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République du Congo
MINISTERE DE LA SANTE, DES AFFAIRES SOCIALES
ET DE LA FAMILLE
Direction Générale de la Santé
MANUEL DE GESTION DES
MEDICAMENTS DANS LES
PHARMACIES DES
CIRCONSCRIPTIONS SOCIO
SANITAIRES
Avec l’appui de
1
La présente publication a été élaborée avec l’aide de l’Union Européenne. Le contenu de la
publication relève de la seule responsabilité de la République du Congo et ne peut en aucun
cas être considéré comme reflétant l’opinion de l’Union Européenne.
Union européenne
2
Préface
L’accès aux médicaments essentiels constitue une des priorités de la Politique Nationale de
Santé et plus particulièrement de la Politique Pharmaceutique Nationale.
C’est ainsi qu’avec l’appui des partenaires, le Gouvernement a mis en place une centrale
d’achat des médicaments essentiels (COMEG) dont la mission est d’assurer
l’approvisionnement régulier des Circonscriptions Socio-Sanitaires (CSS) et hôpitaux de
deuxième référence en médicaments essentiels. Sur la base de l’évaluation des besoins
nationaux en médicaments réalisés chaque année, la COMEG devrait établir un plan
d’approvisionnement qui puisse assurer la présence constante des médicaments essentiels au
niveau des structures de prise en charge.
Les différentes évaluations menées dans le secteur pharmaceutique ont montré la mauvaise
tenue des outils de gestion avec pour conséquences, des ruptures de stocks en médicaments
parfois disponibles au niveau supérieur de la chaîne des approvisionnements et aussi
quelques fois, des péremptions évitables.
Par ailleurs, le Gouvernement bénéficie de l’appui des partenaires, à travers des initiatives
bilatérales ou multilatérales qui visent à améliorer la disponibilité des médicaments.
Nombreux sont les partenaires qui font recours à des outils et procédures de gestion
spécifiques avec des résultats plus ou moins appréciables. Toutefois, la présence de multiples
outils de gestion, parfois pour une même catégorie de produits, est à l’origine de charges
supplémentaires de travail pour les gestionnaires des médicaments au niveau périphérique.
L’harmonisation des outils de gestion des médicaments dans les CSS et hôpitaux devrait
permettre de disposer d’outils uniques, qui puissent être utilisés pour l’ensemble des
produits médicaux, quelle que soit la catégorie, quel que soit le programme et quel que soit
le partenaire.
Ces outils de gestion harmonisés ont été regroupés sous forme de manuels de gestion à
utiliser par l’ensemble des structures sanitaires qui ont en charge la gestion des
médicaments. J’attache du prix à l’observation des instructions contenues dans ces manuels,
notamment en ce qui concerne le circuit et le rythme des approvisionnements, la tenue des
outils de gestion et les conditions de rangement des pharmacies.
Des supervisions devront être régulièrement menées pour s’assurer de la bonne utilisation
de ces outils.
Le Ministère de la santé, des affaires sociales et de la famille remercie tous les cadres qui ont
participé à l’élaboration de ces manuels et les incite à en être les premiers promoteurs.
Remerciements également à l’ensemble des partenaires qui ont participé à la validation des
dits manuels et particulièrement à l’OMS et à l’Union Européenne pour leur appui tant
technique que financier.
3
Table des matières
Introduction 4
Chapitre 1 : Comment aménager le local de la pharmacie 5
Chapitre 2 : Comment ranger les produits pharmaceutiques 7
Chapitre 3 : Comment tenir les supports de gestion 11
Chapitre 4 : Comment passer une commande 16
Chapitre 5 : Comment réceptionner une commande 19
Chapitre 6 : Comment distribuer les médicaments 21
Chapitre 7 : Comment réaliser l’inventaire des stocks 22
Chapitre 8 : Le rapport d’activités de la pharmacie de la CSS 25
4
Introduction
Le Manuel de gestion des médicaments dans les CSS décrit toutes les activités majeures de
la gestion des médicaments. Chaque chapitre aborde l’une de ces activités majeures, sa
place dans le processus de maintien d’un approvisionnement continu en médicaments et les
procédures standards qu’il est recommandé d’utiliser.
Ce manuel fait partie d’un ensemble de documents utilisés dans une approche intégrée de
formation et de renforcement des capacités humaines au niveau des structures sanitaires de
premier niveau. Il sera utilisé dans le cadre de la gestion des médicaments liés au
recouvrement des coûts, mais aussi des initiatives de gratuité du traitement antipaludique
pour les enfants de 0 à 15 ans et les femmes enceintes, des traitements antirétroviraux ou
des traitements antituberculeux. Toutefois, certaines dispositions spécifiques pourront être
envisagées par certains programmes mettant à disposition des médicaments dans les CSS
et formations sanitaires.
5
Chapitre 1 : Comment aménager le local de pharmacie
Les médicaments et autres produits pharmaceutiques, sont des produits délicats et
sensibles. Il faut en prendre soin, faute de quoi ils pourraient se détériorer. En cas de
détérioration, ces médicaments peuvent perdre leur efficacité et provoquer des effets
inattendus chez les patients.
Par conséquent, les produits en stock doivent toujours être entreposés dans un local réservé
à cet usage. Votre établissement doit comporter une pièce fermant à clé, en bon état et bien
aménagée. Cette pièce sera votre local de pharmacie. Elle doit être séparée du lieu où
sont distribués les médicaments. Vous devez conserver tous les produits dans ce local et ne
prendre (sortir) pour la distribution que les quantités nécessaires.
Pour aménager la pharmacie de votre CSS
1. Choisissez un endroit sûr dans votre CSS pour en faire le local de
pharmacie.
Conserver les médicaments dans une pharmacie permet de connaître en permanence
l’état du stock. C’est aussi une manière simple de conserver les produits en sécurité.
Installez des grilles ou des barreaux sur toutes les ouvertures pour éviter les vols.
Le local doit être assez vaste pour contenir tous les produits.
2. Fermez votre local à clé.
Il faut placer une serrure sur la porte du local pour assurer la sécurité totale du stock.
Seul le responsable du stock ou le pharmacien, doivent y avoir accès.
Fermer à clé la pharmacie permet de sécuriser les médicaments et autres
produits.
3. Maintenez votre local en bon état.
Les températures extrêmes, la lumière ou l’humidité peuvent dégrader les médicaments
et détériorer les autres produits pharmaceutiques.
La chaleur dégrade tous les médicaments, notamment les liquides, pommades et
suppositoires.
Certains médicaments sensibles à la lumière, tels que les produits injectables, sont très
rapidement détériorés par celle ci.
Les comprimés et gélules absorbent facilement l’humidité ambiante, ce qui les
détériore.
.
4. Conservez tous les médicaments dans leur emballage, récipient ou boîte
d’origine.
Pour la conservation, suivez les instructions inscrites sur les étiquettes.
5. Inspectez régulièrement l’état du local.
Faites réparer si besoin la toiture, les murs, la porte, les fenêtres et le plancher.
6. Contrôlez la température dans le local.
Le local doit avoir un thermomètre mural. Relever régulièrement les températures.
Ouvrez la porte et les fenêtres lorsque vous travaillez dans le local.
Si vous disposez d’un ventilateur ou d’un climatiseur, utilisez-le dans la journée.
6
7. Contrôlez la luminosité dans le local.
Si la lumière entre par les fenêtres, évitez l’exposition directe du stock : peignez les
vitres en blanc ou installez des rideaux.
8. Evitez les dégâts liés à l’eau et contrôlez l’humidité.
9. Evitez l’intrusion d’animaux nuisibles.
Les rats, les cafards, les fourmis, les chauves-souris et les guêpes sont les animaux et
insectes nuisibles courants. Les substances renversées sur le sol peuvent les attirer.
Retirez les flacons cassés et nettoyez les produits renversés immédiatement.
Posez un grillage fin pour empêcher les insectes d’entrer.
10.N’introduisez pas d’aliment dans le local de stockage.
11.Gardez votre local propre et rangé.
Il est plus facile de trouver un article dans un endroit propre et rangé. Les produits
stockés y restent en bon état et prêts à l’emploi.
12.Nettoyez le plancher, dépoussiérez les étagères et essuyez les murs
régulièrement.
La poussière contribue à la détérioration des produits et gêne la lecture des étiquettes.
Les produits répandus sur le sol et les bris de flacons favorisent l’accumulation de
poussière.
MAINTENIR VOTRE LOCAL DE PHARMACIE PROPRE ET RANGE
FACILITE LA GESTION DES PRODUITS
7
Chapitre 2 : Comment ranger les produits
Toute personne travaillant dans votre pharmacie doit avoir accès aux produits et être
capable de les trouver facilement.
Tous les produits doivent toujours être conservés dans leur emballage d’origine. Les produits
doivent être rangés par forme galénique sous leur dénomination commune
internationale et classés par ordre alphabétique.
Les produits ayant la durée de conservation la plus courte (date de péremption proche ou
stock ancien) doivent être placés devant ceux dont la durée de conservation est la plus
longue (date de péremption éloignée ou stock récent).
1. Entreposez les produits sur des palettes et sur des étagères.
L’utilisation d’étagères facilite le rangement des produits. Disposer les cartons sur des
palettes pour les grandes quantités ou sur des étagères. Pour de petites quantités, les
disposer sur les étagères.
L’air doit circuler autour des cartons. Laissez un espace entre les cartons et le sol,
entre les cartons et le mur.
Si vous disposez d’au moins trois étagères, rangez vos produits de la manière suivante:
ETAGERES DU
HAUT
Rangez les formes solides (comprimés, gélules, sachets de SRO).
Utilisez des récipients hermétiques.
Si l’étagère du haut est proche du plafond ou hors de portée,
utilisez-la pour les produits qui ne sont PAS sensibles à la chaleur
et qui ne sont PAS utilisés régulièrement.
ETAGERES DU
MILIEU
Rangez les formes liquides, y compris les solutions injectables et
les pommades.
Ne rangez PAS de formes solides sur l’étagère située en dessous:
une fuite de liquide pourrait les endommager
ETAGERES DU
BAS
Rangez les autres articles tels que le matériel chirurgical, les
fournitures de laboratoire, les préservatifs et les étiquettes
Prévoir un tabouret ou un escabeau pour rendre accessibles les étagères du haut.
2. S’il existe un réfrigérateur, maintenez-le en état de bon fonctionnement.
Utilisez le réfrigérateur pour conserver les produits sensibles à la chaleur.
Ne PAS conserver de nourriture dans le réfrigérateur.
L’ouverture trop fréquente du réfrigérateur peut provoquer une élévation de la
température intérieure et une détérioration des médicaments.
Relevez la température une fois par semaine et vérifier qu’elle se situe entre 2 et 8°C.
Veillez à ce qu’il y ait assez d’espace autour du réfrigérateur pour permettre à l’air de
circuler librement.
3. Rangez les produits par forme galénique sur les étagères.
Rangez les produits ensemble (dispositifs médicaux, préservatifs, etc.).
Classer les par ordre alphabétique.
8
EXEMPLE : RANGER LES MEDICAMENTS SIMILAIRES ENSEMBLE
Dans le local de pharmacie de la CSS de Mouyondzi, il y a de la crème de
kétoconazole à 2% et des comprimés de kétoconazole à 200 mg. L’agent de santé
range la crème avec les crèmes et pommades à usage externe et les comprimés
avec les autres comprimés et gélules.
