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Améliorez votre quotidien d’acheteur grâce à un processus automatisé

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Comment en 3 étapes l’approche BPM couplée à la mise en place d’une solution logicielle de gestion de processus permettait d’optimiser un service achat.

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Améliorez votre quotidien d’acheteur grâce à un processus automatisé

  1. 1. Comment un processus d’achat automatisé améliore votre quotidien ? Grâce au BPM, prenez place au coeur des étapes du traitement de vos demandes d’achat.
  2. 2. L’OBJECTIF EST DE SIMPLIFIER VOTRE QUOTIDIEN DURANT VOS ACTIVITÉES Le processus d’achat créé précèdement prend vie et vous l’utilisez au quotidien dans votre service. Découvrez maintenant son fonctionnement étapes par étapes. Le processus d’achat créé précèdement prend vie et vous l’utilisez au quotidien dans votre service. Découvrez maintenant son fonctionnement étapes par étapes. *le processus ci-dessus est une représentation simplifiée d’un processus d’achat réel. MON PROCESSUS D’ACHAT* Début Fin © InteropSys, 2016 - Comment un processus d’achat automatisé améliore votre quotidient ?
  3. 3. LANCEMENT DU PROCESSUS1. © InteropSys, 2016 - Comment un processus d’achat automatisé améliore votre quotidient ?
  4. 4. 1. LANCEMENT DU PROCESSUS Un demandeur initie sa demande d’achat via un formulaire en ligne. FORMULAIRE DE DEMANDE D’ACHAT Demandeur : eMail : Type d’achat : Quantité : Commentaire : Valider Une fois validé, le processus démarre... © InteropSys, 2016 - Comment un processus d’achat automatisé améliore votre quotidient ?
  5. 5. ÉTUDE DU BESOIN2. © InteropSys, 2016 - Comment un processus d’achat automatisé améliore votre quotidient ?
  6. 6. 2. ÉTUDE DU BESOIN Automatiquement le service achat est alerté de la demande. Il accède ainsi à toutes les informations nécessaires saisiesparleprescripteur pourétudierlebesoin. 1DEMANDE ENTRANTE 1 © InteropSys, 2016 - Comment un processus d’achat automatisé améliore votre quotidient ?
  7. 7. RÉDACTION DOSSIER DE DEMANDE D’ACHAT3. validé non-validé © InteropSys, 2016 - Comment un processus d’achat automatisé améliore votre quotidient ?
  8. 8. 3. RÉDACTION DU DOSSIER DE DEMANDE D’ACHAT Les informations obtenues permettent de rédiger un dossier de demande d’achat. Ce dossier est ensuite inséré dans l’application afin de poursuivre le processus. © InteropSys, 2016 - Comment un processus d’achat automatisé améliore votre quotidient ?
  9. 9. VALIDATION DU DOSSIER4. Boucle de validation : Les allers-retours entre les deux étapes sont prévus afin de pouvoir modifier et adapter le dossier, sans être perdu dans les échanges. validénon-validé © InteropSys, 2016 - Comment un processus d’achat automatisé améliore votre quotidient ?
  10. 10. Automatiquement le dossier est transmis au responsable. Il est immédiatement notifié d’une tâche de « validation » à réaliser. 4. VALIDATION DU DOSSIER 1VALIDATION EN ATTENTE 1 © InteropSys, 2016 - Comment un processus d’achat automatisé améliore votre quotidient ?
  11. 11. MISE EN CONCURRENCE5. validé non-validé © InteropSys, 2016 - Comment un processus d’achat automatisé améliore votre quotidient ?
  12. 12. Une fois le dossier validé, le service achat peut lancer la publication d’un appel d’offre visant à mettre en concurrence les différents fournisseurs. Le dossier est alors automatiquement envoyé aux fournisseurs concernés. 5. MISE EN CONCURRENCE 1 1 1 © InteropSys, 2016 - Comment un processus d’achat automatisé améliore votre quotidient ?
  13. 13. OFFRES DE RÉPONSES6. validé non-validé © InteropSys, 2016 - Comment un processus d’achat automatisé améliore votre quotidient ?
