Faites parler vos données de vente

FAITES PARLER VOS DONNÉES
DE VENTE
Par Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA
Experte en modélisation d’affaires
lecfomasque.com

Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA
lecfomasque.com
514-605-7112 / smarchand@lecfomasque.com

Plan de présentation
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Introduction
Qu’est-ce que l’intelligence d’affaires?
Qu’est-ce qu’un tableau de bord?
Qu’est-ce qu’un indicateur de performance?
Pourquoi utiliser un tableau de bord dédié aux ventes?
Quelles sont les étapes d’élaboration d’un tableau de bord des ventes?
Quelle est l’importance des bases de données dans un projet d’implantation de
tableau de bord des ventes?
Pourquoi utiliser Excel comme outil de tableau de bord des ventes?
Quels sont les principaux axes d’analyse d’un tableau de bord des ventes?
À quoi ressemble un tableau de bord des ventes dans Excel?
Questions?
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INTRODUCTION

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Introduction
 Sophie Marchand, M.Sc. Finance et CPA, CGA

 Modélisation d’affaires




Modèles financiers
Tableaux de bord
Outils de gestion

 Services





Modélisation financière de A à Z
Audit de modèles financiers
Formations (voir catalogue)
Vente en ligne (outils, e-learning, études de marché)
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QU’EST-CE QUE
L’INTELLIGENCE
D’AFFAIRES?

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Qu’est-ce que l’intelligence d’affaires?
 L’intelligence d’affaires, c’est l’art de transformer des
données brutes en information utile pouvant servir à la
prise de décision.
 En intelligence d'affaires, l'objectif principal est de fournir
aux gestionnaires en entreprise des informations exactes,
complètes et pertinentes, afin qu’ils puissent comprendre et
améliorer leur performance à tous les niveaux, en valorisant
au maximum chaque maillon de leur chaîne de valeurs.

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QU’EST-CE QU’UN
TABLEAU DE BORD?

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Qu’est-ce qu’un tableau de bord?
 Un tableau de bord mesure la performance de
l’entreprise.
 Un tableau de bord indique notamment à
l’entreprise les tendances, les situations
problématiques ou hors normes et les écarts avec
ses propres objectifs ou avec le marché.

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QU’EST-CE QU’UN
INDICATEUR DE
PERFORMANCE?

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 Un indicateur est une information ou un ensemble
d’informations contribuant à l'appréciation d’une situation
par le décideur.
 Un indicateur de performance « KPI » (Key performance
Indicator) est une mesure ou un ensemble de mesures
braquées sur un aspect critique de la performance globale de
l'organisation.
•

Source : Les nouveaux tableaux de bord des managers, Éditions Organisation

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 Qualités d’un bon indicateur:











Important - Reflète les buts ultimes et la raison d’être de l’organisation
Contrôlable - Est quelque chose que les gestionnaires peuvent
directement influencer
Inoffensif - N’incite pas de comportement dysfonctionnel
Mesurable – Peut être mesuré facilement
Précis – Exprime de façon fiable ce qui est mesuré
Objectif – N’est pas sujet à discussion ou à distorsion
Disponible – N’est pas dispendieux ou difficile à obtenir
Opportun - Est disponible à temps pour faire une différence
Compréhensible – Peut être facilement communiqué et compris
Comparable – Peut être facilement comparé à une cible
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• Exemple :
 Axe d’amélioration : service de livraison
 Objectif : réduire les délais de livraison de 20 %
 Actions/outils : garder en mémoire les dates de
commande, les dates de livraison et les dates de
réception
 KPI : temps attente moyen/client

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http://www.klipfolio.com
/resources/kpi-examplestop-retail-metrics

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http://www.klipfolio.com/reso
urces/kpi-examples-top-retailmetrics

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http://www.itperforms.com/busine
ss-intelligencedashboards/retail

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http://www.fusionchar
ts.com/demos/busine
ss/retaildashboard/view/Index
.html

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POURQUOI UTILISER UN
TABLEAU DE BORD DÉDIÉ
AUX VENTES?

