Jeudi 21 mars 2013
Améliorez la communication et la collaboration
au sein de votre entreprise
Le dispositif Performance PME TIC ?
Cette action s’insère dans le dispositif régional
Son objectif est de développer la co...
Sommaire
 Comment développer la communication
interne ?
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Objectif de la communication interne
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favoriser la construction de ...
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expliquer
entraîner l’adhésion
mobiliser
améliorer le climat général
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l’entreprise 2.0
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Les modèles de communication changent
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SECURITE
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bon sens, pour être aligné avec
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REALISATION DE SOI
ESTIME
SECURITE
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RECONNAISSANCE
Tout mon potentiel est libéré et
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L’ Intranet
- Plateforme interne
- Accessible via un simple
navigateur web
- Serveur interne ou externe
Le principe d’un Intranet
Plateforme
- Destinée à faciliter la collaboration.
- Documents et contenus (base de
données)…
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L’Intranet est
une boite
Mise en réseau d’applications déjà utilisée
Exemple outils de bureautique…
Avantage : facilité d ...
Les réseaux sociaux d’entreprise (RSE)
 Les RSE se distinguent des intranets traditionnels en introduisant de
nouvelles règles :
- Une existence numérique : cré...
Sommaire
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collaboration ?
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Les enjeux du développement du travail
collaboratif
Nature d’enjeux Enjeux
Economique
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Les outils de travail collaboratif couvrent trois
fonctionnalités
Production
Publication collaborative
Espace projet
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Il existe des outils plus ou moins spécialisés sur
ces trois domaines fonctionnels
Communication Coordination
Production
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L’autre solution dans le choix d’un outil collaboratif est de
prendre en considération la nature des interactions
Intrane...
Les outils de travail collaboratif dans votre
système d’information
Cœur fonctionnel
Services
documentaires
Services
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Etat des lieux des réseaux sociaux
d’entreprise en France
 Un déploiement très rapide :
23% des organisations françaises...
Evaluation de quelques solutions du marché
Domaine fonctionnel
Publication de contenus
Gestion du rendu
Gestion de projet
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Sommaire
 Comment développer la communication
interne ?
 Quels sont les outils adaptés à une meilleure
collaboration ?
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Pas facile de passer de la théorie à la pratique du
travail collaboratif
Stratégie
Organisation, processus,
management
Out...
Quelques questions à se poser
Quel est le
nouveau rôle du
manager ?
Quelles étapes
pour un projet
collaboratif
réussi ?
Qu...
Quels impacts sur les processus métiers ?
 Ils sont conséquents !!!
 La mise en œuvre d’un outil de travail collaboratif...
Quelles étapes pour un projet collaboratif
réussi ?
 Analyser et spécifier son besoin : de quelles fonctionnalités ai-je ...
Comment valoriser la collaboration /
Comment inciter?
 Intégrer la notion de collaboration dans les objectifs de vos
coll...
Quel est le nouveau rôle du manager ?
 Avec les OTC, le manager devient un community manager
 La modification des proces...
Merci !!! Vos questions
Thomas Vrignaud
Senior Consultant stratégie des systèmes
d’information
5, place de la Joliette, 13...
Continuons à échanger …
: twitter.com/competitic
: communauté competitic
: lenumeriquepourmonentreprise.com
Découvrez les usages des TIC,
les actualités, l’agenda des
évènements et les entreprises
de la filière TIC régionale sur l...
Jeudi 28 mars 2013
Identifiez les étapes clés pour créer un
site internet efficace
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Competitic   communication et collaboration en entreprise - numerique en entreprise
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Competitic communication et collaboration en entreprise - numerique en entreprise

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Améliorez la communication et la collaboration au sein de votre entreprise
De l'intranet au portail collaboratif : améliorez le partage des informations et la productivité au sein de l'entreprise
Comment développer la communication interne ?
Quels sont les outils adaptés à une meilleure collaboration ?
Comment adapter son organisation ?

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  • Un intranet est un site utilisant une technologie Internet, qui met des informations et des applicatifs à disposition des salariés d'une entreprise.
