de route claire
● 95% des sujets engagés (25% en étude et 30% en réalisation, 40% livrés au moins
partiellement)
🡺 Forte mobilisation collective
● Mise en place des enveloppes métiers grâce à cette feuille de route
🡺 Optimisation du délai de réalisation pour les besoins à “faible développement”
mais à forte valeur ajoutée
● Budget maîtrisé
🡺 Maîtrise des axes Métiers / IT / Stratégique
05
Jérôme
Agile en Seine 2023

29. 29
…les axes d’amélioration
● Forte concentration des sujets à étudier post validation du comité de direction
métier
🡺 Nécessiter d’étaler et prioriser les études
● Macro chiffrage peu partagé avec les parties prenantes
🡺 Fiabiliser les chiffrages (séance de Poker planning à mettre en place)
● Manque de souplesse avec une feuille de route figée très tôt (Arbitrages à prévoir dès
T1 2023)
🡺 Mettre en place une révision trimestrielle pour le prochain Plan projet
05
Jérôme
Agile en Seine 2023

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On prend les mêmes…
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Jérôme
Agile en Seine 2023
● Plan Projet 2024 Budget participatif
🡺 Budget participatif prévu le 20/09/2023
● Macro-chiffrage de sujets
🡺 Séance collective de Poker Planning réalisée le 03/07/2023
● Adaptation du format
🡺 Prise en compte des contraintes de l’entreprise en 2024 (changement de SI)

31. Tony GILBERT
Jérôme VAUCELLE
31
Merci
MACIF
N’hésitez pas
si vous avez des questions,
commentaires,
feedbacks, remarques…
par l’intermédiaire de nos profils
LinkedIn
Agile en seine 2023