La tenue des plannings de service public est une tâche de gestion quotidienne associée à d’importants enjeux. À la médiation des collections s’est ajoutée plus récemment la médiation numérique qui l’une et l’autre imposent la présence aux côtés des usagers d’agents aux compétences de plus en plus variées. La prochaine dématérialisation de toutes les démarches administratives est un facteur externe qui pourrait faire croître de manière significative la charge de médiation numérique des bibliothèques. Ainsi les enjeux de la présence d’agents qualifiés en service public se diversifient et imposent au personnel d’être en mesure de traiter une grande variété de sollicitations. Mobiliser des agents aptes à répondre à l’ensemble des demandes du public est une exigence de plus en plus difficile à satisfaire. Cette tâche de gestion s’inscrit également dans un cadre de plus en plus contraint : les horaires d’ouverture sont étendus, les renforts qui accompagnent cet effort d’ouverture sont parfois moins bien formés que les agents, la difficulté de tenir certains postes de service public conduit les agents à essayer de limiter leur temps de service public, la tension sur les effectifs notamment sur les agents qualifiés limitent les marges de manœuvre… Bref, organiser la présence des agents en service public de manière à assurer un haut niveau de qualité de médiation est une tâche essentielle, lourde et s’effectuant dans un cadre très contraint. L’emploi d’un logiciel de gestion de planning peut contribuer à alléger cette gestion au quotidien et à garantir le respect des principes d’équité et de transparence. D’apparition relativement récente et encore peu nombreux, ces logiciels ont pris la suite d’outils beaucoup plus sommaires : tenue d’un tableau à fiches T, établissement d’un planning hebdomadaire à l’aide d’un simple traitement de texte ou développement d’une application sous Excel comme le proposait Bertrand Calenge en 2009. Tous les établissements n’ont pas nécessairement besoin d’un logiciel de gestion de planning, la présente étude vise à préciser le domaine d’emploi de ces logiciels en fournissant à chacun une vision synthétique de leur couverture fonctionnelle, de leurs principes de fonctionnement et de leur articulation avec les autres logiciels de la bibliothèque.

1. Journée rencontre
« Les faiseurs de planning »
Leslogicielsdegestiondeplanningde
servicepourlesbibliothèques
BULAC, le 13juin2019à10h30

2. TOSCA CONSULTANTS 2
Présenter rapidement
l’étude des logiciels de
gestion de planning
Identifier avec vous
plusieurs modes
d’utilisation de ces
logiciels

3. 1. L’étude des logiciels de gestion de
planning de service pour les bibliothèques
Etude conduite fin 2018-début 2019.
Périmètre de l’étude : les logiciels de gestion de planning
conçus spécifiquement pour les bibliothèques et pouvant
être utilisés de manière autonome.
Résultats publiés :
Les logiciels de gestion de planning de service pour les bibliothèques /
Philippe Lenepveu, Marc Maisonneuve. – Bois Guillaume : Klog
Éditions,
2019. – 120 p. ; 24 cm. – ISBN : 979-10-92272-17-8.
TOSCA CONSULTANTS 3

4. 1. L’étude des logiciels de gestion de
planning de service pour les bibliothèques
Le fournisseur Ses progiciels
N° de
version
Licence
libre ou
open
source
Logiciel également
disponible sous
forme d'abonne-
ment à un service
Système
d'exploitation du
serveur
S.G.B.D.
Système d'exploitation
du client
C3RB Informatique Gamme Orphée Non Oui
Windows Server
2008, 2012, 2016
Oracle, SQL
Server,
PostgreSQL
Crescendo Systèmes Credo-Planning Non Oui Windows
Entreprise individuelle
François Rey
Bcal 1.48 Non Non Windows Access Windows
Entreprise individuelle
Jérôme Combes
Planning Biblio 2.7.15 Oui Linux, Windows
MySQL,
MariaDB
GMInvent Plateforme BGM Non Oui
Groupement AFI -
Biblibre
Planning Biblio Oui Oui
Infor France SAS Credo-Planning Non Oui Windows
Kentika Kentika Pro V3.1 Non Oui Windows, Mac OS 4D
Microbib
Sapentia Non Oui Windows Hyperfile Full web, Windows
MicrobibNovalys Non Oui Windows Visual Fox Pro Full web, Windows
Progilone Syrtis Non Oui Multi-plateforme PostgreSQL
SKINSoft SKINlibris V6 Non Oui Linux Debian 9
PostgreSQL,
MongoDB
TOSCA CONSULTANTS 4
3 types de solution sur le marché : les précédentes + logiciel de gestion des temps et
des activités (par exemple solution d’Incotec).

