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Guide du participant : Microsoft Project




                Planification et suivi de projets avec MS PROJECT

                                            MS Project
                                                O




Objectifs :


     Comprendre le rôle de MS Project en tant qu’outil d’aide à la gestion de
      projet
     Maîtriser la démarche d’utilisation de MS Project pour planifier, suivre et
      analyser la performance des projets
     Apprendre à utiliser MS Project pour gérer les délais, les coûts, et les
      ressources
     Maîtriser la conception des rapports sur le planning et l’état
      d’avancement des projets




    Auteur               Salah EDDINARI
        ère
    1         Version    Septembre 2009

    Date Dernière MAJ    19/10/2010 10:35
TABLES DES MATIERES


I.        INTRODUCTION................................................................................................................................... 4
II.         DEFINITIONS & PRINCIPAUX AFFICHAGES ............................................................................................ 4
     1.     LA PLANIFICATION D'UN PROJET .......................................................................................................................................................... 4
     2.     LES OBJECTIFS DU PLANNING .............................................................................................................................................................. 4
     3.     TECHNIQUES DE PLANIFICATION : GANTT, PERT, ... .............................................................................................................................. 4
     4.     VOCABULAIRE DE LA GESTION DE PROJET... ........................................................................................................................................... 5

III.        PREMIER CONTACT AVEC MS PROJECT ................................................................................................. 7
     1.     DEFINITION ................................................................................................................................................................................... 7
     2.     CREATION DE PLANNING .................................................................................................................................................................... 7
     3.     DATER LE PLANNING ......................................................................................................................................................................... 8
     4.     IDENTIFICATION DU PROJET ............................................................................................................................................................... 9
     5.     GERER LES DROITS D'ACCES A UN PLANNING........................................................................................................................................... 9
     6.     CALENDRIER : ................................................................................................................................................................................ 9

IV.         GESTION DES TACHES ..................................................................................................................... 10
     1.     SAISIR LES TACHES ........................................................................................................................................................................ 11
     2.     LES DIFFERENTS TYPES DE TACHES ................................................................................................................................................... 11
     3.     MANIPULATION DES TACHES ............................................................................................................................................................ 12
     4.     ENTRER LES DUREES ESTIMEES DES TACHES ET POSITIONNER DES JALONS ................................................................................................... 13
     5.     LIER LES TACHES ENTRE ELLES : ........................................................................................................................................................ 13
     6.     CONTRAINTES DISPONIBLES ............................................................................................................................................................. 17
     7.     MODIFIER UNE CONTRAINTE DE TACHE ............................................................................................................................................... 17

V.          GESTION DES RESSOURCES .............................................................................................................. 18
     1.     CREATION D'UNE LISTE DE RESSOURCES .............................................................................................................................................. 18
     2.     AFFECTATION D'UNE RESSOURCE A UNE TACHE ..................................................................................................................................... 18
     3.     MODIFICATION DU CALENDRIER DE TRAVAIL D'UNE RESSOURCE ................................................................................................................. 19
     4.     FAIRE VERIFIER LE PLANNING PAR LES INTERVENANTS CONCERNES ............................................................................................................ 19

VI.         AFFICHAGE DU CHEMIN CRITIQUE ET DES MARGES TOTALES.................................................. 21
VII.            SUIVRE L’AVANCEMENT DU PLANNING ................................................................................. 24
     1.     ENREGISTRER LA PLANIFICATION INITIALE ........................................................................................................................................... 24
     2.     METTRE A JOUR L’AVANCEMENT DU PROJET .......................................................................................................................................... 25
     3.     CONTROLER L’AVANCEMENT DU PROJET ............................................................................................................................................... 29

VIII.           ANNEXE : INTERFAÇAGE AVEC D’AUTRES LOGICIELS ........................................................................ 32
     1.     EXPORTER LES DONNEES DU PROJET VERS EXCEL ................................................................................................................................... 32
     2.     ENREGISTRER LES INFORMATIONS DE VOTRE PROJET EN TANT QUE PAGE WEB .............................................................................................. 34
     3.     COPIER UNE IMAGE DANS UN PROGRAMME OFFICE (POWER POINT, WORD OU VISIO)..................................................................................... 35
Guide MS Project                                                                          Octobre 2010




CONVENTIONS SUR LES SYMBOLES UTILISES DANS LES DOCUMENTS DE FORMATION

INFORMATIONS                                        ACTIVITES

                                                                             Manipulation
                   Pistes complémentaires
                                                                             informatique



                   Valeur ajoutée                                            A compléter



                   Information importante                                    Erreur à éviter



                   Résumé à retenir                                          Indication




                                         Auteur                  Version                  Page
     Mundiapolis@
                                       S.Eddinari               octobre 10                3 - 37
Guide MS Project                                                                                 Octobre 2010




   I. Introduction
La mise en place d'un projet est un enjeu fondamental pour les entreprises et les organismes
soucieux d'optimiser l'utilisation de leurs ressources humaines et matérielles. Les décideurs et
les gestionnaires de projet ont à leur disposition un outil informatique performant, Microsoft
Project, qui leur permet de suivre le projet au cours de ces différentes phases : conception,
réalisation et suivi.

Ce support est destiné aux utilisateurs sur PC de la version MS Project 2003 pour la
planification et/ou le suivi de projet. Il décrit les principales opérations pour mettre en œuvre
une planification de projet et effectuer le suivi.

  II. Définitions & Principaux affichages

           1. La planification d'un projet

    La planification de projet est l’activité qui consiste à déterminer et à ordonnancer les
     tâches du projet, à estimer leurs charges et à déterminer les profils nécessaires à leur
     réalisation
    L’outil requis est le planning

           2. Les objectifs du planning
    Déterminer si les objectifs sont réalisés ou dépassés
    Suivre et communiquer l’avancement du projet
    Affecter les ressources aux tâches




    Le planning doit vivre au rythme du projet, sinon il ne sert plus à
    rien.


           3. Techniques de planification : GANTT, PERT, ...
   La construction du planning passe par la modélisation du réseau de dépendance entre tâches sous forme
   graphique. Il s’agit d’une décomposition structurée du travail. Il faut décomposer le projet en sous-ensembles
   plus simples.

   Plusieurs représentations existent, à la base de toute construction de planning :
    La technique GANTT : planning à barres




                                               Auteur                     Version                Page
     Mundiapolis@
                                             S.Eddinari                  octobre 10              4 - 37
Guide MS Project                                                                                        Octobre 2010



        La technique PERT : méthode des potentiels étape et planning des tâches (PERT a été développé par la
         Marine américaine pour le projet de missile sous-marin Polaris en 1958)

         La méthode WBS : basée sur une décomposition hiérarchique d’un projet en niveaux successifs dont
         chacun est un développement plus fin du précédent



             4. Vocabulaire de la gestion de projet...

         1. Tâches :
                Une tâches est une activité constituant un tout logique dans le projet. Une tâche doit avoir
                      une durée inférieure à 4 semaines pour pouvoir maîtriser son avancement réel. Par
                      défaut, une tâche est représentée par un rectangle bleu sur le diagramme de GANTT.

                             A   chaque    tâche      définie,      il faut  associer     :
                           -       Un        objectif        précis      et      mesurable
                           - Des ressources humaines, matérielles et financières adaptées
                           - Une charge de travail exprimée en nombre de journées-hommes
                           - Une durée ainsi qu’une date de début et une date de fin.

                           Une tâche doit être assez courte (< ou = à 15 jours)

                    Tâche récapitulative : permet d'englober plusieurs sous-tâches. Sa durée, ses dates de
                          début et fin,…sont calculées automatiquement en fonction des éléments précisés dans
                          les tâches subordonnées. Une tâche récapitulative est représentée par une ligne noire
                          bornée par des "pointes" sur le GANTT.

                    Tâche subordonnée : tâche faisant partie d'une tâche récapitulative. Les informations sur
                          la tâche subordonnées sont consolidées dans la tâche récapitulative. Vous pouvez
                          désigner des tâches subordonnées à l'aide de la fonctionnalité de mode plan Microsoft
                          Project.




                    Tâche répétitive : tâche de durée et de périodicité figée (réunions de suivi par exemple).
                          Représentée comme une tâche sur le diagramme de GANTT.

                    Jalon : tâche particulière qui permet de mettre en relief des dates particulières du projet
                          (réunion, livraison, revue, …). Une tâche est considérée comme un jalon si sa durée
                          est nulle. Représentée par défaut par un losange sur le diagramme de GANTT.



       2. Mode plan : le mode plan est employé pour organiser une liste des tâches de manière à créer une
          hiérarchie et à récapituler les tâches apparentées. Il est possible de structurer une partie ou la totalité de
          la liste des tâches. Le mode plan peut être utilisé pour :
                  - améliorer la lecture d'une longue liste de tâches.
                  - diviser un projet en phases distinctes, de manière à faciliter le suivi de l'avancement.
                  - créer une vue globale du projet.




                                                   Auteur                          Version             Page
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Guide MS Project                                                                                   Octobre 2010



     3. Chemin critique : chemin dans le graphe d'enchaînement des tâches sur lequel tout retard d'une tâches
        se répercute de façon immédiate sur le date de fin du projet (les tâches appartenant à un chemin critique
        n'ont aucune marge). Représentée en rouge sur le diagramme de GANTT.


     4. Dates au plus tôt et au plus tard
              Pour bâtir un planning, il faut associer à chaque tâche les dates au plus tôt (Début au plus tôt et
             Fin au plus tôt de l’exécution de la tâche) et les dates au plus tard (Début au plus tard et Fin au
             plus tard de l’exécution de la tâche).

     5. La durée de la tâche
            Est le temps ouvré qui s’écoule entre le début et la fin de la tâche.
        Au niveau de chaque tâche, il faut estimer la charge d’une phase spécifique, ajuster le découpage du
        projet et prévoir la planification de l’affectation des intervenants.

     6. Le chemin critique
             Correspond à la séquence de tâches qui détermine la durée totale du projet. Ce chemin est continu
     depuis le début jusqu’à la fin du projet. Tout retard affectant une tâche du chemin critique est
     intégralement répercuté sur la durée du projet et donc sa date de fin. La tâche critique est une tâche du
     chemin critique. Toute modification sur la durée d’une de ces tâches critiques impacte d’autant plus la
     durée totale du projet.
     7. La marge
            Est la possibilité qu’à une tâche d’être retardée sans impacter le projet. Les tâches qui sont sur le
     chemin critique ont une marge nulle.
     8. La marge totale (MT)
             Est égale à la différence entre le début au plus tard de la tâche suivante la plus contraignante et la
     fin au plus tôt de la tâche elle-même. C’est aussi la différence entre les dates au plus tard et les dates au
     plus tôt de la tâche elle même.

     9. La marge Libre (ML)
            Est égale à la différence entre la date de début au plus tôt du successeur le plus précoce, et la date
     de fin au plus tôt de la tâche elle-même.




                                             Auteur                       Version                  Page
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Guide MS Project                                                                                  Octobre 2010



 III. Premier contact avec MS Project


        1. Définition
          Microsoft Project est un logiciel de gestion de projet édité par Microsoft.
          MS Project permet de planifier les projets et les ressources, et d’assurer le suivi des projets pendant
           leur réalisation.
          MS Project permet ainsi au chef de projet d’assurer une gestion de projet professionnelle, conforme à
           l’état de l’art, et ainsi garantir le respect des délais et du budget.

          2. Création de planning


          Créer un nouveau planning


          Cliquez sur Fichier/Nouveau




Enregistrer le nouveau planning


Enregistrer le planning avec Fichier/Enregistrer sous
(Type de fichier = « projet »).
MS Project rajoute l’extension «MPP »)




Ouverture d’un planning
Ouvrir le planning avec Fichier/ Ouvrir




Le diagramme qui s’affiche par défaut à l’ouverture d’un planning est le diagramme de Gantt
L'affichage Diagramme de Gantt présente des informations concernant les tâches du projet, à la fois sous la forme
de texte et de graphique à barres




                                             Auteur                       Version                 Page
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                                           S.Eddinari                    octobre 10               7 - 37
Guide MS Project                                                                                    Octobre 2010



La partie gauche de cet affichage est constituée de colonnes dans lesquelles il est possible de saisir et modifier
des noms de tâche, des durées, des dates de début et de fin ;
Sur la partie droite de cet affichage, les barres du Gantt sont utilisées pour présenter sous forme graphique les
durées de tâche, leurs dates de début et de fin sur une échelle de temps, ainsi que les liaisons entre tâches et les
ressources affectées.


Exemple I :




Exemple II :




              Plus vous renseignez MS Project, plus il vous informe sur votre projet



        3. Dater le planning

Mettre à jour la date de début du projet avec Projet/Informations sur le projet…




         Remarque :
         Si vous n'écrivez pas de date de début, MS Project inscrira la date du jour. Si vous                n'écrivez




                                              Auteur                       Version                  Page
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                                            S.Eddinari                    octobre 10                8 - 37
Guide MS Project                                                                                       Octobre 2010



           pas de date de fin, MS Project calculera la date de fin au plus tôt, en fonction de la dernière
           tâche. C'est l'option la plus utilisée

           4. Identification du projet

Avant de commencer à saisir les tâches de votre projet vous devez saisir :

          le nom du projet,
          le nom du service ou de la société,
          le nom du chef de projet.

Le nom du projet permet de le reconnaître de façon unique parmi tous les projets gérés. Ce nom ne doit pas
prêter à confusion et il doit être compréhensible par tous les intervenants.

Le chef de projet est l'interlocuteur privilégié du projet : c'est lui qui va planifier le projet et rendre compte sur
son avancement.