Dans la pharmacie, il y a aussi des comprimés de paracétamol à 500 mg et une
suspension buvable paracétamol à 125 mg/5 ml. L’agent de santé range les
comprimés avec les autres comprimés et gélules, et la suspension buvable avec les
autres préparations liquides à usage interne.
Rappel : ne RIEN entreposer directement sur le sol.
4. Trouvez la dénomination commune internationale (DCI) (nom générique) de
chaque médicament.
La DCI du médicament doit être inscrite sur l’étiquette. La DCI est différente du nom
commercial et correspond au nom chimique du médicament. Le nom commercial est le
nom donné au médicament par le fabricant.
Il peut y avoir plusieurs noms commerciaux pour la même DCI. Par exemple, Doliprane,
Efferalgan, Zénadol sont des noms commerciaux pour le paracétamol.
5. Rangez et étiquetez les produits sur les étagères.
Dans chaque catégorie, rangez les produits par ordre alphabétique sous leur DCI.
Laissez un espace suffisant pour chacun des produits.
Groupez les produits identiques par deux, cinq ou dix pour pouvoir les compter
facilement. Groupez les produits injectables par dix.
En rangeant les produits de cette manière, il vous est facile de savoir ce que vous
avez en stock et en quelle quantité. Vous risquez moins de confondre des
produits d’aspect similaire ou dont les noms se ressemblent.
6. Rangez les médicaments et les produits pharmaceutiques ayant une date de
péremption selon la méthode du « PREMIER PERIME, PREMIER
SORTI ».
Les fabricants inscrivent sur les boîtes de médicaments des dates indiquant le temps
pendant lequel ces médicaments restent efficaces. Ces dates sont appelées dates de
péremption. Une fois la date de péremption dépassée, les médicaments peuvent perdre
de leur efficacité, provoquer des effets indésirables chez les patients ou ne plus avoir
aucun effet.
De manière générale, n’utilisez PAS de produits périmés.
Vérifiez à intervalles réguliers les dates de péremption de tous les produits en stock.
Placez ceux dont la date de péremption est proche devant ceux dont la date de
péremption est éloignée. Si deux boîtes portent la même date de péremption, placez
celle que vous venez de recevoir derrière celle qui était déjà entreposée.
9
Cette méthode du PREMIER PERIME, PREMIER SORTI réduit le gaspillage lié à la
péremption des produits.
L’ordre dans lequel vous recevez les produits ne correspond pas nécessairement à
l’ordre dans lequel ils seront périmés. Des produits reçus récemment peuvent périmer
plus tôt que des produits reçus antérieurement. Il est extrêmement important de vérifier
les dates de péremption et de s’assurer que ces dates sont visibles pendant toute la
durée de l’entreposage.
7. Rangez les produits qui n’ont pas de date de péremption selon la méthode
du « PREMIER ENTRE, PREMIER SORTI ».
Rangez les produits qui ne portent pas de date de péremption (savons, détergents par
exemple) dans l’ordre où vous les recevez. Placez les produits que vous venez de
recevoir derrière ceux qui étaient déjà entreposés. Il peut y avoir une date de fabrication
sur l’étiquette qui vous indique les produits les plus anciens, à utiliser en premier.
8. Retirez de la pharmacie les médicaments périmés et ceux de mauvaise
qualité.
Les médicaments et produits pharmaceutiques de mauvaise qualité ou détériorés
présentent autant de risques que les produits périmés. Les différents types de
médicaments, tels que les liquides, comprimés ou produits injectables, subissent
différents types de dégradation.
Vérifiez que le conditionnement n’a pas été ouvert. A l’ouverture d’une boite, identifiez
d’éventuels changements de couleur ou d’aspect.
Ne pas utiliser les produits devant toute détection de problème de qualité ou de
signe de détérioration
9. Identifiez les produits en surstock et ceux qui ne sont plus utilisés dans votre
établissement.
Quand la consommation mensuelle est faible par rapport à la quantité disponible en
stock, les produits risquent de ne pas pouvoir être utilisés avant la date de péremption.
Avant que la date de péremption ne soit dépassée, informez la Direction
Départementale de la Santé pour un éventuel transfert avec d’autres CSS.
10.Conservez une trace du retrait des produits.
Veillez à enregistrer systématiquement tous les produits détériorés ou de mauvaise
qualité que vous retirez du stock. Notez sur la fiche de stock la date de la sortie.
10
INDICATEURS DE PROBLEMES DE QUALITE OU DE DETERIORATION
(Ne pas utiliser ces produits devant toute détection de problème de qualité ou de signe de détérioration)
CONDITIONNEMENT, vérifiez :
• Conditionnement cassé ou déchiré (flacons,
bouteilles, boîtes, etc.) :
ETIQUETTES, vérifiez :
• Etiquettes manquantes, incomplètes ou illisibles
LIQUIDES, vérifiez :
• Changement de couleur
• Turbidité (aspect trouble)
• Présence d’un sédiment
• Rupture de la capsule sur les flacons,
• Ampoules, bouteilles ou flacons fêlés
• Présence d’humidité ou de moisissures dans
l’emballage
PRODUITS EN LATEX, vérifiez :
• Secs
• Friables, cassants
• Craquelés
PRODUITS EN LATEX LUBRIFIE, vérifiez :
• Emballage poisseux
• Produit ou lubrifiant ayant changé de couleur
• Emballage taché
• Fuite du lubrifiant (emballage humide)
CONDITIONNEMENT SOUS FEUILLE
D’ALUMINIUM, vérifiez :
• Perforations de l’emballage
REACTIFS CHIMIQUES, vérifiez :
• Changement de couleur
COMPRIMES (PILULES), vérifiez :
• Changement de couleur
• Comprimés désagrégés
• Comprimés manquants (dans l’emballage plastique
thermoformé)
• Aspect poisseux (en particulier pour les comprimés
enrobés)
• Odeur inhabituelle
GELULES, vérifiez :
• Changement de couleur
• Aspect poisseux
• Gélules écrasées
SOLUTIONS INJECTABLES, vérifiez :
• Le liquide ne reforme pas une suspension après
agitation
PRODUITS STERILES (y compris DISPOSITIF
IINTRA-UTERIN), vérifiez :
• Emballage déchiré ou fendu
• Parties manquantes
• Parties cassées ou tordues
• Humidité à l’intérieur de l’emballage
• Emballage taché
TUBES, vérifiez :
• Tubes poisseux
• Contenu qui fuit
• Perforations ou trous dans le tube
ORGANISER VOTRE LOCAL DE PHARMACIE
FACILITE VOTRE TRAVAIL DE GESTION!
11
Chapitre 3 : Comment tenir les supports de gestion
Il est important d’enregistrer avec précision tous les médicaments et autres produits
pharmaceutiques en stock. Ceci vous permet de suivre les mouvements d’entrée et sortie
des produits, mais aussi de savoir :
quels sont les produits disponibles dans le stock
quelle est la quantité de chaque produit dans le stock
quelles sont les consommations régulières
quand et en quelle quantité re-commander un produit.
Les principaux outils de gestion des médicaments au niveau de la CSS sont :
I. La fiche de stock
La fiche de stock est l’élément de base de la gestion des médicaments dans la pharmacie.
Chaque produit en stock doit avoir une fiche de stock. Il doit avoir différentes fiches de
stock pour les différentes formes d’un même produit.
La fiche de stock doit être accrochée sur l’étagère, à côté du produit ou bien placée avec
le produit sur l’étagère.
Elle est utilisée pour retracer les mouvements du produit, par exemple la date d’entrée ou
sortie du produit, la date de péremption ……
Dans le cadre, en haut de la fiche de stock, figurent les informations suivantes :
Le nom du département sanitaire
Le nom de la circonscription socio- sanitaire
Le numéro de la fiche
Le nom du produit (désignation)
La forme galénique : comprimé, sirop, injection, etc.
Le dosage
Le conditionnement du produit : boîte, flacon, etc.
La consommation mensuelle moyenne
Le stock minimum
La fiche de stock comporte également des colonnes pour enregistrer les informations
relatives aux mouvements du produit :
DATE : à quel moment l’article est entré ou sorti de la pharmacie
ENTREES : nombre d’unités reçues à la pharmacie (boite, flacon, tube, etc.)
SORTIES : nombre d’unités sorties de la pharmacie
STOCK RESTANT : nombre d’unités restant dans le stock
DATE DE PEREMPTION
OBSERVATIONS
12
Modèle de Fiche de stock
FICHE N°
MINISTERE DE LA SANTE
DIRECTION GENERALE DE LA SANTE
DIRECTION DEPARTEMENTALE DE LA SANTE DE……………………………………..
CSS DE………………………..
FICHE DE STOCK PRODUIT PHARMACEUTIQUE
DESIGNATION : FORME, DOSAGE,
CONDITIONNEMENT :
CONSOMMATION MOYENNE MENSUELLE…………...……..
STOCK DE MINIMUM…………………
DATE ENTREES SORTIES
STOCK
RESTANT
DATE DE
PEREMPTION
OBSERVATIONS
Pour remplir la fiche de stock :
Utilisez un stylo pour enregistrer le PRODUIT, le NUMERO DE LA FICHE, le
CONDITIONNNEMENT et toutes les informations relatives aux mouvements des
produits. Ces informations ne sont pas susceptibles de changer.
Utilisez un crayon pour le STOCK MINIMUM et la CONSOMMATION MOYENNE
MENSUELLE. Ces informations sont susceptibles de changer.
Utilisez un stylo d’une couleur différente (par exemple rouge), pour les ENTREES,
DATE DE PEREMPTION et INVENTAIRE.
Les informations enregistrées dans les colonnes ENTREES et SORTIES portent sur des
quantités de conditionnements entiers.
L’information contenue dans la colonne STOCK RESTANT vous aide à déterminer s’il est
temps de déclencher la commande et quelle quantité commander.
Dans la colonne DATE DE PEREMPTION, inscrivez la date de péremption des produits
que vous recevez.
N’inscrivez qu’un seul mouvement par ligne (soit une entrée, soit une sortie).
Notez la date.
13
II. Le bon de commande
Le bon de commande est l’outil de passation des commandes auprès de la COMEG.
Il se présente en deux exemplaires (auto-carbonés) :
un exemplaire qui reste au niveau de la CSS et sert comme élément de
supervision et / ou de contrôle au moment de la livraison ;
un exemplaire qui reste à la COMEG comme preuve de livraison et pour le
traitement des données de distribution. Ce traitement donne suite au rapport de
distribution et au rapport d’activités qui servent à leur tour à la planification des
achats et au monitoring des programmes de santé.
La colonne désignation comprend la description de l’article sous sa dénomination
commune internationale (DCI) ainsi que le dosage, la forme pharmaceutique et le
conditionnement.
Modèle de Bon de commande
MINISTERE DE LA SANTE
DIRECTION GENERALE DE LA SANTE
DIRECTION DEPARTEMENTALE DE LA SANTE DE……………………………………..
CSS DE……………………….. Date
BON DE COMMANDE
DENOMINATION COMMUNE
INTERNATIONALE
QUANTITE A
COMMANDER
PRIX UNITAIRE PRIX TOTALE OBSERVATIONS
TOTAL DE LA COMMANDE EN FCFA
Le pharmacien responsable Le Médecin chef de la CSS
14
III. Le registre des entrées
Il renferme les informations concernant la livraison des produits pharmaceutiques. Il doit
être rempli chaque fois que vous réceptionnez une commande.
