La gestion documentaire
BTS SP3S

Mme. Capron - Novembre 2013
Qu’est-ce qu’un système d’information
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Ensemble de moyens techniques,
organisationnels et humains facilitant la
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Les buts de la gestion documentaire
Correspond à des objectifs professionnels de
gestion d’un système d’information et de
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2) Trouver des informations pertinentes, les diffuser,
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Les étapes de la gestion documentaire
1) Repérage des sources d’information
pertinentes (connaissance des ressources
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1. Repérer les sources d’information
• Savoir ce que je cherche : je définis mon
besoin d’information :
– Sur quel thème v...
1. Repérer les sources d’information
• Avoir défini mon besoin d’information va me
permettre de repérer les informations
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2. Mettre en place sa veille
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Activité : Mener une veille documentaire à partir
de Google Alert :
• Selon mon ...
3. Indexer les documents
• Pourquoi ? Après avoir trouvé des documents,
je dois les conserver. L’indexation est une
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3. Indexer les documents
• Thésaurus : Liste de mots normalisés que l’on
appelle « descripteurs » (il décrit le contenu
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3. Indexer les documents
• Mots-clés : Le mot-clé n’est pas un
descripteur, il n’appartient pas au thésaurus.
Quand un mot...
3. Indexer le document
Comment fonctionne un thésaurus ?

Le thésaurus est basé sur des liens sémantiques
(de sens) entre ...
3. Indexer le document
Le thésaurus est
d’abord composé de
microthésaurus (MT)
qui sont structurés par
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3. Indexer le document
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génériques » (TG).
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3. Indexer le document
Le schéma ci-dessous présente les liens sémantiques entre différents
descripteurs.
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3. Indexer le document
Le thésaurus en bref:
Thésaurus

1. Microthésaurus (MT)
2. Terme générique (TG)
3. Terme spécifique...
3. Indexer un document
Quelques thésaurus…
1. Généralistes : MOTBIS et le thésaurus de
l’UNESCO (domaines de l’éducation, ...
3. Indexer un document
Exercice d’indexation d’un document à partir
d’un bordereau

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4. Archiver un document
• L’archivage consiste à stocker, de façon
organisée, les documents après leur
indexation.
• Le pl...
4. Archiver un document
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Typologie des classement de documents :
Alphabétique
Numérique : on donne un numéro par ...
4. Archiver un document
• Décimal : suit le classement idéologique +
attribution d’un numéro pour chaque thème
et sous-thè...
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La gestion documentaire en BTS SP3S