Vous pouvez saisir ces informations dans les propriétés du projet.

          Dans le menu Fichier, cliquez sur Propriétés.

Une partie de ces informations apparaîtront

Automatiquement dans la légende de vos impressions.




        5. Gérer les droits d'accès à un planning
Un planning peut être consulté (en lecture seule) par les membres d'un projet mais est modifiable (écriture)
uniquement par le responsable de la planification (le chef de projet par exemple).
Pour cela le responsable peut utiliser un mot de passe qui lui permet d'ouvrir son planning en écriture.

Pour mettre ou changer le mot de passe :
    -      Dans le menu Fichier, cliquer sur Enregistrer sous.
    -      Cliquer sur Outils, cliquer sur options générales
    -      Saisir votre motre de passe dans les cases :
    -      Mot de passe permettant protégeant le document.
    -      Mot de passe permettant l'accès en écriture.




            Pour que le mot de passe soit actif la première fois il faut d'abord quitter MS Project.

              ATTENTION SI LE MOT DE PASSE EST OUBLIE, IL N'EXISTE AUCUNE
              POSSIBILITE DE LE DECHIFFRER A L'INTERIEUR DU FICHIER !
           6. Calendrier :

        Un bon calendrier devrait :




                                                   Auteur                       Version                Page
        Mundiapolis@
                                                 S.Eddinari                    octobre 10              9 - 37
Guide MS Project                                                                                     Octobre 2010



               permettre aux cadres de contrôler et d’examiner tous les niveaux qui participent au projet ou qui
                en sont responsables
               comporter une présentation graphique facile à comprendre, soit :
                     un rapport visuel avec l’année civile
                     le moins de symboles possible, pour des raisons de simplicité, mais suffisamment pour
                        bien montrer les relations entre les lots

    1. Types de Calendrier du projet :

         Standard :
Le calendrier Standard est le calendrier de base utilisé par défaut pour les calendriers de projet, des ressources et
des tâches. Ce calendrier représente des horaires de travail classiques : du lundi au vendredi, de 8 heures à
17 heures, avec une heure de pause
         24 Heures :
        Le calendrier 24 Heures représente des horaires sans aucune période chômée. Ce type de calendrier peut
être utilisé lorsque les ressources et les tâches sont prévues en fonction de plusieurs équipes fonctionnant en
trois-huit ou lorsque les équipements fonctionnent de façon continue
         Équipe de nuit :
Le calendrier Équipe de nuit reflète des horaires d'équipe de nuit du lundi soir au samedi matin, de 23 heures à
8 heures, avec une heure de pause


   2. Les paramètres du calendrier :
  Durées en jours ouvrés
1 jour écoulé = 24 heures = 1440 minutes
Jours ouvrés : ce sont les jours réels d'ouverture de l'entreprise, généralement du lundi au vendredi
Jour chômé : jour non travaillé
Erreur fréquente:
Équipe travaille 7 jours, on donne la durée de l’activité en jours ouvrés
On devrait créer un calendrier sans congé et l’affecter à l’équipe ou à l’activité




          Pour éviter problèmes avant de commencer un échéancier :
Définir dans options les heures de travail
Définir un calendrier qui utilise les mêmes heures de travail




 IV. Gestion des tâches



                                              Auteur                        Version                  Page
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           1. Saisir les tâches

Entrer les noms des tâches :
Pour entrer une tâche dans le Gantt , se positionner sur la prochaine ligne vide ou insérer une ligne. Saisir le
nom dans la zone « Nom de la tâche » (de préférence un verbe à l’infinitif)

         Pour afficher les informations sur une tâche :
        double-cliquer sur la ligne de la tâche ou
        menu Projet/Informations sur la tâche ou
        bouton droit de la souris.

           2. Les différents Types de tâches

           a. Tâches récapitulatives
    Si le nombre de tâches auquel on parvient est trop élevé, cela nuit à la clarté de la lecture
    du planning : il est recommandé d’insérer des tâches récapitulatives qui englobent des
    tâches subordonnées. Une tâche récapitulative est représentée par une ligne noire bornée
    par des "pointes" sur le Gantt. Les tâches récapitulatives apparaissent en gras et les
    tâches subordonnées sont en retrait sous ces dernières


           b. Tâches Subordonnées
    Ces tâches récapitulatives vont être composées de tâches subordonnées
    Exemple pour les fondations :
      Excavation, coffrage des semelles et coffrage des fondations, bétonnage des fondations,
      imperméabilisation des fondations, remblayage...


           c. Tâches jalon
    Les jalons d’un projet se définissent comme:
            Des événements clé d’un projet, montrant une certaine progression du projet
            Des dates importantes de réalisation d’un projet
            Une réalisation concrète (production de livrables)
            Dans le cadre du planning, les jalons limitent le début et la fin de chaque phase
              et servent de point de synchronisation
            Sur les diagrammes de GANTT, Les jalons sont représentés par des losanges

          d. Tâches critique
    Une Tâches est dite critique lorsque son retard se répercute sur le reste du projet


             e.    Tâches répétitives

    Une tâche répétitive peut être configurée pour qu'elle se produise de façon quotidienne,
    hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. Il est également possible d'indiquer la durée de
    chaque occurrence, le moment auquel la tâche se produira et combien de temps et de fois
    elle doit se répéter. Les tâches répétitives sont utiles pour des tâches se produisant à
    intervalles réguliers, telles que les réunions hebdomadaires

          f.   Tâches externes
    Le projet dépend également de tâches externes. Dans ce cas-là, vous pouvez soit choisir




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   de les rentrer directement en tant que tâche standard, soit les rentrer uniquement sous
   forme de “jalon”, c’est-à-dire une tâche de durée zéro, un simple point à valider avant de
   pouvoir passer à la suite: C’est vous qui voyez


         3. Manipulation des Tâches

   Pour positionner un jalon :
    Soit mettre la durée de la tâche à 0 jour
    Soit cocher la case « jalon » dans les « Informations sur la tâche », onglet «confirmé »




           a. Saisir des tâches répétitives :

    Dans le champ Nom de la tâche, sélectionner la ligne au-dessus de laquelle la tâche répétitive
     doit être insérée.
    Dans le menu Insertion, cliquer sur Tâche répétitive.
    Dans la zone Nom, taper le nom de la tâche.
    Dans la zone Durée, taper la durée d’une occurrence unique de la tâche.
    Sous Événement, cliquer sur l’intervalle auquel se produit la tâche.
    Sous Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel ou Annuel, indiquer la fréquence de la tâche.
    Sous Longueur, taper une date dans la zone De et tapez une date dans la zone À, ou taper le
     nombre de fois que la tâche se produira dans la zone Pour occurrences.
    Si l’on ne tape pas de date dans la zone De, MS Project utilise les dates de début et de fin du
     projet pour déterminer le nombre d’occurrences.

           b. Identifier les tâches récapitulatives :

Si le nombre de tâches auquel on parvient est trop élevé, cela nuit à la clarté de la lecture du planning :
il est recommandé d’insérer des tâches récapitulatives qui englobent des tâches subordonnées
Une tâche récapitulative est représentée par une ligne noire bornée par des « pointes » sur le Gantt.
Les tâches récapitulatives apparaissent en gras et les tâches subordonnées sont en retrait sous ces
dernières.
Pour positionner des tâches récapitulatives ou subordonnées utiliser les flèches du bandeau :

         (« Hausser » et « Abaisser »)
Par exemple :
     sélectionner des tâches qui seront subordonnées puis cliquer sur la flèche « Abaisser » : la tâche
       immédiatement au dessus devient leur tâche récapitulative,
     se positionner sur une tâche existante ou insérer une ligne, puis cliquer sur la flèche « Hausser »




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       la tâche devient récapitulative pour toutes celles situées en dessous.

Le nom d’une tâche récapitulative commence de préférence par un nom (car elle correspond à une
macro tâche ou une étape, par exemple « intégration »).


         4. Entrer les durées estimées des tâches et positionner des jalons

Pour simplifier le processus de planification et son suivi on ne gère pas le planning avec des
charges mais avec des durées : c’est-à-dire qu’on va estimer une durée de réalisation à partir du
travail à réaliser pour la tâche et des ressources que l’on y a affectées.

La durée choisie doit être à la fois réaliste et raisonnable (une tâche doit avoir une durée inférieure à 4
semaines pour pouvoir maîtriser son avancement réel, dans l’idéal entre 5 et 10 jours)
Par défaut, la durée s’affiche en jours, mais il est possible de la modifier (Outils/Options/Prévision)

NB : MS Project calcule la durée en jours ouvrés
1 semaine comprend 5 jours ouvrés, 1 mois 20 jours ouvrés en moyenne et 1 année 10,5 mois ouvrés,
soit 210 jours ouvrés
Par défaut dans le modèle proposé, le calendrier standard MSProject est utilisé : aucun jour férié n’est
positionné : en tenir compte dans l’estimation des durées.

Pour entrer une durée :
    soit se positionner dans la zone « Durée » d e la ligne d’une tâche
    soit dans les « Informations sur la tâche », onglet « Général »
    soit directement sur la partie graphique du Gantt : en positionnant la souris sur la barre de la
      tâche (curseur en forme de flèche vers la droite) et en ajustant la taille de la barre (vers la droite
      ou la gauche)

Toute tâche dont la durée est égale à zéro est un Jalon, c’est-à-dire un point de référence qui marque
un événement principal dans un projet (réunion, livraison, décision…) et qui est utilisé pour suivre son
avancement. Un jalon est représenté par un losange sur le diagramme de Gantt

           5. Lier les tâches entre elles :
Pour montrer la logique de déroulement du planning, il est préférable que chaque tâche soit liée à une
autre, par exemple la tâche 2 ne peut débuter que lorsque la tâche 1 est terminée



           De plus, il est recommandé de lier les tâches entre elles pour favoriser le suivi ultérieur de
l’avancement : en effet, si une tâche prend du retard, ce retard va se répercuter sur toutes les tâches
liées suivantes ; dans le cas où aucune autre tâche n’est liée, on mesurerait moins bien l’impact que ce
retard pourrait avoir sur l’ensemble du projet.

Pour lier une tâche à une ou plusieurs tâches afficher les « Informations sur la tâche », onglet «
Prédécesseurs ».




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                                                                                                   Entrer une
tâche par ligne :
     soit en saisissant le numéro de la tâche dans la zone « N° »
     soit en choisissant la tâche dans la liste d’aide pour cela se positionner sur la zone « Nom de la
       tâche » et afficher la liste d’aide déroulante (icône flèche à droite de la zone)
On peut aussi sélectionner deux tâches et cliquer sur l’icône                 « Lier les tâches»   de la barre
d’outils.
Types de lien :
Les tâches peuvent être disposées :


        les unes à la suite des autres (type Fin/Début), option par défaut




           La tâche B ne peut pas commencer tant que la tâche A n’est pas terminée.
            C’est le type de liaisons le plus courant. Représente environ 95% des
            liaisons entre deux tâches.

           Par exemple, la diffusion du rapport ne peut pas commencer tant que la
            rédaction du rapport n’est pas terminée




        Débuter en parallèle (type Début/Début)




               La tâche B ne peut pas commencer tant que la tâche A n’a pas commencé. Petite
                précision : la tâche B peut commencer à tout moment une fois que la tâche A a
                commencé, elle n’est pas obligée de commencer en même temps.
               Par exemple, la rédaction du rapport ne peut pas commencer tant que la création
                du plan détaillé du rapport n’a pas commencé




                                            Auteur                     Version                 Page
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        Se terminent en même temps (type Fin/Fin)




             La tâche B ne peut pas terminer tant que la tâche A n’est pas terminée. La tâche B se
              termine à tout moment une fois que la tâche A est elle-même terminée, et elle n’est pas
              obligée de terminer en même temps.
             Par exemple, le contrôle des installations électriques d’un chantier ne peut pas terminer
              tant que toutes les installations n’ont pas été achevées. Dans ce cas, la tâche B est
              menée au fur et à mesure que les installations sont réalisées : on n’a pas besoin
              d’attendre que toutes les installations soient réalisées pour commencer le contrôle de la
              1ère installation



Pour choisir le type de lien, se positionner dans la zone « Type » et choisir dans la liste d’aide (mais il
est préférable de privilégier le lien par défaut Fin/Début).

        DF: Début à Fin




           La tâche B ne peut pas terminer tant que la tâche A n’a pas commencé. C’est le
            type de liaison le plus rare.
           Par exemple, vous ne pouvez pas terminer l’assemblage des toits d’un
            lotissement tant que la charpente n’a pas commencé




                                             Auteur                      Version                 Page
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Manipulation :




          Si on insère une tâche entre deux tâches déjà liées, MS Project rompt automatiquement la
liaison existante et en crée deux nouvelles entre la tâche insérée, la précédente et la suivante



         Eviter de lier entre elles les tâches récapitulatives : cela risque d'entraîner des conflits en suite
entre les tâches

              Ajuster les durées des tâches ou appliquer des contraintes de date aux tâches
Après avoir indiqué les liens entre les tâches, les tâches se décalent dans le temps et on obtient un
calendrier.
Pour entrer une date de début ou de fin d’une tâche :
     soit se positionner dans la zone « Début » ou « Fin » de la ligne d’une tâche,
     soit dans les « Informations sur la tâche », onglet « Général ».




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         Remarque :
        Si on saisit une date de début, MS Project met une contrainte « Début au plus tôt le ».
        Si on saisit une date de fin, MS Project met une contrainte « Fin au plus tôt le ».

