La paie est une fonction complexe, car soumise à une législation en constante évolution. En effet, il ne se passe pas un mois sans un changement de taux, de barème, de plafond… C’est également une fonction critique, au regard des risques encourus par les entreprises en cas de non-conformité. Des risques d’autant plus élevés que les responsables paie sont de plus en plus « dépossédés » du contrôle de leurs données, notamment dans le cadre de la digitalisation des processus RH, et notamment de la DSN. Désormais, les services paie transmettent leurs données brutes, et ce sont les organismes destinataires qui les interprètent. Les enjeux ? Le risque de pénalités légales liées aux erreurs sur les données individuelles (de 10 à 48 € en fonction du type d’erreur), le risque de redressements URSSAF et de pénalités associées (sur 3 ans d'historique DSN). Enfin, le risque de contentieux avec les salariés, qui pourraient se retourner vers l'entreprise en cas de non-remboursement d'arrêt maladie, de calculs de droits à la retraite ou de chômage erronés… Pour faire face à ces risques, les audits de paie sont la solution ! Audit organisationnel et/ou audit de conformité, ces prestations menées par des experts permettent d’optimiser ses process et de sécuriser ses pratiques de paie en s’assurant notamment du respect de la réglementation sociale, de la convention collective et des accords d’entreprise dans la réalisation de sa paie, en bénéficiant d’un diagnostic des anomalies, et en bénéficiant de préconisations sur les correctifs à apporter.

1. Nos expertises auprès des secteurs privé & public
Pratiques RH, recrutement, compétences et carrière - Mobilité internationale - Formation professionnelle - Droit du travail et relations
sociales - Santé, sécurité et qualité de vie au travail - Retraite et protection sociale - Rémunérations et performance RH -
Paie et administration du personnel - Comptabilité, fiscalité et gestion financière - Droit des affaires - Management de projet,
stratégie et organisation - Management et leadership - Efficacité professionnelle et développement personnel
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2. Audit d’organisation de la paie
Enjeux, bonnes pratiques et bénéfices
Conférence du jeudi 26 octobre 2017
Intervenante : Sylvie Royet

3. © GERESO 2017
• Objectif : Evaluer le service
– Processus
– Hommes
– Outils
• Identifier les risques
• Vérifier l’adéquation des moyens
• Rechercher les pistes d’amélioration pour gagner en efficacité :
optimisation des processus, meilleure utilisation des outils, automatisation
de tâches…;
• Vérifier que l’organisation en place est adaptée à la structure de
l’entreprise
 Pour au final apprécier la performance du service et de son organisation
par rapport à notre expérience du terrain
L’audit d’organisation : principe

4. © GERESO 2017
Déroulé et les étapes clés :
• Immersion dans le service paie pour :
• Réaliser un diagnostic des processus
• Analyser les responsabilités entre services
• Réaliser un diagnostic des outils utilisés (Paie, GTA, fichiers Excel,
documents papiers)
• Rédaction d’une matrice des risques
• Identification des axes de progrès et lister des pistes d’amélioration
• Rédaction du plan d’action
• Rédaction du rapport d’audit
Les acteurs de la mission : nos interlocuteurs sont :
• Service paie
• Le DRH, le RRH
• Les opérationnels
• Le DSI
• Le prestataire externe
L’audit d’organisation

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Exemple de diagnostic par processus
Processus embauche et création d’un
salarié dans la base GRH : un dossier
de candidature validé
•Est saisi dans la base GRH
– Pour création du salarié
– Génération de son contrat de
travail
– Intégration en paie
Entre le recrutement et l’arrivée du
salarié
•Le gestionnaire de paie doit collecter
toutes les informations nécessaires pour
la paie
•Suivre l’avancement du dossier, relancer
La qualité de la paie est liée à cette
phase de collecte
Nos constats :
• Ce processus est manuel, peu formalisé
• Beaucoup de pertes de temps à la recherche
de dossiers
• Pas de suivi de l’avancement des dossiers, ni
par gestionnaire, ni au niveau du management
• Pas de formalisation de la supervision de la
saisie d’un dossier, ni de validation de la
création d’un salarié
• Pas de validation du responsable de Pole de
l’arrivée réelle du salarié
• L’exhaustivité des informations n’est pas
assurée
Les risques :
• Payer le salaire de base à un salarié qui
n’intègre pas son poste
• Ne pas payer un salarié qui a pris son poste
car son dossier n’est pas finalisé

6. © GERESO 2017
Sous processus :
arrêts de maladie Défaillance des étapes cause de défaillance Effet
Evaluation du risque
Actions FAIT/ A FAIRE
Impact
financier
Probabil
ité
Traitement
des arrêts maladie
L'arrêt arrive par courrier ou
est remis à la secrétaire
Perte d'un arrêt
Non indemnisation
de l’agent
5 4
Enregistrement dans courrier
arrivé et transmission à la
gestionnaire des arrêts
OK
Vérification validité de l'arrêt
Dates arrêt non valides
ou prolongation non
contiguë
copie au médecin du travail
le document pourrait être
scanné et transmis par mail
au médecin puis archivé
dans un dossier par jour de
réception . L'original
pourrait être conservé dans
un classement par ordre
chronomogique plutôt que
classé dans le dossier salarié
Non indemnisation
de l’agent 5 4 original dans dossier
saisie médiane
GRH qui alimente la GT qui
écrase le code AJU
Non prise en compte
de l'arrêt dans la paie Revue des codes AJU
OK
si arrêt reçu tardivement on ne
peut plus corriger la GT , elle
doit vérifier la saisie dans
Mediane planning ou informer
le GT si le mois est cloturé
Non prise en compte
de l'arrêt dans la paie
5 5 analyse des AJU
Information au GT et au
gestionnaire pour prise en
compte dans les variables de
paie
Exemple de matrice des risques

7. © GERESO 2017
Moyens, documents audités
• Documents audités :
• Fiches processus
• Procédures
• Outils analysés :
• Paie
• GTA
• Portail
Les délais pour réaliser une mission
• De 5 à 10 jours sur une durée de 2 mois environ
• La durée peut être comprise entre 20 et 30 jours dans
un ETI
L’audit d’organisation

8. © GERESO 2017
L’audit d’organisation
Quelques exemples de préconisations :
• Mise en place de suivis par exception
• Modification et simplification des processus existants : maladie,
gestion de la prévoyance, de la mutuelle, dématérialisation..
• Paramétrage de nouvelles rubriques de paie pour automatiser les
calculs : primes
• Ecritures de procédures ou de modes opératoires
• Externalisation de la fonction paie
• Mise en place ou évolution d’outils de gestion des temps
• Mise en place de portails salariés, managers
• Création de modèles de requêtes
• Formation des équipes à l’outil de requête
• Mise en place d’outils de reporting, d’analyse des anomalies …
• Coaching du responsable paie

9. © GERESO 2017
Bénéfices à court et long terme
• Un plan d’action concret
• De nombreuses pistes d’amélioration
• Une comparaison de vos pratiques avec celles des autres
entreprises
• Un œil extérieur
• Une réduction des risques
• Une meilleure productivité ou efficacité
• Une clarification des rôles entre service paie/RH/Opérationnels
• Une plus grande implication des équipes de paie et une meilleure
qualité de travail
• Une ouverture vers de nouvelles techniques et de nouveaux outils
L’audit d’organisation

10. © GERESO 2017
La paie : une subtile combinaison
• De process
• D’hommes
• D’outils
• De prestataires
En conclusion

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