Tout le monde est intéressé à lancer un projet • Personne n’est intéressé à entendre parler de la fin d’un projet • Et pourtant, c’est à cette phase qu’échouent la plupart des projets Voici pourquoi il faut vous assurer de réussir à terminer vos projets en beauté

1. PRÉSENTE AU PMI LÉVIS-QUÉBEC
Terminer vos projets
en beauté
Le 29 mars 2001

2. Introduction
Des projets qui échouent
Terminer vos projets en beauté
TERMINER VOS PROJETS EN BEAUTÉ - INTRODUCTION
•Les faits
•Symptômes et effets

3. INTRODUCTION - LES FAITS
• Fait numéro 1 : Tout le monde est intéressé à
lancer un projet
• Fait numéro 2 : Personne n’est intéressé à entendre
parler de la fin d’un projet
• Fait numéro 3 : Et pourtant, c’est à cette phase
qu’échouent la plupart des projets
Voici pourquoi il faut vous assurer de réussir à
terminer vos projets en beauté !

4. INTRODUCTION - LES SYMPTÔMES
Les symptômes chez les organisations maîtrisant
mal la clôture de projet :
• Des projets flottants, ne se terminant jamais.
• Des projets qui se terminent sans que personne ne le
sache.
• Des projets qui se terminent dans les opérations.

5. INTRODUCTION - LES EFFETS
On remarque les effets suivants :
• Crée une culture où les projets ont peu de crédibilité.
• Cause un sentiment d’essoufflement à gérer des
projets interminables.
• Amène un abandon des ressources humaines à
s’impliquer aux projets.

6. Introduction
Des projets qui échouent
Terminer vos projets en beauté
• Certaines raisons
• Limiter le projet
TERMINER VOS PROJETS EN BEAUTÉ – DES PROJETS QUI ÉCHOUENT

7. DES PROJETS QUI ÉCHOUENT – CERTAINES RAISONS
Les projets flottants :
• La définition est incomplète.
• Les changements sont indéfinis.
• On évalue mal les délais causés par les changements.
Les projets qui se terminent mal :
• La clôture de projet se confond à la phase de réalisation.
• Le transfert des livrables se fait mal et est non documenté.
• Les ressources-projet sont retirées trop tôt.

8. DES PROJETS QUI ÉCHOUENT – LIMITER LE PROJET
• Ça passe par une bonne définition de projet.
• Ça passe par une bonne définition des livrables.
• Ça passe par un processus établi et communiqué de gestion des
changements.
• Ça passe par savoir dire NON aux « tant qu’à y être ».
Limiter le projet :

9. DES PROJETS QUI ÉCHOUENT – LIMITER LE PROJET
Une gestion du changement efficace ne suffit pas.
Il faut savoir limiter le projet !
Changements apportés au
projet
Projets d’amélioration
Avancement du projet

10. Introduction
Des projets qui échouent
Terminer vos projets en beauté
• Faire les activités au bon moment
• Le transfert des livrables
• L’échéancier propriétaire – un exemple
• Organiser la structure de découpage
• Les beaux effets
• D’autres outils
• Les critères d’intégration
• Le document de transfert des responsabilités
• Les dernières étapes
• L’essentiel
TERMINER VOS PROJETS EN BEAUTÉ

11. TERMINER VOS PROJETS EN BEAUTÉ - FAIRE LES ACTIVITÉS AU BON MOMENT
Vous est-il déjà arrivé de sentir que le projet
avait atterri dans vos opérations sans
préambule?

