Acquisition et valorisation de ressources numériques

Licence pro Management de Ressources Numériques
Nov-déc. 2015
Marion Grand-Démery

OBJECTIFS DU COURS
 Savoir comment se constitue une politique
d’acquisition
 Connaître les procédures et les différents niveaux
d’acquisition de documentation électronique
 Avoir une vue d’ensemble sur l’offre numérique
payante et gratuite à mettre à disposition des
usagers
 Savoir mettre en valeur les ressources
numériques : développer la visibilité et
l’accessibilité à ces ressources => notion de
« médiation numérique »
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nov-dec2015

PLAN DU COURS
I. Qu’entend-on par « ressources
numériques » ?
II. La politique d’acquisition : contexte &
définitions
III. Les acteurs en jeu
IV. Les procédures d’acquisition
V. La valorisation des ressources
numériques
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1. QU’ENTEND-ON PAR « RESSOURCES
NUMÉRIQUES » ?
 Définition ADBS :
« Document encodé afin d’être traité par un
ordinateur et considéré comme une unité
bibliographique. Les ressources électroniques
comprennent d’une part des ressources
d’information stockées en local, d’autre part celles
qui nécessitent l’utilisation d’un périphérique relié
directement à l’ordinateur (par exemple, un disque
dur, un lecteur de cédérom), et enfin les services en
ligne (par exemple, les forums ou les listes de
discussions, des sites web). Une ressource
électronique peut comporter soit du texte, soit de
l’image fixe ou animée, soit du son. Elle peut être
aussi multimédia. »
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NUMÉRIQUES » ?
 Lien à un support technologique (ordinateur,
liseuse…) : questions des formats, des normes, de
la compatibilité et de l’interopérabilité au cœur des
ressources numériques …
…. Pour l’ECHANGE et
le PARTAGE
…. Pour la CONSERVATION,
l’ARCHIVAGE 5
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NUMÉRIQUES » ?
 Diversité des ressources numériques :
Plusieurs types :
- Texte (revues électroniques, ebooks, blogs…)
- Image
- Video
- Audio
…
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NUMÉRIQUES » ?
 Aux contours variés :
- produits commerciaux tels que bases de revues
numériques ou d’ebooks, catalogues électroniques
de revues
- contenus numériques créés par la bibliothèque/le
professionnel de l’information
- ressources numérisées
- ressources en open access
- contenus du domaine public
… 7
nov-dec2015

NUMÉRIQUES » ?
. Multiplicité de ressources
. Plusieurs modes d’acquisition
autant de stratégies de valorisation à mettre en
place pour développer leur(s) utilisation(s).
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2. POLITIQUE D’ACQUISITION :
CONTEXTE & DÉFINITIONS
 Dans le Dictionnaire de l’information
(Serge CACALY, Yves F. LE COADIC,
Paul-Dominique POMART, Eric SUTTER,
Armand Colin, Paris, 2004), pas d’entrée « Acquisition »
mais un renvoi vers « Chaîne documentaire » :
« Ensemble des processus de traitement des documents :
repérage du fournisseur et de la disponibilité, acquisition
(commande, achats…), traitement bibliographique
(catalogage ou déchargement de notice, indexation, résumé),
enregistrement dans un fichier catalographique, équipement
physique (cote, antivol…), communication à l’usager ou au
destinataire, rangement et, ultérieurement, élimination
éventuelle ».
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 L’acquisition de documentation est une étape de la chaîne
documentaire : elle intervient au début du processus
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http://www.dedaledocsante.be/reflexivite/gestion_documentation.htm

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 Définition ENSSIB évidemment biblio-centrée,
orientée papier.
On peut retenir la déf suivante :
Acquisition = intégration de
ressources dans un espace
documentaire
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>> Politique
d’acquisition

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POLITIQUE : règle, recommandation, ligne de
conduite
DOCUMENTAIRE : qui touche à la documentation
Définition ENSSIB : « La politique documentaire
recouvre au sein d’une bibliothèque l’ensemble des
processus visant à contrôler le développement
des collections. »
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 Politique documentaire :
- ligne de conduite qui régit la chaîne documentaire
- couvre l’ensemble des processus visant à contrôler
la gestion de la documentation
- ensemble de recommandations définies en amont
de tout processus de gestion et de traitement de
document
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 Politique de conservation :
- ensemble des mesures destinées à prévenir et/ou à
ralentir les dégradations des documents.
(démarche à l’origine orientée papier)
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Selon Nicolas Tocquer (DCB 2005), la mise en
place d’une politique de conservation suit 4 étapes :
1. Le Bilan de conservation (diagnostic de l’état de la
bibliothèque : analyse intellectuelle et physique)
2. Le plan d’urgence (procédures à suivre en cas de
sinistre)
3. Le plan de conservation (chantiers à mettre en
œuvre à court, moyen et long terme)
4. Le plan de formation (actions pédagogiques
destinées au personnel et aux usagers) 19
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 Politique d’accès :
- Ensemble des modalités d’organisation, de
communication et de diffusion des collections
// MEDIATION
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 Politique d’acquisition :
expression formalisée des choix et
des priorités d’une bibliothèque en
matière d’acquisition.
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nov-dec2015

Cette expression se formalise notamment à travers
3 documents essentiels :
1. Le plan de développement des collections
2. La Charte Documentaire
3. Le protocole de sélection
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 Définition ENSSIB :
« Le plan de développement des collections est un
document programmatique fixant de façon pluri-
annuelle les axes prioritaires de développement
d’une collection donnée, dans le respect des
orientations et bornes d’une charte documentaire.
Généralement cantonné à un segment
documentaire thématique, il est le document de
référence du ou des gestionnaires de ce segment
de collection. »
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nov-dec2015

