Diaporama archivage electronique

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L'archivage électronique

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  • Donner des exemples de documents numériques natifs
  • InterPares réhabilite la force des procédures administratives d’enregistrement et de traçabilité C’est la procédure qui confère de la présomption de bonne foi
  • Comment transposeriez-vous cette problématique dans le monde papier ?
  • Complète ISO 15489 pour l’environnement éléctronique
  • Le lasso du cow boy
    La signature est tracée par ses métadonnées
    Les métadonnées sont définies en amont afin de configurer le SAE
  • Faire rappeler aux stagiaires qu’elles sont ces exigences
    L’information électronique engageante doit être organisée et
    1. gérée de manière à constituer une trace fiable et probante de l’activité.
    2. L’information électronique engageante doit être reliée à son contexte au travers de métadonnées.
    3. L’information électronique engageante doit être conservée et rester accessible aux utilisateurs autorisés aussi longtemps que nécessaire.
    4. L’information électronique engageante doit pouvoir être détruite d’une manière organisée, systématique et auditable.
    5. Tout système devrait intégrer la bonne gestion de l’information électronique engageante comme une brique du processus métier.
    Les systèmes de capture et de gestion de l’information métier doivent s’appuyer sur des métadonnées normalisées comme partie intégrante, active et dynamique du processus d’archivage.
    7. Les systèmes doivent assurer une l’interopérabilité pérenne entre plateformes et domaines d’activités.
    8. Les systèmes doivent reposer autant que possible sur des standards ouverts et une neutralité technologique.
    9. Les systèmes devraient permettre des imports et des exports de masse en utilisant des formats ouvert
    10. Les systèmes doivent maintenir l’information électronique engageante dans un environnement sécurisé
    11. Les métadonnées devrait être principalement générées par le système
    12. La validation et la capture des documents traçant les activités devraient être aussi simples que possible pour les
    utilisateurs.
  • 1 création= capture du document dans le système d’archivage, avec identification (identifiant unique) et classement ; les
    documents sont le plus souvent capturés en groupes (aggrégations) c’est-à-dire en dossier dont les pièces/documents partagent les mêmes attributs ; le plan de
    classement est basé sur les activités et hiérarchique (3 niveaux : activité/fonction – sous/activité/action – opération)
    2 conservation: maintien de l’authenticité et de la fiabilité des
    documents archivés ; contrôle et sécurité ; gestion de l’archivage mixte (papier/électronique), application des règles de conservation/destruction.
    3 diffusion: le SAE doit permettre la recherche, le repérage et la restitution des documents archivés.
  • Existe pour que la communauté internationale des professionnels des archives se mette d’accord sur un ensemble unique d’exigences pour promouvoir une harmonisation entre les différents domaines pour aider à assurer l’envoi de messages cohérents au marché mondial des logiciels. »
    Réponds au recours croissant des entreprises pour les applications métiers
  • Faire le schéma au tableau des métadonnées attachées au document ou des métadonnées présentes dans l’historique des événements
  • Chiptre entier
  • Diaporama archivage electronique

    1. 1. + L’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE Sauf mention contraire, le contenu de ce document est mis à disposition par Vanessa Gendrin sous licence Creative Commons
    2. 2. + Éléments de contexte 2
    3. 3. + Pourquoi archiver ?  Agir  Se défendre  Se développer/s’enraciner 3
    4. 4. + Qu’est-ce qu’archiver ?  lssu du grec arkhè : le pouvoir  les arkheïa sont les actes du pouvoir  il décrit le processus par lequel on identifie un document comme étant suffisamment important pour être classé et conservé soigneusement dans le but de pouvoir le retrouver pendant la durée nécessaire  Archiver est un geste de sélection du document dès le moment de sa validation 4
    5. 5. + Pourquoi c’est important ? 5 + de risques Inflation documentaire Abandon des bons usages Société contentieuse Support numérique fragile