Enregistrez les informations suivantes dans le registre des entrées:
DATE de livraison
NUMERO DU BORDERAU DE LIVRAISON
PRODUITS REÇUS et leur QUANTITE
SIGNATURE DU MEMBRE DU PERSONNEL (personne qui réceptionne la
commande)
Modèle de Registre des entrées
Date
Numéro du
bordereau de
livraison
Produits reçus Quantité livrée Signature
IV.Le registre des sorties
Le registre des sorties renferme toutes les informations relatives aux produits sortis de
stock. Il est rempli après avoir servi les produits conformément à la demande des
formations sanitaires, formulée à travers leurs bons de commande.
Les informations à recueillir dans le registre des sorties concernent la date, la désignation
(en DCI), la quantité livrée, le prix unitaire et le prix total des produits ainsi que leur
destination. Les remarques éventuelles seront notées dans la colonne OBSERVATION.
15
Modèle de Registre des sorties
Date
Désignation,
(Forme, Dosage,
Conditionnement)
Quantité
livrée
PU PT Destinataire Observation
LA BONNE TENUE DES DOCUMENTS DE GESTION
VOUS AIDE A SAVOIR QUAND PASSER UNE COMMANDE
ET QUELLE QUANTITE COMMANDER!
16
Chapitre 4 : Comment passer une commande
Une gestion des stocks efficace signifie que les produits sont disponibles pour les patients
qui en ont besoin. Les produits sont d’autant plus susceptibles d’être disponibles si vous
commandez régulièrement les quantités requises. En général, le calcul des quantités de
produits à commander doit être basé sur les quantités de produits utilisées ou leur
consommation antérieure.
Pour passer une commande :
1. Calculez la consommation moyenne mensuelle de chaque produit en
stock.
La consommation mensuelle d’un produit est le nombre d’unités que votre CSS utilise
pendant un mois. La consommation peut augmenter ou diminuer selon les mois. Par
conséquent, la consommation moyenne mensuelle (CMM) est la quantité qui est
calculée pour être consommée pendant un mois.
Calcul de la CMM
Comptez le nombre d’unités sorties par mois depuis que vous avez commencé à
tenir des fiches de stock. Une période de 12 mois est adéquate pour calculer la
CMM. La consommation varie selon les mois, en fonction des commandes des
formations sanitaires.
Additionnez le nombre d’unités sorties au cours de chaque mois considéré.
Divisez la somme par le nombre de mois considérés.
Le résultat correspond à la consommation moyenne mensuelle. C’est la
quantité habituellement consommée dans votre CSS pendant un (1) mois.
Si vous utilisez pour la première fois des documents de gestion, calculez la
consommation moyenne mensuelle après 3 mois puis recalculez-la après 6 mois,
puis après 12 mois.
Le calcul de la consommation moyenne mensuelle n’est pas valide si le produit a
connu des ruptures de stock pendant les mois considérés (que ce soit au niveau de
votre stock qu’au niveau du stock de la COMEG). Si vous êtes dans cette situation,
calculez la consommation moyenne mensuelle uniquement pour les mois pendant
lesquels le produit a été disponible.
Gardez vos documents à jour. Actualisez votre consommation moyenne mensuelle
chaque année. Additionnez le nombre d’unités de chaque produit délivrées chaque
mois pendant l’année écoulée et le nombre d’unités de chaque produit délivrées au
cours de l’année précédente. Divisez le nombre total d’unités par le nombre total de
mois considérés.
La mise à jour des comptes et des moyennes donne une idée précise de la
consommation antérieure. Elle permet de mettre en évidence les augmentations ou
diminutions de la consommation en fonction des saisons, des épidémies ou d’autres
causes particulières à votre aire de santé.
2. Déterminez la fréquence des livraisons dans votre pharmacie de CSS.
L’organisation des livraisons peut varier d’un endroit à l’autre :
17
La COMEG peut vous fournir des produits pharmaceutiques selon un
calendrier qu’elle a fixé, (par exemple, tous les 3 mois ou tous les 6 mois), ou
selon les directives des programmes spécifiques
Les produits peuvent vous être livrés de façon régulière quand les conditions
le permettent. Mais le rythme des livraisons peut être perturbé par des
conditions climatiques ou des problèmes de transport.
3. Déterminez le facteur de réapprovisionnement de votre pharmacie de
CSS.
Le facteur de réapprovisionnement est le chiffre qui permet de calculer en quelle
quantité chaque produit doit être commandé.
Le facteur de réapprovisionnement correspond à l’intervalle entre deux
approvisionnements en mois x 2. En utilisant ce facteur dans votre CSS, vous
passerez vos commandes moins fréquemment. Vous disposerez des produits
nécessaires en temps voulu.
FACTEUR DE REAPPROVISIONNEMENT
Le facteur de réapprovisionnement est 2 si les produits sont livrés 1 fois par mois.
(1 x 2 = 2)
Le facteur de réapprovisionnement est 6 si les produits sont livrés tous les 3 mois.
(3 x 2 = 6)
Le facteur de réapprovisionnement est 12 si les produits sont livrés tous les 6 mois.
(6 x 2 = 12)
4. Calculez le STOCK MINIMUM de chaque produit en stock.
Le STOCK MINIMUM d’un produit vous indique :
quand passer une commande,
quelle quantité commander,
quelle est la consommation dans votre CSS pendant une période donnée.
Utilisez le facteur de réapprovisionnement adapté à votre CSS pour calculer le
STOCK MINIMUM de tous les produits en stock. Ceci est important. Le maintien des
STOCKS MINIMUM vous permet en principe de disposer des produits nécessaires
en quantité suffisante, même si une livraison programmée n’était pas effectuée.
Pour calculez le STOCK MINIMUM d’un produit :
Prenez le facteur de réapprovisionnement correspondant à la fréquence de vos
livraisons.
Multipliez la consommation moyenne mensuelle du produit par le facteur de
réapprovisionnement.
Le résultat est le STOCK MINIMUM
Exemple : Calculer le stock minimum
A la pharmacie de la CSS de Gamboma, les produits sont livrés chaque mois. Le facteur
de réapprovisionnement est 2. La consommation moyenne mensuelle des comprimés
pédiatriques de Cotrimoxazole (sulfaméthoxazole + triméthoprime 100 + 20 mg) est de 3
boîtes. Le stock minimum du Cotrimoxazole est de 6 boîtes.
3 x 2 = 6
CMM FACTEUR DE REAPPROVISIONNEMENT STOCK MINIMUM
Si les produits étaient livrés tous les 3 mois, le facteur de réapprovisionnement serait 6.
Le stock minimum du Cotrimoxazole serait de 18 boîtes.
3 x 6 = 18
CMM FACTEUR DE REAPPROVISIONNEMENT STOCK MINIMUM
18
Si la consommation moyenne mensuelle d’un produit change, effacez le STOCK
MINIMUM inscrit sur la fiche de stock. Calculez le nouveau STOCK MINIMUM.
Utilisez un crayon pour inscrire le nouveau chiffre sur la fiche. Tenez compte du
nouveau chiffre pour déterminer les quantités à commander.
5. Déterminez quand passer la commande et quelle quantité commander.
Lorsque le STOCK RESTANT atteint le niveau de STOCK MINIMUM, il faut passer la
commande.
La quantité à commander est égale au STOCK MAXIMAL moins le STOCK
MINIMUM :
STOCK MAXIMAL - STOCK MINIMUM = quantité à commander
Le stock maximal est le stock nécessaire pour couvrir les besoins de la population
d’une aire de santé pendant une période donnée sans surstockage.
Toute commande doit ramener le stock minimum au niveau du stock maximum.
EXEMPLE : DETERMINER QUELLE QUANTITE COMMANDER
Il y a 11 boîtes de Cotrimoxazole dans le stock :
• Le STOCK MAXIMAL du Cotrimoxazole est 25
• Le STOCK RESTANT est de 11 boîtes
• Calculez 25 - 11= 14.
Commandez 14 boîtes pour revenir au STOCK MAXIMAL de 25.
6. Passez une commande des produits dont vous avez besoin.
La CSS passe les commandes selon le calendrier d’approvisionnement pré-établi par
la COMEG.
Remplissez le bon de commande lisiblement, en lettres capitales afin d’être compris
par tous.
Notez la date de la commande.
Spécifiez le nom de chaque produit, son dosage, sa forme et son conditionnement.
Commandez la quantité nécessaire.
Signez le formulaire et faites contresigner par le Médecin Chef de la CSS.
Envoyez ou remettez votre commande à la COMEG
EFFECTUER VOS COMMANDES EN VOUS BASANT SUR
LA CONSOMMATION ANTERIEURE
GARANTIT LE MAINTIEN DU NIVEAU DE STOCK REQUIS!
19
Chapitre 5 : Comment réceptionner une commande
Les pharmacies des CSS sont approvisionnées par la COMEG. La livraison s’effectue à la
pharmacie de la CSS.
La personne chargée de réceptionner les produits doit les contrôler au moment de la
livraison, en présence du livreur. La livraison doit correspondre à la commande. Cette
personne doit vérifier qu’aucun produit ne manque ou n’est avarié, que les produits livrés
sont conformes aux critères de qualité et ne sont ni périmés ni proches de la péremption.
Il arrive que la livraison ne corresponde pas à la commande. Il peut s’agir de produits
manquants ou de produits livrés en quantité inférieure à la quantité commandée mais
aussi de produits périmés ou proches de l’être, endommagés ou de mauvaise qualité. Les
livraisons non conformes doivent être signalées à la COMEG.
Pour réceptionner une commande
1. Réceptionnez vous-même les produits.
Le pharmacien de la CSS ou le gestionnaire de la pharmacie doit être présent pour
réceptionner les produits lors de la livraison.
Passez en revue le bordereau de livraison qui accompagne. Vérifiez que le nombre
de cartons reçu est égal au nombre inscrit sur le bordereau.
2. Vérifiez l’intégrité des cartons d’emballage pour s’assurer qu’aucun produit
ne manque.
Vérifiez si des cartons ont été ouverts. Le fond du carton a pu être ouvert
délicatement et des articles de petites tailles ont pu être retirés. Quelqu’un peut avoir
vidé une boîte de son contenu, replacé la boîte vide dans le carton et refermé
soigneusement le fond du carton.
Le contrôle du nombre et de l’état extérieur des cartons peut dissuader d’éventuels
voleurs de dérober les produits livrés. Si vous découvrez que quelque chose a
disparu, vous devez le signaler à la COMEG
3. Conservez dans un dossier les documents de livraison.
Conserver les documents de livraison permet d’identifier et de corriger les problèmes
qui pourraient survenir.
Le bordereau de livraison émis par la COMEG doit être vérifié et signé par le Livreur
et la personne qui réceptionne la commande.
Après vérification, les bordereaux de livraison sont classés dans un chrono.
4. Vérifiez la date de péremption de tous les produits.
N’acceptez PAS de produits périmés. Les produits périmés peuvent être nocifs pour
le patient ou n’avoir aucune efficacité. Retournez à la COMEG tous les produits
périmés ou proches de la péremption reçus avec la commande.
5. Vérifiez l’aspect général de chaque produit livré.
Recherchez les produits endommagés ou détériorés. Les médicaments de mauvaise
qualité ou qui ont subi des manipulations intempestives peuvent être dangereux. Ne
les acceptez PAS.