Un exemple de Plan de développement de
collections pour analyse :
Le plan de développement des collections du
Service Commun de Documentation de l’Université
de Reims Champagne-Ardenne 2009-2010
 http://www.univ-reims.fr/site/bibliotheques/les-
bibliotheques/gallery_files/site/1/1697/20119/36307.
pdf
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 Document de 95 pages, sectionné en plusieurs
parties = différentes disciplines présentes dans le
fonds documentaire.
 Pour chaque discipline, le document présente (cf.
page 4) :
- Les dépenses effectuées en 2008 pour le
domaine en papier et numérique
- Le descriptif des collections en libre accès,
imprimées et électroniques
- Le nombre d’étudiants concernés
- Les objectifs documentaires du SCD pour la
période 2009-2010
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En 2008, le budget « ressources numériques » du SCD de Reims
représentait 35% du budget total coll. Imprimées + num

 A titre de comparaison, voir le rapport de l’enquête
sur l’acquisition des ressources numériques en
bibliothèque publique du Ministère de la Culture et
de la Communication (2014)
 Dépenses ressources num. en BU > Dépenses
ressources num. en BP
Mais budget croissant dans les 2 cas
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 Le document comprend également un volet
uniquement dédié aux ressources numériques
(page 67).
 Types de ressources acquises : périodiques
électroniques, bases de données, ebooks,
dictionnaires ou encyclopédies en ligne.
 Acquisitions sous forme d’abonnement annuel ou
pluri-annuel (dans le cadre d’un groupement de
commandes par exemple => cf. partie IV)
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 Rappel définition ENSSIB du plan de
développement des collections :
« (…) document programmatique fixant (…) les
axes prioritaires de développement d’une collection
donnée, dans le respect des orientations et bornes
d’une charte documentaire. »
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nov-dec2015

 La charte documentaire est LE document constitutif
de la politique documentaire. Elle fait la synthèse
des choix à opérer en matière de gestion de
ressources documentaires au sein d’un
établissement. Dans une bibliothèque universitaire
ou un service commun de documentation, ce
document est en principe soumis à la validation du
président ou du directeur de l’établissement.
 => DIMENSION CONTRACTUELLE
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nov-dec2015

 Un exemple de charte documentaire à consulter,
pour faire écho au PDC présenté :
La charte docu de la BU de l’Université de Reims
est également accessible en ligne
http://www.univ-reims.fr/site/bibliotheques/les-
bibliotheques/gallery_files/site/1/1697/20119/20141/
20146/20181.pdf
Voir aussi : la charte des collections de la BU de
Nîmes
www.unimes.fr/_resources/acces%20directs/bu/Ch
artePolDocNimes.pdf?download=true
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nov-dec2015

Le protocole de sélection
Le protocole de sélection fixe les critères
de sélection des suggestions d’achat dans
chaque domaine
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nov-dec2015

Trois idées majeures doivent guider la
sélection :
1. Place de la ressources au sein de l’espace
documentaire (pertinence, cohérence de
l’achat, en lien avec le point 2)
2. Usage de la ressource (en rép à des
BESOINS)
3. Valeur de la ressource (validité, autorité =
date, source, etc) 38
nov-dec2015

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nov-dec2015
Qqs critères
de sélection
fixés par la BU
de Reims
Classer ces
orientations
selon les points
définis
précédemment:
Place, usage,
valeur …

3. LES ACTEURS EN JEU
Acquéreur
Fournisseurs
Acteurs de coopération et de
mutualisation
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nov-dec2015

LE PROFIL TYPE DE L’ACQUÉREUR
 Mission n°1 : Définir une politique d’acquisition
dans un domaine particulier
- Etat des lieux
- Analyse des besoins des usagers // évaluation des
usages
- Dresser le calendrier annuel des acquisitions selon le
cadre budgétaire imposé
- Rédiger les documents constitutifs de la pol
d’acquisition (PDC, charte docu du domaine, etc)
- Noter les sources utiles au choix des acquisitions
….
Cf. «Fiche de poste de l’acquéreur », BBF, n°1, 2006
[http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2006-01-0005-001] 42
nov-dec2015

 Mission n°2 : mettre en œuvre le
développement documentaire du secteur
- Faire une veille de l’offre éditoriale proposée dans le
domaine (juridique, par exemple)
- Suivre l’évolution des publications dans le domaine
- Effectuer la sélection en fonction de critères pré-établis,
relatifs aux besoins des usagers
- Réaliser la commande et suivre la mise en service
des ressources
- Contrôler le signalement de ces ressources (dans la
base doc) 43
nov-dec2015

Missions n°3: Promouvoir les ressources
acquises auprès des usagers
- Valoriser les collections via les outils de la
médiation numérique (cf. partie 5)
- Elaborer des produits documentaires (dossiers
documentaires, panoramas de presse, etc)
- Former, guider les usagers (ateliers…)
- Veiller au respect des droits de la propriété
intellectuelle (règles d’utilisation et d’usage des
ressources)
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nov-dec2015

 Connaissances requises
- Histoire du livre, de la documentation
- Méthodes de gestion de projet
- Circuit du document
- Outils d’acquisition et de développement des
collections
- Fonctionnalités d’un SIGB (modules acquisition,
catalogage, prêt, périodiques, recherche, statistiques…)
- Modes et gestion des accès aux ressources en ligne
- Modes de classification et d’indexation des
ressources 45
nov-dec2015

 Connaissances requises : 3 niveaux
d’environnements
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nov-dec2015

47
nov-dec2015

Au-delà de l’acquéreur, quels sont/quels peuvent
être les autres acteurs en jeu dans l’acquisition de
ressources (numériques) ?
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nov-dec2015

3. LES (AUTRES) ACTEURS EN JEU
- Les éditeurs
-
- Les agrégateurs de contenus
- Les consortiums de Bibliothèques,
comme Couperin
- L’ABES
- Le Réseau CAREL
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nov-dec2015