    6. 6. + Maîtrise vs négligence de l’archivage  Gagner du temps  Justifier ses droits  Constitution d’un capital informationnel  Sécurité  Efficacité  Vision long terme  Perdre du temps  Ne pas prouver sa bonne foi  Perdre la mémoire  Coûts cachés  Risques sur l’avenir  Mauvaise image 6
    7. 7. + Les obligations légales 7
    8. 8. + Le code du patrimoine  Art. L211-2 : La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche.  Art. L214-3 : la destruction d’archives publiques même par fait de négligence est passible de 15000 à 45000 euros d’amende et d’1 à 3 ans de prison 8
    9. 9. + Le code pénal  Art. 433-4 : Le fait de détruire, détourner ou soustraire un acte ou un titre, ou des fonds publics ou privés, ou des effets, pièces ou titres en tenant lieu ou tout autre objet, qui ont été remis, en raison de ses fonctions, à une personne dépositaire de l'autorité publique ou chargée d'une mission de service public, à un comptable public, à un dépositaire public ou à l'un de ses subordonnés, est puni de sept ans d'emprisonnement et de 100000 euros d'amende. La tentative du délit prévu à l'alinéa précédent est punie des mêmes peines. 9
    10. 10. + Le code civil : la preuve numérique  Art. 1316-1 : l’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que :  puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et  Qu’il soit établit et conservé dans des conditions à nature à en garantir l’intégrité 10
    11. 11. + Le code civil : la copie numérique  Art. 1348 du code civil : « Les règles ci-dessus [production d’une preuve écrite] reçoivent aussi exception lorsqu'une partie ou le dépositaire n'a pas conservé le titre original et présente une copie qui en est la reproduction non seulement fidèle mais aussi durable. »  La fidélité ne réside pas dans une reproduction à l’identique mais dans la trace irréversible du lien entre les deux parties. La fidélité passe par la traçabilité entre un document et son double ou sa copie. « L’original est mort, vive la trace numérique » (Me Isabelle Renard) 11
    12. 12. + Loi n°78-17 : données personnelles  Art. 6 :  1) les données sont collectées et traitées de manière loyal et licite […].  2) Elles sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes […] et ne sont pas traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités  5) elles sont conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée qui n’excède par la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées 12
    13. 13. + Code pénal : données personnelles  Art. 226-20 - Le fait de conserver des données à caractère personnel au-delà de la durée prévue par la loi ou le règlement, par la demande d'autorisation ou d'avis, ou par la déclaration préalable adressée à la Commission nationale de l'informatique et des libertés, est puni de cinq ans d'emprisonnement et de 300 000 Euros d'amende, sauf si cette conservation est effectuée à des fins historiques, statistiques ou scientifiques dans les conditions prévues par la loi. 13
    14. 14. + Concepts et principes fondamentaux de l’archivage électronique 14
    15. 15. + Document numérique et dématérialisation  La dématérialisation donne lieu à :  Un document numérique natif : les étapes d’élaboration du document ont été transposées dans des outils informatiques sans passer par la formalisation classique  La copie numérique d’un original papier suite à une opération de numérisation 15
    16. 16. +  Sauvegarde : copie de données pouvant servir à la restauration de données originales au cas où celles-ci sont perdues (suppressions accidentelles, corruptions de fichiers, problème technique)  Archivage : conservation dans le but de retrouver pour des raisons identifiées sur des durées définies. L’archivage numérique maintient la valeur juridique des documents. Les contenus électroniques sont figés. 16 Sauvegarde vs archivage
    17. 17. + Le document numérique (1)  N’est pas visible à l’œil nu  Données constituées d’une suite de 0 et de 1 (bits) indépendantes des objets permettant son interprétation  Le document numérique est vulnérable et demande un dispositif de lecture complexe :  support de stockage  ordinateur  système d’exploitation  1 ou plusieurs logiciels 17
    18. 18. + Avantages Inconvénients Possibilités de partage infinies (duplication remplacée par partage de l’accès) Tributaire d’un équipement complexe Gain de place Problème de garantie de l’originalité de l’information (dissociation contenu/support) Facilité d’accès et de recherche Le coût ? Le document numérique (2) 18