         6. Contraintes disponibles

La tâche est soumise à une contrainte fixe (pas de décalage possible) :
     Début Au Plus Tard Le
     Fin Au Plus Tard Le
     Doit Commencer Le
     Doit finir Le
La tâche est soumise à une contrainte moyennement flexible :
     Début Au Plus Tôt Le
     Fin Au Plus Tôt Le
     Dès que possible
        Le plus tard possible

         7. Modifier une contrainte de tâche

Pour calculer les prévisions avec moins de restrictions, vous pouvez utiliser des contraintes flexibles,
plutôt que des contraintes fixes sur des tâches critiques. Vous pouvez appliquer la table Dates
contraintes pour afficher toutes les contraintes de tâches.

   1.    Dans   le   menu Affichage, cliquez sur Plus d'affichages.
   2.    Dans   la   liste Affichages, cliquez sur Tableau des tâches, puis sur Appliquer.
   3.    Dans   le   menu Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur Plus de tables.
   4.    Dans   la   liste Tables, cliquez sur Dates contraintes, puis sur Appliquer.

         Le tableau des tâches se transforme pour afficher la table Dates contraintes, dans laquelle
         apparaissent le nom de la tâche, sa durée, le type de contrainte de chacune d'elles (y compris
         Dès Que Possible), ainsi que leur date contrainte éventuelle.

   5. Pour changer de type de contrainte, cliquez sur la flèche orientée vers le bas dans le champ
      Type de contrainte, puis sélectionnez le type de contrainte souhaité.

         Pour changer la date d'une contrainte, tapez ou sélectionnez la date souhaitée dans le champ
         Date contrainte. Si vous remplacez la contrainte par une contrainte Dès Que Possible ou Le
         Plus Tard Possible, le champ Date contrainte contient « NC ».




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  V. Gestion des ressources
 1. Création d'une liste de ressources

Avant d'affecter des ressources aux tâches, il est possible de créer une liste des ressources du projet
afin de définir clairement l'équipe. Cette liste de ressources permet de gagner du temps lors de
l'affectation des ressources aux tâches.
Elle contient le nom des ressources et le nombre maximal d'unités sous forme de pourcentage de la
disponibilité de chaque ressource.

Pour créer une liste de ressources :

   -     Dans Barre Affichage, cliquer sur Tableau des ressources          .
   -     Dans le menu Affichage, pointer sur Table, puis cliquer sur Entrée.
   -     Dans le champ Nom de la ressource, taper un nom de ressource.
   -     Pour désigner un groupe de ressources, taper un nom dans le champ Groupe.
   -     Au besoin, taper sous la forme d'un pourcentage, dans le champ Capacité max, la capacité de
         ressource disponible pour cette ressource.
        Par exemple, tapez 300% pour indiquer trois capacités plein temps d'une ressource donnée.
   -     Modifier, selon vos besoins, les informations affichées par défaut dans les autres champs.
   -     Répéter les étapes 3 à 6 pour chaque ressource.

 2. Affectation d'une ressource à une tâche

L'affectation des ressources à une tâche constitue une part importante de la réussite d'une gestion de
projet. La plupart des tâches nécessitent l'utilisation d'une ressource pour leur réalisation. Il peut s'agir
d'une personne, d'un équipement, d'un bâtiment ou d'un élément matériel quelconque nécessaire à
l'achèvement d'une tâche.
Pour affecter une ou des ressources à une tâche:
   -     Cliquer dans la Barre Affichage sur Diagramme de Gantt           .
   -     Dans le champ Nom de la tâche, sélectionner la tâche à laquelle vous voulez affecter une
        ressource, puis cliquez sur Affectation des ressources        .
   -    Dans le champ Nom, sélectionner la ressource à affecter à la tâche ou cliquez sur Adresse
        pour sélectionner une ressource dans votre carnet d'adresses électroniques.
             Pour affecter une ressource à temps partiel, taper un pourcentage inférieur à 100 dans
               le champ Unités.
             Pour affecter plusieurs ressources différentes, appuyer sur CTRL pour sélectionner des
               ressources non adjacentes ou sur MAJ pour des ressources adjacentes.
             Pour affecter plusieurs ressources identiques, taper un pourcentage supérieur à 100
               dans la zone Unités.
        Au besoin, taper le nom d'une nouvelle ressource dans la zone Nom.

   -    Cliquer sur Affecter.
        Une coche s'affiche à gauche du champ Nom pour indiquer que la ressource est affectée à la
        tâche sélectionnée.

Conseil : Au fur et à mesure que l'on affecte des ressources supplémentaires à une tâche, sa durée se
réduit pour refléter cet ajout (si la tâche est pilotée par l'effort). Si l'on souhaite que la durée de la
tâche reste identique quelles que soient les ressources affectées, sélectionner la tâche, cliquer sur
Information sur la tâche             puis cliquer sur l'onglet Confirmé. Désactiver la case à cocher
Pilotée par l'effort.




                                           Auteur                      Version                Page
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 3. Modification du calendrier de travail d'une ressource

Par défaut, le calendrier de projet Standard est utilisé pour toutes les ressources d'un projet. Les
heures ouvrées et jours chômés définis dans le calendrier standard sont les heures ouvrées et jours
chômés par défaut pour chaque ressource. Si toutes les ressources doivent travailler les mêmes jours
et heures, le même calendrier peut être utiliser pour toutes les ressources. Mais si l'on doit spécifier
des jours de travail différents pour chaque ressource, il est possible de modifier les calendriers des
ressources de chacune d'elles.
Cette manipulation est particulièrement intéressante à utiliser pour gérer les congés ou les temps
partiels d'une ressource. Par exemple, si une ressource ne travaille que deux jours par semaine (lundi
et mardi) sur le projet, il faut utiliser la calendrier de la ressource pour déclarer les autres jours comme
chômés.

Pour gérer le calendrier d'une ressource :
   -     Dans le menu Outils, cliquer sur Modifier le temps de travail.
   -     Dans la zone Pour, cliquer sur la ressource dont vous voulez modifier le calendrier.
   -     Dans le calendrier, sélectionner les jours à modifier.
        Pour modifier un jour de la semaine sur la totalité du calendrier, sélectionner ce jour en haut du
        calendrier.

   -     Cliquer sur Par défaut, Période chômée ou Temps de travail.
   -     Si Temps de travail a été cliqué à l'étape précédente, taper les heures de début de travail
         dans les zones De et les heures de fin de travail dans les zones À.




 4. Faire vérifier le planning par les intervenants concernés

Chaque intervenant dans le projet, affecté à une ou plusieurs tâches, doit vérifier qu’il pourra
effectivement « tenir les délais » de réalisation de ses tâches, en fonction de son temps de présence et
de ses éventuelles autres activités.
Pour cela, chacun peut visualiser les tâches qui lui sont affectées (ne pas oublier de visualiser également
celles qui lui sont affectées dans le cadre d’une équipe : groupe de travail, comité…).
Si des ajustements sont utiles, les demander à la personne responsable de la tenue du planning.
Pour afficher les tâches affectées à une ou plusieurs ressources :
deux cas peuvent se présenter :
S’il s’agit de visualiser les tâches d’une seule ressource, se positionner sur le Gantt




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Projet/Filtré pour/ Utilisant les ressources …




Sélectionner la ressource




S’il s’agit de visualiser les tâches qui concernent plusieurs ressources, se positionner sur le Gantt et créer un filtre
spécifique.
 Par exemple :

Pro jet/Filtré pour : Plus de filtres…
 Cliquer sur le bouton <Créer>
 (case « Tâches » cochée



Donner un nom au filtre : « filtre -fvi »
Remplir le premier critère :
Nom du champ = « Noms ressources »,
Condition = « contient exactement »,
Valeur(s) = FVI

Sur la deuxième ligne, mettre un « OU »
dans la colonne de droite ET/OU
(si cette colonne a disparu du tableau,
 la faire réapparaître grâce aux flèches
de déplacement)
Remplir le second critère :
Nom du champ = « Noms ressources »,
 Condition = « contient exactement »,
Valeur(s) = Equipe projet




                                                Auteur                        Version                  Page
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 VI. AFFICHAGE DU CHEMIN CRITIQUE ET DES MARGES
     TOTALES


Cliquer sur le bouton    : l’assistant diagramme de Gantt démarre. Effectuer les différentes étapes
comme indiquées ci-dessous :




                                       Auteur                   Version              Page
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  Le tableau et le diagramme de Gantt ont maintenant l’aspect suivant :




Tenir à jour un planning consolidé et des plannings détaillés :

Hormis la possibilité de créer des tâches récapitulatives, il peut être utile de travailler avec des plannings
de plusieurs niveaux, par exemple :
    un macro planning, sur la durée globale du projet, à destination des partenaires du projet
    un planning par phase du projet,
    un planning par macro tâche de chaque phase,
    un planning détaillant le travail à effectuer par une composante d’une équipe.
Dès lors différentes personnes au sein de l’équipe projet peuvent tenir à jour le planning d es tâches
dont elles sont responsables ;
Ces différents plannings peuvent être consolidés dans un planning global :
    Chaque sous planning apparaît alors comme une tâche récapitulative du planning consolidé,
    les mises à jour effectuées au niveau d’un sous planning sont répercutées à l’ouverture du
        planning consolidé,
    de même, lorsqu’on visualise le planning consolidé, il est possible d’apporter des modifications
        qui seront répercutées dans les sous plannings
Pour consolider dans un planning global :
    ouvrir ou créer un nouveau planning (qui sera le planning consolidé)
    se positionner sur la ligne de tâche au-dessus de laquelle un sous planning doit être inséré
    Insertion/Projet … sélectionner le fichier souhaité,
    enregistrer le planning consolidé.
    ajouter des tâches
    revoir des affectations de ressources




                                            Auteur                      Version                Page
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VII. SUIVRE L’AVANCEMENT DU PLANNING
Le suivi de l'avancement du projet présente plusieurs avantages, parmi lesquels l'identification et la
résolution des problèmes dès leur apparition. La réduction de comptes rendus à l'intention de la direction
et des participants au projet. Le recueil de l'historique du projet en vue d'améliorer la planification de
projets ultérieurs.
Le suivi du projet comprend trois étapes :
        • la création d'une planification initiale basée sur les prévisions préliminaires.
        • La mise à jour périodique des prévisions pour refléter l'avancement du projet
        • La comparaison des prévisions mises à jour avec la planification initiale en vue de déterminer
        si l'avancement est conforme à la planification.

         1. Enregistrer la planification initiale

Une planification initiale fournit une base de comparaison des coûts, du travail et des dates planifiées
lors du suivi de l'avancement de vos prévisions. En comparant les informations figurant dans la
planification initiale aux informations en cours, vous pouvez suivre de prés l'avancement de votre
projet pour vous assurer que les tâches débutent et s'achèvent aux dates prévues, que les ressources
terminent leur travail dans les temps impartis et que les coûts ne dépassent pas le budget.
Une fois le planning construit et vérifié, il faut enregistrer la planification initiale afin de vérifier les
écarts lors du suivi du projet.
Pour cela, faire « Outils » / « Suivi » / « Enregistrer la planification initiale »




                                               Auteur                  Version                Page
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Dès lors, On peur visualiser en permanence l’avancement réel du projet par rapport au prévisionnel. Pour cela,
faire « Affichage » / « Gant suivi ».




Il apparaît désormais 2 barres par tâche, la barre supérieure représente le réel et la barre inférieure, le
prévisionnel.




         2.    Mettre à jour l’avancement du projet

                     a.    Définir la Date d’état :
Une fois que vous avez créé des prévisions et défini une planification initiale, vous pouvez les mettre à
jour aussi souvent que vous le souhaitez afin de suivre leur avancement. Pour ce faire, évaluez l'état
de chaque tâche et mettez à jour les informations appropriées dans vos prévisions.
Pour cela, entrez dans le menu « Assurer le suivi » :




Indiquez la date à laquelle vous voulez mettre à jour l’avancement du projet, cliquez sur « Vérifier
l’avancement du projet » :




                                             Auteur                     Version                Page
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          Exemple : 19 juillet 2008




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                      b.    Mettre à jour les tâches :
Sélectionnez les tâches que vous désirez actualiser puis faire « Outils » / « Suivi… » / « Mettre à jour les tâches »
:




On obtient :




Exemple : Si la tâche « Réalisation du chemin d’accès » a commencé à la date prévue ( 17/07/08) et qu’elle s’est
réalisée en 2 jours au lieu de 1 jour initialement prévu , on indique qu’elle est : à 100% achevée et que la durée
réelle est de 2 jours.




                                              Auteur                        Version                  Page
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MSProject réactualise automatiquement la durée et la barre de tâche et indique que la tâche est réalisée (trait
noir et symbole de validation) :




                        c.    Représenter l'avancement des tâches par des courbes d'avancement :


Pour créer une représentation graphique de l'état d'avancement de votre projet, vous pouvez afficher des courbes
d'avancement sur votre diagramme de Gantt.