3. LES ACTEURS
 Les agrégateurs de contenus
Définition (un peu réductrice) du glossaire de
l’URFIST Lyon :
« Un agrégateur de contenu est un prestataire dont
l'activité consiste à servir d'intermédiaire entre des
éditeurs de presse et des sociétés qui recherchent
du contenu pour leurs sites Web et/ou leur
Intranet. Pour ce faire, il met en place une plate-
forme de distribution dans laquelle il archive la
production des grands médias. Il établit ainsi des
relations de partenariat avec des groupes
internationaux et des entreprises. »
50
nov-dec2015
Ex : ProQuest (américain) Numilog (agrégateur français de
livres électroniques)

3. LES ACTEURS
 Les éditeurs
- Marché de l’édition scientifique dominé par 4
grands groupes :
 Elsevier (Hollandais)
 Springer (Allemand)
 Wiley-Blackwell (Américain)
 Taylor & Francis (Anglais).
- Editeurs français importants sur le marché des
revues numériques :
 CAIRN
 EDP Sciences
51
nov-dec2015

3. LES ACTEURS
 Edition pédagogique
Le GEDEM regroupe les principaux éditeurs
français de ressources numériques destinées à
l’éducation (tous medias confondus) :
http://www.gedem.org/
52
nov-dec2015

3. LES ACTEURS
 Le réseau CAREL
 L'association Réseau Carel (Coopération pour
l'Accès aux Ressources Numériques en
Bibliothèques) fondée en 2012, a été mise en place
pour remplacer le service de coopération de la BPI
(Bibliothèque publique d'information) dans le
dialogue entre les éditeurs de ressources
numériques et les bibliothèques publiques.
 Site web : http://www.reseaucarel.org/
53
nov-dec2015

3. LES ACTEURS
 COUPERIN :
Consortium Unifié des Etablissements Universitaires et de
Recherche pour l’accès aux publications numériques
Association qui regroupe + de 240 membres dont 95
universités, 93 grandes écoles, 29 organismes de recherche
Recueille et analyse les besoins documentaires de ses
membres
Travaille en collaboration avec l’ABES pour les groupements
de commandes et les achats en licence nationale
Site web : http://couperin.org/ 54
nov-dec2015

3. LES ACTEURS
 ABES:
Agence Bibliographique de l’Enseignement Supérieur, située
à Montpellier, créée en 1994
Sous la tutelle du MESR
Environ 70 agents
Conçoit et gère des outils documentaires pour les universités
et les organismes de recherche
Travaille en collaboration avec Couperin pour les
groupements de commandes (Département ADELE : achat
de documentation électronique)
 Site web : http://www.abes.fr/ 55
nov-dec2015

3. D’AUTRES ACTEURS
 ICOLC : International Coalition of Library Consortia
« Regroupement » de près de 200 consortia de
bibliothèques de tous les continents.
Existe depuis 1996
Réunions 2 fois/an (1 en Amérique du N. en
général au printemps, 1 en Europe, à l’automne)
Centrées sur le partage d’expériences autour des
ressources électroniques (traitements,
acquisitions = « Battlefield Survey »)
Comité de coordination composé de 5 à 10 pers.
Sur la base du volontariat
 Site web : http://icolc.net/ 56
nov-dec2015

ICOLC 2015 (ABES ET COUPERIN POUR LA FR.)
57
nov-dec2015
 ICOLC 2015, Oslo (Norvège)
 Grandes lignes du programme qui
s’est déroulé entre le 5 et le 7 oct. :
- Gold open access, APC et cie
- Regional Consortia Groups (exemples : Nordlic, Sell)
- Négo, modèles économiques (partage d’expériences)
- « Battlefield survey » = Enquête annuelle présentant les
coûts des acquisitions de ressources électroniques en
comparaison avec les coûts des années précédentes
(par éditeur, par consortium)
- Licences nationales
- Présentation d’outils de gestion utilisés par certains
consortia (Danois, Allemand)

4. LES PROCÉDURES D’ACQUISITION
3 NIVEAUX d’acquisition relevés
aujourd’hui en documentation (doc
électronique comprise)
1.L’abonnement/ l’achat individuel (cf.
cas pratique en CDI)
2.L’acquisition par groupement de
commandes
3.L’acquisition en licence nationale (ex
du projet ISTEX d’acquisitions
d’archives : http://www.istex.fr/) 58
nov-dec2015

UN CAS PRATIQUE EN CDI
L’EXEMPLE DU COLLÈGE DE LA MARE AUX CHAMPS
Recueil du témoignage de l’enseignante-documentaliste
du collège : Mme Tifany DUBOIS (2014)
[Contact : cdilamareauxchamps@gmail.com]
 Le collège de la Mare aux Champs se situe à Vaux-le-
Pénil en Seine-et-Marne (77)
 L’établissement regroupe environ 800 élèves.
59
nov-dec2015

Le Centre de Documentation et d’Information (CDI) du collège
de la Mare aux champs c’est :
 Environ 20 000 documents référencés, archives comprises :
une grande partie de ces documents enregistrés n’est pas en
prêt.
 RH : 1 documentaliste seule à plein temps, qui reçoit de temps
en temps de l’aide d’assistants pédagogiques, à raison de
quelques heures par semaine seulement.
 Logiciel documentaire utilisé : BCDI (financé par l’académie de
Créteil - moyens limités, pas de possibilité pour l’instant de
migrer vers un nouveau système).
Accès à la base documentaire en ligne :
http://0771178m.esidoc.fr/search.php 60
nov-dec2015

Comment fonctionne l’acquisition de documents au CDI ?
 Prévision de toutes les acquisitions, qu’elles soient
électroniques ou imprimées, en concertation avec
l’ensemble de la communauté éducative de
l’établissement /équipe pédagogique.
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nov-dec2015

