Ce document présente des stratégies pour gérer des appels difficiles avec des clients mécontents, en soulignant l'importance de l'écoute active, de l'empathie et de la validation des émotions. Il fournit une série d'étapes et de conseils pour dé-escalader les situations tendues et répondre efficacement aux préoccupations des clients. En outre, il énumère des erreurs courantes à éviter lors de la gestion des réclamations.

1. Gestion des appels difficiles
GRC 1

2. Gestion des appels difficiles
Dans notre action quotidienne, nous serons amenés à gérer des clients
difficiles, insatisfaits ou furieux et de traiter des réclamations.
L’appel d’un client difficile peut-être le pire cauchemar d’un téléopérateur,
car ce genre de client peut pousser sa patience à bout et rendre son travail
difficile .
GRC 2

3. Gestion des appels difficiles
GRC 3

4. La réclamation
La réclamation est l’acte d’exprimer une insatisfaction par un client, C’est
L’écart entre la qualité attendue et la qualité perçue.
« Une réclamation est l’expression d’une insatisfaction adressée à une entreprise,
liée aux produits, ou au processus lui-même, où une réponse ou une solution est
explicitement ou implicitement requise.»
Définition d'après ISO 10002:2004.
GRC 4

5. Les réclamations
Une réclamation est :
 Un signe d’insatisfaction client
 Une Mauvaise qualité de service et d’image
 Une démotivation des ressources ( cas échéant)….
Mais aussi
 L’occasion de montrer au client notre niveau de professionnalisme
 Une occasion de fidéliser nos clients, allonger la vie du client chez nous…
 Une occasion de faire des ventes additionnelles
GRC 5

6. Gestion des appels difficiles
Le client mécontent nous reproche :
 Vous ne m’écoutez pas
 Vous ne respectez pas vos engagements
 Vous ne me mettez pas à ma place
 Vous ne répondez pas à mes arguments
 Votre jargon technique m’énerve
 Vous refusez le dialogue
 Votre produit / service ne répond pas à mes besoins
 vous êtes nuls………………….
GRC 6

7. Traitement des situations
difficiles
Quelles sont les étapes pour le traitement
des clients difficiles ?
GRC 7

8. 1 Écoute active
Écoute active :
Vous ne perdez pas du temps en écoutant le client, Cette étape influe
positivement ou négativement le déroulement de l’entretien avec le
client.
1. Laissez le client vider sa charge émotionnelle : ne l’interrompez pas ..
2. Prenez note
3. Ponctuez votre écoute par des monosyllabes : oui , d’accord, je comprends,
parfait, je vous écoute…
GRC 8

9. 2 Acquiescer
Une fois le client termine de vous exposer son problème, il n’a pas totalement vidé
sa charge, le client reste peu réceptif. Son cerveau émotionnel fonctionne plus et
prime sur son cerveau rationnel, il faut donc bien aménager vos mots:
 Accuser réception des messages clé du discours client
 Adhérer à une émotion ou un sentiment que le client a éprouvé
 Avant de donner votre propre avis ou faire votre analyse adhérer à la position du
client pour le ramener à votre position.
 Vous avez entièrement raison, monsieur xx, nous
. vous avons promis que le service serait mis en place
pour avril, or ceci n’a pas été possible,
 Je comprends très bien que le fait de ne pas avoir été
rappelé comme promis est frustrant , je ….
GRC 9

10. 3 Se sentir concerné s’excuser
s’il le faut
Les mots que vous employez sont aussi importants que le ton de
votre voix.
 Faire comprendre au client que nous nous sentons sincèrement concernés par son
problème.
 Parler avec une voix calme et rassurante
 Ne réagissez pas aux attaques du client, il ne vous vise pas….. Sauf….
 Présenter ses excuses quand c’est nécessaire et approprié
GRC 10

11. 4 Explorer
 Reformuler : faire valider avec le client sa demande ( parler de la même chose, ne pas courir
le risque de mal comprendre le client ce qui pourra le frustrer plus )
 Poser des questions : d’investigation s’il le faut, des questions sur du détail non dit par le
client, Évitez de poser des questions sur ce que le client a déjà dit
 Préparer les arguments : qui matchent les attentes du client ( des solutions, alternatives
…)
GRC 11

12. 5 Ne pas créer un débat
Un client énervé ne se préoccupe pas des faits! L’émotion et l’exagération lui feront
souligner certains points mais cacheront peut-être le véritable but de l’appel
 Scinder les faits des émotions
 Rester focaliser sur les faits
 Ne pas réagir aux émotions du client
GRC 12

13. 6 Soyez Empathique et Poli
"Speak when you are angry and you'll give the best speech that you will ever
regret." Lawrence J Peter
 Se montrer empathique, veut dire se mettre à la place du client sentir honnêtement ses
ressentis.
 Comprendre leurs sentiments , le fait de dire « Je comprends votre situation, Je vous
comprends, toute personne à votre place aurait réagit de la même manière….......... »
 Choisir le ton adéquat de votre voix : parler à ton indifférent et dire au client qu’on le
comprend ne fait qu’aggraver la situation.
 Utiliser le nom du client au moins 3 fois en entretien, par ex en reformulation en validation et
en prise de congé.
GRC 13

14. 7 Passer au mode solution
Le client peut maintenant vous écouter, A vous la parole …….. !
Avant de commencer à répondre sur le fond, au problème du client, il faut trouver un
terrain d’entente; calmer le client pour qu’il puisse vous écouter :
Elevé
Accord de négociation
Degré de colère
Bas Elevé
Habilité à raisonner
GRC 14

15. 8 S’affirmer et faire proposer les
solutions possibles
 Faire attention à la forme des réponses,
 Faire comprendre au client que vous ferez de votre mieux pour résoudre le
problème
 Trouver un compromis réaliste
 Vendre votre proposition en l’adaptant aux besoins et attentes clients,
 Proposer des gestes commerciaux,
GRC 15

16. 9 Valider avec le client : la solution et
démarches à venir
 La solution, l’alternative est maintenant claire et validée avec le client,
 Dites au client, en résumé, ce que vous avez fait et ce qui reste à faire dans
le cas où le problème n’est pas totalement résolu,
 S’assurer que vous et client compreniez la même chose
Juste pour confirmer M. Thomas,nous avons essayé
ensemble d’activer votre antivirus,il semble que des
soucis apparaissent à la dernière étape, C’est exact
?..... Donc nous allons vous envoyer notre technicien
vers 11H30 demain.
GRC 16

17. 10 Remercier et prendre congé
Remercier le client de sa fidélité et sa compréhension
Voix douce et enjouée Je vous remercie M/Mme XX
de votre compréhension et
fidélité et vous souhaite une
excellente soirée de la part
Keep Smille  d’optimal Télécom
Avant d’essayer de répondre au problème d’un client énervé,
il faut chercher à le calmer et trouver un terrain d’entente.
GRC 17

18. Les 10 Erreurs à éviter en cas de
gestion de situation difficile
 Conclure précipitamment
 POURQUOI , POURQUOI ?
 Le blâme
 Le sarcasme
 La délation
 Abuser des termes techniques
 Dissonance Verbale/Non Verbale
 Détection d’erreurs
 Répondre au fond de la demande avant de calmer le client
 Ne pas s’adapter au profil du client
GRC 18

19. Nous contacter :
 Adresse : 149, Av Lala Yacout 5eme Etage B166 – Casablanca
 http://www.slideshare.net/FirstCo
 Mail : firstco_casa@yahoo.fr
 Téléphone : 05 22 99 38 95
 GSM : 06 49 49 36 52
GRC 19