Le document traite de la gestion des cautions bancaires, en présentant les enjeux, les risques et les solutions proposées, notamment par Sage. Il souligne l'importance d'une gestion centralisée, automatisée et dématérialisée pour suivre les cautions émises et les autorisations, permettant ainsi un meilleur pilotage financier. Un retour d'expérience de Vinci Construction France illustre la nécessité d'une organisation efficace et intégrée à l'outil de trésorerie pour optimiser les engagements bancaires.

1. Les cautions bancaires Comment piloter efficacement l’encours de cautions bancaires Ces documents sont protégés par le Code de la Propriété Intellectuelle. Toute reproduction partielle ou totale est strictement interdite. Toute personne ne respectant pas ces dispositions se rendra coupable de délit de contrefaçon et sera passible des peines pénales prévues par la loi

2. Agenda Introduction Myriam Radi, Chef de produit Cash Management SAGE Le pilotage des cautions bancaires : enjeux et risques Isabelle Catusse, Président ALTERFI Conseil Présentation de la solution Sage de gestion des cautions bancaires Virginie Dubourg, Avant vente SAGE Retour d’expérience de Vinci Construction France Tony Carron, Trésorier Groupe de VCF

3. Le pilotage des cautions et garanties bancaires Enjeux et risques

4. Quelques définitions… Garantie/Caution Engagement par lequel une banque (le garant) s’oblige à payer pour le compte de son client fournisseur (donneur d’ordre) une somme déterminée, permettant à l’acheteur (bénéficiaire) d’être indemnisé en cas de défaillance du fournisseur Tout contrat comportant une obligation de faire ou de payer, différé dans le temps, peut ou doit être assorti d’un cautionnement, garantissant le respect de l’engagement pris par l’un des intervenants au bénéfice de l’autre. De nombreux domaines d’application: Cautions de marché Cautions agroalimentaires Cautions environnementales Cautions fournisseurs … Principaux utilisateurs : travaux public fournisseurs de matières premières

5. De multiples possibilités Sur les modalités de mise en jeu Garantie à première demande Garantie documentaire Sur le risque couvert Garantie de soumission Garantie de restitution d’acompte Garantie de bonne fin Garantie de dispense de retenue de garantie Garantie de paiement … Sur les modalités de main levée Expiration du délai de validité Main levée formelle du bénéficiaire Remise de documents Sur les acteurs Garantie directe Garantie indirecte Bénéficiaires Intermédiaires

6. Une gestion potentiellement complexe Multiplicité des acteurs et des flux d’information: MARCHES FINANCES Commercial Opérationnel Trésorerie Juridique Négociation marchés/contrats Suivi des garanties et mains levées Suivi des marchés Mise en place des garanties Négociation autorisations de garanties

7. Une gestion potentiellement complexe Des coûts Commission (pourcentage du montant de la garantie) : 0.30% à 1% Frais par garantie émise : 40 € Une évolution de la règlementation Augmentation du coût Baisse des autorisations Rapport plus serré entre montant des autorisations et volume de flux confiés

8. Une gestion potentiellement complexe Des risques Perte de marchés liées à l’impossibilité d’émettre de nouvelles garanties (stock >= autorisation) Paiements inutiles (suivi des mains levées) Réserves sur les comptes (non exhaustivité des engagements hors bilan) UNE NECESSITE ! SUIVRE et CONTROLER

9. Quelle organisation mettre en œuvre? Centraliser (au moins l’information) Automatiser (suivi des encours, alertes,…) Dématérialiser Base de gestion centrale Commercial Opérationnel Filiales Juridique Trésorerie Alertes Opérations Restitutions

10. Présentation de la solution Sage FRP Cautions Bancaires

11. La gestion des cautions Notre objectif : proposer un véritable outil de pilotage des cautions bancaires Centraliser l’ensemble des cautions émises par le Groupe afin de gérer et contrôler l’encours total de cautions par établissement bancaire ou par entité Permettre une gestion assistée de votre encours Possibilité de mise en place de workflow de validation Alerte sur dépassement d’autorisation Contrôle sur échéances et main levées Produire en temps réel une information pertinente Encours de caution par banque, par entité Comparaison du chiffre d’affaire bancaire et de l’encours de caution sous forme de tableau ou de graphique Communication interne via intranet (portail collaboratif)

12. Une solution dédiée au pilotage de votre encours de cautions bancaires Sage FRP Cautions Bancaires Solution Full Web Dotée d’une console d’administration Et d’outils favorisant la production d’information Et l’intégration dans votre système d’information

13. Sage FRP Cautions Bancaires Une gestion assistée Saisie manuelle par utilisation de masque dédié Saisie à l’émission de la caution Saisie des évènements : main levée partielle ou totale Import automatisé Contrôles sur le non dépassement des autorisations sur le respect des ratios entre montant de la garantie et le montant du marché Calculs automatiques des frais d’actes et commissions

