Sessiond d'info pour les personnes de contact trajets de développement pour dirigeants

1. OFOIFA IN VERANDERING!
VERHUIS SUBTITLE OF THE PRESENTATION
TRAJETS DE
DEVELOPPEMENT POUR
DIRIGEANTS
EDITION 2016-2017

2. Programme
Trajets de développement pour dirigeants
-nouvelle édition (2016-2017):
Concept: contexte, caractéristiques, objectifs,
pédagogie, groupes d’apprentissage, structure,
contenu
Candidatures et sélection: public cible,
conditions de participation, rôle des chefs des
participants, rôle des SPOC, procédures de
candidature et de sélection, planning
- édition en cours (2015-2016): état des lieux
Questions & réponses

3. OFOIFA IN VERANDERING!
VERHUIS SUBTITLE OF THE PRESENTATIONTrajets de développement
pour dirigeants 2016-2017:
concept

4. Contexte
L’administration fédérale est en plein mouvement:
- la réforme de l’Etat
- la redéfinition de la structure de l’administration
fédérale
- la modernisation (nouveau système d’évaluation et
de carrière, la Nouvelle Façon de Travailler, les
contrats d’administration …)
- les économies
- le vieillissement des fonctionnaires
- etc.
=> besoin de leaders et de managers compétents

5. Apprendre à diriger
Développer les compétences managériales et de
leadership
=> Grande demande de développement de
dirigeants

6. L’offre de développement
pour dirigeants
Offre de développement propre aux organisations
fédérales
Offre de développement transversale du SPF P&O
-DG DOP: Vitruvius (⊂ In Vivo)
-DG IFA (voir www.ofoifa.be)
– formations standards
– formations dans le cadre des cycles d’évaluation
– formations à la demande / sur mesure d’une
organisation
– Top Management Programme
– trajets de développement pour dirigeants
opérationnels et tactiques/stratégiques

7. Caractéristiques des trajets de
développement
• Développement d’un groupe large de dirigeants (210
participants) de tous les niveaux (aussi C et D)
• Trajet: 12 jours répartis sur 1 année => grand
investissement et engagement, mais aussi une cohésion
du groupe plus forte et des résultats sur le terrain
• Développement, pas uniquement formation => méthodes
didactiques diverses
• Axés sur l’applicabilité pratique, sur le transfert de
l’acquis sur le lieu de travail
• Sur mesure: programme flexible et modulaire axé sur les
besoins des participants et leur organisation
• Développement de compétences managériales ET de
leadership (compétences dures et douces)

8. Objectifs
• Arriver, par le développement des compétences
managériales et de leadership des dirigeants fédéraux,
- à améliorer leur fonctionnement quotidien en tant
que dirigeant,
- à influencer leur impact personnel sur la culture de
leur organisation,
- et de parvenir ainsi à un changement de culture au
sein de l’administration fédérale.
• Création d’un réseau intra- et interdépartemental de
dirigeants fédéraux, qui peuvent se conseiller et se
soutenir mutuellement, et échanger des expériences
ainsi que de bonnes (et mauvaises) pratiques.

9. Public cible
• Des fonctionnaires francophones et
néerlandophones (contractuels et statutaires, aussi
Smals)
• des SPF, SPP, parastataux et établissements
scientifiques qui souhaitent participer aux trajets
+ la Police fédérale, la Défense et l’Ordre judiciaire
• de niveau A, B, C ou D
• ayant au moins 1 an d’expérience
• exerçant une fonction dirigeante (hiérarchique ou
fonctionnelle) au niveau opérationnel ou tactique /
stratégique

10. Différence
Vitruvius – Trajets
 Public cible: dirigeants de niveaux A2-A3-A4 et mandataires,
avec au moins 5 ans d’expérience, 1 an en tant que dirigeant
au sein du fédéral >< dirigeants de niveau A-B-C-D, au moins
1 an d’expérience en tant que dirigeant
 Nombre de participants: 3 groupes d’apprentissage >< 14
groupes
 Nombre de jours: 20 jours répartis sur 8 mois >< 12 jours
répartis sur 1 année
 Axé sur le développement du leadership à visage humain ><
développement du management et du leadership
 Formes d’apprentissage: apprentissage auto-dirigeant et
inductif >< formes d’apprentissage diverses
 Sessions résidentielles >< non-résidentielles