    1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.
    2. Dans le menu Outils, pointez sur Suivi, puis cliquez sur Courbes d'avancement.
    3. Cliquez sur l'onglet Dates et intervalles.
    4. Sélectionnez les options d'affichage que vous voulez pour les courbes d'avancement :
           o Pour afficher systématiquement la courbe d'avancement courante, activez la case à cocher
                Toujours afficher la courbe d'avancement courante, puis cliquez sur À la date d'état du
                projet ou sur À la date actuelle, selon le cas.
           o Pour afficher une courbe d'avancement à intervalles réguliers, activez la case à cocher Afficher
                les courbes d'avancement à intervalles répétés, cliquez sur Quotidien, Hebdomadaire
                ou Mensuel selon l'intervalle souhaité, puis sur les options de votre choix.
           o Pour commencer une courbe d'avancement au début du projet, sous Début, cliquez sur Début
                du projet ; sinon, cliquez sur l'option de date, puis tapez ou sélectionnez la date à partir de
                laquelle vous voulez que démarrent les courbes d'avancement.
           o Pour afficher une courbe d'avancement à une date donnée, activez la case à cocher Afficher les
                courbes d'avancement sélectionnées, puis tapez ou sélectionnez les dates pour lesquelles
                vous souhaitez afficher les courbes. Pour supprimer une date pour laquelle vous avez défini des
                courbes d'avancement, sélectionnez-la et cliquez sur Supprimer.
    5. Pour obtenir une comparaison entre l'avancement et une planification initiale, sous Afficher les courbes
       d'avancement par rapport au, cliquez sur Planifié.
    6. Pour changer l'aspect des courbes d'avancement, cliquez sur l'onglet Styles des courbes, puis
       sélectionnez les options Style de courbe que vous voulez.

Remarques

         Vous pouvez ajouter rapidement une courbe d'avancement à votre projet à l'aide de la souris. Dans le
          menu Affichage, pointez sur Barres d'outils, puis cliquez sur Suivi. Cliquez sur Insérer une courbe

          d'avancement         , puis cliquez sur la zone du diagramme de Gantt où vous voulez tracer la courbe
          d'avancement.

          Pour supprimer une courbe d'avancement à l'aide de la souris, double-cliquez sur cette courbe, cliquez
          sur l'onglet Dates et intervalles, sélectionnez la date d'avancement dans la liste Dates de courbe
          d'avancement, puis cliquez sur Supprimer.

         Vous pouvez définir des valeurs par défaut pour spécifier la manière dont Microsoft Office Project 2003
          ajuste automatiquement l'emplacement du travail réel et du travail restant en fonction de la date d'état
          du projet.
         Les courbes d'avancement sont tracées parallèlement à la barre du Gantt fonction du
          pourcentage achevé cumulé de la tâche jusqu'à la date que vous avez spécifiée. Pour être
          certain que les pointes s'affichent correctement ou pour faire apparaître le travail qui est en
          avance sur les prévisions, les modifications apportées au pourcentage d’achèvement total
          doivent être réparties jusqu'à la date d'état. Dans le menu Outils, cliquez sur Options, sur




                                               Auteur                       Version                 Page
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       l'onglet Calcul, puis, sous Options de calcul pour, activez la case à cocher Répartir les
       modifications du % d'achèvement total des tâches à la date d'état.

     3. Contrôler l’avancement du projet

La définition d'une planification initiale et la mise à jour régulière de vos prévisions vous permettent de
comparer la première à l'avancement en cours afin d'identifier les variations. Celles-ci mettent en
lumière les aspects du projet que ni se déroulent pas comme prévu.
Pour identifier les variations, faire « affichage » / « Gant suivi » :




                                             Auteur                   Version               Page
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Le résumé du projet
Vous pouvez afficher un rapport sommaire : dates, coûts, tâches, ressources, durée.

Procédure
Cliquez sur Affichage/Rapports.




Cliquez sur Vue d'ensemble




Cliquez sur Résumé du projet.




                                         Auteur                    Version             Page
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Voilà le rapport qui s'affiche.




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Guide MS Project                                                                                    Octobre 2010




VIII. ANNEXE : Interfaçage avec d’autres logiciels

              1. Exporter les données du projet vers Excel

Pour exporter des données dans une feuille Excel, sélectionnez et copiez l’information et collez-la, en
passant par le menu Édition, rubrique Collage spécial…, comme un Texte. Cependant, pour les
affiches combinées (ie. Utilisation des ressources et Utilisation des tâches), le collage doit se faire en
deux étapes. Pour copier la partie gauche (ie. la table), cliquez sur le coin supérieur gauche du tableau
(carré gris au dessus des numéros de tâche et à la gauche du titre des colonnes). L’ensemble des
lignes et colonnes devraient s’afficher avec des couleurs inversées. Copiez la sélection dans une feuille
Excel. Pour la feuille de temps, sélectionnez l’ensemble des données en appuyant sur le case grise
Détails du coin supérieur gauche (au dessus des titres des lignes et à gauche de l’échelle de temps).
En prenant soin d’aligner les données avec le collage précédent, collez les données de la feuille de
temps. Il n’est cependant pas recommandé de procéder de cette manière si plusieurs type
d’informations sont présentes dans la feuille de temps (ex : Travail, Travail réel, etc.) Pour exporter
l’ensemble de ces données, il faut utiliser l’assistant Analyse des données chronologiques dans
Microsoft Excel. Cet assistant est disponible dans la barre d’outils Analyse (clique-droit sur l’espace
libre de la zone des barres d’outils).

Définir ou modifier un mappage d'exportation ou d'importation

Dans Microsoft Office Project 2003, l'Assistant Exportation et l'Assistant Importation vous permettent de placer les
données exportées ou importées dans les champs de destination appropriés. Utilisez ou modifiez les mappages
d’importations ou exportations prédéfinis de ces assistants, ou bien créez un nouveau mappage, pour transférer
facilement des données entre les champs de tâches, de ressources ou d’affectations voulus.



     Définir ou modifier un mappage d'exportation :

    1. À l'étape Mappage des tâches, Mappage des ressources ou Mappage des affectations de
       l'Assistant Exportation, vérifiez ou modifiez les hypothèses de mappage de Project ou créez un nouveau
       mappage :

        Pour exporter des informations de projet spécifiques, tapez ou sélectionnez le champ souhaité dans la
        colonne De puis appuyez sur la touche ENTRÉE.

        Pour ajouter tous les champs de tâche, de ressource ou d'affectation de votre projet dans le mappage
        d'exportation, cliquez sur Ajouter tout.

        Pour ajouter tous les champs de tâche ou de ressource d'une table spécifique dans le mappage
        d'exportation, cliquez sur D'après la table, sur la table à utiliser puis sur OK.

        Pour supprimer tous les champs de tâche, de ressource ou d'affectation d'un mappage d'exportation,
        cliquez sur Effacer tout.

        Pour insérer un nouveau champ au-dessus d'un autre champ, cliquez sur un champ dans la colonne De
        puis cliquez sur Insérer une ligne.

        Pour supprimer un champ, cliquez sur ce dernier dans la colonne De, puis cliquez sur Supprimer la
        ligne. Pour modifier le nom du champ dans le fichier de destination, cliquez sur le champ dans la colonne
        Vers, puis tapez son nouveau nom.




                                              Auteur                        Version                 Page
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   2. Pour n'exporter que certaines tâches ou ressources, dans la zone Filtre d'exportation, cliquez sur le
      filtre que vous souhaitez appliquer.
   3. Pour modifier l'ordre des champs dans le fichier de destination, cliquez sur un champ dans la colonne
      Vers, puis sur le bouton Déplacer pour déplacer le champ vers la position voulue.

Remarques

        La zone Aperçu vous permet de visualiser l'organisation du mappage d'exportation en cours de définition
         ou de modification.
        Vous pouvez enregistrer un mappage d'exportation nouveau ou modifié si vous avez l'intention de le
         réutiliser. À la dernière étape de l'Assistant Exportation, cliquez sur Enregistrer le mappage puis tapez
         un nom dans la zone Nom du mappage. Le nouveau mappage est ajouté à la liste des mappages
         prédéfinis.
        Vous pouvez utiliser un mappage d'exportation existant dans un autre projet s'il se trouve dans le fichier
         global. Utilisez organiser copier un mappage d'exportation d'un fichier de projet dans le fichier global.
        Lorsque vous créez un mappage d'exportation pour enregistrer des données au format de fichier CSV ou
         TXT et appliquez le séparateur de texte, celui-ci détermine le type de fichier et non son extension. Par
         exemple, si vous enregistrez des données dans un fichier nommé « Monprojet.csv » mais que vous avez
         spécifié un séparateur à tabulations dans le mappage, le fichier CSV utilisera des tabulations à la place
         des virgules, même si l'extension du fichier indique que les virgules devraient être employées.


       Définir ou modifier un mappage d'importation

   1. À l'étape Mappage des tâches, Mappage des ressources ou Mappage des affectations de
      l'Assistant Importation, vérifiez ou modifiez les hypothèses de mappage de Project :

         Pour importer les données d'un champ du fichier source dans un autre champ de Project, cliquez sur le
         champ en question dans la colonne Vers, sélectionnez un nouveau champ et appuyez sur ENTRÉE.

         Pour modifier le nom d'un champ dans le fichier de destination, cliquez sur le champ en question dans la
         colonne Vers puis tapez un nouveau nom.

         Pour supprimer un champ, cliquez sur ce dernier dans la colonne De puis cliquez sur Supprimer la
         ligne.

         Pour insérer un nouveau champ au-dessus d'un autre champ, cliquez sur un champ dans la colonne De
         puis cliquez sur Insérer une ligne.

         Pour supprimer tous les champs de tâche, de ressource ou d'affectation d'un mappage d'importation,
         cliquez sur Effacer tout.

         Pour ajouter tous les champs de tâche, de ressource ou d'affectation du fichier de destination dans le
         mappage d'importation, cliquez sur Ajouter tout.

   2. Pour modifier l'ordre des champs dans le fichier de destination, cliquez sur un champ dans la colonne
      Vers, puis sur le bouton Déplacer pour déplacer le champ vers la position voulue.

Remarques

        La zone Aperçu vous permet de visualiser l'organisation du mappage d'importation en cours de définition
         ou de modification.
        Vous pouvez enregistrer un mappage d'importation nouveau ou modifié si vous avez l'intention de le
         réutiliser. À la dernière étape de l'Assistant Importation, cliquez sur Enregistrer le mappage puis tapez
         un nom dans la zone Nom du mappage. Le nouveau mappage est ajouté à la liste des mappages
         prédéfinis.




                                              Auteur                        Version                 Page
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        Vous pouvez utiliser un mappage d'importation existant dans un autre projet s'il se trouve dans le fichier
         global. Utilisez Organiser pour copier un mappage d'importation d'un fichier de projet dans le fichier
         global.
        Lorsque vous créez un mappage d'importation pour enregistrer des données au format de fichier CSV ou
         TXT et appliquez le séparateur de texte, celui-ci détermine le type de fichier et non son extension. Par
         exemple, si vous importez un fichier nommé « Monprojet.csv » mais que vous avez spécifié un
         séparateur à tabulations dans le mappage, le fichier CSV utilisera des tabulations à la place des virgules,
         même si l'extension du fichier indique que les virgules devraient être employées.

               2. Enregistrer les informations de votre projet en tant que page Web

Vous pouvez exporter des informations à partir d'une prévision Microsoft Office Project 2003 vers un format
HTML lorsque vous voulez inclure votre prévision dans un document HTML ou l'enregistrer sous forme de page
Web.

   1. Dans le menu Fichier , cliquez sur Enregistrer en tant que page Web.
   2. Cliquez sur Enregistrer pour accepter le nom proposé pour le fichier exporté ou tapez un nouveau nom
      dans la zone Nom du fichier, puis cliquez sur Enregistrer.
   3. Suivez les instructions de l'Assistant Exportation pour exporter les données souhaitées vers les champs
      adéquats du fichier de destination.

Remarques

        L'Assistant Exportation vous permet de déterminer les champs à exporter et d'utiliser un modèle HTML
         pour afficher les données dans le fichier HTML. Vous pouvez également inclure une image GIF dans le
         fichier HTML de destination.
        Si vous exportez des données Project au format HTML, puis déplacez le fichier HTML résultant, veillez à
         déplacer aussi tous les fichiers d'image associés. Sinon, les fichiers d'image n'apparaîtront pas quand
         vous ouvrirez le fichier HTML.
        Vous pouvez uniquement exporter des données au format HTML, et vous ne pouvez par importer de
         données au format HTML dans Project.




                                               Auteur                        Version                 Page
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                    3. Copier une image dans un programme Office (Power point, Word ou Visio)

Dans Microsoft Office Project 2003, vous pouvez utiliser la commande Copier l'image vers l'Assistant Office pour
afficher des informations sur le projet dans un nouveau document PowerPoint, Word ou Visio.

    1. Dans la barre d'outils Analyse, cliquez sur Copier l'image vers l'Assistant Office.

            Si cette barre d'outils n'apparaît pas, dans le menu Affichage, pointez sur Barres d'outils, puis cliquez
            surAnalyse.

    2. Suivez les instructions de l'Assistant Copier l'image vers l'Assistant Office.

Remarque Pour copier une image dans PowerPoint, Word ou Visio, vous devez disposer de la version 2000 ou
ultérieure de ce programme.




  Société                Votre Entreprise

  Date actuelle          15/03/2009

  Titre                  Mini Golf_06

  Début du projet        18/03/2009 08:30:00

  Fin du projet          01/10/2009 13:30:00




                                                  Auteur                       Version                 Page
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Signes des différentes Tâches




Masquer une colonne :

Pour masquer une colonne, deux options sont possibles. Si une colonne doit être enlevée
définitivement d’un affichage (quoiqu’il est toujours possible de la remettre par la suite), sélectionnez-la
en cliquant sur le titre et appuyez sur la touche Supprimer (Delete) du clavier (ou clique-droit, Masquer
la colonne).