  1. 1. La gestion documentaire BTS SP3S Mme. Capron - Novembre 2013
  2. 2. Qu’est-ce qu’un système d’information ? Ensemble de moyens techniques, organisationnels et humains facilitant la bonne circulation et réception de l’information. Mme. Capron - Novembre 2013
  3. 3. Les buts de la gestion documentaire Correspond à des objectifs professionnels de gestion d’un système d’information et de diffusion de l’information : 1) Faire connaître aux membres d’une organisation toute modification réglementaire des missions Mme. Capron - Novembre 2013
  4. 4. Les buts de la gestion documentaire 2) Trouver des informations pertinentes, les diffuser, les conserver et les mettre à disposition. - Comment organiser la communication interne ? Liste de diffusion / de discussion, compte Twitter, utilisation d’un intranet ? - Quel logiciel de GED ? 3) Conserver les documents internes, les dossiers professionnels… Mme. Capron - Novembre 2013
  5. 5. Les étapes de la gestion documentaire 1) Repérage des sources d’information pertinentes (connaissance des ressources professionnelles : institutions, organismes, associations, presse professionnelle…) ; 2) Mise en place d’une veille sur un thème prédéfini 3) Indexation des documents 4) Archivage des documents Mme. Capron - Novembre 2013
  6. 6. 1. Repérer les sources d’information • Savoir ce que je cherche : je définis mon besoin d’information : – Sur quel thème vais-je travailler ? – A qui vais-je diffuser l’information ? – De quels types d’informations mon organisation at-elle besoin ? (document juridique, administratif, article de presse…) Mme. Capron - Novembre 2013
  7. 7. 1. Repérer les sources d’information • Avoir défini mon besoin d’information va me permettre de repérer les informations pertinentes ( = qui répondent à mon besoin d’information). • Ce sont ces sources que je vais utiliser pour faire ma veille. • Où trouver des sources d’information en ligne dans le domaine sanitaire et sociale ? > Portail du CDI Mme. Capron - Novembre 2013
  8. 8. 2. Mettre en place sa veille documentaire Activité : Mener une veille documentaire à partir de Google Alert : • Selon mon sujet, je sélectionne mes sources • La veille doit être faite sur le long terme • Chaque article intéressant devra être posté sur la liste de discussion de la classe (je diffuse l’information) Mme. Capron - Novembre 2013
  9. 9. 3. Indexer les documents • Pourquoi ? Après avoir trouvé des documents, je dois les conserver. L’indexation est une étape de cette démarche. • Principes de l’indexation : – Décrire « physiquement » le document – Décrire le contenu du document (de quoi il parle) grâce à l’utilisation de thésaurus et de mots-clés. Mme. Capron - Novembre 2013
  10. 10. 3. Indexer les documents • Thésaurus : Liste de mots normalisés que l’on appelle « descripteurs » (il décrit le contenu du document). Utiliser une liste de mots normalisés permet une cohérence d’indexation d’un services à un autre. Ex : Pour parler de service de santé, il faudra utiliser le descripteur « équipement et service de santé ». Mme. Capron - Novembre 2013
  11. 11. 3. Indexer les documents • Mots-clés : Le mot-clé n’est pas un descripteur, il n’appartient pas au thésaurus. Quand un mot n’existe pas comme descripteur, je peux compléter mon indexation en faisant de ce mot un mot-clé. Les mots-clés ne vont pas dans les mêmes champs d’indexation que les descripteurs. Mme. Capron - Novembre 2013
  12. 12. 3. Indexer le document Comment fonctionne un thésaurus ? Le thésaurus est basé sur des liens sémantiques (de sens) entre les descripteurs. Mme. Capron - Novembre 2013
  13. 13. 3. Indexer le document Le thésaurus est d’abord composé de microthésaurus (MT) qui sont structurés par sujets. Les titres des microthésaurus ne sont pas des descripteurs Mme. Capron - Novembre 2013
  14. 14. 3. Indexer le document Chaque microthésaurus est divisé en plusieurs thèmes : ce sont les « termes génériques » (TG). Ce sont des descripteurs et ils peuvent être utilisés dans l’indexation. Les « termes génériques » sont détaillés grâce à des « termes spécifiques » (TS). Eux aussi sont des descripteurs qui peuvent être utilisés lors de l’indexation Mme. Capron - Novembre 2013
  15. 15. 3. Indexer le document Le schéma ci-dessous présente les liens sémantiques entre différents descripteurs. Le descripteur que j’utilise Le descripteur « terme générique » « Employé pour » (EP) indique que le descripteur « besoin nutritionnel » doit être utilisé lorsqu’on parle de « besoin alimentaire » et de « suralimentation», ces derniers ne sont pas descripteurs Le « terme associé » (TA) : un descripteur est sémantiquement lié au descripteur utilisé mais n’appartient pas au même MT Le descripteur « terme spécifique », plus précis. Mme. Capron - Novembre 2013
  16. 16. 3. Indexer le document Le thésaurus en bref: Thésaurus 1. Microthésaurus (MT) 2. Terme générique (TG) 3. Terme spécifiques (TS) < > Terme associé (TA) - Employé pour (EP) - Mme. Capron - Novembre 2013
  17. 17. 3. Indexer un document Quelques thésaurus… 1. Généralistes : MOTBIS et le thésaurus de l’UNESCO (domaines de l’éducation, la culture, les sciences naturelles, sciences sociales et humaines, communication et information) ; 2. Spécialisés : Le Mesh (médecine) et le thésaurus de l’INPES sur l’éducation à la santé Mme. Capron - Novembre 2013
  18. 18. 3. Indexer un document Exercice d’indexation d’un document à partir d’un bordereau Mme. Capron - Novembre 2013
  19. 19. 4. Archiver un document • L’archivage consiste à stocker, de façon organisée, les documents après leur indexation. • Le plus souvent, l’organisation utilise un logiciel de GED, l’indexation et le classement se feront alors en même temps, sur le même logiciel. Mme. Capron - Novembre 2013
  20. 20. 4. Archiver un document • • • • Typologie des classement de documents : Alphabétique Numérique : on donne un numéro par ordre d’arrivée aux documents Alphanumérique : lettre du nom du document, suivie par l’ordre d’arrivée Idéologique : classement par thème, nécessite un plan de classement Mme. Capron - Novembre 2013
  21. 21. 4. Archiver un document • Décimal : suit le classement idéologique + attribution d’un numéro pour chaque thème et sous-thème • Géographique : Par zone géographique Mme. Capron - Novembre 2013

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