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Mener une mission de l'audit interne
- 1. Participants: Le Chef deMission ; (Eventuellement le Directeur de l’audit interne) ; Les auditeurs ; Le directeur des audités ; Les Chefs des Services audités. Observer et écouter. - Identifier les signes (symptômes) ; - Décomposer les signes, les faits, les phénomènes ; - Repérer les interrelations. - Classer ; - Situer par rapport à un système de référence. = Mener une mission de l'audit interne La phase de préparation ou d’étude ou de planification La phase de de réalisation ou de vérification ou d’accomplissement La phase de conclusion ou de communication ou d’achèvement L’ordre de mission ou Lettre de mission L’étape de familiarisation L’identification et l’évaluation des risques Définition des objectifs ou l’élaboration du référentiel ou Rapport d’orientation (RO) ou Plan de mission (PM) ou Note d’Orientation ou Référentiel de l’auditeur Consiste à préparer la mission de l’audit dans le but de faciliter le travail à faire sur le terrain. Il s’agit de prendre les dispositions idoines à l’accomplissement de la mission. Un document officiel qui permet à l’auditeur d’accéder à l’information afin de chercher les risques. L’ordre de mission formalise le mondat donné par la direction générale ou le comité d’audit au service d’audit. Format de présentation Courte longue et détaillée Identifier les objectifs de la mission d’audit interne ; Identifier les problèmes essentiels concernant le sujet ; Permettre l’organisation des opérations d’audit. Planifier sa prise de connaissance en utilisant des moyens les plus appropriés pour acquérir le savoir nécessaire à la réalisation de sa mission. L’organisation des hommes, La formation des hommes La répartition des tâches. Les éléments chiffrés : budgets, résultats, investissements, effectifs Les moyens pour collecter les informations. Le questionnaire de prise de connaissance (QPC) Volumes et Types de Transaction (VTT) Autres moyens Permet aux auditeurs d'avoir une vue d'ensemble sur la structure auditée et d'obtenir des documents à l'effet d'approfondir leur connaissance. Questionnaires qui recensent les éléments statistiques de l’unité en volume ou en valeurs et qui vont permettre, audelà de la simple photographie instantanée d’avoir une meilleure vision en : Identifier les secteurs importants de l’activité à auditer. Permet à l'ensemble des membres de l'équipe de mission d'avoir une idée précise des objectifs et de l'orientation de la mission. Il représente un contrat passé entre l'équipe d'audit et sa hiérarchie. Généraux Spécifiques Les objectifs permanents du contrôle interne. Les dispositifs du contrôle interne concernés par les tests. Une phase qui se caractérise par la présence de l’auditeur au sein de l’unité auditée afin, d’y effectuer des travaux qui vont le maintenir durablement. Objectifs Fonctionnel Géographique Champ d'action Mesurant les évolutions et faisant des comparaisons ; Mettant en évidence des écarts ; Récupérant par anticipation des présomptions d’anomalies. Les services de l'entreprise. Les lieux de l'entreprise. La réunion d’ouverture Le programme d'audit ou Programme de vérification ou Planning de réalisation Le questionnaire de contrôle interne (CI) Le commencement des opérations de la phase de réalisation de l’auditeur. Elle réunit les auditeurs et les audités autour de six points. La présentation Présenter les auditeurs et se faire présenter les responsables audités et l’activité. Le rappel sur l’audit interne Clarifier le rôle de la fonction d’audit interne et son objectif et décrire la place du service dans l’organisation pour assurer une parfaite collaboration auditeurs/audités. Le rapport d’orientation Exposer le rapport d’orientation. Les rendez-vous et contacts Avoir le calendrier des contacts. La logistique de la mission Clarifier les conditions matérielles. Le rappel sur la procédure d’audit Annoncer le déroulement prévisionnel de la mission et discuter des modalités de collaboration entre auditeurs et audités. Un planning de réalisation de travail qui détermine les tâches de chaque auditeur et leur délai de réalisation. Planning de travail Un document contractuel Un fil conducteur Point de départ du QCI Documentation Suivi du travail Le contenu Méthode PERT Program Evaluation and Review Technic. Technique d’Evaluation et de Révision de Programme. Diagramme de GANTT - Connaître le détail précis de ce qu’il a à faire ; - Réaliser successivement ces différentes tâches sans risquer d’en omettre une seule. Global Permet de s’assurer du déroulement normal des opérations dans le temps, et donc d’anticiper les avances ou retards par rapport au planning préétabli. Individuel Permet de savoir où en est chaque auditeur dans les tâches qui lui ont été assignées. Pouvoir apprécier la contribution individuelle de chacun. Situer aussitôt les causes premières des avances/retards et éventuellement d’y porter remède. une grille d’analyse qui permet à l’auditeur de porter un diagnostic sur le dispositif de contrôle interne de l’entreprise auditée. Un document qui va indiquer le détail de ce qu’il convient de faire pour explorer les différentes zones à risque identifiées lors de la phase préparatoire. Définir et préciser les tâches à accomplir pour atteindre les objectifs définis dans le rapport d’orientation. Le découpage séquentiel de l’identification des risques et les points essentiels du rapport d’orientation. une documentation particulièrement précieuse qui sert de modèle pour les audits à venir. L’objectif principal ou les objectifs principaux de l’audit. Le ou les secteurs pertinents à examiner, les critères et les