20
a. Vérifiez les produits nécessitant une chaîne de froid. Contrôlez et rangez ces
produits en priorité. Si les médicaments à conserver au réfrigérateur ne sont pas
livrés dans un emballage réfrigéré, ils peuvent être altérés. Ne les acceptez PAS.
b. Vérifiez la couleur des médicaments et vaccins. Si les médicaments ou les
vaccins ont changé de couleur, ils sont détériorés. Ne les acceptez PAS.
c. Recherchez les conditionnements cassés, les fuites de liquide. Retirez avec
précaution les conditionnements cassés. En cas de fuites de liquide, retirez et
éliminez tous les produits endommagés.
d. Recherchez les conditionnements non scellés et les produits ne portant pas
d’étiquette. Les produits conservés dans des conditionnements non scellés peuvent
avoir été manipulés. Il est dangereux d’utiliser des produits ne portant pas d’étiquette.
Ne les acceptez PAS.
e. Inspectez les comprimés et gélules. Ouvrez les conditionnements scellés
uniquement si vous suspectez une détérioration. Une fois la boîte ouverte, vérifiez la
qualité. Sentez le contenu de la boîte. Versez quelques comprimés ou gélules sur
une surface propre, par exemple sur un plateau ou une feuille de papier posée sur
une table. Si les comprimés ou gélules :
ont une odeur inhabituelle, ils peuvent avoir été détériorés. Ne les acceptez
PAS.
sont cassés, réduits en poudre, poisseux, fendus ou gonflés, ils peuvent
avoir été endommagés. Ne les acceptez PAS.
g. Inspectez les solutions injectables. Agitez le flacon. Observez-le à la lumière.
Une solution limpide ne doit pas contenir de particules réfléchissant la lumière. La
présence de petites particules indique que le produit est détérioré. N’acceptez PAS le
flacon.
Mettez les produits endommagés ou de mauvaise qualité dans un
carton que vous retournerez à la COMEG.
h. Rangez les produits de bonne qualité à leur place respective immédiatement
après l’inspection. Ceci permet de maintenir la pharmacie constamment en ordre.
6. Enregistrez les informations concernant la livraison dans le registre des
entrées.
VERIFIEZ LES DATES DE PEREMPTION ET LA QUALITE DES
PRODUITS.
REMPLISSEZ LES FICHES ET RANGEZ LES PRODUITS DANS
VOTRE PHARMACIE!
21
Chapitre 6 : Comment distribuer les médicaments
Distribuer les produits pharmaceutiques consiste à appliquer les bonnes pratiques de
distribution à savoir : examiner le bon de commande, préparer les colis et les livrer aux
clients (formations sanitaires) selon un calendrier pré-établi.
Les CSI et hôpitaux de première référence viennent s’approvisionner à la pharmacie de la
CSS.
La fréquence d’approvisionnement est de 1 fois par mois.
Pour distribuer des médicaments
1. Examinez le bon de commande présenté par la formation sanitaire
Les CSI disposent de bons de commande/livraison. Le bon de
commande/livraison doit porter la désignation des produits demandés en DCI
ainsi que leurs quantités. Une estimation du prix unitaire et du prix total de la
commande doivent également figurer sur le bon.
2. Retirez des étagères, dans la salle de stockage tous les produits
demandés en respectant la règle de PREMIER EXPIRE PREMIER
SORTI
3. Mettez à jour les fiches de stocks au fur et à mesure que les produits
sont retirés des rayons.
4. Complétez le bon de commande/livraison dans la partie QUANTITE
LIVREE
5. Mettez dans un carton non scelle, les produits en tenant compte des
formes pharmaceutiques
6. Contrôlez avec la personne chargée de récupérer les produits pour la
formation sanitaire, la conformité des produits avec le bon de
commande.
7. Remplissez le registre de sortie.
22
Chapitre 7 : Comment réaliser un inventaire
L’inventaire physique est l’opération consistant à compter manuellement le nombre de
produits de chaque type présents dans la pharmacie à un moment donné. Il permet de
vérifier si le nombre de produits en stock correspond au nombre inscrit dans la colonne
STOCK RESTANT de chaque fiche de stock.
Au niveau de la pharmacie de CSS, les inventaires sont trimestriels
1. Tracez une double ligne en dessous de la dernière opération
enregistrée sur la fiche de stock. Vous pouvez utiliser un stylo de couleur
différente (rouge) pour tracer ces lignes et noter les informations relatives à
l’inventaire.
2. Inscrivez la DATE à laquelle l’inventaire a été effectué. Inscrivez le
mot "Inventaire physique" sur toute la largeur des colonnes.
3. Comptez le nombre d’unités du produit disponible sur les étagères
(par exemple, de boîtes). Le nombre d’unités décomptées constitue
l’inventaire physique.
4. Enregistrez le résultat de l’inventaire dans la colonne STOCK
RESTANT. Si le résultat de l’inventaire ne correspond pas au résultat attendu,
c’est-à-dire au résultat initialement inscrit dans la colonne STOCK RESTANT
mentionnez "écart" dans la colonne OBSERVATIONS, calculez la différence entre
la quantité attendue et la quantité réelle et notez-la sur la fiche.
5. Tracez une double ligne avant et après avoir noté le résultat de
l’inventaire physique. Ces doubles lignes mettent en évidence le résultat de
l’inventaire.
6. Cherchez la raison des écarts entre l’inventaire et la fiche de stock.
Si le résultat de l’inventaire ne correspond pas au résultat attendu, CHERCHEZ-EN
LA RAISON.
Il se peut que le nombre réel de produits stockés soit supérieur ou inférieur à celui
qui est indiqué sur la fiche de stock. Quelqu’un peut avoir oublié d’enregistrer un
mouvement sur la fiche de stock.
Déterminez qui était de service, qui avait les clés du stock. Soyez attentif, dans les
jours qui suivent, à toute activité qui vous semblerait inhabituelle.
S’il manque une fiche de stock, CHERCHEZ-EN LA RAISON.
Etablissez une nouvelle fiche de stock. Indiquez, qu’il s‘agit d’une fiche de
remplacement. Si vous retrouvez l’ancienne fiche, mettez-la à jour en y reportant
toutes les informations enregistrées sur la fiche de remplacement, puis détruisez la
fiche de remplacement.
Archivez les anciennes fiches de stock et conservez-les pendant la durée de cinq
ans. Elles vous permettent d’anticiper les variations probables de stock. Ces fiches
contiennent des informations utiles sur les consommations de médicaments et
autres produits pharmaceutiques en fonction des saisons, des épidémies ou
d’autres causes.
23
Exemple de FICHE DE STOCK après l’inventaire
FICHE N°: P500
MINISTERE DE LA SANTE
DIRECTION DEPARTEMENTALE DE LA SANTE DE……………………………………..
CSSDE………………………..
FICHE DE STOCK PRODUIT PHARMACEUTIQUE
DESIGNATION : PARACETAMOL 500 MG Comprimé
CONDITIONNEMENT 1000cp
CONSOMMATION MOYENNE MENSUELLE…………...……..
STOCK MINIMUM…3………………
DATE ENTREES SORTIES STOCK
DATE DE
PEREMPTION OBSERVATIONS
30/04 Report 6 08/2010
05/05 1 5
30/05 3 2
07/06 1 1
15/06 6 7 01/2011
22/09 2 5
30/06 Inventaire physique 5
Les résultats de l’inventaire sont également consignés dans la fiche d’inventaire
Cette fiche comprend les informations suivantes :
Date
Numéro d’ordre
Désignation
La quantité théorique (telle que mentionnée dans le registre de sorties
journalières)
La quantité physique (constatée au moment de l’inventaire)
L’écart (différence entre la quantité théorique et la quantité physique)
La date de péremption
Les observations
Un espace est prévu pour noter les recommandations, les activités à entreprendre et les
signatures de ceux qui ont participé à l’inventaire.
24
Modèle de Fiche d’inventaire
Fiche d’inventaire
Date :
N° Désignation
Quantité
théorique
Quantité
physique
Ecart
Date de
péremption
Observations
Recommandations
générales
Activités à entreprendre
Participants á l’inventaire
25
Chapitre 8 : Le rapport d’activités de la pharmacie de la
CSS
Le rapport d’activités permet d’informer sur le volume de transactions, réceptions et
distributions / ventes, en nombre et en valeur. Il donne en plus une indication des besoins
non servis (ruptures de stock)
Le rapport d’activités fournit une bonne idée de la charge de travail et permet de suivre la
performance de la pharmacie.
Modèle de formulaire du rapport d’activités
MINISTERE DE LA SANTE
Direction Générale de la Santé
Direction Départementale de…………………..
PHARMACIE DE LA CSS DE ……………….
RAPPORT D’ACTIVITES
Acquisition
Nombre de fournisseurs
Nombre de commandes
Nombre de produits commandés
Nombre de produits reçus
Pourcentage de produits reçus
Valeur des produits reçus
Gestion
Nombre de produits périmés
Pourcentage de produits périmés
Valeur des produits périmés
Nombre de produits avariés
Pourcentage de produits avariés
Valeur des produits avariés
Nombre de produits en rupture
Pourcentage des produits en rupture
Durée moyenne de rupture de stock
Sortie / Distribution
Nombre de clients
Nombre de commandes
Nombre de produits commandés
Nombre de produits livrés
Pourcentage de produits livrés
Valeur des produits livrés
Observation
26
Liste des cadres ayant participé à l’élaboration du
manuel :
Jacques ONDZE, Direction des Pharmacies, des Laboratoires et du Médicament
Jean Pierre MOSSESSABEKA, Direction des Pharmacies, des Laboratoires et du Médicament
Jules BOUETE, Service de la Coordination de l’action sanitaire
Charlotte MOEBO, Service de la Coordination de l’action sanitaire
Jean Serges ASSEMENKOUM, Direction des Pharmacies, des Laboratoires et du Médicament
Elisabeth DIBANTSA, Direction des Pharmacies, des Laboratoires et du Médicament
Louis GAMBARA, Directeur Départemental de la santé des Plateaux
Zéphirin MOUKO, Directeur Départemental de la santé de la Lekoumou
Jean Michel BIAZO, Directeur Départemental de la santé du Kouilou
René MALELA, Directeur Départemental de la santé du Pool
Léon ESSOVIA, Directeur Départemental de la santé de la Likouala
Rigobert MBOUKA, Directeur Départemental de la santé de la Cuvette
Adolphe LOUMOUAMOU, Directeur Départemental de la santé de la Bouenza
Mathias OTTA, Pharmacien, Direction départementale de la Santé de Brazzaville
Jean LEBVOUA, Pharmacien, Direction départementale de la Santé de la Cuvette
Destin MOSSIMBI, Pharmacien responsable de la gestion des stocks, COMEG
Crépin AKENANDE, Pharmacien responsable des approvisionnements, COMEG
Jacques OPANGO, Pharmacien, CSS Ouenzé
Dieudonné LOUMOUAMOU, Médecin chef, CSS Makélékélé
Lucien OBAMBI, Pharmacien, CSS Moungali
Didier MOSSOMELE, Pharmacien, CSS Talangaï
Yvonne NGOKOUBA, Pharmacienne chef, Hôpital de Talangaï
Maixent APELE, Pharmacien, Hôpital de Talangaï
Alphonse AWOUANDZA, Pharmacien, Direction départementale de la Santé de Pointe-Noire
Marcel OLLION, Directeur Départemental de la santé de la Sangha
Raphaël ISSOIBEKA, Médecin Chef, CSS de Talangaï
Dominique OBISSI, Médecin Chef, CSS de Poto-Poto
Jean Bruno MOKOKO, Pharmacien Chef, CHU
Jean Marel IBENI, Direction départementale de la santé du Niari
Boniface OKOUNGA, Inspection des pharmacies
Jacques NDION-NGANDZIEN, Direction de la santé familiale
MALONGA TSIEYA, Médecin Chef, CSS de Mfilou
Raymond ETEMABEKA, Pharmacien, CSS Makélékélé
Jacques POATY, Pharmacien, CHU
Ray MANKELE, Conseiller aux médicaments essentiels, OMS.