    Comme un site Internet mais uniquement accessible à vos collaborateurs. Pour y accéder, ils auront besoin a un navigateur Internet classique, du type Internet Explorer ou Firefox, et d'un mot de passe utilisateur ultra-sécurisé.
    L'idée de base cachée derrière l'Intranet est la même que pour Internet: disposer d'une interface simple et très facile d'emploi, le navigateur, pour chercher de l'information et communiquer.
    3 élements :
    Une plateforme unique (hébergée en interne sur le serveur de l ’entreprise ou en externe chez un prestataire hébergeur)
    A laquelle chaque salarié se connectent aussi simplement que sur un site internet. Protocole Internet, pour consulter ou déposer des informations.
    Mais dont l ’usage est interne. Chacun à un code d ’accès spécifique et la plateforme n ’est pas ouverte sur l ’extérieur.
  • Cette plateforme à l ’instar d ’un site Internet va proposer des SERVICES utilisables par tous les salariés.
    C'est donc un moyen efficace de faciliter :
    l ’utilisation des applications de l ’entreprise
    la gestion des documents
    la communication (services de communication)
    le travail collaboratif de vos salariés.(applications collaboratives)
    «Chaque société fait une utilisation différente de son intranet,
    L ’Intranet a donc pour objectif en agrégeant les outils et les informations sur l'intranet et en intégrant les processus commerciaux, de rendre les employés plus productifs : création de contenu plus rapide et plus facile, un accès possible depuis n'importe quel endroit, l'utilisation d'outils d'entreprise ou l'accès à des informations plus rapide.
    L'intranet est avant tout un outil de performance» facilitant l'organisation interne de votre PME.
  • 1) On peut distinguer des grandes familles de services
    2) En réalité, l'intranet revêt différentes formes selon l ’entreprise : taille et le coeur de métier...
    Par exemple, l'intranet d'une entreprise spécialisée dans le textile pourrait lui permettre de gérer ses stocks en temps réel et de mettre à disposition des commerciaux une base de données contenant des prospects à démarcher.
    Une société d'informatique, quant à elle, utilisera son intranet pour mettre en relation ses salariés nomades afin qu'ils puissent travailler sur un projet unique. Chez Xerox, 20 % des employés, soit environ 3 800 techniciens dans le monde, envoient régulièrement des rapports de maintenance et des conseils sur une base de données centralisée accessible via internet, Eureka. Eureka répertorie plus de 30 000 conseils et plus de 20 000 professionnels y accèdent, ce qui permet d'économiser plus de 10 millions de dollars (estimations début 2000).
    Le besoin de communiquer l ’info concerne également les TPE : Pour exemple, une entreprise de plombiers donne souvent un portable ou demande à ses salariés d'en avoir un pour gérer les besoins et communiquer rapidement. Les contacts sont toujours one to one. Vous pouvez faire la même chose en envoyant un sms de votre portable à un blog qui lui-même va renvoyer à tous les portables des autres plombiers. En cas de galère, chacun le saura et suivant où il est ou s'il est disponible pourra venir aider ou répondre. Depuis le magasin, via le blog, l'information passe en continue sur qui est ou et comment cela se passe. Cette information reste et peut être exploitée pour la formation.
  • Competitic communication et collaboration en entreprise - numerique en entreprise

    1. 1. Jeudi 21 mars 2013 Améliorez la communication et la collaboration au sein de votre entreprise
    2. 2. Le dispositif Performance PME TIC ? Cette action s’insère dans le dispositif régional Son objectif est de développer la compétitivité des entreprises par un meilleur usage des Technologies de l’Information et de la Communication www.lenumeriquepourmonentreprise.com
    3. 3. Sommaire  Comment développer la communication interne ?  Quels sont les outils adaptés à une meilleure collaboration ?  Comment adapter son organisation ?