11. Structure des trajets
Suivi

12. Phase 1: l’entretien d’intake

13. En pratique
Interview structurée (+/- 1h30): accompagnateur de
trajet + participant + le chef du participant
Quand ? Fin novembre 2016 – début février 2017
Où ? à l’IFA
Préparation par le participant et son chef
=> instruments de réflexion IFA (questionnaires)
=> Le service P&O / service Formation doit
mettre au courant les participants de la vision de
la fonction de dirigeant au sein de leur
organisation
Objectif: les participants savent ce que leur
organisation attend d’eux en tant que dirigeant

14. Objectifs
• L’accompagnateur de trajet, le participant et le chef
de ce dernier font connaissance
• Le participant et son chef ont une idée claire du
trajet et de l’engagement qu’on attend d’eux
• Le participant a une image plus claire de ses points
forts et ses points d’amélioration en tant que
dirigeant
• Le participant a une image plus claire de ce qu’il
veut atteindre en tant que dirigeant
• Chef et participant se mettent d’accord sur ce qu’ils
veulent tous les deux atteindre grâce au trajet et sur
le soutien mutuel qu’ils s’apporteront

15. Phase 2: le trajet proprement dit

16. En pratique
12 sessions en présentiel
Où ? à l’IFA
Quand ?
Jours 1 et 2 se suivent, ainsi que les jours 11 et 12
(mais ne sont PAS résidentiels)
La présence des participants est obligatoire
(engagement ! => nombre de places limité, dynamique
de groupe)
FEV MAR AVR MAI JUIN JUIL AOUT SEP OCT NOV DEC
2 1 1 1 1 1 1 1 1 2

17. Jours 1 et 2: objectifs
• Formation du groupe ( créer un environnement
d’apprentissage sûr)
• Enseigner les aspects de la dynamique de groupe
• Sensibiliser les participants aux différents styles
d’apprentissage et styles (et rôles) de leadership et à leur
propre style d’apprentissage et de leadership
• Donner aux participants une vue plus précise sur leur
programme d’apprentissage personnel en matière de
leadership et de management => chaque participant a, à
la fin du jour 2, un plan individuel de développement
(PID) (plan pluriannuel !)
• Identifier les thèmes relatifs au management et au
leadership qui seront traités dans le groupe
d’apprentissage pendant le trajet (cocréation)

18. Jours 3 -12
Structure fixe (travailler sur des thèmes convenus)
+ flexibilité (thèmes ad hoc, des problèmes et des
défis sur le lieu de travail)
Exemples de thèmes: gestion de conflits, gestion du
temps, donner du feed-back, gérer les changements et la
résistance, évaluer et motiver des collaborateurs,
techniques d’entretien, déléguer, gestion du stress, gérer
une équipe à distance (New Way of Working), gestion de
projets et de processus, …
1 jour = “la journée avec les chefs” : les
participants + leur chef

19. Jours 3 – 12: objectifs
• Les participants apprennent à relier leurs propres
expériences et idées aux théories et modèles relatifs
au leadership et au management
• Les participants savent relier leurs idées et
connaissances à leur réalité quotidienne en tant que
dirigeant (transfert)
• Les participants sont motivés et inspirés par la
confrontation avec les expériences de leurs
collègues
• Les participants apprennent à explorer des chemins
alternatifs dans des situations de travail (notamment
via des cas et des jeux de rôle)

20. La journée avec les chefs:
objectifs
• Offrir aux chefs des participants un soutien et
des ressources leur permettant d’assumer le
mieux possible leur rôle de coach par rapport
au(x) participant(s) (mais aussi par rapport à
leurs autres collaborateurs), ainsi que leur rôle
dans le cycle d’évaluation.
• Permettre aux chefs et à leurs collaborateurs de
débattre sur les divers aspects de la notion
‘diriger’

21. Méthodes didactiques
- enseigner,
- transposer des modèles / théories dans la pratique,
- intervision (= réfléchir avec d’autres dirigeants à des
problémes et à des questions rencontrés en situation de
travail),
- missions individuelles et de groupe,
- cas,
- jeux de rôles,
- réflexion sur soi-même,
- coaching de groupe,
- coaching individuel (max. 2 h / participant),
- …

22. Concept pédagogique 1/2
 Le participant est responsable de son propre
processus d’apprentissage => il doit aussi donner
de l’input et du feed-back
Encadrement et soutien du participant par
l’accompagnateur de trajet, le groupe, son chef,
le service P&O
 Les participants apprennent beaucoup au contact
des autres participants: partages d’expériences
(intervision), échanges de bonnes (et mauvaises)
pratiques, donner du feed-back, du coaching des
pairs

