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Présentation des logiciels de gestion de planning pour bibliothèque

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La tenue des plannings de service public est une tâche de gestion quotidienne associée à d’importants enjeux. À la médiation des collections s’est ajoutée plus récemment la médiation numérique qui l’une et l’autre imposent la présence aux côtés des usagers d’agents aux compétences de plus en plus variées. La prochaine dématérialisation de toutes les démarches administratives est un facteur externe qui pourrait faire croître de manière significative la charge de médiation numérique des bibliothèques. Ainsi les enjeux de la présence d’agents qualifiés en service public se diversifient et imposent au personnel d’être en mesure de traiter une grande variété de sollicitations. Mobiliser des agents aptes à répondre à l’ensemble des demandes du public est une exigence de plus en plus difficile à satisfaire. Cette tâche de gestion s’inscrit également dans un cadre de plus en plus contraint : les horaires d’ouverture sont étendus, les renforts qui accompagnent cet effort d’ouverture sont parfois moins bien formés que les agents, la difficulté de tenir certains postes de service public conduit les agents à essayer de limiter leur temps de service public, la tension sur les effectifs notamment sur les agents qualifiés limitent les marges de manœuvre…
Bref, organiser la présence des agents en service public de manière à assurer un haut niveau de qualité de médiation est une tâche essentielle, lourde et s’effectuant dans un cadre très contraint. L’emploi d’un logiciel de gestion de planning peut contribuer à alléger cette gestion au quotidien et à garantir le respect des principes d’équité et de transparence.
D’apparition relativement récente et encore peu nombreux, ces logiciels ont pris la suite d’outils beaucoup plus sommaires : tenue d’un tableau à fiches T, établissement d’un planning hebdomadaire à l’aide d’un simple traitement de texte ou développement d’une application sous Excel comme le proposait Bertrand Calenge en 2009. Tous les établissements n’ont pas nécessairement besoin d’un logiciel de gestion de planning, la présente étude vise à préciser le domaine d’emploi de ces logiciels en fournissant à chacun une vision synthétique de leur couverture fonctionnelle, de leurs principes de fonctionnement et de leur articulation avec les autres logiciels de la bibliothèque.

Publié dans : Logiciels
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Présentation des logiciels de gestion de planning pour bibliothèque

  1. 1. Journée rencontre « Les faiseurs de planning » Leslogicielsdegestiondeplanningde servicepourlesbibliothèques BULAC, le 13juin2019à10h30
  2. 2. TOSCA CONSULTANTS 2 Présenter rapidement l’étude des logiciels de gestion de planning Identifier avec vous plusieurs modes d’utilisation de ces logiciels
  3. 3. 1. L’étude des logiciels de gestion de planning de service pour les bibliothèques Etude conduite fin 2018-début 2019. Périmètre de l’étude : les logiciels de gestion de planning conçus spécifiquement pour les bibliothèques et pouvant être utilisés de manière autonome. Résultats publiés : Les logiciels de gestion de planning de service pour les bibliothèques / Philippe Lenepveu, Marc Maisonneuve. – Bois Guillaume : Klog Éditions, 2019. – 120 p. ; 24 cm. – ISBN : 979-10-92272-17-8. TOSCA CONSULTANTS 3
  4. 4. 1. L’étude des logiciels de gestion de planning de service pour les bibliothèques Le fournisseur Ses progiciels N° de version Licence libre ou open source Logiciel également disponible sous forme d'abonne- ment à un service Système d'exploitation du serveur S.G.B.D. Système d'exploitation du client C3RB Informatique Gamme Orphée Non Oui Windows Server 2008, 2012, 2016 Oracle, SQL Server, PostgreSQL Crescendo Systèmes Credo-Planning Non Oui Windows Entreprise individuelle François Rey Bcal 1.48 Non Non Windows Access Windows Entreprise individuelle Jérôme Combes Planning Biblio 2.7.15 Oui Linux, Windows MySQL, MariaDB GMInvent Plateforme BGM Non Oui Groupement AFI - Biblibre Planning Biblio Oui Oui Infor France SAS Credo-Planning Non Oui Windows Kentika Kentika Pro V3.1 Non Oui Windows, Mac OS 4D Microbib Sapentia Non Oui Windows Hyperfile Full web, Windows MicrobibNovalys Non Oui Windows Visual Fox Pro Full web, Windows Progilone Syrtis Non Oui Multi-plateforme PostgreSQL SKINSoft SKINlibris V6 Non Oui Linux Debian 9 PostgreSQL, MongoDB TOSCA CONSULTANTS 4 3 types de solution sur le marché : les précédentes + logiciel de gestion des temps et des activités (par exemple solution d’Incotec).