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Tableau de bord des ventes
 Comment s’améliorer si:
 On ne se mesure pas? En temps réel?
 On ne se compare pas?
 On ne comprend pas ce qui génère les ventes (et donc on ne concentre pas nos énergies
là où ça compte vraiment)?

 Comment atteindre ses objectifs de vente si:





On n’a pas d’outil pour communiquer le plan avec clareté?
On n’a pas d’outil pour mesurer les résutats obtenus vs le plan (actions correctives)?
On ne mobilise pas les employés dans une seule et même direction?
On ne comprend pas ce qui se passe chez nos concurrents?

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 Comment prendre de bonnes décisions d’affaires si:
 On n’a pas de visibilité directe sur ce qui se passe dans notre entreprise?




On ne comprend pas les liens de cause à effet sur les différentes variables de ventes de notre
entreprise?
On ne comprend pas ce qui génère le plus de ventes et ce qui en génère le moins?
On ne comprend pas l’évolution de nos ventes?

 On n’a pas l’information à temps pour implanter des actions correctives?

 Comment développer un avantage compétitif si:
 Les compétiteurs maîtrisent mieux leurs données que nous?
 Nous ne comprenons pas bien ce qui se passe dans notre entreprise?

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QUELLES SONT LES
ÉTAPES D’ÉLABORATION
D’UN TABLEAU DE BORD
DES VENTES?
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Étapes d’élaboration
 Analyser le modèle d’affaires de l’entreprise
 Identifier les principales sources de revenus de l’entreprise ainsi que toutes
leurs dimensions (par produit, par région, par canal de distribution, etc.)
 Comprendre le cheminement d’une vente dans l’entreprise (comment ça se
déclenche et comment ça se conclue et qui est impliqué à chaque étape)
 Identifier les gestionnaires des ventes clés de l’entreprise et identifier avec eux
leurs processus critiques, leurs problématiques et leurs défis
 Identifier les principaux clients de l’entreprise et comprendre leurs attentes
 Comprendre comment l’entreprise définit son propre succès
 Comprendre avec quoi ou avec qui l’entreprise se compare

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 Étudier la disponibilité des données
 données internes (en fonction des systèmes actuels : facilité d’extraction, structure,
intégrité, etc.)
 données externes (indicateurs de marché disponibles)

 Choisir les indicateurs de performance
 en fonction du modèle d’affaires de l’entreprise
 en fonction de la disponibilité des données
 en fonction du secteur d’activités de l’entreprise
 en fonction des objectifs de l’entreprise (doit traduire les stratégies)
 en fonction du respect des attributs d’un bon indicateur de performance
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 Élaborer le tableau de bord
 Élaboration du design du tableau de bord (plan)
 Mise en place des bases de données nécessaires


Cette étape est la plus importante et la plus difficile

 Construction des zones de calculs intermédiaires
 Construction de l’interface utilisateur
 Tests auprès des éventuels usagers
 Automatisation du mécanisme

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QUELLE EST
L’IMPORTANCE DES
BASES DE DONNÉES?

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Bases de données


Les bases de données doivent:








Objectif:




Exister
Être facilement accessibles
Présenter des données exactes et intègres
Présenter des données complètes
Posséder des clés communes pour pouvoir communiquer entre elles (le cas échéant)

Créer un entrepôt de données (cube de données) auquel on va se lier pour alimenter
le tableau de bord (croisement des bases de données, le cas échéant)

Discussion autour du self BI

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POURQUOI UTILISER
EXCEL COMME TABLEAU
DE BORD DES VENTES?