    19. 19. + Le document numérique (3)  2 catégories (Moreq2) :  Les documents structurés contiennent des données saisies dans une base de données, organisées avant tout pour une utilisation par des applications informatiques  Applications métiers de comptabilité, de ressources humaines, de clients, de patients  Les documents non structurés contiennent des informations dans une forme destinée avant tout à des utilisateurs humains  Mails, notes, fichiers textes, images, images scannées, fichiers audio ou vidéo 19
    20. 20. + Le document numérique engageant (1)  Traduction du terme anglais « record »  Expression qui permet de différencier le document qui doit être archivé :  des documents de travail  de la documentation extérieure  L’adjectif engageant rassemble 3 idées :  L’engagement juridique envers les tiers  L’engagement moral (RSE, service public)  L’engagement interne « envers le métier » 20
    21. 21. + Le document numérique engageant (2)  Doit avoir les qualités suivantes (ISO 15489) :  Tracer une action ou justifier un droit  Être authentique  le document peut prouver qu’il est bien ce qu’il prétend être, qu’il a bien été créée ou envoyé par la personne qui l’a crée ou envoyé et qu’il a bien été créée ou envoyé à la date indiquée  Être intègre  le document est complet, non altéré et protégé contre tout modification non autorisée. On par aussi d’inviolabilité.  Etre fiable  le document archivé est bien la représentation complète et fidèle de l’opération dont il atteste et on peut s’y fier dans le cadre d’opérations futures  Être exploitable :  le document peut être localisé, repéré, conservé et interprété 21
    22. 22. + Le document numérique engageant (3)  Se traduit par les caractéristiques formelles suivantes :  Original ou double  Achevé (voir à ce propos la n°78-753 du 17 juillet 1978)  Validé ; plusieurs formes possibles :  signature électronique  visa  diffusion ou publication  enregistrement dans un système par une personne habilitée selon une procédure établie  Figé  Autonome ou avec ses pièces justificatives 22
    23. 23. + Le cycle de vie du document engageant 23 Simple document Documen t engagean t Sous contrôle de l’utilisateur Sous contrôle de l’organisme Original achevé, validé, daté; figé qui a valeur de preuve ou de traçabilité validation Archivage Simple document Simple document Simple document Simple document Simple document Simple document Document engageant
    24. 24. 24 création validation/capture migration date de fin de conservation Le document est créé Le document est conservé Le cycle de vie du document numérique Le document est validé Il est figé, capturé et archivé Il devient engageant Le document devient archive historique Le document est détruit SAE
    25. 25. + L’interopérabilité  Compatibilité des systèmes informatiques (et de ce qu’ils produisent) entre eux.  Est créée par la normalisation qui fixe a priori les caractéristiques techniques : rôle du RGI (référentiel général d’interopérabilité)  N’est utile que pour des données qualifiées, dont la conservation est pertinente 25 A B C Celui qui a produit Celui qui stocke Celui qui utilise
    26. 26. + La durabilité du support  Dépend :  Du support lui-même :  La technologie utilisée (magnétique, optique, magnéto-optique)  Qualité de la fabrication,  Qualité de l’enregistrement,  Qualité de l’équipement utilisé pour l’enregistrement  De sa fréquence d’utilisation et de manipulation  De ses conditions d’entreposage : température, humidité, propreté 26
    27. 27. + La durabilité du support  De l’obsolescence technologique 27 © BANAT-BERGER, DUPLOUY, HUC - 2009
    28. 28. + Conditions pour assurer la durabilité du support  Supports candidats :  Stabilité intrinsèque du support (inertie chimique et physique) et robustesse (résistance aux agressions)  Large diffusion de la technologie reposant sur des normes publiques  Existence d’outils de contrôle du support  Simplicité des opérations de recopie  Protection contre l’effacement accidentel  Chemin d’accès aux données protégées  Conditions environnementales  Contrôle périodique 28
    29. 29. + Les formats  Volet technique du RGI recommande certains choix  Quelques formats ouverts à privilégier :  Texte : PDF (ISO 32000-1:2008), PDF-A (ISO 19005-1), ODF (ISO 26300)  Image : TIFF, JPEG (ISO/IEC 10918-1) et JPEG 2000 devenu (ISO/IEC-15444), PNG (standard W3C, ISO/IEC 15948:2003  Vidéo : MPEG (ISO), plusieurs versions  Sonore : plusieurs formats ouverts (MP3, OGG, Wave) 29
