Améliorez la communication et la collaboration au sein de votre entreprise De l'intranet au portail collaboratif : améliorez le partage des informations et la productivité au sein de l'entreprise Comment développer la communication interne ? Quels sont les outils adaptés à une meilleure collaboration ? Comment adapter son organisation ?

1. Jeudi 21 mars 2013
Améliorez la communication et la collaboration
au sein de votre entreprise

2. Le dispositif Performance PME TIC ?
Cette action s’insère dans le dispositif régional
Son objectif est de développer la compétitivité des
entreprises par un meilleur usage des Technologies de
l’Information et de la Communication
www.lenumeriquepourmonentreprise.com

4. Sommaire
 Comment développer la communication
interne ?
 Quels sont les outils adaptés à une meilleure
collaboration ?
 Comment adapter son organisation ?

6. Objectif de la communication interne
 Améliorer le fonctionnement global de l’entreprise et
favoriser la construction de son image.
Autrement dit :
Contribuer à sa Performance

8. Communiquer ne veut pas seulement dire informer
expliquer
entraîner l’adhésion
mobiliser
améliorer le climat général
C’est aussi :

9. La communication interne dans
l’entreprise 2.0
wiki
social
networks
IM
blogs

10. Les modèles de communication changent

11. Vision de la pyramide de Maslow selon Eric BLOT
(CEO) : nos besoins de communication
Les éléments pour accomplir
ma mission. La communication
interne m’aide dans mon
quotidien.
SURVIE

12. SECURITE
Les éléments pour aller dans le
bon sens, pour être aligné avec
la stratégie de l’entreprise. La
comm interne m’informe sur la
vision de la direction
SURVIE

13. RECONNAISSANCE
SECURITE
SURVIE
J’existe aux yeux des autres, je
fais partie d’une communauté

14. ESTIME
SECURITE
SURVIE
RECONNAISSANCE
Je suis reconnu par les autres,
je contribue, je participe à
l’aventure de l’entreprise 2.0

15. REALISATION DE SOI
ESTIME
SECURITE
SURVIE
RECONNAISSANCE
Tout mon potentiel est libéré et
mes sphères s’entrelacent

17. L’ Intranet
- Plateforme interne
- Accessible via un simple
navigateur web
- Serveur interne ou externe

18. Le principe d’un Intranet
Plateforme
- Destinée à faciliter la collaboration.
- Documents et contenus (base de
données)…
- Regroupant différentes applications
communes
- Applications fonctionnelles

19. L’Intranet est
une boite
Mise en réseau d’applications déjà utilisée
Exemple outils de bureautique…
Avantage : facilité d ’accès, mobilité, réunion des documents, classement et recherche de documents,
gestion des versions...
Création de nouveaux moyens de diffusion de l’information
Création d’outils de collaboration (solutions horizontales)
Exemple
Agenda, documents partagés, Co-authoring,
Forum, Wiki, Blog
Vidéo ou Web conférence
Instant Messaging, chat
Téléphonie IP
Gestion de solutions “métier” (Solutions verticales)
Exemple : processus de validation de documents (workflow), de gestion des stocks, ressources
humaines...
Quels services rend un Intranet ?
Le principe d’un Intranet

20. Les réseaux sociaux d’entreprise (RSE)

21.  Les RSE se distinguent des intranets traditionnels en introduisant de
nouvelles règles :
- Une existence numérique : création d’une identité numérique,
- La transparence : l’activité de chacun est affichée,
- La mise en relation : possibilité d’entrer en contact avec des membres
ayant des intérêts communs,
- La conversation: possibilité d’engager la conversation,
Ces nouvelles règles rééquilibrent les rapports entre
contributeurs et lecteurs
Les réseaux sociaux d’entreprise (RSE)

23. Sommaire
 Comment développer la communication
interne ?
 Quels sont les outils adaptés à une meilleure
collaboration ?
 Comment adapter son organisation ?

24. Les enjeux du développement du travail
collaboratif
Nature d’enjeux Enjeux
Economique
 Optimiser le recours aux réunions physiques et réduire les coûts de déplacement
 Economiser les coûts « papier »
 Favoriser l’innovation
Stratégique
 Transformer le savoir individuel en connaissances collectives
 Améliorer les contributions dans le cadre de la formalisation des connaissances
stratégiques
Organisationnel
 Améliorer l’organisation et la supervision par la mise en place d’un management
axé sur le reporting
 Décloisonner l’organisation tout en rationnalisant les processus métiers
 Réduire sensiblement la charge administrative en fluidifiant le circuit d’informations
 Favoriser la traçabilité des échanges
 Favoriser une meilleure appropriation de la planification des tâches en mode projet
pour mettre en place un pilotage en temps réel
 Favoriser la délégation des tâches pour créer un réseau d’acteurs plus réactifs face
à des sollicitations internes ou externes
Psychologique
 Favoriser la responsabilisation des acteurs
 Améliorer le bien-être au travail
 Permettre l’essor d’un mode de travail en groupe davantage orienté sur le résultat
que sur le pouvoir (hiérarchique notamment)

