SlideShare une entreprise Scribd logo
1  sur  42
Télécharger pour lire hors ligne
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           1




 
 
 
 
 
 
 
 
          Les 10 Etapes de la conduite de projet 
                              
 (Eléments méthodologiques pour la définition et la réalisation d’un 
              projet de communication basés sur le 
                                 
 Guide Méthodologique de la Conduite de Projet réalisé en 2009 par 
                          Envie d’Agir)

                                          
                                          
                                          
                                          
                                 Peter Stockinger 
                                          
                                INALCO – CFI 2012 
                                          
 
 
 
 
 
 




              Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
               Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           2


 
 
 
                                  Les 10 Etapes  
 
 
++++++++++++ Etapes 1 à 5 => DDP +++++++++++++++++++++ 
 
 
1/ Clarifier l’idée du projet 
 
 
2/ Faire l’état des lieux 
 
 
3/ Définir le contenu du projet (« Formaliser l’objet du 
projet »)  
 
 
4/ Bâtir le plan d’action et définir la structure de gestion du 
projet 
 
 
5/ Elaborer le budget prévisionnel 
 
 
+++++++++++ Etapes 1 à 5 => DDP +++++++++++++++++++++ 




              Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
               Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           3


 
 
 
 
++++++++++ Etape 6 à 10 => Réalisation du projet +++++++ 
 
 
6/ Trouver des partenaires 
 
 
7/ Réaliser et « piloter » le projet 
 
 
8/ Evaluer et Rendre Compte 
 
 
9/ Communiquer (= Valorisation, dissémination)  
 
 
10/ Prolonger l’action 
 
 
 
++++++++++ Etape 6 à 10 => Réalisation du projet +++++++ 
 
 
 




            Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
             Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet                      4


 
 
Rappel – Naissance d’un projet …. 
 

                                                    Projet




       Initiative             Initiative                   Demande/commande
    personnelle (ou        personnelle (ou                    d’un « maître
      collective)            collective)                     d’ouvrage » …

     pour lequel on        en réponse à un
    cherche un cadre       appel à projets
     favorable à la                                      … en interne               … externalisé
       réalisation
                                                          à l’intérieur               A l’adresse
                                                       d’une institution             d’une société
                                                          (entreprise,                externe (de
                                                          association,               conseil, …),
                                                          collectivité                   d’une
                                                        territoriale, …)            association, …

                                                                                                      
 
 




                   Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                    Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet                5


 
 
1/ Clarifier l’idée du projet 
 
 
C’est la première étape :  
 
Selon le contexte –  
 
   - « on » a envie, l’intention de monter un projet autour de …/ sur …/pour 
       … ; 
   - « on » veut/doit répondre à tel ou tel appel ; 
   - « on » dit répondre à une commande/demande de … 
 
 
 
1.1/ Réfléchir sur l’objet du projet, définir le « concept général » de l’objet/du 
produit :  
i) c’est quoi (intitulé et indication du type/genre) 
ii) quels sont ses traits généraux (« concept général) : il « ressemble à quoi ? quelles sont ses 
principales fonctions ? 
iii) son intérêt : son caractère innovant ? 
 
 
1.2) Se familiariser avec le contexte de l’éventuel projet : le public et les 
objectifs du projet, … 
 
 
1.3/ Faire le point sur les éventuels besoins (ressources humaines, matérielles 
et financières) 
 
 
1.4/ Rédiger un synopsis du projet (une « note de cadrage »). 
 
 




                    Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                     Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           6


 
 
1) Comment :  
 
   - Réunions de groupe : brainstorming (« grattage de méninges »), « focus 
      groupe » 
   - Recherche documentaire 
   - Enquêtes ponctuelles (collègues, personnes expérimentées, …) 
 
 
2) Résultat :  
 
   - Vision générale du projet 
 
 
3) Documentation :  
 
   - Synopsis du projet (« note de cadrage ») : document de 3 à 4 pages 
 
 




                Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                 Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           7


 
 
 
2/ Faire l’état des lieux 
 
 
Si l’idée, l’envie (étape 1) semble être suffisamment convaincante, il faut réunir 
tout un ensemble d’informations pour bâtir un projet viable, i.e. un projet qui a 
une chance d’être financé (soutenu) et réalisé …. 
 
 
 
 
2.1/ Le contexte du projet : le public, les habitudes, les besoins, …. 
 
 
2.2) Les objectifs 
 
 
2.3/ L’existant 
 
 
2.4/ Faisabilité et opportunité du projet. 
 
 
 
 




                 Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                  Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           8


 
2.1/ Spécifier, expliciter le contexte du projet : le public, attentes, besoins, …. 
 
 
1) le public (= le destinataire, le bénéficiaire, le client, …) 
 
2) les habitudes et attitudes (= traditions, pratiques, comportements, … : ce 
que le public fait, pense et comment il juge …) 
 
3) les besoins et les attentes, (= les manques, les désirs, … => « niches ») 
 
 
=> Etudes de marché (étude ponctuelle, observatoire, panel, …) ;  
=> Analyses de besoins 
 
1) Comment :  
    - Enquêtes, réunions de groupe,  
    - Recherche documentaire 
 
2) Résultat :  
    - Connaissance du public visé (« typologie » ; données quantitatives) et de 
       ses habitudes ;  
    - Typologie et hiérarchie des besoins définis et décrits 
 
3) Documentation :  
    - Rapport(s),  
    - Données qualitatives et quantitatives, 
    - Références,  
 




                 Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                  Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           9


 
2.2) Les objectifs 
 
 
1) les objectifs stratégiques de communication (= les « missions » du projet) 
 
2) les objectifs techniques de communication (= la ou les réalisations du 
projet) 
 
3) les objectifs de délai (= la durée pour réaliser les objectifs de 
communication) 
 
4) les objectifs de coûts (= les limites de dépenses, d’investissements) 
 
 
=> Analyse des objectifs 
 
1) Comment :  
    - Base : données des études de marché et des besoins  
    - Réunions de brainstorming 
    - Méthode particulière : méthode SMART – un objectif doit être –  
             « Specifique »  
             « Mesurable » 
             « Ambitieux » 
             « Réaliste »  
             « Temporel » 
 
2) Résultat :  
    - Typologie et hiérarchie des objectifs (définis, décrits et caractérisés) 
 
3) Documentation :  
    - Rapport/liste commentée des objectifs 
    - Références,  
 




                 Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                  Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           10


 
 
2.3/ L’existant 
 
 
 
1) Projets, programmes qui existent déjà et 1) qu’il faudrait modifier, 
améliorer, adapter, … pour les faire correspondre aux objectifs du projet 
=> Analyse de l’existant 
 
 
2) Projets, programmes qui existent déjà et 2) dont on peut s’inspirer, qui peut 
servir de « levier »  
=> Méthode du Benchmarking (« étalonnage ») : comparer les réalisations de 
son projet avec celles d’autres projets, programmes, … 
 
 
3) Compétences métier et savoir‐faire utiles (et pouvant être utilisés pour la 
réalisation du projet) 
 
 
4) Codes de bonnes pratiques à prendre en considération/à respecter (lois, 
règles, standards, coutumes, …) 
=> Etudes des bonnes pratiques 
 




                Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                 Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           11


 
 
 
1) Comment :  
 
   - Base : résultats de l’étude de marché et des objectifs 
   - Recherches documentaires ; veille d’information ; annuaires et réseaux 
      professionnels, …. 
   - Réunions de groupe ; 
 
 
2) Résultat :  
 
   - Pour 1) : connaissances des modifications, adaptations, … à réaliser 
    - Pour 2) : connaissances de projets/programmes pouvant servir de 
      référentiel et, éventuellement, système de benchmarking 
    - Pour 3) : identification de personnes, (organismes, sociétés, …) ou de 
      sources d’information pertinentes 
    - Pour 4) : connaissances des règles, lois, etc. à respecter éventuellement 
 
 
 
3) Documentation :  
 
    - Rapports/listes commentés, 
    - Références bibliographiques/webographiques 
 
 




                 Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                  Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           12


 
 
 
 
2.4/ Faisabilité et opportunité 
 
 
 
1) Le projet est‐il réalisable et/ou opportun ? (en comparant avec l’existant, 
quelles sont les chances du projet de réaliser/ne pas réaliser ses objectifs ?) 
=> Etude de faisabilité (technique, budgétaire, …) et d’opportunité 
 
 
 
 
2) Qu’apporte le projet ce que les autres n’apporte pas ? (quelles sont les 
caractéristiques qui distinguent positivement le projet d’autres 
projets/programmes, actions, …) 
=> Analyse de la valeur « ajoutée » du projet 