    30. 30. + Pérennisation = migration  Pérenniser des données avec des techniques et des supports qui évoluent très rapidement :  Durée de vie d’un support : 10 ans  Durée de vie d’un format : 3 à 5 ans  Les techniques de migrations sont définis dans OAIS (Moreq renvoie aussi à OAIS) :  Changement de support : d’un CD vers un autre, d’une baie de disque à une autre  Changement de format : du PDF vers le PDF(A) 30
    31. 31. + L’authenticité numérique 31
    32. 32. + Les moyens d’authenticité numérique 32 Objectif à atteindre Doute posé avec le numérique Solutions pour y faire face Le document peut prouver qu’il est bien ce qu’il prétend être par des éléments de date et d’auteur Il contient des éléments de forme suffisants pour que pleine foi lui soit reconnue L’information numérique est plus malléable et inspire la méfiance - solution organisationnelle : retour aux « bonnes pratiques administratives » - solution technique : signature électronique
    33. 33. + La solution organisationnelle  implique la (re)mise en place de formalisme dans la rédaction, l’enregistrement et le circuit des documents  Impose à l’utilisateur d’avoir une posture « d’entreprise » plus responsable  consiste à attribuer aux documents numériques les marques d’authenticité qu’ils méritent lors de leur production et leur validation :  Noms des personnes participants à la production des documents : auteur, producteur, destinataire  Nom de l’affaire  Heure et date de création, réception, enregistrement, archivage, transfert, migration…)  identifiant d’enregistrement et d’archivage  indication des pièces jointes 33
    34. 34. + La signature électronique (1)  procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel il s’attache :  horodatage : scellement cryptographique (=cachet de cire)  signature avec certificat électronique :  Clé privée : secrète, seulement connue du signataire  Clé publique : aussi appelé certificat électronique ; contient les renseignements qui permettent de vérifier les liens entre le signataire et sa clé publique = passeport électronique  Contient : le nom, l’adresse mail, la clé publique, la date d’expiration du certificat, le numéro de série du certificat, le nom de l’autorité de certification, la signature de l’autorité de certification 34
    35. 35. + La signature électronique (2)  Horodatage :  pour des documents à faible risque de contentieux ou de contestation (ex : mails)  vous apportez la preuve de la fiabilité du système  Avec certificat électronique :  pour les contrats dont les risques de contestations sont élevés ou portant sur de forts enjeux  la partie adverse doit apporter la preuve que votre système n’est pas fiable  Prestataires adhérents à la Fédération nationale des tiers de confiance 35
    36. 36. + L’intégrité numérique 36
    37. 37. + L’intégrité numérique  Caractère complet et non altéré d’un document  Un document est intègre quand il est possible de prouver que :  Il n’a subit aucun ajout, ni retrait  Il n’a été l’objet d’aucune modification accidentelle ou intentionnelle depuis sa validation  L’intégrité permet de garantir l’authenticité du document tout au long de son cycle de vie 37
    38. 38. + Les moyens d’intégrité numérique  « Conserver la représentation figée d’une action donnée »  Le contenu à conserver de manière intègre comprend :  Le contenu  Les informations sur la structure et le contexte du document : métadonnées  Ce n’est pas l’original qui est conservé mais la copie numérique du document de référence dont on peut prouver l’authenticité et l’intégrité par des éléments de traçabilité (voir les études d’Isabelle Renard) 38
    39. 39. + Les moyens d’intégrité numérique 39 Objectif à atteindre Doute posé avec le numérique Solutions pour y faire face Les données envoyées, reçues ou stockées sont complètes et n’ont pas été modifiées L’information numérique est plus malléable et inspire la méfiance - enregistrement des données dans des formats non modifiables - stockage dans un espace numérique sécurisé
    40. 40. + Méthode pour l’archivage électronique 40
    41. 41. + Un projet : deux questions fondamentales Risque et savoir Technique et coût Source : © Marie-Anne Chabin pour CNAM, 2010 J’archive quoi ? Je conserve comment ? Tout ce qui mérite de l’être Sécurité : pas de modification dans le temps Seulement ce qui doit l’être Pérennité : aussi longtemps que nécessaire Efficacité : accès et maîrise des coûts …puis…
    42. 42. + Un projet : un processus de livrables Charte d’archivage Politique d’archivage Référentiel de conservation Modes opératoires 42