    4. 4. Objectif de la communication interne  Améliorer le fonctionnement global de l’entreprise et favoriser la construction de son image. Autrement dit : Contribuer à sa Performance
    5. 5. Communiquer ne veut pas seulement dire informer expliquer entraîner l’adhésion mobiliser améliorer le climat général C’est aussi :
    6. 6. La communication interne dans l’entreprise 2.0 wiki social networks IM blogs
    7. 7. Les modèles de communication changent
    8. 8. Vision de la pyramide de Maslow selon Eric BLOT (CEO) : nos besoins de communication Les éléments pour accomplir ma mission. La communication interne m’aide dans mon quotidien. SURVIE
    9. 9. SECURITE Les éléments pour aller dans le bon sens, pour être aligné avec la stratégie de l’entreprise. La comm interne m’informe sur la vision de la direction SURVIE
    10. 10. RECONNAISSANCE SECURITE SURVIE J’existe aux yeux des autres, je fais partie d’une communauté
    11. 11. ESTIME SECURITE SURVIE RECONNAISSANCE Je suis reconnu par les autres, je contribue, je participe à l’aventure de l’entreprise 2.0
    12. 12. REALISATION DE SOI ESTIME SECURITE SURVIE RECONNAISSANCE Tout mon potentiel est libéré et mes sphères s’entrelacent
    13. 13. L’ Intranet - Plateforme interne - Accessible via un simple navigateur web - Serveur interne ou externe
    14. 14. Le principe d’un Intranet Plateforme - Destinée à faciliter la collaboration. - Documents et contenus (base de données)… - Regroupant différentes applications communes - Applications fonctionnelles
    15. 15. L’Intranet est une boite Mise en réseau d’applications déjà utilisée Exemple outils de bureautique… Avantage : facilité d ’accès, mobilité, réunion des documents, classement et recherche de documents, gestion des versions... Création de nouveaux moyens de diffusion de l’information Création d’outils de collaboration (solutions horizontales) Exemple Agenda, documents partagés, Co-authoring, Forum, Wiki, Blog Vidéo ou Web conférence Instant Messaging, chat Téléphonie IP Gestion de solutions “métier” (Solutions verticales) Exemple : processus de validation de documents (workflow), de gestion des stocks, ressources humaines... Quels services rend un Intranet ? Le principe d’un Intranet
    16. 16. Les réseaux sociaux d’entreprise (RSE)
    17. 17.  Les RSE se distinguent des intranets traditionnels en introduisant de nouvelles règles : - Une existence numérique : création d’une identité numérique, - La transparence : l’activité de chacun est affichée, - La mise en relation : possibilité d’entrer en contact avec des membres ayant des intérêts communs, - La conversation: possibilité d’engager la conversation, Ces nouvelles règles rééquilibrent les rapports entre contributeurs et lecteurs Les réseaux sociaux d’entreprise (RSE)
    18. 18. Sommaire  Comment développer la communication interne ?  Quels sont les outils adaptés à une meilleure collaboration ?  Comment adapter son organisation ?
    19. 19. Les enjeux du développement du travail collaboratif Nature d’enjeux Enjeux Economique  Optimiser le recours aux réunions physiques et réduire les coûts de déplacement  Economiser les coûts « papier »  Favoriser l’innovation Stratégique  Transformer le savoir individuel en connaissances collectives  Améliorer les contributions dans le cadre de la formalisation des connaissances stratégiques Organisationnel  Améliorer l’organisation et la supervision par la mise en place d’un management axé sur le reporting  Décloisonner l’organisation tout en rationnalisant les processus métiers  Réduire sensiblement la charge administrative en fluidifiant le circuit d’informations  Favoriser la traçabilité des échanges  Favoriser une meilleure appropriation de la planification des tâches en mode projet pour mettre en place un pilotage en temps réel  Favoriser la délégation des tâches pour créer un réseau d’acteurs plus réactifs face à des sollicitations internes ou externes Psychologique  Favoriser la responsabilisation des acteurs  Améliorer le bien-être au travail  Permettre l’essor d’un mode de travail en groupe davantage orienté sur le résultat que sur le pouvoir (hiérarchique notamment)
    20. 20. Les outils de travail collaboratif couvrent trois fonctionnalités Production Publication collaborative Espace projet Localisation d’expertise Outil d’écriture collaborative Groupe de discussion Groupeware RSE L’espace de production comprend les produits, données, sources et résultats des activités du groupe. Il s’agit d’une vue statique. Communication Offre aux acteurs du système la possibilité d’échanger : c’est le support des échanges. Coordination Définit les acteurs (individus, groupes, rôles, etc.), identifie les activités, les tâches, leurs relations temporelles et désigne les acteurs responsables des tâches et des activités. Il s’agit d’une vue dynamique du système.