Si la colonne ne doit être masquée que temporairement, positionnez le curseur sur la bordure gauche
du titre de la colonne à masquer. Le curseur devrait se transformer en flèche gauche-droite. Cliquez et
glissez la bordure jusqu’à la bordure droite. La colonne sera alors masquée. Pour la faire réapparaitre,
double-cliquez sur la bordure qui a servit à la masquer. Si la colonne actuellement affichée ne fait que
se repositionner pour mieux afficher les données, glissez quelque peu la bordure droite de cette
colonne vers la droite et double-cliquez de nouveau. La colonne masquée devrait réapparaître. Cette
technique permet de conserver les paramètres personnalisés de la colonne. Il est à noter que rien
n’indique qu’une colonne est masquée grâce à cette technique. Vous devez vous souvenir qu’elle y est.

Pour ajouter une colonne enlevée, masquée (et que vous n’arrivez pas à réafficher) ou qui n’a jamais
été dans cette affichage, cliquez sur le titre de la colonne qui devra se situer à la gauche de la colonne
insérée et appuyer sur la touche Insérer (Insert) du clavier (ou clique-droit et Insérer une colonne…). Le
dialogue Définition de la colonne apparaîtra afin de sélectionner le Nom de champ, le Titre (optionnel)
et d’autres options.

Finalement, il est possible de masquer une colonne en entrant 0 dans Largeur du dialogue Définition
de la colonne (double-clique sur le titre de la colonne). Il en est de même en éditant les propriétés de la
table de données. (Menu Affichage, rubrique Plus de tables…, bouton Modifier).




                                           Auteur                     Version                Page
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Guide MS Project                               Octobre 2010