Acquisition papier : sélection
 Pour les documents de lecture « loisir/plaisir » : la
documentaliste donne l’exemple d’une collègue de musique qui
lit beaucoup de littérature jeunesse et qui lui fait part de ses
avis dont elle tient compte pour la sélection de livres à acheter.
 Mais les élèves eux-mêmes sont les mieux placés pour la
question des livres « plaisir » : un cahier de suggestion leur
est mis à disposition et la documentaliste anime également des
clubs de lecture, occasion de préparer des commandes de
livres. C’est également aussi dans ce cadre qu’elle organise des
sorties à la librairie pour effectuer le choix des livres avec les
élèves.
62
nov-dec2015

Acquisition papier : sélection
 Pour les lectures pédagogiques et scolaires, la
documentaliste se réfère toujours aux programmes de
l’éducation nationale
63
nov-dec2015

Acquisition papier : circuit des achats
Ici, la documentaliste travaille avec une seule librairie.
 Etape 1 : sélection des documents/livres dans les conditions
évoquées précédemment et sous forme de liste
 Etape 2 : liste transmise au service intendance qui règle les
questions de devis et de facturation directement avec la
librairie.
 Etape 3 : livraison des achats directement au CDI
64
nov-dec2015

Constitution de la liste
Pour chaque document la documentaliste indique :
- Titre, Auteur, Editeur, Année, Identifiant du document
(ISBN par exemple), Prix, Quantité
65
nov-dec2015

Conseils et recommandations :
- Bien connaître l’offre des bibliothèques ou des médiathèques pour le
public en question (enfants, adolescents de 11 à 14 ans)
- Autres références intéressantes :
 les cahiers de livres de la revue Inter-CDI (nouveautés uniquement),
 la rubrique Je Bouquine sur les dernières nouveautés jeunesse (romans,
BD)
 le catalogue LUDIC (catalogue envoyé au CDI qui présente en les
classant par catégories les livres, documentaires et de fiction). LUDIC
est une société présente sur le marché de l’édition scolaire depuis une
vingtaine d’années.
 La culture et la veille du documentaliste peuvent aider (blogs, sites
internet divers, listes de diffusion come e-doc et cdi-doc, Savoirs CDI,
etc)
66
nov-dec2015

Fournisseurs :
 Pour les achats (livres) : librairies
 Pour les abonnements (revues) : directement auprès des
éditeurs, via l’intendance
67
nov-dec2015

D’autres acteurs :
68
• BPE, bibliothèque pour l’école
– société basée dans le
Limousin : vendeur et
distributeur de livres
sélectionnés auprès d’éditeurs
spécialisés à destination d’une
clientèle ciblée d’institutionnels :
écoles, bibliothèques, conseils
généraux.
- fondée en 1999, a des accords
commerciaux et logistiques avec
la majorité des acteurs majeurs
de cette édition spécialisée.
http://bpe.pemf.fr/bpe/index.php?
clef=BPE_ACCUEIL
• Lire et Savoir
-entreprise de commerce de détail de
livres en magasin spécialisé basée à
Coulommiers.
- propose des livres neufs, mais plus
édités (romans, albums,
documentaires) = coûts + attractifs
- a une démarche intéressante : 1er
contact téléphonique pour sonder
besoins puis rencontre directe = une
personne de l’entreprise se déplace
avec des caisses de livres et les
livres choisis par le CDI sont laissés
en même temps que la facture. Très
pratique car la documentaliste tient
les livres directement entre les
mains.
- n’ont pas de vitrine sur le web.
nov-dec2015

 Au-delà du papier (majoritaire), d’autres acquisitions au
CDI du collège de la Mare aux Champs :
Acquisition électronique :
 SCEREN-CNDP internet propose des achats de livres
numériques. L’offre numérique reste tout de même
limitée.
 Multimedia :
- Achat de livres audio
- Ressources video : LESITE.TV (http://www.lesite.tv/ ) 69
nov-dec2015

Une difficulté soulevée : offre de documentaires,
plus limitée.
Il s’agit de trouver de bons documentaires, adaptés à un
public d’adolescents de 11 - 15 ans (de la 6ème à la
3ème).
70
nov-dec2015

Calendrier, budget
 Fréquence des commandes : 4 p/an maximum.
 Calendrier des commandes : une à la rentrée de
septembre (utilise la fin du budget de l’année civile), une
en début d’année civile en janvier-février, 2 au printemps
 Dépend du budget, variable car désormais globalisé (loi
sur la globalisation des crédits = budgets des collèges
désormais globalisés – avant, chaque discipline
bénéficiait d’une ligne budgétaire propre).
 Le budget est généralement divisé pour le CDI en trois
catégories :
achats / abonnements / matériel
71
nov-dec2015

Répartition des coûts des acquisitions CDI du collège
de la mare aux champs pour une année civile
(estimations) :
- Entre 800 et 900 € pour les abonnements (12 titres)
- 400 € environ pour les achats d’ouvrages
- Environ 300 € pour le matériel
 Soit un total d’environ 1600 € p/année
72
nov-dec2015

73
nov-dec2015

Part du budget:
La part du budget du CDI dans le budget global d’un
établissement varie entre 2 et 15% (selon la taille et la
situation géographique de l’établissement – part
évidemment moins importante pour un petit collège de
campagne que pour un gros lycée de centre-ville.)
74
nov-dec2015

BILAN - Récapitulatif du circuit des acquisitions de documents
au Collège de la Mare aux Champs :
○ Sélection avec l’équipe pédagogique, en se référant à
divers outils, en sondant les élèves, etc (CDI)
○ Listing des documents choisis avec les références bib.
(CDI)
○ Envoi de la liste au service de gestion/intendance, qui gère,
en collaboration avec l’agent comptable, les questions de
facturation puis de livraison avec les différents fournisseurs.
(Validation indispensable en amont par le chef
d’établissement.) 75
nov-dec2015