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  • 1. République du Congo MINISTERE DE LA SANTE, DES AFFAIRES SOCIALES ET DE LA FAMILLE Direction Générale de la Santé MANUEL DE GESTION DES MEDICAMENTS DANS LES PHARMACIES DES CIRCONSCRIPTIONS SOCIO SANITAIRES Avec l’appui de
  • 2. 1 La présente publication a été élaborée avec l’aide de l’Union Européenne. Le contenu de la publication relève de la seule responsabilité de la République du Congo et ne peut en aucun cas être considéré comme reflétant l’opinion de l’Union Européenne. Union européenne
  • 3. 2 Préface L’accès aux médicaments essentiels constitue une des priorités de la Politique Nationale de Santé et plus particulièrement de la Politique Pharmaceutique Nationale. C’est ainsi qu’avec l’appui des partenaires, le Gouvernement a mis en place une centrale d’achat des médicaments essentiels (COMEG) dont la mission est d’assurer l’approvisionnement régulier des Circonscriptions Socio-Sanitaires (CSS) et hôpitaux de deuxième référence en médicaments essentiels. Sur la base de l’évaluation des besoins nationaux en médicaments réalisés chaque année, la COMEG devrait établir un plan d’approvisionnement qui puisse assurer la présence constante des médicaments essentiels au niveau des structures de prise en charge. Les différentes évaluations menées dans le secteur pharmaceutique ont montré la mauvaise tenue des outils de gestion avec pour conséquences, des ruptures de stocks en médicaments parfois disponibles au niveau supérieur de la chaîne des approvisionnements et aussi quelques fois, des péremptions évitables. Par ailleurs, le Gouvernement bénéficie de l’appui des partenaires, à travers des initiatives bilatérales ou multilatérales qui visent à améliorer la disponibilité des médicaments. Nombreux sont les partenaires qui font recours à des outils et procédures de gestion spécifiques avec des résultats plus ou moins appréciables. Toutefois, la présence de multiples outils de gestion, parfois pour une même catégorie de produits, est à l’origine de charges supplémentaires de travail pour les gestionnaires des médicaments au niveau périphérique. L’harmonisation des outils de gestion des médicaments dans les CSS et hôpitaux devrait permettre de disposer d’outils uniques, qui puissent être utilisés pour l’ensemble des produits médicaux, quelle que soit la catégorie, quel que soit le programme et quel que soit le partenaire. Ces outils de gestion harmonisés ont été regroupés sous forme de manuels de gestion à utiliser par l’ensemble des structures sanitaires qui ont en charge la gestion des médicaments. J’attache du prix à l’observation des instructions contenues dans ces manuels, notamment en ce qui concerne le circuit et le rythme des approvisionnements, la tenue des outils de gestion et les conditions de rangement des pharmacies. Des supervisions devront être régulièrement menées pour s’assurer de la bonne utilisation de ces outils. Le Ministère de la santé, des affaires sociales et de la famille remercie tous les cadres qui ont participé à l’élaboration de ces manuels et les incite à en être les premiers promoteurs. Remerciements également à l’ensemble des partenaires qui ont participé à la validation des dits manuels et particulièrement à l’OMS et à l’Union Européenne pour leur appui tant technique que financier.
  • 4. 3 Table des matières Introduction 4 Chapitre 1 : Comment aménager le local de la pharmacie 5 Chapitre 2 : Comment ranger les produits pharmaceutiques 7 Chapitre 3 : Comment tenir les supports de gestion 11 Chapitre 4 : Comment passer une commande 16 Chapitre 5 : Comment réceptionner une commande 19 Chapitre 6 : Comment distribuer les médicaments 21 Chapitre 7 : Comment réaliser l’inventaire des stocks 22 Chapitre 8 : Le rapport d’activités de la pharmacie de la CSS 25
  • 5. 4 Introduction Le Manuel de gestion des médicaments dans les CSS décrit toutes les activités majeures de la gestion des médicaments. Chaque chapitre aborde l’une de ces activités majeures, sa place dans le processus de maintien d’un approvisionnement continu en médicaments et les procédures standards qu’il est recommandé d’utiliser. Ce manuel fait partie d’un ensemble de documents utilisés dans une approche intégrée de formation et de renforcement des capacités humaines au niveau des structures sanitaires de premier niveau. Il sera utilisé dans le cadre de la gestion des médicaments liés au recouvrement des coûts, mais aussi des initiatives de gratuité du traitement antipaludique pour les enfants de 0 à 15 ans et les femmes enceintes, des traitements antirétroviraux ou des traitements antituberculeux. Toutefois, certaines dispositions spécifiques pourront être envisagées par certains programmes mettant à disposition des médicaments dans les CSS et formations sanitaires.
  • 6. 5 Chapitre 1 : Comment aménager le local de pharmacie Les médicaments et autres produits pharmaceutiques, sont des produits délicats et sensibles. Il faut en prendre soin, faute de quoi ils pourraient se détériorer. En cas de détérioration, ces médicaments peuvent perdre leur efficacité et provoquer des effets inattendus chez les patients. Par conséquent, les produits en stock doivent toujours être entreposés dans un local réservé à cet usage. Votre établissement doit comporter une pièce fermant à clé, en bon état et bien aménagée. Cette pièce sera votre local de pharmacie. Elle doit être séparée du lieu où sont distribués les médicaments. Vous devez conserver tous les produits dans ce local et ne prendre (sortir) pour la distribution que les quantités nécessaires. Pour aménager la pharmacie de votre CSS 1. Choisissez un endroit sûr dans votre CSS pour en faire le local de pharmacie. Conserver les médicaments dans une pharmacie permet de connaître en permanence l’état du stock. C’est aussi une manière simple de conserver les produits en sécurité. Installez des grilles ou des barreaux sur toutes les ouvertures pour éviter les vols. Le local doit être assez vaste pour contenir tous les produits. 2. Fermez votre local à clé. Il faut placer une serrure sur la porte du local pour assurer la sécurité totale du stock. Seul le responsable du stock ou le pharmacien, doivent y avoir accès. Fermer à clé la pharmacie permet de sécuriser les médicaments et autres produits. 3. Maintenez votre local en bon état. Les températures extrêmes, la lumière ou l’humidité peuvent dégrader les médicaments et détériorer les autres produits pharmaceutiques. La chaleur dégrade tous les médicaments, notamment les liquides, pommades et suppositoires. Certains médicaments sensibles à la lumière, tels que les produits injectables, sont très rapidement détériorés par celle ci. Les comprimés et gélules absorbent facilement l’humidité ambiante, ce qui les détériore. . 4. Conservez tous les médicaments dans leur emballage, récipient ou boîte d’origine. Pour la conservation, suivez les instructions inscrites sur les étiquettes. 5. Inspectez régulièrement l’état du local. Faites réparer si besoin la toiture, les murs, la porte, les fenêtres et le plancher. 6. Contrôlez la température dans le local. Le local doit avoir un thermomètre mural. Relever régulièrement les températures. Ouvrez la porte et les fenêtres lorsque vous travaillez dans le local. Si vous disposez d’un ventilateur ou d’un climatiseur, utilisez-le dans la journée.
  • 7. 6 7. Contrôlez la luminosité dans le local. Si la lumière entre par les fenêtres, évitez l’exposition directe du stock : peignez les vitres en blanc ou installez des rideaux. 8. Evitez les dégâts liés à l’eau et contrôlez l’humidité. 9. Evitez l’intrusion d’animaux nuisibles. Les rats, les cafards, les fourmis, les chauves-souris et les guêpes sont les animaux et insectes nuisibles courants. Les substances renversées sur le sol peuvent les attirer. Retirez les flacons cassés et nettoyez les produits renversés immédiatement. Posez un grillage fin pour empêcher les insectes d’entrer. 10.N’introduisez pas d’aliment dans le local de stockage. 11.Gardez votre local propre et rangé. Il est plus facile de trouver un article dans un endroit propre et rangé. Les produits stockés y restent en bon état et prêts à l’emploi. 12.Nettoyez le plancher, dépoussiérez les étagères et essuyez les murs régulièrement. La poussière contribue à la détérioration des produits et gêne la lecture des étiquettes. Les produits répandus sur le sol et les bris de flacons favorisent l’accumulation de poussière. MAINTENIR VOTRE LOCAL DE PHARMACIE PROPRE ET RANGE FACILITE LA GESTION DES PRODUITS
  • 8. 7 Chapitre 2 : Comment ranger les produits Toute personne travaillant dans votre pharmacie doit avoir accès aux produits et être capable de les trouver facilement. Tous les produits doivent toujours être conservés dans leur emballage d’origine. Les produits doivent être rangés par forme galénique sous leur dénomination commune internationale et classés par ordre alphabétique. Les produits ayant la durée de conservation la plus courte (date de péremption proche ou stock ancien) doivent être placés devant ceux dont la durée de conservation est la plus longue (date de péremption éloignée ou stock récent). 1. Entreposez les produits sur des palettes et sur des étagères. L’utilisation d’étagères facilite le rangement des produits. Disposer les cartons sur des palettes pour les grandes quantités ou sur des étagères. Pour de petites quantités, les disposer sur les étagères. L’air doit circuler autour des cartons. Laissez un espace entre les cartons et le sol, entre les cartons et le mur. Si vous disposez d’au moins trois étagères, rangez vos produits de la manière suivante: ETAGERES DU HAUT Rangez les formes solides (comprimés, gélules, sachets de SRO). Utilisez des récipients hermétiques. Si l’étagère du haut est proche du plafond ou hors de portée, utilisez-la pour les produits qui ne sont PAS sensibles à la chaleur et qui ne sont PAS utilisés régulièrement. ETAGERES DU MILIEU Rangez les formes liquides, y compris les solutions injectables et les pommades. Ne rangez PAS de formes solides sur l’étagère située en dessous: une fuite de liquide pourrait les endommager ETAGERES DU BAS Rangez les autres articles tels que le matériel chirurgical, les fournitures de laboratoire, les préservatifs et les étiquettes Prévoir un tabouret ou un escabeau pour rendre accessibles les étagères du haut. 2. S’il existe un réfrigérateur, maintenez-le en état de bon fonctionnement. Utilisez le réfrigérateur pour conserver les produits sensibles à la chaleur. Ne PAS conserver de nourriture dans le réfrigérateur. L’ouverture trop fréquente du réfrigérateur peut provoquer une élévation de la température intérieure et une détérioration des médicaments. Relevez la température une fois par semaine et vérifier qu’elle se situe entre 2 et 8°C. Veillez à ce qu’il y ait assez d’espace autour du réfrigérateur pour permettre à l’air de circuler librement. 3. Rangez les produits par forme galénique sur les étagères. Rangez les produits ensemble (dispositifs médicaux, préservatifs, etc.). Classer les par ordre alphabétique.