    43. 43. + La politique d’archivage  Ensemble de principes généraux :  indique la ligne de conduite adoptée par l’organisme  dans son secteur  Qui guident l’action ou la réflexion dans la gestion de ses activités et concourent à la réalisation des objectifs fixés  Son contenu fixe :  Les objectifs : respect des obligations légales, responsabilité financière ou morale, constitution d’un capital informationnel,…  Les documents concernés et leurs supports  Les exigences de conservation, de destruction et d’accès  Les acteurs concernés et leurs obligations respectives : l’utilisateur, le responsable de l’archivage, les responsables du contenu, le responsable de la conservation, les prestataires 43
    44. 44. + Le référentiel de conservation (1)  Document prescriptif qui FIXE les documents engageants et leurs durées de conservation en fonction :  de risques de perte d’information  des besoins d’utiliser l’information  Leur liste est structurée selon un plan de classement par activités  les acteurs de l’archivage, les supports et les accès sont désignés  Le référentiel concerne TOUS les supports 44
    45. 45. + Le référentiel de conservation (2)  Exigences de Moreq2  5.1.10 – Le SAE doit s’assurer que toute série, tout dossier, sous-dossier et volume a au moins une règle de conservation  5.1.19 – Chaque règles de conservation/destruction doit inclure :  Une durée de conservation et un événement déclencheur ou une date de sort final  5.1.20 – Chaque règle de conservation doit inclure : un sort final et une motivation  5.1.21 – Chaque règle de conservation devrait inclure : une description et une référence 45
    46. 46. + Le référentiel de conservation (3) 46
    47. 47. + Le plan de classement 47
    48. 48. + Plan de classement par activités (1)  Organisation structurée et hiérarchique d’un ensemble de concepts ou d’objets.  Outil intellectuel qui permet aux documents et dossiers de trouver logiquement leur place les uns par rapport aux autres :  On regroupe dans une même classe des documents ayants des caractéristiques communes comme un contexte de production ou une thématique similaire  On fait hériter aux niveaux secondaires les caractéristiques du premier niveau de titre 48
    49. 49. + Plan de classement par activités (2)  Classement par activité : arborescence de verbe d’actions/processus d’activité  Activité = secteur d’activité, métiers  Sous-activité : nature de l’engagement, droit applicable  Tâches = étapes de la procédure  Ne suit pas l’organigramme car l’activité demeure par l’organigramme  Commun à l’ensemble des supports  Commun à l’ensemble de l’entité : démarche portée par l’entreprise ou l’institution  Permet de créer un code de classement = identifiant 49
    50. 50. +Plan de classement par activités (3)  Attribuer une codification (identifiant) à l’arborescence  A. Ressources humaines  A1. Recruter  A1.01 : dossier de recrutement par nom de personne  A2. Payer  A2-01 : bulletins de salaires  A2-02 : journaux de paie  A3. Verser des droits sociaux  A3-01: relevés DAS 50
    51. 51. + Le classement des dossiers numériques  Concevoir des modèles  Veiller à insérer des logos de petite taille  Tous document engageant numérique doit être conservé sous format pdf  Rédiger une charte de nommage des fichiers : style télégraphique, normalisation des dates, liste prédéfinie des formes abrégées  Réserver un espace numérique sécurisé pour la conservation des documents engageants
    52. 52. + Les durées de conservation 52
    53. 53. + Les durées de conservation (1)  Nécessitent l’analyse par le risque ou le besoin métier de la valeur des documents  Elles traduisent :  Le délai de prescription des actions tracées  La durée de vie d’un objet ou d’un bâtiment  Le besoin spécifique des métiers  L’addition de plusieurs durées  Une durée applicable 53
    54. 54. + Les durées de conservation (2)  Elles on toujours  Un motif  Un point de départ  Un sort final : destruction ou archivage historique 54