23. Concept pédagogique 2/2
 Axé sur l’applicabilité pratique et le transfert des
acquis au lieu de travail !
=> Ancrage fort au sein de l’organisation
(implication active du chef et du service P&O /
service Formation),
=> Utilisation de formes d’apprentissage qui
facilitent le transfert

24. Phase 3: l’entretien d’outtake

25. En pratique + objectifs
Entretien (+/- 1h): accompagnateur de trajet +
participant + chef du participant
Quand ? Janvier – février 2018
Où ? à l’IFA
Objectifs:
•vérifier si le trajet de développement répondait aux
attentes et aux besoins du participant
•vérifier quel développement a eu lieu (confronter avec
le PID)
•aborder les obstacles éventuels au transfert
•aborder les futures actions de développement
•clôturer le trajet

26. Suivi (follow-up)
• S’il y a suffisamment d’intérêt chez les
participants
• Dans l’année qui suit la fin du trajet proprement
dit
• Max. 3 jours (ou 6 demi-jours) par groupe de
trajet
• Combinaison d’éléments d’intervision, de
formation et de coaching de groupe
Objectifs:
• poursuivre le développement des compétences
des dirigeants ;
• maintenir le réseau de dirigeants par des
rencontres régulières.

27. Les accompagnateurs de trajet
• Rôle mixte: formateur, facilitateur, coach, …
• Des partenaires essentiels !
• Firme externe (Diversity)
• Coordination et échanges d’expériences entre
accompagnateurs (intervision)

28. Chiffres
Edition I (2010-2012) Edition II (2012-2014)
111 candidats (45 du SPF Justice) 218 candidats (83 du SPF Justice)
111 participants 175 participants
40 dirigeants tactiques
59 dirigeants opérationnels niveau A/B
12 dirigeants opérationnels niveau C/D
59 dirigeants tactiques
75 dirigeants opérationnels niveau A/B
41 dirigeants opérationnels niveau C/D
57 FR et 54 NL 89 FR et 86 NL
63 hommes et 48 femmes 91 hommes et 84 femmes
21 institutions fédérales différentes (8 SPF, 2
SPP, 7 parastataux, 4 établissements
scientifiques)
27 institutions fédérales différentes (10 SPF,
2 SPP, 8 parastataux, 7 établissements
scientifiques)

29. Chiffres
Edition III (2015-2016)
242 candidats (102 FR + 140 NL, 133 F + 109 H)
201 participants (88 FR + 113 NL, 111 F + 90 H)
14 groupes (6 FR + 8 NL)
54 dirigeants tactiques
118 dirigeants opérationnels niveau A/B
29 dirigeants opérationnels niveau C/D
122 niveau A
50 niveau B
28 niveau C
1 niveau D
26 institutions fédérales différentes (10 SPF, ROJ, 11 parastataux, 4
établissements scientifiques)

30. Edition III (en cours)
• Fin janvier - avril: entretiens d’intake (chefs
présents, obstacles: épidémie de grippe,
attentats)
• Avril – juin: jours de trajet 1-4 (grèves)
• Juillet: évaluation de satisfaction intermédiaire
auprès des participants + évaluation par les
accompagnateurs et l’IFA
• Utilisation de l’e-campus: 1 espace commun
pour tous les groupes + 1 espace sécurisé par
groupe

31. Evaluation de l’édition II
Edition II: enquête on-line pour évaluer la satisfaction et
le transfert (fin mars 2014):
- enquête envoyée à 150 participants
- 101 répondants (% de réponse = 67 % !,
répartition équilibrée NL/FR, H/F, AB/CD, OPE/TACT)
=> 78% des répondants ont donné une note
d’évaluation globale de 7 ou plus à leur trajet ;
23% ont même donné un 9 ou un 10 !
=> Plus de 72% des répondants étaient plutôt ou tout à
fait d’accord avec la proposition que le trajet les a
aidés à améliorer leur fonctionnement en tant que

32. Points forts des trajets
• Une opportunité unique d’échanger des
expériences et des idées avec des collègues-
dirigeants d’autres organisations
• La cohésion, l’ouverture et le soutien au sein du
groupe
• Le soutien et l’accompagnement professionnel
des accompagnateurs de trajet
• Le programme varié et flexible

33. Points d’amélioration
des trajets
• L’absence d’un suivi (follow-up)
=> environ 74% des répondants indiquaient
qu’ils avaient besoin d’un suivi de leur trajet,
de préférence sous la forme de sessions
d’intervision avec leur groupe de trajet initial
• Le cadre théorique pourrait être plus élaboré par
l’accompagnateur de trajet
=> Remédiés dans l’édition III