  • 9. 8 EXEMPLE : RANGER LES MEDICAMENTS SIMILAIRES ENSEMBLE Dans le local de pharmacie de la CSS de Mouyondzi, il y a de la crème de kétoconazole à 2% et des comprimés de kétoconazole à 200 mg. L’agent de santé range la crème avec les crèmes et pommades à usage externe et les comprimés avec les autres comprimés et gélules. Dans la pharmacie, il y a aussi des comprimés de paracétamol à 500 mg et une suspension buvable paracétamol à 125 mg/5 ml. L’agent de santé range les comprimés avec les autres comprimés et gélules, et la suspension buvable avec les autres préparations liquides à usage interne. Rappel : ne RIEN entreposer directement sur le sol. 4. Trouvez la dénomination commune internationale (DCI) (nom générique) de chaque médicament. La DCI du médicament doit être inscrite sur l’étiquette. La DCI est différente du nom commercial et correspond au nom chimique du médicament. Le nom commercial est le nom donné au médicament par le fabricant. Il peut y avoir plusieurs noms commerciaux pour la même DCI. Par exemple, Doliprane, Efferalgan, Zénadol sont des noms commerciaux pour le paracétamol. 5. Rangez et étiquetez les produits sur les étagères. Dans chaque catégorie, rangez les produits par ordre alphabétique sous leur DCI. Laissez un espace suffisant pour chacun des produits. Groupez les produits identiques par deux, cinq ou dix pour pouvoir les compter facilement. Groupez les produits injectables par dix. En rangeant les produits de cette manière, il vous est facile de savoir ce que vous avez en stock et en quelle quantité. Vous risquez moins de confondre des produits d’aspect similaire ou dont les noms se ressemblent. 6. Rangez les médicaments et les produits pharmaceutiques ayant une date de péremption selon la méthode du « PREMIER PERIME, PREMIER SORTI ». Les fabricants inscrivent sur les boîtes de médicaments des dates indiquant le temps pendant lequel ces médicaments restent efficaces. Ces dates sont appelées dates de péremption. Une fois la date de péremption dépassée, les médicaments peuvent perdre de leur efficacité, provoquer des effets indésirables chez les patients ou ne plus avoir aucun effet. De manière générale, n’utilisez PAS de produits périmés. Vérifiez à intervalles réguliers les dates de péremption de tous les produits en stock. Placez ceux dont la date de péremption est proche devant ceux dont la date de péremption est éloignée. Si deux boîtes portent la même date de péremption, placez celle que vous venez de recevoir derrière celle qui était déjà entreposée.
  • 10. 9 Cette méthode du PREMIER PERIME, PREMIER SORTI réduit le gaspillage lié à la péremption des produits. L’ordre dans lequel vous recevez les produits ne correspond pas nécessairement à l’ordre dans lequel ils seront périmés. Des produits reçus récemment peuvent périmer plus tôt que des produits reçus antérieurement. Il est extrêmement important de vérifier les dates de péremption et de s’assurer que ces dates sont visibles pendant toute la durée de l’entreposage. 7. Rangez les produits qui n’ont pas de date de péremption selon la méthode du « PREMIER ENTRE, PREMIER SORTI ». Rangez les produits qui ne portent pas de date de péremption (savons, détergents par exemple) dans l’ordre où vous les recevez. Placez les produits que vous venez de recevoir derrière ceux qui étaient déjà entreposés. Il peut y avoir une date de fabrication sur l’étiquette qui vous indique les produits les plus anciens, à utiliser en premier. 8. Retirez de la pharmacie les médicaments périmés et ceux de mauvaise qualité. Les médicaments et produits pharmaceutiques de mauvaise qualité ou détériorés présentent autant de risques que les produits périmés. Les différents types de médicaments, tels que les liquides, comprimés ou produits injectables, subissent différents types de dégradation. Vérifiez que le conditionnement n’a pas été ouvert. A l’ouverture d’une boite, identifiez d’éventuels changements de couleur ou d’aspect. Ne pas utiliser les produits devant toute détection de problème de qualité ou de signe de détérioration 9. Identifiez les produits en surstock et ceux qui ne sont plus utilisés dans votre établissement. Quand la consommation mensuelle est faible par rapport à la quantité disponible en stock, les produits risquent de ne pas pouvoir être utilisés avant la date de péremption. Avant que la date de péremption ne soit dépassée, informez la Direction Départementale de la Santé pour un éventuel transfert avec d’autres CSS. 10.Conservez une trace du retrait des produits. Veillez à enregistrer systématiquement tous les produits détériorés ou de mauvaise qualité que vous retirez du stock. Notez sur la fiche de stock la date de la sortie.
  • 11. 10 INDICATEURS DE PROBLEMES DE QUALITE OU DE DETERIORATION (Ne pas utiliser ces produits devant toute détection de problème de qualité ou de signe de détérioration) CONDITIONNEMENT, vérifiez : • Conditionnement cassé ou déchiré (flacons, bouteilles, boîtes, etc.) : ETIQUETTES, vérifiez : • Etiquettes manquantes, incomplètes ou illisibles LIQUIDES, vérifiez : • Changement de couleur • Turbidité (aspect trouble) • Présence d’un sédiment • Rupture de la capsule sur les flacons, • Ampoules, bouteilles ou flacons fêlés • Présence d’humidité ou de moisissures dans l’emballage PRODUITS EN LATEX, vérifiez : • Secs • Friables, cassants • Craquelés PRODUITS EN LATEX LUBRIFIE, vérifiez : • Emballage poisseux • Produit ou lubrifiant ayant changé de couleur • Emballage taché • Fuite du lubrifiant (emballage humide) CONDITIONNEMENT SOUS FEUILLE D’ALUMINIUM, vérifiez : • Perforations de l’emballage REACTIFS CHIMIQUES, vérifiez : • Changement de couleur COMPRIMES (PILULES), vérifiez : • Changement de couleur • Comprimés désagrégés • Comprimés manquants (dans l’emballage plastique thermoformé) • Aspect poisseux (en particulier pour les comprimés enrobés) • Odeur inhabituelle GELULES, vérifiez : • Changement de couleur • Aspect poisseux • Gélules écrasées SOLUTIONS INJECTABLES, vérifiez : • Le liquide ne reforme pas une suspension après agitation PRODUITS STERILES (y compris DISPOSITIF IINTRA-UTERIN), vérifiez : • Emballage déchiré ou fendu • Parties manquantes • Parties cassées ou tordues • Humidité à l’intérieur de l’emballage • Emballage taché TUBES, vérifiez : • Tubes poisseux • Contenu qui fuit • Perforations ou trous dans le tube ORGANISER VOTRE LOCAL DE PHARMACIE FACILITE VOTRE TRAVAIL DE GESTION!
  • 12. 11 Chapitre 3 : Comment tenir les supports de gestion Il est important d’enregistrer avec précision tous les médicaments et autres produits pharmaceutiques en stock. Ceci vous permet de suivre les mouvements d’entrée et sortie des produits, mais aussi de savoir : quels sont les produits disponibles dans le stock quelle est la quantité de chaque produit dans le stock quelles sont les consommations régulières quand et en quelle quantité re-commander un produit. Les principaux outils de gestion des médicaments au niveau de la CSS sont : I. La fiche de stock La fiche de stock est l’élément de base de la gestion des médicaments dans la pharmacie. Chaque produit en stock doit avoir une fiche de stock. Il doit avoir différentes fiches de stock pour les différentes formes d’un même produit. La fiche de stock doit être accrochée sur l’étagère, à côté du produit ou bien placée avec le produit sur l’étagère. Elle est utilisée pour retracer les mouvements du produit, par exemple la date d’entrée ou sortie du produit, la date de péremption …… Dans le cadre, en haut de la fiche de stock, figurent les informations suivantes : Le nom du département sanitaire Le nom de la circonscription socio- sanitaire Le numéro de la fiche Le nom du produit (désignation) La forme galénique : comprimé, sirop, injection, etc. Le dosage Le conditionnement du produit : boîte, flacon, etc. La consommation mensuelle moyenne Le stock minimum La fiche de stock comporte également des colonnes pour enregistrer les informations relatives aux mouvements du produit : DATE : à quel moment l’article est entré ou sorti de la pharmacie ENTREES : nombre d’unités reçues à la pharmacie (boite, flacon, tube, etc.) SORTIES : nombre d’unités sorties de la pharmacie STOCK RESTANT : nombre d’unités restant dans le stock DATE DE PEREMPTION OBSERVATIONS
  • 13. 12 Modèle de Fiche de stock FICHE N° MINISTERE DE LA SANTE DIRECTION GENERALE DE LA SANTE DIRECTION DEPARTEMENTALE DE LA SANTE DE…………………………………….. CSS DE……………………….. FICHE DE STOCK PRODUIT PHARMACEUTIQUE DESIGNATION : FORME, DOSAGE, CONDITIONNEMENT : CONSOMMATION MOYENNE MENSUELLE…………...…….. STOCK DE MINIMUM………………… DATE ENTREES SORTIES STOCK RESTANT DATE DE PEREMPTION OBSERVATIONS Pour remplir la fiche de stock : Utilisez un stylo pour enregistrer le PRODUIT, le NUMERO DE LA FICHE, le CONDITIONNNEMENT et toutes les informations relatives aux mouvements des produits. Ces informations ne sont pas susceptibles de changer. Utilisez un crayon pour le STOCK MINIMUM et la CONSOMMATION MOYENNE MENSUELLE. Ces informations sont susceptibles de changer. Utilisez un stylo d’une couleur différente (par exemple rouge), pour les ENTREES, DATE DE PEREMPTION et INVENTAIRE. Les informations enregistrées dans les colonnes ENTREES et SORTIES portent sur des quantités de conditionnements entiers. L’information contenue dans la colonne STOCK RESTANT vous aide à déterminer s’il est temps de déclencher la commande et quelle quantité commander. Dans la colonne DATE DE PEREMPTION, inscrivez la date de péremption des produits que vous recevez. N’inscrivez qu’un seul mouvement par ligne (soit une entrée, soit une sortie). Notez la date.
  • 14. 13 II. Le bon de commande Le bon de commande est l’outil de passation des commandes auprès de la COMEG. Il se présente en deux exemplaires (auto-carbonés) : un exemplaire qui reste au niveau de la CSS et sert comme élément de supervision et / ou de contrôle au moment de la livraison ; un exemplaire qui reste à la COMEG comme preuve de livraison et pour le traitement des données de distribution. Ce traitement donne suite au rapport de distribution et au rapport d’activités qui servent à leur tour à la planification des achats et au monitoring des programmes de santé. La colonne désignation comprend la description de l’article sous sa dénomination commune internationale (DCI) ainsi que le dosage, la forme pharmaceutique et le conditionnement. Modèle de Bon de commande MINISTERE DE LA SANTE DIRECTION GENERALE DE LA SANTE DIRECTION DEPARTEMENTALE DE LA SANTE DE…………………………………….. CSS DE……………………….. Date BON DE COMMANDE DENOMINATION COMMUNE INTERNATIONALE QUANTITE A COMMANDER PRIX UNITAIRE PRIX TOTALE OBSERVATIONS TOTAL DE LA COMMANDE EN FCFA Le pharmacien responsable Le Médecin chef de la CSS
  • 15. 14 III. Le registre des entrées Il renferme les informations concernant la livraison des produits pharmaceutiques. Il doit être rempli chaque fois que vous réceptionnez une commande. Enregistrez les informations suivantes dans le registre des entrées: DATE de livraison NUMERO DU BORDERAU DE LIVRAISON PRODUITS REÇUS et leur QUANTITE SIGNATURE DU MEMBRE DU PERSONNEL (personne qui réceptionne la commande) Modèle de Registre des entrées Date Numéro du bordereau de livraison Produits reçus Quantité livrée Signature IV.Le registre des sorties Le registre des sorties renferme toutes les informations relatives aux produits sortis de stock. Il est rempli après avoir servi les produits conformément à la demande des formations sanitaires, formulée à travers leurs bons de commande. Les informations à recueillir dans le registre des sorties concernent la date, la désignation (en DCI), la quantité livrée, le prix unitaire et le prix total des produits ainsi que leur destination. Les remarques éventuelles seront notées dans la colonne OBSERVATION.
