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VISUAL' présentation 2015

Le document présente une simulation de jeu d'entreprise axée sur la construction et l'animation de tableaux de bord pour améliorer le management visuel de la performance. Il détaille les phases du jeu, les objectifs d'apprentissage, et la méthodologie impliquant la création de tableaux de communication, le choix des graphiques appropriés, et les techniques d'animation de réunion. Un public varié, allant des étudiants aux employés, est visé, avec des sessions de formation pouvant aller jusqu'à 8 heures.

Formation◦
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Tout droit réservé - CIPE 2015 www.CIPE.fr diaporama de présentation du jeu d'entreprise : Une simulation concrète et réaliste pour apprendre à construire, et à animer des tableaux de bord
2 • 1ère phase du jeu : construction d'un tableau de bord – Représenter graphiquement un indicateur – Construire un tableau de communication – Mots-clés : • Processus d'élaboration d'un tableau de bord • Bonnes pratiques • Typologies de graphiques • Règles de l'art sur l'utilisation des graphiques • Règles sur le contenu et la mise en forme d'un tableau de communication • 2ème phase du jeu : animation d'un tableau de bord – Préparer l'animation de son tableau de bord – Maîtriser le déroulement de son animation – Mots-clés : • Typologies d'animations • Contenu de l'animation Description du jeu en 1 diapo Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
3 • Public concerné : – Tout public – Encadrement, Maîtrise, Employés – Etudiants • Taille du groupe : – entre 6 et 36 personnes • Entre 7 et 8h00 – Fractionnable en plusieurs séances Public et Durée Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
4 • Définir un tableau de bord adapté à un service – Indicateurs, Informations • Représenter graphiquement un indicateur – Typologies de graphiques en fonction des messages – Règles de l'art • Construire un tableau de communication – Règles de l'art • Animer le tableau de communication – Règles de l'art Objectifs de VISUAL', le mangement visuel de la performance® Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
5 • Le nombre de participants peut varier de 6 et 36 personnes : • Le nombre idéal est entre 12 et 24 personnes Participants 3 à 6 équipes de 4 à 6 personnes Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
6 • 6 équipes sont constituées • Elles sont en compétition • On peut mettre en jeu de 2 à 6 équipes Préparation de la salle tableau de papier vidéo-projection affichage commun A D E F C B Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
7 Vue d'ensemble de la simulation Contenus des chapitres Définition du tableau de bord La démarche de construction d'un tableau de bord Quels graphiques pour quels messages Les éléments constitutifs d'un graphique (règles) Les règles de construction d'un tableau Chaque équipe réalise son tableau : en prenant en compte les informations de contexte (données par l'animateur), et le fait que ce tableau sera animé Chaque équipe présente son tableau, les autres équipes critiquent Chaque équipe réalise des ajustements, le cas échéant (car le tableau sera animé et devra donc convenir à cette utilisation) Des éléments de "contexte" supplémentaires sont fournis aux membres de l'équipe, afin de mettre en scène l'animation Les équipes préparent l'animation autour du tableau Chaque équipe simule l'animation autour du tableau : une personne joue l'animateur, les autres jouent les participants à la réunion Les autres stagiaires notent la prestation de l'équipe L'animateur débriefe, et apporte des compléments méthodologiques sur l'animation du tableau 1. Notions de tableau de bord 2. Représentation graphique d'un indicateur 4. Présentations & Ajustements 5. Préparation de l'animation du tableau 3. Construction d'un tableau de communication 1 h 00 1 h 00 2 h 00 Optionnel : 1 h 15 45 min Total : 7 à 8 h 00 6. Animations 7. Débriefing 1 h 30 0 h 30 Durées : Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
8 1) Notions de Tableau de bord 2) Représentation graphique d'un indicateur 3) Construction d'un tableau de communication 4) Débriefing des tableaux (optionnel) 5) Préparation de l'animation d'un tableau 6) Animations 7) Débriefing des animations DÉROULEMENT Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
