Webséminaire Le travail flexible
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Face aux changements dans les modes d'organisation des structures touristiques, il faut repenser la manière de travailler avec ou au sein d'équipes multi-sites pour que les salariés travaillent dans les meilleures conditions.
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- 2. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA Travail flexible & nouveaux modes de travail avec 14 mars 2018
- 3. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA Activez le son Retrouvez les collègues connectés Posez vos questions ! ● Fermez vos applications et mettez en pause la synchronisation de vos documents ● Equipez-vous d’un casque et vérifiez vos hauts-parleurs ● Installez-vous au calme
- 4. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA DANS LES ÉPISODES PRÉCÉDENTS • Rencontre Réseau de Meschers (pour le réseau MONA) https://www.monatourisme.fr/les-nouveaux-modes-dorganisation-pour-des-structures- multi-sites/ • Webséminaires “Les outils de communication interne” https://www.monatourisme.fr/les-outils-de-communication-interne-telephonie-chat/ • Webséminaire “Management à distance et cohésion d’équipe” https://www.monatourisme.fr/management-a-distance/
- 5. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA CE QUE L’ON A RETENU
- 6. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA La SCIC Coopérative Tiers-Lieux détecte, accompagne, et fédère les tiers- lieux depuis 2011. 3 missions principales : - réseau, - labo, - école coop.tierslieux.net Coopérative Tiers-Lieux
- 7. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA QUIZZ D’après vous, quel est le pourcentage de Français qui aspire à une nouvelle manière de travailler ?* 1. 35% 2. 56% 3. 77% 4. 81% *Étude réalisée pour Powwownow entre le 22 et le 28 janvier 2016 auprès d’un échantillon représentatif composé de 1000 personnes, employés français et adultes.
- 8. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA QUIZZ D’après vous, quel est le pourcentage de Français qui aspire à une nouvelle manière de travailler ?* 1. 35% 2. 56% 3. 77% 4. 81% *Étude réalisée pour Powwownow entre le 22 et le 28 janvier 2016 auprès d’un échantillon représentatif composé de 1000 personnes, employés français et adultes.
- 9. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA QUIZZ D’après vous, combien de salariés se déclarent heureux et engagés dans leur organisation ?* 1. 11% 2. 26% 3. 47% 4. 51% *Sondage Gallup « State of the global workplace » réalisé dans 140 pays en 2013
- 10. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA QUIZZ D’après vous, combien de salariés se déclarent heureux et engagés dans leur organisation ?* 1. 11% 2. 26% 3. 47% 4. 51% *Sondage Gallup « State of the global workplace » réalisé dans 140 pays en 2013
- 11. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA QUIZZ D’après vous, combien de jeunes actifs ne veulent plus de bureaux classiques ?* 1. 27% 2. 42% 3. 68% 4. 93% *Infographie Hiscox publiée en juin 2016
- 12. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA QUIZZ D’après vous, combien de jeunes actifs ne veulent plus de bureaux classiques ?* 1. 27% 2. 42% 3. 68% 4. 93% *Infographie Hiscox publiée en juin 2016
- 13. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA
- 14. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA OBJECTIFS ● Comprendre les implications des évolutions des modes d’organisation et de travail, en particulier avec la distance, en tant que manager et en tant que membre de l’équipe ● Anticiper leurs effets sur l'organisation d'une structure ● Engager la transition vers une organisation plus adaptée
- 15. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA VOS PROBLÉMATIQUES • Repositionner son management (en particulier avec la distance) • Communiquer en interne (en particulier avec la distance) • Organiser une transition positive pour limiter l’appréhension de l’inconnu
- 16. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA #1. REPOSITIONNER SON MANAGEMENT Du contrôle à l’animation « Mon rôle est de motiver mes équipes et de les amener à trouver les solutions elles-mêmes. Et pas de contrôler pour contrôler. Le management à distance tire davantage les gens vers le haut car ils doivent faire preuve d’autonomie » Directeur des ventes Kompass
- 17. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA #1. REPOSITIONNER SON MANAGEMENT Un cadre flexible co-construit • Établir des règles souples • Plan de contacts • Disponible ≠ à disposition • Prévoir l’imprévu
- 18. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA #1. REPOSITIONNER SON MANAGEMENT Savoir communiquer • Formaliser le non verbal • L’informel : transmettre les messages • La relation prime sur l’information • Le conflit : la distance favorise les non-dits • Adapter le moyen de communication en fonction du type de message
- 19. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA #2. COMMENT COMMUNIQUER EN INTERNE ? Les mots avant les mails : les bonnes habitudes à prendre La clé pour réussir le passage au travail à distance c’est d’avoir une relation d’équipe équilibrée, construite et bienveillante. Une relation bienveillante où vous préserverez le côté humain dans vos relations professionnelles.