  • 16. 15 Modèle de Registre des sorties Date Désignation, (Forme, Dosage, Conditionnement) Quantité livrée PU PT Destinataire Observation LA BONNE TENUE DES DOCUMENTS DE GESTION VOUS AIDE A SAVOIR QUAND PASSER UNE COMMANDE ET QUELLE QUANTITE COMMANDER!
  • 17. 16 Chapitre 4 : Comment passer une commande Une gestion des stocks efficace signifie que les produits sont disponibles pour les patients qui en ont besoin. Les produits sont d’autant plus susceptibles d’être disponibles si vous commandez régulièrement les quantités requises. En général, le calcul des quantités de produits à commander doit être basé sur les quantités de produits utilisées ou leur consommation antérieure. Pour passer une commande : 1. Calculez la consommation moyenne mensuelle de chaque produit en stock. La consommation mensuelle d’un produit est le nombre d’unités que votre CSS utilise pendant un mois. La consommation peut augmenter ou diminuer selon les mois. Par conséquent, la consommation moyenne mensuelle (CMM) est la quantité qui est calculée pour être consommée pendant un mois. Calcul de la CMM Comptez le nombre d’unités sorties par mois depuis que vous avez commencé à tenir des fiches de stock. Une période de 12 mois est adéquate pour calculer la CMM. La consommation varie selon les mois, en fonction des commandes des formations sanitaires. Additionnez le nombre d’unités sorties au cours de chaque mois considéré. Divisez la somme par le nombre de mois considérés. Le résultat correspond à la consommation moyenne mensuelle. C’est la quantité habituellement consommée dans votre CSS pendant un (1) mois. Si vous utilisez pour la première fois des documents de gestion, calculez la consommation moyenne mensuelle après 3 mois puis recalculez-la après 6 mois, puis après 12 mois. Le calcul de la consommation moyenne mensuelle n’est pas valide si le produit a connu des ruptures de stock pendant les mois considérés (que ce soit au niveau de votre stock qu’au niveau du stock de la COMEG). Si vous êtes dans cette situation, calculez la consommation moyenne mensuelle uniquement pour les mois pendant lesquels le produit a été disponible. Gardez vos documents à jour. Actualisez votre consommation moyenne mensuelle chaque année. Additionnez le nombre d’unités de chaque produit délivrées chaque mois pendant l’année écoulée et le nombre d’unités de chaque produit délivrées au cours de l’année précédente. Divisez le nombre total d’unités par le nombre total de mois considérés. La mise à jour des comptes et des moyennes donne une idée précise de la consommation antérieure. Elle permet de mettre en évidence les augmentations ou diminutions de la consommation en fonction des saisons, des épidémies ou d’autres causes particulières à votre aire de santé. 2. Déterminez la fréquence des livraisons dans votre pharmacie de CSS. L’organisation des livraisons peut varier d’un endroit à l’autre :
  • 18. 17 La COMEG peut vous fournir des produits pharmaceutiques selon un calendrier qu’elle a fixé, (par exemple, tous les 3 mois ou tous les 6 mois), ou selon les directives des programmes spécifiques Les produits peuvent vous être livrés de façon régulière quand les conditions le permettent. Mais le rythme des livraisons peut être perturbé par des conditions climatiques ou des problèmes de transport. 3. Déterminez le facteur de réapprovisionnement de votre pharmacie de CSS. Le facteur de réapprovisionnement est le chiffre qui permet de calculer en quelle quantité chaque produit doit être commandé. Le facteur de réapprovisionnement correspond à l’intervalle entre deux approvisionnements en mois x 2. En utilisant ce facteur dans votre CSS, vous passerez vos commandes moins fréquemment. Vous disposerez des produits nécessaires en temps voulu. FACTEUR DE REAPPROVISIONNEMENT Le facteur de réapprovisionnement est 2 si les produits sont livrés 1 fois par mois. (1 x 2 = 2) Le facteur de réapprovisionnement est 6 si les produits sont livrés tous les 3 mois. (3 x 2 = 6) Le facteur de réapprovisionnement est 12 si les produits sont livrés tous les 6 mois. (6 x 2 = 12) 4. Calculez le STOCK MINIMUM de chaque produit en stock. Le STOCK MINIMUM d’un produit vous indique : quand passer une commande, quelle quantité commander, quelle est la consommation dans votre CSS pendant une période donnée. Utilisez le facteur de réapprovisionnement adapté à votre CSS pour calculer le STOCK MINIMUM de tous les produits en stock. Ceci est important. Le maintien des STOCKS MINIMUM vous permet en principe de disposer des produits nécessaires en quantité suffisante, même si une livraison programmée n’était pas effectuée. Pour calculez le STOCK MINIMUM d’un produit : Prenez le facteur de réapprovisionnement correspondant à la fréquence de vos livraisons. Multipliez la consommation moyenne mensuelle du produit par le facteur de réapprovisionnement. Le résultat est le STOCK MINIMUM Exemple : Calculer le stock minimum A la pharmacie de la CSS de Gamboma, les produits sont livrés chaque mois. Le facteur de réapprovisionnement est 2. La consommation moyenne mensuelle des comprimés pédiatriques de Cotrimoxazole (sulfaméthoxazole + triméthoprime 100 + 20 mg) est de 3 boîtes. Le stock minimum du Cotrimoxazole est de 6 boîtes. 3 x 2 = 6 CMM FACTEUR DE REAPPROVISIONNEMENT STOCK MINIMUM Si les produits étaient livrés tous les 3 mois, le facteur de réapprovisionnement serait 6. Le stock minimum du Cotrimoxazole serait de 18 boîtes. 3 x 6 = 18 CMM FACTEUR DE REAPPROVISIONNEMENT STOCK MINIMUM
  • 19. 18 Si la consommation moyenne mensuelle d’un produit change, effacez le STOCK MINIMUM inscrit sur la fiche de stock. Calculez le nouveau STOCK MINIMUM. Utilisez un crayon pour inscrire le nouveau chiffre sur la fiche. Tenez compte du nouveau chiffre pour déterminer les quantités à commander. 5. Déterminez quand passer la commande et quelle quantité commander. Lorsque le STOCK RESTANT atteint le niveau de STOCK MINIMUM, il faut passer la commande. La quantité à commander est égale au STOCK MAXIMAL moins le STOCK MINIMUM : STOCK MAXIMAL - STOCK MINIMUM = quantité à commander Le stock maximal est le stock nécessaire pour couvrir les besoins de la population d’une aire de santé pendant une période donnée sans surstockage. Toute commande doit ramener le stock minimum au niveau du stock maximum. EXEMPLE : DETERMINER QUELLE QUANTITE COMMANDER Il y a 11 boîtes de Cotrimoxazole dans le stock : • Le STOCK MAXIMAL du Cotrimoxazole est 25 • Le STOCK RESTANT est de 11 boîtes • Calculez 25 - 11= 14. Commandez 14 boîtes pour revenir au STOCK MAXIMAL de 25. 6. Passez une commande des produits dont vous avez besoin. La CSS passe les commandes selon le calendrier d’approvisionnement pré-établi par la COMEG. Remplissez le bon de commande lisiblement, en lettres capitales afin d’être compris par tous. Notez la date de la commande. Spécifiez le nom de chaque produit, son dosage, sa forme et son conditionnement. Commandez la quantité nécessaire. Signez le formulaire et faites contresigner par le Médecin Chef de la CSS. Envoyez ou remettez votre commande à la COMEG EFFECTUER VOS COMMANDES EN VOUS BASANT SUR LA CONSOMMATION ANTERIEURE GARANTIT LE MAINTIEN DU NIVEAU DE STOCK REQUIS!
  • 20. 19 Chapitre 5 : Comment réceptionner une commande Les pharmacies des CSS sont approvisionnées par la COMEG. La livraison s’effectue à la pharmacie de la CSS. La personne chargée de réceptionner les produits doit les contrôler au moment de la livraison, en présence du livreur. La livraison doit correspondre à la commande. Cette personne doit vérifier qu’aucun produit ne manque ou n’est avarié, que les produits livrés sont conformes aux critères de qualité et ne sont ni périmés ni proches de la péremption. Il arrive que la livraison ne corresponde pas à la commande. Il peut s’agir de produits manquants ou de produits livrés en quantité inférieure à la quantité commandée mais aussi de produits périmés ou proches de l’être, endommagés ou de mauvaise qualité. Les livraisons non conformes doivent être signalées à la COMEG. Pour réceptionner une commande 1. Réceptionnez vous-même les produits. Le pharmacien de la CSS ou le gestionnaire de la pharmacie doit être présent pour réceptionner les produits lors de la livraison. Passez en revue le bordereau de livraison qui accompagne. Vérifiez que le nombre de cartons reçu est égal au nombre inscrit sur le bordereau. 2. Vérifiez l’intégrité des cartons d’emballage pour s’assurer qu’aucun produit ne manque. Vérifiez si des cartons ont été ouverts. Le fond du carton a pu être ouvert délicatement et des articles de petites tailles ont pu être retirés. Quelqu’un peut avoir vidé une boîte de son contenu, replacé la boîte vide dans le carton et refermé soigneusement le fond du carton. Le contrôle du nombre et de l’état extérieur des cartons peut dissuader d’éventuels voleurs de dérober les produits livrés. Si vous découvrez que quelque chose a disparu, vous devez le signaler à la COMEG 3. Conservez dans un dossier les documents de livraison. Conserver les documents de livraison permet d’identifier et de corriger les problèmes qui pourraient survenir. Le bordereau de livraison émis par la COMEG doit être vérifié et signé par le Livreur et la personne qui réceptionne la commande. Après vérification, les bordereaux de livraison sont classés dans un chrono. 4. Vérifiez la date de péremption de tous les produits. N’acceptez PAS de produits périmés. Les produits périmés peuvent être nocifs pour le patient ou n’avoir aucune efficacité. Retournez à la COMEG tous les produits périmés ou proches de la péremption reçus avec la commande. 5. Vérifiez l’aspect général de chaque produit livré. Recherchez les produits endommagés ou détériorés. Les médicaments de mauvaise qualité ou qui ont subi des manipulations intempestives peuvent être dangereux. Ne les acceptez PAS.
