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Get Collaboration Done! (tm) - Présentation de la méthodologie

  • 1. PRÉSENTATION DES RENDEZ-VOUS DE LA TRANSFORMATION NUMÉRIQUE Vincent Montet – CDO EFAP/EFJ/ICART PRÉSENTATION DE LA MÉTHODOLOGIE D’ADOPTION DES USAGES COLLABORATIFS GET COLLABORATION DONE! Miguel Membrado – Président fondateur – Kimind TÉMOIGNAGE CLIENT MATHIEU HARDY – SOLVAY LES RENDEZ-VOUS DE LA TRANSFORMATION NUMÉRIQUE
  • 2. Get Collaboration Done! • Audit des pratiques de travail, méthodologie de transformation des usages collaboratifs • Élaboration et suivi de plans globaux de conduite du changement garantissant des gains de productivité individuels et collectifs. • Adoption des pratiques de travail collaboratif et des plateformes sociales et collaboratives du marché Transformation numérique ● Schémas directeurs, stratégies de transformation des organisations grâce aux nouvelles technologies de collaboration sociale. ● Assistance à Maîtrise d’Ouvrage (AMOA), rédaction de cahiers des charges, procédures de choix ● Urbanisation de systèmes d’information, gestions avancée de processus (BPM) Villes Intelligentes ● Accompagnement de DSI de Transformation et accroissement de la Performance ● Urbanisation de SI, Déploiements de Solutions Collaboratives et Modélisations de Processus ● Amélioration de la relation citoyen (Accueil Unique Multi- canal, systèmes de suivi, open data …) L’OFFRE DE CONSEIL KIMIND Créée en 2007, 15 personnes – Des bureaux à Paris, Montréal, Palo Alto et Barcelone
  • 4. Outlook Web Apps OneDrive for Business Office online SharePoint online Yammer TROIS SUITES COLLABORATIVES MAJEURES social-, mobile-, cloud-enabled Google GMail Google Drive Google Docs Google Sites Google+ Enjeu : Appropriation > Adoption > Transformation des pratiques de travail Objectif : Meilleure performance de travail individuel et collectif (efficacité + productivité) Mail Doc Sync Docs Wikis, blogs,… Communities, activities,…
  • 5. LA PRODUCTIVITÉ AU COEUR DES RÉFLEXIONS Les dirigeants cherchent à augmenter de 20% la productivité de leur personnel 50% de la productivité d'un employé dépend aujourd'hui de son environnement de travail digital 55% des individus en entreprise sont en situation de stress au travail Sources 2013 : Gartner, McKinsey, CEB
  • 6. CONSTAT EN MATIÈRE D’ADOPTION DE PLATEFORMES COLLABORATIVES Conduite du changement traditionnelle Sponsors Plan de communication Plan de formation Helpdesk Conséquences de la non adoption: • Utilisateurs mécontents, nécessité du maintien des anciens outils en parallèle trop longtemps, saturation d’outils • Nouveaux usages « devices » inopérants (mobilité, tablettes, etc…) • Fragilisation de la position de la DSI par rapport aux métiers et à la direction générale • Utilisation d’outils grand publics par les utilisateurs (dropbox, whatsapp, etc…) pour contourner la DSI et « ses » outils • Pas de retour sur investissement métier UNE PLATEFORME PERFORMANTE ET UNE BONNE FORMATION NE SUFFISENT PAS POUR COLLABORER 80% des projets échouent (Gartner)
  • 7. PRÉSENTATION DE LA MÉTHODOLOGIE DE TRANSFORMATION DES USAGES GET COLLABORATION DONE!TM
  • 8. Constat : les formations ne suffisent pas à faire adopter une solution collaborative… Seule une “transformation” réelle permet d’atteindre l’objectif de performance La transformation doit se faire à travers les processus métier La dissémination de l’usage doit se faire à travers l’adoption par les pairs CONDUITE DU CHANGEMENT vs TRANSFORMATION ? 1 2 Les utilisateurs doivent constater les bénéfices pour eux-mêmes, dans leur travail quotidien
  • 9. PROCESSUS METIER = COMBINAISON DE SERVICES = COMPLEXITÉ D’APPROPRIATION