9 Edition de la version 1 Réalisation et diffusion de la version 1 • Les équipes ordonnent les étapes de construction d'un tableau de bord : Construction du tableau de bord Définition d'un cahier des charges Analyse et compréhension mutuelle du besoin et des contraintes ou des limites de réalisation Recherche de l'information existante Bases de données industrielles, administratives, financières, … Récupération des données Définition de l'exploitation et du traitement de l'information nécessaires Mise en forme Définition du support et du format Réalisation d'une maquette Présentation Validation de la maquette du tableau auprès du commanditaire Ajustements Réalisation des ajustements suite à la présentation au commanditaire Utilisation Animation du tableau Réalisation des évolutions au fil de l'eau Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
10 • L'animateur réalise des apports complémentaires sur les étapes : Construction du tableau de bord Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr 13SMART, le jeu des Indicateurs®,un jeu du CIPE Construction du tableau de bord • Quelle est la formule de calcul de l'indicateur ? Récupération des données Définition de l'exploitation et du traitement de l'information nécessaires base de données base de données base de données - compréhensible : on comprend le phénomène mesuré - exact : on mesure le bon phénomène 17SMART, le jeu des Indicateurs®,un jeu du CIPE Construction du tableau de bord • Une règle essentielle : • Quel est le nombre maximum d'indicateurs sur un tableau de bord ? Mise en forme Définition du support et du format Réalisation d'une maquette 2. Contenu TROP d'indicateurs TUE l'indicateur 7 19SMART, le jeu des Indicateurs®,un jeu du CIPE Construction du tableau de bord • Analyser le tableau de bord = Analyser les risques • Analyser aussi les Opportunités ! Mise en forme Définition du support et du format Réalisation d'une maquette 4. Analyses identifier les risques coter et hiérarchiser les risques représenter visuellement les risques occurrence gravité      
11 Deux écueils classiques utiliser le TdB comme un outil "répressif" effectuer un mauvais traitement de l'information de la part du rédacteur de la part du responsable indiquer les sources et les dates "faites disparaitre la crainte pour que chacun puisse contribuer au succès de l'entreprise" (Deming) Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
12 Typologies de tableaux de bord Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr OBJECTIF Suivre l'état d'avancement du travail (Chef d'Équipe) OBJECTIF Suivre la performance du Service (Chef de Service) OBJECTIF Suivre l'état d'avancement du projet (Chef de projet & Équipe projet) OBJECTIF Connaitre la santé financière de l'entreprise (Directeur & CODIR) OBJECTIF Évaluer la performance globale (Directeur & CODIR) Tableau de bord OPÉRATIONNEL Tableau de bord SERVICE Tableau de bord PROJET Tableau de bord STRATÉGIQUE Tableau de bord ÉQUILIBRÉ
13 1) Notions de Tableau de bord 2) Représentation graphique d'un indicateur 3) Construction d'un tableau de communication 4) Débriefing des tableaux (optionnel) 5) Préparation de l'animation d'un tableau 6) Animations 7) Débriefing des animations DÉROULEMENT Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
14 Quels graphiques feriez-vous ? • Vous disposez de 8 énoncés • Définissez, pour chaque énoncé, le graphique qui vous semble le plus approprié message à passer type de graphique CIPE, Tous Droits Réservés Quel graphique feriez-vous ? … Graphique 1 Les ventes à l'export se décomposentde la manière suivante : Pays Ventes (M€) Brésil 20 Chili 50 UK 10 USA 20 total 100 Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
15 L'Évolution Objectif : • Visualiser comment les éléments évoluent dans le temps • Evolution en baisse, en hausse, ou stable Message : • Il comprend les mots comme changement, croissance, déclin, augmentation, diminution, variation Colonnes ou Courbe : • Colonnes : – 6 à 7 éléments maximum – montrent des niveaux et des grandeurs • Courbe : beaucoup de points – montre des mouvements, des infléchissements de tendance Source : Gene Zelazny "Dites-le avec des graphiques" Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