- 20. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA #2. COMMENT COMMUNIQUER EN INTERNE ?
- 21. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA QUELS OUTILS POUR QUELLES SITUATIONS ? {L’agenda : exemple de Google Agenda}
- 22. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA QUELS OUTILS POUR QUELLES SITUATIONS ? {La messagerie : le job dans le job !} Vous l’aurez compris, le mail ne remplace pas les échanges verbaux. Alors ne vous laissez plus guider par les autres ni par les outils et décrochez votre téléphone !
- 23. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA QUELS OUTILS POUR QUELLES SITUATIONS ? {L’espace collaboratif et de partage de documents} C’est peut-être votre intranet mais si vous n’en avez pas, il existe de nombreux outils collaboratifs tels que Trello, Slack, Google Drive et son pendant en version libre, OwnCloud, pour ne citer qu’eux.
- 24. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA QUELS OUTILS POUR QUELLES SITUATIONS ? {Organisez vos réunions : exemples de Framadate - Doodle}
- 25. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA QUELS OUTILS POUR QUELLES SITUATIONS ? {Les visioconférences : exemples de Hangouts - Glowbl}
- 26. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA #2. COMMENT COMMUNIQUER EN INTERNE ? On retiendra qu’il est préférable de ne pas faire de mails à tout va mais plutôt de favoriser le téléphone ou d’organiser des temps physiques réguliers ; recréer les temps informels qui se tissent autour de la machine à café par exemple.
- 27. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA #3. ORGANISER UNE TRANSITION POSITIVE POUR LIMITER L'APPRÉHENSION DE L’INCONNU Les bonnes pratiques Le travail à distance, un levier d’amélioration pour toute l’équipe !
- 28. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA #3. ORGANISER UNE TRANSITION POSITIVE POUR LIMITER L'APPRÉHENSION DE L’INCONNU #1 Apprendre en faisant #expérimentation #partage #expérience
- 29. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA #3. ORGANISER UNE TRANSITION POSITIVE POUR LIMITER L'APPRÉHENSION DE L’INCONNU #2 Lorsque vous êtes dans l’entreprise, recueillez les dernières infos du moment #culture d’entreprise #machine à café #radio- moquette
- 30. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA #3. ORGANISER UNE TRANSITION POSITIVE POUR LIMITER L'APPRÉHENSION DE L’INCONNU #3 Partagez vos nouvelles compétences #evolution #outils #autoformation
- 31. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA #3. ORGANISER UNE TRANSITION POSITIVE POUR LIMITER L'APPRÉHENSION DE L’INCONNU #4 Faites du travail à distance une habitude pour tous ! #reflexe #visio- conférence #ambassadeur
- 32. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA #3. ORGANISER UNE TRANSITION POSITIVE POUR LIMITER L'APPRÉHENSION DE L’INCONNU On retiendra qu’il y a des indispensables : ● des changements à apprivoiser ● des outils numériques à bien maîtriser ● une exigence d’organisation à avoir ● des relations avec l’équipe à nourrir
- 33. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA ENVIE D’ALLER PLUS LOIN ? Quelques ressources possibles • Mener une réunion à distance : https://youtu.be/CmAczit0-kA?t=6m17s • Team resa / le travail à distance : https://vimeo.com/99862524 • Conférence de Frédéric Laloux sur l'émergence d'un nouveau paradigme de gestion : https://www.youtube.com/watch?v=NZKqPoQiaDE • Lecture de la BD “Les entreprises libérées” aux éditions Les Arenes Eds. • Le centre de ressources MONA : https://www.monatourisme.fr/category/ressources/organisation-touristique- ressources/multi-sites
- 34. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA Vos prochains RDV sur le sujet “multi-sites”… • 04 avril : Webséminaire “Télétravail” : la théorie… et la pratique, avec Philippe BONNOT, de l’ARACT Nouvelle- Aquitaine • 06 juin : Webséminaire “Les bonnes pratiques dans les entreprises libérées”, avec Mylène Bèze, formatrice en management
- 35. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA Envie d’aller plus loin ? Formations MONA : https://www.monatourisme.fr/programme-de-professionnalisation/ professionnalisation@monatourisme.fr • Développer sa confiance en soi et travailler en équipe 26 & 27 mars à Marmande 14 & 15 juin à Limoges • Prévenir les risques psychosociaux de mes collaborateurs et élaborer mon document unique de sécurité / Tout sur la QVT : 26 avril, 24 mai, 28 juin, entièrement en ligne
