DCB 25 - Enssib 28 novembre 2016 - Cycle Construire et aménager une BU

1. Construire et aménager
une BU : Repenser les
espaces pour de
nouveaux services
www.upmc.fr
ENSSIB DCB25 28/11/2016 – Cycle « Construire et aménager une BU »

2. Plan
1 - Introduction : les espaces - Retour sur l'histoire
du chantier de Jussieu
2 - Le chantier des bibliothèques
3 - Repenser les services dans les nouveaux
espaces des bibliothèques
4 - Bilan et résultat : des services designés pour
les espaces et les usagers

3. 1 - Introduction : les espaces - Retour
sur l'histoire du chantier de Jussieu
20 ans de travaux sur le « gril
D'Albert »
Un chantier colossal
Un maître d'ouvrage qui n'est pas
l'université et plusieurs maîtres
d‘œuvre qui se partagent le site
Campus en transition -> espaces à
repenser -> vie étudiante, atrium ->
quelle place pour les bibliothèques ?

4. 2 - Le chantier des bibliothèques

5. 2 - Le chantier des bibliothèques

6. 2 - Le chantier des bibliothèques

7. 3 - Repenser les services dans les
nouveaux espaces des bibliothèques
Comment repenser les services dans un chantier de
bibliothèque tel que celui de Jussieu ?
 3-1 : Evolution progressive des fonctions et des organigrammes
 3-2 : Travail en mode projet : les Groupes de Travail
 3-3 : Les Espaces

8. • A la BUPMC : 2 secteurs avec chacun une identité disciplinaire
spécifique : Sciences et Médecine
• Un secteur Médecine multi-sites, au plus près des besoins des
hospitaliers
• Un secteur Sciences totalement rénové avec des bibliothèques
d’envergure
• Nouvelles Bibliothèques -> Nouvelles fonctions -> Nouvelles fiches
de poste -> Nouvelle organisation
• Evolution pas à pas, au fur et à mesure des ouvertures de
bibliothèques, puis adaptation de l’organigramme
3-1 : Evolution progressive des fonctions
et des organigrammes

9. • Au niveau de la Direction : des chargés de missions
transformés en Pôles de Compétences
• Pôle Service aux usagers
• Pôle Formation (1er pôle créé à titre expérimental en 2013)
• Pôle Collections
• Pôle Action Culturelle
• 1 chargé de mission maintenu : le chargé de mission chantier
et bâtiments -> continuité)
Avantage du système des Pôles : services pensés en lien avec des équipes de
terrain – équipes spécialisées, développant de nouvelles sphères de
compétences, et intégrant des personnels divers(Bib, IGE,…)
3-1 : Evolution progressive des fonctions
et des organigrammes

10. • Les noms des différents groupes de travail :
–Collections et nouveaux espaces
–La BUPMC dans son environnement
–Organisation du travail
–Services aux publics
3-2 : Travail en mode projet :
les Groupes de Travail

11. • Un nouveau système de fonctionnement instauré avec
l’ouverture de la Grande Bibliothèque d’Enseignement
en 2015 : le « système matriciel »
• Système matriciel :
• les nouvelles fiches de poste prévoient un double rattachement : un
rattachement hiérarchique et un rattachement fonctionnel ; une dominante
et une mineure
• Articulation entre Pôle et bibliothèque de section : avantages réciproques :
le terrain bénéficie de la vision globale portée par les pôles; les pôles sont
d’avantage inscrits dans les problématiques de terrain
3-1 : Evolution progressive des fonctions et
des organigrammes

12. • Pour préparer l’ouverture des nouvelles bibliothèques et
penser les espaces et les services : mise en place de
groupes de travail
• Idée : penser les futures bibliothèques de façon transversale - les participants
aux GT ne doivent pas faire partie de la Direction mais venir des sections -
plusieurs GT dont un consacré aux nouveaux services - ce n'est pas le chargé
de mission service qui pilote le groupe – Projets conçus et développés par le
GT
• Remontée des groupes à un comité de pilotage (Membres de la Direction
concernés par le projet : Directrice et adjointe + chargé de mission + chefs de
service concernés en fonction du thème du comité de pilotage + responsable et
suppléant du groupe de travail concerné) --> Décisions prises en comité de
pilotage
3-2 : Travail en mode projet :
les Groupes de Travail

13. 3-3 : Les Espaces
• Espaces conçus et pensés en association avec l'équipe de
Direction et le Chargé de mission chantier
• Pour chaque type d'espace, rôle d'expertise et d'accompagnement du
Chargé de mission chantier qui est allé au devant des équipes
concernées pour collecter leurs attentes et besoins et les relayer afin
que les espaces correspondent aux pratiques
• Pilotage et restructuration de certains espaces pour favoriser nouveaux
services (ex : formation -> salles de pédagogie innovantes)

14. 3-3 : Les Espaces
• Les points de vigilance sur ce type de projet de
construction/aménagement de nouvelle bibliothèque :
• Anticiper au maximum : rétroplanning, méthode projet : plus on anticipe,
meilleur sera le pilotage – Conserver une marge de souplesse via la
méthode projet
• Ne pas sous-estimer la partie technique : le dialogue et les ajustements
entre partenaires de l’université et prestataires extérieurs prend du temps
et nécessite la mobilisation des bons interlocuteurs
• L’idéation collective est une bonne chose… La réappropriation par les
services compétents est toutefois indispensable