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Pourquoi Excel?
 Avantages:











Familiarité des professionnels avec le logiciel
Flexibilité du logiciel
Capacités de personnalisation avancées (+ que logiciels commerciaux)
Capacités d’automatisation avancées
Possibilité de se lier à des bases de données externes
Possibilité d’ajouter des add-in pour plus de performance (analyse prédictive,
graphiques, etc.)
Rapidité du développement des outils
Pratiquement sans frais
Essor de la suite Microsoft BI / Self service (PowerPivot, PowerView et
PowerQuery) avec ou sans SQL Server et Sharepoint
Possibilité d’agir comme outil intérimaire pour tester la structure
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QUELS SONT LES
PRINCIPAUX AXES
D’ANALYSE D’UN
TABLEAU DE BORD DES
VENTES?
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Principaux axes d’analyse


Axe parallèle: Analyse du marketing





Quels types de campagnes et quels types de médias vous permettent de fidéliser le
plus de clients et/ou de convertir le plus de prospects en clients?
Quels sont les types de campagnes les plus rentables?

Objectifs visés





Envoyer les bons messages aux bons clients pour améliorer considérablement leur
taux de consommation, de rétention et de récurrence.
Utiliser ces données pour prévoir le taux de succès de vos campagnes marketing
futures et ainsi comprendre combien il vous en coûte pour fidéliser un client ou pour
convertir un prospect en client (c’est ce qu’on appelle le coût d’acquisition d’un
client).
Avec ces informations en mains, vous pourrez élaborer de biens meilleures stratégies
et prévisions financières, notamment via l’analyse prédictive.
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http://dasht
his.com/Ho
me/Webage
ncies

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 L’axe client
 Comprendre qui sont vos principaux clients et comment ils ont évolué au fil du
temps.
 Loi de Pareto (80/20)

 Comprendre les caractéristiques de ces clients (sexe, âge, région, etc.) et leurs
habitudes d’achat (type de produit ou service, canal de vente, fréquence
d’achat, dollars investis en moyenne par achat, etc.).
 Utiliser les résultats pour faire de l’analyse prédictive

 Mesurer le taux de satisfaction de vos clients.
 S’il est dispendieux de fidéliser un client, il est encore plus dispendieux de
convertir un prospect.

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http://www.fusio
ncharts.com/de
mos/business/re
taildashboard/view/
Index.html

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 L’axe produit ou service
 Comprendre quels sont les produits et/ou les services les plus vendus dans
votre entreprise et les situer dans le temps, selon leur cycle de vie.
 Identifier les produits et/ou les services qui sont le moins populaires ou qui
sont en déclin.


Vous voudrez sans doute alors les retirer de votre portefeuille de produits/services.

 Comprendre les liens de cause à effet entre la vente de certains produits ou
services (degré de corrélation) et identifier si ces combinaisons de produits ou
services forment des substituts ou des compléments.


Se servir de cette information pour prévoir de meilleures promotions

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http://www.fusio
ncharts.com/dem
os/business/retail
dashboard/view/I
ndex.html

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 L’axe représentants des ventes
 Comprendre qui sont vos meilleurs et vos pires représentants des ventes.
 Les meilleurs devront être encouragés par des mesures incitatives pour maintenir
et surpasser leur rendement et les moins bons devront avoir accès à du support
et/ou de la formation pour améliorer leur performance.

 Comprendre les forces de chacun (type de produit ou service, type de clients,
etc.) et voir leur évolution dans le temps.
 Comparer les représentants entre eux et comprendre combien un
représentant des ventes peut réaliser de ventes en moyenne.
 Cette donnée vous permettra, encore une fois, de raffiner vos prévisions
financières, le moment venu.

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http://www.journ
alofaccountancy.c
om/Issues/2011/
Feb/20092427.ht
m

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 L’axe régions
 Comprendre comment se comportent vos ventes dans vos différents marchés
(ou régions).
 Comparer les marchés entre eux de façon absolue ou de façon relative, en
considérant la taille du marché.
 C’est ce qui vous permettra de calculer un taux de pénétration par marché et
déterminer ainsi si vous devez continuer d’investir dans le développement ou non
du marché sous-jacent.