                 Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                  Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           13


 
1) Comment :  
 
   - Base : résultats de l’étude de marché, des objectifs et de l’existant 
   - Réunions de groupe et « simulations sur papier » 
   - Méthode particulière : 1) méthode SWOT – analyser le projet par rapport 
      à ses : 
             « Strengths » (Forces) 
             « Weaknesses » (Faiblesses) 
             « Opportunities » (Opportunités) 
             « Threats » (Menaces) 
    - Méthode particulière : 2) méthode PESTEL – analyser les 
      opportunités/menaces du projet par rapport à l’environnement ‐ 
             « Politique »  (opportunité/menace) ; 
             « Economique » (opportunité/menace) ; 
             « Socioculturel » (opportunité/menace) ; 
             « Technologique » (opportunité/menace) ; 
             « Ecologique » (opportunité/menace) ; 
             « Législation » (opportunité/menace) ; 
    - Recherche documentaire et veille d’information 
 
 
2) Résultat :  
 
    - Analyse matricielle SWOT avec les deux axes (éventuellement : Analyse 
      matricielle PESTEL (opportunité/menace ) ; 
    - Argumentaire pour défendre la faisabilité, l’opportunité et la valeur 
      ajoutée du projet 
    - Argumentaire également montrant la prise en compte d’éventuels 
      risques, … 
 
 
3) Documentation :  
 
    - Rapport (analyses, argumentaires) 
    - Références bibliographiques, webographiques,  
 




                Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                 Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet                 14


 
 
3/ Définir le contenu du projet (« Formaliser le projet ») 
 
 
1/ Objet d’un projet de communication – Rappel : 
 

                                       Objet d’un projet de 
                                         communication

    Evénement (salon,
    fête, spectacle,                                                             « Solution
    exposition…                                                                  pérenne »
                                                                                 (institution)




                           Support de                  Service
                           communication
                                                       (de traduction, de
                           (livre, journal, site       rédaction,
                           web, …)                     d’accompagnement,
                                                       De veille, …)



                                                                                                   
 




                  Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                   Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           15


 
 
 
 
2/ Définition/description de l’objet :  
 
=> « Product design » (au sens large du terme, i.e. au sens de 
« produit/service » de communication) 
 
=> « Conception du produit » 
 
 
Note : la conception du produit/de l’objet se réalise, habituellement, en deux 
temps : 
 
‐ Première étape : Conception générale – avant le lancement du projet ; 
 
‐ Deuxième étape : Conception détaillée (suivi de sa réalisation à proprement 
parler) – pendant la réalisation du projet 
 
=> La conception générale – qui doit être suffisamment précise – fait partie du 
Dossier de présentation, du Dossier technique 
 
=> La conception détaillée constitue, normalement, une activité spécifique lors 
de la réalisation du projet 
 




                Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                 Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           16


 
3) 3 types de « Modèle » ou « Scénario » pour définir et décrire l’objet d’un 
projet (i.e. un événement, un support, un service, …) 
 
 
 
1/ Modèle d’organisation (« organigramme », « structure » ; modèle 
structural) 
 
 
2/ Modèle fonctionnel (de prestation) : ce que l’objet propose, offre au public 
et comment cela corrobore avec les objectifs du projet  
 
 
3/ Modèle d’appropriation (« Use cases »): comment le public peut en jouir, 
peut « consommer » l’objet du projet et comment cela corrobore avec les 
objectifs 
 
 
 




                Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                 Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           17


 
 
 
1/ Modèle d’organisation (« organigramme », « structure », …) 
 
D’une manière très simple : 
 
   1. Les différents éléments qui composent l’objet ; 
    
   2. Intégration de ces éléments en un tout (organigramme, scenario, 
      parcours,  
 
   3. Forme (visuelle, audiovisuelle) du tout. 
 
 
Exemples :   
 
   - Un site web : pages/rubriques d’un site +  
    
   - Un documentaire : séquences filmées + musique, … + storyboard 
 
   - Une fête : contributions + activités + parcours (agencement temporel) 
 
   - Un service de traduction/rédaction : activités spécifiques + organisation 
       dans le temps 
 
   - Une association : activités + comités/organigramme  
 
 
Outils de représentation : graphiques 
 
   1. Arborescent (site web, ouvrage, institution, …) 
   2. Piste/bande temporelle (film) 
   3. « Chemin de fer » (ouvrage, journal, magazine, …) 
   4. Diagrammes d’action (événement, service, …) 
   5. …. 
 




                Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                 Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           18


 
 
 
2/ Modèle fonctionnel (« diagramme prestation/objectif ») 
 
 
D’une manière très simple 
 
 
Intitulé/type  Prestation/offre             Public et objectifs du projet 
de l’objet      
1                                            
2                                            
3                                            
 
 
 
 
 
 
 
 
 




                Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                 Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           19


 
 
 
 
3/ Modèle d’appropriation/de consommation (« scénario d’usage ») 
 
Définir les usages possibles de l’objet (et évaluer en relation avec les objectifs) 
    
 
Usage 1                                       
             Intitulé de l’usage              
             
            Rôles/participants                        Qui est concerné par l’usage 
             
            Description de l’usage                     
             
            Objectif de l’usage                        
             
            Description d’un scénario                 Exemple concret de l’usage 
            d’usage concret                           identifié 
             
                                                       
 
 




                 Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                  Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           20


 
4/ Bâtir le plan d’action (Définir la structure de gestion du projet) 
 

La réalisation  du projet nécessite l'utilisation d'outils appropriés : 

 

 

              

             4.1) Organigramme technique du projet (OTP) 

              

             4.2) Description et planification temporelle des lots de travail (tâches du projet). 

              

             4.3) Définition de la structure de gestion du projet 

              
 
 



                                         Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                                          Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet                          21


 
 
 
4.1) Organigramme technique du projet (OTP) 
 
A) Décomposition du projet en activités et tâches de travail : 
 
Tout projet est composé d’un ensemble d’activités identifiées/regroupées sous forme de « tâches de travail » ou « lots de 
travail » (« work package »  ‐ WP – en anglais) : 
 
     • qui entretiennent des relations fonctionnelles entre elles (i.e. il y a des dépendances entre les différentes activités) 
     • qui doivent être réalisées (avec succès) à un moment précis pendant la durée du projet 
 
 
Il faut donc : 
 
     1.  identifier les principales tâches/activités du projet et, éventuellement, les décomposer en des sous‐tâches plus 
        spécialisées ; 
      
     2. définir les dépendances entre les différentes tâches/activités (méthode PERT); 
 
     3. définir le calendrier de réalisation pour chaque tâche/activité (méthode GANTT) 
 
 
 
 
                                       Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                                        Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet                  22


 
 
B) Types de tâche/activités d’un projet : 
 
En règle générale, tout projet est composé de plusieurs grands types de tâches/activités : 
 
A) La ou les tâches techniques du projet 
1/ la tâche/sous‐tâche de conception et de spécification détaillée de l’objet (de l’événement, du support, …) 
2/ la tâche/sous‐tâche réalisation de l’objet 
3/ la tâche/sous‐tâche de test et de validation 
4/ éventuellement la tâche/sous‐tâche de modification 
 
B) La ou les tâches de prise en compte/du suivi de l’environnement du projet 
1/ la tâche/sous‐tâche relatives au public (bénéficiaires, destinataires du projet) 
2/ la tâche/sous‐tâche relatives aux parties prenantes et autres acteurs 
 
C) La ou les tâches de communication, valorisation et capitalisation 
1/ la tâche/sous‐tâche pour parler du projet, disséminer ses résultats, … 
2/ la tâche/sous‐tâche pour capitaliser les expériences,  
… 
 
D) La tâche du pilotage du projet 
1/ la sous‐tâche du suivi/du pilotage « interne » du projet (technique, humain, financier, …) 
2/ la sous‐tâche du suivi/du pilotage « externe » du projet (avec le maître d’ouvrage, les parties prenantes, les 
bénéficiaires, les publics potentiels) 
 
                                       Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                                        Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet                                     23


 
C) Décomposition technique de toutes ces tâches/activités 
 
   • soit sous forme de graphe arborescent (cf. exemple ci‐après); 
    
   • soit sous forme d’un tableau analytique. 
 
                                                               Projet X




       Activités de conception-        Activités de prise en                          Activités de          Activités de gestion du
          réalisation de ….           compte du contexte du                        communication,                   projet
                                            projet …                                valorisation et
                                                                                capitalisation du projet




                                                                                                                                       




                                     Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                                      Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet                                            24



 

4.2) Description et planification temporelle des lots de travail (tâches du projet). 
 