- 36. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA Envie d’aller plus loin ? Formations Trajectoires Tourisme : www.trajectoires-tourisme.com contact@trajectoires-tourisme.com • Équipe multi-sites : manager à distance http://www.trajectoires-tourisme.com/#!formations/detail-152957 • Collaborer à distance : nouveaux outils pour travailler ensemble http://www.trajectoires-tourisme.com/#!formations/detail-152969
- 37. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA Envie d’aller plus loin ? Conduite du changement & nouvelles organisations du travail Coopérative Tiers-Lieux //contact@tierslieux.net • Mise en place du travail à distance coop.tierslieux.net/services/travailler-en-equipe-distribuee/mise-en-place- travail-a-distance • Formation travail à distance coop.tierslieux.net/services/travailler-en-equipe-distribuee/formation-travail- a-distance
- 38. Document transmis dans le cadre d’un webséminaire MONA - Utilisation partielle autorisée sous conditions après demande effectuée à la MONA
Notes de l'éditeur
- CE Recontextualisation
- CE Prez MONA > j’ai supprimé car ils nous connaissent mais je pourrais introduire en mettant en avant quelques parallèles entre nos réseaux. MLC Prez CTL
- Une contrainte contextuelle peut être contournée. Elle nous oblige à trouver des ponts, créer des alliances, nous outiller différemment pour atteindre un but, un endroit ou une meilleure situation.
- Une contrainte contextuelle peut être contournée. Elle nous oblige à trouver des ponts, créer des alliances, nous outiller différemment pour atteindre un but, un endroit ou une meilleure situation.
- Changement d’organisation > changement de manières de travailler.
- Plan de FORMATION à mettre en oeuvre en amont, salariés et manager → c’est un projet d’équipe // avoir un référent et que le salarié puisse aussi s’exprimer Un temps commun, un temps avec uniquement les managers et un temps avec uniquement les salariés EXPERIMENTATION +++ se mettre dans une expérimentation en formalisant un document feedback régulier doc avoir un référent dans l’équipe, chargé de mettre en musique le changement (pas forcément le manager) + modéliser une expérimentation : pendant 6 mois on fait des points réguliers pour savoir ce qui a changé, faire attention à ce que la relation avec les collaborateurs ne s’effrite pas / plan de contact = comment on paie le fait de ne plus être dans le même bureau (ex : on s’appelle tous les lundis matin) PLACER LE CURSEUR entre contrôle et confiance. CONTRÖLE IMPORTANT D’HABITUDE : reporting régulier mais lâcher prise REPORTING points d’étapes => allant de rapports mensuels à un entretien biannuel de performance de visu. tous les outils du monde ne remplaceront jamais la présence physique d'un manager
- REGLES pour structurer une relation saine encadrant / équipe : Le manager FIXE le cadre en concertation avec les agents - OBJECTIFS - MOYENS MIS A DISPOSITION - RESPONSABILITES HABITUDES ET SOUHAITS DE CHACUN => CONSENSUS EQUIPE > plans de contacts exemple moyens et fréquence de communication (appel lundi matin / sms les autres jours / mail bilan semaine vendredi midi) > tranches horaires précises / moyens de com adaptés et détaillés > respect de la temporalité de chacun des postes, > pas de téléphone en dehors des tranches horaires imposées > attention aux sollicitations mal interprétées (un mail reçu à 17h va potentiellement inciter le télétravailleur à le traiter avant de terminer sa journée...) > Laissez donc de la place pour l’imprévu exemple : Si le « codir » exige des chiffres le 14 du mois et que le reporting est initialement prévu le 16, chacun doit pouvoir réagir au pied levé et fournir lesdites données en temps et en heure > Le travail à distance doit permettre pour certains d’améliorer l’organisation globale de l’équipe, et de se poser les bonnes questions sur l’organisation actuelle NOTAMMENT EN TERME D’UTILISATION DES OUTILS DE COMMUNICATION
- > contexte DISTANCE : absence de toute la com non verbale => formaliser le non verbal (=ecrit) > informel : > penser à transférer les messages non formalisés > recréer des moments + axés sur la convivialité (vs les dossiers) / appel retour vacances / mieux profiter de la présence mutuelle LA RELATION PRIME SUR L’INFORMATION > PRESENTIEL : meilleure régulation sur le vif (exemple du conflit : plus grande formalisation en cas de télétravail) > conflit / la distance favorise les non-dits privilégier les situations réelles en présence du ou des intéressés en cas de conflit à distance, privilégier la visioconf, le téléphone ; éviter le mail, souvent difficile à interpréter correctement et facteur de malentendus supplémentaires Le bon outil de com : Les outils numériques, en réduisant les échanges à l'essentiel, ne facilitent pas les collaborations. > MINIMISER LES MAILS EN INTERNE > PRÉCISER LE DEGRÉ D’URGENCE DU MESSAGE (ce qui serait informel en situation au bureau)