16 Les standards Quel que soit le graphique : • Unités de mesure • Echelle • Référence / Objectif • Historique • Commentaires • Pictogrammes décomposition position évolution répartition corrélation tartebarrescolonnescourbepoints Types de Comparaison TypesdeGraphique Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
17 Quelques représentations types 5/9 • Résultats d'une activité Formation • Fait marquant : néant • Dépenses Cumulée à T3 : 110 k€ • Tendance : • Action : sous-traitance des opérations ATOLL  0 50 100 150 200 250 300 350 400 Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
18 1) Notions de Tableau de bord 2) Représentation graphique d'un indicateur 3) Construction d'un tableau de communication 4) Débriefing des tableaux (optionnel) 5) Préparation de l'animation d'un tableau 6) Animations 7) Débriefing des animations DÉROULEMENT Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
19 1.Structuration du tableau 2.Flash / Approfondissement 3.Simplicité 4.Attractivité Avant de réaliser vos tableaux de communication : 4 conseils Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
20 DELAIS Elles permettent de comprendre rapidement la structure de votre tableau • Séparer les familles de message (rubriques) 1. Structuration Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
21 Construction des tableaux • Chaque équipe choisit un contexte : – Service Commercial – Service Études – Équipe Projet – Direction Qualité – Service Logistique – Service Production • Vous disposez : – d'informations liées à votre contexte – d'une trame A3 pour dessiner une maquette – d'une affiche A0 pour construire le tableau – d'éléments pré-imprimés (titres, graphiques, photos) – de matériels de dessin – du récapitulatif des bonnes pratiques • Vous avez 1h00 pour construire le tableau • NB : ce tableau servira de support d'animation de réunion de service CONTEXTE ChocoStar met en œuvre différent projets, faisant intervenir des personnes des différentes directions d'entreprise. Ce projet concerne l'extension de l'atelier de conditionnement,dans le but d'accompagner la croissance de 15 % par an sur les trois années à venir. L'atelier de conditionnementpassera d'une superficie de 2500 m² à 3500 m².L'équipe projet comprend : 1 chef de projet, 1 assistante, 1 personne du service HQSE, et 2 personnes du service maintenance travaux neuf. Le budget est de 830 k€ ; et le délai est de 15 mois, nous sommes au 8ème mois. Le planning ci-dessous présente un arrêt des activités à partir du mois 7, et ce depuis 1 mois. MISSION En tant que Chef de Projet, vous réunissez votre équipe projet tous les 15 jours. Une fois le tableau de communicationconstruit, vous devrez animez 10 minutes de réunion projet, en vous appuyant sur celui-ci.Des informations chiffrées sont données sur la page suivante. Si certaines informations vous manquent : imaginez-les ! (parlez-en avant à l'animateur)D'autres informations seront données, avant la préparation de l’animation. Informations pour construire le tableau "Projet"  1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1 Validation du Cahier des charges 2 Pré-études 3 Consultation fournisseurs 4 Faisabilité 5 Études générales 6 Études détaillées 7 Installation chantier 8 Protection de l'atelier existant 9 Fondations 10 Mise en place des moyens de levage 11 Montée des murs 12 Charpente 13 Toiture 14 Agencements intérieurs 15 Mise en place moyens logistiques 16 Recette 17 Montée en puissance du nouvel atelier  Maquette A3 Tableau A0 SMART, le jeu des indicateurs® STRUCTURATION DU TABLEAU Séparer les familles de messages Structurer l'intérieur des rubriques Séparer les informations temporelles FLASH / APPROFONDISSEMENT Le flash conduit à l'approfondissement SIMPLICITÉ Simplifier la réalité ATTRACTIVITÉ Combiner : courbe, signe, texte, … Décomposer court terme et long terme chap. 3 CONSTRUCTION DU TABLEAU : RÉCAPITULATIF   DELAIS PRIORITES ACTIONS magasin RESULTATS JOUR RESULTATS SEMAINE Point quotidien Point Hebdo DELAIS DELAIS PRIORITESRESULTATS JOUR RESULTATS SEMAINE ACTIONS magasin Titre Sous-Titre Séparation ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ Flash Approfondissement Le flash conduit à l'approfondissement OUI ! NON ! MACHINES REVISEES COMBINER : COURBE, SIGNE, TEXTE, ... TAUX DE PANNENOUVELLE MACHINE   Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
