Kata coaching d'équipe de managers de managers
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Séminaire de formation et d'accompagnement de managers pour leur permettre de faire équipe entre eux alors même que leurs fonctions les rendent indépendants les uns des autres. Ils participent tous à un objectif de qualité industrielle et en cela le rituel de leurs échanges (KATA) : - rapproche chacun de l'objectif, - les réunit face aux partenaires "extérieurs" (logistique, finances) - permet d'exercer un management libéré auprès de leurs chefs d'équipe.
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- 1. MJ Conseil & Développement * L’ingéniosité au service de la vie « Séminaire Siemens Kata Coaching » Bienvenue ! Tactik Smart France Vincent LAMBERT, Directeur associé La Compagnie de la supervision Eva Matesanz & André de Châteauvieux
- 2. 29/09/2017 MJ Conseil & Développement Accueil des participants et présentation succinte des intervenants : Vincent Lambert, Eva Matesanz et André de Châteauvieux Clarifier les fondamentaux du KATA où l'amélioration et le coaching sont intimément liés Vivre la position de celui qui fait le KATA d’amélioration Déjeuner Envisager les conditions du coaching dans le KATA et analyser les conditions actuelles de coaching dans le management sur un objectif précis qui s'engage Projection sur le lendemain et compréhension de la journée vécue ensemble 2J1: Découvrir le Kata Coaching
- 3. 29/09/2017 MJ Conseil & Développement Accueil des participants et introduction du Kata coaching de l'intervention de formation, avec l'arrivée effective d'un coach “extérieur” au jour précédent : André de Châteauvieux Travailler ensemble le KATA d'amélioration de votre activité Conditions visées, conditions actuelles, que pourrions-nous tester ? Questionner ensemble les conditions actuelles ? Qu'est-ce qui a déjà été tenté ? Quels sont les écarts constatés ? FOCUS SUR LE COACHING DE CES QUESTIONS Revisiter le KATA d'amélioration à la lumière de ces questionnements pour établir le POA de fin de formation Etat de compréhension des journée vécues ensemble et KATA d'amélioration ! 3J2 : Bâtir le Kata de votre activité
- 4. 29/09/2017 MJ Conseil & Développement Définition de KATA (方) Le mot Kata vient des arts martiaux. Il sert à entraîner les pratiquants aux gestes fondamentaux de façon régulière. Ce sont des gestes d'amélioration d'une pratique et ceux du coaching qui lui est associé. Le Kata est une technique d’apprentissage basé sur le geste consistant essentiellement à : o Répéter, répéter, répéter une série de gestes pour en atteindre la maîtrise complète. o Accepter les erreurs, principale source d'apprentissage. o Persévérer consciencieusement jusqu'à ce que le modèle devienne un comportement standard, qu'il modifie la disposition du corps et de l'esprit. 4
- 5. 29/09/2017 MJ Conseil & Développement Gestes et état d’esprit sont liés 5 Pratiquer et répéter un nouveau Kata Au fil du temps, l’état d’esprit des personnes change. Sur le long terme, cela peut changer la culture d’entreprise. ParMikeRother
- 6. 29/09/2017 MJ Conseil & Développement Développer l’approche « scientifique » 6 Tangible Intangible Les outils et techniques de l’amélioration continue : qualité / coûts / délai Une approche systématique, scientifique de penser et agir Les managers en sont les formateurs ParMikeRother
- 7. 29/09/2017 MJ Conseil & Développement Qu’est-ce que la pensée « scientifique » ? 7 Ce que nous croyons qui se passe Ce qui se passe réellementApprentissage Une seule condition : pratiquer! ParMikeRother
- 8. 29/09/2017 MJ Conseil & Développement PLAN DOCHECK ACT Aller voir Une nouvelle vision du PDCA Passer du mode implantation à l’expérimentation … de PD-PD à PDCA * Planifier, Déployer, Contrôler, Ajuster 8 ParMikeRother
- 9. 29/09/2017 MJ Conseil & Développement Le modèle du Kata d’amélioration Expérimenter pour arriver jusqu’iciComprendre la situation actuelle Etablir la prochaine situation cible. Fixer l’objectif ou le but du but 1 2 3 4 9 Limite de la connaissance ParMikeRother
- 10. 29/09/2017 MJ Conseil & Développement Le rôle du Défi 10 ParMikeRother
- 11. 29/09/2017 MJ Conseil & Développement Un défi pour aligner plusieurs processus 11 ParMikeRother
- 12. 29/09/2017 MJ Conseil & Développement Démarrer le Kata Phase de planification Phase d’exécution 12 ParMikeRother
- 13. 29/09/2017 MJ Conseil & Développement Le tableau de l’apprenant 13 ParMikeRother