Description de chaque tâche 
 
    1.   Responsable de la tâche :  
    2.   Objectif général de la tâche :  
    3.   Description synthétique du travail à réaliser :  
    4.   Durée de la tâche et période de sa réalisation :  
    5.   Jalons pour cette tâche (et permettant donc d’évaluer sa progression) :  
    6.   Description détaillée : 
    7.   Livrables pour cette tâche 
    8.   Relation fonctionnelle : 1/tâche(s) dont celle‐ci dépend (qui lui sert d’ « input ») et 2/ tâche(s) pour lesquelles celle‐ci est importante 
 
 
Calendrier du projet : diagramme GANTT (simple) 
 
Calendrier + dépendances fonctionnelles (+ « battements », i.e. temps libre à gérer) : diagramme PERT 
 
 
 
 




                                                Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                                                 Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet                                            25


 
                                                                                  Exemple : 

                                                                  TACHE X  DU PROJET … : INTITULE 
       1.    Responsable de la tâche :  
       2.    Objectif général de la tâche :  
       3.    Description synthétique du travail à réaliser :  
       4.    Durée de la tâche : 12 mois – de T‐0 à T‐12 
       5.    Points stratégiques devant être traiter d’une manière satisfaisante par la tâche (et permettant donc d’évaluer sa progression) :  
       6.    Description détaillée : 

     Sous‐Tâche               Objectifs            Résumé des activités et des               Risques/solutions de              Jalons             Durée 
                                                     méthodes employées                             repli  
                                                                
                                                                                                                                               T‐0 – T‐12 
    Sous‐tâche X.1 
            
        « … » 
            
    Sous‐tâche X.2                                                                                                                             T‐4 – T‐12 
 
           « … » 
        
       7. Livrables pour cette tâche 
       8. Relation fonctionnelle : 1/tâche(s) dont celle‐ci dépend (qui lui sert d’ « input ») et 2/ tâche(s) pour lesquelles celle‐ci est importante 
        
            N°             Type de livrable        Intitulé provisoire                         Contenu                       Identifiant du      Date de 
                                                                                                                                livrable        fourniture 
                                                                                                                                                      
             1            Rapport technique                                                                                      RT 01         T12 
             2             Ressource enligne                                                                                     RE 01         T12



                                                      Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                                                       Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet                                                                     26


 
 
GANTT – Diagramme  
 
                         1st year                                                     2nd Year                                              3rd Year
                                             1   1   1    1     1        1   1    1    1     1   2   2   2   2   2   2   2    2     2   2    3    3     3    3   3   3   3
    1   2   3   4    5    6     7   8   9
                                             0   1   2    3     4        5   6    7    8     9   0   1   2   3   4   5   6    7     8   9    0    1     2    3   4   5   6



                                                                                 T0: Management


                T1
        T1.1
        T1.2
                         T1.3


                                                         T2
                                                 T2.1
                                                         T2.2
                                                                             T2.3


                                                                    T3
                                                         T3.1
                                                                T3.2
                                                                T3.3
                                                                                      T3.4


                                                                                                                             T4
                                                                                                                             T4.1
                                                                                                                                    T4.2
                                                                                                                                        T4.3


                                                                                                                                                        T5
                                                                                                                                                 T5.1
                                                                                                                                                  T5.2
                                                                                                                                                        T5.3


                                             1   1   1    1     1        1   1    1    1     1   2   2   2   2   2   2   2    2     2   2    3    3     3    3   3   3   3
    1   2   3   4    5    6     7   8   9
                                             0   1   2    3     4        5   6    7    8     9   0   1   2   3   4   5   6    7     8   9    0    1     2    3   4   5   6
                         1st year                                                     2nd Year                                              3rd Year
                                                                    (Figure 3.1: GANTT diagram)
 
 
 
 




                                    Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                                     Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet               27


 
 

3) Définir structure et méthodes de gestion du projet. 
 
 
 
 
1) Définir les équipes et les responsabilités 
 
2) Définir et décrire les méthodes de travail adopté dans le projet : 
  
       • Réunions (type, périodicité), 
       • Documents (types, émissions, diffusion) 
       • Les normes internes : 
 
3) Définir un système de reporting interne et externe (et avec le maître d’ouvrage). 
 
4) Définir un plan de qualité (de vérification, de tests, … d’avancement de réalisation de 
l’objet ; de gestion de risques et de litiges, …) 
 
 
 
 
 




                   Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                    Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet                        28


 
 
 
 
 
 
5/ Elaborer le budget prévisionnel 
 
 
                        Dépenses              Euros                Recettes TTC            Euros 
                             
Personnel                                                                               
                                                                                        
Missions                                                                                
                                                                                        
Equipement                                                                              
                                                                                        
Fonctionnement                                                                          
                                                                                        
(Logistique)                                                                            
                                                                                        
 
 
Autres postes :  
 
Traduction,  
Communication, 
… 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
                Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                 Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           29


 
 
 
 
6/ Trouver des partenaires 
 
 
Typologie : 
 
   • Soutien financier : Mécène, Sponsor, Subvention, Prix, … 
 
   • Aide en nature 
 
   • Parrainage médiatique 
 
   • Conseil 
 
   • Caution morale 
 
 
 
Procédures pour trouver des financements (selon le contexte qui a donné 
naissance au projet …) 
 
   1. « Démarchage » (vous faites des propositions) 
 
   2. Appel à projet (vous répondez à une proposition) 
 
 
 
 
 




               Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           30


 
7/ Réaliser et « piloter » un projet 
 
 
Une fois le dossier technique accepté, les financements nécessaires trouvés et 
le contrat de mise en œuvre signé, le projet peut entrer réellement dans la 
phase de sa réalisation. 
 
 
Réalisation du projet veut bien dire : 
 
     
    1. Réalisation de l’objet du projet 
     
    2. en conformité à la description fourni dans le dossier technique et pour 
       lequel un contrat de réalisation a été signé entre le porteur du projet et 
       son maître d’ouvrage. 
 
 
 
 
Les données de référence principales ici sont : 
 
 
 
1/ la description de l’objet du projet ; 
 
2/ la description des tâches et le diagramme de GANTT (ou PERT) 
 
3/ la description de la structure du management du projet 
 
 
 




                 Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                  Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           31


 
 
La réalisation/ une activité de réalisation : 
 
 
   1. se fait en équipe ou seul(e), 
    
   2. elle s’inscrit obligatoirement dans une tâche identifiée dans le dossier 
       de présentation, 
 
   3. elle doit être conforme à ce qui est décrite dans la tâche, 
 
   4. elle doit se mettre en œuvre au moment précis identifié dans le 
       diagramme de GANTT, 
 
   5. elle doit avoir comme résultat le ou les livrables (la fourniture) annoncés 
       dans le dossier de présentation, 
 
   6. elle doit être documentée selon le reporting system établi pour le 
       projet, 
 
    7. elle doit être présentée et évaluée selon le plan de qualité établi par le 
       chef de projet, 
 
    8. elle donne lieu à rémunération selon le budget fixé une fois seulement 
       qu’elle est terminée avec succès (i.e. d’une manière conforme au 
       dossier de présentation). 
 
 
 
 
 
 
 
 




                 Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                  Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           32


 
 
 
La réalisation pour le chef du projet (le « manager » ou le responsable) veut 
dire surtout …. 
 
 
 
7.1/ Le pilotage « technique » du projet 
 
 
7.2) Le pilotage « stratégique » (« politique ») du projet 
 
 
7.3/ La gestion des ressources humaines 
 
 
7.4/ La gestion comptable du projet 
 
 
7.5/ La gestion de litiges 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 




                 Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                  Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           33


 
 
Quelques points importants pour un « bon » pilotage : 
 
 
A) Réunions 
 
1/ Pour démarrer officiellement le projet, organiser une réunion de 
lancement du projet (« kickoff meeting ») 
 
La réunion de lancement (1 à 2 jours, selon le cas) doit se faire en présence de 
tous les acteurs impliqués au projet.  
 