34. Questions ?

35. OFOIFA IN VERANDERING!
VERHUIS SUBTITLE OF THE PRESENTATION
Candidatures et sélection

36. Public cible
• Des fonctionnaires francophones et
néerlandophones (contractuels et statutaires, aussi
Smals)
• des SPF, SPP, parastataux et établissements
scientifiques qui souhaitent participer
+ la Police fédérale, la Défense et l’Ordre judiciaire
• de niveau A, B, C ou D
• ayant au moins 1 an d’expérience
• exerçant une fonction dirigeante (hiérarchique ou
fonctionnelle) au niveau opérationnel ou tactique /
stratégique

37. Groupes d’apprentissage
• Max. 15 participants / groupe
• Des groupes NL et FR (pas de groupes bilingues)
• Dirigeants regroupés selon leur contexte de travail et
des besoins de développement similaires:
> dirigeants opérationnels niveau A-B
dirigeants opérationnels niveau C-D
> dirigeants tactiques / stratégiques
=> trajets distincts, mais de conception identique
=> dossiers de candidature distincts
• Groupes hétérogènes (de préférence ≠
organisations, diversité d’expériences, âge, sexe, …)

38. Niveaux de management
=> Pas de définitions adéquates
=> Dépend de :
 ce qu’on fait (tâches et responsabilités),
 avec qui on interagit,
 et de la place qu’on occupe dans
l’organigramme de l’organisation.
Stratégique
Tactique
Opérationelle

39. Niveaux de management
Dirigeants opérationnels: par exemple
- dirigeants débutants
- dirigeants au niveau d’encadrement moyen
inférieur
Dirigeants tactiques: par exemple
- des dirigeants qui dirigent d’autres dirigeants
Dirigeants stratégiques: mandataires

40. Nombre de participants
Total (opérationnel + tactique): max. 210
participants
14 groupes (en principe 7 NL + 7 FR) de max. 15
participants
Minimum 2 groupes niveau C-D (1 NL + 1 FR)
pour les dirigeants opérationnels

41. Sessions d’informations
2 sessions d’informations pour les candidats:
- le 28 juillet 2016
- le 25 août 2016
Chaque fois de 12h30 à 14h à l’IFA
⇒ Lunch (sandwichs) prévu
⇒ Inscription via le site web de l’IFA
Session d’info à la demande possible (min. 8
intéressés par organisation, date à convenir)

42. Conditions de participation
applicables à l’ORGANISATION:
L’organisation doit avoir désigné un SPOC
(single point of contact) pour les trajets au
sein du service d’encadrement P&O / service
Formation (voir liste des SPOC sur
www.ofoifa.be)
Avant l’entretien d’”intake”, le service P&O/
service Formation doit mettre au courant les
participants de la vision de la fonction de
dirigeant au sein de l’organisation

43. Conditions de participation
applicables au CANDIDAT(1/2)
Le candidat doit:
appartenir à une organisation qui répond aux
conditions ci-dessus
avoir au moins 1 an d’expérience en tant que
dirigeant (hiérarchique ou fonctionnel)
être motivé à développer ses compétences en
tant que dirigeant et à mettre ses acquis en
pratique
être disposé à partager ses propres expériences
en tant que dirigeant et à se « dévoiler »

44. Conditions de participation
applicables au CANDIDAT(2/2)
être disposé à donner de l’input et du feedback aux
autres participants
s’engager à être présent lors des 12 sessions de
groupe et à libérer du temps pour les missions
individuelles et collectives
bénéficier du soutien de son chef fonctionnel et de
son service P&O / responsable de formation
Votre organisation peut ajouter des conditions
complémentaires (niveau, expérience, …)
Ces conditions doivent être communiquées
clairement!

45. Dossier de candidature
Dossier de candidature standardisé par trajet
(opérationnel / tactique) téléchargeable sur
www.ofoifa.be à partir de la semaine du 4/07
Dossier: 3 parties:
 partie I: à compléter par le candidat
 partie II: à compléter par le chef fonctionnel
du candidat
 partie III: à compléter par le service P&O /
responsable de formation

46. Rôle du chef du participant
• Accorder une dispense de service au participant
• Préparer l’«intake» et l’«outtake» avec le
participant
• Etre présent(e) lors de l’entretien d’«intake» et
d’«outtake» et lors de la journée avec les chefs
• Soutenir et suivre le participant pendant le trajet
• Faire en sorte que le participant puisse mettre
ses acquis en pratique autant que possible
=> Engagement !