- 14. 29/09/2017 MJ Conseil & Développement Le suivi des expérimentations 14 ParMikeRother
- 15. 29/09/2017 MJ Conseil & Développement 15 Les 5 questions Coaching Kata Graphique des séquences Storyboard de l’apprenti Obstacles / Parking Enregistrement des cycles PDCA Cycle de Coaching Objectif Analyse de la situation actuelle Définition de la situation- cible IndicateursCOACH TUTORE ParMikeRother
- 16. 29/09/2017 MJ Conseil & Développement Le Kata Coaching Une méthodologie pour aider les personnes à atteindre de nouveaux objectifs Kata d’amélioration Kata de coaching Comprendre l’objectif ou le challenge. Le pourquoi ? Evaluer la (sa) situation actuelle Identifier la prochaine étape Expérimenter sur la base de la situation- cible Exécuter les cycles de coaching Planifier les « cycles » de coaching Apprenant Coach 16 ParMikeRother
- 17. 29/09/2017 MJ Conseil & Développement Réflexion sur la dernière étape … parce que nous ne savons pas vraiment ce que le résultat d'une étape sera! 1. Quelle a été notre dernière étape? 2. Qu'anticipions-nous? 3. Qu'est-ce qui s'est réellement passé? 4. Qu’avons-nous appris? Les 5 Questions 1. Que cherchons-nous à atteindre? 2. Où en sommes-nous en ce moment? 3. À quels obstacles faisons-nous face? 4. Quelle est notre prochaine étape, et qu'anticipons-nous? 5. Quand pourrons-nous constater ce que nous avons appris de cette étape? Le Kata de Coaching Retour Objectif /Cible 17 ParMikeRother
- 18. 29/09/2017 MJ Conseil & Développement Un coach pour apprendre à coacher 18 Source: Mike Rother et Philippe Deslandes
- 19. 29/09/2017 MJ Conseil & Développement Le rôle de chacun L’apprenant Utilise le kata d’amélioration. L’apprenant saisi la condition actuelle, fixe la prochaine condition cible et travaille avec son équipe à l’atteindre par l’entremise de cycle PDCA, essais encadrés par son coach. Est responsable de la mise à jour du storyboard. Le coach S’assure que l’apprenant utilise le kata d’amélioration (pensée scientifique) Réalise (idéalement de façon quotidienne) des cycle de coaching avec l’apprenant à l’aide des 5 questions du kata de coaching. Développe les compétences de l’apprenant à la résolution de problème. Son rôle n’est pas d’améliorer le processus. Est responsable des résultats de l’apprenant. Est souvent le supérieur hiérarchique de l’apprenant. Le second (deuxième) coach Observe les cycles de coaching (kata de coaching) entre l’apprenant et le coach. Aide le coach à développer ses habiletés d'accompagnateur / leader serviteur. Est souvent le supérieur hiérarchique du coach. Peut être un pair ou un spécialiste. 19 1 2 3 ParMikeRother
- 20. 29/09/2017 MJ Conseil & Développement PLANNING EXECUTION Définir le challenge (vient du niveau supérieur) Comprendre la situation actuelle Etablir la prochaine situation cible Expérimentation pour arriver jusqu’ici Niveau Ligne Niveau Process Niveau Organisation Le modèle IK est pratiqué à tous les niveaux 20 (Vision et objectifs stratégiques de l'organisation) ParMikeRother
- 21. 29/09/2017 MJ Conseil & Développement PLANNING EXECUTION Définir le défi (vient du niveau supérieur) Comprendre la situation actuelle Etablir la prochaine situation cible Expérimentation pour arriver jusqu’ici Niveau Ligne Niveau Process Niveau Organisation Le modèle IK est pratiqué à tous les niveaux 21 État actuel Value Stream Mapping État futur Value Stream Mapping Durée des expériences longue Cycle des expériences rapide ParMikeRother
- 22. 29/09/2017 MJ Conseil & Développement Le modèle de déploiement Phase I Phase II Phase III Scouts study the subject Former AG AG et 1ers coachs pratiquent l’IK AdvanceGroupfaitunplande6ou12mois AG effectue des réflexions bi-hebdomadaires Vague 1 (a process, area, department, etc.) Vague 2 Vague 3 Vague 4 AdvanceGroupréflechitetfaitunnouveauplan Accroître le nombre de managers compétents en tant que coach d'IK Désigner un” groupe avancé” (AG) qui va démarrer AG atteignent au moins 3 conditions cibles (font ~ 25 cycles PDCA) sur un vrai process Role du coach extérieur (consultant) Formation & coaching Sur site~ 2 semaines 2nd coach Sur site ~ 2 - 4 semaines Dès que besoin 22 ParMikeRother
- 23. 29/09/2017 MJ Conseil & Développement Le jeu du Kata d’amélioration Préparation : • 2 Équipes • 1 personne chronomètre (elle n’assemble pas) • 1 personne note les résultats • 1 nom d’équipe Consignes : • Observer l’image • Défaire le puzzle de son cadre et mettre le cadre de côté • Empiler les 15 morceaux pour former une tour (ordre aléatoire et face retournée) • Cette « tour » et vos mains sur la table seront le point de départ de chaque ronde. 23