  14. 14. 6. OFFRES DE RÉPONSES RÉPONSE DEMANDE D’ACHAT Valider Nom : Société : eMail : Pièces jointes : AJOUTER DOSSIER RÉPONSE + © InteropSys, 2016 - Comment un processus d’achat automatisé améliore votre quotidient ? Les fournisseurs ont accès à toutes les informations nécessaires et répondent à l’offre via des formulaires extérieurs sécurisés et accessible en ligne.
  15. 15. ANALYSE DES RÉPONSES7. validé non-validé validé non-validé © InteropSys, 2016 - Comment un processus d’achat automatisé améliore votre quotidient ?
  16. 16. Le service achat est notifié de l’arrivée de chaque réponse. Elles sont regroupées au sein d’une même interface, il pourra ainsi procéder simplement à leur analyse. 7. ANALYSE DES RÉPONSES DOSSIERS DE RÉPONSES REÇUS Société A mail@societeA.com voir le dossier › Société B mail@societeB.com voir le dossier › Société C mail@societeC.com voir le dossier › Société D mail@societeD.com voir le dossier › Société E mail@societeE.com voir le dossier › 5 © InteropSys, 2016 - Comment un processus d’achat automatisé améliore votre quotidient ?
  17. 17. NÉGOCIATION8. validé non-validé © InteropSys, 2016 - Comment un processus d’achat automatisé améliore votre quotidient ?
  18. 18. Le service achat va ensuite entrer dans une phase de négociation avec un ou plusieurs répondants. 8. NÉGOCIATION © InteropSys, 2016 - Comment un processus d’achat automatisé améliore votre quotidient ?
  19. 19. ATTRIBUTION9. validé non-validé © InteropSys, 2016 - Comment un processus d’achat automatisé améliore votre quotidient ?
  20. 20. Suite aux négociations, le service achat va attribuer la commande à l’un des fournisseurs directement depuis la solution. Le fournisseur choisi sera automatiquement informé. 9. ATTRIBUTION DEVIS REÇUS Société A mail@societeA.com voir le devis › Société B mail@societeB.com voir le devis › Société C mail@societeC.com voir le devis › Société D mail@societeD.com voir le devis › Société E mail@societeE.com voir le devis › © InteropSys, 2016 - Comment un processus d’achat automatisé améliore votre quotidient ?
  21. 21. PUBLICATION10. validé non-validé © InteropSys, 2016 - Comment un processus d’achat automatisé améliore votre quotidient ?
  22. 22. Automatiquement l’outil de gestion de processus va ajouter ou actualiser le fournisseur sélectionné dans l’ERP grâce aux diverses informations saisies jusque-là. 10. PUBLICATION Base de données © InteropSys, 2016 - Comment un processus d’achat automatisé améliore votre quotidient ?
  23. 23. INSTALLATION11. validé non-validé © InteropSys, 2016 - Comment un processus d’achat automatisé améliore votre quotidient ?
  24. 24. Le fournisseur sélectionné, va pouvoir maintenant initier la mise en place de son projet. 11. INSTALLATION © InteropSys, 2016 - Comment un processus d’achat automatisé améliore votre quotidient ?
  25. 25. FIN DU PROCESSUS Pour en savoir plus sur la démarche processus liée aux achats, découvrez nos ressources sur ce thème : www.interopsys.fr/tag/service-achat/ © InteropSys, 2016 - Comment un processus d’achat automatisé améliore votre quotidient ?
  26. 26. MISE EN PLACE D’UNE SOLUTION DE GESTION DE PROCESSUS Découvrez les 3 étapes qui ont permis la mise en place d’une solution de gestion de processus ! Découvrir le slideshare › © InteropSys, 2016 - Comment un processus d’achat automatisé améliore votre quotidient ?
  27. 27. Nous avons pour mission de simplifier et d’optimiser votre quotidien à l’aide de notre solution de gestion de processus, simple à utiliser et rapide à mettre en place. Découvrez le fonctionnement de notre solution de gestion de processus en vidéo : www.interopsys.fr © InteropSys, 2016 - Comment un processus d’achat automatisé améliore votre quotidient ?

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