Depuis janvier 2017, la moitié des offices de tourisme néo-aquitains est reconfigurée, réassemblée, restructurée, regroupée... Cette série de webséminaires "365 jours dans la vie d'un Office de tourisme" permettra d'avoir un panorama rapide de la gestion d'une structure sous les trois formes juridiques les plus répandues : association, EPIC, SPA.

2. Jérôme CANGRAND
Office de tourisme de Saint Jean Pied de Port et
Saint Etienne de Baigorry (Pays Basque)
direction.otgb@orange.fr
Nathalie BARROUILLET
Office de tourisme Bastides et Vallons du Gers
(Marciac)
direction.tourisme@bastidesetvallonsdugers.com
VOS INTERVENANTS

3. SOMMAIRE
En mode interview …
● En 5 minutes, votre structure, c’est …
● Si vous citiez 3 particularités du statut d’association ?
● En temps que directeur, quel est votre rôle ? Quelles sont vos responsabilités ?
● J’aime / j’aime pas dans mon asso
Retour sur les particularités de 365 jours en association …
● Le travail en mode projet avec les administrateurs
● La comptabilité privée
● L’événementiel : Jazz in Marciac
● La gestion d’équipement

4. Mon association en portrait
© AWIPH - Flickr

5. C’est où ?
+ 30 communes autour de Marciac /
EPCI Bastides et Vallons du Gers
+ 7 000 habitants
+ Catégorie I
+ 2 points d’accueil + 1 saisonnier
+ 80 000 visiteurs (dont 46 000
festivaliers)
+ 29 communes autour de Saint Jean
Pied de Port - EPCI Pays Basque
+ 1 Plus Beaux Villages de France
+ 5 communes touristiques
+ 12 000 habitants
+ Catégorie II, T&H
+ 2 points d’accueil
+ 158 000 visiteurs

6. On y trouve quoi, là-bas ?
Le tourisme en Bastides et Vallons du
Gers, c’est :
● Familles / Festivaliers
● Tourisme culturel / nature
● Evénement majeur : Jazz in Marciac
● Sites majeurs : Marciac, Grand Site
de Midi-Pyrénées / Plaisance.
Le tourisme à Saint Jean Pied de
Port, c’est :
● 3ème âge / Familles / Campings
caristes / Jacquaires
● Sports natures / Gastronomie
● Sites majeurs : La ville fortifié de
SJPP / Iraty / Vallée des Aldudes /
Ports de Cize (Roncevaux)

7. Avec qui et comment
travaillez-vous ?
Equipe : 7.78 ETP
Composition CA : 37 personnes
Budget : 400 000€
Chiffre d’affaires com : 280 000€
Taxe de séjour : 158 000€
Missions spécifiques : Commercialisation /
Gestion d’équipements / Classement de
meublés
Nombre d’adhérents : 457
Equipe : 6 personnes
Composition CA : 24 personnes
Budget : 450 000 €
Commercialisation/production : 46 % recettes
Taxe de séjour : 36 000 €
Missions spécifiques : Commercialisation /
Evénementiel (coordination d’un festival) /
Gestion d’équipements (cinéma) / Chantiers
d’insertion
Nombre d’adhérents : 100

8. ©amaury_217
Pour vous, les 3 particularités du
statut d’asso ?
FLUIDITE REACTIVITE
ADAPTABILIT
E
©donloe villabos©Carolyn King

9. Les avantages d’une asso ?
● Fonctionnement hyper souple
● La parole des professionnels est prépondérante
● Fonctionnement de droit privé avec de la flexibilité
(CB, changement de tarifs, etc…)
● Convient bien à un petit territoire administratif :
permet de développer une structure avec des
moyens plus importants et de s’adapter à la
souplesse d’une petite collectivité.

10. ● La comptabilité privée où le budget doit être
obligatoirement consommé sur l’année et ne peut
pas être réaffecté
● L’association doit redoubler d’effort pour que son
activité soit visible et reconnue auprès des élus ? Un
éloignement du territoire qui a pu naître de la
nécessité de développer de l’autofinancement.
Les inconvénients d’une asso ?

11. Questions - Réponses

12. Temps forts d’une année en
asso… morceaux choisis
©Hana Loftus - Flickr

13. Le travail en mode projet avec les
administrateurs
En quoi c’est particulier en asso ?
● Un Conseil d’Administration
● Focus du partage des responsabilités et de la répartition des
rôles : Directeur vs Président
○ Selon les cas le directeur peut avoir certaines délégations :
à fixer pour définir le niveau de souplesse de l’association.
○ Le directeur d’une association office de tourisme peut vite
se retrouver avec de nombreuses prérogatives, ce qui
augmente sa responsabilité : à bien cadrer !
● Une vie associative à animer

14. Les étapes importantes : comment ça se passe chez vous ?
Pour Jérôme :
● Un bureau très moteur, peut être tous les 15 jours !
● Certaines délégations : fixer les tarifs, signer les chèques,...
● Le président : décisions importantes et courantes.
Pour Nathalie :
● La question de représentativité est importante, pour clarifier le
rôle président / directeur.
● 4 réunions du CA/an, bureau rarement, en cas d’urgence.
● Côté glissant du statut de directeur d’asso > aller au delà de ses
prérogatives.