 Comprendre ce qui se vend le mieux dans chacun des marchés et quels sont
les clients types par marché.
 Pour chacun des marchés, une analyse de la compétition locale s’impose, afin
de mieux comprendre et conserver votre part du gâteau.

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http://www.marketwired.com/press-release/pivotlink-powers-metrics-driven-companies-with-self-service-analytics-solutions-retail-1334519.htm

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http://www.tabl
eausoftware.co
m/

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 L’axe canaux de vente
 Comprendre le rendement de vos différents canaux de vente (ventes en ligne,
ventes au détail, ventes en gros, ventes par agents, ventes par franchises,
etc.).
 Regarder l’évolution des ventes par canal pour comprendre quels sont les
canaux les plus lucratifs et les plus prometteurs.
 Contrairement à ce que l’on pourrait croire, il est parfois plus intéressant de limiter
ces canaux de vente et de déployer de plus grands efforts dans ces canaux plutôt
que d’opter pour un très grand nombre de canaux diversifiés.

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http://blog.atinternet.com/en/index.php/20
12/01/30/optimization/how-to-optimiseonline-media-channels-and-increase-roi/459

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 Marges de profits
 Peu importe l’axe choisi, s’il est intéressant d’analyser les ventes, il est
impossible d’ignorer les coûts qui y sont rattachés.
 Vous voudrez donc vous assurez de comprendre la rentabilité de chacun de
vos produits et services en termes de marges de profits et/ou de retour sur
investissement.
 Il en est de même pour vos clients, vos marchés, vos représentants et vos
canaux de vente. Car à la fin de la journée, ce n’est pas tellement le "top line"
qui compte mais bien le "bottom line". Si vous vendez une quantité incroyable
de produits non rentables, vous ne pourrez pas être en affaires bien
longtemps.

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 Analyse mixte
 Vous analyserez rarement qu’un seul aspect de vos ventes, de façon isolée. Par exemple,
vous préférerez sans doute raffiner vos analyses en jetant un coup d’oeil aux produits les
plus vendus, par marché, par canal de vente, par type de client, par représentant,
etc. Pour ce faire, vous voudrez donc avoir accès à un tableau de bord très flexible, vous
permettant d’analyser vos ventes dans toutes ces dimensions.

 Comparaisons
 Finalement, s’il est intéressant de mesurer et d’analyser vos données de vente, il est
encore plus intéressant de les comparer. Les comparer avec quoi?




Avec le passé, pour comprendre leur évolution
Avec les objectifs, pour motiver les troupes et garder le cap
Avec le marché, pour mieux vous mesurer à vos compétiteurs

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 Exercice 1
 Identifier les principales sources de revenus de votre entreprise.
 Identifier les dimensions de chacune de ces sources de revenus.
 Dans quels systèmes sont emmagasinées ces données?
 Quels sont les dispositifs d’extraction de données de ces sytèmes?

 Quels sont les champs que vous pouvez extraire de ces systèmes?

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

Exercice 2





Quelles sont les décisions que vous devez prendre concernant vos ventes?
Définissez 3 indicateurs de performance, en relation avec ces décisions et en
relation avec ce que vous avez identifié comme données disponibles dans
l’exercice 1.
Jetez un coup d’œil à chacun de vos indicateurs et voyez comment ils se
confrontent à la liste d’attributs présentée plus tôt


Plus le nombre d’attributs respectés est grand, plus l’indicateur a de valeur.

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À QUOI RESSEMBLE UN
TABLEAU DE BORD DES
VENTES?

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http://www.lecfomasque.com/produit/tableau-de-bord-des-ventes/
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QUESTIONS?

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Conclusion



Questions?
Pour toutes vos questions sur l’élaboration de tableaux de bord, de
modèles financiers ou d’outils de gestion dans Excel, communiquez avec
moi:





514-605-7112
smarchand@lecfomasque.com
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