14. Sage FRP Cautions Bancaires Exemple d’un masque de saisie

15. Sage FRP Cautions Bancaires Contrôler le non dépassement de vos autorisations

16. Sage FRP Cautions Bancaires Dématérialiser l’acte d’engagement de bout en bout

17. Sage FRP Cautions Bancaires Des outils de consultation et de reporting pour un pilotage efficace Encours de caution par banque, par entité, par type de caution Comparaison de l’encours de caution et du chiffre d’affaire par banque Cette édition est importante dans le cadre des négociations bancaires. Le client ayant un encours de caution auprès d’un partenaire bancaire doit en contrepartie avoir un volume de flux en conséquence auprès de ce même partenaire bancaire. Des exemples de consultations

18. Sage FRP Cautions Bancaires Des exemples de consultations

19. Une technologie innovante à votre service Des possibilités de personnalisation accrue Ecrans / Menus Requêtes Formats d’édition Import / export Amendement du référentiel (ajout de champs ou de tables) Modification ou extension du métier Des outils d’aide à la production d’information Portail Addin Excel Publication Client Outlook

20. Une technologie innovante Le portail collaboratif Le portail collaboratif pour disposer d’indicateur clé disponibles en temps réel Personnalisation par utilisateur de la page d’accueil Pages d’accueil composées de plusieurs onglets composés d’éléments de différentes formes : graphiques, listes, webnotes type post-it, etc…. Alimentation de données internes ou externes (flux RSS)

21. Une technologie innovante Addin Excel

22. Une technologie innovante Addin Excel

23. Une technologie Innovante Addin Excel

24. La gestion des cautions bancaires Ce qu’il faut retenir Bénéfices de la solution Disposer d’une solution unique au sein de l’entreprise centralisant l’ensemble des cautions Accès facilité à l’ensemble des acteurs de l’entreprise pour saisir, modifier, consulter : Client Léger Client Outlook Flexibilité : possibilité d’amender le standard en rajoutant ou modifiant les informations à renseigner (fonction des types de cautions) Reporting en temps réel Etats standard : encours de cautions par entité, par banque, par type de cautions Etats paramétrables : requêteur, générateur d’état, portail (vignettes), publication Oultook Dématérialisation

25. Retour d’expérience

26. Enjeux et objectifs Constat d’une organisation décentralisée Contexte : organisation locale Les inconvénients : difficultés rencontrées dans la fédération Objectifs à atteindre Le projet Les apports / avantages Reportings

27. Une organisation très décentralisée Contexte : 500 filiales – 7000 comptes bancaires répartis à travers tout le territoire Activité : BTP génératrice de nombreuses cautions – environ 40 000 cautions en-cours pour un en-cours global de 2,4 Mds Eur (50% des EHB du Groupe VINCI) Nécessité de faire intervenir de nombreux établissements financiers Pilotage incertain, fonction des autorisations, de la répartition entre chaque partenaire financier : contraintes BALE III Hétérogénéité des populations émettrices (trésoriers, comptables, assistantes agences…)

28. Les inconvénients Définition de la répartition des autorisations par filiale Emission des cautions demandant une réactivité immédiate lors de la signature des marchés locaux Gestion de la géographie bancaire : répartition adaptée en fonction des contraintes de nos partenaires et du risque Corporate BALE III amène un resserrement des ressources disponibles La pluralité de nos émetteurs peuvent conduire à de nombreuses erreur de gestion : émission incorrecte, gestion des mains levées, non préoccupation des autorisations.

29. Le projet Développement spécifique intégré à l’outil de trésorerie : enjeu de trésorerie majeur Mise en place d’une interface entre l’objet métier de gestion des marchés intégrant les émissions de cautions et l’option caution de l’outil de trésorerie Reprise des en-cours existants issus des anciennes applications diverses Gestion de la diversité des actes émis : RG, BF, Sous-Traitance, soumission,…. Gestion des mains levées partielles, totales, pondération Suivi en temps réel des en-cours de cautions Suivi des autorisations par banque et possibilité d’arbitrage au sein d’un établissement Pilotage immédiat de la géographie bancaire et des autorisations

30. Les apports et les avantages Fédération immédiate de tous nos en-cours et autorisations Aucune double saisie entre l’objet métier et l’option caution de l’outil de trésorerie Capacité de reporting à des fins de négociation bancaire Capacité de reporting sur la répartition des types de cautions : impact sur la tarification Actions possibles sur la gestion de l’en-cours : nettoyage des cautions à main levée Intégration complète à l’outil de trésorerie permettant de suivre les frais associés Suivi des autorisations par banque : adaptation et pilotage au niveau Groupe plus aisé

31. Exemples de reporting

32. Merci de votre attention