Améliorez la communication et la collaboration au sein de votre entreprise
De l'intranet au portail collaboratif : améliorez le partage des informations et la productivité au sein de l'entreprise
Comment développer la communication interne ?
Quels sont les outils adaptés à une meilleure collaboration ?
Comment adapter son organisation ?
Competitic communication et collaboration en entreprise - numerique en entreprise
1. Jeudi 21 mars 2013
Améliorez la communication et la collaboration
au sein de votre entreprise
2. Le dispositif Performance PME TIC ?
Cette action s’insère dans le dispositif régional
Son objectif est de développer la compétitivité des
entreprises par un meilleur usage des Technologies de
l’Information et de la Communication
www.lenumeriquepourmonentreprise.com
3.
4. Sommaire
Comment développer la communication
interne ?
Quels sont les outils adaptés à une meilleure
collaboration ?
Comment adapter son organisation ?
5.
6. Objectif de la communication interne
Améliorer le fonctionnement global de l’entreprise et
favoriser la construction de son image.
Autrement dit :
Contribuer à sa Performance
7.
8. Communiquer ne veut pas seulement dire informer
expliquer
entraîner l’adhésion
mobiliser
améliorer le climat général
C’est aussi :
11. Vision de la pyramide de Maslow selon Eric BLOT
(CEO) : nos besoins de communication
Les éléments pour accomplir
ma mission. La communication
interne m’aide dans mon
quotidien.
SURVIE
12. SECURITE
Les éléments pour aller dans le
bon sens, pour être aligné avec
la stratégie de l’entreprise. La
comm interne m’informe sur la
vision de la direction
SURVIE
17. L’ Intranet
- Plateforme interne
- Accessible via un simple
navigateur web
- Serveur interne ou externe
18. Le principe d’un Intranet
Plateforme
- Destinée à faciliter la collaboration.
- Documents et contenus (base de
données)…
- Regroupant différentes applications
communes
- Applications fonctionnelles
19. L’Intranet est
une boite
Mise en réseau d’applications déjà utilisée
Exemple outils de bureautique…
Avantage : facilité d ’accès, mobilité, réunion des documents, classement et recherche de documents,
gestion des versions...
Création de nouveaux moyens de diffusion de l’information
Création d’outils de collaboration (solutions horizontales)
Exemple
Agenda, documents partagés, Co-authoring,
Forum, Wiki, Blog
Vidéo ou Web conférence
Instant Messaging, chat
Téléphonie IP
Gestion de solutions “métier” (Solutions verticales)
Exemple : processus de validation de documents (workflow), de gestion des stocks, ressources
humaines...
Quels services rend un Intranet ?
Le principe d’un Intranet
21. Les RSE se distinguent des intranets traditionnels en introduisant de
nouvelles règles :
- Une existence numérique : création d’une identité numérique,
- La transparence : l’activité de chacun est affichée,
- La mise en relation : possibilité d’entrer en contact avec des membres
ayant des intérêts communs,
- La conversation: possibilité d’engager la conversation,
Ces nouvelles règles rééquilibrent les rapports entre
contributeurs et lecteurs
Les réseaux sociaux d’entreprise (RSE)
22.
23. Sommaire
Comment développer la communication
interne ?
Quels sont les outils adaptés à une meilleure
collaboration ?
Comment adapter son organisation ?
24. Les enjeux du développement du travail
collaboratif
Nature d’enjeux Enjeux
Economique
Optimiser le recours aux réunions physiques et réduire les coûts de déplacement
Economiser les coûts « papier »
Favoriser l’innovation
Stratégique
Transformer le savoir individuel en connaissances collectives
Améliorer les contributions dans le cadre de la formalisation des connaissances
stratégiques
Organisationnel
Améliorer l’organisation et la supervision par la mise en place d’un management
axé sur le reporting
Décloisonner l’organisation tout en rationnalisant les processus métiers
Réduire sensiblement la charge administrative en fluidifiant le circuit d’informations
Favoriser la traçabilité des échanges
Favoriser une meilleure appropriation de la planification des tâches en mode projet
pour mettre en place un pilotage en temps réel
Favoriser la délégation des tâches pour créer un réseau d’acteurs plus réactifs face
à des sollicitations internes ou externes
Psychologique
Favoriser la responsabilisation des acteurs
Améliorer le bien-être au travail
Permettre l’essor d’un mode de travail en groupe davantage orienté sur le résultat
que sur le pouvoir (hiérarchique notamment)
25. Les outils de travail collaboratif couvrent trois
fonctionnalités
Production
Publication collaborative
Espace projet
Localisation
d’expertise
Outil d’écriture
collaborative
Groupe de
discussion
Groupeware
RSE
L’espace de production
comprend les produits,
données, sources et
résultats des activités du
groupe. Il s’agit d’une
vue statique.