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  • 1. Guide du participant : Microsoft Project Planification et suivi de projets avec MS PROJECT MS Project O Objectifs :  Comprendre le rôle de MS Project en tant qu’outil d’aide à la gestion de projet  Maîtriser la démarche d’utilisation de MS Project pour planifier, suivre et analyser la performance des projets  Apprendre à utiliser MS Project pour gérer les délais, les coûts, et les ressources  Maîtriser la conception des rapports sur le planning et l’état d’avancement des projets Auteur Salah EDDINARI ère 1 Version Septembre 2009 Date Dernière MAJ 19/10/2010 10:35
  • 2. TABLES DES MATIERES I. INTRODUCTION................................................................................................................................... 4 II. DEFINITIONS & PRINCIPAUX AFFICHAGES ............................................................................................ 4 1. LA PLANIFICATION D'UN PROJET .......................................................................................................................................................... 4 2. LES OBJECTIFS DU PLANNING .............................................................................................................................................................. 4 3. TECHNIQUES DE PLANIFICATION : GANTT, PERT, ... .............................................................................................................................. 4 4. VOCABULAIRE DE LA GESTION DE PROJET... ........................................................................................................................................... 5 III. PREMIER CONTACT AVEC MS PROJECT ................................................................................................. 7 1. DEFINITION ................................................................................................................................................................................... 7 2. CREATION DE PLANNING .................................................................................................................................................................... 7 3. DATER LE PLANNING ......................................................................................................................................................................... 8 4. IDENTIFICATION DU PROJET ............................................................................................................................................................... 9 5. GERER LES DROITS D'ACCES A UN PLANNING........................................................................................................................................... 9 6. CALENDRIER : ................................................................................................................................................................................ 9 IV. GESTION DES TACHES ..................................................................................................................... 10 1. SAISIR LES TACHES ........................................................................................................................................................................ 11 2. LES DIFFERENTS TYPES DE TACHES ................................................................................................................................................... 11 3. MANIPULATION DES TACHES ............................................................................................................................................................ 12 4. ENTRER LES DUREES ESTIMEES DES TACHES ET POSITIONNER DES JALONS ................................................................................................... 13 5. LIER LES TACHES ENTRE ELLES : ........................................................................................................................................................ 13 6. CONTRAINTES DISPONIBLES ............................................................................................................................................................. 17 7. MODIFIER UNE CONTRAINTE DE TACHE ............................................................................................................................................... 17 V. GESTION DES RESSOURCES .............................................................................................................. 18 1. CREATION D'UNE LISTE DE RESSOURCES .............................................................................................................................................. 18 2. AFFECTATION D'UNE RESSOURCE A UNE TACHE ..................................................................................................................................... 18 3. MODIFICATION DU CALENDRIER DE TRAVAIL D'UNE RESSOURCE ................................................................................................................. 19 4. FAIRE VERIFIER LE PLANNING PAR LES INTERVENANTS CONCERNES ............................................................................................................ 19 VI. AFFICHAGE DU CHEMIN CRITIQUE ET DES MARGES TOTALES.................................................. 21 VII. SUIVRE L’AVANCEMENT DU PLANNING ................................................................................. 24 1. ENREGISTRER LA PLANIFICATION INITIALE ........................................................................................................................................... 24 2. METTRE A JOUR L’AVANCEMENT DU PROJET .......................................................................................................................................... 25 3. CONTROLER L’AVANCEMENT DU PROJET ............................................................................................................................................... 29 VIII. ANNEXE : INTERFAÇAGE AVEC D’AUTRES LOGICIELS ........................................................................ 32 1. EXPORTER LES DONNEES DU PROJET VERS EXCEL ................................................................................................................................... 32 2. ENREGISTRER LES INFORMATIONS DE VOTRE PROJET EN TANT QUE PAGE WEB .............................................................................................. 34 3. COPIER UNE IMAGE DANS UN PROGRAMME OFFICE (POWER POINT, WORD OU VISIO)..................................................................................... 35
  • 3. Guide MS Project Octobre 2010 CONVENTIONS SUR LES SYMBOLES UTILISES DANS LES DOCUMENTS DE FORMATION INFORMATIONS ACTIVITES Manipulation Pistes complémentaires informatique Valeur ajoutée A compléter Information importante Erreur à éviter Résumé à retenir Indication Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 3 - 37
  • 4. Guide MS Project Octobre 2010 I. Introduction La mise en place d'un projet est un enjeu fondamental pour les entreprises et les organismes soucieux d'optimiser l'utilisation de leurs ressources humaines et matérielles. Les décideurs et les gestionnaires de projet ont à leur disposition un outil informatique performant, Microsoft Project, qui leur permet de suivre le projet au cours de ces différentes phases : conception, réalisation et suivi. Ce support est destiné aux utilisateurs sur PC de la version MS Project 2003 pour la planification et/ou le suivi de projet. Il décrit les principales opérations pour mettre en œuvre une planification de projet et effectuer le suivi. II. Définitions & Principaux affichages 1. La planification d'un projet  La planification de projet est l’activité qui consiste à déterminer et à ordonnancer les tâches du projet, à estimer leurs charges et à déterminer les profils nécessaires à leur réalisation  L’outil requis est le planning 2. Les objectifs du planning  Déterminer si les objectifs sont réalisés ou dépassés  Suivre et communiquer l’avancement du projet  Affecter les ressources aux tâches Le planning doit vivre au rythme du projet, sinon il ne sert plus à rien. 3. Techniques de planification : GANTT, PERT, ... La construction du planning passe par la modélisation du réseau de dépendance entre tâches sous forme graphique. Il s’agit d’une décomposition structurée du travail. Il faut décomposer le projet en sous-ensembles plus simples. Plusieurs représentations existent, à la base de toute construction de planning :  La technique GANTT : planning à barres Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 4 - 37
  • 5. Guide MS Project Octobre 2010  La technique PERT : méthode des potentiels étape et planning des tâches (PERT a été développé par la Marine américaine pour le projet de missile sous-marin Polaris en 1958)  La méthode WBS : basée sur une décomposition hiérarchique d’un projet en niveaux successifs dont chacun est un développement plus fin du précédent 4. Vocabulaire de la gestion de projet... 1. Tâches :  Une tâches est une activité constituant un tout logique dans le projet. Une tâche doit avoir une durée inférieure à 4 semaines pour pouvoir maîtriser son avancement réel. Par défaut, une tâche est représentée par un rectangle bleu sur le diagramme de GANTT. A chaque tâche définie, il faut associer : - Un objectif précis et mesurable - Des ressources humaines, matérielles et financières adaptées - Une charge de travail exprimée en nombre de journées-hommes - Une durée ainsi qu’une date de début et une date de fin. Une tâche doit être assez courte (< ou = à 15 jours)  Tâche récapitulative : permet d'englober plusieurs sous-tâches. Sa durée, ses dates de début et fin,…sont calculées automatiquement en fonction des éléments précisés dans les tâches subordonnées. Une tâche récapitulative est représentée par une ligne noire bornée par des "pointes" sur le GANTT.  Tâche subordonnée : tâche faisant partie d'une tâche récapitulative. Les informations sur la tâche subordonnées sont consolidées dans la tâche récapitulative. Vous pouvez désigner des tâches subordonnées à l'aide de la fonctionnalité de mode plan Microsoft Project.  Tâche répétitive : tâche de durée et de périodicité figée (réunions de suivi par exemple). Représentée comme une tâche sur le diagramme de GANTT.  Jalon : tâche particulière qui permet de mettre en relief des dates particulières du projet (réunion, livraison, revue, …). Une tâche est considérée comme un jalon si sa durée est nulle. Représentée par défaut par un losange sur le diagramme de GANTT. 2. Mode plan : le mode plan est employé pour organiser une liste des tâches de manière à créer une hiérarchie et à récapituler les tâches apparentées. Il est possible de structurer une partie ou la totalité de la liste des tâches. Le mode plan peut être utilisé pour : - améliorer la lecture d'une longue liste de tâches. - diviser un projet en phases distinctes, de manière à faciliter le suivi de l'avancement. - créer une vue globale du projet. Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 5 - 37
  • 6. Guide MS Project Octobre 2010 3. Chemin critique : chemin dans le graphe d'enchaînement des tâches sur lequel tout retard d'une tâches se répercute de façon immédiate sur le date de fin du projet (les tâches appartenant à un chemin critique n'ont aucune marge). Représentée en rouge sur le diagramme de GANTT. 4. Dates au plus tôt et au plus tard Pour bâtir un planning, il faut associer à chaque tâche les dates au plus tôt (Début au plus tôt et Fin au plus tôt de l’exécution de la tâche) et les dates au plus tard (Début au plus tard et Fin au plus tard de l’exécution de la tâche). 5. La durée de la tâche Est le temps ouvré qui s’écoule entre le début et la fin de la tâche. Au niveau de chaque tâche, il faut estimer la charge d’une phase spécifique, ajuster le découpage du projet et prévoir la planification de l’affectation des intervenants. 6. Le chemin critique Correspond à la séquence de tâches qui détermine la durée totale du projet. Ce chemin est continu depuis le début jusqu’à la fin du projet. Tout retard affectant une tâche du chemin critique est intégralement répercuté sur la durée du projet et donc sa date de fin. La tâche critique est une tâche du chemin critique. Toute modification sur la durée d’une de ces tâches critiques impacte d’autant plus la durée totale du projet. 7. La marge Est la possibilité qu’à une tâche d’être retardée sans impacter le projet. Les tâches qui sont sur le chemin critique ont une marge nulle. 8. La marge totale (MT) Est égale à la différence entre le début au plus tard de la tâche suivante la plus contraignante et la fin au plus tôt de la tâche elle-même. C’est aussi la différence entre les dates au plus tard et les dates au plus tôt de la tâche elle même. 9. La marge Libre (ML) Est égale à la différence entre la date de début au plus tôt du successeur le plus précoce, et la date de fin au plus tôt de la tâche elle-même. Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 6 - 37
  • 7. Guide MS Project Octobre 2010 III. Premier contact avec MS Project 1. Définition  Microsoft Project est un logiciel de gestion de projet édité par Microsoft.  MS Project permet de planifier les projets et les ressources, et d’assurer le suivi des projets pendant leur réalisation.  MS Project permet ainsi au chef de projet d’assurer une gestion de projet professionnelle, conforme à l’état de l’art, et ainsi garantir le respect des délais et du budget. 2. Création de planning Créer un nouveau planning Cliquez sur Fichier/Nouveau Enregistrer le nouveau planning Enregistrer le planning avec Fichier/Enregistrer sous (Type de fichier = « projet »). MS Project rajoute l’extension «MPP ») Ouverture d’un planning Ouvrir le planning avec Fichier/ Ouvrir Le diagramme qui s’affiche par défaut à l’ouverture d’un planning est le diagramme de Gantt L'affichage Diagramme de Gantt présente des informations concernant les tâches du projet, à la fois sous la forme de texte et de graphique à barres Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 7 - 37
  • 8. Guide MS Project Octobre 2010 La partie gauche de cet affichage est constituée de colonnes dans lesquelles il est possible de saisir et modifier des noms de tâche, des durées, des dates de début et de fin ; Sur la partie droite de cet affichage, les barres du Gantt sont utilisées pour présenter sous forme graphique les durées de tâche, leurs dates de début et de fin sur une échelle de temps, ainsi que les liaisons entre tâches et les ressources affectées. Exemple I : Exemple II : Plus vous renseignez MS Project, plus il vous informe sur votre projet 3. Dater le planning Mettre à jour la date de début du projet avec Projet/Informations sur le projet… Remarque : Si vous n'écrivez pas de date de début, MS Project inscrira la date du jour. Si vous n'écrivez Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 8 - 37
  • 9. Guide MS Project Octobre 2010 pas de date de fin, MS Project calculera la date de fin au plus tôt, en fonction de la dernière tâche. C'est l'option la plus utilisée 4. Identification du projet Avant de commencer à saisir les tâches de votre projet vous devez saisir :  le nom du projet,  le nom du service ou de la société,  le nom du chef de projet. Le nom du projet permet de le reconnaître de façon unique parmi tous les projets gérés. Ce nom ne doit pas prêter à confusion et il doit être compréhensible par tous les intervenants. Le chef de projet est l'interlocuteur privilégié du projet : c'est lui qui va planifier le projet et rendre compte sur son avancement. Vous pouvez saisir ces informations dans les propriétés du projet.  Dans le menu Fichier, cliquez sur Propriétés. Une partie de ces informations apparaîtront Automatiquement dans la légende de vos impressions. 5. Gérer les droits d'accès à un planning Un planning peut être consulté (en lecture seule) par les membres d'un projet mais est modifiable (écriture) uniquement par le responsable de la planification (le chef de projet par exemple). Pour cela le responsable peut utiliser un mot de passe qui lui permet d'ouvrir son planning en écriture. Pour mettre ou changer le mot de passe : - Dans le menu Fichier, cliquer sur Enregistrer sous. - Cliquer sur Outils, cliquer sur options générales - Saisir votre motre de passe dans les cases : - Mot de passe permettant protégeant le document. - Mot de passe permettant l'accès en écriture. Pour que le mot de passe soit actif la première fois il faut d'abord quitter MS Project. ATTENTION SI LE MOT DE PASSE EST OUBLIE, IL N'EXISTE AUCUNE POSSIBILITE DE LE DECHIFFRER A L'INTERIEUR DU FICHIER ! 6. Calendrier : Un bon calendrier devrait : Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 9 - 37
  • 10. Guide MS Project Octobre 2010  permettre aux cadres de contrôler et d’examiner tous les niveaux qui participent au projet ou qui en sont responsables  comporter une présentation graphique facile à comprendre, soit :  un rapport visuel avec l’année civile  le moins de symboles possible, pour des raisons de simplicité, mais suffisamment pour bien montrer les relations entre les lots 1. Types de Calendrier du projet : Standard : Le calendrier Standard est le calendrier de base utilisé par défaut pour les calendriers de projet, des ressources et des tâches. Ce calendrier représente des horaires de travail classiques : du lundi au vendredi, de 8 heures à 17 heures, avec une heure de pause 24 Heures : Le calendrier 24 Heures représente des horaires sans aucune période chômée. Ce type de calendrier peut être utilisé lorsque les ressources et les tâches sont prévues en fonction de plusieurs équipes fonctionnant en trois-huit ou lorsque les équipements fonctionnent de façon continue Équipe de nuit : Le calendrier Équipe de nuit reflète des horaires d'équipe de nuit du lundi soir au samedi matin, de 23 heures à 8 heures, avec une heure de pause 2. Les paramètres du calendrier : Durées en jours ouvrés 1 jour écoulé = 24 heures = 1440 minutes Jours ouvrés : ce sont les jours réels d'ouverture de l'entreprise, généralement du lundi au vendredi Jour chômé : jour non travaillé Erreur fréquente: Équipe travaille 7 jours, on donne la durée de l’activité en jours ouvrés On devrait créer un calendrier sans congé et l’affecter à l’équipe ou à l’activité Pour éviter problèmes avant de commencer un échéancier : Définir dans options les heures de travail Définir un calendrier qui utilise les mêmes heures de travail IV. Gestion des tâches Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 10 - 37