25. Les outils de travail collaboratif couvrent trois
fonctionnalités
Production
Publication collaborative
Espace projet
Localisation
d’expertise
Outil d’écriture
collaborative
Groupe de
discussion
Groupeware
RSE
L’espace de production
comprend les produits,
données, sources et
résultats des activités du
groupe. Il s’agit d’une
vue statique.
Communication
Offre aux acteurs du
système la possibilité
d’échanger : c’est le
support des échanges.
Coordination
Définit les acteurs
(individus, groupes,
rôles, etc.), identifie les
activités, les tâches,
leurs relations
temporelles et désigne
les acteurs responsables
des tâches et des
activités. Il s’agit d’une
vue dynamique du
système.

26. Il existe des outils plus ou moins spécialisés sur
ces trois domaines fonctionnels
Communication Coordination
Production
KnowledgeMail(Tacit)
DiscoveryServer
(IBM/Lotus)
EnterpriseExpert
Management
(Kamoon)
QuickPlace (IBM/lotus)
eRoom (EMC/Documentum)
Sharepointservices (Microsoft)
EnterpriseForum (SiteScape)
Caucus (CaucusCare)
UBB (Infopop)
eShareExpressio
ns (Divine)
Domino (IBM/Lotus)
MS 365(Microsoft)
PhpGroupware(Opensource)
OpenGroupware(Opensource)
SameTime(IBM/lotus)
Live Meeting (Microsoft)
Meeting Center(WebEx)
Skype (Skype)
Centra
Conference
(Centra)
Webconferencing
(Genesis)
Wiki (OpenSource)
Vignette CMS (Vignette)
DocuShare(Xerox)
TeamSite(Intervowen)
Sharepoint portal
(Microsoft)
TeamwarePlaza(Teamwar
e/3i/Futjitsu)
HummingBirdEnterpris
eSuite (HummingBird)
WorkSite
(Intervowen/iManage)
CommunityZero(Ramius)
Affinitiz(Affinitiz)
BluKiwi (Blukiwi)
Alfresco
Nuxeo
Lync (Microsoft)

27. L’autre solution dans le choix d’un outil collaboratif est de
prendre en considération la nature des interactions
Intranet
Partage d’application
RSE
Etc.
Chat
Courrier électronique
Wiki
Agenda partagé
RSE
Etc.
Réunion en face à face
Video projecteur
Tableau blanc interactifs
Etc.
Réunion virtuelle
Video/Visio conférence
Partage d’applications
Usages mobiles
RSE
Etc.
Distance spatiale entre les utilisateurs
Distance temporelle
Même lieux Lieux différents

28. Les outils de travail collaboratif dans votre
système d’information
Cœur fonctionnel
Services
documentaires
Services
d’échanges
Services
d’appui au
cœur de métier
Plateforme
d’accès
Services
support
Pilotage
Collecte de
document
Numérisation
de document
Production de
document
Indexation de
document
Diffusion et
accès aux
document
Services d’échanges, de communication et de travail collaboratif
Annuaire/gestion des accès
Production
Portail internet Intranet
Ressources
humaines
Informatique ImmobilierLogistique
Finance/
comptabilité
Marketing
Décisionnel Intelligence économique
Gestion de projet
0 1 2 3 4Recouvrement fonctionnel

29. Etat des lieux des réseaux sociaux
d’entreprise en France
 Un déploiement très rapide :
23% des organisations françaises ont installé un RSE
30% projettent de le mettre en œuvre dans les 18 mois à venir
 Mais qui présente quelques limites :
39% des sociétés utilisant un RSE trouvent que les résultats sont
insuffisants au regard du temps d’appropriation
58% des répondants ayant déjà un réseau social ne l’on pas
connecté au SI
Etude Serdalab septembre 2012

30. Evaluation de quelques solutions du marché
Domaine fonctionnel
Publication de contenus
Gestion du rendu
Gestion de projet
Coédition
Classement de ressources
Partage de ressources
Conversation
Mise en relation
0 1 2 3Niveau de couverture fonctionnelle

31. Sommaire
 Comment développer la communication
interne ?
 Quels sont les outils adaptés à une meilleure
collaboration ?
 Comment adapter son organisation ?

