La gestion des licences est devenue une priorité pour les DSI afin de garantir la conformité légale, réduire les coûts et éviter les risques de sanctions. Le document met en avant l'importance de confronter les logiciels installés avec les licences acquises, et souligne que la gestion essentielle des licences passe par des processus clairs et une bonne documentation. Enfin, il présente des outils et des modèles de gestion des licences qui favorisent une utilisation efficace des logiciels dans diverses structures organisationnelles.

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Président de filière
Orateur
Sponsor
Administrateur itSMF
2Titre de la présentation
Pourquoi la maîtrise des
licences est devenue une
priorité pour les DSI ?
MEXON TECHNOLOGY
Nathalie GRANDVUILLEMIN
Yves ANTOINE
Benoit SAVIGNAC Bouygues Télécom

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Titre de la présentation 3
Mexon Technology
Fait partie du groupe Aexis
Bureaux en France, Belgique, Pays-Bas, et
Luxembourg
Plus de 150 employés
Solutions de gestion de service IT et de parc
Partenaire exclusif de:

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Titre de la présentation 4
Licence?
Une licence, dans le droit français, est soit en droit
administratif une Autorisation, soit en droit
commercial, un contrat de licence.
Une licence de logiciel est un contrat par lequel le
titulaire des droits d'auteur sur un programme
informatique définit avec son cocontractant
(exploitant ou utilisateur) les conditions dans
lesquelles ce programme peut être utilisé, diffusé
ou modifié.

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Titre de la présentation 5
Licence?
Un contrat se définit comme une
convention formelle ou informelle, passée
entre deux parties ou davantage, ayant
pour objet l'établissement d'obligations à
la charge ou au bénéfice de chacune de
ces parties.

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Titre de la présentation 6
Gestion des licences?
Gestion des logiciels installés, utilisés
Quels logiciels sont physiquement installés
Quelles licences sont consommées
Quelles licences sont disponibles et achetées
En fonction des critères (métriques) éditeur (installation
par poste de travail, accès simultané, type de CPU, …)
La CMDB d’un outil ITSM peut être une bonne source
d’information pour cela

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Titre de la présentation 7
Gestion des licences?
Mais pas seulement…
Gestion des licences acquises:
Qu’ais-je acheté?
Qu’ais-je le droit d’utiliser?
A priori pas dans la CMDB
mais provenant du service
achat ou compta
(la CMDB ne suffit pas)

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Titre de la présentation 8
Gestion des licences?
Gestion des logiciels installés, utilisés
Gestion des licences acquises
 Confronter ces 2 aspects pour analyser la
conformité (l’inventaire seul ne suffit pas):
Conformité des licences
= Logiciels installées // licences acquises

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Titre de la présentation
Exemple de vérification de la conformité : le train
Je vais prendre le train…
contrat de transport
 Ais-je un billet valide, suis-je dans le bon train, suis-
je en conformité avec la loi?
Il est mieux de connaitre la réponse avant de monter
dans le train…
La vérification de la conformité est intuitive (dans ce
domaine familier)
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Titre de la présentation
Exemple de vérification de la conformité : le train
Comment?
Je dois consulter mon billet
Je dois rechercher les horaires du jour
Je dois identifier le train dans lequel je suis (logiciel
installé, qu’est ce que je consomme?)
Vérifier si mon billet est valide pour le trajet dans ce
train (licence valide, qu’est-ce que j’ai acheté?)
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Titre de la présentation
Exemple de vérification de la conformité : le train
Avec quels outils?
Internet
Tableaux d’affichage
Contrôleurs
Autres passagers
…
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Titre de la présentation
Où trouver l’info?
Logiciels installés (consommation):
Outils de découverte
CMDB / ITSM
…
Licences acquises (droit à consommer):
Logiciel comptable
Commandes, factures
Fournisseurs, éditeurs
…
Identifier les sources d’information sur les licences (consommées /
acquises)
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Titre de la présentation
Exemple d’une bonne source d’info : la CMDB
Inventaire automatisé du parc matériel et logiciel
Assurer une cohérence entre la réalité et la CMDB (« true source »)
Intégration à ITSM (selon le modèle Gartner)
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Titre de la présentation
Gestion des Licences : connectée à l’IT (mais pas seulement)
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• Achat de licence
• Transfert de licence
• Cession de licence
• Arrivée
• Déplacement
• Départ

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Titre de la présentation
Comment utiliser l’info?
Définir les processus pour
compiler ces informations
(automatiques ou manuels)
afin de les analyser et de les
confronter
Conformité des licences
15