  • 11. Guide MS Project Octobre 2010 1. Saisir les tâches Entrer les noms des tâches : Pour entrer une tâche dans le Gantt , se positionner sur la prochaine ligne vide ou insérer une ligne. Saisir le nom dans la zone « Nom de la tâche » (de préférence un verbe à l’infinitif) Pour afficher les informations sur une tâche :  double-cliquer sur la ligne de la tâche ou  menu Projet/Informations sur la tâche ou  bouton droit de la souris. 2. Les différents Types de tâches a. Tâches récapitulatives Si le nombre de tâches auquel on parvient est trop élevé, cela nuit à la clarté de la lecture du planning : il est recommandé d’insérer des tâches récapitulatives qui englobent des tâches subordonnées. Une tâche récapitulative est représentée par une ligne noire bornée par des "pointes" sur le Gantt. Les tâches récapitulatives apparaissent en gras et les tâches subordonnées sont en retrait sous ces dernières b. Tâches Subordonnées Ces tâches récapitulatives vont être composées de tâches subordonnées Exemple pour les fondations : Excavation, coffrage des semelles et coffrage des fondations, bétonnage des fondations, imperméabilisation des fondations, remblayage... c. Tâches jalon Les jalons d’un projet se définissent comme:  Des événements clé d’un projet, montrant une certaine progression du projet  Des dates importantes de réalisation d’un projet  Une réalisation concrète (production de livrables)  Dans le cadre du planning, les jalons limitent le début et la fin de chaque phase et servent de point de synchronisation  Sur les diagrammes de GANTT, Les jalons sont représentés par des losanges d. Tâches critique Une Tâches est dite critique lorsque son retard se répercute sur le reste du projet e. Tâches répétitives Une tâche répétitive peut être configurée pour qu'elle se produise de façon quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. Il est également possible d'indiquer la durée de chaque occurrence, le moment auquel la tâche se produira et combien de temps et de fois elle doit se répéter. Les tâches répétitives sont utiles pour des tâches se produisant à intervalles réguliers, telles que les réunions hebdomadaires f. Tâches externes Le projet dépend également de tâches externes. Dans ce cas-là, vous pouvez soit choisir Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 11 - 37
  • 12. Guide MS Project Octobre 2010 de les rentrer directement en tant que tâche standard, soit les rentrer uniquement sous forme de “jalon”, c’est-à-dire une tâche de durée zéro, un simple point à valider avant de pouvoir passer à la suite: C’est vous qui voyez 3. Manipulation des Tâches Pour positionner un jalon :  Soit mettre la durée de la tâche à 0 jour  Soit cocher la case « jalon » dans les « Informations sur la tâche », onglet «confirmé » a. Saisir des tâches répétitives :  Dans le champ Nom de la tâche, sélectionner la ligne au-dessus de laquelle la tâche répétitive doit être insérée.  Dans le menu Insertion, cliquer sur Tâche répétitive.  Dans la zone Nom, taper le nom de la tâche.  Dans la zone Durée, taper la durée d’une occurrence unique de la tâche.  Sous Événement, cliquer sur l’intervalle auquel se produit la tâche.  Sous Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel ou Annuel, indiquer la fréquence de la tâche.  Sous Longueur, taper une date dans la zone De et tapez une date dans la zone À, ou taper le nombre de fois que la tâche se produira dans la zone Pour occurrences.  Si l’on ne tape pas de date dans la zone De, MS Project utilise les dates de début et de fin du projet pour déterminer le nombre d’occurrences. b. Identifier les tâches récapitulatives : Si le nombre de tâches auquel on parvient est trop élevé, cela nuit à la clarté de la lecture du planning : il est recommandé d’insérer des tâches récapitulatives qui englobent des tâches subordonnées Une tâche récapitulative est représentée par une ligne noire bornée par des « pointes » sur le Gantt. Les tâches récapitulatives apparaissent en gras et les tâches subordonnées sont en retrait sous ces dernières. Pour positionner des tâches récapitulatives ou subordonnées utiliser les flèches du bandeau : (« Hausser » et « Abaisser ») Par exemple :  sélectionner des tâches qui seront subordonnées puis cliquer sur la flèche « Abaisser » : la tâche immédiatement au dessus devient leur tâche récapitulative,  se positionner sur une tâche existante ou insérer une ligne, puis cliquer sur la flèche « Hausser » Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 12 - 37
  • 13. Guide MS Project Octobre 2010 la tâche devient récapitulative pour toutes celles situées en dessous. Le nom d’une tâche récapitulative commence de préférence par un nom (car elle correspond à une macro tâche ou une étape, par exemple « intégration »). 4. Entrer les durées estimées des tâches et positionner des jalons Pour simplifier le processus de planification et son suivi on ne gère pas le planning avec des charges mais avec des durées : c’est-à-dire qu’on va estimer une durée de réalisation à partir du travail à réaliser pour la tâche et des ressources que l’on y a affectées. La durée choisie doit être à la fois réaliste et raisonnable (une tâche doit avoir une durée inférieure à 4 semaines pour pouvoir maîtriser son avancement réel, dans l’idéal entre 5 et 10 jours) Par défaut, la durée s’affiche en jours, mais il est possible de la modifier (Outils/Options/Prévision) NB : MS Project calcule la durée en jours ouvrés 1 semaine comprend 5 jours ouvrés, 1 mois 20 jours ouvrés en moyenne et 1 année 10,5 mois ouvrés, soit 210 jours ouvrés Par défaut dans le modèle proposé, le calendrier standard MSProject est utilisé : aucun jour férié n’est positionné : en tenir compte dans l’estimation des durées. Pour entrer une durée :  soit se positionner dans la zone « Durée » d e la ligne d’une tâche  soit dans les « Informations sur la tâche », onglet « Général »  soit directement sur la partie graphique du Gantt : en positionnant la souris sur la barre de la tâche (curseur en forme de flèche vers la droite) et en ajustant la taille de la barre (vers la droite ou la gauche) Toute tâche dont la durée est égale à zéro est un Jalon, c’est-à-dire un point de référence qui marque un événement principal dans un projet (réunion, livraison, décision…) et qui est utilisé pour suivre son avancement. Un jalon est représenté par un losange sur le diagramme de Gantt 5. Lier les tâches entre elles : Pour montrer la logique de déroulement du planning, il est préférable que chaque tâche soit liée à une autre, par exemple la tâche 2 ne peut débuter que lorsque la tâche 1 est terminée De plus, il est recommandé de lier les tâches entre elles pour favoriser le suivi ultérieur de l’avancement : en effet, si une tâche prend du retard, ce retard va se répercuter sur toutes les tâches liées suivantes ; dans le cas où aucune autre tâche n’est liée, on mesurerait moins bien l’impact que ce retard pourrait avoir sur l’ensemble du projet. Pour lier une tâche à une ou plusieurs tâches afficher les « Informations sur la tâche », onglet « Prédécesseurs ». Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 13 - 37
  • 14. Guide MS Project Octobre 2010 Entrer une tâche par ligne :  soit en saisissant le numéro de la tâche dans la zone « N° »  soit en choisissant la tâche dans la liste d’aide pour cela se positionner sur la zone « Nom de la tâche » et afficher la liste d’aide déroulante (icône flèche à droite de la zone) On peut aussi sélectionner deux tâches et cliquer sur l’icône « Lier les tâches» de la barre d’outils. Types de lien : Les tâches peuvent être disposées :  les unes à la suite des autres (type Fin/Début), option par défaut  La tâche B ne peut pas commencer tant que la tâche A n’est pas terminée. C’est le type de liaisons le plus courant. Représente environ 95% des liaisons entre deux tâches.  Par exemple, la diffusion du rapport ne peut pas commencer tant que la rédaction du rapport n’est pas terminée  Débuter en parallèle (type Début/Début)  La tâche B ne peut pas commencer tant que la tâche A n’a pas commencé. Petite précision : la tâche B peut commencer à tout moment une fois que la tâche A a commencé, elle n’est pas obligée de commencer en même temps.  Par exemple, la rédaction du rapport ne peut pas commencer tant que la création du plan détaillé du rapport n’a pas commencé Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 14 - 37
  • 15. Guide MS Project Octobre 2010  Se terminent en même temps (type Fin/Fin)  La tâche B ne peut pas terminer tant que la tâche A n’est pas terminée. La tâche B se termine à tout moment une fois que la tâche A est elle-même terminée, et elle n’est pas obligée de terminer en même temps.  Par exemple, le contrôle des installations électriques d’un chantier ne peut pas terminer tant que toutes les installations n’ont pas été achevées. Dans ce cas, la tâche B est menée au fur et à mesure que les installations sont réalisées : on n’a pas besoin d’attendre que toutes les installations soient réalisées pour commencer le contrôle de la 1ère installation Pour choisir le type de lien, se positionner dans la zone « Type » et choisir dans la liste d’aide (mais il est préférable de privilégier le lien par défaut Fin/Début).  DF: Début à Fin  La tâche B ne peut pas terminer tant que la tâche A n’a pas commencé. C’est le type de liaison le plus rare.  Par exemple, vous ne pouvez pas terminer l’assemblage des toits d’un lotissement tant que la charpente n’a pas commencé Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 15 - 37
  • 16. Guide MS Project Octobre 2010 Manipulation : Si on insère une tâche entre deux tâches déjà liées, MS Project rompt automatiquement la liaison existante et en crée deux nouvelles entre la tâche insérée, la précédente et la suivante Eviter de lier entre elles les tâches récapitulatives : cela risque d'entraîner des conflits en suite entre les tâches Ajuster les durées des tâches ou appliquer des contraintes de date aux tâches Après avoir indiqué les liens entre les tâches, les tâches se décalent dans le temps et on obtient un calendrier. Pour entrer une date de début ou de fin d’une tâche :  soit se positionner dans la zone « Début » ou « Fin » de la ligne d’une tâche,  soit dans les « Informations sur la tâche », onglet « Général ». Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 16 - 37
  • 17. Guide MS Project Octobre 2010 Remarque :  Si on saisit une date de début, MS Project met une contrainte « Début au plus tôt le ».  Si on saisit une date de fin, MS Project met une contrainte « Fin au plus tôt le ». 6. Contraintes disponibles La tâche est soumise à une contrainte fixe (pas de décalage possible) :  Début Au Plus Tard Le  Fin Au Plus Tard Le  Doit Commencer Le  Doit finir Le La tâche est soumise à une contrainte moyennement flexible :  Début Au Plus Tôt Le  Fin Au Plus Tôt Le  Dès que possible  Le plus tard possible 7. Modifier une contrainte de tâche Pour calculer les prévisions avec moins de restrictions, vous pouvez utiliser des contraintes flexibles, plutôt que des contraintes fixes sur des tâches critiques. Vous pouvez appliquer la table Dates contraintes pour afficher toutes les contraintes de tâches. 1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Plus d'affichages. 2. Dans la liste Affichages, cliquez sur Tableau des tâches, puis sur Appliquer. 3. Dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur Plus de tables. 4. Dans la liste Tables, cliquez sur Dates contraintes, puis sur Appliquer. Le tableau des tâches se transforme pour afficher la table Dates contraintes, dans laquelle apparaissent le nom de la tâche, sa durée, le type de contrainte de chacune d'elles (y compris Dès Que Possible), ainsi que leur date contrainte éventuelle. 5. Pour changer de type de contrainte, cliquez sur la flèche orientée vers le bas dans le champ Type de contrainte, puis sélectionnez le type de contrainte souhaité. Pour changer la date d'une contrainte, tapez ou sélectionnez la date souhaitée dans le champ Date contrainte. Si vous remplacez la contrainte par une contrainte Dès Que Possible ou Le Plus Tard Possible, le champ Date contrainte contient « NC ». Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 17 - 37
  • 18. Guide MS Project Octobre 2010 V. Gestion des ressources 1. Création d'une liste de ressources Avant d'affecter des ressources aux tâches, il est possible de créer une liste des ressources du projet afin de définir clairement l'équipe. Cette liste de ressources permet de gagner du temps lors de l'affectation des ressources aux tâches. Elle contient le nom des ressources et le nombre maximal d'unités sous forme de pourcentage de la disponibilité de chaque ressource. Pour créer une liste de ressources : - Dans Barre Affichage, cliquer sur Tableau des ressources . - Dans le menu Affichage, pointer sur Table, puis cliquer sur Entrée. - Dans le champ Nom de la ressource, taper un nom de ressource. - Pour désigner un groupe de ressources, taper un nom dans le champ Groupe. - Au besoin, taper sous la forme d'un pourcentage, dans le champ Capacité max, la capacité de ressource disponible pour cette ressource. Par exemple, tapez 300% pour indiquer trois capacités plein temps d'une ressource donnée. - Modifier, selon vos besoins, les informations affichées par défaut dans les autres champs. - Répéter les étapes 3 à 6 pour chaque ressource. 2. Affectation d'une ressource à une tâche L'affectation des ressources à une tâche constitue une part importante de la réussite d'une gestion de projet. La plupart des tâches nécessitent l'utilisation d'une ressource pour leur réalisation. Il peut s'agir d'une personne, d'un équipement, d'un bâtiment ou d'un élément matériel quelconque nécessaire à l'achèvement d'une tâche. Pour affecter une ou des ressources à une tâche: - Cliquer dans la Barre Affichage sur Diagramme de Gantt . - Dans le champ Nom de la tâche, sélectionner la tâche à laquelle vous voulez affecter une ressource, puis cliquez sur Affectation des ressources . - Dans le champ Nom, sélectionner la ressource à affecter à la tâche ou cliquez sur Adresse pour sélectionner une ressource dans votre carnet d'adresses électroniques.  Pour affecter une ressource à temps partiel, taper un pourcentage inférieur à 100 dans le champ Unités.  Pour affecter plusieurs ressources différentes, appuyer sur CTRL pour sélectionner des ressources non adjacentes ou sur MAJ pour des ressources adjacentes.  Pour affecter plusieurs ressources identiques, taper un pourcentage supérieur à 100 dans la zone Unités. Au besoin, taper le nom d'une nouvelle ressource dans la zone Nom. - Cliquer sur Affecter. Une coche s'affiche à gauche du champ Nom pour indiquer que la ressource est affectée à la tâche sélectionnée. Conseil : Au fur et à mesure que l'on affecte des ressources supplémentaires à une tâche, sa durée se réduit pour refléter cet ajout (si la tâche est pilotée par l'effort). Si l'on souhaite que la durée de la tâche reste identique quelles que soient les ressources affectées, sélectionner la tâche, cliquer sur Information sur la tâche puis cliquer sur l'onglet Confirmé. Désactiver la case à cocher Pilotée par l'effort. Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 18 - 37
  • 19. Guide MS Project Octobre 2010 3. Modification du calendrier de travail d'une ressource Par défaut, le calendrier de projet Standard est utilisé pour toutes les ressources d'un projet. Les heures ouvrées et jours chômés définis dans le calendrier standard sont les heures ouvrées et jours chômés par défaut pour chaque ressource. Si toutes les ressources doivent travailler les mêmes jours et heures, le même calendrier peut être utiliser pour toutes les ressources. Mais si l'on doit spécifier des jours de travail différents pour chaque ressource, il est possible de modifier les calendriers des ressources de chacune d'elles. Cette manipulation est particulièrement intéressante à utiliser pour gérer les congés ou les temps partiels d'une ressource. Par exemple, si une ressource ne travaille que deux jours par semaine (lundi et mardi) sur le projet, il faut utiliser la calendrier de la ressource pour déclarer les autres jours comme chômés. Pour gérer le calendrier d'une ressource : - Dans le menu Outils, cliquer sur Modifier le temps de travail. - Dans la zone Pour, cliquer sur la ressource dont vous voulez modifier le calendrier. - Dans le calendrier, sélectionner les jours à modifier. Pour modifier un jour de la semaine sur la totalité du calendrier, sélectionner ce jour en haut du calendrier. - Cliquer sur Par défaut, Période chômée ou Temps de travail. - Si Temps de travail a été cliqué à l'étape précédente, taper les heures de début de travail dans les zones De et les heures de fin de travail dans les zones À. 4. Faire vérifier le planning par les intervenants concernés Chaque intervenant dans le projet, affecté à une ou plusieurs tâches, doit vérifier qu’il pourra effectivement « tenir les délais » de réalisation de ses tâches, en fonction de son temps de présence et de ses éventuelles autres activités. Pour cela, chacun peut visualiser les tâches qui lui sont affectées (ne pas oublier de visualiser également celles qui lui sont affectées dans le cadre d’une équipe : groupe de travail, comité…). Si des ajustements sont utiles, les demander à la personne responsable de la tenue du planning. Pour afficher les tâches affectées à une ou plusieurs ressources : deux cas peuvent se présenter : S’il s’agit de visualiser les tâches d’une seule ressource, se positionner sur le Gantt Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 19 - 37
  • 20. Guide MS Project Octobre 2010 Projet/Filtré pour/ Utilisant les ressources … Sélectionner la ressource S’il s’agit de visualiser les tâches qui concernent plusieurs ressources, se positionner sur le Gantt et créer un filtre spécifique. Par exemple : Pro jet/Filtré pour : Plus de filtres… Cliquer sur le bouton <Créer> (case « Tâches » cochée Donner un nom au filtre : « filtre -fvi » Remplir le premier critère : Nom du champ = « Noms ressources », Condition = « contient exactement », Valeur(s) = FVI Sur la deuxième ligne, mettre un « OU » dans la colonne de droite ET/OU (si cette colonne a disparu du tableau, la faire réapparaître grâce aux flèches de déplacement) Remplir le second critère : Nom du champ = « Noms ressources », Condition = « contient exactement », Valeur(s) = Equipe projet Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 20 - 37
  • 21. Guide MS Project Octobre 2010 VI. AFFICHAGE DU CHEMIN CRITIQUE ET DES MARGES TOTALES Cliquer sur le bouton : l’assistant diagramme de Gantt démarre. Effectuer les différentes étapes comme indiquées ci-dessous : Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 21 - 37
  • 22. Guide MS Project Octobre 2010 Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 22 - 37
  • 23. Guide MS Project Octobre 2010 Le tableau et le diagramme de Gantt ont maintenant l’aspect suivant : Tenir à jour un planning consolidé et des plannings détaillés : Hormis la possibilité de créer des tâches récapitulatives, il peut être utile de travailler avec des plannings de plusieurs niveaux, par exemple :  un macro planning, sur la durée globale du projet, à destination des partenaires du projet  un planning par phase du projet,  un planning par macro tâche de chaque phase,  un planning détaillant le travail à effectuer par une composante d’une équipe. Dès lors différentes personnes au sein de l’équipe projet peuvent tenir à jour le planning d es tâches dont elles sont responsables ; Ces différents plannings peuvent être consolidés dans un planning global :  Chaque sous planning apparaît alors comme une tâche récapitulative du planning consolidé,  les mises à jour effectuées au niveau d’un sous planning sont répercutées à l’ouverture du planning consolidé,  de même, lorsqu’on visualise le planning consolidé, il est possible d’apporter des modifications qui seront répercutées dans les sous plannings Pour consolider dans un planning global :  ouvrir ou créer un nouveau planning (qui sera le planning consolidé)  se positionner sur la ligne de tâche au-dessus de laquelle un sous planning doit être inséré  Insertion/Projet … sélectionner le fichier souhaité,  enregistrer le planning consolidé.  ajouter des tâches  revoir des affectations de ressources Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 23 - 37