    55. 55. + Principaux délais légaux  Les durées obligatoires :  la conservation permanente pour les documents publics considérés comme archives historiques – livre II du code du patrimoine  20 ans pour les dossiers médicaux – article R1112-7 du code de la santé publique  10 ans pour les documents de la comptabilité - article L123-22 du code du commerce + art.131-2 du code des juridictions financières  5 ans pour les bulletins de paie - Article L3243-4 du code du travail  Durées nécessaires aux finalités pour les données personnelles numériques : loi Informatique et libertés  Les délais de prescription :  30 ans pour les dommages environnementaux, article L152-1 du code de l’environnement et la prescription immobilière – article 2272 du code civil  10 ans pour les crimes : article 7 du code de procédure pénale, les événements ayant entraînés des dommages corporels – article 2226 du code civil et les défauts sur la construction d’ouvrage – article 1792 du code civil  6 ans pour la prescription fiscale (pouvant aller jusqu’à 6 ans) – article L169 du livre des procédures fiscales  5 ans pour les actions commerciales - article L110-4 du code du commerce, les actions personnelles et mobilières - article 2224 du code civil  3 ans pour les délits - article 8 du code de procédure pénale 55
    56. 56. + Les normes 56
    57. 57. + Les normes de l’archivage électronique Maîtrise de l’archivage (records management) Conservation numérique (digital preservation) ISO 15489 sur le records management ISO 23081 sur les métadonnées ISO 26122 sur les processus ISO 14721 (OAIS) : modèle de référence pour un système ouvert d’archivage d’information Moreq 2 : exigences types de l’archivage Z 42-013 : conception et exploitation de systèmes informatique pr assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés ICA Req sur : exigences fonctionnelles de l’archivage Standard d’échange SEDA 57 Source : © Marie-Anne Chabin pour CNAM, 2010
    58. 58. + Les normes organisationnelles 58
    59. 59. + ISO 15489  Mère des normes managériales  Objectifs :  définir les documents à créer et archiver ainsi que les informations sur ces documents et leur cycle de vie  définir les règles et les modes opératoires pour leur organisation et leur conservation  contrôler et auditer les règles et les procédures  Démarche d’archivage par l’analyse des risques  Permet de se poser les bonnes questions en terme de management de l’archivage  Définit des outils méthodologiques et des procédures 59
    60. 60. + ISO 15489 60 © Norme ISO 15489
    61. 61. + Moreq 2 (1)  Exigence type pour la maîtrise de l’archivage électronique  Recommandationspour les organismes qui veulent se doter d’un SAE  Synthèse entre les concepts archivistiques au sens du RM et les concepts techniques de la conservation physique  L’archivage est compris dans le sens du records management :  Quels documents et pourquoi (valeur) ?  Qualité des documents archivés  Règles d’archivage : plan de classement, règles de conservation/destruction, métadonnées  Ne traite pas des archives historiques 61
    62. 62. + Moreq 2 (2) Plan des spécifications de Moreq :  1. Introduction  2. Concepts-clés  3. Plan de classement  4. Contrôle et sécurité  5. Conservation/destruction  6. Capture/déclaration  7. Identification  8. Recherche/restitution  9. Administration  10. Options  11. Exigences non fonctionnelles  12. Métadonnées + annexe 9 : modèle de métadonnées  13. Modèle de référence 62
    63. 63. + Moreq 2 (3)  Spécifications d’un SAE pour les données non structurées :  Accepte des formats variés : fichiers texte, mail, image  N’accepte pas ce qu’il ne peut gérer ou conserver dans le temps  Produits par des auteurs différents, internes ou externes  Pas de restriction de volume  Durées de conservation de 1 à 100 ans 63
    64. 64. + Moreq 2 (4)  Suit les principes de ISO 15489 :  Les documents à archiver doivent être définis en amont  Les documents doivent être authentiques, intègres, fiables et exploitables  dans un plan de classement hiérarchique par activités  Les durées de conservation doivent être motivées et avoir un point de départ  Tout document archivé dans le SAE doit avoir une règles de conservation 64
    65. 65. + Moreq 2 (5)  La capture est l’action de :  1. enregistrer  2. classer  3. ajouter des métadonnées  4. fixer le contenu tous les documents à archiver La capture est automatisée ou manuelle (déclaration) 65
    66. 66. + ICA-Req  3 modules :  1 : Contexte et déclaration de principes  2 : recommandations et exigences fonctionnelles pour les systèmes d’archivage électronique = petit Moreq  3 : recommandations et exigences fonctionnelles pour les applications métiers 66
    67. 67. + ICA-Req : module 1  Contexte et déclaration de principes  Importance de disposer d’un bon logiciel d’archivage  Les nouvelles technologies prennent rarement en compte les exigence d’archivage  Les utilisateurs sont trop souvent « laisser libres » de créer, conserver, diffuser ou détruire des données qui possèdent une valeur engageante pour l’organisme  12 principes de base, facteurs de succès, risques, bénéfices 67