- 24. 29/09/2017 MJ Conseil & Développement Réflexion sur la dernière étape … parce que nous ne savons pas vraiment ce que le résultat d'une étape sera! 1. Quelle a été notre dernière étape? 2. Qu'anticipions-nous? 3. Qu'est-ce qui s'est réellement passé? 4. Qu’avons-nous appris? Les 5 Questions 1. Que cherchons-nous à atteindre? 2. Où en sommes-nous en ce moment? 3. À quels obstacles faisons- nous face? 4. Quelle est notre prochaine étape, et qu'anticipons-nous? 5. Quand pourrons-nous constater ce que nous avons appris de cette étape? Le Kata de Coaching Retour 24 ParMikeRother
- 25. 29/09/2017 MJ Conseil & Développement La démarche du « cadre d’objectif » 1. Mon objectif est-il conforme aux défis KATA ? Environnement “VUCA” 2. Quels sont les bénéfices secondaires du status quo ? 3. Quels sont les écueils ? Le parc à obstacles. 4. Comment l'objectif se pose en termes de résultat ? 5. Quelles sont mes ressources et nos ressources ? Celles de l'équipe ? Celles de l'entreprise ? Nos manques ? 6. Quelles sont les 3 premières actions que je vais mettre en œuvre et quand? Quels sont les acteurs concernés ? 29
- 26. 29/09/2017 MJ Conseil & Développement 30A vous de jouer !
- 27. 29/09/2017 MJ Conseil & Développement Au revoir
Notes de l'éditeur
- Tactik Smart France Vincent LAMBERT Directeur associé +336 82 09 10 76 : vlambert@tactiksmart.fr MJ Conseil & Développement Marielle Jordan Executive Coach & Dirigeante +336 42 05 27 46 : marielle.jordan@outlook.com
- Kata1 (方) – Suffixe = « façon de faire » Les performances complexes nécessitent des compétences spécifiques. Nous développons de nouvelles compétences au travers de la pratique. Un espace important entre 2 séances en diminue considérablement l’efficacité. La pratique journalière semble être le bon rythme. Nous ne sommes pas bons en auto-évaluation (ou auto-feedback) pour comprendre où nous dévions de la bonne pratique requise et mettre en place une action corrective. C’est le rôle du « coach »
- Le Kata une façon de faire évoluer la culture d’une entreprise
- Le Coaching Kata (CK) fait de l’approche scientifique une aptitude que tout le monde peut apprendre, en combinant un modèle en 4 étapes associé à des routines simples et structurées. Personne ne peut vous montrer précisément comment votre système de management doit fonctionner. C’est impossible, car chaque organisation a des caractéristiques uniques et existe dans des conditions uniques. Développer un système de management ne veut pas dire copier les outils et techniques d’une autre organisation. Vous pouvez et devrez partir de bases existantes, comme en sport ou en musique, mais ensuite, grâce à vos essais – erreurs, ajuster votre pratique.
- La pensée scientifique est la coordination intentionnelle de la théorie et de la pratique qui nous permet, lorsque nous rencontrons de nouvelles informations : de les interpréter, d’occulter nos croyances, de gommer nos a priori, et de réviser notre compréhension en conséquence. C’est une manière de : revoir notre façon de penser, nous débarrasser de certains préjugés et de certaines de nos certitudes (subjectivité). Heureusement, l’esprit humain est capable de s’adapter à de nouveaux paradigmes (métacognition) et de s’appuyer sur l’expérience pour modifier notre façon de penser. Une seule condition : Pratiquer !
- Une autre façon de l’illustrer de parler du cycle PDCA Est-ce que certain d’entre vous connaissent le principe … pas l’outil? La zone prévisible correspond à quelle étape? Le cycle PDCA c’est: Une façon de penser et d’agir systématique pour faire face aux défis; Un processus de découverte étape par étape; Une habitude qui se développe par la pratique. Définir ce que vous envisagez de faire et ce qui devrait se produire. C'est l'hypothèse ou la prédiction (2) Tester l'hypothèse, c.-à-d. tenter de faire fonctionner le processus selon le plan. Observer de près (3) Comparer les résultats obtenus avec les résultats attendus (4) Standardiser / stabiliser ce qui fonctionne et amorcer un cycle PDCA à nouveau
- Il faut placer l’apprenant juste au-delà de sa limite de connaissance. Le placer trop loin ne fait que le mettre sous stress et l’empêche d’agir et d’apprendre. NB : Le modèle Improvement Kata (I.K) est issu de recherches effectuées sur le système de management de Toyota.