    21. 21. Il existe des outils plus ou moins spécialisés sur ces trois domaines fonctionnels Communication Coordination Production KnowledgeMail(Tacit) DiscoveryServer (IBM/Lotus) EnterpriseExpert Management (Kamoon) QuickPlace (IBM/lotus) eRoom (EMC/Documentum) Sharepointservices (Microsoft) EnterpriseForum (SiteScape) Caucus (CaucusCare) UBB (Infopop) eShareExpressio ns (Divine) Domino (IBM/Lotus) MS 365(Microsoft) PhpGroupware(Opensource) OpenGroupware(Opensource) SameTime(IBM/lotus) Live Meeting (Microsoft) Meeting Center(WebEx) Skype (Skype) Centra Conference (Centra) Webconferencing (Genesis) Wiki (OpenSource) Vignette CMS (Vignette) DocuShare(Xerox) TeamSite(Intervowen) Sharepoint portal (Microsoft) TeamwarePlaza(Teamwar e/3i/Futjitsu) HummingBirdEnterpris eSuite (HummingBird) WorkSite (Intervowen/iManage) CommunityZero(Ramius) Affinitiz(Affinitiz) BluKiwi (Blukiwi) Alfresco Nuxeo Lync (Microsoft)
    22. 22. L’autre solution dans le choix d’un outil collaboratif est de prendre en considération la nature des interactions Intranet Partage d’application RSE Etc. Chat Courrier électronique Wiki Agenda partagé RSE Etc. Réunion en face à face Video projecteur Tableau blanc interactifs Etc. Réunion virtuelle Video/Visio conférence Partage d’applications Usages mobiles RSE Etc. Distance spatiale entre les utilisateurs Distance temporelle Même lieux Lieux différents
    23. 23. Les outils de travail collaboratif dans votre système d’information Cœur fonctionnel Services documentaires Services d’échanges Services d’appui au cœur de métier Plateforme d’accès Services support Pilotage Collecte de document Numérisation de document Production de document Indexation de document Diffusion et accès aux document Services d’échanges, de communication et de travail collaboratif Annuaire/gestion des accès Production Portail internet Intranet Ressources humaines Informatique ImmobilierLogistique Finance/ comptabilité Marketing Décisionnel Intelligence économique Gestion de projet 0 1 2 3 4Recouvrement fonctionnel
    24. 24. Etat des lieux des réseaux sociaux d’entreprise en France  Un déploiement très rapide : 23% des organisations françaises ont installé un RSE 30% projettent de le mettre en œuvre dans les 18 mois à venir  Mais qui présente quelques limites : 39% des sociétés utilisant un RSE trouvent que les résultats sont insuffisants au regard du temps d’appropriation 58% des répondants ayant déjà un réseau social ne l’on pas connecté au SI Etude Serdalab septembre 2012
    25. 25. Evaluation de quelques solutions du marché Domaine fonctionnel Publication de contenus Gestion du rendu Gestion de projet Coédition Classement de ressources Partage de ressources Conversation Mise en relation 0 1 2 3Niveau de couverture fonctionnelle
    26. 26. Sommaire  Comment développer la communication interne ?  Quels sont les outils adaptés à une meilleure collaboration ?  Comment adapter son organisation ?
    27. 27. Pas facile de passer de la théorie à la pratique du travail collaboratif Stratégie Organisation, processus, management Outils Approche théorique Approche technophile Quelques verbatims illustratives Les résultats Pas d’usages Par oùcommencer ? Pourquoi ça ne prend pas ? Pas de résultats opérationnels •« Il faut développer les synergies » •« Il faut développer la transversalité » •« Il faut mutualiser la connaissance et les compétences » •« Il faut diffuser la stratégie de manière homogène » •« Sharepoint a la meilleure couverture fonctionnelle » •« Il manque une GED à l’état de l’art » •« Il faut mettre en place un RSE à court terme »
    28. 28. Quelques questions à se poser Quel est le nouveau rôle du manager ? Quelles étapes pour un projet collaboratif réussi ? Quels impacts sur les processus métiers ? Comment valoriser la collaboration / Comment inciter?