    68. 68. + ICA-Req : module 2  275 exigences classées ainsi :  Capture  Identification et classement  Contrôle  Conservation/destruction  Recherche/restitution  administration 68
    69. 69. + ICA-Req : module 3  Identifie un minimum de fonctionnalités d’archivage à introduire dans les systèmes métier.  les applications métiers sont dotées de toutes les fonctionnalités d’archivage  les documents sont archivés et conservés dans les applications métiers mais le système d’archivage contrôle la gestion par le biais des métadonnées ;  les documents à archiver sont exportés, avec leurs métadonnées, dans le système d’archivage qui les gèrent 69
    70. 70. + ICA-Req : module 3  Exigences regroupées en 4 chapitres  1. exigences de validation : métadonnées, gestion des dossiers électroniques (agrégats), classement des documents  2. exigence du cycle de vie et de la conservation des documents archivés  3. exigences d’import, d’export et d’interopérabilité  4. règles de conservation et de destruction : contraintes réglementaires, révision, destruction, métadonnées correspondantes 70
    71. 71. + Les normes de conservation physique 71
    72. 72. + OAIS : pérennisation (1)  Open Archive Information System  Cadre conceptuel de la préservation numérique à long terme (origine : aérospatial)  Modèle abstrait qui ne fournit pas de solution de mise en œuvre  Permet d’offrir:  une terminologie commune  Une liste de question à se poser  Une liste d’activité à se poser  Un guide pour orienter la réflexion sur ce qu’il faut faire mais pas comment le faire  Un préalable : bien identifier ce que l’on veut conserver  OAIS prend le relais de Moreq sur la pérennisation à long terme 72
    73. 73. + OAIS : pérennisation (2)  il ne donne pas de formats, schémas, règles ou techniques pour préserver les documents numériques  il ne décrit pas les applications informatiques et techniques à mettre en œuvre, ni logicielles, ni matérielles  il ne donne pas de méthodologie concrète de réalisation d’un tel système 73
    74. 74. + OAIS : pérennisation (3)  L’information constitue des paquets selon qu’on le verse, qu’on le conserve ou qu’on le communique :  Paquet d’informations à verser (SIP) livré par le producteur à « l’archive » pour la constitution des paquets d’information archivés  Paquet d’informations archivé (AIP) : contenu de l’information + l’information pour la pérennisation conservé par « l’archive »  Paquet d’informations diffusé (DIP) : paquet transformé par « l’archive » pour faciliter la consultation 74
    75. 75. + OAIS : pérennisation (4)  Le fonctionnement de l’archive en entités (rôles et fonctions) qui fonctionnent par flux :  l’administration : pilote le système  les entrées : reçoivent les paquets d'information à verser et les transmettent au stockage  le stockage : stocke et sauvegarde les paquets d'information archivés  la gestion des données : met à disposition toutes les informations utiles au fonctionnement de l'archive  la planification de la pérennisation : assure une veille technologique et propose les évolutions et les stratégies pour prévenir l'obsolescence ;  l’accès : communique les paquets d'information diffusés aux utilisateurs. 75
    76. 76. + OAIS : pérennisation (5) 76 © Norme OAIS
    77. 77. + OAIS : pérennisation (6)  La norme PAIMAS (Producer-Archive Interface methodologie Abstract Standard) : méthodologie de versement  Préparer et conduire dans les meilleurs conditions les transferts d’objets numériques entre le producteur et « l’archive »  4 phases :  Phase préliminaire : préparation du versement  Phase de définition formelle : définition du protocole de versement  Phase de transfert :  Phase de validation 77
    78. 78. + Z42-013 : conservation sécurisée  Spécification relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés  Objectif principal : l’intégrité  Norme d’organisation de la technique  Ne permet pas de définir des règles (pas de management) 78
    79. 79. + Z42-013 : conservation sécurisée  4 niveaux d’exigences (PIST) :  Pérennité : utilisation de formats ouverts, normalisés et standardisés, facilitant les nécessaires migrations  Intégrité : sécurisation des processus de stockage et de destruction  Sécurité : duplication des données, processus d’authentification, chiffrement  Traçabilité : horodatage, tenue d’un dossier technique, journal du cycle de vie des archives (relations entre un déposant et le SA, journal des événements (traçabilité des opérations réalisées par le système 79