  5. 5. 1. L’étude des logiciels de gestion de planning de service pour les bibliothèques Périmètre de l’étude : les logiciels de gestion de planning conçus spécifiquement pour les bibliothèques et pouvant être utilisés de manière autonome. 3 solutions identifiées TOSCA CONSULTANTS 5 Auteur du logiciel Nom du logiciel Diffuseur Crescendo Systèmes Credo-Planning Infor France SAS Entreprise individuelle François Rey Bcal Entreprise individuelle Jérôme Combes Planning Biblio Groupement AFI -Biblibre
  6. 6. 1. L’étude des logiciels de gestion de planning de service pour les bibliothèques Pourquoi cette étude ? Les besoins des bibliothèques, en matière de gestion de planning, semblent de plus en plus pressants o Les besoins d’accompagnement des usagers croissent en volume et en diversité o Les types de poste de service public se diversifient o L’organisation de l’accueil et de la médiation se complexifie TOSCA CONSULTANTS 6
  7. 7. 1. L’étude des logiciels de gestion de planning de service pour les bibliothèques TOSCA CONSULTANTS 7 Mise en libre accès •Surveiller les collections, les espaces et les usagers Equipement antivol •Aider les usagers à identifier et localiser les documents Démocratisation culturelle •Donner envie de lire, de venir à la bibliothèque •Proposer des animations Diversification de l’offre de documents •Faciliter l’utilisation de bâtiments plus grands et plus complexes Automatisation des bibliothèques •Accompagner les usagers dans l’utilisation de l’opac, puis des cédéroms et du web Les besoins d’accompagnement des usagers croissent en volume et en diversité… en raison des évolutions des bibliothèques
  8. 8. 1. L’étude des logiciels de gestion de planning de service pour les bibliothèques TOSCA CONSULTANTS 8 Inclusion des publics en situation de handicap •Organiser l’autonomie •Accompagner si besoin Inclusion numérique •Aider les usagers à s’approprier les outils numériques •Accompagner si besoin E-administration •Orienter les usager •Les aider •Faire la démarche pour leur compte… Les besoins d’accompagnement des usagers croissent en volume et en diversité… en raison des évolutions sociétales
  9. 9. 1. L’étude des logiciels de gestion de planning de service pour les bibliothèques UNE DIVERSIFICATION DES DEMANDES DES USAGERS • demande d’aide à l’utilisa- tion de la bibliothèque • demande de conseils de lecture • demande d’aide à l’emploi des ressources numériques • demande de formation au numérique • demande d’aide à l’accomplissement des formalités administratives. D’IMPORTANTES EXIGENCES POUR LES AGENTS… ET UNE DIVERSIFICATION DES TYPES DE POSTE oÊtre en mesure de faciliter l’utilisation de la bibliothèque, de ses collections et services oMaîtriser la diversité des matériels numériques, des logiciels que ceux-ci mettent en œuvre et des sites web qui intéressent les français. oFaire face à une diversité de demandes et un renouvellement permanent de ces types de demande. oValoriser un fonds et faciliter l’appropriation des ressources numériques, produits culturels comme sites administratifs, en évolution permanente. oDialoguer avec un ensemble de plus en plus varié d’usagers aux pratiques culturelles et aux pratiques d’information beaucoup moins homogènes. TOSCA CONSULTANTS 9
  10. 10. 1. L’étude des logiciels de gestion de planning de service pour les bibliothèques L’organisation de l’accueil et de la médiation se complexifie TOSCA CONSULTANTS 10 Organiser l’accueil et la médiation Diversification des demandes et des besoins d’accompagnement Des collections (limitées et cohérentes) au web (illimité et inégal) Contraintes budgétaire et du cadre des emplois Des usagers plus exigeants, moins révérencieux Des postes de service public de plus en plus difficiles à tenir Une diversification des postes de service public
  11. 11. 1. L’étude des logiciels de gestion de planning de service pour les bibliothèques Postes fixes •Accueil, inscription •Prêt-retour •Renseignement, traitement des litiges •Médiation EPN… Postes mobiles •Accompagnement en situation •Accueil de classe… Perma- nences •Référents handicap •Traitement sollicitations numériques TOSCA CONSULTANTS 11 Bref, le tableur ne suffit plus ! Un logiciel devient nécessaire.