Il permet de clarifier tous les points essentiels relatifs au projet. En général, le 
responsable du projet aborde, seul ou avec les différents acteurs concernés, les 
points suivants : 
 
    1. Rappel du contexte du projet (contenu, objectifs, périmètre, enjeux, …) ; 
    2. Les grandes tâches à réaliser, le plan qualité décidé et les 
       responsabilités ; 
    3. Question de gestion et de suivi : tableau de bord (accessible aux acteurs 
       du projet) et reprenant la définition/description des tâches ainsi que le 
       calendrier ; système de reporting interne, fourniture des livrables ; 
       réunions régulières, gestion d’éventuels litiges, … ; 
    4. Question relative à la gestion comptable du projet ; 
    5. Le planning des actions à mener pendant la période entre la réunion de 
       lancement jusqu’à la prochaine réunion : liste d’actions + calendrier + 
       responsabilités 
    6. Questions ouvertes, discussions,  
    7. … 
 
 (plus d’informations) 
 
2/ Réunions régulières 
 
Différents types de réunions : 
    - Réunion de coordination du projet (de son suivi, de sa gestion) ; 
    - Réunion de travail consacré à la réalisation de l’objet 
    - Réunion avec partenaires du projet : public, parties prenantes, …. 
 
                 Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                  Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           34


 
 
 
 
B) Reporting system 
 
   • Documents (rapports « internes ») présentant l’avancement du travail 
      (« management report ») 
   • Documents financiers 
   • Documents techniques 
   • autre 
 
 
Le reporting system : 
 
   • doit être rappelé lors du kickoff meeting 
    
   • doit être installé par le responsable du projet et rendu accessible à tous 
      les acteurs (système de gestion documentaire) 
 
   • doit être vérifiés dans toutes les autres réunions de coordination du 
      projet 
 
   • doit être assumé par tous les acteurs du projet 
 
 




                 Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                  Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           35


 
C) Budget 
 
1/ Créer un compte bancaire pour le projet ! 
2/ Utilisation du budget conforme à la définition de son emploi pour 
permettre la réalisation du projet 
3/ Confier la gestion budgétaire, si possible, à un agent comptable 
4/ Méthodes  
 
 
Le budget et sa gestion 
 
   • constitue un thème dans chaque réunion ; 
    
   • lors du kick off meeting, le responsable rappelle sa structure ; les 
       dépenses pouvant être effectuées quand, pour quel poste et à quelle 
       hauteur 
 
   • attention : chaque dépense doit être justifiée et documentée !! 
 
   • dans des projets qui ont durée de vie plus longue (2 and ou +), des 
       rapports financiers intermédiaires sont normalement demandés au 
       responsable du projet ; 
 
   • d’une manière plus générale, une analyse périodique de l’évolution des 
       coûts et un reporting financier périodique est fort recommandé ; 
 
   • à la fin du projet un audit peu être réalisé ; 
 
   • dans des projets plus importants, le maître d’ouvrage retient jusqu’à 10% 
       du budget global qui ne seront versés au maître d’œuvre une fois le 
       rapport financier final validé par le maître d’œuvre …. 
 




                Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                 Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           36


 
 
D) Questions juridiques 
 
Attention 
 
   • Le chef de projet et l’institution (association, fondation, société, …) qu’il 
      représente), sont juridiquement responsables (le contrat défini les 
      responsabilités !) 
 
   • Il est recommandé de s’assurer d’un conseil juridique 
 
   • Dans des projets internationaux, il faut également s’assurer de la 
      législation des pays concernés ainsi que déterminer laquelle, en cas de 
      litige prévaut … 
 
 
 
 
 
 

     
 
 
 




                 Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                  Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           37


 
 
 
8/ Evaluer et Rendre Compte 
 
Tout projet doit réaliser une conformité aux spécifications données dans le 
dossier de présentation (le DDP) qui devient le document de référence, une fois 
le contrat de réalisation signé ! 
 
 
La conformité : 
 
    1. du produit (de l’objet du projet) 
     
    2. du budget (des dépenses et des recettes) 
 
 
La conformité du produit (de l’objet) : 
 
    - Technique (selon sa définition dans le dossier de présentation) ; 
     
    - Fonctionnelle (satisfaction du public visé, comme décrit dans le dossier 
       de présentation) 
 
 
Méthodes : 
    - mise en œuvre du plan de qualité défini dans le dossier de présentation 
       (tests, vérifications, …) 
     
    - documentation régulière (cf. reporting system ; chapitre 7) 
 




                Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                 Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           38


 
 
A) « Plan qualité » 
 
      1. Méthodes et/ou procédures de validation de l’avancement du projet 
    
      2. Méthode/procédures de gestion de risques et d’obstacles 
    
      3. Méthodes/procédures de gestion d’éventuels délais/dépassements 
          budgétaires  
 
 
Les méthodes de qualité : 
 
   - doivent être rappelées lors du kickoff meeting ; 
    
   - doivent être assumées par tous les acteurs notamment dans leur travail 
       de réalisation de l’objet du projet (qualité de l’objet, conformité de 
       l’objet réalisé à sa définition, …) ; 
 
   - doivent être mises en œuvre pour toutes les tâches et constituer un 
       chapitre particulier dans les « management reports » 
 




                Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                 Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           39


 
 
B) Attention à certaines « maladies de projet » 
 
 
   - tentation de perfectionnisme ;  
    
   - érosion des activités ;  
 
   - absence de prise de responsabilité réelle,  
 
   - le « projet choc sans/malgré le public, … 
 
   - etc. 
 
 
 
Toutes ces « maladies » peuvent entraîner des dépassements des délais, une 
baisse de la qualité du travail effectué, … voir l’arrêt du projet …. 
 
 




                Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                 Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           40


 
 
 
 
 
9/ Communiquer (= Valorisation, dissémination)  
 
Tour projet doit communiquer sur lui, son travail, ses objectifs, ses réalisations, 
… afin de : 
 
 
   - Valoriser son travail ; 
    
   - Transmettre et partager ses connaissances et savoir‐faire ; 
 
   - Servir d’ « incubateur » pour d’autres projets/programmes ; 
 
   - Attirer sur lui l’intérêt d’investisseurs éventuels ; 
 
   - ... 
 
 
Possibilités très variées pour communiquer 
 
   - Conférences, colloques, … 
    
   - Médias (journaux, …) 
 
   - Internet et médias sociaux 
 
   - Communication directe (flyer, prospectus, mailing, …) 
 
 
 
Attention : en général, on demande un effort de communication à tout 
responsable de projet 
 
 
 
 
                 Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                  Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           41


 
 
 
 
10/ Prolonger l’action 
 
 
Un projet connaît un début et une fin, mais ses résultats et conséquences 
dépassent, bien sûr, sa durée de vie 
 
 
Deux aspects à prendre ici en considération : 
 
   1) Pérennisation des résultats du projet (pour le public visé, …) grâce à  
    
      • de nouveaux financements,  
    
      • une prise en main par une institution,  
       
      • la création d’une structure plus pérenne (association, ….) 
    
    
   2) Capitalisation de l’expérience acquise grâce au projet, sous forme de 
      gestion : 
       
      • de la notoriété du profil professionnel de tel ou tel acteur engagé 
         dans le projet,  
       
      • du « plan de carrière » professionnel. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
                 Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
                  Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet           42


 




    Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) –
     Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)

Contenu connexe

En vedette

C est l_amour
C est l_amourC est l_amour
C est l_amour
Rong Reu
 
Présentation de roch wamytan au séminaire régional c24 mai 2013 ecuador
Présentation de roch wamytan au séminaire régional c24 mai 2013 ecuadorPrésentation de roch wamytan au séminaire régional c24 mai 2013 ecuador
Présentation de roch wamytan au séminaire régional c24 mai 2013 ecuador
Kanaky On Line
 

En vedette (19)

Copil HAS v2014 30.10.2014
Copil HAS v2014 30.10.2014Copil HAS v2014 30.10.2014
Copil HAS v2014 30.10.2014
 
Définition du Management de Projet
Définition du Management de ProjetDéfinition du Management de Projet
Définition du Management de Projet
 
Les fondamentaux du Management de Projet
Les fondamentaux du Management de ProjetLes fondamentaux du Management de Projet
Les fondamentaux du Management de Projet
 
Expérience 9 - Animer une équipe dans une petite structure
Expérience 9 - Animer une équipe dans une petite structure Expérience 9 - Animer une équipe dans une petite structure
Expérience 9 - Animer une équipe dans une petite structure
 
A la recherche du statut juridique le plus approprié...
A la recherche du statut juridique le plus approprié... A la recherche du statut juridique le plus approprié...
A la recherche du statut juridique le plus approprié...
 