5. 1. L’étude des logiciels de gestion de
planning de service pour les bibliothèques
Périmètre de l’étude : les logiciels de gestion de planning conçus
spécifiquement pour les bibliothèques et pouvant être utilisés de
manière autonome.
3 solutions identifiées
TOSCA CONSULTANTS 5
Auteur du logiciel Nom du logiciel Diffuseur
Crescendo Systèmes Credo-Planning Infor France SAS
Entreprise individuelle François Rey Bcal
Entreprise individuelle Jérôme Combes Planning Biblio Groupement AFI -Biblibre

6. 1. L’étude des logiciels de gestion de
planning de service pour les bibliothèques
Pourquoi cette étude ?
Les besoins des bibliothèques, en matière de gestion de planning,
semblent de plus en plus pressants
o Les besoins d’accompagnement des usagers croissent en volume
et en diversité
o Les types de poste de service public se diversifient
o L’organisation de l’accueil et de la médiation se complexifie
TOSCA CONSULTANTS 6

7. 1. L’étude des logiciels de gestion de
planning de service pour les bibliothèques
TOSCA CONSULTANTS 7
Mise en libre accès
•Surveiller les collections, les
espaces et les usagers
Equipement antivol
•Aider les usagers à
identifier et localiser les
documents
Démocratisation
culturelle
•Donner envie de lire, de
venir à la bibliothèque
•Proposer des animations
Diversification de l’offre
de documents
•Faciliter l’utilisation de
bâtiments plus grands et
plus complexes
Automatisation des
bibliothèques
•Accompagner les usagers
dans l’utilisation de l’opac,
puis des cédéroms et du
web
Les besoins
d’accompagnement
des usagers croissent
en volume et en
diversité… en raison
des évolutions des
bibliothèques

8. 1. L’étude des logiciels de gestion de
planning de service pour les bibliothèques
TOSCA CONSULTANTS 8
Inclusion des publics en
situation de handicap
•Organiser l’autonomie
•Accompagner si besoin
Inclusion numérique
•Aider les usagers à
s’approprier les outils
numériques
•Accompagner si besoin
E-administration
•Orienter les usager
•Les aider
•Faire la démarche pour leur
compte…
Les besoins
d’accompagnement
des usagers croissent
en volume et en
diversité… en raison
des évolutions
sociétales

9. 1. L’étude des logiciels de gestion
de planning de service pour les
bibliothèques
UNE DIVERSIFICATION DES
DEMANDES DES USAGERS
• demande d’aide à l’utilisa-
tion de la bibliothèque
• demande de conseils de
lecture
• demande d’aide à l’emploi
des ressources numériques
• demande de formation au
numérique
• demande d’aide à
l’accomplissement des
formalités administratives.
D’IMPORTANTES EXIGENCES POUR LES AGENTS…
ET UNE DIVERSIFICATION DES TYPES DE POSTE
oÊtre en mesure de faciliter l’utilisation de la bibliothèque,
de ses collections et services
oMaîtriser la diversité des matériels numériques, des
logiciels que ceux-ci mettent en œuvre et des sites web
qui intéressent les français.
oFaire face à une diversité de demandes et un
renouvellement permanent de ces types de demande.
oValoriser un fonds et faciliter l’appropriation des
ressources numériques, produits culturels comme sites
administratifs, en évolution permanente.
oDialoguer avec un ensemble de plus en plus varié
d’usagers aux pratiques culturelles et aux pratiques
d’information beaucoup moins homogènes.
TOSCA CONSULTANTS 9