15. 4 - Bilan et résultat : des services
designés pour les espaces et les usagers
Revue de détail des nouveaux services :
3-1 : Les services et services en ligne liés aux travaux du groupe de travail
« Services aux publics »
3-2 : Les services qui se sont développés en s’appuyant sur les espaces

16. 3-2 Services en ligne : Buresa - réservation des
salles de travail
Calendrier de déploiement
 installé à la BDL depuis janvier 2016 et au L1 depuis juin 2016
 en cours d’installation dans les 3 bibliothèques de recherche
 Problèmes matériels et réseau -> Glissement du calendrier de
développement
Quelques premiers retours statistiques
 15 905 réservations effectuées en 129 jours
 123 réservations par jour en moyenne
 75% de ces réservations sont honorées

17. ADCARTE. 4 avenue Jean Monnet - 37160 DESCARTES. Tél 02 47 92 95 01. www.capmonetique.com Une société du Groupe CAPMONETIQUE.
Id’Access
La réservation de salles
3 modes de réservation possibles
- Par l’usager :
- En ligne via l’interface web de gestion de réservation et de consultation d’occupation des salles
- Directement à l’entrée de la salle via un lecteur avec écran tactile
- Par le personnel :
- En ligne depuis l’interface web de supervision des salles
Le Sytème retenu pour la
réservation de salles : ADCarte

18. ADCARTE. 4 avenue Jean Monnet - 37160 DESCARTES. Tél 02 47 92 95 01. www.capmonetique.com Une société du Groupe CAPMONETIQUE.
Id’Access
La réservation de salles
La réservation de salles

19. ADCARTE. 4 avenue Jean Monnet - 37160 DESCARTES. Tél 02 47 92 95 01. www.capmonetique.com Une société du Groupe CAPMONETIQUE.
Id’Access
La réservation de salles
La réservation de salles

20. Les box de travail

21. Armoires intelligentes pour le prêt de
portables

22. Des armoires pour le prêt en autonomie
 Un service fondé sur la carte d’étudiant
 Une meilleure traçabilité
 La capacité de favoriser une meilleure rotation
du parc des portables
 Un service déployé pour les 3 bibliothèques de
la GBE
Armoires intelligentes pour le prêt de
portables

23. Automates de prêts

24. Affluences
Une application en pleine progression
 Une application pour Smartphone
 Plus de 80 000 téléchargements
 Plus de 70 établissements déployés
•

25. Quelques services testés et lancés
d’abord en Médecine
Prêt d’Ipads
 Un service dédié à l’autoformation des étudiants dans la
perspective de l’iECN
 Prêt d’une semaine réservé aux étudiants du D1 au D4
Rendez-vous avec un Bibliothécaire
 Un service lancé en mai 2016
 Un formulaire de prise de rendez-vous sur le site de la
BUPMC
 Une équipe de coordinateurs répartis entre sciences et
médecine dans un second temps

26. Le Portail documentaire SU

27. La page Facebook de la BUPMC
Trois grandes étapes
 Une gestion essentiellement individuelle pour une publication
sporadique
 L’adoption de la charte éditoriale de l’UPMC à la rentrée 2015
 Un réseau de contributeurs mis en place à la fin de l’année 2015
Un décollage réussi
 Une plus grande variété des thématiques abordées
 Une plus grande régularité des posts
 Des chiffres de suivi améliorés

28. Renforcement des services aux chercheurs :
les publications et l’open access
La bibliométrie
• Mise en place d’une cellule bibliométrie au
sein de la BUPMC, en lien avec la DEAP
et la DGRTT. Et SU
HAL-UPMC
• 45 714 dépôts, dont 17 470 en texte
intégral. Environ 10 000 dépôts/an
• Depuis septembre 2013, prise en charge
du dépôt rétrospectif des articles en texte
intégral
• Coût important : 2 ETP

29. Les services qui se sont développés en
s’appuyant sur les espaces

30. L’espace de coworking en
Bibliothèque des Licences

31. L’espace de coworking en
Bibliothèque des Licences

32. Action Culturelle et
valorisation du Patrimoine

33. Action Culturelle et
valorisation du Patrimoine

34. Learning Spaces et Innovation
Pédagogique

35. Conforter les initiatives innovantes par
des espaces adaptés

36. Mise en espace et pédagogie : les Murders
Parties du Pôle Formation

37. Au delà des espaces : perpétuer les initiatives
pédagogiques

38. Innover et créer avec les publics dans les
espaces : coconstruction pédagogique

39. Acculturation et regard neuf sur les lieux de
l’information

40. Nouveaux espaces, nouvelles visions du métier :
Animateurs, médiateurs, facilitateurs

41. Atelier pédagogique : idéation collective autour
des bibliothèques du futur
Construire et aménager une BU :
Repenser les espaces pour de nouveaux
services
-> Imaginez la bibliothèque de 2022
-> Visual Mapping, réflexion collective et
intégration de contraintes

42. FIN
Merci de votre attention
@Mgorsse
Crédits Slides et contenus : Anne-Catherine Fritzinger, Thierry Calma, Emmanuel Jaslier, Myriam Gorsse
Crédits photos : Pierre Kitmacher, Steelcase, Myriam Gorsse