Les 4 phases du management de projet
Les 4 phases du management de projetLes 4 phases du management de projet
Les 4 phases du management de projet
 
Les différentes phases d’un projet - La phase d’initialisation
Les différentes phases d’un projet - La phase d’initialisationLes différentes phases d’un projet - La phase d’initialisation
Les différentes phases d’un projet - La phase d’initialisation
 
Management de Projet: piloter, animer, conduire des projets
Management de Projet: piloter, animer, conduire des projetsManagement de Projet: piloter, animer, conduire des projets
Management de Projet: piloter, animer, conduire des projets
 
Project place
Project placeProject place
Project place
 
Communication d'entreprise et réseaux sociaux : comment travailler son e-répu...
Communication d'entreprise et réseaux sociaux : comment travailler son e-répu...Communication d'entreprise et réseaux sociaux : comment travailler son e-répu...
Communication d'entreprise et réseaux sociaux : comment travailler son e-répu...
 
Holy quran full
Holy quran fullHoly quran full
Holy quran full
 
Javier miragall esquemes
Javier miragall esquemesJavier miragall esquemes
Javier miragall esquemes
 
Viadeo Student Challenge - Demi-Finaliste
Viadeo Student Challenge - Demi-FinalisteViadeo Student Challenge - Demi-Finaliste
Viadeo Student Challenge - Demi-Finaliste
 
C est l_amour
C est l_amourC est l_amour
C est l_amour
 
Nevera Smeg FAB28RG1
Nevera Smeg FAB28RG1Nevera Smeg FAB28RG1
Nevera Smeg FAB28RG1
 
Ecrire avec les tic
Ecrire avec les ticEcrire avec les tic
Ecrire avec les tic
 
Jornal
JornalJornal
Jornal
 
Emarketing : quelc changement pour le marketing
Emarketing : quelc changement pour le marketingEmarketing : quelc changement pour le marketing
Emarketing : quelc changement pour le marketing
 
Présentation de roch wamytan au séminaire régional c24 mai 2013 ecuador
Présentation de roch wamytan au séminaire régional c24 mai 2013 ecuadorPrésentation de roch wamytan au séminaire régional c24 mai 2013 ecuador
Présentation de roch wamytan au séminaire régional c24 mai 2013 ecuador
 

Similaire à 10 etapes resume_24_11_2011

projet professionel
projet professionelprojet professionel
projet professionel
elielaucher
 

Similaire à 10 etapes resume_24_11_2011 (20)

Semaine internationale entrepreneuriat_eivp_2018_vf
Semaine internationale entrepreneuriat_eivp_2018_vfSemaine internationale entrepreneuriat_eivp_2018_vf
Semaine internationale entrepreneuriat_eivp_2018_vf
 
Fiche d information_projet_pro
Fiche d information_projet_proFiche d information_projet_pro
Fiche d information_projet_pro
 
Favoriser l'émergence de l'intelligence collective dans les équipes projet
Favoriser l'émergence de l'intelligence collective dans les équipes projetFavoriser l'émergence de l'intelligence collective dans les équipes projet
Favoriser l'émergence de l'intelligence collective dans les équipes projet
 
Eportfolio explorcamp
Eportfolio explorcampEportfolio explorcamp
Eportfolio explorcamp
 
Séance 1 : Gestion de projets 2.0
Séance 1 : Gestion de projets 2.0  Séance 1 : Gestion de projets 2.0
Séance 1 : Gestion de projets 2.0
 
Performance collective de l' equipe projet
Performance collective de l' equipe projetPerformance collective de l' equipe projet
Performance collective de l' equipe projet
 
Rapport d’activité de la 27e Région - 2012
Rapport d’activité de la 27e Région - 2012Rapport d’activité de la 27e Région - 2012
Rapport d’activité de la 27e Région - 2012
 
Stereolux // Bilan 2012 du Laboratoires arts et technologies
Stereolux // Bilan 2012 du Laboratoires arts et technologiesStereolux // Bilan 2012 du Laboratoires arts et technologies
Stereolux // Bilan 2012 du Laboratoires arts et technologies
 
Eportfolio
EportfolioEportfolio
Eportfolio
 
Etwinning
EtwinningEtwinning
Etwinning
 
Etwinning
EtwinningEtwinning
Etwinning
 
Réussir la création de votre site Internet : les étapes du cahier des charges...
Réussir la création de votre site Internet : les étapes du cahier des charges...Réussir la création de votre site Internet : les étapes du cahier des charges...
Réussir la création de votre site Internet : les étapes du cahier des charges...
 
Vers une approche praxéologique du design
Vers une approche praxéologique du designVers une approche praxéologique du design
Vers une approche praxéologique du design
 
Le rôle de l’ANPR dans le renforcement de la participation de la Tunisie dans...
Le rôle de l’ANPR dans le renforcement de la participation de la Tunisie dans...Le rôle de l’ANPR dans le renforcement de la participation de la Tunisie dans...
Le rôle de l’ANPR dans le renforcement de la participation de la Tunisie dans...
 
Eportfolio samawi Bouchaib
Eportfolio samawi BouchaibEportfolio samawi Bouchaib
Eportfolio samawi Bouchaib
 
projet professionel
projet professionelprojet professionel
projet professionel
 
SID & Conduite de projet (cours 1)
SID & Conduite de projet (cours 1)SID & Conduite de projet (cours 1)
SID & Conduite de projet (cours 1)
 
Workshop SDC - Cours Outils supports à la coordination 2016
Workshop SDC - Cours Outils supports à la coordination 2016Workshop SDC - Cours Outils supports à la coordination 2016
Workshop SDC - Cours Outils supports à la coordination 2016
 
Le design UX
Le design UXLe design UX
Le design UX
 
Etwin4
Etwin4Etwin4
Etwin4
 

Dernier

Dernier (11)

Texte avec différentes critiques positives, négatives ou mitigées
Texte avec différentes critiques positives, négatives ou mitigéesTexte avec différentes critiques positives, négatives ou mitigées
Texte avec différentes critiques positives, négatives ou mitigées
 
Fiche de vocabulaire pour faire une appréciation
Fiche de vocabulaire pour faire une appréciationFiche de vocabulaire pour faire une appréciation
Fiche de vocabulaire pour faire une appréciation
 
Les débuts de la collection "Le livre de poche"
Les débuts de la collection "Le livre de poche"Les débuts de la collection "Le livre de poche"
Les débuts de la collection "Le livre de poche"
 
Quitter la nuit. pptx
Quitter        la             nuit.   pptxQuitter        la             nuit.   pptx
Quitter la nuit. pptx
 
Nathanaëlle Herbelin.pptx Peintre française
Nathanaëlle Herbelin.pptx Peintre françaiseNathanaëlle Herbelin.pptx Peintre française
Nathanaëlle Herbelin.pptx Peintre française
 
GHASSOUB _Seance 3_ measurement and evaluation in education.pptx
GHASSOUB _Seance 3_ measurement and evaluation in education.pptxGHASSOUB _Seance 3_ measurement and evaluation in education.pptx
GHASSOUB _Seance 3_ measurement and evaluation in education.pptx
 
rapport de stage gros oeuvre_compressed.pdf
rapport de stage gros oeuvre_compressed.pdfrapport de stage gros oeuvre_compressed.pdf
rapport de stage gros oeuvre_compressed.pdf
 
Àma Gloria.pptx Un film tourné au Cap Vert et en France
Àma Gloria.pptx   Un film tourné au Cap Vert et en FranceÀma Gloria.pptx   Un film tourné au Cap Vert et en France
Àma Gloria.pptx Un film tourné au Cap Vert et en France
 
Un petit coin etwinning- Au fil des cultures urbaines
Un petit coin  etwinning- Au fil des cultures urbainesUn petit coin  etwinning- Au fil des cultures urbaines
Un petit coin etwinning- Au fil des cultures urbaines
 
Réunion des directeurs de Jonzac - 15 mai 2024
Réunion des directeurs de Jonzac - 15 mai 2024Réunion des directeurs de Jonzac - 15 mai 2024
Réunion des directeurs de Jonzac - 15 mai 2024
 
GHASSOUB _Seance 4_ measurement and evaluation in education_-.pptx
GHASSOUB _Seance 4_ measurement and evaluation in education_-.pptxGHASSOUB _Seance 4_ measurement and evaluation in education_-.pptx
GHASSOUB _Seance 4_ measurement and evaluation in education_-.pptx
 