    80. 80. + Z42-013 : conservation sécurisée  Sécurisation : 3 niveaux (standard, renforcé et avancé)  Description de procédures relatives à la conservation des supports non réinscriptibles et réinscriptibles  Possibilité d’horodatage soit interne, soit avec un tiers horodateur  Dernier chapitre consacré aux tiers archiveurs et à leurs obligations 80
    81. 81. + Les métadonnées pour l’archivage 81
    82. 82. + Les métadonnées  Données auxilliaires des données qui permettent de comprendre ou de gérer les documents  Les métadonnées sont soumises au même défi de pérennisation que les données  Il existe plusieurs modèles de métadonnées :  Modèle de référence : Dublin Core (1995)  Contenu : titre, description, sujet, source, couverture, type, relation  Propriété intellectuelle : créateur, contributeur, éditeur, droits  Version : date, format, identifiant, langue 82
    83. 83. + Les métadonnées d’archivage  ISO 15489 : données décrivant le contexte, le contenu et la structure des documents ainsi que leur gestion dans le temps  Circulaire 2 nov. 2001 : ensemble des informations renseignant la structure d’un groupe de données ; elles exercent la fonction de médiateur entre l’utilisateur et l’information qu’il recherche ; elles permettent également de définir les caractéristiques d’évolution dans le temps  La saisie des métadonnée peut se faire par automatisation mais il est nécessaire d’y réfléchir avant 83
    84. 84. + La constitution des métadonnées 84 Document et applications de gestion • Date, auteur, destinataire, mots- clés… SAE pendant la capture • Classement • Durée de conservation • Droits d’accès SAE pendant le cycle de vie • Migration • Destruction • Actions sur l’accès • … 1 2 3 utilisateur administrateur SAE Source : © Marie-Anne Chabin pour CNAM, 2010
    85. 85. + Les modèles de métadonnées d’archivage (1)  Plusieurs approches pour organiser les métadonnées :  ISO 23083 : recommande de structurer les métadonnées en 5 classes :  Le document archivé proprement dit (forme et contenu  Les contexte de création et les contraintes associées  Les acteurs  Le processus métiers qui encadre la création (accès et classement)  Les processus d’archivage (records management)  Chaque classe comporte des métadonnées d’identification, de description, de relation et de gestion du cycle de vie) 85
    86. 86. + Les modèles de métadonnées d’archivage (2)  Moreq2 :  liste spécifique de métadonnées selon granularité de l’information = notion d’héritage  Plan de classement  Séries du plan de classement  Dossier au sein d’une série  Document au sein d’un dossier  Extraits de documents  Moreq2 gère aussi l’unité physique pour les dossiers mixtes 86
    87. 87. + Les modèles de métadonnées d’archivage (3)  Standard d’échange DGME-DAF  S’inspire d’OAIS et de la DTD-EAD  Vise à faciliter l’interopérabilité entre les système d’information  Fournit un modèle pour les transactions pouvant intervenir : transfert, communication, destruction… 87
    88. 88. + Bibliographie  CHABIN, Marie-Anne. Le nouveau glossaire de l’archivage. 2010. Disponible en ligne  CHABIN, Marie-Anne. Sérendipité et autres curiosités. ELP, 2013. Disponible en ligne  BANAT-BERGER, Françoise, DUPLOUY, Laurent, HUC, Claude. L’archivage numérique à long terme : les débuts de la maturité. Paris : La Documentation française, 2009  HUC, Claude. Préserver son patrimoine numérique. Paris : Eyrolles, 2011  CAPRIOLI Éric, CHABIN Marie-Anne, RIETSCH, Jean-Marc. Dématérialisation et archivage électronique. Paris : Dunod, 2007.  IALTA FRANCE. Apprivoiser Moreq pour archiver et conserver l’information. 2007. Disponible en ligne 88
    89. 89. + Bibliographie  RENARD, Isabelle. La valeur probante de l’écrit numérique. 2008. Disponible en ligne : http://www.journaldunet.com/solutions/expert/36338/la-valeur- probante-de-l-ecrit-numerique.shtml  RENARD, Isabelle. L’original est mort, vive la trace numérique. 2003. Disponible en ligne : http://www.journaldunet.com/solutions/0302/030227_juridique.shtml  Les documents et les annotations du dossier patient hospitalier dans Information-Interaction-Intelligence, vol. 4,CNRS, 2004 89
    90. 90. + Vidéos sur des SAE d’initiative publique  Le CDG 60 : http://www.dailymotion.com/video/xz7a7z_emmanuel-vive- interroge-sur-le-systeme-d-archivage-electronique-du- cdg60_news  M@rine : https://www.youtube.com/watch?v=iaIpIUvs7ts 90

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