  • 21. 20 a. Vérifiez les produits nécessitant une chaîne de froid. Contrôlez et rangez ces produits en priorité. Si les médicaments à conserver au réfrigérateur ne sont pas livrés dans un emballage réfrigéré, ils peuvent être altérés. Ne les acceptez PAS. b. Vérifiez la couleur des médicaments et vaccins. Si les médicaments ou les vaccins ont changé de couleur, ils sont détériorés. Ne les acceptez PAS. c. Recherchez les conditionnements cassés, les fuites de liquide. Retirez avec précaution les conditionnements cassés. En cas de fuites de liquide, retirez et éliminez tous les produits endommagés. d. Recherchez les conditionnements non scellés et les produits ne portant pas d’étiquette. Les produits conservés dans des conditionnements non scellés peuvent avoir été manipulés. Il est dangereux d’utiliser des produits ne portant pas d’étiquette. Ne les acceptez PAS. e. Inspectez les comprimés et gélules. Ouvrez les conditionnements scellés uniquement si vous suspectez une détérioration. Une fois la boîte ouverte, vérifiez la qualité. Sentez le contenu de la boîte. Versez quelques comprimés ou gélules sur une surface propre, par exemple sur un plateau ou une feuille de papier posée sur une table. Si les comprimés ou gélules : ont une odeur inhabituelle, ils peuvent avoir été détériorés. Ne les acceptez PAS. sont cassés, réduits en poudre, poisseux, fendus ou gonflés, ils peuvent avoir été endommagés. Ne les acceptez PAS. g. Inspectez les solutions injectables. Agitez le flacon. Observez-le à la lumière. Une solution limpide ne doit pas contenir de particules réfléchissant la lumière. La présence de petites particules indique que le produit est détérioré. N’acceptez PAS le flacon. Mettez les produits endommagés ou de mauvaise qualité dans un carton que vous retournerez à la COMEG. h. Rangez les produits de bonne qualité à leur place respective immédiatement après l’inspection. Ceci permet de maintenir la pharmacie constamment en ordre. 6. Enregistrez les informations concernant la livraison dans le registre des entrées. VERIFIEZ LES DATES DE PEREMPTION ET LA QUALITE DES PRODUITS. REMPLISSEZ LES FICHES ET RANGEZ LES PRODUITS DANS VOTRE PHARMACIE!
  • 22. 21 Chapitre 6 : Comment distribuer les médicaments Distribuer les produits pharmaceutiques consiste à appliquer les bonnes pratiques de distribution à savoir : examiner le bon de commande, préparer les colis et les livrer aux clients (formations sanitaires) selon un calendrier pré-établi. Les CSI et hôpitaux de première référence viennent s’approvisionner à la pharmacie de la CSS. La fréquence d’approvisionnement est de 1 fois par mois. Pour distribuer des médicaments 1. Examinez le bon de commande présenté par la formation sanitaire Les CSI disposent de bons de commande/livraison. Le bon de commande/livraison doit porter la désignation des produits demandés en DCI ainsi que leurs quantités. Une estimation du prix unitaire et du prix total de la commande doivent également figurer sur le bon. 2. Retirez des étagères, dans la salle de stockage tous les produits demandés en respectant la règle de PREMIER EXPIRE PREMIER SORTI 3. Mettez à jour les fiches de stocks au fur et à mesure que les produits sont retirés des rayons. 4. Complétez le bon de commande/livraison dans la partie QUANTITE LIVREE 5. Mettez dans un carton non scelle, les produits en tenant compte des formes pharmaceutiques 6. Contrôlez avec la personne chargée de récupérer les produits pour la formation sanitaire, la conformité des produits avec le bon de commande. 7. Remplissez le registre de sortie.
  • 23. 22 Chapitre 7 : Comment réaliser un inventaire L’inventaire physique est l’opération consistant à compter manuellement le nombre de produits de chaque type présents dans la pharmacie à un moment donné. Il permet de vérifier si le nombre de produits en stock correspond au nombre inscrit dans la colonne STOCK RESTANT de chaque fiche de stock. Au niveau de la pharmacie de CSS, les inventaires sont trimestriels 1. Tracez une double ligne en dessous de la dernière opération enregistrée sur la fiche de stock. Vous pouvez utiliser un stylo de couleur différente (rouge) pour tracer ces lignes et noter les informations relatives à l’inventaire. 2. Inscrivez la DATE à laquelle l’inventaire a été effectué. Inscrivez le mot "Inventaire physique" sur toute la largeur des colonnes. 3. Comptez le nombre d’unités du produit disponible sur les étagères (par exemple, de boîtes). Le nombre d’unités décomptées constitue l’inventaire physique. 4. Enregistrez le résultat de l’inventaire dans la colonne STOCK RESTANT. Si le résultat de l’inventaire ne correspond pas au résultat attendu, c’est-à-dire au résultat initialement inscrit dans la colonne STOCK RESTANT mentionnez "écart" dans la colonne OBSERVATIONS, calculez la différence entre la quantité attendue et la quantité réelle et notez-la sur la fiche. 5. Tracez une double ligne avant et après avoir noté le résultat de l’inventaire physique. Ces doubles lignes mettent en évidence le résultat de l’inventaire. 6. Cherchez la raison des écarts entre l’inventaire et la fiche de stock. Si le résultat de l’inventaire ne correspond pas au résultat attendu, CHERCHEZ-EN LA RAISON. Il se peut que le nombre réel de produits stockés soit supérieur ou inférieur à celui qui est indiqué sur la fiche de stock. Quelqu’un peut avoir oublié d’enregistrer un mouvement sur la fiche de stock. Déterminez qui était de service, qui avait les clés du stock. Soyez attentif, dans les jours qui suivent, à toute activité qui vous semblerait inhabituelle. S’il manque une fiche de stock, CHERCHEZ-EN LA RAISON. Etablissez une nouvelle fiche de stock. Indiquez, qu’il s‘agit d’une fiche de remplacement. Si vous retrouvez l’ancienne fiche, mettez-la à jour en y reportant toutes les informations enregistrées sur la fiche de remplacement, puis détruisez la fiche de remplacement. Archivez les anciennes fiches de stock et conservez-les pendant la durée de cinq ans. Elles vous permettent d’anticiper les variations probables de stock. Ces fiches contiennent des informations utiles sur les consommations de médicaments et autres produits pharmaceutiques en fonction des saisons, des épidémies ou d’autres causes.
  • 24. 23 Exemple de FICHE DE STOCK après l’inventaire FICHE N°: P500 MINISTERE DE LA SANTE DIRECTION DEPARTEMENTALE DE LA SANTE DE…………………………………….. CSSDE……………………….. FICHE DE STOCK PRODUIT PHARMACEUTIQUE DESIGNATION : PARACETAMOL 500 MG Comprimé CONDITIONNEMENT 1000cp CONSOMMATION MOYENNE MENSUELLE…………...…….. STOCK MINIMUM…3……………… DATE ENTREES SORTIES STOCK DATE DE PEREMPTION OBSERVATIONS 30/04 Report 6 08/2010 05/05 1 5 30/05 3 2 07/06 1 1 15/06 6 7 01/2011 22/09 2 5 30/06 Inventaire physique 5 Les résultats de l’inventaire sont également consignés dans la fiche d’inventaire Cette fiche comprend les informations suivantes : Date Numéro d’ordre Désignation La quantité théorique (telle que mentionnée dans le registre de sorties journalières) La quantité physique (constatée au moment de l’inventaire) L’écart (différence entre la quantité théorique et la quantité physique) La date de péremption Les observations Un espace est prévu pour noter les recommandations, les activités à entreprendre et les signatures de ceux qui ont participé à l’inventaire.
  • 25. 24 Modèle de Fiche d’inventaire Fiche d’inventaire Date : N° Désignation Quantité théorique Quantité physique Ecart Date de péremption Observations Recommandations générales Activités à entreprendre Participants á l’inventaire
  • 26. 25 Chapitre 8 : Le rapport d’activités de la pharmacie de la CSS Le rapport d’activités permet d’informer sur le volume de transactions, réceptions et distributions / ventes, en nombre et en valeur. Il donne en plus une indication des besoins non servis (ruptures de stock) Le rapport d’activités fournit une bonne idée de la charge de travail et permet de suivre la performance de la pharmacie. Modèle de formulaire du rapport d’activités MINISTERE DE LA SANTE Direction Générale de la Santé Direction Départementale de………………….. PHARMACIE DE LA CSS DE ………………. RAPPORT D’ACTIVITES Acquisition Nombre de fournisseurs Nombre de commandes Nombre de produits commandés Nombre de produits reçus Pourcentage de produits reçus Valeur des produits reçus Gestion Nombre de produits périmés Pourcentage de produits périmés Valeur des produits périmés Nombre de produits avariés Pourcentage de produits avariés Valeur des produits avariés Nombre de produits en rupture Pourcentage des produits en rupture Durée moyenne de rupture de stock Sortie / Distribution Nombre de clients Nombre de commandes Nombre de produits commandés Nombre de produits livrés Pourcentage de produits livrés Valeur des produits livrés Observation
  • 27. 26 Liste des cadres ayant participé à l’élaboration du manuel : Jacques ONDZE, Direction des Pharmacies, des Laboratoires et du Médicament Jean Pierre MOSSESSABEKA, Direction des Pharmacies, des Laboratoires et du Médicament Jules BOUETE, Service de la Coordination de l’action sanitaire Charlotte MOEBO, Service de la Coordination de l’action sanitaire Jean Serges ASSEMENKOUM, Direction des Pharmacies, des Laboratoires et du Médicament Elisabeth DIBANTSA, Direction des Pharmacies, des Laboratoires et du Médicament Louis GAMBARA, Directeur Départemental de la santé des Plateaux Zéphirin MOUKO, Directeur Départemental de la santé de la Lekoumou Jean Michel BIAZO, Directeur Départemental de la santé du Kouilou René MALELA, Directeur Départemental de la santé du Pool Léon ESSOVIA, Directeur Départemental de la santé de la Likouala Rigobert MBOUKA, Directeur Départemental de la santé de la Cuvette Adolphe LOUMOUAMOU, Directeur Départemental de la santé de la Bouenza Mathias OTTA, Pharmacien, Direction départementale de la Santé de Brazzaville Jean LEBVOUA, Pharmacien, Direction départementale de la Santé de la Cuvette Destin MOSSIMBI, Pharmacien responsable de la gestion des stocks, COMEG Crépin AKENANDE, Pharmacien responsable des approvisionnements, COMEG Jacques OPANGO, Pharmacien, CSS Ouenzé Dieudonné LOUMOUAMOU, Médecin chef, CSS Makélékélé Lucien OBAMBI, Pharmacien, CSS Moungali Didier MOSSOMELE, Pharmacien, CSS Talangaï Yvonne NGOKOUBA, Pharmacienne chef, Hôpital de Talangaï Maixent APELE, Pharmacien, Hôpital de Talangaï Alphonse AWOUANDZA, Pharmacien, Direction départementale de la Santé de Pointe-Noire Marcel OLLION, Directeur Départemental de la santé de la Sangha Raphaël ISSOIBEKA, Médecin Chef, CSS de Talangaï Dominique OBISSI, Médecin Chef, CSS de Poto-Poto Jean Bruno MOKOKO, Pharmacien Chef, CHU Jean Marel IBENI, Direction départementale de la santé du Niari Boniface OKOUNGA, Inspection des pharmacies Jacques NDION-NGANDZIEN, Direction de la santé familiale MALONGA TSIEYA, Médecin Chef, CSS de Mfilou Raymond ETEMABEKA, Pharmacien, CSS Makélékélé Jacques POATY, Pharmacien, CHU Ray MANKELE, Conseiller aux médicaments essentiels, OMS.