10 etapes resume_24_11_2011

  • 1. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 1                 Les 10 Etapes de la conduite de projet    (Eléments méthodologiques pour la définition et la réalisation d’un  projet de communication basés sur le     Guide Méthodologique de la Conduite de Projet réalisé en 2009 par  Envie d’Agir)         Peter Stockinger    INALCO – CFI 2012                Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 2. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 2       Les 10 Etapes       ++++++++++++ Etapes 1 à 5 => DDP +++++++++++++++++++++      1/ Clarifier l’idée du projet      2/ Faire l’état des lieux      3/ Définir le contenu du projet (« Formaliser l’objet du  projet »)       4/ Bâtir le plan d’action et définir la structure de gestion du  projet      5/ Elaborer le budget prévisionnel      +++++++++++ Etapes 1 à 5 => DDP +++++++++++++++++++++  Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 3. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 3         ++++++++++ Etape 6 à 10 => Réalisation du projet +++++++      6/ Trouver des partenaires      7/ Réaliser et « piloter » le projet      8/ Evaluer et Rendre Compte      9/ Communiquer (= Valorisation, dissémination)       10/ Prolonger l’action        ++++++++++ Etape 6 à 10 => Réalisation du projet +++++++        Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 4. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 4     Rappel – Naissance d’un projet ….    Projet Initiative Initiative Demande/commande personnelle (ou personnelle (ou d’un « maître collective) collective) d’ouvrage » … pour lequel on en réponse à un cherche un cadre appel à projets favorable à la … en interne … externalisé réalisation à l’intérieur A l’adresse d’une institution d’une société (entreprise, externe (de association, conseil, …), collectivité d’une territoriale, …) association, …       Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 5. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 5     1/ Clarifier l’idée du projet      C’est la première étape :     Selon le contexte –     - « on » a envie, l’intention de monter un projet autour de …/ sur …/pour  … ;  - « on » veut/doit répondre à tel ou tel appel ;  - « on » dit répondre à une commande/demande de …        1.1/ Réfléchir sur l’objet du projet, définir le « concept général » de l’objet/du  produit :   i) c’est quoi (intitulé et indication du type/genre)  ii) quels sont ses traits généraux (« concept général) : il « ressemble à quoi ? quelles sont ses  principales fonctions ?  iii) son intérêt : son caractère innovant ?      1.2) Se familiariser avec le contexte de l’éventuel projet : le public et les  objectifs du projet, …      1.3/ Faire le point sur les éventuels besoins (ressources humaines, matérielles  et financières)      1.4/ Rédiger un synopsis du projet (une « note de cadrage »).      Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 6. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 6     1) Comment :     - Réunions de groupe : brainstorming (« grattage de méninges »), « focus  groupe »  - Recherche documentaire  - Enquêtes ponctuelles (collègues, personnes expérimentées, …)      2) Résultat :     - Vision générale du projet      3) Documentation :     - Synopsis du projet (« note de cadrage ») : document de 3 à 4 pages      Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 7. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 7       2/ Faire l’état des lieux      Si l’idée, l’envie (étape 1) semble être suffisamment convaincante, il faut réunir  tout un ensemble d’informations pour bâtir un projet viable, i.e. un projet qui a  une chance d’être financé (soutenu) et réalisé ….          2.1/ Le contexte du projet : le public, les habitudes, les besoins, ….      2.2) Les objectifs      2.3/ L’existant      2.4/ Faisabilité et opportunité du projet.          Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 8. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 8   2.1/ Spécifier, expliciter le contexte du projet : le public, attentes, besoins, ….      1) le public (= le destinataire, le bénéficiaire, le client, …)    2) les habitudes et attitudes (= traditions, pratiques, comportements, … : ce  que le public fait, pense et comment il juge …)    3) les besoins et les attentes, (= les manques, les désirs, … => « niches »)      => Etudes de marché (étude ponctuelle, observatoire, panel, …) ;   => Analyses de besoins    1) Comment :   - Enquêtes, réunions de groupe,   - Recherche documentaire    2) Résultat :   - Connaissance du public visé (« typologie » ; données quantitatives) et de  ses habitudes ;   - Typologie et hiérarchie des besoins définis et décrits    3) Documentation :   - Rapport(s),   - Données qualitatives et quantitatives,  - Références,     Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 9. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 9   2.2) Les objectifs      1) les objectifs stratégiques de communication (= les « missions » du projet)    2) les objectifs techniques de communication (= la ou les réalisations du  projet)    3) les objectifs de délai (= la durée pour réaliser les objectifs de  communication)    4) les objectifs de coûts (= les limites de dépenses, d’investissements)      => Analyse des objectifs    1) Comment :   - Base : données des études de marché et des besoins   - Réunions de brainstorming  - Méthode particulière : méthode SMART – un objectif doit être –   « Specifique »   « Mesurable »  « Ambitieux »  « Réaliste »   « Temporel »    2) Résultat :   - Typologie et hiérarchie des objectifs (définis, décrits et caractérisés)    3) Documentation :   - Rapport/liste commentée des objectifs  - Références,     Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 10. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 10     2.3/ L’existant        1) Projets, programmes qui existent déjà et 1) qu’il faudrait modifier,  améliorer, adapter, … pour les faire correspondre aux objectifs du projet  => Analyse de l’existant      2) Projets, programmes qui existent déjà et 2) dont on peut s’inspirer, qui peut  servir de « levier »   => Méthode du Benchmarking (« étalonnage ») : comparer les réalisations de  son projet avec celles d’autres projets, programmes, …      3) Compétences métier et savoir‐faire utiles (et pouvant être utilisés pour la  réalisation du projet)      4) Codes de bonnes pratiques à prendre en considération/à respecter (lois,  règles, standards, coutumes, …)  => Etudes des bonnes pratiques    Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 11. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 11       1) Comment :     - Base : résultats de l’étude de marché et des objectifs  - Recherches documentaires ; veille d’information ; annuaires et réseaux  professionnels, ….  - Réunions de groupe ;      2) Résultat :     - Pour 1) : connaissances des modifications, adaptations, … à réaliser  - Pour 2) : connaissances de projets/programmes pouvant servir de  référentiel et, éventuellement, système de benchmarking  - Pour 3) : identification de personnes, (organismes, sociétés, …) ou de  sources d’information pertinentes  - Pour 4) : connaissances des règles, lois, etc. à respecter éventuellement        3) Documentation :     - Rapports/listes commentés,  - Références bibliographiques/webographiques      Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 12. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 12         2.4/ Faisabilité et opportunité        1) Le projet est‐il réalisable et/ou opportun ? (en comparant avec l’existant,  quelles sont les chances du projet de réaliser/ne pas réaliser ses objectifs ?)  => Etude de faisabilité (technique, budgétaire, …) et d’opportunité          2) Qu’apporte le projet ce que les autres n’apporte pas ? (quelles sont les  caractéristiques qui distinguent positivement le projet d’autres  projets/programmes, actions, …)  => Analyse de la valeur « ajoutée » du projet  Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 13. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 13   1) Comment :     - Base : résultats de l’étude de marché, des objectifs et de l’existant  - Réunions de groupe et « simulations sur papier »  - Méthode particulière : 1) méthode SWOT – analyser le projet par rapport  à ses :  « Strengths » (Forces)  « Weaknesses » (Faiblesses)  « Opportunities » (Opportunités)  « Threats » (Menaces)  - Méthode particulière : 2) méthode PESTEL – analyser les  opportunités/menaces du projet par rapport à l’environnement ‐  « Politique »  (opportunité/menace) ;  « Economique » (opportunité/menace) ;  « Socioculturel » (opportunité/menace) ;  « Technologique » (opportunité/menace) ;  « Ecologique » (opportunité/menace) ;  « Législation » (opportunité/menace) ;  - Recherche documentaire et veille d’information      2) Résultat :     - Analyse matricielle SWOT avec les deux axes (éventuellement : Analyse  matricielle PESTEL (opportunité/menace ) ;  - Argumentaire pour défendre la faisabilité, l’opportunité et la valeur  ajoutée du projet  - Argumentaire également montrant la prise en compte d’éventuels  risques, …      3) Documentation :     - Rapport (analyses, argumentaires)  - Références bibliographiques, webographiques,     Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 14. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 14     3/ Définir le contenu du projet (« Formaliser le projet »)      1/ Objet d’un projet de communication – Rappel :    Objet d’un projet de  communication Evénement (salon, fête, spectacle, « Solution exposition… pérenne » (institution) Support de Service communication (de traduction, de (livre, journal, site rédaction, web, …) d’accompagnement, De veille, …)     Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 15. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 15         2/ Définition/description de l’objet :     => « Product design » (au sens large du terme, i.e. au sens de  « produit/service » de communication)    => « Conception du produit »      Note : la conception du produit/de l’objet se réalise, habituellement, en deux  temps :    ‐ Première étape : Conception générale – avant le lancement du projet ;    ‐ Deuxième étape : Conception détaillée (suivi de sa réalisation à proprement  parler) – pendant la réalisation du projet    => La conception générale – qui doit être suffisamment précise – fait partie du  Dossier de présentation, du Dossier technique    => La conception détaillée constitue, normalement, une activité spécifique lors  de la réalisation du projet    Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 16. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 16   3) 3 types de « Modèle » ou « Scénario » pour définir et décrire l’objet d’un  projet (i.e. un événement, un support, un service, …)        1/ Modèle d’organisation (« organigramme », « structure » ; modèle  structural)      2/ Modèle fonctionnel (de prestation) : ce que l’objet propose, offre au public  et comment cela corrobore avec les objectifs du projet       3/ Modèle d’appropriation (« Use cases »): comment le public peut en jouir,  peut « consommer » l’objet du projet et comment cela corrobore avec les  objectifs        Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 17. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 17       1/ Modèle d’organisation (« organigramme », « structure », …)    D’une manière très simple :    1. Les différents éléments qui composent l’objet ;    2. Intégration de ces éléments en un tout (organigramme, scenario,  parcours,     3. Forme (visuelle, audiovisuelle) du tout.      Exemples :      - Un site web : pages/rubriques d’un site +     - Un documentaire : séquences filmées + musique, … + storyboard    - Une fête : contributions + activités + parcours (agencement temporel)    - Un service de traduction/rédaction : activités spécifiques + organisation  dans le temps    - Une association : activités + comités/organigramme       Outils de représentation : graphiques    1. Arborescent (site web, ouvrage, institution, …)  2. Piste/bande temporelle (film)  3. « Chemin de fer » (ouvrage, journal, magazine, …)  4. Diagrammes d’action (événement, service, …)  5. ….    Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 18. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 18       2/ Modèle fonctionnel (« diagramme prestation/objectif »)      D’une manière très simple      Intitulé/type  Prestation/offre  Public et objectifs du projet  de l’objet    1      2      3                        Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 19. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 19         3/ Modèle d’appropriation/de consommation (« scénario d’usage »)    Définir les usages possibles de l’objet (et évaluer en relation avec les objectifs)      Usage 1      Intitulé de l’usage        Rôles/participants  Qui est concerné par l’usage      Description de l’usage        Objectif de l’usage        Description d’un scénario  Exemple concret de l’usage  d’usage concret  identifié              Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 20. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 20   4/ Bâtir le plan d’action (Définir la structure de gestion du projet)    La réalisation  du projet nécessite l'utilisation d'outils appropriés :        4.1) Organigramme technique du projet (OTP)    4.2) Description et planification temporelle des lots de travail (tâches du projet).    4.3) Définition de la structure de gestion du projet        Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 21. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 21       4.1) Organigramme technique du projet (OTP)    A) Décomposition du projet en activités et tâches de travail :    Tout projet est composé d’un ensemble d’activités identifiées/regroupées sous forme de « tâches de travail » ou « lots de  travail » (« work package »  ‐ WP – en anglais) :    • qui entretiennent des relations fonctionnelles entre elles (i.e. il y a des dépendances entre les différentes activités)  • qui doivent être réalisées (avec succès) à un moment précis pendant la durée du projet      Il faut donc :    1.  identifier les principales tâches/activités du projet et, éventuellement, les décomposer en des sous‐tâches plus  spécialisées ;    2. définir les dépendances entre les différentes tâches/activités (méthode PERT);    3. définir le calendrier de réalisation pour chaque tâche/activité (méthode GANTT)          Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 22. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 22     B) Types de tâche/activités d’un projet :    En règle générale, tout projet est composé de plusieurs grands types de tâches/activités :    A) La ou les tâches techniques du projet  1/ la tâche/sous‐tâche de conception et de spécification détaillée de l’objet (de l’événement, du support, …)  2/ la tâche/sous‐tâche réalisation de l’objet  3/ la tâche/sous‐tâche de test et de validation  4/ éventuellement la tâche/sous‐tâche de modification    B) La ou les tâches de prise en compte/du suivi de l’environnement du projet  1/ la tâche/sous‐tâche relatives au public (bénéficiaires, destinataires du projet)  2/ la tâche/sous‐tâche relatives aux parties prenantes et autres acteurs    C) La ou les tâches de communication, valorisation et capitalisation  1/ la tâche/sous‐tâche pour parler du projet, disséminer ses résultats, …  2/ la tâche/sous‐tâche pour capitaliser les expériences,   …    D) La tâche du pilotage du projet  1/ la sous‐tâche du suivi/du pilotage « interne » du projet (technique, humain, financier, …)  2/ la sous‐tâche du suivi/du pilotage « externe » du projet (avec le maître d’ouvrage, les parties prenantes, les  bénéficiaires, les publics potentiels)    Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 23. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 23   C) Décomposition technique de toutes ces tâches/activités    • soit sous forme de graphe arborescent (cf. exemple ci‐après);    • soit sous forme d’un tableau analytique.    Projet X Activités de conception- Activités de prise en Activités de Activités de gestion du réalisation de …. compte du contexte du communication, projet projet … valorisation et capitalisation du projet   Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 24. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 24   4.2) Description et planification temporelle des lots de travail (tâches du projet).    Description de chaque tâche    1. Responsable de la tâche :   2. Objectif général de la tâche :   3. Description synthétique du travail à réaliser :   4. Durée de la tâche et période de sa réalisation :   5. Jalons pour cette tâche (et permettant donc d’évaluer sa progression) :   6. Description détaillée :  7. Livrables pour cette tâche  8. Relation fonctionnelle : 1/tâche(s) dont celle‐ci dépend (qui lui sert d’ « input ») et 2/ tâche(s) pour lesquelles celle‐ci est importante      Calendrier du projet : diagramme GANTT (simple)    Calendrier + dépendances fonctionnelles (+ « battements », i.e. temps libre à gérer) : diagramme PERT          Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 25. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 25   Exemple :  TACHE X  DU PROJET … : INTITULE  1. Responsable de la tâche :   2. Objectif général de la tâche :   3. Description synthétique du travail à réaliser :   4. Durée de la tâche : 12 mois – de T‐0 à T‐12  5. Points stratégiques devant être traiter d’une manière satisfaisante par la tâche (et permettant donc d’évaluer sa progression) :   6. Description détaillée :  Sous‐Tâche  Objectifs  Résumé des activités et des  Risques/solutions de  Jalons  Durée    méthodes employées  repli                 T‐0 – T‐12  Sous‐tâche X.1    « … »    Sous‐tâche X.2          T‐4 – T‐12    « … »    7. Livrables pour cette tâche  8. Relation fonctionnelle : 1/tâche(s) dont celle‐ci dépend (qui lui sert d’ « input ») et 2/ tâche(s) pour lesquelles celle‐ci est importante    N°  Type de livrable  Intitulé provisoire  Contenu  Identifiant du  Date de    livrable  fourniture    1  Rapport technique      RT 01  T12  2 Ressource enligne RE 01 T12 Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 26. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 26     GANTT – Diagramme     1st year 2nd Year 3rd Year 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 T0: Management T1 T1.1 T1.2 T1.3 T2 T2.1 T2.2 T2.3 T3 T3.1 T3.2 T3.3 T3.4 T4 T4.1 T4.2 T4.3 T5 T5.1 T5.2 T5.3 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 1st year 2nd Year 3rd Year (Figure 3.1: GANTT diagram)         Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 27. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 27     3) Définir structure et méthodes de gestion du projet.          1) Définir les équipes et les responsabilités    2) Définir et décrire les méthodes de travail adopté dans le projet :     • Réunions (type, périodicité),  • Documents (types, émissions, diffusion)  • Les normes internes :    3) Définir un système de reporting interne et externe (et avec le maître d’ouvrage).    4) Définir un plan de qualité (de vérification, de tests, … d’avancement de réalisation de  l’objet ; de gestion de risques et de litiges, …)            Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 28. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 28             5/ Elaborer le budget prévisionnel        Dépenses  Euros  Recettes TTC  Euros    Personnel                    Missions                    Equipement                    Fonctionnement                    (Logistique)                        Autres postes :     Traduction,   Communication,  …                          Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 29. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 29         6/ Trouver des partenaires      Typologie :    • Soutien financier : Mécène, Sponsor, Subvention, Prix, …    • Aide en nature    • Parrainage médiatique    • Conseil    • Caution morale        Procédures pour trouver des financements (selon le contexte qui a donné  naissance au projet …)    1. « Démarchage » (vous faites des propositions)    2. Appel à projet (vous répondez à une proposition)            Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 30. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 30   7/ Réaliser et « piloter » un projet      Une fois le dossier technique accepté, les financements nécessaires trouvés et  le contrat de mise en œuvre signé, le projet peut entrer réellement dans la  phase de sa réalisation.      Réalisation du projet veut bien dire :      1. Réalisation de l’objet du projet    2. en conformité à la description fourni dans le dossier technique et pour  lequel un contrat de réalisation a été signé entre le porteur du projet et  son maître d’ouvrage.          Les données de référence principales ici sont :        1/ la description de l’objet du projet ;    2/ la description des tâches et le diagramme de GANTT (ou PERT)    3/ la description de la structure du management du projet        Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 31. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 31     La réalisation/ une activité de réalisation :      1. se fait en équipe ou seul(e),    2. elle s’inscrit obligatoirement dans une tâche identifiée dans le dossier  de présentation,    3. elle doit être conforme à ce qui est décrite dans la tâche,    4. elle doit se mettre en œuvre au moment précis identifié dans le  diagramme de GANTT,    5. elle doit avoir comme résultat le ou les livrables (la fourniture) annoncés  dans le dossier de présentation,    6. elle doit être documentée selon le reporting system établi pour le  projet,    7. elle doit être présentée et évaluée selon le plan de qualité établi par le  chef de projet,    8. elle donne lieu à rémunération selon le budget fixé une fois seulement  qu’elle est terminée avec succès (i.e. d’une manière conforme au  dossier de présentation).                  Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 32. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 32       La réalisation pour le chef du projet (le « manager » ou le responsable) veut  dire surtout ….        7.1/ Le pilotage « technique » du projet      7.2) Le pilotage « stratégique » (« politique ») du projet      7.3/ La gestion des ressources humaines      7.4/ La gestion comptable du projet      7.5/ La gestion de litiges                      Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 33. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 33     Quelques points importants pour un « bon » pilotage :      A) Réunions    1/ Pour démarrer officiellement le projet, organiser une réunion de  lancement du projet (« kickoff meeting »)    La réunion de lancement (1 à 2 jours, selon le cas) doit se faire en présence de  tous les acteurs impliqués au projet.     Il permet de clarifier tous les points essentiels relatifs au projet. En général, le  responsable du projet aborde, seul ou avec les différents acteurs concernés, les  points suivants :    1. Rappel du contexte du projet (contenu, objectifs, périmètre, enjeux, …) ;  2. Les grandes tâches à réaliser, le plan qualité décidé et les  responsabilités ;  3. Question de gestion et de suivi : tableau de bord (accessible aux acteurs  du projet) et reprenant la définition/description des tâches ainsi que le  calendrier ; système de reporting interne, fourniture des livrables ;  réunions régulières, gestion d’éventuels litiges, … ;  4. Question relative à la gestion comptable du projet ;  5. Le planning des actions à mener pendant la période entre la réunion de  lancement jusqu’à la prochaine réunion : liste d’actions + calendrier +  responsabilités  6. Questions ouvertes, discussions,   7. …     (plus d’informations)    2/ Réunions régulières    Différents types de réunions :  - Réunion de coordination du projet (de son suivi, de sa gestion) ;  - Réunion de travail consacré à la réalisation de l’objet  - Réunion avec partenaires du projet : public, parties prenantes, ….    Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 34. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 34         B) Reporting system    • Documents (rapports « internes ») présentant l’avancement du travail  (« management report »)  • Documents financiers  • Documents techniques  • autre      Le reporting system :    • doit être rappelé lors du kickoff meeting    • doit être installé par le responsable du projet et rendu accessible à tous  les acteurs (système de gestion documentaire)    • doit être vérifiés dans toutes les autres réunions de coordination du  projet    • doit être assumé par tous les acteurs du projet      Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 35. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 35   C) Budget    1/ Créer un compte bancaire pour le projet !  2/ Utilisation du budget conforme à la définition de son emploi pour  permettre la réalisation du projet  3/ Confier la gestion budgétaire, si possible, à un agent comptable  4/ Méthodes       Le budget et sa gestion    • constitue un thème dans chaque réunion ;    • lors du kick off meeting, le responsable rappelle sa structure ; les  dépenses pouvant être effectuées quand, pour quel poste et à quelle  hauteur    • attention : chaque dépense doit être justifiée et documentée !!    • dans des projets qui ont durée de vie plus longue (2 and ou +), des  rapports financiers intermédiaires sont normalement demandés au  responsable du projet ;    • d’une manière plus générale, une analyse périodique de l’évolution des  coûts et un reporting financier périodique est fort recommandé ;    • à la fin du projet un audit peu être réalisé ;    • dans des projets plus importants, le maître d’ouvrage retient jusqu’à 10%  du budget global qui ne seront versés au maître d’œuvre une fois le  rapport financier final validé par le maître d’œuvre ….    Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 36. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 36     D) Questions juridiques    Attention    • Le chef de projet et l’institution (association, fondation, société, …) qu’il  représente), sont juridiquement responsables (le contrat défini les  responsabilités !)    • Il est recommandé de s’assurer d’un conseil juridique    • Dans des projets internationaux, il faut également s’assurer de la  législation des pays concernés ainsi que déterminer laquelle, en cas de  litige prévaut …                      Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 37. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 37       8/ Evaluer et Rendre Compte    Tout projet doit réaliser une conformité aux spécifications données dans le  dossier de présentation (le DDP) qui devient le document de référence, une fois  le contrat de réalisation signé !      La conformité :    1. du produit (de l’objet du projet)    2. du budget (des dépenses et des recettes)      La conformité du produit (de l’objet) :    - Technique (selon sa définition dans le dossier de présentation) ;    - Fonctionnelle (satisfaction du public visé, comme décrit dans le dossier  de présentation)      Méthodes :  - mise en œuvre du plan de qualité défini dans le dossier de présentation  (tests, vérifications, …)    - documentation régulière (cf. reporting system ; chapitre 7)    Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 38. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 38     A) « Plan qualité »    1. Méthodes et/ou procédures de validation de l’avancement du projet    2. Méthode/procédures de gestion de risques et d’obstacles    3. Méthodes/procédures de gestion d’éventuels délais/dépassements  budgétaires       Les méthodes de qualité :    - doivent être rappelées lors du kickoff meeting ;    - doivent être assumées par tous les acteurs notamment dans leur travail  de réalisation de l’objet du projet (qualité de l’objet, conformité de  l’objet réalisé à sa définition, …) ;    - doivent être mises en œuvre pour toutes les tâches et constituer un  chapitre particulier dans les « management reports »    Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 39. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 39     B) Attention à certaines « maladies de projet »      - tentation de perfectionnisme ;     - érosion des activités ;     - absence de prise de responsabilité réelle,     - le « projet choc sans/malgré le public, …    - etc.        Toutes ces « maladies » peuvent entraîner des dépassements des délais, une  baisse de la qualité du travail effectué, … voir l’arrêt du projet ….      Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 40. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 40           9/ Communiquer (= Valorisation, dissémination)     Tour projet doit communiquer sur lui, son travail, ses objectifs, ses réalisations,  … afin de :      - Valoriser son travail ;    - Transmettre et partager ses connaissances et savoir‐faire ;    - Servir d’ « incubateur » pour d’autres projets/programmes ;    - Attirer sur lui l’intérêt d’investisseurs éventuels ;    - ...      Possibilités très variées pour communiquer    - Conférences, colloques, …    - Médias (journaux, …)    - Internet et médias sociaux    - Communication directe (flyer, prospectus, mailing, …)        Attention : en général, on demande un effort de communication à tout  responsable de projet          Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 41. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 41         10/ Prolonger l’action      Un projet connaît un début et une fin, mais ses résultats et conséquences  dépassent, bien sûr, sa durée de vie      Deux aspects à prendre ici en considération :    1) Pérennisation des résultats du projet (pour le public visé, …) grâce à     • de nouveaux financements,     • une prise en main par une institution,     • la création d’une structure plus pérenne (association, ….)      2) Capitalisation de l’expérience acquise grâce au projet, sous forme de  gestion :    • de la notoriété du profil professionnel de tel ou tel acteur engagé  dans le projet,     • du « plan de carrière » professionnel.                        Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 42. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 42   Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)