 L’acquisition de ressources numériques en GC :
Exemple des groupements de commandes portés par
l’ABES
 Qu’est-ce qu’un groupement de commandes ?
C’est un regroupement de personnes morales qui
permet de procéder à une consultation unique d’achats.
« Les groupements de commande ont pour avantage de
faciliter la mutualisation des procédures de marchés
et de contribuer à la réalisation d'économies sur les
achats. »
(marche-public.fr) 76
nov-dec2015

l’ABES
Groupement de commandes : bref historique
- Une initiative des acheteurs publics dans les années 50
- Consacrée en 1966 par le livre IV du Code des Marchés
Publics
- Réaffirmée dans l’article 8 du Code des Marchés publics
dès 2001
- Confirmée par les Codes 2004 puis 2006 allant dans le
sens de simplifications. 77
nov-dec2015

l’ABES
L’ABES est divisée en cinq départements :
 - département des ressources humaines et
administration DRHA)
 - département des services aux réseaux (DSR)
 - département des systèmes d’information (DSI)
 - département des études et projets (DEP)
 - département d’achat de documentation
électronique (ADELE) depuis le 1er janvier 2013
(avant, pôle rattaché au DSR) 78
nov-dec2015

Exemple des groupements de commandes portés
par l’ABES
 Depuis 2001, l’ABES porte des groupements de
commandes pour l’achat de documentation
électronique au bénéfice des établissements
d’enseignement supérieur et de recherche
 A partir de 2004, l’ABES collabore avec Couperin.
Tous les membres du consortium ont la possibilité
de participer aux GC et de bénéficier des tarifs
négociés.
79
nov-dec2015

Exemple des groupements de commandes portés par l’ABES
 L’ABES est le pouvoir adjudicateur et l’intermédiaire financier
et administratif pour un marché qui concerne au moins 15
établissements membres de Couperin intéressés par
l’acquisition d’une même ressource électronique.
 L’ABES ne passe actuellement que des marchés négociés
pour les GC (exclusivité). Elle notifie et exécute les
marchés pour l’ensemble des membres du groupement,
paie une facture unique au fournisseur et refacture
ensuite sa contribution à chaque établissement membre.
 La durée des marchés est de 3 ou 5 ans. Au cours de leur
exécution, aucun membre ne peut quitter ou rejoindre le
groupement.
80
nov-dec2015

Exemple des groupements de commandes portés
par l’ABES
 D’autres établissements portent également des
groupements de commandes : certaines
Universités, le CNRS…
 L’ABES est l’établissement qui porte le plus grand
nombre de groupements de commandes pour les
bib. et pour le volume financier le plus important.
81
nov-dec2015

4. LES PROCÉDURES D’ACQUISITION : GC
 L’ABES porte en 2015 onze groupements de
commandes de ressources numériques.
 10 groupements d’une durée de 3 ans
 1 groupement d’une durée de 5 ans.
 Le nombre de membres peut aller jusqu’à 476
(Elsevier)
82
nov-dec2015

 Préalablement à la constitution de tout groupement, le
consortium Couperin recense les besoins auprès des
établissements et décide de l’opportunité de la création
d’un groupement de commandes :
- En amont des négociations = enquête Couperin
- A l’issue des négociations = offre diffusée aux
établissements. Les établissements intéressés signent
une déclaration d’intention mentionnant les ressources
choisies et l’envoient au porteur du groupement
(l’ABES).
83
nov-dec2015

 La phase de conventionnement
 L’article 8 II du code des marchés publics prévoit la
signature d’une seule convention par l’ensemble des
membres du groupement.
 Mais la taille des groupements portés par l’ABES rend
cette obligation matériellement impossible. L’ABES fait
signer une convention à chaque membre du
groupement. C’est la somme de l’ensemble de ces
conventions qui constitue le contrat de groupement.
 Cette convention doit être signée par la personne ayant
la qualité pour engager juridiquement l’établissement
(président pour les universités, directeur pour les
écoles). 84
nov-dec2015

 L’appel d’offre, procédure de droit commun.
 Le code des marchés publics impose l’obligation de
passer par la procédure d’appel d’offres dès lors que le
seuil de procédure est dépassé.
 Ce seuil a été fixé à 134 000 € pour les marchés de
fournitures courantes et services de l’Etat et ses
établissements publics.
85
nov-dec2015

 Le marché négocié : une procédure d'exception.
 L’article 35 du code des marchés publics prévoit une série
d'exceptions permettant le recours à des procédures
négociées.
 La procédure négociée, une procédure généralisée
dans les marchés d’éditions
 Le fondement du marché négocié en documentation électronique
 Article 35 II 8
 Pour des raisons tenant à la protection des « droits
d’exclusivité ».
 Le déroulement des négociations
 Conduite des négociations par le consortium Couperin (2 ou 3
représentants du consortium), assisté par un représentant de
l’ABES. Négociations tarifaires, sur les contenus et sur
certaines clauses de la licence (droits d’utilisation des
abonnés).
 Négociation du CCAP par l’ABES, rédaction du DC3
86
nov-dec2015

 Finalisation du marché
 Attribution du marché
 Signature des documents du marché par le prestataire
 Rédaction du rapport de présentation
 Visa du contrôleur financier
 Signature du marché par le directeur de l’ABES
 Notification
 Début d’exécution
 Facturation
87
nov-dec2015

 Animation du groupement pendant toute sa durée
- S’assurer du changement des options de chaque
membre (si le marché le permet) à la fin du 3ème trim.
- Envoyer les avenants en cas de modification du marché
- Reconduire le marché auprès du fournisseur à chaque
fin d’année (si le marché est reconductible)
- Facturation annuelle à des établissements membres
- Vérifier les encaissements des abonnements et des
frais de gestion de chaque établissement participant.
Effectuer les relances nécessaires et faire procéder aux
éventuelles coupures d’accès en cas de non-paiement
88
nov-dec2015