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Titre de la présentation
Solution
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Titre de la présentation
Le modèle « A »
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Titre de la présentation
Gestion des Licences
Bénéfices
Réduisez vos coûts en connaissant
exactement l’état des lieux de vos licences.
Eliminez les risques de non-conformité
et de sanction
Evitez d’être sous-exposés en terme de
licences
Evitez d’acquérir trop de licences
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Titre de la présentation
Gestion des Licences
Bénéfices
Assurez la conformité de vos licences
et atténuez le risque de sanctions
fournisseur et de conséquences
juridiques et pénales pour infraction de
conformité.
Réduisez vos coûts administratifs en
éliminant des milliers d'heures-homme de
suivi des erreurs d'inventaire.
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Titre de la présentation
Gestion des Licences
Bénéfices
Suivez et analysez les dépenses
en logiciels par projet, lieu, ou tout
autre critère.
Etablissez la transparence sur les
prix des logiciels grâce à l'analyse
comparative interne et externe, et
évaluez l'impact financier des choix
de logiciels à l'aide d'un assistant
prix intelligent et d'autres outils
d'aide à la décision.
20

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Gestion des Licences
Allez au-delà du simple inventaire, pour
une gestion des droits de licence
effectif : focus sur la nature globale des
contrats, les licences et les droits, et non
pas un simple inventaire physique
Tableau de bord "License Cockpit“ :
contrôle accru des déploiements de
logiciels, affectations, upgrades,
downgrades, correctifs, transferts,
acquisitions, vérifications de licence,
poolings, retraits, etc.
21
Caractéristiques

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Titre de la présentation
Gestion des Licences
Catalogue logiciel de 125.000 titres
de plus de 450 éditeurs dans le
monde, pour une identification
automatisée des logiciels installés,
des contrats associés et du type de
licence.
Gestion de contrat temps réel pour
un « inventaire des contrats »
incluant contrats-cadres, additifs,
propriétaires, périodes de validité,
expirations, options de maintenance
et de mise à niveau, objectifs du
contrat, paiements, etc.
22
Caractéristiques

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Titre de la présentation
Exemple de déploiement international :
BMW
23
EMEA:
•German NL, M-GmbH
Car-IT; Forschung&
Technik, Eisenach
•Italy (minus Rome)
•Austria (Plant, NFSC)
•UK
•Region R2
(BG,CZ, PL,RO,
SL,SK, minus HU)
•South Africa
Americas:
•USA (minus TS)
•Canada
APAC:
• Malaysia
• China (minus BBA)
57 entités légales dans 37 projets.

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Titre de la présentation 24
BMW AG :
Environs 7 000 produits logiciels commerciaux de 600 fournisseurs.
Achat centralisé pour les produits logiciels dans BMW AG et contrats groupes
(environs 80% du budget).
Inexistence de processus standardisés + lignes directrices pour SAM dans les
activités quotidiennes avant le projet.

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Titre de la présentation 25
Structure IT à deux niveaux au sein du groupe BMW avec une grande autonomie des
entités locales.
Début de mise en place du projet avant la fin 2007.

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Titre de la présentation 26
Evaluation des outils
et intégration
2008 2009
Début conception
09.10.09
(Fin de vie)
10.20.09
(Début)
05.18.10
(Exploitation)
2010
Project Stage
2
Analyse
outils du marché
update 4 u
SmartTrack
Project Stage
3
2011
12.06.10
(Solution
hautement
sécurisée)
02.01.11
(Utilisation
internationnale)

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Titre de la présentation
• Pré-embarquement
27

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Titre de la présentation
Lignes directrices
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Les produits logiciels doivent être sélectionnés et acquis en collaboration avec les fonctions IT
concernées.
Chaque employé assume sa responsabilité pour les logiciels installés sur son ordinateur.
Chaque employé doit réduire l’utilisation de produits logiciels sous licences au minimum.
Un produit logiciel sous licence doit être désinstallé s’il n’a pas été utilisé dans une période de 60 jours.
Les directeurs doivent s’assurer que leurs employés soient sensibilisés avec le respect de la conformité
logicielle et les coûts.
Des responsables opérationnels doivent être désignés pour chaque produit logiciel.
Les preuves de licence doivent être disponibles et documentées de manière appropriée lors de
l'acquisition des produits logiciels.
Doivent permettre la vérification de l'installation et l'utilisation de produits logiciels (date de la dernière
utilisation) à tout moment.
Les responsables opérationnels pour un produit logiciel vérifient la conformité avec les exigences d’octroi
de licence, et respectent les processus et rôles SAM.
Employé
s
Directio
n
Directeurs
opérationnels