Automatisation des notes de frais : La révolution des machines ?
Comment rendre votre processus de note de frais plus fluide ? Comment faire en sorte que l'ensemble de vos collaborateurs (des opérationnels aux comptables en passant par le comité de direction) ne soit plus irrité par les notes de frais ?
Webinar Les enjeux de l empreinte carbone dans la mobilté
Webinar automatisation des notes de frais rpa
1. Automatisation des notes de frais : La révolution des machines
Automatisation des notes de frais :
La révolution des machines
2. Automatisation des notes de frais : La révolution des machines
Benjamin Guillerm
Directeur
benjamin.guillerm@axys-odyssey.com
www.linkedin.com/in/benjamin-guillerm
Yanis Khobzi
Directeur
yanis.khobzi@axys-consultants.com
https://www.linkedin.com/in/yanis-k-
10943845/
Roland Theys
Regional Sales Manager
roland.theys@mobilexpense.com
https://www.linkedin.com/in/rolandtheys/
Valérie Balis
Head of Global Sales
valerie.balis@mobilexpense.com
https://www.linkedin.com/in/valeriebalis/
AUTOMATISATION DES NOTES DE FRAIS : LA RÉVOLUTION DES MACHINES
3. Automatisation des notes de frais : La révolution des machines
LA VIE DE LA NOTE DE FRAIS
La soumission des frais
Validation(s)
managériale(s)
Contrôles et validations
comptables
Comptabilisation
Traitements post
comptabilisation
Un process répétitif et fastidieux,
impactant l’ensemble des collaborateurs,
et avec des goulots d’étranglements à
chaque étape.
L’automatisation de ces tâches va
permettre des gains de productivité et de
conformité pour l’ensemble de vos notes
de frais, et de mieux gouverner
l’ensemble de ses politiques
4. Automatisation des notes de frais : La révolution des machines
POURQUOI ET COMMENT AUTOMATISER ?
OCR
Calcul automatique des
distances
Per diem
Intégration des relevés
cartes
Facilité de création de
l’ordre de mission
5. Automatisation des notes de frais : La révolution des machines
POURQUOI ET COMMENT AUTOMATISER ?
Respect de la
conformité
Représentation visuelle
de la conformité
Workflow
de validation
Suivi budgétaire en
temps réel
6. Automatisation des notes de frais : La révolution des machines
POURQUOI ET COMMENT AUTOMATISER ?
Filtrage Echantillonnage Audit automatisé
10. Automatisation des notes de frais : La révolution des machines
POURQUOI ET COMMENT AUTOMATISER ?
Imputations
automatisées
Mise à jour du statut des
notes de frais
11. Automatisation des notes de frais : La révolution des machines
POURQUOI ET COMMENT AUTOMATISER ?
Récupération de la TVA
Outil d’analyse
Calcul et gestion des
provisions
12. Automatisation des notes de frais : La révolution des machines
POUR ALLER PLUS LOIN : LA RPA
La RPA consiste en la mise en place de robots logiciels
reproduisant l’activité humaine permettant de prendre en
charge certaines tâches d’un process métier.
La RPA, qu’est-ce que c’est ?
13. Automatisation des notes de frais : La révolution des machines
POUR ALLER PLUS LOIN : LA RPA
La RPA consiste en la mise en place de robots logiciels
reproduisant l’activité humaine permettant de prendre en
charge certaines tâches d’un process métier.
La RPA, qu’est-ce que c’est ?
Amélioration de
la qualité
Scalabilité
Augmentation de la
satisfaction
Productivité
(coûts)
14. Automatisation des notes de frais : La révolution des machines
POUR ALLER PLUS LOIN : LA RPA
Quels processus robotiser ?
Basées sur des
règles de décision
structurées
Ayant une
volumétrie &
récurrence élevées
Manipulant des
données
structurées
Stable: pas
d’évolutions du SI
prévues, comportant
peu d’exceptions…
Tâches manuelles
& répétitives
Processus
candidats
RPA
15. Automatisation des notes de frais : La révolution des machines
POUR ALLER PLUS LOIN : LA RPA
Comptabilisation
des provisions
Elaboration de bordereaux
de refacturation
Comptabilisation de la
refacturation
Calcul automatique
de « TCO »
Productivité
Qualité du processus
Satisfaction équipe
La refacturation des NdF entre
entités ou sociétés juridiques est
souvent chronophage et fastidieuse
pour les équipes. Un robot peut
générer automatiquement le
bordereau et le transmettre par
mail à l’entité / service concernés
Une fois le bordereau établi et
envoyé par le robot. Le comptable
peut le corriger, le valider. Le robot
reprend ensuite la main pour
récupérer la version finale et réaliser
les tâches de comptabilisation dans le
SI concerné
Le calcul automatique du coût total
d’un déplacement n’est pas toujours
chose aisée. Un robot pourrait
collecter l’ensemble des NdF
concernées, exploiter leurs données
en faisant appel à des algorithmes (IA)
et effectuer le calcul visé
Productivité
Qualité du processus
Satisfaction équipe
Productivité
Qualité du processus
Satisfaction équipe
Productivité
Qualité du processus
Satisfaction équipe
Exemples de use cases T&E
En fin de mois, les NdF en cours de
validation génèrent des provisions.
Un robot peut se charger de collecter
l’ensemble des NdF concernées dans
les solutions dédiées, les enregistrer
et les comptabiliser de manière
autonome dans l’ERP (SI comptable)
16. Automatisation des notes de frais : La révolution des machines
QUELLE DÉMARCHE SI JE SOUHAITE AUTOMATISER ?
Exemple de retour sur
investissement
17. Automatisation des notes de frais : La révolution des machines
RETROUVEZ-NOUS SUR NOS RÉSEAUX !
http://bit.ly/OdysseyLinkedin http://bit.ly/OdysseyTwitter http://bit.ly/OdysseyWebikeo
https://www.linkedin.com/
company/mobilexpense
https://www.mobilexpense.com/
18. Automatisation des notes de frais : La révolution des machines
Contact
141 rue Jules Guesde
92300 Levallois-Perret
contact@axys-odyssey.com
www.axys-odyssey.com
19. Automatisation des notes de frais : La révolution des machines
1. ANALYSE DES PROCESSUS
2. MISE EN ŒUVRE DES ROBOTS
3. AMÉLIORATION CONTINUE
Stratégie
RPA
Identification
d’opportunités RPA
Analyse et
éligibilité
Priorisation et
feuille de route
Design des assistants
digitaux
Réalisation & recette
fonctionnelle
Maintien en conditions
opérationnelles
Déploiement
agile
Monitoring & bilan de
performance
Recherche
d’optimisations
4. ACCOMPAGNEMENT AU CHANGEMENT
5. MISE EN PLACE DE LA GOUVERNANCE & PILOTAGE DE PROJET
Accompagnement Axys Consultants