    29. 29. Quels impacts sur les processus métiers ?  Ils sont conséquents !!!  La mise en œuvre d’un outil de travail collaboratif nécessite de refondre en partie les processus en redéfinissant les interactions entre les membres d’une communauté :  Le recours à la messagerie avec mise en copie doit être remplacé par la capitalisation sur un espace partagé avec une fréquence régulière suivie d’une notification aux membres du groupe  La préparation d’une réunion doit être revue avec mise à disposition du support en amont de la réunion et la diffusion systématique du CR sur l’espace dédié  La communication interne doit être multicanale  Les espaces de capitalisation des productions sont transformés
    30. 30. Quelles étapes pour un projet collaboratif réussi ?  Analyser et spécifier son besoin : de quelles fonctionnalités ai-je besoin ? Quel niveau de service ? En fonction de votre besoin, le prix peut aller de 0 euros (Google aps) à plus de 200 euros par utilisateur par ans (Ms Sharepoint)  Acheter : Licences, Cession de droit d’usages, SAAS ?  Intégrer dans votre SI : installer, et paramétrer l’outil pour l’interfacer avec les applicatifs utilisés par votre entreprise (GED, CMS, intranet, etc.)  Recetter l’application et les interfaces  Expérimenter dans un premier temps l’OTC sur un nombre restreint d’utilisateurs (10 à 20) pour roder votre phase de conduite du changement  Conduire le changement : Adaptation des processus, communication, valorisation d’usages, etc.
    31. 31. Comment valoriser la collaboration / Comment inciter?  Intégrer la notion de collaboration dans les objectifs de vos collaborateurs pour valoriser la culture du partage (et de la gentillesse!)  Mettre en place un système de mesure de la collaboration  Valoriser les initiatives de vos collaborateurs en interne
    32. 32. Quel est le nouveau rôle du manager ?  Avec les OTC, le manager devient un community manager  La modification des processus d’interaction redessine le contour de son périmètre d’intervention et de ses responsabilités  Ses actions de contrôle vont évoluer : il ne doit plus être en validation systématique des productions de ses équipes !!! En revanche il doit avoir de la visibilité sur les productions et contributions de ses équipes  Le manager 2.0 doit être donc un utilisateur aguerri des outils de travail collaboratif
    33. 33. Merci !!! Vos questions Thomas Vrignaud Senior Consultant stratégie des systèmes d’information 5, place de la Joliette, 13002 Marseille, France T +33 (0)4 26 84 58 63 F +33 (0)4 26 84 58 51 thomas.vrignaud@kurtsalmon.com www.kurtsalmon.com Kurt Salmon est un cabinet de conseil en management international qui regroupe 1400 consultants à travers 13 pays sur 4 continents. Nos clients bénéficient de la spécialisation sectorielle et fonctionnelle en stratégie, organisation et management. Dans un environnement de plus en plus complexe, nous sommes convaincus que nous ne devons pas nous contenter d’être un cabinet de conseil. Nous voyons notre rôle comme celui d’un partenaire de confiance, qui, aux côtés de ses clients, conçoit et met en œuvre les stratégies et les solutions les plus pertinentes, à la mesure de leurs ambitions. Forts de notre expérience, notre préoccupation permanente est de leur apporter des résultats mesurables et d’assurer le succès de leurs projets, de manière significative et durable. En France, Kurt Salmon est présent à Paris, Lyon, Marseille et Nantes. Myriam LAGHA CCIMP Service Innovation & TIC myriam.lagha@ccimp.com Tél : 04 91 39 58 52
    34. 34. Continuons à échanger … : twitter.com/competitic : communauté competitic : lenumeriquepourmonentreprise.com
    35. 35. Découvrez les usages des TIC, les actualités, l’agenda des évènements et les entreprises de la filière TIC régionale sur le « portail des usages » Consultez le support de cette présentation : www.lenumeriquepourmonentreprise.com
    36. 36. Jeudi 28 mars 2013 Identifiez les étapes clés pour créer un site internet efficace La prochaine action

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