La dématérialisation permet de réduire le papier, d'optimiser l'accès à l'information et d'améliorer la productivité d'une entreprise en transformant des documents physiques en supports électroniques. Elle facilite la collaboration, assure la cohérence des informations et permet de personnaliser les documents selon les besoins. Toutefois, des changements d'habitudes et une relecture sont nécessaires pour s'adapter à ce nouveau format.

1. Jeudi 27 octobre 2011
Gagnez en productivité grâce à la
dématérialisation de vos informations !

2. Camille BEGNIS
NEODOC
Gérant
camille@neodoc.fr
Marlène KORSIA
CCIMP
Service Innovation & TIC
marlene.korsia@ccimp.com

3. Mission transformation
 Réduire le papier
 Optimiser l’accès à l’information
 Gagner en productivité
 Améliorer la qualité des documents
 Faciliter la collaboration
« Transformer » son entreprise… et/ou changer ses
habitudes de travail

4. Terminologie
On parle souvent de :
GED - Gestion Electronique de Document
GEIDE – Gestion Electronique de l’Information et des
Documents Existants
Source : gsb-info.net

5. La dématérialisation, pourquoi ?
• Imaginez, l'information aussi accessible que
vos idées...
• L'information disponible partout où l'accès à
internet le permet.
• Un niveau de confidentialité sans faille
• Plus de limite de taille, de format ou de
compatibilité.
• Détecter instantanément une pièce
d’archive parmi des milliers.
• La possibilité de saisir et mémoriser d'un
seul geste Source : IXARYS Solutions

6. Camille BEGNIS
Néodoc
camille@neodoc.fr

7.  La transformation de papier en support électronique
 La gestion (création, transmission, exploitation) de
l'information sous forme électronique
 Impact environnemental, organisationnel,
productivité
La démat' c'est quoi ?

8. Cette présentation n'est pas
 Un présentation sur les aspects juridiques
 Une présentation des processus de numérisation du
papier
 Une présentation ennuyeuse reprenant des notions
que vous connaissez déjà

9. Dématérialisation 3.0
 1.0 : support numérique non structuré (image PDF)
 2.0 : support numérique structuré (base de données
ou XML)
 3.0 : support numérique structuré relationnel en
« source unique »

10. Séparer le fond et la forme

11. Réutiliser l'information existante
• Dépendances
• Impacts
• Unicité (Single-
Sourcing)
• Historique des versions
• Comparaison de
versions
Toute modification du contenu d'un module génère automatiquement la mise à jour
des documents concernés.

12. Publier sur différents supports

13. Utilisations avancées
 Gestion de variables automatiques
 Profilage de l'information
 Insertion de données externes à la volée

14. La preuve par l'exemple
 Modification d'un contenu
 Propagation à plusieurs documents
 Propagation à plusieurs supports
 Agrégation d'informations externes

15. Avantages
 Productivité accrue
 Cohérence/garantie de validité des informations
 Pas de duplication des informations (capitalisation)
 Cohérence de mise en page : respect de la charte
graphique
 Meilleure diffusion de l'information
 Pour la rédaction et la traduction !

16. Inconvénients
 Le style de rédaction est différent suivant le
document et le média
 Rien ne vaut une relecture
 Des changements d'habitudes

17. Perspectives
 Fourniture de documents personnalisés à la demande (filtrage
de parties conditionnelles) :
→ Version de produits/options
→ Type de destinataire (utilisateur, revendeur...)
→ Interne (confidentiel)/externe (public)
→ Spécificité par pays...
 Mutualisation de contenus entre services (Juridique, Qualité,
Commercial, Technique, Administratif, …)
→ « Content Strategist »

18. Conclusion
 Des méthodologies et des outils puissants pour :
→ Gagner en temps et en Assurance Qualité,
→ Fiabiliser la communication (fond et forme)
→ bénéficier d'une organisation collaborative
→ capitaliser « Knowledge Management »
 À mettre en œuvre progressivement en mêlant :
→ méthodologies,
→ outils
→ accompagnement au changement.

19. La prochaine action
Devenez visible auprès de vos clients
avec la publicité sur Internet
Le 03 novembre 2011
Marseille