- Le défi est un thème qui doit idéalement connecter la stratégie aux opérations Si la vision est trop loin, se doter d’un défi pour viser une cible plus SMART
- Au début, bien respecter les routine du Kata Il existe des pratiques routinières (Starter Kata) à chaque étape pour aider les apprenants : à assimiler les fondamentaux, à utiliser la pratique de façon opérationnelle.
- Le Kata Coaching est la somme du Kata d’amélioration et du Kata de Coaching Chaque intervenant a son Kata pour démarrer. Le Coach est centré sur le processus d’amélioration, pas sur la solution technique. « Trust the process » : Il faut laisser l’apprenant se tromper, chercher, sinon il n’apprends pas.
- Surveillez le seuil de connaissance! Etre répétitif et structuré, aide l’apprenant, le guide vers la maîtrise et l’autonomie.
- Le contenu diffère, mais le mode de pensée est le même
- Le contenu diffère, mais le mode de pensée est le même Le modèle Hoshin Kanri permet d’aligner les défis.
- N'essayez pas de déployer le kata d’amélioration plus rapidement que vous pouvez développer la compétence interne en kata coaching ! Advance Groupe après leur formation, va superviser le processus de déploiement du Kata coaching, comme les coach supervisent l’utilisation du kata d’amélioration.
- Avant de coacher le kata d’amélioration, il faut l’avoir fait au moins 25 fois et atteindre 2 à 3 cibles.
- Surveillez le seuil de connaissance! Etre répétitif et structuré, aide l’apprenant, le guide vers la maîtrise et l’autonomie.
- 1° Les questions pour chercher les faits À quoi servent -elles ? A cerner la réalité exacte de la situation. Elles encouragent l’interlocuteur et soi-même à faire un effort d’objectivité. Le conseil : Commencer par des questions sur les faits pour comprendre le sens immédiat des propos de l’interlocuteur. Exemple : « Qu’as-tu fait aujourd’hui ? » ; « As-tu déjà réfléchi à ton projet ? » 2° Les questions pour déceler les intentions d’action À quoi servent-elles ? A solliciter la solution de son interlocuteur avant de donner sa propre solution ; à aller au-delà du sens immédiat de ce que l’interlocuteur dit. Le conseil : utiliser une question sur les intentions d’action après avoir obtenu des éléments factuels. Exemple: « Que comptez-vous faire avec ce collègue ? » 3° Les questions pour laisser s’exprimer l’émotion À quoi servent-elles ? Les faits n’ont de sens que par rapport aux sentiments qui s’y associent. Elles permettent de faire s’exprimer les sentiments (ce que l’interlocuteur a sur « le cœur ») et fait sortir de l’état émotionnel. Le conseil : commencer par une question sur les sentiments si l’interlocuteur est dans un état émotionnel fort. Exemple: « Que craignez-vous ? » N.B : Attention à poser des questions ouvertes et non fermées pour laisser encore plus de place à l’écoute et éviter de tomber dans l’interprétation.
- Le silence est une technique d’écoute. La plupart des individus ne se sent pas à l’aise avec « les blancs » qui peuvent s’instaurer dans une conversation et nous cherchons souvent à combler le silence dès qu’il apparait dans une conversation. Pourtant, le silence intervient souvent naturellement dans une discussion et c’est une technique d’écoute très efficace. Il existe différents types de silence : 1° Le silence attentif et bienveillant Il permet de laisser son interlocuteur s’exprimer jusqu’au bout. Exemples : utilisation de marqueurs d’écoute (« oui », « hum hum ») 2°Le silence interrogatif Il invite son interlocuteur à préciser son propos. 3° Le silence diplomatique Il permet de faire face à une attaque sans agressivité en regagnant en stabilité émotionnelle (exemple : gestion de la critique)
- La reformulation est une technique d’écoute qui consiste à reprendre sous forme de question ce que son interlocuteur vient de dire. La reformulation est principalement utilisée pour montrer sa volonté de comprendre et valider qu’on a bien compris. Exemple de reformulation : « Si je te comprends bien, tu dis que… » « Tu dis que…, c’est bien cela ?» « Tu es inquiet …, c’est bien cela ?» ; « Tu souhaites être rassuré sur … »
- Le rebond consiste tout simplement à rebondir sur un mot clé ou important pour inviter la personne à détailler / expliciter son propos. La vertu du rebond, c’est aussi de s’assurer que l’émetteur comme le récepteur partagent la même signification d’un mot. Par exemple : L’interlocuteur : « c’est inacceptable ! » Le manager : « inacceptable…? » silence… L’interlocuteur : « oui, c’est que… »