Communication
Offre aux acteurs du
système la possibilité
d’échanger : c’est le
support des échanges.
Coordination
Définit les acteurs
(individus, groupes,
rôles, etc.), identifie les
activités, les tâches,
leurs relations
temporelles et désigne
les acteurs responsables
des tâches et des
activités. Il s’agit d’une
vue dynamique du
système.
26. Il existe des outils plus ou moins spécialisés sur
ces trois domaines fonctionnels
Communication Coordination
Production
KnowledgeMail(Tacit)
DiscoveryServer
(IBM/Lotus)
EnterpriseExpert
Management
(Kamoon)
QuickPlace (IBM/lotus)
eRoom (EMC/Documentum)
Sharepointservices (Microsoft)
EnterpriseForum (SiteScape)
Caucus (CaucusCare)
UBB (Infopop)
eShareExpressio
ns (Divine)
Domino (IBM/Lotus)
MS 365(Microsoft)
PhpGroupware(Opensource)
OpenGroupware(Opensource)
SameTime(IBM/lotus)
Live Meeting (Microsoft)
Meeting Center(WebEx)
Skype (Skype)
Centra
Conference
(Centra)
Webconferencing
(Genesis)
Wiki (OpenSource)
Vignette CMS (Vignette)
DocuShare(Xerox)
TeamSite(Intervowen)
Sharepoint portal
(Microsoft)
TeamwarePlaza(Teamwar
e/3i/Futjitsu)
HummingBirdEnterpris
eSuite (HummingBird)
WorkSite
(Intervowen/iManage)
CommunityZero(Ramius)
Affinitiz(Affinitiz)
BluKiwi (Blukiwi)
Alfresco
Nuxeo
Lync (Microsoft)
27. L’autre solution dans le choix d’un outil collaboratif est de
prendre en considération la nature des interactions
Intranet
Partage d’application
RSE
Etc.
Chat
Courrier électronique
Wiki
Agenda partagé
RSE
Etc.
Réunion en face à face
Video projecteur
Tableau blanc interactifs
Etc.
Réunion virtuelle
Video/Visio conférence
Partage d’applications
Usages mobiles
RSE
Etc.
Distance spatiale entre les utilisateurs
Distance temporelle
Même lieux Lieux différents
28. Les outils de travail collaboratif dans votre
système d’information
Cœur fonctionnel
Services
documentaires
Services
d’échanges
Services
d’appui au
cœur de métier
Plateforme
d’accès
Services
support
Pilotage
Collecte de
document
Numérisation
de document
Production de
document
Indexation de
document
Diffusion et
accès aux
document
Services d’échanges, de communication et de travail collaboratif
Annuaire/gestion des accès
Production
Portail internet Intranet
Ressources
humaines
Informatique ImmobilierLogistique
Finance/
comptabilité
Marketing
Décisionnel Intelligence économique
Gestion de projet
0 1 2 3 4Recouvrement fonctionnel
29. Etat des lieux des réseaux sociaux
d’entreprise en France
Un déploiement très rapide :
23% des organisations françaises ont installé un RSE
30% projettent de le mettre en œuvre dans les 18 mois à venir
Mais qui présente quelques limites :
39% des sociétés utilisant un RSE trouvent que les résultats sont
insuffisants au regard du temps d’appropriation
58% des répondants ayant déjà un réseau social ne l’on pas
connecté au SI
Etude Serdalab septembre 2012
30. Evaluation de quelques solutions du marché
Domaine fonctionnel
Publication de contenus
Gestion du rendu
Gestion de projet
Coédition
Classement de ressources
Partage de ressources
Conversation
Mise en relation
0 1 2 3Niveau de couverture fonctionnelle
31. Sommaire
Comment développer la communication
interne ?