10. 1. L’étude des logiciels de gestion de
planning de service pour les bibliothèques
L’organisation de
l’accueil et de la
médiation se
complexifie
TOSCA CONSULTANTS 10
Organiser
l’accueil et
la
médiation
Diversification des
demandes et des
besoins
d’accompagnement
Des collections
(limitées et
cohérentes) au web
(illimité et inégal)
Contraintes
budgétaire et du
cadre des emplois
Des usagers plus
exigeants, moins
révérencieux
Des postes de
service public de
plus en plus difficiles
à tenir
Une diversification
des postes de service
public

11. 1. L’étude des logiciels de gestion
de planning de service pour les
bibliothèques
Postes fixes
•Accueil, inscription
•Prêt-retour
•Renseignement,
traitement des litiges
•Médiation EPN…
Postes
mobiles
•Accompagnement
en situation
•Accueil de classe…
Perma-
nences
•Référents handicap
•Traitement
sollicitations
numériques
TOSCA CONSULTANTS 11
Bref, le tableur ne suffit
plus ! Un logiciel devient
nécessaire.

12. 1. L’étude des logiciels de gestion
de planning de service pour les
bibliothèques
TOSCA CONSULTANTS 12
Horaires de la
bibliothèque et de
ses services
Prévision des
charges de service
et d’occupation des
postes de travail
Gestion des
disponibilités des
ressources
humaines
L’élaboration du ou
des plannings type
La génération des
plannings
hebdomadaires
La publication du
planning de la
semaine et la
gestion des aléas
Les statistiques et
les outils de suivi
Les gestion des
utilisateurs et des
droits
Les fonctionnalités principales

13. 1. L’étude des logiciels de gestion
de planning de service pour les
bibliothèques
TOSCA CONSULTANTS 13
L’intégration dans le système d’information

14. 2. Les modes d’utilisation des
logiciels de gestion de planning de
service dans vos bibliothèques
TOSCA CONSULTANTS 14
Qui dans l’assistance utilise
• un simple tableur ?
• un des trois logiciels cités ?
• un module d’un SIGB ?
• un autre logiciel (type gestion des temps et des activités) ?
Parmi ceux qui utilisent un logiciel, qui a fait le choix
• de gérer uniquement le planning de service public ?
• de gérer toutes les activités des agents ?
• de gérer le planning de service public et certaines autres activités et
lesquelles dans ce cas ?

15. 2. Les modes d’utilisation des
logiciels de gestion de planning de
service dans vos bibliothèques
TOSCA CONSULTANTS 15
Parmi ceux qui utilisent un logiciel, qui a fait le choix
• de réserver les mises à jour du planning aux personnes exerçant
certaines fonctions particulières (responsable du planning, personnel
d’encadrement…)gérer uniquement le planning de service public ?
• de permettre aux agents d’inscrire eux-mêmes certaines affectations ?
En particulier, qui est chargé d’enregistrer
• une absence pour formation ?
• une absence pour congés ?
• une participation à une réunion de services… ?
Des interfaces avec le SIRH ont-elles été mises en œuvre
• pour la collecte des disponibilités / indisponibilités des agents ?
• pour le paiement des vacations ?
• pour la comptabilisation des tickets restaurant à distribuer… ?

16. 2. Les modes d’utilisation des
logiciels de gestion de planning de
service dans vos bibliothèques
TOSCA CONSULTANTS 16
Parmi ceux qui utilisent un logiciel, qui a fait le choix
• de codifier et d’enregistrer les aptitudes des agents ou les restrictions
d’occupation des postes ?
• de constituer des équipes pour gérer plus simplement les roulements
(le samedi, les nocturnes…) ?
• de notifier les changements d’affectation par mél ou par SMS ?

17. Des remarques,
d’autres questions… ?
TOSCA CONSULTANTS 17

18. Service de veille sur les mutations des bibliothèques
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