32. Pas facile de passer de la théorie à la pratique du
travail collaboratif
Stratégie
Organisation, processus,
management
Outils
Approche
théorique
Approche
technophile
Quelques verbatims illustratives Les résultats
Pas d’usages
Par oùcommencer ?
Pourquoi ça ne
prend pas ?
Pas de résultats opérationnels
•« Il faut développer les
synergies »
•« Il faut développer la
transversalité »
•« Il faut mutualiser la
connaissance et les
compétences »
•« Il faut diffuser la stratégie de
manière homogène »
•« Sharepoint a la meilleure
couverture fonctionnelle »
•« Il manque une GED à l’état
de l’art »
•« Il faut mettre en place un
RSE à court terme »

33. Quelques questions à se poser
Quel est le
nouveau rôle du
manager ?
Quelles étapes
pour un projet
collaboratif
réussi ?
Quels impacts
sur les
processus
métiers ?
Comment
valoriser la
collaboration /
Comment
inciter?

34. Quels impacts sur les processus métiers ?
 Ils sont conséquents !!!
 La mise en œuvre d’un outil de travail collaboratif nécessite de
refondre en partie les processus en redéfinissant les interactions
entre les membres d’une communauté :
 Le recours à la messagerie avec mise en copie doit être remplacé par la
capitalisation sur un espace partagé avec une fréquence régulière suivie
d’une notification aux membres du groupe
 La préparation d’une réunion doit être revue avec mise à disposition du
support en amont de la réunion et la diffusion systématique du CR sur
l’espace dédié
 La communication interne doit être multicanale
 Les espaces de capitalisation des productions sont transformés

35. Quelles étapes pour un projet collaboratif
réussi ?
 Analyser et spécifier son besoin : de quelles fonctionnalités ai-je besoin ? Quel
niveau de service ? En fonction de votre besoin, le prix peut aller de 0 euros (Google
aps) à plus de 200 euros par utilisateur par ans (Ms Sharepoint)
 Acheter : Licences, Cession de droit d’usages, SAAS ?
 Intégrer dans votre SI : installer, et paramétrer l’outil pour l’interfacer avec les
applicatifs utilisés par votre entreprise (GED, CMS, intranet, etc.)
 Recetter l’application et les interfaces
 Expérimenter dans un premier temps l’OTC sur un nombre restreint
d’utilisateurs (10 à 20) pour roder votre phase de conduite du changement
 Conduire le changement : Adaptation des processus, communication, valorisation
d’usages, etc.

36. Comment valoriser la collaboration /
Comment inciter?
 Intégrer la notion de collaboration dans les objectifs de vos
collaborateurs pour valoriser la culture du partage (et de la
gentillesse!)
 Mettre en place un système de mesure de la collaboration
 Valoriser les initiatives de vos collaborateurs en interne

37. Quel est le nouveau rôle du manager ?
 Avec les OTC, le manager devient un community manager
 La modification des processus d’interaction redessine le contour de
son périmètre d’intervention et de ses responsabilités
 Ses actions de contrôle vont évoluer : il ne doit plus être en
validation systématique des productions de ses équipes !!! En
revanche il doit avoir de la visibilité sur les productions et
contributions de ses équipes
 Le manager 2.0 doit être donc un utilisateur aguerri des outils de
travail collaboratif

38. Merci !!! Vos questions
Thomas Vrignaud
Senior Consultant stratégie des systèmes
d’information
5, place de la Joliette, 13002 Marseille, France
T +33 (0)4 26 84 58 63 F +33 (0)4 26 84 58 51
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www.kurtsalmon.com
Kurt Salmon est un cabinet de conseil en management international qui regroupe 1400 consultants à travers 13 pays sur 4 continents.
Nos clients bénéficient de la spécialisation sectorielle et fonctionnelle en stratégie, organisation et management.
Dans un environnement de plus en plus complexe, nous sommes convaincus que nous ne devons pas nous contenter d’être un cabinet de conseil.
Nous voyons notre rôle comme celui d’un partenaire de confiance, qui, aux côtés de ses clients, conçoit et met en œuvre les stratégies et les
solutions les plus pertinentes, à la mesure de leurs ambitions. Forts de notre expérience, notre préoccupation permanente est de leur apporter des
résultats mesurables et d’assurer le succès de leurs projets, de manière significative et durable.
En France, Kurt Salmon est présent à Paris, Lyon, Marseille et Nantes.
Myriam LAGHA
CCIMP
Service Innovation & TIC
myriam.lagha@ccimp.com
Tél : 04 91 39 58 52

39. Continuons à échanger …
: twitter.com/competitic
: communauté competitic
: lenumeriquepourmonentreprise.com

40. Découvrez les usages des TIC,
les actualités, l’agenda des
évènements et les entreprises
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Consultez le support de cette
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41. Jeudi 28 mars 2013
Identifiez les étapes clés pour créer un
site internet efficace
La prochaine action