47. Votre rôle en tant que SPOC
(1/2)
• Vous êtes point de contact pour les trajets, tant vis-
à-vis des intéressés au sein de votre organisation
(fournir des informations) que vis-à-vis de l’IFA
• Vous répondez aux questions concernant les
conditions de participation et la procédure de
sélection
• Vous réceptionnez les dossiers de candidature au
sein de votre organisation
• Vous organisez ou accompagnez la sélection des
candidats
• Vous transmettez les dossiers des candidats
sélectionnés et leur prioritisation à l’IFA

48. Votre rôle en tant que SPOC
(2/2)
• Vous veillez à ce que chaque participant reçoive
(avant les entretiens d’«intake») un input concernant
la vision de la fonction de dirigeant au sein de votre
organisation
• Vous vous chargez du suivi des participants
pendant leur trajet et vous les soutenez
• Vous veillez au transfert sur le lieu de travail
• Vous donnez du feedback à l’IFA
=> la liste des SPOC sera publiée au site web de l’IFA
la semaine du 4/07

49. Candidatures
Les candidats doivent transmettre leur dossier de
candidature rempli au SPOC de leur organisation
(PAS à l’IFA !)
La date ultime pour l’introduction des dossiers est
en principe le 7 septembre 2016.
Si votre organisation décide d’avancer ou de
retarder cette date, merci de le communiquer
clairement aux candidats !

50. Procédure de sélection (1/3)
• Le service P&O / service Formation sélectionne les
candidats et les classe par ordre de priorité.
=> Il n’y a pas de limitation du nombre de candidats proposé
par organisation (pas de quota)
=> Validation de la sélection et de la prioritisation par le
Comité de Direction
• Le SPOC transmet les dossiers des candidats
sélectionnés et leur prioritisation à l’IFA
Date ultime: 7 octobre 2016 => cette date doit être
respectée !
=> par e-mail ou par la poste (dans ce dernier cas, merci de nous
le signaler par mail ou par téléphone)
=> Si vous n’avez pas de candidat, merci de nous le communiquer.
Si le dossier d’un candidat n’est pas transmis à l’IFA, il doit en être
informé par son SPOC.

51. Procédure de sélection (2/3)
• Si l’IFA reçoit plus de candidatures que le
nombre de participants autorisés par trajet, l’IFA
imposera une limitation du nombre de
participants par organisation. Les participants
seront autorisés à participer sur la base de leur
classement par ordre de priorité.
• L’IFA informe les SPOC des candidats autorisés
à participer aux trajets (la semaine du 28
octobre 2016).

52. Procédure de sélection (3/3)
• 10 novembre 2016: l’IFA informe les participants de
la sélection et de la composition des groupes
+ invitation (avec leur chef) à l’entretien d’intake
+ communication du planning des jours de trajets
Les candidats sélectionnés par leur organisme qui
ne peuvent pas être admis à un trajet parce qu’il y a
trop de candidats, en seront informés par l’IFA.
Pour toutes leurs questions relatives au classement
prioritaire des candidats, ils sont invités à prendre
contact avec leur SPOC.

53. Planning
JUILLET La semaine du 4 juillet
28 juillet
Informations SPOC sur le e-campus de l’IFA
Informations candidats sur le site web de l’IFA
Ouverture des candidatures
Session d’informations pour les candidats à
l’IFA (de 12h30 à 14h)
AOUT 25 août Session d’informations pour les candidats à
l’IFA (de 12h30 à 14h)
SEPT 7 septembre Date ultime pour l’introduction des
candidatures auprès du SPOC
OCT 7 octobre
28 octobre
Transfert des dossiers des candidats
sélectionnés (+ tableau avec prioritisation)
par le SPOC à l’IFA
Communication par l’IFA de la sélection
définitive aux SPOC
NOV 10 novembre
La semaine du 21
novembre
Communication par l’IFA aux participants
+ invitations pour les intakes
Lancement des entretiens d’intake

54. Personnes de contact à l’IFA
• Chef de projet: Sarah GEENS
(sarah.geens@ofoifa.fgov.be, tél.: 02 573 74 32)
• Secrétariat: Christine FLABAT
(christine.flabat@ofoifa.fgov.be, tél.: 02 573 74 71)
• Adresse mail générale: lmt@ofoifa.fgov.be

55. Questions?

56. Merci pour votre attention !