 Avantages pour la personne publique :
 Sécurisation des procédures grâce à une meilleure
maîtrise du coordonnateur.
 Economies liées à la réduction des coûts de procédure
pour la personne publique (Une seule publicité en
appel d’offres, une seule négociation en procédure
négociée).
 Economies liées à l’achat groupé.
 Avantages pour le prestataire :
 Réduction des coûts liée à la procédure (une seule
offre en AO, une seule négociation en PN), et une
seule facturation pour les marchés passés par l’ABES
 Sécurisation de son chiffre d’affaire pendant toute la
durée du groupement 89
nov-dec2015

Inconvénients :
 Charge de travail non négligeable pour le
coordonnateur du groupement
 Fermeture du marché pendant toute la durée du
groupement
 Le prestataire peut se retrouver dans une position
de force en cas de blocage dans la négociation car
rupture des négociations = conséquences sur
l’ensemble des établissements.
90
nov-dec2015

 L’acquisition de ressources numériques :
Les groupements de commandes (GC) portés par
l’ABES
 Le département ADELE collabore donc avec différents
acteurs :
- Le consortium Couperin (négociations)
- Les correspondants doc élec des SCD des membres
des groupements de commandes
- Le service financier de l’ABES (facturation)
- Le service juridique de l’ABES (rédaction des pièces du
marché)
- Le ministère 91
nov-dec2015

 L’achat de ressources numériques en licence
nationale: exemple du projet ISTEX
92
nov-dec2015

 Idée de l’acquisition de ressources doc élec sous
forme de licence nationale dès 2006
 2008 : le bureau pro de Couperin inscrit comme
objectif prioritaire de « porter politiquement le
modèle des LN » => débuts des travaux de
réflexion sur les modalités, le fonctionnement, le
coût d’un tel programme pour la France.
93
nov-dec2015

Modèle Allemand : 110 millions d’euros dépensés
entre 2004 et 2011
Volonté de construire un modèle de licences
nationales pérenne et solide depuis la négociation
jusqu’à la conservation des données
On achète contenu + données (métadonnées)
94
nov-dec2015

 2009 : le gouvernement lance un programme
d’investissements pour l’avenir géré par le CGI
(commissariat général à l’investissement)
 2010 : l’ABES, l’INIST et Couperin, avec le soutien
de la MISTRD, s’associent pour construire un projet
dans ce cadre
 2011 : le jury chargé d’examiner le projet donne un
avis favorable et recommande le financement du
projet ISTEX 95
nov-dec2015

14 Décembre 2011 : le premier ministre signe la
décision d’attribution de 60 millions d’euros au
projet
30 avril 2012 : signature de la convention
d’attribution des moyens financiers par l’ANR et le
CGI après mise au point des rôles de chaque
partenaire du projet
96
nov-dec2015

 BSN (Bibliothèque Scientifique Numérique)
Couperin + Univ. Lorraine = besoins, services
ABES = négociations
Inist = accès aux données
• Bénéficiaires des licences nationales
Universités
Organismes de recherche
Grandes Ecoles
CHU 97
nov-dec2015

98
nov-dec2015
Bénéficiaires : répartition par grands secteurs disciplinaires

LES PROCÉDURES D’ACQUISITION
 Ressources demandées, par ordre décroissant de
priorité :
- Collections de périodiques électroniques
- E-books
- Archives de bases de données
- Corpus de documents numérisés
99
nov-dec2015

 Depuis 2011, l’ABES a déjà acquis un certain
nombre d’archives de périodiques et d’ebooks
mises à disposition de la communauté scientifique
française.
 Corpus déjà acquis :
http://www.licencesnationales.fr/liste-ressources/
=> Pour l’instant, uniquement des marchés négociés,
mais appel d’offre nécessaire si pas d’exclusivité de
contenus (pour des corpus numérisés du domaine
public par exemple)
100
nov-dec2015

 3 volets majeurs dans l’acquisition de ressources
numériques :
- Administratif = rédaction de documents
contractuels, suivi des délais
- Technique = gestion des accès (déclaration IP…),
statistiques (recommandations Counter)
- Juridique = définition des conditions d’utilisation
des ressources dans une licence (loi pauvre pour le
numérique, on passe du légal au contractuel)
http://scinfolex.com/2011/12/17/ressources-
numeriques-en-bibliotheque-aspects-juridiques-et-
modes-dacquisition/ 101
nov-dec2015

 Lorsqu’aucun acteur public n’est concerné dans le
processus d’achat de ressources électroniques (ex : une
entreprise souhaite s’abonner à une base de revues
électroniques auprès de l’éditeur Dalloz ou de LexisNexis
pour répondre aux besoins de son service juridique) =
contrats de droit privé, pas de cadre juridique particulier
Mais il est important, si ce n’est nécessaire, de fixer, à
l’instar des marchés publics :
- l’objet du marché (ce qu’on achète : détailler en annexe)
- Les tarifs et les modalités de facturation et de
règlement (dates…)
- Des pénalités en cas de retard dans la fourniture du
service ou de dysfonctionnement prolongé (engagement
concédant)
- La fourniture de statistiques (engagement concédant)
102
nov-dec2015

 Si un même service est proposé par 2 éditeurs
différents, l’acquéreur peut (et se doit de – l’objectif
principal reste le moindre coût !) faire des devis
pour mettre en concurrence les fournisseurs
103
nov-dec2015

5. VALORISATION DES RESSOURCES
NUMÉRIQUES
 « Bout » de la chaîne documentaire : diffusion,
communication, médiation
104
nov-dec2015

NUMÉRIQUES
 La valorisation de doit pas se limiter aux ressources
achetées !
 Il est important, dans un contexte budgétaire souvent
limité, de valoriser auprès de ses publics les
ressources gratuites ou produites en interne,
par la bib/le
centre de doc…
Une veille et une sélection de
ressources numériques gratuites
est donc à faire en // du processus
d’acquisition
de produits commerciaux
105
nov-dec2015