Quels sont les outils adaptés à une meilleure
collaboration ?
Comment adapter son organisation ?
32. Pas facile de passer de la théorie à la pratique du
travail collaboratif
Stratégie
Organisation, processus,
management
Outils
Approche
théorique
Approche
technophile
Quelques verbatims illustratives Les résultats
Pas d’usages
Par oùcommencer ?
Pourquoi ça ne
prend pas ?
Pas de résultats opérationnels
•« Il faut développer les
synergies »
•« Il faut développer la
transversalité »
•« Il faut mutualiser la
connaissance et les
compétences »
•« Il faut diffuser la stratégie de
manière homogène »
•« Sharepoint a la meilleure
couverture fonctionnelle »
•« Il manque une GED à l’état
de l’art »
•« Il faut mettre en place un
RSE à court terme »
33. Quelques questions à se poser
Quel est le
nouveau rôle du
manager ?
Quelles étapes
pour un projet
collaboratif
réussi ?
Quels impacts
sur les
processus
métiers ?
Comment
valoriser la
collaboration /
Comment
inciter?
34. Quels impacts sur les processus métiers ?
Ils sont conséquents !!!
La mise en œuvre d’un outil de travail collaboratif nécessite de
refondre en partie les processus en redéfinissant les interactions
entre les membres d’une communauté :
Le recours à la messagerie avec mise en copie doit être remplacé par la
capitalisation sur un espace partagé avec une fréquence régulière suivie
d’une notification aux membres du groupe
La préparation d’une réunion doit être revue avec mise à disposition du
support en amont de la réunion et la diffusion systématique du CR sur
l’espace dédié
La communication interne doit être multicanale
Les espaces de capitalisation des productions sont transformés
35. Quelles étapes pour un projet collaboratif
réussi ?
Analyser et spécifier son besoin : de quelles fonctionnalités ai-je besoin ? Quel
niveau de service ? En fonction de votre besoin, le prix peut aller de 0 euros (Google
aps) à plus de 200 euros par utilisateur par ans (Ms Sharepoint)
Acheter : Licences, Cession de droit d’usages, SAAS ?
Intégrer dans votre SI : installer, et paramétrer l’outil pour l’interfacer avec les
applicatifs utilisés par votre entreprise (GED, CMS, intranet, etc.)
Recetter l’application et les interfaces
Expérimenter dans un premier temps l’OTC sur un nombre restreint
d’utilisateurs (10 à 20) pour roder votre phase de conduite du changement
Conduire le changement : Adaptation des processus, communication, valorisation
d’usages, etc.
36. Comment valoriser la collaboration /
Comment inciter?
Intégrer la notion de collaboration dans les objectifs de vos
collaborateurs pour valoriser la culture du partage (et de la
gentillesse!)
Mettre en place un système de mesure de la collaboration
Valoriser les initiatives de vos collaborateurs en interne
37. Quel est le nouveau rôle du manager ?
Avec les OTC, le manager devient un community manager
La modification des processus d’interaction redessine le contour de
son périmètre d’intervention et de ses responsabilités
Ses actions de contrôle vont évoluer : il ne doit plus être en
validation systématique des productions de ses équipes !!! En
revanche il doit avoir de la visibilité sur les productions et
contributions de ses équipes
Le manager 2.0 doit être donc un utilisateur aguerri des outils de
travail collaboratif
38. Merci !!! Vos questions
Thomas Vrignaud
Senior Consultant stratégie des systèmes
d’information
5, place de la Joliette, 13002 Marseille, France
T +33 (0)4 26 84 58 63 F +33 (0)4 26 84 58 51
thomas.vrignaud@kurtsalmon.com
www.kurtsalmon.com
Kurt Salmon est un cabinet de conseil en management international qui regroupe 1400 consultants à travers 13 pays sur 4 continents.
Nos clients bénéficient de la spécialisation sectorielle et fonctionnelle en stratégie, organisation et management.
Dans un environnement de plus en plus complexe, nous sommes convaincus que nous ne devons pas nous contenter d’être un cabinet de conseil.