- Communiquer avec ses collègues Responsabiliser l’équipe Inciter l’équipe à communiquer Former l’équipe aux outils collaboratifs
- 1. La confiance : Si vous êtes en situation de travail à distance, c’est que vos supérieurs vous font déjà confiance. Sachez préserver cette confiance : elle est le principal pré-requis. Une relation de confiance, c’est d’abord une relation sincère. - Soyez positifs avec l’ensemble des membres de l’équipe : bienveillance mutuelle - Faites des mises à jour : tenez informé votre équipe : envie de progresser en équipe - Ne faites pas de trop grandes promesses / ne placez pas la barre trop haute - Ne gardez jamais pour vous une information pertinente 2. Deuxième pré-requis : la communication Vous êtes à distance, on ne vous voit pas ! Que perdons-nous dans notre communication ? Question posée au groupe Nous perdons les informations données par la communication non-verbale. Nous perdons les informations sur le ton, l’énergie, l’attitude... on perd 55% des messages transmis. Donc que doit-on faire pour pallier cela ? - Systématiser l'usage des médias pour communiquer en privilégiant les medias les plus représentatifs (visio-conf, téléphone) - Renforcer les messages positifs - Penser à transférer les informations non formalisées ??? Vous êtes responsable d’équipe à distance, pensez à - Encourager, féliciter - Protéger le salarié (jalousie, moquerie, ...) 3. La responsabilité : Dans le cadre de cette expérimentation, vous avez défini des règles de fonctionnement avec votre manager. Tenez ses engagements. Vous allez organiser vos journées de travail = avoir cette autonomie professionnelle / prendre des initiatives (travail à distance = facteur de progrès professionnel)
- Expliquer les fonctionnalités et la gestion des partages
- mais PAS DE MAIL en INTERNE est l’objectif !! travail à distance = privilégier d’autres outils / formats pas de mail ne veut pas dire “pas de trace ecrite”, au contraire documentation systematique / drive / evernote formationS / montee en competences de l’équipe (.... GPEC….) => budget bien investi / fonds formation…..
- > création possible d’autres espaces collaboratifs pour favoriser le travail à distance au sein de chaque équipe > faciliter le suivi de l’expérimentation Remarque Charlotte : pas besoin de trop détailler car il existe déjà deux webséminaires sur les outils > vous pouvez le rappeler à ce moment là, ils sont en lien au début.
- J’enleverai cette slide : ils sont plutôt familiers avec la plupart des outils.
- Remarque Charlotte : pas besoin de trop détailler car il existe déjà deux webséminaires sur les outils > vous pouvez le rappeler à ce moment là, ils sont en lien au début.
- Maintenir l’informel insister sur des symboles, au delà des valeurs définies en équipe etc > s’appeler pour discuter, aller voir les bureaux des uns et des autres quitte à engager des frais de déplacements, on change de bureau pour casser les habitudes...
- L’idée est de transformer cette situation en modèle de changement et d’en faire bénéficier toute l’équipe. Le travail à distance peut changer votre façon de travailler, de communiquer, de réagir aux évènements quotidiens professionnels mais pas que...
- valoriser les expériences positives et négatives en essayant d’apporter des solutions, des réponses, et de les partager avec les autres exemple : isolement ressenti ? nouveau cadre insatisfaisant ? faites évoluer la situation !
- maintenir la convivialité ne pas être là va vous obliger à requalifier les échanges que vous avez avec vos collègues (et les revaloriser donc)
- avec toute l’équipe vous êtes monté en compétence = + d’autonomie / meilleure gestion des outils / hiérarchisation des taches / productivité personnelle exemple : organiser un temps d’échange pour l’équipe sur ces nouvelles pratiques ?
- ne faites pas déplacer un prestataire / collaborateur, testez la visioconférence soyez acteur !! proposez !
- > Le succès de sa mise en place dépend de chacun et les bénéfices de sa réussite profitent à tous. > Cette nouvelle organisation du travail génère une réflexion de fond sur les modes de fonctionnement et le travail en équipe en faveur de plus d’efficience.