NUMÉRIQUES
 1.Contenus en accès libre:
- Open access : peut s’agir de contenus d’éditeurs en
libre accès, mais bien souvent il s’agit de contenus
d’archives (≠ courant)  EMBARGO
archives ouvertes : ex. HAL ,
arXiv
 Voie verte
A NPC avec le Gold Open access et sa dérive « auteur-
payeur » ! (pas d’embargo, mais l’auteur paie l’éditeur
pour que son article soit publié en open access…) 106
nov-dec2015

NUMÉRIQUES
107
nov-dec2015
Les modèles de l’open access
 Green open access : dépôt dans une archive
ouverte (HAL…), parfois après une période
d’embargo si le contenu a été publié dans une
revue éditoriale classique (6 à 12 mois)
 Gold open access et modèle auteur-payeur
 Freemium

NUMÉRIQUES
- Contenus du domaine public : les œuvres
tombent dans le domaine public 70 ans après la
mort de l’auteur
Article L. 123-1 du Code de la propriété
intellectuelle : « L'auteur jouit, sa vie durant, du
droit exclusif d'exploiter son œuvre sous quelque
forme que ce soit et d'en tirer un profit pécuniaire.
Au décès de l'auteur, ce droit persiste au bénéfice
de ses ayants droit pendant l'année civile en cours
et les soixante-dix années qui suivent. »
108
nov-dec2015

NUMÉRIQUES
 Domaine public : Archive.org
https://openlibrary.org/
109
nov-dec2015

NUMÉRIQUES
- Contenus sous licence CC
Creative Commons (CC) organisation dont le but
est de proposer une solution alternative légale aux
personnes souhaitant libérer leurs œuvres des
droits de propriété intellectuelle standards de leur
pays, jugés trop restrictifs. L’organisation a créé
plusieurs licences, connues sous le nom de
« Licences Creative Commons ».
110
nov-dec2015

NUMÉRIQUES
 Licences Creative Commons
111
nov-dec2015

NUMÉRIQUES
112
nov-dec2015

NUMÉRIQUES
 Contenus de blogs et de sites web à valoriser selon
les besoins des publics
113
nov-dec2015
Il faut toujours répondre à des besoins documentaires

NUMÉRIQUES
2. Collections numérisées par l’établissement/la
bibliothèque
ATTENTION, coût du projet de numérisation =
moyens techniques et humains + durée du projet
114
nov-dec2015

115
nov-dec2015
Guide de gestion d’un projet de numérisation (ENSSIB)

NUMÉRIQUES
Exemples de valorisation de collections numérisées:
1. Les manuscrits enluminés et peints de la BNF
mis en valeur avec Pinterest :
 https://www.pinterest.com/gallicabnf/enluminures-
illuminations/
2. Les collections de photographies numérisées de
la Bibliothèque de Toulouse avec FlickR :
 https://www.flickr.com/photos/bibliothequedetoulous
e/
116
nov-dec2015

117
nov-dec2015
Valorisation des collections numérisées de la BNF avec
Pinterest

5. VALORISATION DE RESSOURCES
NUMÉRIQUES
118
nov-dec2015
Valorisation des collections numérisées de la Bibliothèque
de Toulouse avec FlickR

NUMÉRIQUES
Valorisation de contenus en open access :
1. Signaler des collections de titres ouverts répondant aux besoins des
usagers dans la base documentaire, au même titre que les bouquets
sous abonnement = INTEGRATION DANS L’OFFRE DOCUMENTAIRE
Le KB+ du JISC (Joint Information Systems Committee UK) :
https://www.kbplus.ac.uk/kbplus/publicExport met à disposition les
listes de titres en OA d’un certain nombre d’éditeurs. Voir aussi :
- Le DOAJ (annuaire de revues scientifiques en libre accès)
- Le DOAB (répertoire de livres numériques en libre accès)
Garder à l’esprit les 3 idées phares : Place, usage, valeur
=> On valorise toujours ce qui est pertinent, ce qui est cohérent p/r à
un public, à un espace documentaire particuliers
Sélection
119
nov-dec2015

NUMÉRIQUES
Valorisation de contenus en open access :
2. Mettre en avant les portails/plateformes de ressources en libre accès
en intégrant les liens sur le site de la bib/du centre de doc (données
bibliographiques et/ou texte intégral)
- Revues.org
- Persée
- Erudit
- HAL
- ArXiv
…
Exemple de la BM de Lyon, sur son site : http://www.bm-lyon.fr/les-
offres-numeriques-de-la/Acces-a-des-ressources
120
nov-dec2015

121
nov-dec2015
Valorisation de bases de ressources en accès libre sur le site de la
BM de Lyon

NUMÉRIQUES
3. Ressources numériques produites par la
bibliothèque
- Dossiers de presse
- Bibliographies thématiques
- …
122
nov-dec2015

NUMÉRIQUES
La valorisation des ressources numériques
suppose donc bien évidemment la présence d’un
portail/site web dédié à la bibliothèque/au
fonds documentaire, incluant l’accès au
catalogue.
« Penser portail, après on pense ressources »
Véronique Poyant (Bib. du Chesnay)
123
nov-dec2015

NUMÉRIQUES
Annelise Gakalla Bourdier, coordinatrice du réseau
des bibliothèques de l’Agglomération de la Vallée
de Montmorency livre sur son blog professionnel
quelques recommandations :
1. Déployer une véritable stratégie de communication
- Création d’une identité pour ces ressources = un
visuel, un nom
124
nov-dec2015
Ex : logo des
ressources
numériques de la
Bibliothèque
Départementale du
Calvados