  • 10. DIFFÉRENTS NIVEAUX DE “CONDUITE DU CHANGEMENT” Conduite du Changement “Traditionnelle” (Communication – Formation) Transformation des Usages et Processus (seul garant de l’adoption par les utilisateurs et de gains de performance individuels et collectifs) Messagerie Bureautique Collaboration Socialisation ISO
  • 11. GET COLLABORATION DONE!TM Méthode Kimind d’adoption TRANSFORMATION IGNITION 1 AUDIT 2 AUDIT Identifier les pratiques de travail et projeter les utilisateurs IGNITION Faire adopter les nouveaux usages sur un groupe pilote pour en extraire les bonnes pratiques métier 1 TRANSFORMATION Etendre à l’ensemble du périmètre les bonnes pratiques métier et transformer les usages 2
  • 12. GET COLLABORATION DONE!TM IGNITION PHASE 1 2 3 4 5 6 T0 T+1 T+2 T+5 T+6
  • 14. GET COLLABORATION DONE!TM Des métriques pour suivre la progression de la transformation +87%-37% +22% -12%
  • 15. QUELQUES VERBATIMS “J’ai gagné ½ journée par semaine de temps de travail” “Je gagne quelques dizaines de minutes par jour à ne plus faire d’uploads/downloads de fichiers” “Je me sens responsabilisée” “J’ai raccourci mon cycle de décision d’un facteur 5 !” “j’ai réduit de manière drastique le nombre d’emails et de versions de fichiers échangés pour collecter les données de mes quinze collaborateurs de par le monde” “Je dirais que je gagne au moins 10% de mon temps que je peux réinvestir ailleurs”
  • 16. GET COLLABORATION DONE!TM Des résultats concrets et mesurables Entreprises Performance, Efficacité, Agilité, Engagement des employés, Attraction des talents, Suppression des silos, $$, … Collaborateurs Efficacité, Gains de temps, Transparence, Communication, Responsabilisation, Meilleur équilibre de vie, …  LES GAINS EN MATIÈRE DE PRODUCTIVITÉ SONT MESURABLES: quelques min/j jusqu’à 1h/j, créant un meilleur équilibre de vie professionnel et… UN ENJEU MAJEUR POUR LES ANNÉES A VENIR …des gains potentiels de 2.5M€ à 10M€/an pour 1000 personnes
  • 17. QUAND INTERVIENT KIMIND ? Positionner et pérenniser la solution avec 3 étapes clés d’accompagnement au changement • Analyse de maturité digitale et collaborative, PoC • Plan de transformation en collaboration avec les parties prenantes 1- avant le déploiement • Conduite du changement de base (communication et formations de prise en main aux outils) • Certaines organisations sont mûres pour démarrer en // le niveau 3 2- pendant le déploiement • Transformation des usages et des pratiques de travail du quotidien • Plateforme d’elearning comme soutien tout au long du processus 3- après le déploiement
  • 18. GET COLLABORATION DONE!TM" FORMATIONS & CERTIFICATIONS • Des programmes de formation et de certification pour rendre autonomes vos équipes • Un programme disponible à partir de septembre 2015 • Un produit compagnon d’ici 2016 Practitioner • Pour comprendre et adopter les pratiques collaboratives et sociales • « sans maîtrise il ne peut y avoir transmission » Advanced Practitioner • Pour appliquer les pratiques collaboratives sur une plateforme technologique donnée Coach • Pour assister et accompagner les populations lors de l'adoption • pour assister le master coach dans son travail Master Coach • Pour mener à bien une mission d'adoption, piloter son équipe et faire en sorte de transformer son "client"
  • 20. VOS CONTACTS Miguel Membrado, Président, Consultant + 33 6 30 75 19 33 membrado@kimind.com Marie Khayat, Directrice Commerciale et Marketing, Consultante +33 6 07 88 13 02 khayat@kimind.com Jean-Patrice Glafkidès, Directeur des Opérations, Consultant +33 6 27 51 59 68 jp@kimind.com MERCI
  • 21. Et vous ? pour me contacter : Miguel Membrado Expert Social Collaboration & Digital Transformation membrado@kimind.com 06 30 75 19 33 http://www.kimind.fr

Notes de l'éditeur

  1. Vision classique de la conduite du changement: Sponsors Plan de communication Plan de formation Helpdesk