15. Vos astuces pour travailler avec les administrateurs de l’
association...
★ Des groupes de travail thématique
★ Les impliquer dans les étapes du processus décisionnel
★ Une répartition des missions claire et des délégations cadrées.
★ Travailler avec un schéma pluriannuel de développement, en
mode projet > permet de professionnaliser les missions petit à
petit et de repositionner la structure en tant qu’outil
professionnel.

16. La comptabilité privée
En quoi c’est particulier en association ?
● Office de tourisme en gestion déléguée
● Un des statuts d’OT entièrement privé :
○ statut de droit privé
○ activité de droit privé / salariés de droit privé
○ comptabilité privée
● Ne dispense pas des nombreuses règles liées à l’activité de
service public :
○ subvention donc obligation d’établir une convention avec la
collectivité
○ pouvoir adjudicateur donc réglementation des marchés publics

17. Les étapes importantes : comment ça se passe chez vous ?
Pour Jérôme :
● Une convention triennale > gestion du schéma de dvlpt, chiffres,
indicateurs pour évaluer. Une subvention fixe + une partie
adaptable.
● Une compta analytique essentielle, mais à vulgariser auprès des
élus car la compta privée ne leur est pas forcément familière.
Pour Nathalie :
● Un cadre conventionnel > missions réglementaires déléguées et
missions annexes. Fixe une subvention annuellement +
collectivité peut intervenir occasionnellement.
● Pratique pour travailler en partenariat avec d’autres acteurs
privés.

18. Vos astuces pour une comptabilité à la fois souple et
carrée...
★ Une saisie régulière
★ Une comptabilité analytique
★ Une délégation de signatures au directeur afin de fluidifier les
règlements
★ Une carte bleue

19. L’événementiel
Comment je le gère en association ? Que m’apporte le
statut d’association pour la gestion événementielle ?
● C’est le projet de territoire qui a été à l’origine du statut.
● L’office de Marciac gère tout ce qui est périphérique à la
programmation du festival : c’est la base d’un projet de
tourisme culturel sur le territoire.
● Permet d’entretenir un lien fort avec les acteurs du territoires,
en particulier les acteurs culturels associatifs.
● Permet de mobiliser une communauté d’action et de susciter
de l’engagement.

20. Les étapes importantes : comment ça se passe chez vous ?
En vrac…
● En lien avec l’association qui gère le
festival, et les autres assos locales
● Promotion du festival
● Commercialisation
● Recrutement bénévoles (900) : l’OT
devient une équipe d’organisation.
● Coordination des accompagnements.
● Partenariats / Clubs
● Hébergement chez l’habitant pour
répondre à la demande (1500
habitants à Marciac vs 200 000
festivaliers) : contractualisation.
● Déplacement doux / développement
durable : covoiturages,...
● Animation d’une communauté
Des astuces à partager ?

21. La gestion d’équipements
Comment je le gère en association ? Que m’apporte le
statut associatif pour la gestion d’équipement ?
● Permet d’adapter les conventions avec la collectivité
● Adaptabilité tarifaire (promotion, groupes, etc..) permise par la
compta privée / des solutions de paiement adaptées
● Permet de soutenir la collectivité si elle est en difficulté sur la
gestion d’un équipement : un DSP qui reste très proche de la
collectivité.

22. Les étapes importantes : comment ça se passe chez vous ?
Des astuces à partager ?
★ Possibilité de créer deux établissements, dont un dédié à cette
gestion d’équipement (aussi possible en EPIC) : permet d’avoir
une convention collective plus adaptée (code APE différent).
Pour Jérôme :
● Un vélorail propriété de l’OT
Pour Nathalie :
● Une salle de cinéma + un espace muséographique : l’asso
permet une totale adaptabilité.

23. Questions - Réponses

24. Valoriser le côté
associatif auprès
des acteurs
locaux pour
animer une
communauté.
Ressources en
ligne :
https://www.mo
natourisme.fr/3
65-jours-en-ass
ociation/
Trouver l’équilibre entre
la souplesse de
l’asso et lecadre public.
Impliquer les
prestataires
en mode
projet
Vulgariser la
compta privée
pour une meilleure
compréhension
des élus
NOS TRUCS ET ASTUCES POUR GÉRER UNE ASSO