questions pertinents de l’audit. L’approche et la méthode à utiliser pour collecter les éléments probants. Les informations à demander aux entités. Des indications sur la façon dont les éléments probants seront analysés. L’attribution des responsabilités aux membres de l’équipe. L’estimation du budget et du calendrier de chaque étape et les ressources nécessaires. Qui ? Identifier l’acteur concerné. Pour répondre à ces questions, l’auditeur utilise organigrammes hiérarchique et fonctionnel, analyses de postes, grilles d’analyse de tâches. Quoi ? Identifier les tâches et les opérations (Nature des tâches effectuées, Personnes concernées…) Où ? Identifier le lieu où se déroule l’opération et son emplacement. Quand ? Permet d’avoir des réponses quant aux budgets et cycles de temps nécessaires pour la réalisation des opérations (début, fin, durée, planning,…) Comment ? Permet de décrire le mode opératoire des opérations. La FRAP Feuille de Révélation et d’Analyse des Problèmes est un document normalisé sur support papier ou informatique rempli par les auditeurs lors de leurs missions quant détecte un dysfonctionnement ou un risque sur le terrain. Problème Constats Causes Conséquences Recommandation Provoquer une réaction. Fournir des preuves. Description de l’origine du risque. Faire percevoir la gravité. Solutionner les causes et le problème. C'est une phase où les auditeurs se réunissent pour mettre en commun leurs faits et pour restituer leurs synthèses du résultat des deux dernières phases. Le projet de rapport d’audit interne Réaliser une procédure contradictoire au sujet des constats et recommandations. La réunion de clôture Présenter et valider les constats et expliquer les recommandations. Le rapport d’audit interne Document conclusif écrit par le responsable de l’audit qui fait l’économie de la mission sur tous les plans audités. Réponses aux recommandations et suivi du rapport - Améliorer le processus d’audit interne ; - Obtenir de l’audit un engagement clair et certain quant à la mise en œuvre des recommandations. Livre ouvert Principe de transparence. File d’attente Le premier servi en matière d’information, c’est et ce doit être l’audité, le responsable direct, avec lequel les informations sont validées. Le principe du livre ouvert Principe de transparence. Ranking Un classement des constats énoncés dans les FRAP, classement effectué à partir de l’analyse des conséquences. L’action immédiate Prendre immédiatement les mesures correctives, s’il en a les moyens bien évidemment. La connaissance commune La transmission des informations quel que soit le cas de figure. C’est à partir de là que l’auditeur interne va pouvoir jouer son rôle de conseil et se démarquer d’une attitude de simple contrôleur. Identité des auditeurs, les auditées. L’organisation audité. Le champ. Les objectifs et les critères d’audit. Le plan de l’audit. La durée de l’audit. L’énoncé les écarts qui doivent être formalisé d’une manière claire et concise. Les conclusions d’audit. Les objectifs Le contenu La durée Les moyens Donner une image de rigueur et de professionnalisme qui facilite les contacts et contribue largement au succès de la mission ; Avoir une bonne vision d’ensemble des contrôles internes spécifiques de la fonction ou du processus audité ; Identifier les risques ; Durée très variable La complexité du sujet à auditer ; Le profil de l’auditeur ; La qualité des dossiers d’audit L’organisation de l’entité auditée Les objectifs et l’environnement Les techniques Connaître les objectifs de la fonction à auditer, les contraintes et les points forts. Avoir une bonne connaissance des techniques de travail utilisées. Les documents à jour sur les méthodes et procédures de travail ; Les rapports et comptes rendus du service à auditer ; Les notes relatives à des modifications récentes ou à venir dans l’organisation. Tableau de risques 1. Indiquer les taches ou les opérations élémentaires. 2. Indiquer les objectifs assignés a chaque tâche. 3. Indiquer les risques encourus si les objectifs ne sont pas réalisés. 4. Indiquer l’appréciation sommaires des risques associés à chaque tâche : risque important, moyen ou faible. 5. Indiquer le dispositif de contrôle interne que l’auditeur devrait trouver pour maitriser les risques encourus. 6. Indiquer si le dispositif de contrôle interne préconisé par l’auditeur existe ou pas. L’indication des travaux préliminaires à accomplir Mettre en œuvre les techniques et outils qui sont à réaliser par les auditeurs eux-mêmes : inventaires, rassemblement de documents, sélections diverses. L’indication des techniques et des outils Les outils d’interrogations Les outils de description Les Sondages statistique Les interview Les outils informatiques vérification rapprochement divers L’observation physique La narration L’organigramme fonctionnel La grille d’analyse des tâches Le diagramme de circulation La piste d’audit Diagramme d'Ishikawa (causes à effet ou arrêtts de poisson) Outil qui permet d’identifier les causes potentielles d’un dysfonctionnement constaté afin de corriger les défauts, trouver les solutions et les actions à mettre en œuvre pour remédier au problème. Main-d’œuvre Matériel Matières Milieu Méthodes de travail Management Moyens financiers - Découvrir le sujet et/ou l'entité à auditer ; - Définir ce qu'il faudra vérifier. - Programmer et spécifier les vérifications ; - Vérifier, évaluer, mesurer ; - Analyser, conclure, valider et prescrire. Valider l'ensemble et informer (diffusion d'un rapport) ; - Obtenir des actions et dresser un bilan des progrès accomplis. S6.M1. Audit Opérationnel MIND-MAPPING à partir du cours du Pr. HOUSNA AISSAOUI Réalisé par ASMAE OULMADOU