12. Transfert des livrables
• Intégrer les commentaires
des utilisateurs.
• Former les utilisateurs.
• Tester et roder le produit.
• Corriger et ajuster les
solutions.
Clôture du projet
• Clôturer les activités
administratives.
• Réaliser le post-mortem de
projet.
• Passer la responsabilité des
livrables aux opérations.
• Démanteler l’équipe de
projet.
TERMINER VOS PROJETS EN BEAUTÉ - LE TRANSFERT DES LIVRABLES

13. TERMINER VOS PROJETS EN BEAUTÉ - LE TRANSFERT DES LIVRABLES
Le transfert des livrables se fait en phase de réalisation et
se reflète dans un échéancier propriétaire.
Un échéancier propriétaire intègre toutes les activités
nécessaires au développement, à l’implantation et à la
montée en charge des livrables.
Initiation
Planification
Contrôle
Réalisation
Clôture
Début Fin
Effort
Effortdegestion
Temps
Correctifs

14. TERMINER VOS PROJETS EN BEAUTÉ - L’ÉCHÉANCIER PROPRIÉTAIRE
SÉQUENCE DE DÉMARRAGE USINE (d’après méthode MDI)
MISE EN ROUTE PRODUCTION
VÉRIFICATIONS
PRÉ-OPÉRATIONNELLES
ACCEP-
TATION
ESSAIS EN
CHARGE
PÉRIODE DE DÉMARRAGE
ÉQUIPE HMI **
ÉQUIPE DE
DÉMARRAGE
ENTRETIEN
OPÉRATIONS
- ESSAIS ET INSPECTIONS
SELON LES DEVIS
- FEUILLES DE VÉRIFICATION
- ESSAIS DE CONTINUITÉ
- ESSAIS HYDROSTATIQUES
ET PNEUMATIQUES
- REMPLISSAGE DES LUBRIFIANTS
- VÉRIFICATION DE ROTATION
- ALIGNEMENT À FROID
- NETTOYAGE DU CHANTIER
- RINÇAGE DES CONDUITES
- PRÉPARATION DE L'ÉQUIPEMENT
- ÉTALONNAGE
- VÉRIFiCATION DES CONTRÔLES
- AJUSTEMENT D'ALIGNEMENT
- AJUSTEMENT DES PROGRAMMES
- CORRECTION DES DÉFICIENCES
- ESSAIS À VIDE
* LÉGENDE: RÔLE PRINCIPAL SUPPORT / ASSISTANCE ** INCLUANT REPRÉSENTANTS DES FOURNISSEURS
FORMATION DU PERSONNEL
CONSTRUCTION
SUR DEMANDE
PROGRESSION DES TRAVAUX
SANTÉ SÉCURITÉ
ENVIRONNEMENT
.
INTRODUCTION
- SIGNATURE
DES
CERTI FICATS
ET TRANSFERT
- ESSAIS HYDRAULIQUES
DYNAMIQUES
- INTRODUCTIONS PRODUITS
CHIMIQUES
- ESSAIS FONCTIONNELS EN
CHARGE
- ESSAIS DE PER-
FORMANCE PAR
SYSTÈME
- AJUSTEMENTS
DIVERS ET
CORRECTIONS
- PÉRIODE DE
RODAGE
- INSPECTION ET
CORRECTION DES BRIS
OU DÉFECTUOSITÉS
SOUS GARANTIE
- MONTÉE EN RÉGIME
- AJUSTEMENT FINAL
POUR RENCONTRER
LES SPÉCIFICATIONS
QUALITÉ/QUANTITÉ
PRODUCTION
SELON LES
SPÉCIFICATIONS
PRODUCTION
INITIALE
CORRECTION DES DÉFICIENCES MINEURES
RESPONSABILITÉS*
ACTIONS PRINCIPALES
TRANSFERT
PAR
LOTDEREMISE
CERTIFICATDE
TRANSFERTPARTIEL
(PARLOTDEREMISE)
EXECUTIONINTEGRALE
ET
CERTIFICATD’EXECUTION
INTEGRALE
ACCEPTATION
FINALE
ESSAIS À
VIDE
- PREMIER PANNEAU
MONTÉE EN
RÉGIME
ET
EXECUTION
SUBSTANTIELLE
CERTIFICATD’EXECUTION
SUBSTANTIELLE