  • 24. Guide MS Project Octobre 2010 VII. SUIVRE L’AVANCEMENT DU PLANNING Le suivi de l'avancement du projet présente plusieurs avantages, parmi lesquels l'identification et la résolution des problèmes dès leur apparition. La réduction de comptes rendus à l'intention de la direction et des participants au projet. Le recueil de l'historique du projet en vue d'améliorer la planification de projets ultérieurs. Le suivi du projet comprend trois étapes : • la création d'une planification initiale basée sur les prévisions préliminaires. • La mise à jour périodique des prévisions pour refléter l'avancement du projet • La comparaison des prévisions mises à jour avec la planification initiale en vue de déterminer si l'avancement est conforme à la planification. 1. Enregistrer la planification initiale Une planification initiale fournit une base de comparaison des coûts, du travail et des dates planifiées lors du suivi de l'avancement de vos prévisions. En comparant les informations figurant dans la planification initiale aux informations en cours, vous pouvez suivre de prés l'avancement de votre projet pour vous assurer que les tâches débutent et s'achèvent aux dates prévues, que les ressources terminent leur travail dans les temps impartis et que les coûts ne dépassent pas le budget. Une fois le planning construit et vérifié, il faut enregistrer la planification initiale afin de vérifier les écarts lors du suivi du projet. Pour cela, faire « Outils » / « Suivi » / « Enregistrer la planification initiale » Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 24 - 37
  • 25. Guide MS Project Octobre 2010 Dès lors, On peur visualiser en permanence l’avancement réel du projet par rapport au prévisionnel. Pour cela, faire « Affichage » / « Gant suivi ». Il apparaît désormais 2 barres par tâche, la barre supérieure représente le réel et la barre inférieure, le prévisionnel. 2. Mettre à jour l’avancement du projet a. Définir la Date d’état : Une fois que vous avez créé des prévisions et défini une planification initiale, vous pouvez les mettre à jour aussi souvent que vous le souhaitez afin de suivre leur avancement. Pour ce faire, évaluez l'état de chaque tâche et mettez à jour les informations appropriées dans vos prévisions. Pour cela, entrez dans le menu « Assurer le suivi » : Indiquez la date à laquelle vous voulez mettre à jour l’avancement du projet, cliquez sur « Vérifier l’avancement du projet » : Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 25 - 37
  • 26. Guide MS Project Octobre 2010 Exemple : 19 juillet 2008 Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 26 - 37
  • 27. Guide MS Project Octobre 2010 b. Mettre à jour les tâches : Sélectionnez les tâches que vous désirez actualiser puis faire « Outils » / « Suivi… » / « Mettre à jour les tâches » : On obtient : Exemple : Si la tâche « Réalisation du chemin d’accès » a commencé à la date prévue ( 17/07/08) et qu’elle s’est réalisée en 2 jours au lieu de 1 jour initialement prévu , on indique qu’elle est : à 100% achevée et que la durée réelle est de 2 jours. Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 27 - 37
  • 28. Guide MS Project Octobre 2010 MSProject réactualise automatiquement la durée et la barre de tâche et indique que la tâche est réalisée (trait noir et symbole de validation) : c. Représenter l'avancement des tâches par des courbes d'avancement : Pour créer une représentation graphique de l'état d'avancement de votre projet, vous pouvez afficher des courbes d'avancement sur votre diagramme de Gantt. 1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt. 2. Dans le menu Outils, pointez sur Suivi, puis cliquez sur Courbes d'avancement. 3. Cliquez sur l'onglet Dates et intervalles. 4. Sélectionnez les options d'affichage que vous voulez pour les courbes d'avancement : o Pour afficher systématiquement la courbe d'avancement courante, activez la case à cocher Toujours afficher la courbe d'avancement courante, puis cliquez sur À la date d'état du projet ou sur À la date actuelle, selon le cas. o Pour afficher une courbe d'avancement à intervalles réguliers, activez la case à cocher Afficher les courbes d'avancement à intervalles répétés, cliquez sur Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel selon l'intervalle souhaité, puis sur les options de votre choix. o Pour commencer une courbe d'avancement au début du projet, sous Début, cliquez sur Début du projet ; sinon, cliquez sur l'option de date, puis tapez ou sélectionnez la date à partir de laquelle vous voulez que démarrent les courbes d'avancement. o Pour afficher une courbe d'avancement à une date donnée, activez la case à cocher Afficher les courbes d'avancement sélectionnées, puis tapez ou sélectionnez les dates pour lesquelles vous souhaitez afficher les courbes. Pour supprimer une date pour laquelle vous avez défini des courbes d'avancement, sélectionnez-la et cliquez sur Supprimer. 5. Pour obtenir une comparaison entre l'avancement et une planification initiale, sous Afficher les courbes d'avancement par rapport au, cliquez sur Planifié. 6. Pour changer l'aspect des courbes d'avancement, cliquez sur l'onglet Styles des courbes, puis sélectionnez les options Style de courbe que vous voulez. Remarques  Vous pouvez ajouter rapidement une courbe d'avancement à votre projet à l'aide de la souris. Dans le menu Affichage, pointez sur Barres d'outils, puis cliquez sur Suivi. Cliquez sur Insérer une courbe d'avancement , puis cliquez sur la zone du diagramme de Gantt où vous voulez tracer la courbe d'avancement. Pour supprimer une courbe d'avancement à l'aide de la souris, double-cliquez sur cette courbe, cliquez sur l'onglet Dates et intervalles, sélectionnez la date d'avancement dans la liste Dates de courbe d'avancement, puis cliquez sur Supprimer.  Vous pouvez définir des valeurs par défaut pour spécifier la manière dont Microsoft Office Project 2003 ajuste automatiquement l'emplacement du travail réel et du travail restant en fonction de la date d'état du projet.  Les courbes d'avancement sont tracées parallèlement à la barre du Gantt fonction du pourcentage achevé cumulé de la tâche jusqu'à la date que vous avez spécifiée. Pour être certain que les pointes s'affichent correctement ou pour faire apparaître le travail qui est en avance sur les prévisions, les modifications apportées au pourcentage d’achèvement total doivent être réparties jusqu'à la date d'état. Dans le menu Outils, cliquez sur Options, sur Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 28 - 37
  • 29. Guide MS Project Octobre 2010 l'onglet Calcul, puis, sous Options de calcul pour, activez la case à cocher Répartir les modifications du % d'achèvement total des tâches à la date d'état. 3. Contrôler l’avancement du projet La définition d'une planification initiale et la mise à jour régulière de vos prévisions vous permettent de comparer la première à l'avancement en cours afin d'identifier les variations. Celles-ci mettent en lumière les aspects du projet que ni se déroulent pas comme prévu. Pour identifier les variations, faire « affichage » / « Gant suivi » : Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 29 - 37
  • 30. Guide MS Project Octobre 2010 Le résumé du projet Vous pouvez afficher un rapport sommaire : dates, coûts, tâches, ressources, durée. Procédure Cliquez sur Affichage/Rapports. Cliquez sur Vue d'ensemble Cliquez sur Résumé du projet. Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 30 - 37
  • 31. Guide MS Project Octobre 2010 Voilà le rapport qui s'affiche. Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 31 - 37
  • 32. Guide MS Project Octobre 2010 VIII. ANNEXE : Interfaçage avec d’autres logiciels 1. Exporter les données du projet vers Excel Pour exporter des données dans une feuille Excel, sélectionnez et copiez l’information et collez-la, en passant par le menu Édition, rubrique Collage spécial…, comme un Texte. Cependant, pour les affiches combinées (ie. Utilisation des ressources et Utilisation des tâches), le collage doit se faire en deux étapes. Pour copier la partie gauche (ie. la table), cliquez sur le coin supérieur gauche du tableau (carré gris au dessus des numéros de tâche et à la gauche du titre des colonnes). L’ensemble des lignes et colonnes devraient s’afficher avec des couleurs inversées. Copiez la sélection dans une feuille Excel. Pour la feuille de temps, sélectionnez l’ensemble des données en appuyant sur le case grise Détails du coin supérieur gauche (au dessus des titres des lignes et à gauche de l’échelle de temps). En prenant soin d’aligner les données avec le collage précédent, collez les données de la feuille de temps. Il n’est cependant pas recommandé de procéder de cette manière si plusieurs type d’informations sont présentes dans la feuille de temps (ex : Travail, Travail réel, etc.) Pour exporter l’ensemble de ces données, il faut utiliser l’assistant Analyse des données chronologiques dans Microsoft Excel. Cet assistant est disponible dans la barre d’outils Analyse (clique-droit sur l’espace libre de la zone des barres d’outils). Définir ou modifier un mappage d'exportation ou d'importation Dans Microsoft Office Project 2003, l'Assistant Exportation et l'Assistant Importation vous permettent de placer les données exportées ou importées dans les champs de destination appropriés. Utilisez ou modifiez les mappages d’importations ou exportations prédéfinis de ces assistants, ou bien créez un nouveau mappage, pour transférer facilement des données entre les champs de tâches, de ressources ou d’affectations voulus. Définir ou modifier un mappage d'exportation : 1. À l'étape Mappage des tâches, Mappage des ressources ou Mappage des affectations de l'Assistant Exportation, vérifiez ou modifiez les hypothèses de mappage de Project ou créez un nouveau mappage : Pour exporter des informations de projet spécifiques, tapez ou sélectionnez le champ souhaité dans la colonne De puis appuyez sur la touche ENTRÉE. Pour ajouter tous les champs de tâche, de ressource ou d'affectation de votre projet dans le mappage d'exportation, cliquez sur Ajouter tout. Pour ajouter tous les champs de tâche ou de ressource d'une table spécifique dans le mappage d'exportation, cliquez sur D'après la table, sur la table à utiliser puis sur OK. Pour supprimer tous les champs de tâche, de ressource ou d'affectation d'un mappage d'exportation, cliquez sur Effacer tout. Pour insérer un nouveau champ au-dessus d'un autre champ, cliquez sur un champ dans la colonne De puis cliquez sur Insérer une ligne. Pour supprimer un champ, cliquez sur ce dernier dans la colonne De, puis cliquez sur Supprimer la ligne. Pour modifier le nom du champ dans le fichier de destination, cliquez sur le champ dans la colonne Vers, puis tapez son nouveau nom. Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 32 - 37
  • 33. Guide MS Project Octobre 2010 2. Pour n'exporter que certaines tâches ou ressources, dans la zone Filtre d'exportation, cliquez sur le filtre que vous souhaitez appliquer. 3. Pour modifier l'ordre des champs dans le fichier de destination, cliquez sur un champ dans la colonne Vers, puis sur le bouton Déplacer pour déplacer le champ vers la position voulue. Remarques  La zone Aperçu vous permet de visualiser l'organisation du mappage d'exportation en cours de définition ou de modification.  Vous pouvez enregistrer un mappage d'exportation nouveau ou modifié si vous avez l'intention de le réutiliser. À la dernière étape de l'Assistant Exportation, cliquez sur Enregistrer le mappage puis tapez un nom dans la zone Nom du mappage. Le nouveau mappage est ajouté à la liste des mappages prédéfinis.  Vous pouvez utiliser un mappage d'exportation existant dans un autre projet s'il se trouve dans le fichier global. Utilisez organiser copier un mappage d'exportation d'un fichier de projet dans le fichier global.  Lorsque vous créez un mappage d'exportation pour enregistrer des données au format de fichier CSV ou TXT et appliquez le séparateur de texte, celui-ci détermine le type de fichier et non son extension. Par exemple, si vous enregistrez des données dans un fichier nommé « Monprojet.csv » mais que vous avez spécifié un séparateur à tabulations dans le mappage, le fichier CSV utilisera des tabulations à la place des virgules, même si l'extension du fichier indique que les virgules devraient être employées. Définir ou modifier un mappage d'importation 1. À l'étape Mappage des tâches, Mappage des ressources ou Mappage des affectations de l'Assistant Importation, vérifiez ou modifiez les hypothèses de mappage de Project : Pour importer les données d'un champ du fichier source dans un autre champ de Project, cliquez sur le champ en question dans la colonne Vers, sélectionnez un nouveau champ et appuyez sur ENTRÉE. Pour modifier le nom d'un champ dans le fichier de destination, cliquez sur le champ en question dans la colonne Vers puis tapez un nouveau nom. Pour supprimer un champ, cliquez sur ce dernier dans la colonne De puis cliquez sur Supprimer la ligne. Pour insérer un nouveau champ au-dessus d'un autre champ, cliquez sur un champ dans la colonne De puis cliquez sur Insérer une ligne. Pour supprimer tous les champs de tâche, de ressource ou d'affectation d'un mappage d'importation, cliquez sur Effacer tout. Pour ajouter tous les champs de tâche, de ressource ou d'affectation du fichier de destination dans le mappage d'importation, cliquez sur Ajouter tout. 2. Pour modifier l'ordre des champs dans le fichier de destination, cliquez sur un champ dans la colonne Vers, puis sur le bouton Déplacer pour déplacer le champ vers la position voulue. Remarques  La zone Aperçu vous permet de visualiser l'organisation du mappage d'importation en cours de définition ou de modification.  Vous pouvez enregistrer un mappage d'importation nouveau ou modifié si vous avez l'intention de le réutiliser. À la dernière étape de l'Assistant Importation, cliquez sur Enregistrer le mappage puis tapez un nom dans la zone Nom du mappage. Le nouveau mappage est ajouté à la liste des mappages prédéfinis. Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 33 - 37
  • 34. Guide MS Project Octobre 2010  Vous pouvez utiliser un mappage d'importation existant dans un autre projet s'il se trouve dans le fichier global. Utilisez Organiser pour copier un mappage d'importation d'un fichier de projet dans le fichier global.  Lorsque vous créez un mappage d'importation pour enregistrer des données au format de fichier CSV ou TXT et appliquez le séparateur de texte, celui-ci détermine le type de fichier et non son extension. Par exemple, si vous importez un fichier nommé « Monprojet.csv » mais que vous avez spécifié un séparateur à tabulations dans le mappage, le fichier CSV utilisera des tabulations à la place des virgules, même si l'extension du fichier indique que les virgules devraient être employées. 2. Enregistrer les informations de votre projet en tant que page Web Vous pouvez exporter des informations à partir d'une prévision Microsoft Office Project 2003 vers un format HTML lorsque vous voulez inclure votre prévision dans un document HTML ou l'enregistrer sous forme de page Web. 1. Dans le menu Fichier , cliquez sur Enregistrer en tant que page Web. 2. Cliquez sur Enregistrer pour accepter le nom proposé pour le fichier exporté ou tapez un nouveau nom dans la zone Nom du fichier, puis cliquez sur Enregistrer. 3. Suivez les instructions de l'Assistant Exportation pour exporter les données souhaitées vers les champs adéquats du fichier de destination. Remarques  L'Assistant Exportation vous permet de déterminer les champs à exporter et d'utiliser un modèle HTML pour afficher les données dans le fichier HTML. Vous pouvez également inclure une image GIF dans le fichier HTML de destination.  Si vous exportez des données Project au format HTML, puis déplacez le fichier HTML résultant, veillez à déplacer aussi tous les fichiers d'image associés. Sinon, les fichiers d'image n'apparaîtront pas quand vous ouvrirez le fichier HTML.  Vous pouvez uniquement exporter des données au format HTML, et vous ne pouvez par importer de données au format HTML dans Project. Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 34 - 37
  • 35. Guide MS Project Octobre 2010 3. Copier une image dans un programme Office (Power point, Word ou Visio) Dans Microsoft Office Project 2003, vous pouvez utiliser la commande Copier l'image vers l'Assistant Office pour afficher des informations sur le projet dans un nouveau document PowerPoint, Word ou Visio. 1. Dans la barre d'outils Analyse, cliquez sur Copier l'image vers l'Assistant Office. Si cette barre d'outils n'apparaît pas, dans le menu Affichage, pointez sur Barres d'outils, puis cliquez surAnalyse. 2. Suivez les instructions de l'Assistant Copier l'image vers l'Assistant Office. Remarque Pour copier une image dans PowerPoint, Word ou Visio, vous devez disposer de la version 2000 ou ultérieure de ce programme. Société Votre Entreprise Date actuelle 15/03/2009 Titre Mini Golf_06 Début du projet 18/03/2009 08:30:00 Fin du projet 01/10/2009 13:30:00 Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 35 - 37
  • 36. Guide MS Project Octobre 2010 Signes des différentes Tâches Masquer une colonne : Pour masquer une colonne, deux options sont possibles. Si une colonne doit être enlevée définitivement d’un affichage (quoiqu’il est toujours possible de la remettre par la suite), sélectionnez-la en cliquant sur le titre et appuyez sur la touche Supprimer (Delete) du clavier (ou clique-droit, Masquer la colonne). Si la colonne ne doit être masquée que temporairement, positionnez le curseur sur la bordure gauche du titre de la colonne à masquer. Le curseur devrait se transformer en flèche gauche-droite. Cliquez et glissez la bordure jusqu’à la bordure droite. La colonne sera alors masquée. Pour la faire réapparaitre, double-cliquez sur la bordure qui a servit à la masquer. Si la colonne actuellement affichée ne fait que se repositionner pour mieux afficher les données, glissez quelque peu la bordure droite de cette colonne vers la droite et double-cliquez de nouveau. La colonne masquée devrait réapparaître. Cette technique permet de conserver les paramètres personnalisés de la colonne. Il est à noter que rien n’indique qu’une colonne est masquée grâce à cette technique. Vous devez vous souvenir qu’elle y est. Pour ajouter une colonne enlevée, masquée (et que vous n’arrivez pas à réafficher) ou qui n’a jamais été dans cette affichage, cliquez sur le titre de la colonne qui devra se situer à la gauche de la colonne insérée et appuyer sur la touche Insérer (Insert) du clavier (ou clique-droit et Insérer une colonne…). Le dialogue Définition de la colonne apparaîtra afin de sélectionner le Nom de champ, le Titre (optionnel) et d’autres options. Finalement, il est possible de masquer une colonne en entrant 0 dans Largeur du dialogue Définition de la colonne (double-clique sur le titre de la colonne). Il en est de même en éditant les propriétés de la table de données. (Menu Affichage, rubrique Plus de tables…, bouton Modifier). Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 36 - 37
  • 37. Guide MS Project Octobre 2010 Auteur Version Page Mundiapolis@ S.Eddinari octobre 10 37 - 37