  12. 12. 1. L’étude des logiciels de gestion de planning de service pour les bibliothèques TOSCA CONSULTANTS 12 Horaires de la bibliothèque et de ses services Prévision des charges de service et d’occupation des postes de travail Gestion des disponibilités des ressources humaines L’élaboration du ou des plannings type La génération des plannings hebdomadaires La publication du planning de la semaine et la gestion des aléas Les statistiques et les outils de suivi Les gestion des utilisateurs et des droits Les fonctionnalités principales
  13. 13. 1. L’étude des logiciels de gestion de planning de service pour les bibliothèques TOSCA CONSULTANTS 13 L’intégration dans le système d’information
  14. 14. 2. Les modes d’utilisation des logiciels de gestion de planning de service dans vos bibliothèques TOSCA CONSULTANTS 14 Qui dans l’assistance utilise • un simple tableur ? • un des trois logiciels cités ? • un module d’un SIGB ? • un autre logiciel (type gestion des temps et des activités) ? Parmi ceux qui utilisent un logiciel, qui a fait le choix • de gérer uniquement le planning de service public ? • de gérer toutes les activités des agents ? • de gérer le planning de service public et certaines autres activités et lesquelles dans ce cas ?
  15. 15. 2. Les modes d’utilisation des logiciels de gestion de planning de service dans vos bibliothèques TOSCA CONSULTANTS 15 Parmi ceux qui utilisent un logiciel, qui a fait le choix • de réserver les mises à jour du planning aux personnes exerçant certaines fonctions particulières (responsable du planning, personnel d’encadrement…)gérer uniquement le planning de service public ? • de permettre aux agents d’inscrire eux-mêmes certaines affectations ? En particulier, qui est chargé d’enregistrer • une absence pour formation ? • une absence pour congés ? • une participation à une réunion de services… ? Des interfaces avec le SIRH ont-elles été mises en œuvre • pour la collecte des disponibilités / indisponibilités des agents ? • pour le paiement des vacations ? • pour la comptabilisation des tickets restaurant à distribuer… ?
  16. 16. 2. Les modes d’utilisation des logiciels de gestion de planning de service dans vos bibliothèques TOSCA CONSULTANTS 16 Parmi ceux qui utilisent un logiciel, qui a fait le choix • de codifier et d’enregistrer les aptitudes des agents ou les restrictions d’occupation des postes ? • de constituer des équipes pour gérer plus simplement les roulements (le samedi, les nocturnes…) ? • de notifier les changements d’affectation par mél ou par SMS ?
  17. 17. Des remarques, d’autres questions… ? TOSCA CONSULTANTS 17
  18. 18. Service de veille sur les mutations des bibliothèques disponible sur Twitter et Facebook https://twitter.com/marcmaisonneuve https://www.facebook.com/pages/Paris-France/Tosca-consultants/47222899149 sur https://www.linkedin.com/in/marcmaisonneuve/ ou en page veille : https://toscaconsultants.fr/veille.htm marc.maisonneuve@toscaconsultants.fr toscaconsultants.fr Merci de votre attention ! Service de veille sur l’offre de logiciels métier pour bibliothèques disponible sur Facebook www.facebook.com/easselinpro https://www.facebook.com/home.php#!/pages/Tosca-consultants-Offre- logicielle/189253767793109 et sur Twitter https://twitter.com/#!/Emmasselin

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