15. TERMINER VOS PROJETS EN BEAUTÉ - ORGANISER LA STRUCTURE DE
DÉCOUPAGE
Projet démarrage
usine
Gestion de projet
Gestion
RH
Gestion
communication
Gestion
contenu
Gestion
coûts
Gestion
délais
Gestion
risques
Exigences
contractuelles
Exigences
contractuelles
Essais en
laboratoire
Permis, env.,
règlement
Programme
corporatif
Fourniture
générale
Général
Formation
HM
Secteur
Programme durant
construction
Environnement
Aspects
légaux
Ressources
humaines
Santé
sécurité
Entretien
fourniture
Système
d’exploitation
Corporatif
Exigences
propriétaire
Exigences
propriétaire
Bâtiment
Services auxiliaires
Raffinoir et séchoir
Fournaise
Découpe peinture
Entrée Mat. Prem.
Politique
Équipement
protection
personnelle
Plan mesure
urgence
Brigade d’urgence
Sûreté et accueil
visiteurs
Protection incendie
Relation avec communauté
Hébergement et accueil
Plan maître des RH
Acquisition du personnel
Formation
Gestion des RH
Stratégie
Personnel de direction
Marketing
Financement
Activités des actionnaires
ISO 9002
Organigramme usine
Système informatique
Budget
Plan mesure urgence
Certificat autorisation MEF
Système de gestion
environnemental
Pièces de rechange
Matériel roulant
Outillage
Outils personnels
Huiles et lubrifiants
Consommables
et vrac
Bâtiment adm.
Atelier entretien
Magasin entrepôt
Communication
Entretien
Opération
Laboratoire
Achat
Sous-traitance

16. TERMINER VOS PROJETS EN BEAUTÉ - LES BEAUX EFFETS
Intégrer la montée en charge à la phase de
réalisation de vos projets permet :
• La prévention et la gestion des problèmes
opérationnels à l’intérieur du projet.
• L’intégration des expériences des ressources
fonctionnelles tôt dans le projet.
• L’intégration et l’estimation des activités de mise en
opération au plan de projet (tâches souvent sous-
estimées car non planifiées).
• D’éviter la perte de ressources-projet à la phase
cruciale de la mise en opération.

17. TERMINER VOS PROJETS EN BEAUTÉ - D’AUTRES OUTILS
Des outils privilégiés:
• Des critères d’intégration aux changements.
• Le document de transfert des responsabilités.
• Le post-mortem.
• Le meeting de clôture de projet.

18. TERMINER VOS PROJETS EN BEAUTÉ - LES CRITÈRES D’INTÉGRATION
Les critères d’intégration des changements
facilitent le choix des changements à intégrer au
projet :
• Doivent être déterminés à la phase de planification.
• Énumérer les fonctions essentielles.
• Valeur ajoutée et ROI minimum du changement
proposé.
• Ratio délais/valeur minimum pour justifier le
changement.
• Valoriser le coût des délais.

19. TERMINER VOS PROJETS EN BEAUTÉ - TRANSFERT DES RESPONSABILITÉS
Le document de transfert des responsabilités :
• Pour chaque livrable en phase de montée en charge,
nommer un responsable.
• S’assurer que toutes les informations reliées aux
livrables sont passées aux responsables.
• Si non complétion des correctifs, mettre une date de
complétion.
• Informer les gestionnaires fonctionnels du transfert
des responsabilités.

20. TERMINER VOS PROJETS EN BEAUTÉ - LES DERNIÈRES ÉTAPES
Le post-mortem et le meeting de clôture de projet :
• Tenir les ressources directes et indirectes informées
jusqu’à la fin du projet.
• Réaliser et publier un post-mortem pour tous vos
projets !
• Impliquer toutes les ressources au post-mortem.
• Célébrer la fin des projets !
Permet de marquer clairement le statut des
projets en cours ou terminés… sans équivoque.

21. TERMINER VOS PROJETS EN BEAUTÉ - L’ESSENTIEL
L’utilisation de ces outils contribuera
immanquablement à :
•Élargir la connaissance des projets dans l’entreprise
•Renforcer le positionnement des projets dans l’entreprise…
… Et améliorer la réputation des chefs de projets
qui les ont menés ! Merci.

22. MERCI AU PMI LÉVIS-QUÉBEC
Période d’échanges
Vous souhaitez me joindre ou avoir une copie:
Renée Thibeault, ing, PMP, conseillère principale
E : renee@ccdi.ca
T : 418.650.0620 ou 514.389.8072