Présentation réalisée pour une formation : "l'organisation personnelle au travail > mieux s'organiser pour travailler plus sereinement". Gérer ses mails, faire des to do lists efficaces, gérer son temps ...

1. L’ORGANISATION
PERSONNELLE AU
TRAVAIL > MIEUX
S’ORGANISER POUR
TRAVAILLER PLUS
SEREINEMENT
25/26 Janvier 2018
Malvina Artheau
www.malvina-artheau.org

2. Usages existants
Mails – to do lists – prise de notes –
gestion du temps
Malvina ARTHEAU

3. Pistes
d’amélioration
Mails – to do lists – prise de notes –
gestion du temps
Malvina ARTHEAU

4. Mails: bonnes pratiques
1. C’est vous qui envoyez, c’est à vous de faciliter le traitement
2. Réponse courte – réponse qui tarde : ne le prenez pas mal
3. Soyons clair·e·s
Sujet clair, des catégories pour le statut [info], [pour action@, [non prioritaire].
Un mail de plus de 5 lignes, la première doit donner les raisons du mail.
Si vous répondez en changeant de sujet : changez l’objet du mail
4. Evitons les questions ouvertes
“Comment puis-je aider?" VS “Puis-je aider en a) passant un
coup de fil b) organisant une réunion ou c) ne m’en mêlant pas?!"
5. Utilisons CC avec parcimonie & « répondre à tous »
n’est pas notre ami!
6. Les longues conversations peuvent être réduites
ou synthétisées
7. EOM & NNTR
8. Déconnectons-nous !
Source : https://www.emailcharter.orgMalvina ARTHEAU

5. Mails: classer - supprimer
1. Des tags pour les projets en cours,
pour les routines
2. Des dossiers pour les archives
3. Prévoir du temps pour
supprimer/nettoyer (i.e tag « supprimable en 2019 »)
Malvina ARTHEAU

6. Mails: le bon moment
1. Désactiver les notifications
2. Choisir les moments pour consulter
ses mails : pas plus d’une fois par
heure.
3. Consulter sa boite mail N’EST PAS la
dernière chose à faire avant de quitter
le bureau
Malvina ARTHEAU

7. To Do Lists : généralités
1. Affecter une durée pour chaque liste : à faire
dans la journée, dans la semaine, dans le mois…
à faire un jour
2. Différencier « tâche » et « objectif » : les listes
sont pour les « tâches », il suffit de lire la liste
pour savoir ce que l’on a à faire
3. Tester différents supports/formats pour
différents types de listes
Malvina ARTHEAU

8. To Do Lists : exemples
Journée Mois A faire un jour
Malvina ARTHEAU

9. To Do Lists
1. Affecter une durée pour chaque liste : à faire
dans la journée, dans la semaine, dans le mois…
à faire un jour
2. Différencier « tâche » et « objectif » : les listes
sont pour les « tâche », il suffit de lire la liste pour
savoir ce que l’on a à faire
3. Tester différents supports/formats pour
différents types de listes
Malvina ARTHEAU

10. Adapté de https://nicolasberetti.com/ressources/la-to-do-list-la-plus-
simple-et-la-plus-efficace-du-monde/
To Do Lists : journée
1. Lister toutes les tâches que l’on voudrait faire
dans la journée de façon précise, y compris
personnelles, y compris agréables. Pour les tâches
prenant plusieurs jours, préciser la partie que l’on souhaite réaliser
2. Une feuille A4 pliée en 4
3. UNE tâche prioritaire : celle dont on sera fièr·e
le soir en rentrant, celle qui nous fait le plus peur
4. TROIS à CINQ tâches secondaires : les plus
urgentes, les plus importantes
5. Préparer sa to do la veille pour le lendemain
Malvina ARTHEAU

11. To Do Lists : mois
1. En début de période : lister l’ensemble des
choses à faire y compris personnelles, y compris
agréables
2. Répartir les tâches sur une matrice
d’Eisenhower
3. Réfléchir à ce que l’on peut déléguer
(collègues, responsables, étudiant·e·s, enfants,
conjoint·e·s, etc.)
4. Réfléchir à ce qui ne mérite pas qu’on n’y
passe trop de temps, qui n’a pas besoin d’être
parfait
5. Rédiger sa liste par ordre de priorité
Malvina ARTHEAU

12. To Do Lists : Kanban
A FAIRE EN COURS FAIT
Malvina ARTHEAU

13. Prise de note : Collaborer
https://mensuel.framapad.org Framapad
Malvina ARTHEAU

14. Gérer son temps
1. Plus on a de choses à faire, plus il
faut accepter de « perdre » du temps
pour planifier
2. Se fixer des durées pour chaque
tâche et les écrire
3. Définir des temps de non-
disponibilité (débrancher le téléphone
– fermer sa messagerie – accrocher un
panneau sur sa porte)
4. Se forcer à faire des bilans réguliers
Malvina ARTHEAU

15. Gérer son temps : Pomodoro
Pour une séquence de travail de 2h :
1. Décider de la tâche à effectuer
2. Régler un minuteur sur 25 min
3. Travailler sur la tâche jusqu'à ce que le minuteur sonne, sans
interruption (mails, téléphone etc.)
4. Prendre une courte pause - 5 min
5.Répéter ce cycle 4 fois et terminer par une
pause plus longue - 15 min
IMPORTANT : se forcer à
terminer la tâche prévue dans
le temps impartit Malvina ARTHEAU

16. Ça ne mange pas de pain …
1. « Classeur magique » : pour y ranger ces documents dont a
besoin régulièrement mais pas souvent
2. Dates de péremption : pour supprimer/ jeter rapidement et
sans états d’âme
3. Quelques rituels : pour mettre son cerveau en condition
4. Partager ses trucs et astuces d’organisation sans complexes
: pour que les autres nous disent aussi ce qui fonctionne pour
eux
Malvina ARTHEAU

17. Et surtout,
n’oublions pas de
respirer …
25/26 Janvier 2018
Malvina Artheau
www.malvina-artheau.org