Nous voyons notre rôle comme celui d’un partenaire de confiance, qui, aux côtés de ses clients, conçoit et met en œuvre les stratégies et les
solutions les plus pertinentes, à la mesure de leurs ambitions. Forts de notre expérience, notre préoccupation permanente est de leur apporter des
résultats mesurables et d’assurer le succès de leurs projets, de manière significative et durable.
En France, Kurt Salmon est présent à Paris, Lyon, Marseille et Nantes.
Myriam LAGHA
CCIMP
Service Innovation & TIC
myriam.lagha@ccimp.com
Tél : 04 91 39 58 52
40. Découvrez les usages des TIC,
les actualités, l’agenda des
évènements et les entreprises
de la filière TIC régionale sur le
« portail des usages »
Consultez le support de cette
présentation :
www.lenumeriquepourmonentreprise.com
41. Jeudi 28 mars 2013
Identifiez les étapes clés pour créer un
site internet efficace
La prochaine action
Notes de l'éditeur
Un intranet est un site utilisant une technologie Internet, qui met des informations et des applicatifs à disposition des salariés d'une entreprise.
Comme un site Internet mais uniquement accessible à vos collaborateurs. Pour y accéder, ils auront besoin a un navigateur Internet classique, du type Internet Explorer ou Firefox, et d'un mot de passe utilisateur ultra-sécurisé.
L'idée de base cachée derrière l'Intranet est la même que pour Internet: disposer d'une interface simple et très facile d'emploi, le navigateur, pour chercher de l'information et communiquer.
3 élements :
Une plateforme unique (hébergée en interne sur le serveur de l ’entreprise ou en externe chez un prestataire hébergeur)
A laquelle chaque salarié se connectent aussi simplement que sur un site internet. Protocole Internet, pour consulter ou déposer des informations.
Mais dont l ’usage est interne. Chacun à un code d ’accès spécifique et la plateforme n ’est pas ouverte sur l ’extérieur.
Cette plateforme à l ’instar d ’un site Internet va proposer des SERVICES utilisables par tous les salariés.
C'est donc un moyen efficace de faciliter :
l ’utilisation des applications de l ’entreprise
la gestion des documents
la communication (services de communication)
le travail collaboratif de vos salariés.(applications collaboratives)
«Chaque société fait une utilisation différente de son intranet,
L ’Intranet a donc pour objectif en agrégeant les outils et les informations sur l'intranet et en intégrant les processus commerciaux, de rendre les employés plus productifs : création de contenu plus rapide et plus facile, un accès possible depuis n'importe quel endroit, l'utilisation d'outils d'entreprise ou l'accès à des informations plus rapide.
L'intranet est avant tout un outil de performance» facilitant l'organisation interne de votre PME.
1) On peut distinguer des grandes familles de services
2) En réalité, l'intranet revêt différentes formes selon l ’entreprise : taille et le coeur de métier...
Par exemple, l'intranet d'une entreprise spécialisée dans le textile pourrait lui permettre de gérer ses stocks en temps réel et de mettre à disposition des commerciaux une base de données contenant des prospects à démarcher.
Une société d'informatique, quant à elle, utilisera son intranet pour mettre en relation ses salariés nomades afin qu'ils puissent travailler sur un projet unique. Chez Xerox, 20 % des employés, soit environ 3 800 techniciens dans le monde, envoient régulièrement des rapports de maintenance et des conseils sur une base de données centralisée accessible via internet, Eureka. Eureka répertorie plus de 30 000 conseils et plus de 20 000 professionnels y accèdent, ce qui permet d'économiser plus de 10 millions de dollars (estimations début 2000).
Le besoin de communiquer l ’info concerne également les TPE : Pour exemple, une entreprise de plombiers donne souvent un portable ou demande à ses salariés d'en avoir un pour gérer les besoins et communiquer rapidement. Les contacts sont toujours one to one. Vous pouvez faire la même chose en envoyant un sms de votre portable à un blog qui lui-même va renvoyer à tous les portables des autres plombiers. En cas de galère, chacun le saura et suivant où il est ou s'il est disponible pourra venir aider ou répondre. Depuis le magasin, via le blog, l'information passe en continue sur qui est ou et comment cela se passe. Cette information reste et peut être exploitée pour la formation.