22 • Chaque équipe dispose d'un dossier contenant des trames de titres, de graphiques, des photos, etc. • L'équipe peut découper ces éléments pour les coller sur le tableau Le dossier d'équipe Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
23 • Du matériel est mis à disposition : – Feutres – Règles – Scotch de couleur – Gommettes – … Construction des tableaux Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
24 Exemple de tableau réalisé Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
25 1) Notions de Tableau de bord 2) Représentation graphique d'un indicateur 3) Construction d'un tableau de communication 4) Débriefing des tableaux (optionnel) 5) Préparation de l'animation d'un tableau 6) Animations 7) Débriefing des animations DÉROULEMENT Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
26 • Cette partie est optionnelle : – Elle requiert environ 1h15 • Les équipes réalisent de visites silencieuses des autres tableaux, et y placent des remarques et des points forts. • Un tour de table est organisé. Débriefing des tableaux (optionnel) Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
27 1) Notions de Tableau de bord 2) Représentation graphique d'un indicateur 3) Construction d'un tableau de communication 4) Débriefing des tableaux (optionnel) 5) Préparation de l'animation d'un tableau 6) Animations 7) Débriefing des animations DÉROULEMENT Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
28 • Votre tableau de communication va servir de lieu et de support d'animation de la réunion de service : – Service Commercial – Service Études – Équipe Projet – Direction Qualité – Service Logistique – Service Production • Chaque membre de l'équipe joue un rôle : – d'Animateur de la réunion – de Participants à la réunion MAIS tout le monde aide à la préparation de l'animation • Vous vous mettrez d'accord sur qui fait quoi, à la fin de la préparation Préparation de l'animation des tableaux Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
29 • Recevez la fiche de rôle de l'ANIMATEUR : • Chaque équipe prépare maintenant l'animation de la réunion : – Quels sujets aborder ? – Dans quel ordre ? – Pour quelles finalités ? – Etc. • Votre objectif : Présenter une animation "idéale" • Vous avez 10 minutes pour préparer cette animation Préparation de l'animation des tableaux Le Jeu du Management Visuel – Licence 100 Le Jeu du Management Visuel – Licence 100 VOTRE RÔLE D'ANIMATEUR En tant que chef de projet, vous animez la réunion de suivi de projet (environ 10 minutes), et avez 3 objectifs : faire partager aux équipes le constat autour du tableau comprendre l'origine des dérives sur le projet définir les actions à mettre en œuvre Vous devez préparer votre réunion : les autres membres de votre équipe vous aident, mais ils ne doivent pas donner les informations dont ils ont connaissance : ils les donneront lors de l'animation du tableau (pour être proche de la réalité). Informations pour l'animation  Tableau "Projet" chap. 4 VOTRE RÔLE D'ÉQUIPIER Au sujet de l'évolutionde la norme CD 5066 : Vous avez rencontré plusieurs membres du groupe de travail rédigeant cette évolution de norme, et vous avez appris qu'elle aura exclusivementune incidence sur les bâtiments industriels traitant de produits chimiques lourds. Cela signifie que cette évolution n'aura aucune incidence sur l'activité du bâtiment de conditionnement. Vous avez eu cette information avant-hier, et n'avait pas encore eu le temps d'avertir l'équipe double : vous le ferez durant la réunion autour du tableau de communication. NB : - Ne donnez pas ces informations durant la préparation : mais seulement durant l'animation - Aidez l'animateur à préparer sa réunion, SANS DONNER vos informations ci-dessus (vous les donnerez durant l'animation, pour qu'elle soit plus réaliste) Informations pour l'animation  Tableau "Projet" chap. 4 1/4 2/4 Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
30 1) Notions de Tableau de bord 2) Représentation graphique d'un indicateur 3) Construction d'un tableau de communication 4) Débriefing des tableaux (optionnel) 5) Préparation de l'animation d'un tableau 6) Animations 7) Débriefing des animations DÉROULEMENT Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