NUMÉRIQUES
1. Déployer une véritable stratégie de communication
- Réalisation d’un dépliant/d’une brochure de
présentation des ressources numériques, organisation
d’ateliers…
 INFORMER, FORMER LE PUBLIC aux ressources
numériques… et à leurs usages !
La médiathèque de la ville de Salles organise des
ateliers de présentation auprès de son public
125
nov-dec2015

126
nov-dec2015
Une stratégie pour valoriser les ressources numériques par la
Médiathèque de Salles

NUMÉRIQUES
2. « Rendre matériel l’immatériel »
- QR codes (avantage : facile à créer :
http://www.visualead.com/ )
127
nov-dec2015

NUMÉRIQUES
2. « Rendre matériel l’immatériel »
- Mettre à disposition des publics une tablette ou
une liseuse dans l’espace documentaire incluant
une sélection de ressources
- Réserver des postes informatiques uniquement à
l’usage des ressources numériques
128
nov-dec2015

NUMÉRIQUES
3. Apporter une visibilité via le
catalogue en ligne
Signaler les ressources +
intégrer la possibilité de filtrer
lors de la recherche
documentaire par « livre
numérique » , « périodique
électronique », « vidéo en
ligne », etc.
Exemple: BM de Rennes
129
nov-dec2015

NUMÉRIQUES
La mise en place d’un outil de découverte
(« Discovery Tool ») peut être l’une des
composantes d’un projet de valorisation de
ressources numériques
130
nov-dec2015

5. VALORISATION DES RESSOURCES NUMÉRIQUES
FOCUS SUR LES OUTILS DE DÉCOUVERTE
 Un outil de découverte ou Discovery Tool offre une
interface de recherche unique pour l’ensemble
des collections d’une bibliothèque.
Il comporte :
 des fonctionnalités de recherche et d’affichage
des résultats développées (auto-complétion,
système de navigation à facettes pour une
recherche plus intuitive pour l’utilisateur)
 des outils web 2.0 (partage sur les réseaux
sociaux, ajouts d’avis, de commentaires et autres
fonctions collaboratives). 131
nov-dec2015

5. VALORISATION DES RESSOURCES NUMÉRIQUES
FOCUS SUR LES OUTILS DE DÉCOUVERTE
Quelques outils libres open source :
VuFind, développé par la Villanova University
(Université privée située en Pennsylvanie)
Exemple : La Bibliothèque Numérique Nationale
de Finlande (https://www.finna.fi/ )
LibraryFind, développé par l’Université d’Oregon
(au départ, moteur de recherche fédérée, devenu
au fil des développements effectués par la
communauté, un outil hybride – permettant le
moissonnage des données)
Exemples : La BPI (http://catalogue.bpi.fr/tout )
l’Université de Grenoble ( http://surgir.grenet.fr/#/ )
132
nov-dec2015

INTERFACE DU CATALOGUE DE LA BPI
(LIBRARYFIND)
Interface BPI (avec LibraryFind)
133
nov-dec2015

Interface de la Bibliothèque Nationale de Finlande (VuFind)
134
nov-dec2015

Page d’accueil de « Surgir », outil documentaire des Universités
de Grenoble (LibraryFind)
135
nov-dec2015

NUMÉRIQUES
La création d’une identité numérique, dont le
socle est le portail web, est également
indispensable à la valorisation des ressources
numériques. Il faut utiliser tous les canaux du web
2.0 (compte Twitter, Page Facebook, univers
Netvibes…) pour diffuser les ressources
numériques sélectionnées auprès des usagers
136
nov-dec2015

NUMÉRIQUES
137
nov-dec2015

NUMÉRIQUES
Valorisation des ressources numériques =
activité de médiation !
Le gestionnaire de ressources numériques est donc
aussi et surtout un médiateur du numérique
140
nov-dec2015

NUMÉRIQUES
Le médiateur numérique en 5 mots clés :
VEILLE
ACCOMPAGNE
GUIDE
UTILISE
EXPERIMENTE
141
nov-dec2015

POUR CONCLURE…
Acquisition = sélection (recueil des besoins, veille) et achat
de ressources auprès de fournisseurs (éditeurs, agrégateurs de
contenus)
Intermédiaires intéressants pour la mutualisation des achats et la
négociation de tarifs dans l’ESR et la lecture publique (Couperin,
Carel…) Modèles GC et LN
Valorisation : 1/ intégration des ressources dans l’espace
documentaire/ signalement 2/ création d’un visuel, d’une identité
dédiée aux ressources numériques 3/ utilisation des outils de
médiation pour valoriser les ressources sélectionnées (achetées,
gratuites ou produites en interne) = outils du web 2.0
Les mots clés de la valorisation: communication,
formation, médiation
142
nov-dec2015

POUR CONCLURE…
Evaluation des usages des ressources
numériques
Comment ?
En recueillant les statistiques de consultation de
ces différentes ressources, via plusieurs canaux :
- module statistiques du SIGB utilisé
- rapports des fournisseurs (à EXIGER lors de
l’acquisition = conditions fixées dans un contrat
de licence / si possible selon recommandations
Counter )
- statistiques de consultation des pages
dédiées… (module statistiques du CMS utilisé) 143
nov-dec2015

POUR CONCLURE…
 Les principaux freins à l’acquisition et à la
valorisation des ressources numériques :
1. Frein budgétaire
2. Obsolescence du portail, des outils : la présence
de matériels performants est en effet un préalable
à la mise à dispo de ressources en ligne
3. Manque de moyens humains (personnes formées
à ces ressources, de leur acquisition à leur
médiation)
144
nov-dec2015

POUR CONCLURE…
 Eléments conditionnant les usages des ressources
numériques :
- la ressource est accessible à distance
- elle est accessible sur tablette
- la centralisation des accès à l’ensemble des
ressources proposées via le portail de la
bibliothèque = réduction de la complexité pour
l’usager
- une « médiation appropriée et intense » 145
nov-dec2015

MERCI DE VOTRE ATTENTION
146
nov-dec2015
grand-demery@abes.fr

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