31 • Les participants aux animations reçoivent des informations "de dernière minute" – Celles-ci leur permettent d'interagir avec l'animateur de la réunion • Chaque équipe anime à son tour • Les autres équipes doivent observer et faire ressortir : – Au moins 1 point fort – Au moins 1 point à améliorer Animations Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr POINT FORT POINT À AMÉLIORER
32 1) Notions de Tableau de bord 2) Représentation graphique d'un indicateur 3) Construction d'un tableau de communication 4) Débriefing des tableaux (optionnel) 5) Préparation de l'animation d'un tableau 6) Animations 7) Débriefing des animations DÉROULEMENT Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
33 • L'animateur réalise des apports sur les sujets suivants : 1) Où animer 2) Qui participe 3) Contenu / Déroulement 4) Quand / Durée Débriefing des animations Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
34 SoignéSilencieux • Sur un lieu de passage de l'équipe Animation autour du tableau placé au bon endroit Loin des bruits de l'environnement On a envie de s'y réunir Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
35 Déroulement de la réunion CONSTAT ANALYSE ACTION Comprendre la situation Partager la situation Détecter et analyser les points critiques Comprendre les effets et les causes Définir les actions CONCLUSIONINTRODUCTION Postulat de base : - Les indicateurs sont à jour - Des commentaires sont présents, le cas échéant - Le plan d'action est à jour Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
36 • Prise en main des nouvelles données • Le manager (avec son équipe) doit : – retrouver ses repères – apprécier la situation dans sa globalité – apprécier la situation activité par activité – visualiser les écarts Contenu de la réunion _________________ _________________ _________________ _________________ ____________ Flash structuré visuel limpide succinct Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
37 _________________ _________________ _________________ _________________ ____________ Approfondissement • Analyse détaillée des données • Le manager (avec son équipe) doit : – s'appuyer sur les états, et rapports du tableau de bord – vérifier l'état des actions engagées précédemment – analyser les résultats en cours – vérifier les tendances par rapport aux objectifs – évaluer les risques et conséquences • Le manager interpelle l'équipe : – "qui a de l'information sur … ?" Contenu de la réunion Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
38 Typologies d'animation des indicateurs Niveau Type d' Indicateur Fréquence Horizon Type d'information Durée Livrables CODIR de résultat Mensuelle à Trimestrielle Année 3 à 5 ans (PMT) Stratégiques 1 à 3 jour(s) Orientations stratégiques Service de service Mensuelle à Trimestrielle Trimestre Tactiques 1 à 2h Plan d'action Projet de processus Hebdo à Mensuelle Hebdo Ou + Opérationnelles 1 à 2h Plan d'action Équipe d'action Journalière Par équipe Journée Équipe Opérationnelles 5 à 10' Consignes Plan d'action Indicateurs de RÉSULTAT Indicateurs de PROCESSUS Indicateurs d'ACTION Animation de + en + visuelle Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
39 Tableau de Bord Processus d'élaboration d'un tableau de bord Typologies de graphiques Contenu d'un tableau de communication Typologies d'animations Contenu de l'animation Bonnes pratiques Règles de l'art sur l'utilisation des graphiques Mise en forme d'un tableau de communication Les principaux concepts abordés Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr
40 Diverses formules de mise en œuvre du jeu sont possibles : n'hésitez pas à nous contacter • Acquisition du jeu : – Matériel – Licence d'utilisation – Option de formation de mise en main (formation des futurs formateurs à l'utilisation du jeu) – Option de customisation du jeu à votre problématique • Achat d'une animation du jeu : – Réalisée par un animateur du CIPE – Incluant le matériel mis en œuvre – Option de customisation de l'animation à votre problématique Modalités d'utilisation de VISUAL', le mangement visuel de la performance® Contact : Nadia GHARBI Tél. : 01 40 64 59 18 Mail : info@cipe.fr • Le jeu peut être customisé, à divers niveaux : – Vocable utilisé – Choix de chapitres spécifiques du jeu existant – Ajout de concepts / chapitres – Adaptation du jeu à un nombre de stagiaires important – Etc. Tout droit réservé - CIPE 2015 - www.CIPE.fr